KONTROLLUTVALGET I EIDSKOG KOMMUNE ÅRSRAPPORT 2013 KONTROLLUTVALGET I EIDSKOG KOMMUNE

Transkript

1 ÅRSRAPPORT 2013 KONTROLLUTVALGET I EIDSKOG KOMMUNE Utarbeidet av Glåmdal sekretariat IKS Behandlet i kontrollutvalget Vedtatt i kommunestyret , sak 019/14

2 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 INNLEDNING KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET MEDLEMMER MØTER OG SAKER KONTROLLUTVALGETS OPPGAVER ÅRSPLANENS HOVEDFOKUS TILSYN OG KONTROLL Tilsyn med forvaltningen Forsvarlig revisjonsordning KONTROLLUTVALGETS OPPGAVER VED REGNSKAPSREVISJON KONTROLLUTVALGETS OPPGAVER VED FORVALTNINGSREVISJON Plan, bestilling og gjennomføring av forvaltningsrevisjon Rapportering av resultat etter gjennomført forvaltningsrevisjon KONTROLLUTVALGETS OPPGAVER VED SELSKAPSKONTROLL Plan, bestilling og gjennomføring av selskapskontroll Rapportering av resultat etter gjennomført selskapskontroll TILSYN MED REVISJONEN BUDSJETT FOR KONTROLL- OG TILSYNSARBEIDET KONTROLLUTVALGETS RAPPORTERING ØVRIGE AKTIVITETER SEKRETÆRFUNKSJON AVSLUTTENDE KOMMENTARER... 9 VEDLEGG Årsrapport

3 1 INNLEDNING Kommunestyret har det øverste tilsynet med den kommunale forvaltningen. Kontrollutvalget er et sentralt hjelpeorgan for kommunestyret, og skal utøve sitt arbeid iht. kommuneloven og forskrift om kontrollutvalg. Kontrollutvalget rapporterer om sin virksomhet til kommunestyret. Det er vedtatt eget reglement for kontrollutvalget, og dette ligger under Dokumenter på Kontrollutvalgets årsrapport er basert på årsplanen for kontrollutvalget for 2013 som ble vedtatt i kontrollutvalget i møtet den Årsplanen har noen hovedfokus, se pkt. 3.1, men omtaler også kontrollutvalget ordinære oppgaver, jf. pkt Årsplanen ble oversendt kommunestyret til orientering, og ble behandlet i møtet sak 004/13. I tillegg er årsrapporten basert på kontrollutvalgets tiltaksplan, en intern plan for kontrollutvalget, som justeres i hvert møte. Kontrollutvalgets årsplan og en kontinuerlig oppdatert tiltaksplan, ligger på Etter kommunelovens bestemmelser skulle kontrollutvalgets møter være lukkede, så sant ikke kontrollutvalget selv har bestemt noe annet. Kontrollutvalget i Eidskog har vedtatt at kontrollutvalgets møter skulle være åpne, med unntak av sakene med orientering fra revisjonen. Fra ble det imidlertid lovbestemt at alle kontrollutvalgsmøter skulle være åpne på lik linje med andre kommunale utvalgsmøter. Fra denne dato kreves hjemmel for lukking. 2 KONTROLLUTVALGETS VIRKSOMHET 2.1 Medlemmer Kontrollutvalget i Eidskog kommune består av 7 medlemmer. Følgende medlemmer valgt til kontrollutvalg for perioden : Medlem Elida Asp - leder (A) Kjell Ivar Pettersson - nestleder (SV) Roger Skulstad SP (fra ) Arild Christiansen (SP) fram til ) Kaj-Terje Thoresen (H) Stine Morken Bakken (FRP) Hilde Sørli (V) Reidar H. Berger (A) Varamedlem Ann-Christine Børli (A) Laila Bjørum (SV) Arne Harald Kolstad (SP) Jan Tønnes (H) Åse Sæther (FRP) Wiggo Lykkås (V) Roger Østlund (A) 2.2 Møter og saker I løpet av 2013, har kontrollutvalget hatt 6 (6) møter og behandlet 66 (57) saker. Tallene i parentes er fra Hvilke saker som er behandlet, vedtakene i sakene og hvordan de er fulgt opp, går fram av vedlegget til årsrapporten. Møtedeltakelsen går fram av protokollene, som ligger tilgjengelig på I tillegg ble det arrangert et fellesmøte for alle kontrollutvalgene i regionen , se pkt KONTROLLUTVALGETS OPPGAVER 3.1 Årsplanens hovedfokus Fokus Rådmannens interne kontroll Behandlet Behandlet i møtet , sak 51/13. Rådmannen informerte om risiko og eventuelle tiltak, spesielt i forhold til å forhindre korrupsjon. Oppfølging av KS-saker Kontrollutvalget har bedt rådmannen om en oversikt over fattede vedtak fra kommunestyret, og oppfølgingen av disse. Dette legges fortløpende fram for kontrollutvalget. Årsrapport

4 Fokus Behandlet Sekretariatet har i 2013 tatt noen stikkprøver av oppfølging av KS-saker, og denne saken ble behandlet i møtet (sak 45/13). Delegasjonsreglement og praktisering av Delvis behandlet i desember 2012, orienteringen utsettes delegasjoner til det første møtet i Kommunens kunst og kulturgjenstander Behandlet i møtet , sak 26/13 og var også planlagt oppbevaring og oversikt fulgt opp i møtet Saken ble utsatt til Kompetanseutvikling Det ble gitt en orientering i møtet , sak 62/13. Praktisering av offentlighetsloven Dette er behandlet i forvaltningsrevisjon (se pkt.3.4). For foretaket er saken behandlet i møtet , sak 57/13. Kommuneplan Det ble gitt en orientering i møtet , sak 62/13. Oppfølging 85 anbefalinger 1. Kommunal- og regionaldepartementet nedsatte i 2009 en arbeidsgruppe som skulle lage en rapport knyttet til styrking av kommunenes egenkontroll. Dette arbeidet resulterte i en rapport med 85 anbefalinger til tiltak for å styrke kommunenes egenkontroll. Kontrollutvalget har hatt disse anbefalingene som temaer i flere omganger, også i 2013, der det ble løftet frem som eget tema på felles møte med alle kontrollutvalgene i Glåmdalsregionen, Øvrige saker går fram av punktene nedenfor. 3.2 Tilsyn og kontroll Tilsyn med forvaltningen Kontrollutvalgets tilsyn med forvaltningen har i 2013 bl.a. blitt gjennomført på følgene måter: Kontrollutvalgets tilsyn med politiske vedtak gjennomføres ved at medlemmene følger med på saksdokumenter fra de forskjellige politiske utvalgene. Kontrollutvalget gjennomfører en gjensidig rapportering i hvert møte eller ved behov. Kontrollutvalget gjennomfører en samtale med ordfører og rådmann i hvert møte, så sant det er mulig. Ordfører, som har generelt møterett i kontrollutvalgets møter, inviteres til å delta i en samtale med kontrollutvalget. Rådmannen blir innkalt for å rapportere eller orientere kontrollutvalget om forskjellige saker, og den økonomiske utviklingen oppsummeres i hvert møte. Kontrollutvalget ber også om at rådmannen i hvert møte orienterer om eventuelle anmeldelser eller varslinger. Hvilke saker det er for øvrig er orientert om, går fram av protokollen fra møtene, som ligger tilgjengelig på Kontrollutvalget fikk i møtet , sak 62/13 en orientering om kommunens rutiner for journalføring og arkiv. Kontrollutvalget har i 2013 også innkalt ulike tjenester/enheter i kommunen for å informere om sin virksomhet. Hvilke dette er, går fram av vedlegget til årsrapporten (Oppfølging av KU-saker). Kontrollutvalget behandlet i 2012 en henvendelse fra Skotterudløkka barnehage knyttet til tilskuddsberegninger. Saken ble fulgt opp i møtet , sak 14/13. Kontrollutvalget mottok en henvendelse i 2013 om skolemiljøet i Eidskog. Denne saken ble behandlet i møtet, , sak 19/13, , sak 31/13 og en oppfølging i møtet , sak 54/13. Kontrollutvalget behandlet skatteoppkrevers årsrapport og Skatteetatens kontrollrapport for 2012 i møtet Saken ble behandlet i kommunestyret , sak 065/ Årsrapport

5 Kontrollutvalget får fortløpende kopier av statlige tilsynsrapporter. Kontrollutvalget har også bedt om kommunens svar på disse rapportene. Dette følges ikke alltid opp, men sekretariatet prøver å følge med på kommunens postliste. Disse sakene, sammen med revisjonens rapportering, danner grunnlag for det løpende tilsynet med kommunen. Sekretariatets oppfølging av kontrollutvalgets saker rapporteres gjennom en egen oversikt, som legges fram for kontrollutvalget for hvert møte. Denne rapporten ligger som vedlegg til årsrapporten Forsvarlig revisjonsordning. Kontrollutvalget skal se etter at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Eidskog kommune har benyttet samme revisjon i mange år og kontrollutvalget mener at det er en forsvarlig revisjonsordning. Øvrige vurderinger i forhold til revisjonens arbeid går fram av pkt Kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon Kommuneregnskapet for 2012 ble behandlet i møtet , sak 24/13. Kontrollutvalget ga sin uttalelse til regnskapet i henhold til kontrollutvalgsforskriften 7. Kontrollutvalget fulgte opp nummerert brev nr. 5, 2011/01 i møtet , sak 4/13. Kontrollutvalget fulgte opp saken igjen i regnskapsavslutningen for Regnskapet for Eidskog Næringsservice KF og Eidskog næringsfond for 2012 ble også behandlet i møtet , hhv. sak 29/13 og 30/13. Kontrollutvalget ga sin uttalelse til regnskapene i henhold til kontrollutvalgsforskriften 7 Kontrollutvalget har mottatt ett nummerert brev i 2013 knyttet til regnskapsavslutningen for 2012 for regnskapet for Eidskog Næringsservice KF og denne ble behandlet i det samme møtet, sak 28/13. Saken ble fulgt opp av kontrollutvalget i møtet , sak 58/13. Kontrollutvalget fulgte opp nummerert brev nr. 2, 2011/01 i møtet , sak 10/13. Kontrollutvalget fulgte opp saken igjen i regnskapsavslutningen for Glåmdal revisjon IKS la også fram en rapportering etter gjennomført revisjon i revisjonsåret 2012 i sak 34/13. Det er for øvrig ingen revisjonsmerknader som ikke er fulgt opp, jf. forskriften Kontrollutvalgets oppgaver ved forvaltningsrevisjon Plan, bestilling og gjennomføring av forvaltningsrevisjon Det ble i møtet bestilt et forvaltningsrevisjonsprosjekt knyttet til «organiseringen av NAV». Rapporten ble behandlet i kontrollutvalget , sak 2/13 og deretter i kommunestyret , sak 012/13. Glåmdal sekretariat IKS la fram overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon for i møtet Saken ble behandlet i kommunestyret , sak 003/13. Kontrollutvalget har i 2013 bestilt prosjekter iht. til denne planen. Kontrollutvalget bestilte sak 18/13 forvaltningsrevisjon knyttet til «Brukerperspektiv/tillitsskapende forvaltning». Problemstillingene går fram av vedlegget til årsrapporten. Rapporten ble behandlet i kontrollutvalget sak 48/13 og i kommunestyret , sak 086/13. Årsrapport

6 3.4.2 Rapportering av resultat etter gjennomført forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget fulgte opp forvaltningsrevisjonen i NAV (jf. pkt 3.4.1) i møtet , sak 49/13. Kontrollutvalget tok rådmannens redegjørelse til orientering, men sa likevel i vedtaket følgende: Kontrollutvalget registrerer at det i avtalen om NAV Eidskog er uklare rapporteringsrutiner for stillingen som leder for NAV Eidskog. Kontrollutvalget anbefaler at avtalen presiseres på dette punktet. For øvrig anses rapportens anbefaling fulgt opp. 3.5 Kontrollutvalgets oppgaver ved selskapskontroll Plan, bestilling og gjennomføring av selskapskontroll Glåmdal sekretariat IKS la fram overordnet analyse og plan for selskapskontroll for i møtet Saken ble vedtatt i kommunestyret , sak 076/12. Nedenstående bestillinger er av kontrollutvalget gjort i henhold til den vedtatte planen. Selskapskontroll (eierskapskontroll) ble bestilt i Glåmdal Krisesenter IKS , sak 11/13. Bestillingen ble gitt til Glåmdal revisjon IKS Rapporten ble behandlet i kontrollutvalget , sak 32/13. Rapporten ble behandlet i kommunestyret , sak 063/13. Rapporten følges opp i Selskapskontroll (eierskapskontroll) ble bestilt i Glåmdal Interkommunale Voksenopplæringssenter IKS (GIV IKS) , sak 11/13. Bestillingen ble gitt til Glåmdal sekretariat IKS. Rapporten ble behandlet i kontrollutvalget sak 52/13 og i kommunestyret , sak 109/13. Rapportens anbefalinger følges opp i Selskapskontroll (eierskapskontroll) ble bestilt i Bramiljø AS sak 44/13. Bestillingen ble gitt til Glåmdal sekretariat IKS. Rapporten legges fram for kontrollutvalget innen Rapportering av resultat etter gjennomført selskapskontroll Rapport etter gjennomført selskapskontroll (eierskapskontroll) i Vekstbedriften Vilja AS og Ung Jobb AS ble behandlet i kontrollutvalgets møte og i kommunestyret , sak 110/12. Kontrollutvalget ba om en ytterligere undersøkelse knyttet til en innleid konsulent, og resultatet av dette ble lagt fram i kontrollutvalgets møte , sak 3/13. Oppfølgingen av selve rapporten om eierskapskontroll ble fulgt opp i møtet , sak 40/13. Kontrollutvalget tok generalforsamlingens tilbakemelding til orientering, men sa samtidig at de ønsket en ny orientering i 2014, om hvordan saken utviklet seg. Rapportens anbefalinger anses derfor delvis fulgt opp. Kontrollutvalget stilte noen ekstra spørsmål knyttet til Vekstbedriften Vilja AS i møtet , sak 46/13, og dette ble besvart i møtet , sak 55/ Tilsyn med revisjonen Tilsynet med revisjonen har blitt utøvd på flere måter. Gjennom revisjonssjefens orientering fra sitt årlige planverk (i møtet , sak 43/13). Gjennom kontrollutvalgets behandling av revisjonsberetninger til reviderte regnskaper og andre rapporter med utgangspunkt i revisjonsarbeidet. Gjennom revisjonssjefens muntlige rapporteringer om revisjonsarbeidet og revisjonsenheten i hvert møte. I tillegg kan vi nevne: Oppdragsansvarlig revisor for både regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon la fram uavhengighetserklæringer for Eidskog kommunes regnskap og Eidskog Næringsservice KF sitt regnskap i kontrollutvalgets møte den , sak 6/13. Årsrapport

7 Verktøy for kontrollutvalgets tilsynsansvar (NKRF 2 ). Dokumentasjonen av kontrollutvalgets oppfølging av dette tilsynsansvaret ble behandlet i møtet , sak 65/13. Glåmdal revisjon IKS laget egen oppdragsavtale med kontrollutvalget, hvor det går fram hva som ligger i revisjonsoppgaven (jf. også pkt. 3.7). Den er behandlet i møtet , sak 7/13. Revisjonen arbeider bevisst med å bedre kompetansen og revisjonsarbeidets kvalitet, planleggingen og rapporteringen. Kravene til den obligatoriske etterutdanningen ifølge NKRF er oppfylt for alle. Glåmdal revisjon IKS har hatt ekstern kvalitetskontroll i Kontrollutvalget ble orientert om resultatet av dette i møtet , sak 59/13. Kontrollutvalget behandlet i møtet , sak 33/13 en sak hvor representantskapet i Glåmdal revisjon IKS kom med forslag om at Glåmdal revisjon IKS skulle slås sammen med Hedmark Revisjon IKS. Kontrollutvalget sluttet seg til dette og ga sin innstilling til kommunestyret iht. koml. 78 nr. 4. Kommunestyret ga sin tilslutning i sak 047/13. Alle kontrollutvalgene og kommunestyrene i Glåmdalsregionen behandlet denne saken og alle gikk inn for sammenslåingen. Deretter fortsatte saken med å etablere selskapet. Alle kommunestyrene knyttet til både Glåmdal revisjon IKS og Hedmark Revisjon IKS sluttet seg til sammenslåingen og vedtok en selskapsavtale og en eieravtale før Fra og med 2014 heter kommunens revisjonsselskap Hedmark Revisjon IKS. 3.7 Budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet Kontrollutvalget skal legge fram forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Budsjettforslaget skal inneholde utgifter til kontrollutvalgets virksomhet, ramme for sekretariatets budsjett og ramme for revisjonens budsjett. Til sammen skal dette utgjøre funksjon 110 i KOSTRArapporteringen. I kontrollutvalgets budsjett ligger godtgjørelser, utgifter til reise, kurs, bevertning mv. Hva som ligger i sekretariatets virksomhet går fram av pkt. 4. I revisjonstjenesten som kommunen betaler for, er følgende oppgaver inkludert: Revisjon av kommuneregnskapet, regnskapsbekreftelsen samt tilleggsoppgaver. Revisjon av regnskapet for Eidskog Næringsservice KF. Revisjon av regnskapet for Eidskog kommunes næringsfond. Forvaltningsrevisjon. Selskapskontroll. Div. faglig veiledning. Attestasjonsoppgaver (inkludert momskompensasjon). Spillemiddelregnskaper. Pasientregnskaper (sykehjem og boliger for heldøgns omsorg og pleie). Overformynderi- og vergeregnskaper (denne oppgaven er overført fra kommunen til Fylkesmannen f.o.m ). E. & M Hansens legat. Oline Næss legat. Sæthern og Næss legat for alvorlig syke i Eidskog. R & R Lunderby legat. G & B Taugbøl legat. M.A og N.J Sannes legat Eventuelle granskningsoppgaver eller spesielle undersøkelser (vanligvis initiert/bestilt av enten kontrollutvalget, kommunestyret eller formannskapet). I tillegg kommer revisjonens deltakelse i kontrollutvalgets møter og eventuelle kommunestyremøter. Kontrollutvalget behandlet forslag til budsjett for hele kontroll- og tilsynsarbeidet for 2014 i møtet , sak 42/13. Forskriften sier at forslaget skal følge med formannskapets forslag til kommunens budsjett ved kommunestyrebehandlingen. Dette ble gjort i Eidskog. Kontrollutvalgets forslag til budsjett er vedtatt av kommunestyret. Tallene går fram av vedlegget til årsrapporten. Kommunestyret vedtok kontrollutvalgets forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for og Årsrapport

8 3.8 Kontrollutvalgets rapportering Kontrollutvalget har i 2013 gjennomført følgende rapportering: Kontrollutvalget lager årsrapport på bakgrunn av årsplanen. Kontrollutvalgets årsrapport for 2012 ble behandlet i kontrollutvalget , sak 12/13 og i kommunestyret , sak 012/13. Årsplanen for 2014 ble behandlet i kontrollutvalget (sak 60/13), og ble deretter oversendt kommunestyret til behandling. Kontrollutvalget skal rapportere til kommunestyret i forbindelse med resultatet av gjennomført forvaltningsrevisjon og selskapskontroll dette blir gjort gjennom kontrollutvalgets årsrapport, jf. pkt og Rapporter etter gjennomførte kontroller er sendt fortløpende til kommunestyret. 3.9 Øvrige aktiviteter Kontrollutvalgets oppgaver er mange og store og de ser behov for en jevnlig oppdatering av sine kunnskaper, samt å treffes og ha kontakt med andre kontrollutvalg. For å følge opp dette kan følgende nevnes: 2 av kontrollutvalgsmedlemmene i Eidskog deltok på NKRFs kontrollutvalgskonferanse på Gardermoen 6. og 7. februar Glåmdal sekretariat IKS arrangerte en felles samling for alle kontrollutvalgene i Glåmdalsregionen , der 6 av de 7 medlemmene fra kontrollutvalget i Eidskog deltok. Hovedtemaet for samlingen var korrupsjon i kommuner. I tillegg deltok ordfører Knut Gustav Woie på seminaret, samt ett formannskapsmedlem (Sissel Mobrenna). Det var positivt. (Programmet ligger på Sekretariatsleder sender jevnlig ut kopier av en del fagartikler ( Fagstoff ) knyttet til kontroll og tilsyn. Dette er et tiltak som alle medlemmene mener er nyttig for å holde seg oppdatert. Kontrollutvalget er opptatt av å gjøre kontroll og tilsyn mer synlig. Følgende tiltak er gjennomført: Kontrollutvalget har bedt om å bli mer synlig på kommunens hjemmeside, og dette er fulgt opp i Eidskog. På hjemmesiden til Glåmdal sekretariat IKS (se pkt. 4) er kontrollutvalgene og kontrollutvalgenes oppgaver er synliggjort ( ). Her legges det ut stadig flere oppdaterte dokumenter. Ettersom kontrollutvalgets møter er vedtatt åpne sender sekretariatet både sakslister og protokoller til Glåmdalen og Østlendingen. Møtene skal også kunngjøres på kommunens hånd. 4 SEKRETÆRFUNKSJON Kontrollutvalgene i Eidskog, Grue, Kongsvinger, Nord-Odal, Sør-Odal, Våler og Åsnes har felles sekretariat gjennom det interkommunale selskapet Glåmdal sekretariat IKS. Selskapets bemanning har i 2013 vært på 1,8 stillinger (2 personer). Sekretariatet orienterte kontrollutvalget i møtet , sak 21/13 om de etiske retningslinjene som er vedtatt for de ansatte i Glåmdal sekretariat IKS. De bygger på de etiske retningslinjene som er vedtatt for NKRFs medlemmer. Sekretariatet har i 2013 gjennomført en spørreundersøkelse blant kontrollutvalgsmedlemmene. Vi oppnådde en svarprosent på 85 % og det var anonyme besvarelser. I forhold til sekretariatets utførelse og kompetanse, var det veldig positive tilbakemeldinger. Kontrollutvalgene er orientert om resultatet av undersøkelsen i ettertid. Tidsbruk Når vi trekker ferie og permisjoner fra total arbeidstid i perioden , har sekretariatet hatt (2 479) timer til disposisjon (tallet i parentes er fra 2012). Inkludert i dette er salg av tjenester, som i 2013 utgjør 52 timer. Fratrukket salg har vi timer til disposisjon, og da er 80,1 % (82,2 %) av Årsrapport

9 timene brukt på kontrollutvalgene. Vi har til sammen saksutredet ca. 380 (330) saker i de 7 kontrollutvalgene i 2013 (totalt 422 (374) saker, men vi holder Eventueltsakene utenfor). For Eidskog ser fordelingen av timer til kontrollutvalgets virksomhet slik ut: Oppgaver Saksbehandling Møter kontr.utv Eierskapskontr Plan for selsk.kontroll 0 16 Analyse/plan forv.r Inform./oppl. 2 2 Møte med rev. 2 1 Planlegg/faglig oppdat Under den største oppgaven, saksbehandling til kontrollutvalget, ligger all saksforberedelse og forskjellige undersøkelser til kontrollutvalget, herunder årsplaner og årsrapporter, møteinnkallinger med tilhørende bestillinger og avtaler, referater og oversendelse av vedtak til videre behandling og oppfølging av vedtak. Det er brukt noe mer tid til saksbehandling i 2013 enn i 2012, noe som bl.a. har sammenheng med at det i er lagt fram flere saker. I tillegg ble det i 2012 lagt fram både plan for forvaltningsrevisjon (+ overordnet analyse) og plan for selskapskontroll. Dette er tidkrevende oppgaver, som har måttet gå på bekostning av andre oppgaver. Den øvrige tidsbruken, 483 (407) timer, har gått til saksbehandling og møter i styret og representantskapet, administrasjon/it/kontor/arkiv, kurs og reiser til og fra møter i kommunene. Det var vært omlegging av IT-systemet vårt i 2013, noe som har medført ekstra tid. I tillegg fikk vi nye kontorer, noe som også ble belastet interntiden. 60 % av kommunenes betaling for sekretariattjenesten blir fordelt etter tidsbruken i kontrollutvalgene i ettertid. De øvrige 40 % blir fordelt etter innbyggertall. 5 Avsluttende kommentarer Kontrollutvalget har en viktig oppgave med å ivareta kontroll- og tilsynsfunksjonen i kommunen, sammen med revisjonen og sekretariatet. Kontrollutvalget er avhengig av et samarbeid med sekretariatet og revisjonen, og dette samspillet har fungert veldig bra også i Vi håper og tror at det gode samarbeidet fortsetter, også selv om vi må forholde oss til et annet revisjonsselskap. De fleste aktørene er likevel de samme. Kontakten mot kommunen, spesielt ordføreren og rådmannen, har også vært nyttig. Kontrollutvalget mener at samtalene som gjennomføres i kontrollutvalgsmøtene, bidrar positivt til en god kontakt. Eidskog, Elida Asp leder kontrollutvalget Torgun M. Bakken sekretariatsleder Årsrapport

10 VEDLEGG SAKER BEHANDLET I KONTROLLUTVALGET I 2013 Møte Saknr. Sak Vedtak Sendes/ Behandlet Oppfølging Ferdig behandles /13 Samtale med rådmannen. Kontrollutvalget tar samtalen med rådmannen til orientering 2/13 Rapport forvaltningsrevisjon knyttet til NAV. 1. Kontrollutvalget slutter seg i all hovedsak til revisjonens vurderinger i rapporten Undersøkelse knyttet til NAV Eidskog, datert Kontrollutvalget konstaterer at NAV Eidskog i dag ikke har en velfungerende organisasjon og er tilfreds med at det nå er inngått avtale om å reetablere enhetlig ledelse. Kontrollutvalget viser i denne sammenhengen kommunestyrets vedtak i sak 023/11. Kontrollutvalget finner med bakgrunn i rapporten, at vedtaket i sak 23/11 synes å være fattet på sviktende grunnlag, og dette er en vesentlig årsak til den organisasjonsmessige situasjonen som NAV Eidskog befinner seg i. 3. Rapporten sendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: 1. Kommunestyret slutter seg i all hovedsak til kontrollutvalgets vurderinger, som er som følger: o o Kontrollutvalget slutter seg i all hovedsak til revisjonens vurderinger i rapporten Undersøkelse knyttet til NAV Eidskog, datert Kontrollutvalget konstaterer at NAV Eidskog i dag ikke har en velfungerende organisasjon og er tilfreds med at det nå er inngått avtale om å reetablere enhetlig ledelse. Kontrollutvalget viser i denne sammenhengen kommunestyrets vedtak i sak 023/11. Kontrollutvalget finner med bakgrunn i rapporten, at vedtaket i sak 23/11 synes å være fattet på sviktende grunnlag, og dette er en vesentlig årsak til den organisasjonsmessige situasjonen som NAV Eidskog befinner seg i. 2. Kommunestyret ber om at administrasjonen følger opp rapportens anbefaling. 3. Kontrollutvalget innhenter tilbakemelding på hvordan anbefalingen er fulgt opp, innen KS KS sak 012/13 Særutskrift Lagt inn i for oppfølging Årsrapport

11 Møte Saknr. Sak Vedtak Sendes/ Behandlet Oppfølging Ferdig behandles Kommunestyrets vedtak ble litt annerledes i pkt. 2: 2. Kommunestyret gir formannskapet og administrasjonen i oppdrag å følge opp rapportens anbefalinger og gi en muntlig status i hvert kommunestyremøte fram til /13 Tilbakemelding fra Glåmdal revisjon Kontrollutvalget er av den oppfatning at styret tok en uheldig beslutning IKS tilleggspørsmål knyttet til gjennomført selskapskontroll, i forhold til valg av konsulent i forbindelse med utredningsarbeid om videre drift av Ung Jobb AS, da dette kan være egnet til svekke tilliten til selskapets beslutninger. 4/13 Oppfølging av Nummerert brev, kommuneregnskapet. Kontrollutvalget tar rådmannens tilbakemelding til orientering og følger opp saken videre i regnskapsavslutningen. 5/13 Informasjon fra kommunalsjef økonomi Saken utsettes til neste møte. 6/13 Oppdragsansvarlig revisors uavhengighetserklæringer for Kontrollutvalget tar oppdragsansvarlig regnskapsrevisors egenvurdering for Eidskog kommune og Eidskog Næringsservice KF for 2013 til orientering. 2. Kontrollutvalget tar oppdragsansvarlig forvaltningsrevisors egenvurdering for Eidskog kommune og Eidskog Næringsservice KF for 2013 til orientering. 7/13 Rapportering fra Glåmdal revisjon IKS. Kontrollutvalget tar revisjonens rapportering til orientering. 8/13 Samtale med ordføreren Kontrollutvalget tar samtalen med ordføreren til orientering. 9/13 Referater, orienteringer og diskusjoner. Kontrollutvalget tar referatene og informasjonen til orientering. 10/13 Oppfølging av nummerert brev, Eidskog Næringsservice KF. Kontrollutvalget tar daglig leders tilbakemelding til orientering og følger opp saken videre i regnskapsavslutningen. 11/13 Bestilling av selskapskontroll. 1. Det bestilles selskapskontroll (eierskapskontroll) i GIV IKS og Glåmdal krisesenter IKS med følgende problemstillinger: Glåmdal revisjon Lagt inn i Fører kommunen kontroll med sine eierinteresser? IKS for o Har kommunen etablert rutiner for oppfølging og evaluering av sine eierinteresser? oppfølging o Er rutinene gode nok, og blir de fulgt? Utøves kommunens eierinteresser i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, aktuelle lovbestemmelser og etablerte normer for god eierstyring og selskapsledelse? Årsrapport

12 Møte Saknr. Sak Vedtak Sendes/ behandles Behandlet Oppfølging Ferdig 2. Selskapskontrollen (eierskapskontrollen) i GIV IKS gjennomføres av Glåmdal sekretariat IKS, mens eierskapskontrollen i Glåmdal krisesenter IKS gjennomføres av Glåmdal revisjon IKS. 3. Hvert av prosjektene gjennomføres innen en ramme på ca 60 timer. 4. Sakene legges fram for kontrollutvalget innen /13 Kontrollutvalgets årsrapport for Kontrollutvalget årsrapport for 2012 vedtas. KS KS Saken sendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: sak 012/13 Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsrapport for 2012 til orientering. 13/13 Eventuelt Ingen vedtak OK /13 Referater, orienteringer og diskusjoner. Kontrollutvalget tar referatene og informasjonen til orientering. 15/13 Samtale med ordføreren Kontrollutvalget tar samtalen med ordføreren til orientering. 16/13 Samtale med rådmannen. Kontrollutvalget tar samtalen med rådmannen til orientering. 17/13 Informasjon fra kommunalsjef økonomi Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. utsatt sak 18/13 Bestilling av forvaltningsrevisjon. 1. Kontrollutvalget viser til plan for forvaltningsrevisjon for Eidskog kommune for og vedtar oppstart av et forvaltningsrevisjonsprosjekt knyttet til Brukerperspektiv/ tillitskapende forvaltning. 2. Prosjektet har følgende problemstillinger: a. Hvordan blir brukerne møtt i kommunen, og hvor lett tilgjengelig er informasjonen de trenger? b. Hvordan praktiseres offentlighetsloven og forvaltningsloven? c. Hvilken tillit har innbyggerne til kommunens forvaltning? 3. Glåmdal sekretariat IKS lager bestillingsdokumentet og oversender dette til Glåmdal revisjon IKS. Glåmdal revisjon IKS lager prosjektplan som legges fram for kontrollutvalget i neste møte. 4. Prosjektet gjennomføres innenfor en ressursramme på 300 timer og kontrollutvalget ber om at endelig prosjektrapport ferdigstilles med oversendelse til kontrollutvalgets sekretariat innen Kontrollutvalget gir sekretariatet fullmakt til å følge opp prosjektet på vegne av utvalget. Hvis det er vesentlige endringer i forhold til tidsplanen eller andre forhold, legger sekretariatsleder saken fram Årsrapport Glåmdal revisjon IKS Lagt inn i for oppfølging

13 Møte Saknr. Sak Vedtak Sendes/ behandles for kontrollutvalget. 19/13 Mottatt henvendelse til kontrollutvalget. Kontrollutvalget følger opp saken ved å be om en generell orientering fra kommunalsjefen for oppvekst og læring i neste møte. 20/13 Skatteoppkrevers årsrapport for 2012 Kontrollutvalget tar saken til orientering og foreslår for Eidskog KS KS kommunestyre å fatte slikt vedtak: sak 065/13 Skatteoppkrevers årsrapport/årsregnskap for 2012 og Særutskrift Skatteetatens kontrollrapport, datert , tas til orientering Behandlet Oppfølging Ferdig Purret opp og Ikke behandlet. Etterlyst særutskrift /13 Etiske retningslinjer for NKRF s Kontrollutvalget tar saken til orientering. medlemmer. 22/13 Eventuelt. Ingen vedtak. OK /13 Referater, orienteringer og diskusjoner. Kontrollutvalget tar referatene og informasjonen til orientering. 24/13 Årsregnskap og årsberetning Eidskog kommune. Kontrollutvalgets uttalelse til Eidskog kommunes årsregnskap og årsberetning for 2012, oversendes kommunestyret, med kopi til formannskapet. KS med kopi til FSK Sak 037/13 Særutskrift /13 Samtale med rådmannen. Kontrollutvalget tar samtalen med rådmannen til orientering. 26/13 Oversikt over kommunens kunst, kultur Kontrollutvalget tar saken til orientering. (følges opp på slutten av Lagt inn i og andre verdigjenstander. året) for oppfølging 27/13 Samtale med ordføreren. Samtalen utsettes til neste møte. 28/13 Nummerert brev nr. 3, regnskapsår Kontrollutvalget tar saken til orientering, og følger opp saken igjen i Lagt inn i 2012/01 Eidskog Næringsservice KF. slutten av året. 29/13 Årsregnskap og årsberetning Eidskog Næringsservice KF Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskap og årsberetning for Eidskog Næringsservice KF, oversendes kommunestyret, med kopi til foretakets styre. KS med kopi til foretakets styre Sak 038/13 for oppfølging Purret og Særutskrift /13 Årsregnskap og årsberetning Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet for Eidskog kommunes KS med Purret Årsrapport

14 Møte Saknr. Sak Vedtak Sendes/ behandles Eidskog Næringsfond. næringsfond for 2012 oversendes kommunestyret, med kopi til kopi til foretakets styre. foretakets styre og FSK Behandlet Oppfølging Ferdig Sak 039/13 og Særutskrift /13 Informasjon om skolemiljøet i Eidskog. Kontrollutvalget tar kommunalsjefens redegjørelse til orientering. 32/13 Rapport selskapskontroll i Glåmdal 1. Kontrollutvalget tar rapporten om eierskapskontroll i Glåmdal KS KS krisesenter. Krisesenter IKS til orientering. sak 063/13 Purret og Rapporten sendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Svar 20.8 Kommunestyret tar rapporten eierskapskontroll i Glåmdal Krisesenter IKS til orientering. Særutskrift ikke behandlet. Kontrollutvalget ber om tilbakemelding fra eierrepresentanten innen , på om rapportens anbefalinger følges opp. Etterlyst særutskrift Kommunestyrets vedtak (tilleggspunkt): Lagt inn i Eidskog kommune tar initiativ til revidering av god selskapsstyring for oppfølging 33/13 Sammenslåing av Glåmdal revisjon IKS Kontrollutvalget slutter seg til representantskapets vedtak og legger KS med Hedmark Revisjon IKS. fram følgende innstilling til kommunestyret: Sak 047/13 Kommunene gir sin tilslutning til og ønsker å delta i en sammenslåing av Hedmark Revisjon IKS og Glåmdal revisjon Særutskrift IKS fra Prosessen gjennomføres i samsvar med intensjonene i utredning datert /13 Årsrapport for revisjonsåret 2012 Kontrollutvalget tar revisjonens oppsummeringsbrev for 2012 til Glåmdal revisjon IKS. orientering. 35/13 Rapportering fra Glåmdal revisjon IKS Kontrollutvalget tar revisjonens rapportering til orientering. 36/13 Eventuelt. Ingen vedtak. OK /13 Informasjon om samhandlingsreformen. Kontrollutvalget tar informasjonen til orientering. Omvisning på sykehjemmet. Kontrollutvalget tar samtalen med ordføreren til orientering. 38/13 Referater, orienteringer og diskusjoner. Kontrollutvalget tar referatene og informasjonen til orientering. 39/13 Samtale med ordføreren Kontrollutvalget tar samtalen med ordføreren til orientering. 40/13 Oppfølging av selskapskontroll i Vilja AS og Ung Jobb AS. Kontrollutvalget tar generalforsamlingens tilbakemelding til orientering og følger opp saken igjen til det første møtet etter nyttår. Årsrapport Ordfører Woie Lagt inn i

15 Møte Saknr. Sak Vedtak Sendes/ behandles Behandlet Oppfølging Ferdig for oppfølging 41/13 Samtale med rådmannen. Kontrollutvalget tar samtalen med rådmannen til orientering. 42/13 Budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet Eidskog kommune 43/13 Rapportering fra Glåmdal revisjon IKS/Orientering om revisjonsstrategien for revisjonsåret /13 Bestilling av selskapskontroll i Bramiljø AS. 1. Følgende forslag til budsjettet for kontroll- og tilsynsordningen for Eidskog kommune vedtas og oversendes kommunen som kontrollutvalgets forslag til ordningen for Kontrollutvalget Sekretariatet Selskapskontroll Revisjonen Poster Godtgjørelser kontrollutvalget Budsjett 2014 Årsrapport Reiseutgifter/kjøregodtgj Tapt arb.fortj. Abonnementer/medlemskap Møteutgifter Kurs Sum Ramme for virksomheten Inkludert i rev./sekret. Ramme for virksomheten Inkludert arbeidsgiveravgift. Forbehold om representantskapets vedtak Forslaget følger formannskapets innstilling til kommunestyret vedrørende budsjettet for Eidskog kommune Særutskrift av kommunestyrets behandling, med spesifisering av bevilgede beløp for kontroll- og tilsynsarbeidet, sendes kontrollutvalget, Glåmdal revisjon IKS og Glåmdal sekretariat IKS til orientering. Kontrollutvalget tar revisjonens rapportering til orientering. 1. Det bestilles selskapskontroll (eierskapskontroll) i Bramiljø AS med følgende problemstillinger: Fører foretaket kontroll med sine eierinteresser? o Har foretaket etablert rutiner for oppfølging og KS sak 118/13 Utskrift Vedtaket er i tråd med kontrollutvalg ets forslag Lagt inn i for oppfølging

16 Møte Saknr. Sak Vedtak Sendes/ behandles Behandlet Oppfølging Ferdig evaluering av sine eierinteresser? o Er rutinene gode nok, og blir de fulgt? Utøves foretakets eierinteresser i samsvar med kommunestyrets og foretakets vedtak og forutsetninger, aktuelle lovbestemmelser og etablerte normer for god eierstyring og selskapsledelse? 2. Selskapskontrollen (eierskapskontrollen) gjennomføres av Glåmdal sekretariat IKS. 3. Prosjektene gjennomføres innen en ramme på ca 60 timer. 4. Sakene legges fram for kontrollutvalget innen /13 Oppfølging av vedtak. Kontrollutvalget tar saken til orientering. 46/13 Eventuelt. Sekretariatet sender en henvendelse til selskapet om dette. Brev sendt OK /13 Referater, orienteringer og diskusjoner. Kontrollutvalget tar referatene og informasjonen til orientering. 48/13 Rapport forvaltningsrevisjon brukerperspektiv. 1. Kontrollutvalget tar rapport om Brukerperspektiv/tillitsskapende forvaltning til orientering. 2. Saken oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: a. Kommunestyret tar rapport om Brukerperspektiv/tillitsskapende forvaltning til orientering. b. Kommunestyret ber administrasjonen følge opp rapportens anbefalinger. c. Kontrollutvalget innhenter tilbakemelding fra administrasjonen om hvordan anbefalingene er fulgt opp, innen Kommunestyrets vedtak (nytt punkt c): a. Kommunestyret tar rapport om Brukerperspektiv/tillitsskapende forvaltning til orientering. b. Kommunestyret ber administrasjonen følge opp rapportens anbefalinger. c. Eidskog kommunes praksis med fulltekstpublisering av alle ugraderte dokumenter på kommunens postliste gjenopptas med umiddelbar virkning. KS KS sak 086/13 Særutskrift Lagt inn i for oppfølging Årsrapport

17 Møte Saknr. Sak Vedtak Sendes/ behandles Behandlet Oppfølging Ferdig d. Kontrollutvalget innhenter tilbakemelding fra administrasjonen om hvordan anbefalingene er fulgt opp, innen /13 Oppfølging forvaltningsrevisjon NAV 1. Kontrollutvalget registrerer at det i avtalen om NAV Eidskog er uklare rapporteringsrutiner for stillingen som leder for NAV Eidskog. Kontrollutvalget anbefaler at avtalen presiseres på dette punktet. 2. Kontrollutvalget tar for øvrig rådmannens tilbakemelding til orientering. 50/13 Samtale med rådmannen. Kontrollutvalget tar samtalen med rådmannen til orientering. 51/13 Rådmannens interne kontroll. Kontrollutvalget tar informasjonen fra rådmannen til orientering. 52/13 Rapport selskapskontroll GIV IKS 1. Kontrollutvalget tar rapporten om eierskapskontroll i GIV IKS til orientering. KS KS Sak 109/13 Lagt inn i 2. Rapporten sendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Særutskrift for oppfølging Kommunestyret tar rapporten eierskapskontroll i GIV IKS til orientering Kontrollutvalget anbefaler at kommunene sørger for at formålet med selskapet er likt for alle eierne. Kontrollutvalget ber om tilbakemelding fra eierrepresentanten innen , på om rapportens anbefalinger følges opp. Kommunestyrets vedtak: Andre kulepunkt er endret i henhold til ettersendt forslag fra sekretariatet og lagt fram av Sidsel Mobrenna: Det tilstrebes at formålet med selskapet er likt for alle eierne. 53/13 Samtale med ordføreren Samtalen med ordføreren utsettes til neste møte. 54/13 Informasjon fra enhetene opp-følging Kontrollutvalget tar kommunalsjefens tilbakemelding til orientering. om skolemiljøet i Eidskog. 55/13 Eventuelt. Kontrollutvalget tar Torp sin informasjon til orientering. OK /13 Referater, orienteringer og diskusjoner. Kontrollutvalget tar referatene og informasjonen til orientering. 57/13 Informasjon fra foretaket. Kontrollutvalget tar daglig leders informasjon til orientering. 58/13 Oppfølging av nummerert brev, Kontrollutvalget tar daglig leders informasjon til orientering. foretaket. Årsrapport

18 Møte Saknr. Sak Vedtak Sendes/ behandles Behandlet Oppfølging Ferdig 59/13 Rapportering fra Glåmdal revisjon IKS. Kontrollutvalget tar informasjonen fra revisjonen til orientering. 60/13 Kontrollutvalgets årsplan for Kontrollutvalget vedtar den foreslåtte årsplanen, med de endringer som framkom i møtet, som kontrollutvalgets årsplan for KS 2. Saken sendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsplan for 2014 til orientering. 61/13 Samtale med ordføreren. Kontrollutvalget tar samtalen med ordføreren til orientering. 62/13 Samtale med rådmannen. Kontrollutvalget tar redegjørelsene til orientering. 63/13 Informasjon fra enhetene NAV sosial. Kontrollutvalget tar informasjonen fra NAV sosial til orientering. 64/13 Informasjon fra enhetene barnevernet Kontrollutvalget tar informasjonen fra barnevernet til orientering. og Fylkesmannens tilsyn. 65/13 Kontrollutvalgets tilsynsansvar - Kontrollutvalget slutter seg til de vurderingene som går fram av regnskapsrevisjon/forvaltnings-revisjon. 1. Vurdering av regnskapsrevisjon pr Vurdering av forvaltningsrevisjon pr /13 Eventuelt. Ingen vedtak. 1 rest rest Årsrapport