OBS!!! DATO FOR EKSTRAMØTE

Transkript

1 KONGSVINGER KOMMUNE MØTEINNKALLING FOR KOMMUNESTYRET Møtedato: Møtested: Rådhuset, Kommunestyresalen Møtetid: Kl. 18:00 OBS!!! DATO FOR EKSTRAMØTE Eventuelle forfall meldes til tlf Varamedlemmer møter etter nærmere avtale Saker til behandling som ble utsatt fra møte Alle vedlegg er tidligere utsendt og vil ikke bli sendt ut til dette møtet. SAKSLISTE Sak nr. Sakstittel 041/09 Reguleringsplan 0409 Kabberud grustak sluttbehandling 042/09 Fritt Skolevalg 043/09 Trafikksikkerhetsplan. Revidering av handlingsplan og prioriteringer Sluttbehandling. 044/09 Frivillighetsmeldingen sluttbehandling 045/09 Radonmåling ved barnehager og skoler i Kongsvinger 046/09 Kontrollrapport 2008 fra Skatt Øst vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Kongsvinger kommune 047/09 Rapport forvaltningsrevisjon - gjennomgang av kommunens retningslinjer og rutiner for innkjøp 048/09 Budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet - oppfølging. 049/09 Kontrollutvalgets årsrapport for /09 Plan for forvaltningsrevisjon rapportering 051/09 Justering overordnet plan- og styringssystem 052/09 GIR IKS - ENDRING SELSKAPSAVTALE 053/09 Serverings- og skjenkebevilling Kil toppfotball 054/09 Skifte av styrer ved Bæreiasenteret 055/09 Skjenkebevilling - Roverud samfunnshus

2 056/09 Valg av overformyndere 2 057/09 Valg av medlem til styret for Overåsvegen (Slåstadbråten - Vestby) Kongsvinger, ARVE BONES Ordfører/sign

3 KONGSVINGER KOMMUNE 3 SKAL BEHANDLES I Utvalg Møtedato Saksnr Saksbehandler Planutvalget /09 TSM Kommunestyret /09 TSM Kommunestyret /09 TSM Saksansv. Rune Lund Arkiv: R-0409, K2-L12 : Arkivsaknr.: 07/3617 Reguleringsplan 0409 Kabberud grustak - sluttbehandling Vedlegg: Plankart 1:2500_ pdf Planbestemmelser pdf Driftsplan pr doc Snitt_ pdf Situasjonsplan_ pdf Saksopplysninger: Bakgrunn Gunnar Holth Grusforretning AS ønsker å få godkjent en reguleringsplan på Kabberud. Formålet er å fortsette uttaket av grus. Planutvalget ga den , sak 40/04, tillatelse til å sette i gang et reguleringsarbeid på Kabberud. Arkitektlaget AS var søker på vegne av grunneier Thorvald Løvenskiold. Det ble i mars 2005 varslet om at planarbeid var satt i gang mottar kommunen et planforslag. På grunn av skifte av arkitekt i Arkitektlaget, prioritering fra kommunen og at grustaket er drevet med bakgrunn i en tillatelse etter skogbruksloven fra 1988 var det ikke framdrift i saken. I løpet av høsten 2007 ble saken tatt opp etter initiativ fra Gunnar Holth Grusforretning AS og etter påtrykk fra brukere av turområdet Fiskegarden for å få avklart hva som skjer. Som et resultat av flere innspill fra særlig naboer og brukere av området utarbeides det også et alternativt plankart (alt. B). Dette var noe bredere, men betydelig kortere. Bakgrunnen var å skape større avstand til Fiskegarden og atkomsten dit. På delegert myndighet ble planen lagt ut på offentlig ettersyn etter vedtak i DPL-sak 44/07. Planforslagene lå ute til offentlig ettersyn i perioden På bakgrunn av innspill ble alternativ B valgt. Dette ble revidert litt, men først og fremst ytterligere dokumentert ut i fra de spørsmål som ble reist under høringen. Planforslaget ble så sendt ut på nytt begrenset ettersyn. Dette ble gjort etter vedtak i DPL-sak 308/08. Høringsfrist var Hva er gjort: - To alternative plankart med tilhørende bestemmelser utformet av Arkitektlaget AS. - Støyberegning av firmaet Venture Tech Norway VTN-akustikk, datert september Arkeologisk befaring av fylkeskommunens arkeolog. - Driftsplan med plan for avslutning og istandsetting utarbeidet av Gunnar Holth Grusforretning AS som har fått en foreløpig aksept fra Bergvesenet i brev av Bergvesenet vil gjøre en godkjenning etter at reguleringsplanen er vedtatt. - Forenklet konsekvensanalyse, risikovurdering og tiltaksplan av Rambøll. Utvidelse av Kabberud grustak i Kongsvinger. Virkninger for grunnvannsanlegget på Granli.

4 GIVAS har benyttet K9-gruppen ved Geir Goffeng til en enkel vurdering av Rambøll sin rapport. Rambøll svarer på de spørsmål K9-gruppen reiser. - Biologisk mangfold og landskapsvirkning er vurdert av saksbehandler. - Bergvesenet har vært på befaring. 4 Slik situasjonen er med stort behov for betong og følgende aktivitet beklager kommunen at saken ikke har vært langt høyere prioritert. Formålet er å lage en reguleringsplan som hjemler uttak for grus, videre å få godkjent en driftsplan som gir føringer for drift, avslutting og istandsetting. Kabberud har som masseuttak god kvalitet på massene, særlig til betong. Videre er det kort transport til produksjonen på Rasta. Masseuttaket har et samlet område på 70,5 dekar inklusive randsonen. Beregnet restuttak er fastkubikkmeter, årlig på mellom løskubikkmeter. Samlet uttak (tidligere og framtidig) er beregnet til å være på fastkubikkmeter. Driftstid anslått til 8-15 år med 3 år for tilbakeføring. Planstatus Kabberud er avmerket i kommuneplanens arealdel som et eksisterende masseuttak. Reguleringsplan er i tråd med de plankrav som stilles til utvidelse av disse uttakene. I forbindelse med 2. gangs offentlig ettersyn ble dette nærmere redegjort. Konsekvensutredning I DPL-sak 308/08 om 2.gangs offentlig ettersyn er dette vurdert. Konklusjonen er at uttaket er under grensene i forskrift om konsekvensutredningers 2 for tiltak som alltid skal utredes. Dette gjelder for uttak over 200 dekar og 2 millioner kubikkmeter. Videre er det vurdert at det heller ikke faller inn under forskriftens 3 der reguleringsplaner skal utredes hvis de gir vesentlige virkninger for miljø, naturressurser og samfunn etter kriteriene i 4. Dette er forelagt fylkesmannen som ikke hadde innvendinger til konklusjonen. Driftsplan Reguleringsplanen setter krav til driftsplan. Reguleringsplanen legger også opp til en revisjon hvert 5. år eller etter krav fra Bergvesenet eller Kongsvinger kommune. Dette sikrer at drifta kan følges tettere opp. Tiltakshaver har i driftsplanen lagt opp til en istandsetting som avsluttes etter 3 år fra avsluttet uttak. Dette er i samråd med kommunen som ser at dette gir bedre tid til å kjøre på masser for å fylle opp. Dette henger sammen med at uttakets form, med utkjøring i enden som gjør at det kan være vanskelig å avslutte større deler underveis. Målet er at avslutningen blir så god som mulig. Grunnvannskilden på Granli ivaretakelse av vannkvalitet Det er reist spørsmål om drift av et massetak vil kunne medføre fare for grunnvannskilden på Granli som forsyner Kongsvinger og Grue kommuner med drikkevann. Gunnar Holth Grusforretning AS har etter råd fra Kongsvinger kommune valgt Rambøll Norge AS for å utføre en vurdering av dette. Rambøll har gjort dette i rapporten Utvidelse av Kabberud grustak i Kongsvinger. Virkninger for grunnvannsanlegget på Granli. Rapporten konkluderer med at på grunn av en avskjærende bergrygg og en umettet sone under grustaket ikke er fare for påvirkning av grunnkilden eller fremtidig utvidelse av denne. Det legges også vekt på at det kun er oppbevaring av drivstoff/olje til driften, og at dette i seg selv ikke utgjør noen stor mengde. Det er samtidig foreslått tiltak for å minimalisere faren for å påvirke vannkvaliteten i Vingersjøen ved forurensing. Dette er ivaretatt som eget punkt i driftsplanen og i interne HMS-rutiner. I driftsplanen er det nå lagt opp til å oppbevare drivstofftankene i lukkete containere. Videre skal det være oppsamlingsmiddel tilgjengelig.

5 I forbindelse med 2. gangs høring fikk GIVAS konsulentfirmaet K9-Gruppen til å lage et notat der de vurderte Rambøll sin rapport. K9-Gruppen reiser tvil om noen av slutningene. Kongsvinger kommune innhentet motsvar fra Rambøll som fastholder sine konklusjoner. Siden dette var et av de forhold fylkesmannen hadde reist innsigelse ut i fra ble denne korrespondansen forelagt fylkesmannen som aksepterer Rambøll sine vurderinger. Friluftsliv/Naturverdier Ved å velge alternativ B som har kortere lengde ble det mer areal igjen mot atkomsten ned til Fiskegarden. Dette ivaretar i større grad brukerne av Fiskegarden. Samtidig er det satt krav til istandsetting etter bruk som vil bidra til å kunne etablere et område som igjen vil få positiv betydning for friluftslivet etter endt uttak. De viktigste naturverdiene i Vingersjøen er i nord-enden og Noret. Disse er særlig knyttet opp mot flom og tørrlegging. Et masseuttak på Kabberud vurderes ikke å ha konflikter med biologisk mangfold. Innsigelser Til det forslaget som ble sendt ut på 1. gangs høring kom det innsigelse fra fylkesmannen på manglende overordnete behovsvurderinger og manglende utredninger. Bakgrunnen var at vi i den første utsendelsen i manglende grad dokumenterte de vurderinger som hadde vært gjort i forbindelse med massetak i arealdelen og underveis i planprosessen. Videre var det da ikke utarbeidet driftsplan, og det manglet dokumentasjon av vurderinger knyttet til friluftsliv, biologisk mangfold, grunnvannskilden på Granli og landskapsbildet. Dette er fulgt opp gjennom 2. gangs offentlig ettersyn og fylkesmannen har nå trukket innsigelsen sin i brev av Bakgrunnen er at de avklaringene fylkesmannen krevde nå er på plass. Dialogen med fylkesmannen har også vært nyttig og ført til bedre grunnlag for planen. Om reguleringsforslaget: Planforslaget er presisert på noen få punkter. Ansvar for sikkerhet er plassert hos entreprenør. Atkomsten er justert på plankartet slik at den oppfyller vegvesenets krav til avkjørsler. Dette innebærer en endring som må gjøres før det gis videre tillatelser for uttak. Videre tillater ikke vegvesenet at den delen av randsonen som er mot fylkesvegen benyttes til lagring av avdekningsmasser. Dette er presisert i bestemmelsene, videre er dette fulgt opp av entreprenør siden siste tillatelse i For tidligere lagrete masser kan disse bli liggende innenfor byggegrensa slik de ligger nå. Planforslaget er datert , med revisjon Vurdering: Forslaget til reguleringsplan med driftsplan vurderes nå å være tilfredsstillende. Et vedtak av en reguleringsplan vil erstatte de tillatelser som er gitt og i større grad sikre en fremtidig istandsetting. Det vil hjemle krav med hensyn til driftsplan og istandsetting. Det har videre ført til flere avklaringer av spørsmål som er reist. De merknader som er kommet er nå besvart gjennom valg av alternativ B og revisjon av dette forslaget, presisering av bestemmelser, forbedret driftsplan, vurderinger opp i mot grunnvannskilden og de andre vurderingene som er gjort. Massetaket må ses i sammenheng med de samfunnsinteresser som knytter seg til å ha råstoff for betongproduksjon og tilhørende næringsvirksomhet. Det er lagt vekt på at dette vil sikre en forsvarlig avslutning og istandsetting av et eksisterende uttak. Etter de avklaringer som er gått i forhold til sektormyndigheter anbefales det at planen vedtas. 5

6 Rådmannens INNSTILLING I medhold av plan- og bygningslovens 27-2 vedtas reguleringsplan 0409 Kabberud grustak. Plankartet er datert , sist revidert Planbestemmelsene er datert , sist revidert Planutvalget PL-010/09 INNSTILLING: I medhold av plan- og bygningslovens 27-2 vedtas reguleringsplan 0409 Kabberud grustak. Plankartet er datert , sist revidert Planbestemmelsene er datert , sist revidert Innstillingen er enstemmig Kommunestyret KS-022/09 VEDTAK: Saken utsettes og tas opp til behandling i møte

7 KONGSVINGER KOMMUNE 7 SKAL BEHANDLES I Utvalg Møtedato Saksnr Saksbehandler Komité for oppvekst /09 USTR Kommunestyret /09 USTR Kommunestyret /09 USTR Saksansv. Unni Strøm Arkiv: K2-B12 : Arkivsaknr.: 09/143 Fritt Skolevalg Vedlegg: Oppsummering av praksiserfaringer.doc Dokumentliste: KS-075/07 KS- sak: 011/09 Saksopplysninger: Til grunn for ordningen ligger KS-075/07 punkt 8: Søknad om å få gå på en annen skole enn den eleven sogner til, skal innvilges med mindre dette utløser behov for flere lærere. Ekstaordinære utgifter til skyss må som hovedregel dekkes av foreldrene. Ordningen har nå vart så lenge at grunnlaget for å vurdere hvordan dette har fungert er til stede. Ordningen om fritt skolevalg ble vurdert høsten Det var i forkant innspill fra rektorene om at ordningen var vanskelig å praktisere, blant annet ut fra at det ved noen skoler var plassmangel. Oppsummeringen etter vurderingen er lagt ved. Vurdering: I praksis har ordningen vist seg å ha andre begrensninger enn det som vedtaket om fritt skolevalg forutsetter. Plassmangel ved noen skoler er ett forhold som spiller inn. For noen elever kreves spesiell tilrettelegging. Dette kan være særlig vanskelig å ivareta ressursmessig og på andre måter, særlig midt i et skoleår. I følge vedtaket fra 2007, kreves det ingen begrunnelse for skolebytte. Det er heller ikke lagt inn begrensninger for hvor ofte skolebytte kan skje eller hvor mange ganger. Konklusjon etter undersøkelsen høsten 2008 er at mulighet for fritt skolevalg ivaretas ikke likeverdig innenfor de rammer som dagens skolesystem har. Regler for skoleskyss er slik at det bare unntaksvis kan pålegges foreldre å betale skyssen. Dersom kommunen åpner for fritt skolevalg, vil dette ikke være et slik tilfelle. Fritt skolevalg kan således utløse kommunale skyssrettigheter ettersom fylkets skyssansvar er rettet mot nærskolen. Skoleplassering også uten at foreldrene har søkt om at barnet skal gå på en bestemt skole, er enkeltvedtak etter forvaltningsloven. Ved innskriving ved skolestart har foresatte rett til å uttale seg. I Opplæringsloven 8.1 er det hjemlet skolebytte etter søknad eller når særlige forhold tilsier det. Grunnskoleelevane har rett til å gå på den skolen som ligg nærast eller ved den skolen i nærmiljøet som dei soknar til Etter søknad kan eleven takast inn på annan skole enn den eleven soknar til. Det kan derfor etter 8.1 innvilges rett til å gå på annen skole enn den som følger av rettighetene i 8 første ledd første punktum. Søknader skal behandles som enkeltvedtak etter forvaltningsloven 2. Det vil si etter alminnelige forvaltningsrettslige regler som blant annet beskytter mot forskjellsbehandling.

8 8 I så henseende er mulighet for skolebytte med begrunnelse, i prinsippet til stede for alle elever. Det er ulike forhold som kan vektlegges ved vurdering av slike søknader. Foreldrenes og elevens synspunkter kan tillegges stor vekt. Det samme gjelder læringsmessige faglige og sosiale forhold. Som grunnlag for vurderingen bør det inngå uttalelse fra skolene eleven søker seg fra og til. Rådmannens INNSTILLING Skolebytte for elever i Kongsvinger- skolen, følger Opplæringsloven 8.1. Det søkes til mottakene skole der vedtaket fattes Komité for oppvekst KOMO-006/09 INNSTILLING: Skolebytte for elever i Kongsvinger- skolen, følger Opplæringsloven 8.1. Det søkes til mottakene skole der vedtaket fattes. Innstillingen er enstemmig Kommunestyret KS-023/09 VEDTAK: Saken utsettes og tas opp til behandling i møte

9 KONGSVINGER KOMMUNE 9 SKAL BEHANDLES I Utvalg Møtedato Saksnr Saksbehandler Komitè næring, kultur og miljø /09 IBR Kommunestyret /09 IBR Kommunestyret /09 IBR Saksansv. Ivar Brenna Arkiv: K2-Q80 : Arkivsaknr.: 08/3135 Trafikksikkerhetsplan. Revidering av handlingsplan og prioriteringer Sluttbehandling. Vedlegg: Trafikksikkerhetsplan 2009.doc Saksopplysninger: Gjeldende trafikksikkerhetsplan ble vedtatt i kommunestyret i I 2004 vedtok utvalg for teknikk en ny handlingsplan for fysiske tiltak på kommunale veger 2005 og 2006 og prioritering av tiltak på riks- og fylkesveger. Program for revidering av trafikksikkerhetsplanen ble behandlet i komité for næring, kultur og miljø , sak 10/08 hvor det ble vedtatt følgende: Trafikksikkerhetsplanen, vedtatt i 2000, rulleres og oppdateres ved at vedtatt visjon og målsetting legges til grunn. Det foretas en oppdatering av faktagrunnlag som beskrevet og dette skal danne grunnlag for nye handlingsplaner og prioriterte tiltak. Forslag til nye handlingsplaner og prioriterte tiltak for perioden legges ut til offentlig ettersyn i 30 dager. Ferdig oppdatert trafikksikkerhetsplan legges fram for sluttbehandling i komité næring, kultur og miljø og kommunestyret. Komité for næring, kultur og miljø vedtok i møte den , sak 12/08 å legge forslag til nye handlingsplaner og prioriterte tiltak for perioden ut til offentlig ettersyn med frist for å komme med innspill satt til Ved fristens utløp var det kommet inn 4 innspill til planforslaget. Prioriteringer på riks- og fylkesveger er drøftet med Statens vegvesen. Innkomne innspill omfatter følgende forhold: Fra åpent møte på Hokåsen arrangert av Arbeiderlaget og Høyre: 1. Bussholdeplasser i Hokåsen sentrum. 2. Gangveg langs rv. 205 mellom Bedehuset og kryss med fylkesvegen mot Nor 3. Sykkelveg til Roverud. Etablering av enkel sykkelveg langs rv. 205 fra Nybrua til Bergerud. Fra Terje Kisamoen, Austmarka: Påpeker at foreslått tiltak om stenging av Bygningsgutua er et viktig trafikksikkerhetstiltak som bør gjennomføres så raskt som mulig. Fra Vera Wold, Kongsvinger: Påpeker farlig kryssing for fotgjengere i krysset Parkvegen/Eidemsgate hvor det har vært flere nestenulykker. Fra Anne Catrine Nabben, Kongsvinger: Ber om oppsetting av trafikkskille mellom kjørebane og fortau settes opp på forbi Klokkergården ved Vinger kirke (rv. 210).

10 Med bakgrunn i utlagte forslag og innkomne innspill og drøftinger med Statens vegvesen, Glåmdal distrikt er det utarbeidet forslag til ny trafikksikkerhetsplan datert februar Vurdering: Forslag til trafikksikkerhetsplan for perioden , datert februar 2009 bygger stort sett på forutsetninger og målsettinger fra planen som ble vedtatt i Handlingsplanen er oppdatert og tilpasset kommunens organisasjon. Prioriteringer av fysiske tiltak på riks-, fylkes- og kommunale veger bygger på et bredt spekter av muligheter for innspill som: Spørreundersøkelser ved kommunens skoler. Innspill på temadag om trafikksikring. Drøftinger med Statens vegvesen Høringsuttalelser ved offentlig ettersyn Tidligere muntlige og skriftlige innspill til teknisk forvaltning Sykkelplan for Kongsvinger sentrum Forslag til ny trafikksikkerhetsplan er behandlet slik at alle som har interesse av trafikksikkerhetsarbeide i Kongsvinger har hatt gode muligheter til å komme med sine synspunkter og forslag til tiltak. Vi har registret liten interesse fra visse grupper, men vi tolker dette dit hen at de er fornøyde med det arbeidet som er utført i utarbeidelsen av den nye planen. Rådmannen mener at forslag til ny trafikksikkerhetsplan for Kongsvinger med handlingsplaner for perioden og prioritering av fysiske tiltak på offentlige veger er dekkende for kommunens interesser på dette feltet. 10 Rådmannens INNSTILLING Forslag til Trafikksikkerhetsplan for Kongsvinger, datert februar 2009, med handlingsplan for perioden og prioritering av fysiske tiltak på riks-, fylkes- og kommunale veger vedtas Komitè næring, kultur og miljø KOMN-006/09 INNSTILLING: Forslag til Trafikksikkerhetsplan for Kongsvinger, datert februar 2009, med handlingsplan for perioden og prioritering av fysiske tiltak på riks-, fylkes- og kommunale veger vedtas. Innstillingen er enstemmig Kommunestyret KS-024/09 VEDTAK: Saken utsettes og tas opp til behandling i møte

11 KONGSVINGER KOMMUNE 11 SKAL BEHANDLES I Utvalg Møtedato Saksnr Saksbehandler Komitè næring, kultur og miljø /09 OVA Kommunestyret /09 OVA Kommunestyret /09 OVA Saksansv. Oddbjørn Vassli Arkiv: K2-F08 : Arkivsaknr.: 08/957 Frivillighetsmeldingen - sluttbehandling Vedlegg: FRIVILLIGHETSMELDING doc Dokumentliste: Nr Dok.dato Avsender/Mottaker Tittel 16 09/ Lise Wolden Moen Høringsutkast til Frivillighetsmelding 22 09/ Kongsvinger Nærmiljøsenter Frivillighetsmelding for Kongsvinger kommune - Høring 24 09/ Kongsvinger Frivillighetsmelding for Kongsvinger Pensjonistparti 17 09/ Åsne Stolpe Frivillighetsmeldingen 19 09/ Kristelig folkeparti Høringssvar på Frivillighetsmelding v/åse Wisløff Nilssen 18 09/ Kari Isnes Frivillighetsmelding, høringsuttalelse 21 09/ Anniken Fischer Frivillighetsmelding 20 09/ Kongsvinger idrettsråd v/tore Johan Lund Frivillighetsmeldingen Saksopplysninger: Bakgrunn: Komite for næring, kultur og miljø besluttet 16. desember 2008 å legge foreliggeliggende forslag til Frivillighetsmelding ut til offentlig høring fram til 15. februar samtidig som komiteen i hovedsak sa seg enig i valgte mål og tiltak i meldingen. Detter har meldingen vært sendt ut til et 50-talls lag og organisasjoner samtidig som høringen har vært kunngjort i lokalavisa og på kommunene hjemmesider. Hovedpunkter i høringsforslaget: Høringsforslaget var bygget opp rundt visjonen Rikt liv sammen og hadde tre målområder: Opprettholde og styrke den frivillige innsatsen i Kongsvinger Etablere et godt samarbeid mellom frivillige organisasjoner og kommunen Etablere partnerskap mellom frivillige organisasjoner og kommunen Innenfor hvert av målområdene ble aktuelle tiltak foreslått til sammen 14 ulike grep og handlinger. De sentrale tiltakene var: Utpeke kontaktpersoner i kommunen som er kontaktpersoner for de frivillige organisasjonene på ulike nivå og sektorer Omdanne frivillighetssentralen fra å være en kommunal sentral til å bli et nav for de frivillige organisasjonene styrt av organisasjonene Etablere et fast samarbeidsforum mellom kommunen og Frivilligheten

12 Etablere gjensidig forpliktende partnerskapsavtaler på områder der kommunen og organisasjonene løser oppgaver i langsiktige forpliktende samarbeid 12 Høringsuttalelsene Det er mottatt 8 høringsuttalelser: Kongsvinger Storvel v/ Lise Wolden Moen Tas til etterretning Storvellet støtter forslagene og sier seg villige til å delta i gruppa som fortsatt skal jobbe med saken Kongsvinger Nærmiljøsenter v/ Thor Ringsbu og Sverre Wold Etterlyser synliggjøring av det frivillige arbeidet som gjøres av ulike kirkesamfunn. Er usikre på omorganisering av frivillighetssentralen Partnerskap må ikke erstatte lovpålagte kommunale oppgaver, men komme som et tillegg Kommunal støtte vil være en stor inspirasjon for de frivillige organisasjonene Sentrale problemstillingen som bør være med i sluttbehandlingen Kongsvinger Kristelig Folkeparti v/åse Wisløff Nilssen Omfattende uttalelse Stiller spørsmål ved inndeling i 5 ulike grupper av organisasjoner Tar opp nasjonale utfordringer inkludert moms-spørsmålet Mener Frivillighetssentralen fortsatt skal være kommunal, men sentralen bør ha et styre Partnerskapsavtaler må ikke oppleves for forpliktende og byråkratisk Kongsvinger-Vinger historielag v/åsne Stolpe Spørsmålet om frivillighetssentralens organisering er en nøkkelspørsmål som må avklares nå i sluttbehandlingen Tas til etterretning Positivt til at kommunen nå tar et initiativ til samordning av og samarbeid med den frivillige innsatsen

13 13 Kari Isnes Har hovedfokus på idretten Etterlyses egen kommunal stilling med ansvar for idrett og friluftsliv Kommunen må være tydelig i sine prioriteringer av støtte til frivillige organisasjoner Eksisterende samordnings- og samarbeidsutvalg bør benyttes framfor å etablere nye Stiller spørsmålstegn ved hensikten med alle priser som utdeles Utfordrer med egen kommunal idrettsskole på linje med den kommunale kulturskolen Påpeker mangel på kommunal politikk ift hvilke organisasjoner som får støtte og hvilke som i dag får ingenting. Dette er tilfeldig. Tydelige partnerskapsavtaler ønskes velkommen Det må i større grad øremerkes øknomiske midler til frivilligheten Gode samarbeidsstrukturer krever stor innsats og ansvar både fra politikere og medarbeidere i kommunen Anniken Fischer Mener meldingen har en sterk visjon og ambisiøse målsettinger. Partnerskap mellom kommunen og frivillige organisasjoner er særlig spennende Kongsvinger Idrettsråd v/anders Hauger og Tore Johan Lund Understreker at Kongsvinger Idrettsråd er et offentlig oppnevnt organ og ikke omfattes av frivillighetsmeldingen. Idrettslagene er imidlertid en del av frivilligheten. Er kritisk til å opprette ETT samhandlingsorgan mellom kommunen og frivilligheten. I stedet bør etablerte fellesorganer benyttes Frivillighetssentralen bør styrkes for å forsterke samarbeidet med sosiale, humanitære og andre organisasjoner idrett-, kultur- og velforenigene har sine fellesarenaer Mange viktige spørsmål som reises. Idretten er en viktig sektor, men også en sektor som i stor grad mottar indirekte støtte fra kommunen gjennom å stille kommunale anlegg/haller til disposisjon Tas til etterretning Tas med i sluttbehandlingen Kongsvinger Pensjonistparti v/thorbjørn Hæhre Partiet er godt fornøyd med visjon og målsettinger og måten meldingen er bygd opp på. Kommentarer til enkelte punkter tas med i sluttbehandlingen.

14 Vurdering: Med bakgrunn i utkastet til Frivillighetsmelding og høringsuttalelsene, vil rådmannen drøfte bare tre problemestillinger: 14 Frivillighetssentralen Rådmannen støtter forslaget i meldingen om at Frivillighetssentralen i større grad blir et nav og katalysator for frivilligheten enn en kommunal organisasjon som driver sin egen frivillige virksomhet. Dette gjøres første og fremst ved at Frivillighetssentralen får et styre dominert av de frivillige organisasjonene. Dette styret tar også rollen som kontaktorgan mellom frivilligheten og kommunen i stedet for å opprette et parallelt organ slik forslaget var i høringsdokumentet. Gruppering av organisasjonene Rdåmannen tror det er praktisk å opprettholde en gruppering av de frivillige organisasjonene, men at dette avgrenses til 4 hovedkatagorier: Idrettsorganisasjoner (med Idrettsrådet som overbygning) Velforeningene (med Kongsvinger Storvel som overbygning) Kulturorganisasjonene Sosiale og humanitære organisasjoner (inkludert religiøse) En tenker at hver av disse katagoriene skal ha en hovedkontakt i kommunen samt ha en representant i styret for frivillighetssentralen. Styreleder hentes uavhengig av denne strukturen. Ressurser/økonomi Det er gode argrumenter for at kommunen bør bruke mer menneskelig og økonomiske ressurser på frivilligheten. Men dagens situasjon tillater ikke det, foreløpig i alle fall. Det er også mange dilemmaer knyttet til hvordan dagens ressursbruk til organisasjonene direkte eller indirekte - faktisk fordeles melom ulike formål, grupper og organisasjoner. Rådmannen vil bare signalisere at denne ressursproblematikken må det jobbes videre med og at samarbeidsutvalget/styret i Frivillighetssentralen er en naturlig arena for en slik kontinuerlig drøfting. Rådmannens INNSTILLING 1. Forslag til Frivillighetsmelding av med visjon, mål og handlingsprogram godkjennes som Kongsvinger kommunens frivillighetspolitikk for perioden Formannskapet gis fullmakt til å oppnevne kontaktpersoner for frivilligheten på politisk nivå og medlemmer til styret i Frivillighetssentralen Komitè næring, kultur og miljø KOMN-008/09 INNSTILLING: 1. Forslag til Frivillighetsmelding av med visjon, mål og handlingsprogram godkjennes som Kongsvinger kommunens frivillighetspolitikk for perioden Formannskapet gis fullmakt til å oppnevne kontaktpersoner for frivilligheten på politisk nivå og medlemmer til styret i Frivillighetssentralen Innstillingen er enstemmig.

15 Kommunestyret KS-025/09 VEDTAK: Saken utsettes og tas opp til behandling i møte

16 KONGSVINGER KOMMUNE 16 SKAL BEHANDLES I Utvalg Møtedato Saksnr Saksbehandler Komité for oppvekst /09 PRA Kommunestyret /09 PRA Kommunestyret /09 PRA Saksansv. Unni Strøm Arkiv: K2-J77 : Arkivsaknr.: 09/646 Radonmåling ved barnehager og skoler i Kongsvinger Vedlegg: Radon i Marikollen barnehage og Marikollen skole.doc Saksopplysninger: I februar 2008 ble det kjent at det var målt radonverdier 10 ganger høyere enn anbefalt grense på 200 Bq/m3 i en av paviljongene på Marikollen skole. I påvente av nye målinger og tiltak ble ventilasjonsanlegget satt i drift døgnet rundt for å hindre oppsamling av radongass. Etter et foreldremøte ved skolen 24.april sendte FAU et brev til kommunen i begynnelsen av mai der man stilte seg skeptisk til de målinger som var foretatt kommunalt og listet opp ni punkter som krevdes gjennomført. I sitt tilsvar viste rådmannen til at eksperthjelp allerede var hentet inn, eksperter utenfra skulle komme med tiltak, eventuelle kostnader skulle bakes inn i budsjettet og radonmålingene skulle være på et akseptabelt nivå ved skolestart. Samtidig ble det bestemt at det skulle gjennomføres radonmålinger i alle skoler og barnehager i kommunen. Firma Radonor, Brandbu, som allerede var kontaktet av Kongsvinger kommune i april 2008, ble engasjert til å utføre disse oppgavene i Marikollen skole og barnehage. Til målinger i de øvrige skoler og barnehager ble Terra controll as, Tønsberg, engasjert. Firmaenes oppdrag var å vurdere tidligere målinger av radon, foreta befaring, utføre supplerende målinger, vurdere behov for utbedringstiltak og foreta oppfølgende målinger både ved barnehagen og skolen. Måleresultatene for Marikollen skole og Marikollen barnehage er særlig dokumentert i vedleggene. For kommunens øvrige skoler og barnehager ga målingene følgende resultater: Skoler: Skole Målte rom Resultat Austmarka Kunst & Håndverk Klasserom Lave verdier. Tiltak ikke påkrevet For høye verdier. Tiltak bør iverksettes Brandval E-blokka 2.klasse Holt Naturfagrom Sløydrom Noe høye verdier. Enkle mottiltak vurderes. Langeland Heimkunnskap SFO Marikollen Se eget vedlegg Tiltak gjennomført. Ytterligere tiltak ikke påkrevet.

17 17 Roverud Klasserom 8 Klasserom 10 Tråstad Kursrom Skolekjøkken Vennersberg SFO 7.klasse Montessori Gruppe 1 Gruppe 3 Barnehager: Barnehage Målte rom Resultat Amundheimen Lerka opph.rom Meisene Austmarka Rådyrstua opph.rom Elgstua Brandval Lekerom Havre Eskoleia Fellesrom Rød opph.rom Marikollen Se eget vedlegg Tiltak gjennomført. Ikke behov for ytterligere tiltak. Myrulla Småbarnsavd. Stor avdeling Noe høye verdier. Enkle tiltak bør vurderes. Langeland Vepsebolet lekerom Bikuben opph.rom Revehiet Lia Målt av Nordbohus Ingen høye verdier målt Lunden Krabbene Knottene Vangen Orange avd. Rød avd. soverom Noe høye verdier. Enkle tiltak bør vurderes. Vennersberg Trollstua opph.rom Loppekassa opph.rom Vurdering: Målinger er nå utført ved alle barnehager og skoler i kommunen. Tiltak er gjennomført ved Marikollen skole og Marikollen barnehage og ytterligere tiltak er ikke nødvendig. For de øvrige barnehagene i kommunen er det registrert noe høye verdier ved Myrulla og Vangen barnehager, og dette anbefales avhjulpet gjennom bedre ventilasjon. Ved Austmarka og Holt skoler er det likeledes registrert for høye verdier, og dette anbefales avhjulpet med bedre ventilasjon på Holt. For Austmarkas del kan det synes som om andre tiltak bør komme i tillegg. Rådmannens INNSTILLING 1. Rapportene fra firmaene Radonor og Terra controll tas til orientering. 2. Sporfilmmålinger gjennomføres årlig ved de enheter som har registrert for høye verdier. Nøvendige tiltak vil bli tatt opp med KKE.

18 Komité for oppvekst KOMO-007/09 INNSTILLING: 1. Rapportene fra firmaene Radonor og Terra controll tas til orientering. 2. Sporfilmmålinger gjennomføres årlig ved de enheter som har registrert for høye verdier. Nøvendige tiltak vil bli tatt opp med KKE for å komme ned til akseptabelt nivå snarest mulig og senest innen utgangen av mai. Innstillingen er enstemmig Kommunestyret KS-028/09 VEDTAK: Saken utsettes og tas opp til behandling i møte

19 KONGSVINGER KOMMUNE 19 SKAL BEHANDLES I Utvalg Møtedato Saksnr Saksbehandler Formannskap /09 JST Kommunestyret /09 JST Kommunestyret /09 JST Saksansv. Strand Jon Egil Arkiv: K1-200 : Arkivsaknr.: 09/690 Kontrollrapport 2008 fra Skatt Øst vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Kongsvinger kommune Vedlegg: Kontrollrapport 2008 fra Skatt Øst vedr. skatteoppkreverfunksjonen i Kongsvinger kommune. Dokumntliste: Årsrapport 2008 Årsregnskapet 2008 Saksopplysninger: Fremlegger til behandling/informasjon kontrollrapport 2008, vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Kongsvinger kommune. I tillegg vedlegges skatteregnskapet avlagt av kommunens skatteoppkrever ( undertegnede) , samt kemners årsredegjørelse, som for øvrig er behandlet i kontrollutvalget Det fremgår av kontrollrapporten 2008, at regnskapet pr viser en skatte- og avgiftsinngang til fordeling mellom skattekreditorene etter fradrag for avsetning til margin, på kr Rådmannens INNSTILLING Kontrollrapport 2008 fra Skatt Øst tas til etterretning Formannskap Arve Bones, Ap foreslo: Kontrollrapport 2008 fra Skatt Øst tas til orientering. FS-030/09 INNSTILLING: Kontrollrapport 2008 fra Skatt Øst tas til orientering. Innstillingen er gjort med 8 (Ap 2, H 2, Sp 1, Frp 3) mot 1 (SV) stemmer. Mindretallet stemte for rådmannens forslag.

20 Kommunestyret KS-029/09 VEDTAK: Saken utsettes og tas opp til behandling i møte

21 KONGSVINGER KOMMUNE 21 SKAL BEHANDLES I Utvalg Møtedato Saksnr Saksbehandler Kommunestyret /09 Kommunestyret /09 Saksansv.: Arkiv: K1-601, K3-&11 : Arkivsaknr.: 09/828 Rapport forvaltningsrevisjon - gjennomgang av kommunens retningslinjer og rutiner for innkjøp Vedlegg: Rapport fra Glåmdal revisjon IKS, rapport forvaltningsrevisjon, Gjennomgang av kommunens retningslinjer og rutiner for innkjøp, med bl.a. fokus på lov om offentlige anskaffelser, datert Saksopplysninger: I henhold til plan for forvaltningsrevisjon for , ble det bestilt forvaltningsrevisjon fra Glåmdal revisjon IKS i kontrollutvalgets møte den , sak 57/07. Følgende ble vedtatt: 1. Kontrollutvalget viser til plan for forvaltningsrevisjon for Kongsvinger kommune for og vedtar oppstart av et forvaltningsrevisjonsprosjektet Gjennomgang av kommunens retningslinjer og rutiner for innkjøp av varer og tjenester, med bl.a. fokus på lov om offentlige anskaffelser. 2. Prosjektet har følgende hovedproblemstilling: Overholder Kongsvinger kommune lov og forskrifter for offentlige anskaffelser? 3. Glåmdal sekretæren IKS lager bestillingsdokumentet. Glåmdal revisjon IKS legger fram prosjektplan for sekretariatsleder. 4. Kontrollutvalget gir sekretariatet fullmakt til å følge opp prosjektet på vegne av utvalget. Hvis det er vesentlige endringer i forhold til tidsplanen eller andre forhold, legger sekretariatsleder saken fram for kontrollutvalget. 5. Prosjektet gjennomføres innenfor en ressursramme på 300 timer og kontrollutvalget ber om at endelig prosjektrapport ferdigstilles med oversendelse til kontrollutvalgets sekretariat innen 1. april Det var ikke mulig å få ferdigstilt prosjektet innen 1. april 2008, så rapporten legges fram for kontrollutvalget nå. Kontrollutvalget har blitt orientert om dette tidligere. For å belyse hovedproblemstillingen ble følgende underproblemstillinger vurdert: 1. Interne hjelpemidler som regler, rutiner, retningslinjer, herunder rutiner for bestilling, attestasjon og anvisning. 2. Inngåtte avtaler om anskaffelser, uavhengig av terskelverdier. 3. Lojalitet mot inngåtte avtaler. 4. Oppfølging av avtaler. 5. Opplæring og oppfølging av person med innkjøpsansvar. Hovedkonklusjonen går fram av rapporten pkt. 3.1 og anbefalingene går fram av pkt Hovedkonklusjon: Det er ikke enkelt, ut fra de forhold vi har vurdert, å gi en entydig og klar konklusjon på om Kongsvinger kommune overholder lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Vår hovedkonklusjon må derfor bli at selv om Kongsvinger kommune langt på vei har lagt til rette for å kunne overholde lov og forskrifter for offentlige anskaffelser, har ikke kommunen overholdt regelverket fullt ut for de områdene vi har vurdert. Revisjonen av problemstilling 2 og 3 viser i hvor stor grad kommunen lykkes i det å gjøre offentlige anskaffelser i henhold til gjeldende regelverk. Problemstilling 1,

22 22 4 og 5 vurderer kommunens verktøy for å oppnå dette. Som gjennomgangen av problemstilling 2 og 3 viser er det klare forbedringspotensialer. Kommunen må bli flinkere til å dokumentere prosessen rundt kjøp over kr ,-. Samtidig oppfattes det som for lavt at kun 16 % av kommunens totale innkjøp til driftsformål er fra rammeavtaleleverandører. Dette sett i forhold til at kommunen har inngått rammeavtaler med 56 forskjellige leverandører, for 85 forskjellige varegrupper til driftsformål. I hvor stor grad kommunens innkjøp er i henhold til regelverket gjenspeiles av den enkelte innkjøpers handlinger. Denne innkjøpsadferd påvirkes av den opplæring som er gitt, informasjonen som er tilgjengelig og tilpassningen av de avtaler denne skal forholde seg til. Revisjonen mener innkjøpsreglementet kan optimaliseres. I tillegg mener vi at kommunen skal imøtekomme RIIGs struktur med oppnevnte produktansvarlige og systematiserer evalueringen av rammeavtalene slik at kommunen får rammeavtaler som er bedre tilpasset. Som nevnt er det den enkelte innkjøper som synliggjør kommunens fokus og holdninger til regelverket, og vår oppfatning er at det fortsatt er behov for opplæring og oppfølging av den enkelte innkjøper slik at kommunen i større grad etterlever regelverket om offentlige anskaffelser. Rapportens anbefalinger i uprioritert rekkefølge: Det bør gjøres noen justeringer i innkjøpsreglementet for at det skal være helt oppdatert i forhold til regelverket om offentlige anskaffelser og således i enda større grad sikre riktig etterlevelse av lov og forskrift om offentlige anskaffelser Rutinen for behandling av fullmaktsskjema og oppbevaringen av disse, bør endres fra et krav om at kopi sendes rådmannens kontor til et krav om at enheten selv beholder en kopi Kongsvinger kommune bør innlemme RIIG sitt regelverk i kommunens interne innkjøpsreglement Det bør oppnevnes produktansvarlige innenfor de største innkjøpsområdene hvor det foreligger rammeavtaler Hvor ofte de produktansvarlige skal rapportere til innkjøpsansvarlig bør formaliseres, spesielt i forhold til utløpsdatoer for inngåtte rammeavtaler, både ved endelig utløpsdato og når benyttelse av opsjon skal vurderes Kommunen bør utarbeide egne skriftlige rutiner for opplæring og oppfølging av personer med innkjøpsansvar Det skal føres protokoll for alle anskaffelser over kr ,- eksl. mva, på eget angitt skjema, og skatteattest og HMS egenerklæring skal foreligge fra de som får være med i konkurransen For noen varegrupper bør innkjøpsrutiner gjennomgås slik at større andel av anskaffelsene gjøres hos rammeavtaleleverandør Kommunen bør utarbeide egne skriftlige rutiner for opplæring og oppfølging av personer med innkjøpsansvar Det skal føres protokoll for alle anskaffelser over kr ,- eksl. mva, på eget angitt skjema, og skatteattest og HMS egenerklæring skal foreligge fra de som får være med i konkurransen For noen varegrupper bør innkjøpsrutiner gjennomgås slik at større andel av anskaffelsene gjøres hos rammeavtaleleverandør Innenfor områder og varegrupper hvor det handles for relativt store summer, og som det per i dag ikke er inngått rammeavtaler, bør opprettelse av nye rammeavtaler vurderes. Administrasjonens tilbakemelding på rapporten, datert , følger som vedlegg 8 i rapporten.

23 23 Kontrollutvalgets INNSTILLING 1. Kommunestyret tar rapporten til etterretning og ber administrasjonen følge opp de anbefalingene som går fram av rapportens pkt I tillegg bør kontroll av rutinen for bestilling og mottak av varer dokumenteres bedre. 3. Administrasjonen gir tilbakemelding til kontrollutvalget innen 15. august 2009, om hvordan anbefalingene er fulgt opp Kommunestyret KS-030/09 VEDTAK: Saken utsettes og tas opp til behandling i møte

24 KONGSVINGER KOMMUNE 24 SKAL BEHANDLES I Utvalg Møtedato Saksnr Saksbehandler Kommunestyret /09 Kommunestyret /09 Saksansv.: Arkiv: K1-145 : Arkivsaknr.: 08/3827 Budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet - oppfølging. Vedlegg: 1. Brev til kommunen, datert vedrørende budsjettet for Svar fra Karin Nagell Moen, datert Kopi av brev fra Glåmdal revisjon IKS til Kongsvinger kommune, datert , vedrørende momskompensasjon. 4. Kopi av brev fra styret i Glåmdal revisjon IKS, til representantskapet i Glåmdal revisjon IKS og kommunestyrene, datert Saksopplysninger: Budsjettet for kontroll- og tilsynsarbeidet for 2009 er nå vedtatt i alle kommunene. Imidlertid har ikke kontrollutvalgets forslag til budsjett blitt godkjent i alle kommunestyrene, og dette gjelder da spesielt budsjettet for Glåmdal revisjon IKS og Glåmdal sekretariat IKS. Dette skaper store problemer både i forhold til de selskapsavtalene som er inngått og i forhold til styrets arbeid i selskapene. Det skaper også stor usikkerhet for de som arbeider i disse selskapene. Glåmdal sekretariat IKS sendte brev til alle kommunene for å få en oversikt over situasjonen, jf. vedlegg 1. Sekretariatsleder vil orientere om svarene fra de øvrige kommunene i møtet, men svaret fra Kongsvinger ligger som vedlegg 2. Alle kommunene i distriktet, unntatt Våler kommune, har gått inn for kontrollutvalgenes budsjett for sekretariatsfunksjonen. Men ettersom det er sagt at Våler kommune skal tilleggsbudsjettere, går vi da ut fra at alle kommunestyrene har gitt sin tilslutning. Når deg gjelder budsjettet for Glåmdal revisjon IKS, så er situasjonen den at 2 av kommunestyrene har foretatt reduksjoner i forhold til kontrollutvalgets forslag. Dette går fram av vedlegg 3. Det er sendt anmodning til vedkommende kommunestyrer om å revurdere bevilgningen. Kontrollutvalgets INNSTILLING 1. Dersom det blir gjort endringer i kontrollutvalgets forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet, skal dette spesifiseres i budsjettkommentarene som legges fram for kommunestyret. 2. Det legges opp til et bedre samarbeid mellom eierkommunene i forkant av budsjettbehandlingen for framtiden, slik at man unngår den situasjonen som oppsto ved budsjettbehandlingen for 2009.

25 Kommunestyret KS-031/09 VEDTAK: Saken utsettes og tas opp til behandling i møte

26 KONGSVINGER KOMMUNE 26 SKAL BEHANDLES I Utvalg Møtedato Saksnr Saksbehandler Kommunestyret /09 Kommunestyret /09 Saksansv.: Arkiv: K1-216, K3-&14 : Arkivsaknr.: 07/1145 Kontrollutvalgets årsrapport for 2008 Vedlegg: Kontrollutvalgets årsrapport for 2008 Saksopplysninger: Sekretariatsleder har utarbeidet forslag til kontrollutvalgets årsrapport for I kontrollutvalgets årsplan for 2009, under pkt. 4.7, er det sagt følgende om kontrollutvalgets rapportering: Kontrollutvalgets årsrapport for 2008 behandles og oversendes deretter kommunestyret til orientering. Kontrollutvalgets rapportering til kommunestyret av resultatet av gjennomført forvaltningsrevisjon og selskapskontroll (rådmannens oppfølging av eventuelle anbefalinger), skal gå fram av kontrollutvalgets årsrapport. Eventuelle omprioriteringer av prosjekter skal også framgå av årsrapporten. I vedlegg 1 følger et forslag til kontrollutvalgets årsrapport for Kontrollutvalgets INNSTILLING Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsrapport for 2008 til etterretning Kommunestyret KS-032/09 VEDTAK: Saken utsettes og tas opp til behandling i møte

27 KONGSVINGER KOMMUNE 27 SKAL BEHANDLES I Utvalg Møtedato Saksnr Saksbehandler Kommunestyret /09 Kommunestyret /09 Saksansv.: Arkiv: K1-210 : Arkivsaknr.: 09/282 Plan for forvaltningsrevisjon - rapportering Vedlegg: Kommentarer til kommunestyrets vedtak nr. KS-008/09. Saksopplysninger: Kontrollutvalget tok opp en sak under eventuelt, som en reaksjon på kommunestyrets vedtak i sak KS-008/09. Kommentarer til vedtaket ligger i eget skriv til saken. Kontrollutvalget mener at det er uheldig at kommunestyret fatter vedtak som kan tolkes som manglende tillitt til utvalget, hvis fremste oppgave er å skape tillitt til kommunen. De uvanlige begrensningene og nye uspesifiserte oppgaver som kommunestyret pålegger kontrollutvalget, krever ekstra ressurser, og siden dette ikke gis, vil høyst sannsynlig dagens kontrollarbeid svekkes. Kontrollutvalget har full forståelse for at kommunestyrerepresentantene kan stemme for et benkeforslag en sen kveld uten fullt ut å kjenne til lover, forskrifter og praksis. Kontrollutvalget har derfor lagt ved et informasjonsskriv med bl.a. en konsekvensvurdering av manglende delegasjon og informasjon om kontrollutvalgets rapportering. Slik det er i dag, rapporterer kontrollutvalget til kommunestyret gjennom: Fortløpende rapporter til kommunestyret etter gjennomført forvaltningsrevisjon, selskapskontroll og eventuelle andre gjennomførte prosjekter/undersøkelser. Fortløpende oversendelse av kontrollutvalgets protokoller. Kontrollutvalgets årsplan. Kontrollutvalgets årsrapport på bakgrunn av årsplanen. Oversikt over kontrollutvalgets oppfølging av egne vedtak ligger tilgjengelig på Denne oversikten oppdateres kontinuerlig og kan selvfølgelig oversendes kommunestyret hvis det er ønskelig. Kontrollutvalget er derfor usikker på hva kommunestyret ønsker av ytterligere rapportering. Kontrollutvalget ber om at KS sak 008/09, pkt. 2 og 3, tas opp til ny vurdering. Kontrollutvalgets INNSTILLING: 1. Kontrollutvalget delegeres myndighet til å gjøre endringer i prioriteringen iht. til forskrift om kontrollutvalg 10, jf. plan for forvaltningsrevisjon pkt Kommunestyret sier seg fornøyd med nåværende rapportering og pålegger ikke kontrollutvalget ytterligere rapportering.

28 Kommunestyret KS-033/09 VEDTAK: Saken utsettes og tas opp til behandling i møte

29 KONGSVINGER KOMMUNE 29 SKAL BEHANDLES I Utvalg Møtedato Saksnr Saksbehandler Formannskap /09 HENO Kommunestyret /09 HENO Kommunestyret /09 HENO Saksansv. Oddbjørn Vassli Arkiv: K1-141 : Arkivsaknr.: 07/3775 Justering overordnet plan- og styringssystem Saksopplysninger: Bakgrunn Kongsvinger har de to siste årene hatt et plan- og styringssystem hvor de sentrale dokumentene har vært vårens årsmelding, forsommerens strategiplan og høsten integrerte økonomiplan/budsjett. I forbindelse med at vi i løpet av året får opp en tydelig og godt forankret kommuneplan samtidig som vi får ny plandel til plan- og bygningsloven er det behov for å se på vårt totale plan- og styringssystem på nytt. Saksinformasjon Kommunelovens krav til plan- og styringssystemet er: Kommuneplan ( 5) Årlig økonomiplan for de fire neste budsjettårene ( 44) Årsbudsjett ( 45) Årsregnskap og årsberetning ( 48) Plan- og bygningsloven krever: Rullering av kommuneplanen minst hver valgperiode Den nye plandelen til pbl er endelig vedtatt og det legges opp til at den skal tre i kraft 1. juli De viktigste nye elementer i loven på oversiktsnivå er: Planstrategier noe kommunen allerede har innført Planprogram noe kommunen allerede har innført Handlingsplaner nytt Planbeskrivelse og konsekvensutredninger noe kommunen allerede har innført Samfunnssikkerhet, risiko og sårbarhetsanalyser noe kommunen allerede har innført Planregister nytt Felles planleggingsoppgaver nytt men omtales ikke i dette saksframlegget Regionalt planforum noe Hedmark allerede har innført (planforum) Denne saken tar kun opp i seg de justeringer som er knyttet til det strategiske plansystemet. Rådmannen vil komme tilbake til en egen sak om de endringer som ligger i plan og bygningsloven i forhold til arealdelen. Kommunal planlegging knyttet til plan- og bygningsloven med hovedvekt på total samfunnsutvikling vil etter dette omfatte: kommunal planstrategi ved starten av hver valgperiode kommuneplan i løpet av valgperioden o samfunnsdel, herunder langsiktig arealstrategi og en handlingsdel kommunemeldinger kommunedelplaner

30 Kommunal planlegging og styring etter kommuneloven med hovedvekt på kommunens egen aktivitet og bruk av de kommunale ressursene, vil omfatte: Årlig årsmelding med perspektiver for neste 4-årsperiode Årlig økonomiplan som også inneholder kommuneplanens handlingsprogram (4 års perspektiv) og årsbudsjettet for første år i perioden 30 De nye elementene i dette er: Kommuneplanens handlingsprogram integreres med økonomiplanen Kommuneplanmeldinger innføres som alternativ til kommunedelplaner for å utrede eller utvikle politikk for enkeltområder/temaer. Meldinger brukes primært til temaer/prosesser som krever mindre formell ramme enn kommunedelplaner Årlig årsmelding m/perspektiver tar opp i seg den funksjon som dagens strategiplan innehar med å gi rammer for arbeidet med neste års økonomiplan/ handlingsprogram Figuren under forsøker å illustrere den nye plan- og styringssystemet. Samfunns- og virksomhetsstyring 4 år (+8) Kommuneplan 1 år 2 år 3 år 4 år Meldinger 1 år (+3) Handlingsprogram/økonomiplan m/årsbudsjett 2012) 2013) 2014) B (2009- B (2010- B (2011- B ( ) Rapportering T T Å B= Budsjett, T= tertialrapport, Å= årsmelding Vurdering: Det er mange aspekter og hensyn ved en kommunes totale plan- og styringssystem. Rådmannen har til gode å se en framstilling av dette som både er helhetlig og utfyllende. I denne saken har vi valgt en pragmatisk innfallvinkel ved å si noe om hva som er kommunens viktigste styringsdokumenter (og prosesser knyttet til det).

31 31 Rådmannens INNSTILLING 1. Prioritering av kommunens planoppgaver gjøres gjennom utarbeidelse av egen planstrategi det første året i hver valgperiode 2. Kommuneplanen er kommunens viktigste strategiske styringsdokument for utvikling av Kongsvinger som samfunn. Kommuneplanen har et 12-årsperspektiv og rulleres i hver kommunestyreperiode 3. Økonomiplanen er kommunens viktigste styringsverktøy for den operative gjennomføringen av kommuneplanen (handlingsprogrammet) og for utvikling av kommunens tjenesteproduksjon og prioritering/bruk av kommunens ressurser. Økonomiplanen har et 4 års perspektiv 4. For avgrensede temaer kan kommunen bruke kommunedelplaner eller kommunemeldinger for å utrede og fastsette politikk for disse 5. Årsmeldingen er kommunens viktigste verktøy for å evaluere egen virksomhet og trekke opp mindre endringer i mål, rammer og prioriteringer for etterfølgende 4-års periode Formannskap Odd Henning Dypvik, H foreslo: Punkt 3 Tillegg siste setning:.4 års perspektiv, og er bindende for 1. år i perioden. Punkt 5 Tillegg: Årsmelding skal ta opp i seg den funksjonen dagens strategiplan har. Nytt punkt 6: Tertialrapportering videreføres som i dag. FS-016/09 INNSTILLING: 1. Prioritering av kommunens planoppgaver gjøres gjennom utarbeidelse av egen planstrategi det første året i hver valgperiode 2. Kommuneplanen er kommunens viktigste strategiske styringsdokument for utvikling av Kongsvinger som samfunn. Kommuneplanen har et 12-årsperspektiv og rulleres i hver kommunestyreperiode 3. Økonomiplanen er kommunens viktigste styringsverktøy for den operative gjennomføringen av kommuneplanen (handlingsprogrammet) og for utvikling av kommunens tjenesteproduksjon og prioritering/bruk av kommunens ressurser. Økonomiplanen har et 4 års perspektiv, og er bindende for 1. år i perioden. 4. For avgrensede temaer kan kommunen bruke kommunedelplaner eller kommunemeldinger for å utrede og fastsette politikk for disse 5. Årsmeldingen er kommunens viktigste verktøy for å evaluere egen virksomhet og trekke opp mindre endringer i mål, rammer og prioriteringer for etterfølgende 4-års periode. Årsmelding skal ta opp i seg den funksjonen dagens strategiplan har. 6. Tertialrapportering videreføres som i dag. Innstillingen er enstemmig Kommunestyret KS-034/09 VEDTAK: Saken utsettes og tas opp til behandling i møte