kommunikasjonen og samordningen med statlig tilsyn.

Transkript

1 Møte Saknr. Sak Vedtak Sendes/ Behandlet Oppfølging Ferdig /15 Referater, orienteringer og diskusjoner. Kontrollutvalget tar referatene og inmasjonen til 2/15 Samtale med ordføreren. Samtalen med ordføreren utsettes til neste møte. 3/15 Samtale med rådmannen. Kontrollutvalget tar samtalen med rådmannen til 4/15 Inmasjon om selvkost. Kontrollutvalget takker inmasjonen og tar saken til 5/15 Ungdom og psykiske Kontrollutvalget takker inmasjonen og tar saken til problemer/kulturtilbud ungdom. 6/15 Habilitetserklæringer de oppdragsansvarlige revisorene. Kontrollutvalget tar de oppdragsansvarlige valtningsrevisorenes egenvurdering Grue kommune 2015 til 7/15 Revidert plan valtningsrevisjon. 1. Kontrollutvalget vedtar plan valtningsrevisjon og slutter seg til de prioriteringer som går fram av plan valtningsrevisjon, pkt KS KS sak 011/15 2. Planen sendes kommunestyret med følgende slag til vedtak: Kommunestyret tar den reviderte planen valtningsrevisjon til 8/15 Kontrollutvalgets årsrapport Kontrollutvalget årsrapport 2014 vedtas. 2. Saken sendes kommunestyret med følgende slag til vedtak: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsrapport 2014 til 9/15 Samordning av statlig og kommunalt Kontrollutvalget slutter seg til det som er sagt i vedtakene til tilsyn. kontrollutvalgene i Os, Tolga, Alvdal og Folldal, om tiltak å bedre KS KS sak 012/ Kontrollutvalg kommunikasjonen og samordningen med statlig tilsyn. Fjell 10/15 Eventuelt. Det ble ikke tatt opp noen saker under eventuelt /15 Referater, orienteringer og diskusjoner. Kontrollutvalget tar referatene og inmasjonen til 12/15 Samtale med ordføreren. Samtalen med ordføreren utsettes til neste. 13/15 Inmasjon om universell utming. Kontrollutvalget takker inmasjonen og tar saken til 14/15 Skatteoppkrevers årsrapport Kontrollutvalget tar saken til orientering og eslår Grue kommunestyre å fatte slikt vedtak: KS KS sak 025/15 Skatteoppkrevers årsrapport/årsregnskap 2014 og Skatteetatens kontrollrapport, datert , tas til /15 Inmasjon om mobbing i skolen. Kontrollutvalget takker inmasjonen og tar saken til 16/15 Bestilling av valtningsrevisjon. 1. Kontrollutvalget viser til revidert plan valtningsrevisjon Grue kommune og vedtar oppstart av et valtningsrevisjonsprosjekt knyttet til Intern kontroll rettet mot kjøkkendriften på sykehjemmet. Hedmark Revisjon 2. Prosjektet har følgende problemstillinger: 1. Hvilke rutiner er etablert å sikre en god intern kontroll og effektiv drift ved kjøkkendriften på sykehjemmet? 2. Hvordan beregnes grunnlaget betaling av tjenestene? Sist redigert

2 Møte Saknr. Sak Vedtak Sendes/ 3. Hedmark Revisjon legger fram en prosjektplan i neste møte. 4. Hvis det i løpet av gjennomgangen avdekkes andre problemstillinger som bør undersøkes nærmere, tas dette opp med 5. Prosjektet gjennomføres innen en ressursramme på ca. 100 timer. 6. Kontrollutvalget gir sekretariatet fullmakt til å følge opp prosjektet på vegne av utvalget. Hvis det er vesentlige endringer i hold til tidsplanen eller andre hold, legger sekretariatsleder saken fram 17/15 Bestilling av selskapskontroll/ 1. Kontrollutvalget viser til revidert plan selskapskontroll og vedtar Hedmark valtningsrevisjon. oppstart av selskapskontroll/valtningsrevisjon i GIVAS, Revisjon knyttet intern kontroll med følgende problemstilling: Hvilke rutiner er etablert å sikre en god intern kontroll i selskapet og hvordan fungerer de i praksis? Det fokuseres spesielt på områdene innkjøp (bestilling, mottak, attestasjoner) og reiseregninger (dokumentasjon, satser, attestasjoner) 2. Det tas behold om at det bestilles en tilsvarende kontroll fra de øvrige eierkommunene. 3. Hedmark Revisjon legger fram prosjektplan i neste møte. 4. Prosjektet gjennomføres innen en ressursramme på 300 timer. 5. Tidsfrist fastsettes sammen med prosjektplanen. 6. Kontrollutvalget gir sekretariatet fullmakt til å følge opp prosjektene på vegne av utvalget. Hvis det er vesentlige endringer i hold til tidsplanen eller andre hold, legger sekretariatsleder saken fram Behandlet Oppfølging Ferdig 18/15 Inmasjon om inneklima i skolen. Kontrollutvalget takker inmasjonen og tar saken til 19/15 Rapportering iht. oppdragsavtalen pr. Kontrollutvalget tar statusrapport pr til /15 Inmasjon om hverdagsmestring/ Kontrollutvalget takker inmasjonen og tar saken til rehabilitering 21/15 Eventuelt. Det ble ikke tatt opp noen saker under eventuelt /15 Referater, orienteringer og diskusjoner. Kontrollutvalget tar referatene og inmasjonen til 23/15 Samtale med ordføreren Kontrollutvalget tar samtalen med ordføreren til 24/15 Mobbing i skolen ytterligere Kontrollutvalget takker inmasjonen og tar saken til inmasjon. 25/15 Statusrapport oppdragsavtale 1.tertial, Kontrollutvalget tar statusrapport pr. 1. tertial 2015 til orientering Hedmark Revisjon 26/15 Inmasjon fra personalsjefen. Kontrollutvalget takker inmasjonen og tar saken til 27/15 Årsregnskap og årsberetning Grue Kontrollutvalgets uttalelse til Grue kommunes årsregnskap og KS med KS () Sist redigert

3 Møte Saknr. Sak Vedtak Sendes/ kommune årsberetning 2014, oversendes kommunestyret, med kopi til mannskapet. 28/15 Nummerert brev nr. 3, regnskapsår 2014/01. Kontrollutvalget følger opp saken igjen gjennom interimsrapporteringen fra revisor. kopi FSK sak 028/15 Tatt ut saken selv fra protokollen Behandlet Oppfølging Ferdig 29/15 Årsavslutningsbrev 2014 Grue Kontrollutvalget tar saken årsavslutningsbrev fra Hedmark Revisjon kommune. til orientering og følger opp saken igjen i løpet av høsten /15 Samtale med rådmannen. Kontrollutvalget tar samtalen med rådmannen til 31/15 Oppfølging av valtningsrevisjon Brukerperspektiv/tillitsskapende 1. Kontrollutvalget tar rådmannens tilbakemelding til orientering og anser en av anbefalingene som tilfredsstillende. valtning. 2. Det kan likevel være aktuelt å følge opp saken igjen i et senere møte. 32/15 Behandle valtningsrevisjonsrapportbarnevern. 32/15 Behandle rapport, «Overordnet selskapskontroll-kommunens av deleide selskaper.» 34/15 Prosjektplan valtningsrevisjon intern kontroll, kjøkken 1. Kontrollutvalget tar rapport om Solør barneverntjeneste til 2. Saken oversendes kommunestyret med følgende slag til vedtak: Kommunestyret tar rapport om Solør barneverntjeneste til 1. Kontrollutvalget tar rapport om overordnet selskapskontroll kommunens av deleide selskaper til 2. Saken oversendes kommunestyret med følgende slag til vedtak: 1. Kommunestyret tar rapport om overordnet selskapskontroll kommunens av deleide selskaper til 2. Kommunestyret ber administrasjonen sørge å etablere rutiner, slik at alle selskapene sender innkallinger og årsrapporter til kommunen. 1. Kontrollutvalget bestiller i første omgang en undersøkelse knyttet til Internkontroll, kjøkken. 2. Undersøkelsen tar utgangspunkt i følgende problemstillinger: a) Hvilke rutiner er etablert å sikre en god intern kontroll og effektiv drift ved kjøkkendriften på sykehjemmet? b) Hvordan beregnes grunnlaget betaling av tjenestene? 3. I hold til prosjektplanens oversikt over problemstillinger mot prosjekttematikk, så velges tematikk nr. 1 (Matsvinn og innkjøpsrutiner) og nr. 4 (Prissetting av kjøkkenets ytelser og produkter). 4. Hvis det i løpet av gjennomgangen avdekkes andre problemstillinger KS KS sak 035/ KS KS sak 036/ Hedmark Revisjon Sist redigert

4 Møte Saknr. Sak Vedtak Sendes/ eller områder som bør undersøkes nærmere, tas dette opp med 5. Prosjektet gjennomføres innen en ressursramme på 100 timer og kontrollutvalget ber om at endelig prosjektrapport ferdigstilles og legges fram kontrollutvalget senest i møtet Kontrollutvalget gir sekretariatet fullmakt til å følge opp prosjektet på vegne av utvalget. Hvis det er vesentlige endringer i hold til tidsplanen eller andre hold, legger sekretariatsleder saken fram 35/15 Prosjektplan valtningsrevisjon - intern kontroll GIVAS. 1. Kontrollutvalget viser til revidert plan selskapskontroll og vedtar oppstart av selskapskontroll/valtningsrevisjon i GIVAS, knyttet intern kontroll. 2. Prosjektet har følgende problemstillinger: Hedmark Revisjon Behandlet Oppfølging Ferdig DEL I: Innkjøp/kontrakts Har GIVAS etablert en tilfredsstillende internkontroll innkjøp og kontrakts? Herunder; følges eventuelle utarbeidede rutiner i praksis? I hvilken grad har GIVAS etterlevd regelverket offentlige anskaffelser? Har GIVAS etablert rammeavtaler kjøp av varer og tjenester som selskapet kjøper regelmessig? DEL II: Reiseregninger Har GIVAS etablert tilfredsstillende internkontroll å sikre at utbetalingene av reisegodtgjørelser er riktige? Herunder; følges eventuelle utarbeidede rutiner i praksis? I hvilken grad skjer utbetalingene av reisegodtgjørelse i henhold til gjeldende reiseregulativ? 3. Hvis det i løpet av gjennomgangen avdekkes andre problemstillinger som bør undersøkes nærmere, tas dette opp med 4. Prosjektet gjennomføres innen en ressursramme på 300 timer og kontrollutvalget ber om at endelig prosjektrapport ferdigstilles og legges fram kontrollutvalget i november Kontrollutvalget gir sekretariatet fullmakt til å følge opp prosjektet på vegne av utvalget. Hvis det er vesentlige endringer i hold til tidsplanen eller andre hold, legges saken fram Sist redigert

5 Møte Saknr. Sak Vedtak Sendes/ Behandlet Oppfølging Ferdig 36/15 Eventuelt. Det ble ikke tatt opp noen saker under eventuelt /15 Referater, orienteringer og diskusjoner. Kontrollutvalget tar referatene og inmasjonen til 38/15 Samtale med ordføreren Kontrollutvalget tar samtalen med ordføreren til 39/15 Rutiner å få jobbing sosialhjelp. Kontrollutvalget takker inmasjonen og tar saken til 40/15 Tildelingsenhetene, hvordan jobber de, Kontrollutvalget takker inmasjonen og tar saken til kriterier. 41/15 Oppfølging av selskapskontroll i SOR Saken utsettes til neste møte. 42/15 Oppdragsansvarlig revisors habilitetserklæring (regnskapsrevisjon) Grue kommune revisjonsåret /15 Oppdragsavtalen kontrollutvalget/hedmark Revisjon /15 Forslag til budsjett kontroll- og tilsynsarbeidet Kontrollutvalget tar oppdragsansvarlig regnskapsrevisors egenvurdering Grue kommune 2015, til Oppdragsavtalen med Hedmark Revisjon 2016 godkjennes. 1. Følgende slag til ramme budsjettet kontroll- og tilsynsordningen Grue kommune vedtas og oversendes kommunen som kontrollutvalgets slag til ordningen Budsjett 2016 Kontrollutvalget Sekretariatet Revisjonen Totalt Forslaget følger mannskapets innstilling til kommunestyret vedrørende budsjettet Grue kommune av kommunestyrets behandling, med spesifisering av bevilgede beløp kontroll- og tilsynsarbeidet, sendes kontrollutvalget, Hedmark Revisjon og Glåmdal sekretariat til Brev fra sekretariatet til kommunen , økning i revisjonens budsjett etter enstemmig vedtak i representantskapet. Nytt slag blir som følger: Kontrollutvalget Sekretariatet Revisjonen Totalt Budsjett 2016 Sist redigert Grue kommune KS sak 093/15 Melding mottatt Ramme på kr 1,120 mill. er vedtatt Purret på særutskrift

6 Møte Saknr. Sak Vedtak Sendes/ Behandlet Oppfølging Ferdig 45/15 Eventuelt. Det ble ikke tatt opp noen saker under eventuelt /15 Velkommen til det nye Kontrollutvalget tar den eløpige inmasjonen til 47/15 Samtale med ordføreren. Samtalen utsettes til neste. 48/15 Referater, orienteringer og diskusjoner. Kontrollutvalget tar referatene og inmasjonen til 49/15 Kontrollutvalgets årsplan Kontrollutvalget vedtar den eslåtte årsplanen, med de endringer som framkom i møtet, som kontrollutvalgets årsplan KS KS Saken sendes kommunestyret med følgende slag til vedtak: 003/16 Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsplan 2016 til /15 Oppfølging av selskapskontroll i SOR Kontrollutvalget sier seg nøyd med tilbakemeldingen og anser at. 51/15 Kontrollutvalgets tilsynsansvar med regnskapsrevisjon og valtningsrevisjon. Oppsummering anbefalingene som fulgt opp. Kontrollutvalget slutter seg til de vurderingene som går fram av 1. Vurdering av regnskapsrevisjon pr Vurdering av valtningsrevisjon pr /15 Samtale med rådmannen Kontrollutvalget tar samtalen med rådmannen til 53/15 Rapport undersøkelse Intern kontroll kjøkken. KS Etterlyst /15 Presentasjon av og inmasjon fra Hedmark Revisjon. 55/15 Tertialrapport, 2. tertial 2016 Hedmark Revisjon. Kontrollutvalget tar rapporten fra undersøkelsen «Internkontroll Kjøkkendriften ved sykehjemmet» til orientering og sender saken til kommunestyret med følgende slag til vedtak: Kommunestyret tar rapporten fra undersøkelsen «Internkontroll Kjøkkendriften ved sykehjemmet» til Kontrollutvalget tar inmasjonen fra Hedmark Revisjon til 1. Kontrollutvalget tar statusrapport pr. 2. tertial 2015 til 2. Kontrollutvalget tok inmasjonen om oppdragsavtalene til Kontrollutvalget tar inmasjonen om revisjonsstrategien Grue kommune 2015 til Kontrollutvalget tar med seg tidligere kontrollutvalgs erfaringer i sitt KS / /15 Revisjonsstrategien revisjonsåret /15 Overføring av erfaringer møte mellom nye og gamle medlemmer. arbeid videre. 58/15 Eventuelt. Det ble ikke tatt opp noen saker under eventuelt Sist redigert