Brukerveiledning for Led - Faktura Windows

Transkript

1 Brukerveiledning for Led - Faktura Windows Lindholt Data 2380 Brumunddal/2324 Vang Tlf: Fax E-post: Lindholtdata@online.no Internet

2 2 Innhold 1. DIVERSE OPPLYSNINGER... 3 KORT BESKRIVELSE AV LED-FAKTURA LED-FAKTURA Installasjon Bruk av menyen Min første faktura Forklaring av de enkelte valg Arkiv Sikkerhetskopiering Avslutt Tilbake sikkerhetskopi Registreringer Personer Ny kunde... 6 Søke på kunder Fakturavindu Bestillingsdato og selger Ordre referanse Tilbakestill faktura Annulere bestilling/kreditere faktura Tekstkommentar Regn rabatt Historikk Varelager Effektuere bestillinger Legge ut purringer Betalinger Selgere Distrikter Utskrifter Lister Betalinger/bestillinger Kundeliste Vareliste Faktura Purringer Varesalg Utskriftsvinduet Ordrebekreftelse Innstillinger Personlig Fakturablankett Oppkravsblankett Avslutning Generelt For de som har det travelt Kopling til PERREGN Avslutning /Sikkerhetskopiering Massefakturering Indeks... 18

3 3 1. DIVERSE OPPLYSNINGER 1.1 Bruksrett Som bruker av LED-FAKTURA har du fått lagt inn ditt navn i programmet. Det er en bruksrett for deg og din egen næringsvirksomhet. Dette medfører at: 1. Programmet skal brukes kun til din egen næringsvirksomhet. 2. Kopiering av programmet er begrenset til egne sikkerhetskopier. 3. Programmet må ikke modifiseres eller integreres i hel eller delvis form for bruk i annen programvare. Dersom noen av disse punkter brytes, kan programmet kreves returnert og sikkerhetskopier ødelagt. 1.2 Garanti LINDHOLT ELEKTRONIKK & DATA garanterer programmet, disketten med programmet og den dokumentasjon som medfølger. Dersom kjøperen skulle oppdage feil må dette meldes fra til LE & D så raskt som mulig med beskrivelse av feilsymptomer. Feilen vil så bli utbedret, og nytt program levert. Garantien gjelder ikke dersom programmet brukes sammen med annet utstyr eller programvare enn det som er nevnt i beskrivelsen. Garantien som nevnt ovenfor omfatter ikke økonomiske følgeskader som f.eks. tap eller tilleggsutgifter ved tap av arbeidstid etc. 1.3 Service Dersom du får problemer med utstyret eller programmet, kan du ringe eller henvende deg til LINDHOLT ELEKTRONIKK & DATA 2324 Vang tlf KORT BESKRIVELSE AV LED-FAKTURA Programnavn :LED-FAKTURA Versjoner : bit for Windows Kopiering og distribusjon :LINDHOLT ELEKTRONIKK & DATA, 2324 VANG Opphavsrett :Per Lindholt, 2324 Vang Diskettformat :3 1/2" Nødvendig datautstyr :IBM kompatibel PC med minimum 32 mb RAM 80486, harddisk 100mb. comctl.dll ver 4,72 Kapasitet ca 100bytes per person så langt harddisken rekker varetyper. 2. LED-FAKTURA Led-Faktura er et program for kunderegister, bestilling, utskriving av regninger, betalingsoppfølging og varelager. 2.1 Installasjon Programmet installeres ved å velge kjør fra startknappen og skrive A:INSTALL Da installeres programmet i mappen faktura (evt det navnet du selv bestemmer). Slik starter du programmet: Gå til Start, Programmer, velg Lindholt Data, velg så LED-Faktura. Menyen er standard Windowsmeny der du bruker mus eller understreket bokstav for å velge. Du ser ikke alle undermenyene på skjermen samtidig, men du ser en og en. I veiledningen går vi gjennom hver meny i den rekkefølgen de står, dvs at vi starter med Arkiv fra hovedmenyen, går så gjennom alt som står i hengemenyen under før vi går over til Lister fra hovedmenyen.

4 4 2.2 Bruk av menyen Hovedmenyen vil alltid stå på skjermen. Klikk på et menyvalg, undermeny kommer opp. Beveg musa til ønsket valg og klikk. Menyen blir ikke borte, slik at du kan åpne fler vinduer samtidig. Hovedmenyen kan ikke maksimeres, da den eller vil overskrive bakenforliggende vinduer. 2.3 Min første faktura Dette er en veiledning til deg som tar i bruk Led-Faktura for første gang. Det ser kanskje mye ut med alle menyvalgene, men du trenger ikke å lære deg alle med en gang. Det er faktisk bare to av valgene på hovedmenyen du bruker ofte, det er Registreringer og Utskrifter. De andre valgene blir du kjent med etterhvert. Vi har laget en liste som punktvis forteller deg hva du skal gjøre fra du stiller inn programmet, til du registrerer en betaling. Hvis du vil ha fase tekst på alle faktura, må du først gå til registreringfasttekst, og skrive tekste. Husk å merke av for Bruk fast tekst. Fastteksten fjernes ved samme valg, og fjerne merkingen Gå til Innstillinger, Personlig og fyll ut bankkontonummer, postgirokonto, telefonnummer, organisasjonsnummer, mottaker av bankgiroen mm. Dette skrives inn første gang du tar programmet i bruk, og trenger ikke endres uten at det skjer faktiske endringer. Hvis du skal kople programmet mot PerRegn må du huske på å krysse av i feltet for kople til PerRegn, og i tillegg definere katalog for regnskap og div. kontokoder i regnskapet Sette opp fakturablankett Du bør finne fram de fakturablankettene du har tenkt å benytte, og gå inn på Innstillinger, Fakturablankett. Prøv deg litt fram ved å skrive ut testgiroer slik at du får det til å stemme med fakturablanketten du benytter. Du flytter boksene ved å dra dem med musa. Dette gjøres kun 1 gang hvis du ikke bytter til en annen type blanketter Skrive inn den første kunden. Du starter på Registreringer fra hovedmenyen, velg så Personer. Du kommer inn i bildet med personopplysninger. Klikk Ny kunde-knappen. Skriv navnet, etternavn først hvis du vil ha det slik på fakturaen. Stor bokstav går av seg selv. Programmet foreslår kundenummer, du kan godta det, eller endre det. Bruk TAB eller Enter for å flytte mellom feltene. På poststed kan du skrive bare postnummer, da programmet finner resten selv. Kundenummer kan ikke endres etter at kunden er tatt i bruk. Klikk OK når du er ferdig å registrere kunden Skrive inn den første varen. Du må finne ut hva det er, om det er mva-pliktig og hva det skal koste. Hvis du skal bruke varelageret fullt ut må du vite hvor mange varer du har av hvert enkelt slag. Hvis du kombinerer med PerRegn må du også finne ut hvilke kontoer du ønsker å selge varene fra. Når du har dette klart, kan du legge inn varelageret. Gå inn på Registrering, Varelager. Du kommer nå inn i menyen for vareregistrering. Klikk på Ny vare-knappen. Skriv navnet på varen og fyll ut resten av feltene. OBS! Skriv pris som nettopris for varer med mva. Varetype er viktig å fylle ut; dvs om det er en tjeneste, selvlaget eller en innkjøpt vare, med eller uten mva. Du kan også legge inn varer som har pris inklusiv mva. Dette gir deg 8 muligheter. Fyll ut det du vil av de andre mulighetene. Når vi skriver "vare", trenger det ikke å være noe «håndfast», det kan f.eks være kilometergodtgjørelse, honorar for foredrag, kostgodtgjørelse mm.

5 Registrere faktura Når du har på plass kunden og varene du skal selge, kan du skrive fakturaen. Gå inn på Registreringer, Personer og finn kunden ved å klikke pil ned eller skrive litt av navnet i den hvite boksen og trykke <Pil ned>. Klikk så på et av skillearkene hvor det står Ledig. Fyll ut dato, selger, osdrereferanse og klikk Ny Faktura-knappen. Nå kommer du inn i registreringsbildet. Skriv varenummer hvis du husker det, eller hopp til vareteksten, og begynn å skriv en unik del av vareteksten. Etter hvert som du skriver vil varevinduet finne den rette varen, trykk <ENTER> når rett vare er merket. Du kan også bla i varevinduet og dobbeltklikke varen for å ta varen med til fakturaen. Typefeltet fylles ut av seg selv ut fra det du har valgt i vareregistreringen. Trykk TAB/ENTER for å bevege deg mellom feltene. Skriv inn antall, og trykk <ENTER> for å regne sum på linjen, da hopper markøren automatisk ned til neste linje, og du kan skrive neste vare. Skriv inn det du vil, og avslutt med å klikke på Lukke-knappen eller velg neste kunde hvis du skal skrive flere Effektuere faktura Nå er fakturaen kun bestilt. For å bekrefte at den virkelig er solgt skal den effektueres. Gå til Registrering, Effektuer bestillinger. Den bestilte fakturaen skal nå komme opp i bildet til venstre. Merk den, og klikk på pilen som peker mot vinduet til høyre. Når fakturaen er flyttet til høyre vindu kan du klikke OK for å bekrefte effektuering. Da kommer du tilbake til hovedmenyen Utskrift av faktura Når fakturaen er effektuert, kan den kjøres ut på en ordentlig blankett. Gå inn på Utskrifter, Faktura. Du må bekrefte forfallsdato ved å klikke på firkanten. Velg den som foreslås eller finn en annen i kalenderen. Merk av feltet for oppkrav hvis du vil fylle ut oppkravsblanketter samtidig. Deretter får du en advarsel om at fakturaen MÅ skrives ut, klikk OK, så får du forhåndsvisning av fakturaen, og så må du skrive den ut ved å klikke Utskrift-knappen. Hvis du har valgt oppkrav, vil disse komme i eget vindu og kan skrives ut separat. Nå får du forhåpentligvis ut en faktura som er akkurat slik den skal være. Hvis den ser grei ut kan du registrere flere kunder og skrive nye fakturaer til dem. Ikke lukk utskriftvinduet før du ser at alle blanketter er utskrevet. Du kan skrive ut en gang til hvis du har blanketter uten gjenomslag for å få en kopi selv. Alle sider må skrives ut, da de etter at du har lukket vinduet regnes som utskrevet. Hvis utskriften ikke ser grei ut bør du gå gjennom punkt 5.2 igjen, og i tillegg sjekke at du har riktig skriverdriver i Windows, eller ringe oss, som siste utvei Registrering av betaling. Fakturaen er sendt, kunden betaler, dette skal inn i systemet. Du går fra hovedmenyen inn på Registreringer, Betalinger. Skriv det fakturanummeret som står på slippen du får, og trykk Enter. Hvis kunden mot formodning ikke vil ha varen du har solgt han, må du registrere den som en kreditnota. Gå inn på Registreringer, Personer, finn riktig person, hent opp fakturaen, klikk høyre musetast, og velg Kreditér faktura. Skriv ut kreditnotabrevet. Status for kjøpet vil da stå som hevet. Hvis du er så uheldig at kunden ikke betaler når han skal, kan du kjøre liste over de som skal purres. Etterpå kan du kjøre ut purringer eller betalingspåminnelse. Hjelper ikke det kan du sende et inkassovarsel, og ser det helt svart ut, kan du registrere fakturaen som en tapt fordring Sikkerhetskopi. Det er viktig å ta sikkerhetskopi av programmet i tilfelle det skjer noe uforutsett. Gå til Arkiv, Sikkerhetskopiering. Dataene i programmet kopieres til A:. Gjør det til en vane å ta sikkerhetskopi etter at du er ferdig med programmet for dagen. Husk å sette en formatert diskett i A-stasjonen før du velger sikkerhetskopi og bruk 2 disketter som du rullerer.

6 3. Forklaring av de enkelte valg Denne delen av veiledningen er skrevet slik at en ved å lese menyvalgene fra venstre mot høyre, skal kunne finne beskrivelsen kronologisk. Vi tar for oss et og et valg, og beskriver hele nedtrekksmenyen før vi går videre til neste valg. 3.1 Arkiv Under dette valget finner du emner som ikke har direkte med registreringen i Led- Faktura å gjøre Sikkerhetskopiering Ved å velge dette får du tatt sikkerhetskopi av programmet. Det er ikke plass til selve programmet, men sikkerhetskopien inneholder datafilene som automatisk blir opprettet når du starter programmet og skriver inn nye data. Det er viktig å ha kopi. Bruk gjerne 2 disketter som det rulleres på Avslutt Her kan du gå ut av programmet. Du kan også avslutte det ved å klikke på X oppe i høyre hjørne Tilbake sikkerhetskopi Har kan du ta tilbake data fra sikkerhetskopi hvis noe har gått helt galt, eller du har flyttet programmet til ei ny maskin, og skal ta inn data fra den gamle. Du må da ha installert programmet først. 3.2 Registreringer Dette er det første som brukes, da det er her du registrerer kunder og bestillinger. Du kan ikke skrive regninger før du har registrert personen og bestillingen Personer Dette er hovedvinduet i programmet. Her registrerer du nye kunder, sletter og retter på kundekartoteket, skriver nye fakturaer, kansellerer, og ser på historiske fakturaer. I tillegg kan du endre status på fakturaer, skrive ut kreditnotaer og konvolutter. Det ligger altså mange funksjoner i det samme vinduet Ny kunde Klikk Ny kunde-knappen for å registrere en ny kunde. Da får du opp dette registreringsbildet: 6 Du kan fylle ut med bare små bokstaver om du vil, programmet setter selv store forbokstaver etterpå. Hver gang du trykker på Ordskiller (den lange tasten nederst), skrives automatisk neste ord med stor forbokstav.

7 På poststed kan du nøye deg med nummer, da programmet selv finner navnet i postnummerkatalogen. Skriver du mer enn nummer, blir det du skriver stående. Feltet for distrikt henger sammen med Registrering, Distrikter. Kontokode bruker du kun dersom du har PerRegn regnskapsprogram å kople opp mot. Da skriver du hvilken kontokode den aktuelle kunden skal ha i regnskapet. Det er alltid R9 som får kundefordringer hvis du ikke skriver inn noe annet. Rabattfeltet gir deg mulighet til å gi denne kunden en fast rabatt. Denne rabatten blir automatisk trekt fra alle varelinjer når du skriver bestillingen. Se eller side 9. Etter at du har lagret kunden og klikket OK ser du at kundens personalia skrives under linjen med personnavn. TILLEGGSFUNKSJON: Ved å høyreklikke i adresseområdet kan du skrive ut konvolutter i 3 alternative størrelser: C4, C5 og C6. Klikk på det valget du ønsker. Da får du opp utskriftsmenyen, og kan velge riktig skriver. Sett konvolutten i skriveren og klikk OK. 7 Kundekartoteket sorteres alfabetisk etter første navn. Det vil si at dersom du skriver etternavnet først er kundene sortert etter etternavnet. Eks. Andersen står foran Bakken i kundekartoteket. Dersom du skriver fornavn først, blir kartoteket sortert etter fornavn. Du velger selv hvordan du vil skrive inn navn. Tenk over om du vil sende brev til kunden med fornavn eller etternavn først. Programmet skriver fakturaen med navnet nøyaktig slik du skriver det inn i kartoteket. Søke på kunder Skriv de første bokstavene i navnet og trykk pil ned. Første forekomst vises. Du kan fortsette og pile til du finner rett navn om nødvendig. Skriv etternavn først hvis du har sortert på etternavn. Fritt søk, skriv det du er sikker på og klikk søkeknappen. Programmet lister opp alle kunder som har søkeordet i navn, adresse eller poststed. Klikk på den du vil ha. Notater kan skrives om hver kunde. Det er et eget skilleark som ligger blant fakturaene som heter Notat. Ved å gå inn her får du opp et tekstfelt. Skriv inn det som er av interesse. Dette hentes opp igjen senere ved å klikke på skillearket som det står Notat på Fakturavindu Ved å klikke på et av arkskillene som det står Ledig på, kan du skrive en ny faktura. Du får opp et bilde som ser slik ut: Godta datoen, eller endre den hvis du vil. Klikker du på den lille pila, kan du velge dato fra en kalender. Velg selger, og skriv kundens referanse hvis dette er aktuelt for deg. Deretter kan du klikke på Ny faktura-knappen. Da kommer du inn i fakturaregistreringen.

8 I første kolonne skriver du varenummer hvis du husker det. Hvis ikke bruk Enter eller Tab for å komme til varetekst. Et vindu over til høyre viser varene og du kan enten begynne å skrive litt av navnet på varen eller bla fram i varelista. Hvis den varen du ønsker er merket i lista, kan du trykke Enter og gå videre til antall. Hvis den ikke er merket kan du finne den fram og dobbeltklikke navnet for å overføre til fakturalinje. Du MÅ trykke Enter etter å ha skrevet antall, ellers vil ikke totalsummen vises. Når totalsummen er regnet ut kommer du automatisk til neste linje. Skal du legge inn vare utenom varelager skal du bruke varenummer 0 og skrive hele teksten selv. Husk da typen under T for å angi merverdiavgiftskode, se hjelpevindu på skjermen. Du kan endre både varetekst og pris etter at varen er hentet inn. Skal du til neste kunde se Personsøk. For massefakturering se side 18 punkt 9. Bildet viser fakturaregistreringsbildet i Led-Faktura. 8 I feltet ant. skriver du antall eller vekt/liter-mengde alt etter hvordan prisen skal regnes ut. I fakturaregistreringsbildet kan du klikke med høyre musetast for å få opp en ekstra meny. Menyen ser slik ut: NB! Valget Annuler bestilling endres til Kreditere faktura når fakturaen er skrevet ut Bestillingsdato og selger Hvis du ikke registrerte bestillingsdato og selger da du gikk inn, eller det har endret seg etter at du skrev fakturaen, kan du gå inn her og skrive det på Ordre referanse Her kan du skrive inn ordrereferanse hvis du ikke gjorde det da du opprettet fakturaen, eller du kan endre på det du allerede har skrevet.

9 Tilbakestill faktura Dersom en faktura skal tilbakestilles og få en annen status må du gå inn her. Du får opp et vindu der du klikker på den status du vil at fakturaen skal ha. Hvis du skal slette bestillingen, må du bruke valget til å gjøre det. Vær oppmerksom på at ingen endringer her gjenspeiles i eventuell kopling til regnskap eller på varebeholdning Disse endringer må gjøres i bilagsføring og varelager manuelt Annulere bestilling/kreditere faktura Hvis du har registrert en bestilling som ikke skulle ha vært registrert kan du slette den ved å gå inn her. Du må skrive ut brevet som kommer på skjermen og legge i regnskapspermen for å forklare hvorfor fakturanummeret mangler. Dersom fakturaen er effektuert og skrevet ut får du mulighet til å skrive en kreditnota. Etter å ha skrevet en kreditnota får fakturaen status som Hevet Tekstkommentar Du kan skrive en kommentar på den enkelte faktura ved å skrive noe i feltet du får opp. Du kan skrive såfremt det er plass på fakturaen. Teksten vil komme der du har plassert tekstfelt på fakturablanketten i malen Regn rabatt Rabatt regnes automatisk kun av varer fra varelager, og kan bare beregnes når markøren står i antallfeltet. Skriv ønsket rabatt, og denne trekkes direkte i fra på prisen. Rabatt% står i tekstfeltet. Eventuell fast rabatt på kunden overstyres Historikk Hvis du vil se fakturaer som er betalt kan du klikke Historikk-knappen. Da får du se historiske fakturaer for den personen som er i personvinduet. Du får opp et vindu som viser liste over alle historiske fakturaer på den aktuelle kunden. Hver faktura er på 1 linje, og viser fakturanummer, betalingsdato og sum i kr. Hvis du vil ha spesifisert oversikt over enkelte fakturaer kan du merke fakturaene ved å klikke på dem. Deretter klikker du Detaljer Histo-knappen. Da får du se fakturaen spesifisert slik den var. OBS! Fakturanummer er alltid 0 for de historiske fakturaene som ble skrevet ut fra Dos-versjonen. Dersom du alltid har hatt Win-versjon av Led-Faktura får du alltid se fakturanummeret. 3.3 Varelager Når du går inn på Registrering, varelager får du opp dette bildet: Klikk Ny vare-knappen for å registrere nye varer. Klikk på pil ned for å bla i varelista. Hvis du vil endre en vare som allerede er registrert, må du først finne den i lista. Klikke på feltene du vil endre, og skriv inn de nye opplysningene. Husk å avslutte med Lagre-og Lukk-knappen. Varenumrene starter på 1, og øker automatisk etterhvert som du registrerer varer. Dersom du har egne nummer, og ønsker å fortsette med det, lønner det seg å skrive varenummeret aller først i teksten på varen. Deretter kan du skrive varebeskrivelsen. Du må fylle ut feltet med 9

10 10 varetype. Klikk pil ned for å bla i disse. Det er 8 varetyper: selvlaget, innkjøpt og tjeneste med eller uten merverdiavgift, og innkjøpt og selvlaget inklusiv mva. De to siste skal brukes bare dersom du vil at prisen på hver vare skal vises inklusiv merverdiavgift på fakturaen. Mva-type brukes når du har mer enn en mva.sats. Du kan fylle ut feltene innkjøpspris, utsalgspris, minimum og maksimum på lager og bestilte varer. Antall på lager må fylles ut. Kontokode-feltet skal bare fylles ut hvis du kopler fakturaprogrammet med PerRegn regnskap. Du kan velge egne varenummer. Du må da selv skrive et varenummer på hver vare. Dette nummeret kan inneholde bokstaver og mellomrom. det søkes da opp som tekst, dvs er ulik 100. Du velger også om disse nummer skal brukes i lister og på faktura. N.B. er nummerene for lange kan det gå ut over plassen på fakturaen Legge nye varer til lager. Eget vindu kommer opp der du skriver varenummer og antall tillagt lager i hver sin kolonne. Bruk <ENTER> mellom feltene. I varenummer kan du også skrive deler av varebeskrivelsen, og et vindu hjelper deg fram til rett vare. Du kan også dobbeltklikke på rett vare i hjelpevinduet. Lagerbeholdning vises i høgre felt. 3.4 Effektuere bestillinger Dette valget brukes for å fortelle programmet at varen er levert. Den blir nå talt opp som solgt, og lageret minker med det antall enheter som er bestilt. Varer fjernes ikke fra lager ved bestilling. Du kan skrive inn bestilling på varer du ikke har, men du kan ikke levere dem. Effektuerte fakturaer blir med på neste utskrift av faktura. Bildet under viser hvordan effektueringen foregår: Alle aktuelle bestillinger står i venstre rute. Merk de du vil sende regning på, eller klikk på merk alleknappen øverst. Klikk peke til høgre-knappen for å flytte. Sletteknappen fjerner merking i venstre rute. De som står i høgre rute effektueres når du klikker OK-knappen. Har du tatt med for mange, kan du også merke med å klikke på de i høgre rute og flytte tilbake med pek til venstre-knappen. Klikker du Avbrytknappen utføres ingen ting og vinduet lukker. 3.5 Legge ut purringer Bilde er omtrent likt det bildet du får opp ved effektuering av fakturaer. Alle forfalte fakturaer står i venstre rute. Merk de du vil sende regning på eller klikk på merk alle-knappen øverst. Klikk peke til høgre-knappen for å flytte. Sletteknappen fjerner merking i venstre rute. De som står i høgre rute legges til purring når du klikker OK-knappen. Har du tatt med for mange, kan du også merke de i høgre rute og flytte tilbake med pek til venstre-knappen. Vil du beregne renter, krysser du feltet legge til renter. For å legge til purregebyr skriver du et tall større enn 0 i feltet for purregebyr. Klikker du Avbrytknappen utføres ingen ting og vinduet lukker.

11 3.6 Betalinger Du får opp dette bildet når du skal registrere betalinger fra kunder: 11 Skriv inn nummeret på fakturaene som er innbetalt. Kundens navn og beløpet han skylder dukker opp i de grå feltene. Programmet foreslår betalt sum. Hvis det er riktig, gå videre til betalingsdato. Hvis derimot fakturaen er delvis betalt må du skrive innbetalt beløp, deretter regner programmet ut rest-summen i kolonnen til høyre. Klikk på OK-knappen for å lagre det du har registrert, eller klikk på Avbryt-knappen hvis du ikke vil lagre det. Hvis kunden har betalt 5 dager eller flere etter forfallsdato kan du få skrevet ut rentefaktura hvis du krysser av i feltet for dette. Det blir da automatisk laget en faktura, og den kommer med neste gang du skriver ut andre fakturaer. 3.7 Selgere Klikk på Ny selger-knappen for å skrive inn en ny person. Deretter får du opp et bilde hvor du kan skrive navn, adresse, poststed og distrikt. Trykk <EN- TER> mellom feltene. Etter å ha klikket OK-knappen kommer du tilbake til bildet du ser nedenfor: Antall solgte varer oppdateres av seg selv, det samme gjør summen av varesalget i kroner etterhvert som du registrerer fakturaer med selgerens navn. 3.8 Distrikter Her kan du oppretter distrikter. Et distrikt kan f.eks være et geografisk område. Distrikter nummereres fortløpende. Det kan registreres både på selgeren og på kunden hvilket distrikt de tilhører. Senere kan du bruke dette som kriterier i enkelte av listene som skrives ut fra programmet. Krysser du av for valuta kan du også legge inn kurs, valuttabenevnelse og egne fasttekster som kommer på alle faktura til kunder som er tilknyttet dette distrikter. På denne måten kan du tilpasse faktura til utenlandske kunder, men også hvis du kun vil endre noen tekster eller skrive faktura på annet språk/målføre.

12 12 4. Utskrifter Under dette valget finner du både utskrifter av fakturaer, purringer og alle andre lister som f.eks kundeliste og liste over utestående fordringer. Alle lister kommer på skjermen først, så du kan velge om du vil skrive dem ut eller ikke. Kundene blir ordnet alfabetisk. 4.1 Lister Listene er delt i hovedgrupper, det er lister over betalinger og bestillinger, dvs det som har med fakturaene å gjøre, dernest er det kundeliste vareliste og utestående fordringer Betalinger/bestillinger Under dette valget får du opp en meny hvor du må krysse av hvilken/hvilke liste(r) du vil ha. Du kan altså krysse av flere på en gang. Dette er listene du kan velge mellom: Bestillingsliste viser liste over de fakturaene som er bestilt. Du får se navn/adresse på kunden og hvilke varer som er bestilt. Effektuerte fakturaer viser de fakturaene som er effektuert dvs levert/skal leveres. Utsendte fakturaer som ikke har forfalt viser deg alle utestående fordringer som enda ikke har forfalt til betaling. Forfalte fakturaer og usendte purringer viser fakturaer som skulle ha vært betalt og de som skulle ha vært purret på. Purrede fakturaer viser de fakturaene som du har sendt purring på. Inkasso viser de fakturarene som har mottatt inkassovarsel. Delvis betalt viser de som har betalt bare en del av det totale fakturabeløpet. Du kan kombinere disse listene slik du selv ønsker. Hvis du f.eks ønsker å se en oversikt over alle som skylder deg penger pr. dags dato utenom de som er gått til inkasso, kan du krysse på disse listene: utsendte faktuaer, forfalte fakturaer og purrede fakturaer Kundeliste Kundelista inneholder de opplysningene du selv ønsker. Du kan krysse av hvilke kriterier du ønsker å ta med på lista. Kriteriene er kundenummer, navn, adresse, poststed, telefonnummer og kjøpesummen de har handlet for totalt. Du kan også lage kundeliste for et bestemt distrikt hvis du ønsker det. Når du får opp lista på skjermen etter å ha valgt kriteriene og klikket OK, kan du sortere de kolonnene du ønsker før du eventuelt skriver ut lista. Hvis du skriver minimum må du også skrive maksimum.

13 Vareliste Varelista inneholder de valgene du ønsker å ta med. Kryss av på de kriteriene du vil, enten det er varenummer, varetekst, innkjøpspris, utsalgspris, fortjeneste, bortbestilt, antall på lager, antall solgt, kontokode, verdi innkjøp eller verdi utsalg. Du kan bestemme om du vil ta med linjer med tomme varer, dvs varenummer som det er hoppet over og ikke registrert noe på. Du kan også bestemme om du vil ta med kun lagervare, dvs varer som finnes på lager i det øyeblikk du ønsker å skrive ut lista. Du kan sortere alle kolonner når du får lista opp på skjermen Utestående fordringer. Lister ut alle fakturaer både forfalte og ikke forfalte med navn på kunde, forfallsdato og skyldig beløp. Listen er summert Fakturajournal. Lister ut alle fakturaer som er utkjørt i den perioden du velger uavhengig av om den har forfalt eller ikke. 4.2 Faktura Her skriver du ut de fakturaene som er registrert som effektuerte. Programmet skriver ut alle som er registrert som effektuert på det tidspunkt du går inn på dette valget (du kan angre deg fram til et visst valg, men etter det MÅ du skrive ut fakturaene). Når du går inn må du bekrefte forfallsdato eller velge en ny dato. Programmet foreslår en dato ut fra det du har satt opp under Innstillinger, Personlig, men du kan endre dato hvis du ønsker. Det vil i så fall gjelde alle fakturaene som skal skrives ut i den omgangen. Du må krysse av dersom du ønsker å skrive ut oppkravslapper i tillegg. Kryss av øresavrunding hvis du vil ha hele kroner. N.B. øre må brukes hvis du har kopling til regnskapet. Etter å ha valgt dato får du en advarsel om at du ikke kan angre etter å ha klikket OK: Du får nå alle fakturaer vist på skjermen, og du må klikke utskrift for å få dem ut på blankett. Bruker du laserblanketter, kan du skrive ut 2 ganger for å få kopi, eller du kan stille skriveren til 2 kopier. Hvis du ikke skriver alle, kan du ikke få disse ut senere. Vent med å lukke utskriftsvinduet til du ser at alle blanketter er i orden. Hvis en blir misslykket, kan du velge å skrive bare denne på nytt før vinduet er lukket.

14 Purringer Her kan du skrive ut purrebrev til de som ikke har betalt fakturaen inne forfallsdatoen Påminnelsesbrev. Sende ut brev til alle som ikke har betalt innen fristens utløp. Du skriver selv den teksten du vil bruke under Registrering Påminnelsesmal. Brevene inneholder din tekst samt forfallsdato, fakturanummer og skyldig beløp Purring Du må på forhånd ha registrert dem under Registrering, Legg ut purringer. Alle som ble flyttet til purring blir skrevet ut etter at du har valgt betalingsdato på samme måte som du gjør under utskrift av faktura Inkasso Sender ut inkassovarsel, du går først på Registrering, Legg ut inkasso. Deretter går du til Utskrift, Purringer, Inkassovarsel. Juster antall dager over tiden det nå ha gått, og klikk Vis. Merk så de du vil sende til, hvis flere hold <Ctrl> eller <Shift> nede, og klikk kjør ut. Alle kommer nå på skjermen så du kan se dem før utskrift. 4.4 Varesalg Salg av varer i tidsrom kombinert med Distrikt og/eller Selgere. Du får opp dette skjermbildet, der alle varer du har i varelageret blir med. Merk de varene du vil ha med. Velg tidsrom ved å klikke på dato - mnd - år, og endre ved å trykke Pil-opp eller Pil-ned. Du kan også klikke på rulleboksen for å få tilgang til kalender. Klikk på valgte dato, og den blir hentet tilbake til feltet. Velg eventuelt Distrikt og/eller Selger ved å klikke på rulleboksen og velge. Det siste avhenger av at det er lagt inn distrikt og/ eller selgere. Ved å kombinere forskjellige valg kan du få mange varianter av lister, først på skjermen, deretter kan du skrive de ut om det er ønskelig. Det er kun fakturaer som er betalt som blir med. 4.5 Utskriftsvinduet. Utskrifter som kommer på skjermen i tabellformat kan omsorteres, redigeres og resummeres før det skrives ut på papir. For å sortere klikker du på et felt i den kolonna du vil sortere (blir gul) og klikker på sorteringsknappen (pil opp og ned). Opp sorterer med minkende verdi og ned med økende, både takst og tall kan sorteres. Merker du flere linjer i ei kolonne, er det bare disse som sorteres. Du kan slette merkede linjer med å trykke Delete-tasten på tastaturet. Med å klikke høgre musetast får du opp meny der du kan telle, summere og regne snitt av merket kolonne. Bare lister med sum/statuslinje nederst kan summeres. Hvis du merker et område med musen, kan du med høgremenyen kopiere dette ut som kommaseparert tekst for overføring til andre programmer, eller kopiere ut til HTML for bruk i E-post eller internettside. Med søkeknappen, kan du søke på alt som står i tabellen for gjenfinning av navn, vare eller tall. Utskriftknappen gir deg mulighet til å skrive ut på den skriveren du ønsker. Har du merket et område, kan du velge å skrive ut bare merkede linjer. Over og underskrift kommer på alle ark.

15 Ordrebekreftelse. Merk de bestillinger du bil skrive bekreftelse på og klikk OK. De bestillinger det er skrevet bekreftelse på blir ikke foreslått neste gang hvis du ikke har endret på bestillingen. 5. Innstillinger Her stiller du inn programmet slik at det passer for deg og dine forhold. Du må blant annet skrive inn organisasjonsnummeret, om du er mva-registrert, kontonummeret ditt m.m. Du må også tilpasse fakturablanketten og evt. oppkravsblanketten slik at den/de passer til den typen blanketter du bruker. Vi forutsetter at du bruker felles bank- og postgiroblankett, den gule blanketten. 5.1 Personlig Her skriver du inn opplysninger som er aktuelle for deg. Skriv inn opplysningene i de hvite boksene. Trykk TAB/ENTER for å flytte mellom feltene. Hvis du er mva-pliktig må du klikke i feltet ved siden av mva-registrert for å få opp en hake. Da blir det stående MVA bak organisasjonsnummeret ditt på fakturaene som skrives ut. Renteprosent pr mnd er den renten som kan legges til på fakturaer som er betalt for sent. Betalingsfrist oppgis i antall dager. Boksene fra Kople til regnskap og nedover er KUN beregnet på de som bruker Led-Faktura koplet til PerRegn.. Dersom du har kopling til Perregn må du klikke i feltet kople til regnskap til du får opp en hake. Deretter skriver du inn hvilket katalog regnskapet ligger på. Etternavnet på regnskapsfila skal være FAK såfremt du ikke har klientversjon av regnskapet. Dersom du har klientversjon skal etternavnet være F+klientnummeret skrevet med hexadesimale tall (se veiledningen for klientversjonen for mer info om hexadesimale tall). Fyll videre ut med hvilke kontoer du vil registrere innbetaling, kreditrenter og rabatter på.

16 Fakturablankett Du kan redigere fakturaen slik du selv vil ha den ved å klikke og dra boksene med farger rundt om i bildet. Hvis du peker på en boks får du beskjed om hva feltet inneholder etter et par sekunder. Deretter kan du klikke og dra feltet med deg til den posisjonen du ønsker. Skriv ut en testfaktura når du har plassert en boks slik at du får se at det passer til skjemaet. Det er noen av boksene som inneholder flere linjer, f.eks henger kundens navn, adresse og poststed sammen, så det kan du ikke skille. Boksene kan altså ikke deles opp, men kan endre størrelse. Merk av bruke logo fra bitmap-fil hvis du har egen logo du vil bruke i dette formatet. Logoen skaleres automatisk slik at den passer i den firkanten firmanavnet sto i. Det er nødvendig å justere fasongen på denne først slik at den passer med logoen, ellers blir denne deformert. N.B. Logoen brukes også på purre og inkassobrev. 5.3 Oppkravsblankett Denne blanketten kan endres og redigeres etter samme prinsipp som fakturablanketten. Les beskrivelsen ovenfor. 6. Avslutning Du avslutter programmet ved å gå til Arkiv, Avslutt. Husk å ta sikkerhetskopi ofte. Bruk gjerne to disketter som du rullerer på. Du tar sikkerhetskopi fra valget Arkiv, Sikkerhetskopiering. 6.1 Generelt Alle menyvalg kan gjøres direkte ved å trykke første bokstav i menyteksten. Du kan få hjelp i de fleste skjermbilder ved å trykke F1 eller klikke på hjelpe-knappen. Du kan også søke på stikkordene i hjelpa. 6.2 For de som har det travelt Når du starter programmet første gang, må du gå gjennom menyvalg Innstillinger og stille programmet inn til ditt bruk. For de som ikke liker å lese veiledninger; kortfattet informasjon om hvordan du kommer raskt i gang: Arbeidsoppgave Hovedmeny Undermeny Skriv inn kunder Registrering Personer. Skriv inn varer Registrering Varelager Bank-/postgironr/org.nummer Innstillinger Personlig Effektuer bestillingen Registrering Effektuer bestillinger Skriv ut regning Utskrifter Faktura Skal du eksperimentere, så kopier wfaktura.exe og hjelpefilen til et eget katalog og lek der. Fakturanummer øker, og det bør ikke mangle noen i regnskapet uten god forklaring. 7. Kopling til PERREGN Siden Perregn ikke lenger oppdateres, er dette uaktuelt.

17 I Led-Faktura Velg først Innstillinger, Personlig fra menyen. Da får du opp en meny for programinnstillinger. I den nederste delen av denne finner du en boks hvor du må krysse av at du vil kople til regnskap. For ordens skyld, du kan ikke kople til andre regnskap enn PerRegn. Det foreslås at katalog for regnskap er C:\regnsk\ Hvis du har lagt inn regnskapsprogrammet på vanlig måte kan du bare trykke <ENTER> her. OBS! For de som har andre næringer, eks ANS, AS eller personlig firma, må skrive A foran regnsk, slik at katalognavnet blir aregnsk. Hvis du har PERREGN i et annet katalog skriver du dette navnet i stedet. Skriv også navnet på drevet (vanligvis C, men for de som har to harddisker kan det være D), husk \ etter navnet. Etternavn regnskapsfil skal vanligvis være FAK, det skal kun endres dersom du kopler fakturaprogrammet til en klientversjon av PerRegn. Da må du endre de to siste tegnene til å bli det samme hexadesimale tallet som klienten har i regnskapet. Se spesiell veiledning til klientversjonen. Etternavnet for kopling til klientversjon ser f.eks slik ut for klientnummer 10, F0A. Skriv så med STORE bokstaver den kontokode som mottar betaling, vanligvis B1. Skriv IKKE D eller K etter. Bruker du forskjellige koder skriver du den mest brukte. Skriv hvilken kontokode du vil at rabattene skal belastes på dersom du bruker det. Skriv så hvilken kontokode du vil inntekstføre kreditrentene på. Det siste er kun aktuelt dersom du sender ut purrebrev og fakturerer med forsinkelsesrenter. For hver ny kunde du skriver inn settes automatisk «kontokode» til R9. Dette er ment å være kontokode for utestående fordringer. Hvis du bruker en annen kode eller forskjellige koder på hver kunde, må du huske å endre denne for de personer det gjelder når du registrerer kunden i Led-Faktura. Husk STORE bokstaver og IKKE D eller K. Når du skriver inn nye varer, kan du for hver vare skrive en kontokode. Denne kontokoden blir så kreditert når fakturaen effektueres. Her skal du skrive K (kredit) etter. Se i kontoplan for aktuelle næring for riktig kode eks. N12K. Dette gjøres under vareregistrering. Det er når du effektuerer en faktura at den blir overført som bilag. Det er derfor viktig at du setter inn fakturakopier i den rekkefølge som de kommer ut av printeren dvs. sortert alfabetisk etter navn. Når du skriver inn fakturaer som er betalt, blir de ført i den rekkefølge som du skriver dem inn. Sett derfor bilaga inn i permen etter hvert som du skriver numrene. Sett et merke på alle bilag som går automatisk så du vet det når du skal føre regnskap. Hvis du tar vekk haken under kople til regnskap i menyen for programinnstillinger opphører den automatiske bilagsføringa. 8. Avslutning /Sikkerhetskopiering Du avslutter programmet ved å gå til Arkiv, Avslutt. Husk å ta sikkerhetskopi ofte. Bruk gjerne to disketter som du rullerer på. Du tar sikkerhetskopi fra valget Arkiv, Sikkerhetskopiering.

18 18 9. Massefakturering Eget vindu der du velger distrikt hvis det er ditt kriterie. Du kan også kombinere med å krysse av i avkrysningsboksen. Hvis du skal bruke kundenummer, må du velge Ingen under distrikt. Bruk Sjekk antall som passer for å se hvor mange som får fakturaer før du lager dem. Varene du bruker her må stå i varelista. Hvis ikke legg dem inn under Varer. Hvis du får stort antall, kan det være lurt å kjøre ut i puljer ved å begrense kundenummer hvis du har lite minne i maskina di. Senere kan det være lurt å bruke fra og til for å dele utskriftet i puljer hvis du har for lite papirmagasin. IKKE lukk utskriftsvinduet før du er sikker på at alle faktura er ute og i orden. Indeks Symboler Regn rabatt 9 A Arkiv 6 Avslutning 16 Avslutt 6 B Bestillingsdato og selger 8 Betalinger/bestillinger 12 Bruk av menyen 4 F Faktura 13 Fakturablankett 16 Fakturavindu 7 For de som har det travelt 16 G Garanti 3 Generelt 16 H Historikk 9 I Innstillinger 15 Installasjon 3 K kreditnota 6 Kundeliste 12 L Lister 12 M Min første faktura 4 N Ny kunde 6 O Oppkravsblankett 16 Ordre referanse 8 P Personer 6 Personlig 15 Purringer 14 Påminnelsesbrev 14 R Regn rabatt 9 S Sikkerhetskopiering 6, 17 Stille inn 4 Søke på kunder 7 T Tekstkommentar 9 Tilbakestill faktura 9 U Utskrifter 12 Utskriftsvinduet 14 V Vareliste 13 Varesalg 14