Rutine for konfliktforebygging og håndtering i Rissa kommune

Transkript

1 Rutine for konfliktforebygging og håndtering i Rissa kommune 1. Formål I en organisasjon som Rissa kommune vil det være ulike meninger om for eksempel faglige spørsmål, strategiske valg og økonomiske prioriteringer. Det forventes dessuten at den enkelte ansatte eller grupper av ansatte skal målbære og debattere slike meninger i ulike fora. Disse diskusjonene og uenighetene kan være en kilde til læring, utvikling, økt produktivitet og kreativitet. Dette er kjennetegn på en levende og engasjert organisasjon. Med dette utgangspunktet er det imidlertid nødvendig at Rissa kommune også har strukturer og rammer for å håndtere spenninger og konflikter som måtte oppstå. Formålet med dokumentet er å skape en felles forståelse for hva en konflikt er og hvordan man forebygger og håndterer helseskadelige konflikter på en best mulig måte blant ledere og medarbeidere i Rissa kommune. Det arbeidsrettslige grunnlaget for å arbeide med forebygging og håndtering av konflikter finnes i arbeidsmiljøloven (AML), hovedavtalen (HA) og internkontrollforskriften (IKF). 2. Verdiforankring Arbeid med konflikter skal forankres i kommunens etiske retningslinjer og verdier. Rissa kommunes verdier er gjestfri, frodig og engasjert. 3. Arbeidsmiljø Alle i Rissa kommune har et ansvar for å bidra til et godt arbeidsmiljø. Et godt arbeidsmiljø er et resultat av blant annet en styrt utvikling som ledelse og medarbeidere deler ansvaret for. Den gode relasjonen bygger på respekt for den andre og gjensidighet. I arbeidslivet er funksjonell respekt respekt for hverandre uavhengig av stilling og status bestemmende for samarbeid, støtte og læring. Å respektere er å ha aktelse for folk. Dette vises ved hjelp av signaler, for eksempel ved å overholde høflighetsregler, ta hensyn til andres tid m.v. Mobbing og konflikter har gjerne samme opprinnelsessted og årsakene kan være å finne i arbeidsmiljøet. Det er en lederoppgave å følge opp sine ansatte, tilrettelegge arbeidet og forebygge og håndtere eventuell mobbing eller konflikter som måtte oppstå.

2 4. Arbeidsrettslig grunnlag Arbeidsgiver har plikt til å organisere virksomheten slik at arbeidsorganisasjon, ledelse og samarbeidsforhold ikke gir grobunn for mobbing og konflikter 1. Arbeidsgiver har ansvar for å organisere arbeidet slik at arbeidstakerne ikke utsettes for uheldige psykiske belastninger, jf. aml 4-1. Dersom arbeidstaker opplever arbeidet belastende, må dette tas som et faktisk utgangspunkt. For å vurdere om den opplevde belastningen utløser et tilretteleggingsansvar, må arbeidsgiver undersøke de faktiske forhold. Det må avgjøres om belastningen kan anses å være en forventet konsekvens av arbeidsforholdet eller en uheldig belastning. Tilretteleggingsplikt etter denne bestemmelsen gjelder blant annet når det oppstår fare for helseskade på grunn av eskalerende konflikter. Arbeidsmiljøloven 4-3 (1) fastslår at arbeidet skal legges til rette slik at arbeidstakers integritet og verdighet ivaretas. Dette innebærer et generelt krav om respekt for arbeidstakernes egenverd. Arbeidsmiljøloven 4-3 (3) fastslår at arbeidstaker ikke skal utsettes for trakassering eller annen utilbørlig opptreden. Dette betyr blant annet at arbeidstaker ikke skal utsettes for mobbing. Det er arbeidsgivers ansvar at bestemmelsene i arbeidsmiljøloven overholdes, jf. aml 2-1. Arbeidstakerne skal aktivt medvirke ved utforming, gjennomføring og oppfølging av virksomhetens systematiske HMS-arbeid, jf. aml 2-3. Arbeidstaker har plikt til å underrette arbeidsgiver eller verneombud så snart arbeidstaker blir kjent med at det forekommer trakassering eller diskriminering på arbeidsplassen. Det vises til aml 2-4 Varsling om kritikkverdige forhold i virksomheten og 2-5 Vern mot gjengjeldelse ved varsling samt Rissa kommunes interne rutiner for varsling 2. Alle ansatte i Rissa kommune har taushetsplikt i forbindelse med opplysninger man får tilgang til i forbindelse med arbeidet når det gjelder de ansattes personlige forhold, jf. forvaltningsloven 13 annet ledd nr Definisjoner 5.1. Uenighet En uenighet kan ha sitt utspring i ulike forhold, for eksempel fordeling av begrensede ressurser, uenighet om mål og arbeidsmetoder, den enkeltes rolleatferd (hvem skal gjøre hva i hvilken posisjon til hvilket tidspunkt). Uenigheten kan være en kilde til læring, utvikling, økt produktivitet og kreativitet. Dette er kjennetegn på et levende og engasjert fagmiljø. Partene kan oppleve en interessemotsetning i forhold til en annen part, uten at situasjonen føles fastlåst. En uenighet løses ofte ved at partene blir enige om den aktuelle saken, uenigheten kan gå over av seg selv, eller er av en slik art at den er til å leve med. En uenighet kan imidlertid utvikle seg til en konflikt hvis den ikke blir håndtert konstruktivt Konflikt En konflikt foreligger når en part opplever en interessemotsetning i forholdet til en annen part og dette utløser vedvarende negative følelser, og situasjonen oppleves som fastlåst. Konflikter som ikke blir håndtert konstruktivt på et tidlig tidspunkt har en tendens til å utvikle seg til å handle stadig mer om partenes negative følelser for hverandre, man mister evnen til å se løsninger og se gode intensjoner hos den andre parten. Hovedproblemet i en personkonflikt når den eskalerer er ikke lenger innholdet i en 1 Se punkt 5 Definisjoner 2 Se punkt 7.9 Varsling av kritikkverdige forhold i Rissa kommune

3 konkret sak, men kan bli en kamp om hvem som har rett og hvem som tar feil. Spørsmålet blir hvem som er problemet, og ikke hva som er problemet Mobbing/trakassering Begrepene mobbing og trakassering brukes ofte om hverandre. Mobbing forekommer når en eller flere personer systematisk over tid føler seg utsatt for negative handlinger fra en eller flere andre personer i en situasjon der den som rammes har problemer med å forsvare seg mot disse handlingene. Dette kan dreie seg om trakassering, plaging, utfrysing, sårende erting, usynliggjøring, ubegrunnet omplassering eller lignende. Trakassering, for eksempel seksuell trakassering, er en særlig form for diskriminering som kjennetegnes ved sin krenkende og nedverdigende karakter. Mobbing/trakassering er uetisk, uakseptabelt og ulovlig Diskriminering Diskriminering handler om negativ forskjellsbehandling som kan forekomme på grunn av ulikhet i forhold til nasjonalitet, hudfarge, språk, kultur, kjønn, seksuell legning, alder, nedsatt funksjonsevne, religiøs tro eller politiske oppfatninger. Konsekvensene av å være part i en konflikt som utvikler seg til en personkonflikt kan være store. 6. Ansvar og myndighet 6.1. Ledere Ledere i Rissa kommune har ansvar for å skape en åpen arbeidsmiljøkultur. Det må legges til rette for møteplasser og fora der alle arbeidstakere gis mulighet til å gi uttrykk for sin mening uten redsel for konsekvenser. I et godt arbeidsmiljø er det lav terskel for å gi uttrykk for konstruktiv kritikk og uenigheter. Samtidig håndteres kritikk og uenighet på en saklig og ryddig måte. Åpenhet på arbeidsplassen viser en sunn organisasjonskultur som både virksomheten og de ansatte er tjent med. At lederne oppfordrer de ansatte til en kritisk og spørrende holdning vil også være i tråd med den kulturen man ønsker i forbindelse med for eksempel varslingssaker. Rissa kommune skal ha et arbeidsmiljøperspektiv som omfatter: Tilrettelegging av en organisasjonskultur som fremmer en forsvarlig utvikling av arbeidsmiljøet. At de etiske aspektene ved arbeidsmiljøet blir tydeliggjort og konkretisert, for eksempel i personalpolitikken gjennom etablering av en policy hvor det defineres normer for menneskelige interaksjoner på arbeidsplassen. At kommunens verdier danner grunnlaget for alle mellommenneskelige interaksjoner, i tjenesteutøvelse, i representasjon og i kollegial samhandling. Ledere i Rissa kommune har ansvaret for å håndtere konflikter på en mest mulig konstruktiv måte og forebygge helseskadelige konflikter. Det er også en leders ansvar å gripe tak i konfliktskapende forhold i arbeidsmiljøet. Det er viktig at det gripes inn tidlig overfor slike forhold. En leder som får kjennskap til en konflikt innenfor sitt ansvarsområde, har rett og plikt til å søke bistand til håndtering av saken når det vurderes som nødvendig. Lederen har et overordnet ansvar i saken og bør være med i det videre arbeid med konflikthåndteringen. Ledere skal være inspiratorer og vise ydmykhet og vilje til å ta og utvise selvkritikk. En slik holdning vil både kunne dempe, avverge og bidra til å få løst konflikter.

4 6.2. Medarbeidere I henhold til AML 2-3 har medarbeidere i Rissa kommune medvirkningsplikt, og skal bidra aktivt i arbeidet med å skape et arbeidsmiljø hvor konflikter håndteres på en åpen, ærlig og konstruktiv måte. Videre skal enhver medarbeider bidra til å forebygge helseskadelige konflikter. Den enkelte har som tidligere nevnt plikt til å underrette arbeidsgiver eller verneombud, hvis man er kjent med konflikter hvor trakassering eller diskriminering forekommer Konflikthjelpere Partene kan søke bistand hos konflikthjelpere, f. eks. verneombud, tillitsvalgt eller personalavdelingen. Det er viktig å søke bistand tidlig før konfliktene låser seg, eller når en opplever at egen kompetanse ikke strekker til. Aktuelle konflikthjelpere må avklare sin rolle i den enkelte sak med partene og andre involverte. Involverte parter har selv ansvar for å løse saken på aktuelt nivå på best mulig måte Verneombud/hovedverneombud Verneombudet skal ivareta medarbeidernes interesser i saker som angår arbeidsmiljøet. Dersom en medarbeider henvender seg til verneombudet om en konflikt, skal vedkommende sørge for at saken blir videreformidlet til ansvarlig leder og kan bistå den ansatte videre i saken. Verneombudet kan ha en aktiv rolle i arbeidet, men har først og fremst en tilsynsfunksjon i forhold til at saker blir løst, krav til arbeidsmiljøet blir etterfulgt osv. Hovedverneombud kan også informeres eller delta i arbeidet, hvis dette anses som formålstjenlig Tillitsvalgte Tillitsvalgte skal ivareta medlemmenes interesser og kan ha en aktiv rolle i arbeidet med konflikthåndtering. Tillitsvalgte kan bidra med samtaler og råd til medlemmer som enkeltpersoner og bistå medlemmer i møter med ledelsen eller andre parter i saken Personalavdelingen Personalavdelingen i Rissa kommune kan gi ulike former for bistand i konflikthåndtering og konfliktforebygging til ledere, medarbeidere og verneombud. Medarbeidere ved personalavdelingen har taushetsplikt. Personalavdelingen kan kontaktes for råd, samtaler eller hjelp til å få sortert problemet og få satt det på dagsorden, gi råd om mulige tiltak, som for eksempel mekling. Behovet for å benytte spisskompetanse fra BHT, psykolog, jurist eller andre vurderes i den enkelte sak. Når personalavdelingen skal bistå i en vanskelig sak, er det viktig at det avklares hvilken rolle medarbeideren har i samarbeidet.

5 7. Organisering og samarbeid Punktet omhandler generelt ansvar og oppgaver for leder og medarbeidere for den ordinære driften i Rissa kommune. Når dette følges, vil det bedre samarbeidet og kunne forebygge at konflikter oppstår Ledernes oppgaver Mål og ressurser Gjennomføre årlige prosesser rundt neste års budsjett og klargjøre enhetsplaner som drøftes i henhold til Hovedavtalen i kommunal sektor Organisering av arbeidet Planlegging av arbeidet er et strategisk virkemiddel hvor arbeidsgiver og den enkelte ansatte skaper en avklart og god arbeidssituasjon, og for å nå felles mål. Formålet er: Sikre at enhetens oppgaver har tilknyttet nødvendige ressurser og kompetanse eventuelt utvikle kompetansen på de områder hvor dette er nødvendig Ivareta medarbeidernes medbestemmelse i forhold til eget arbeid Gi muligheter for å tilrettelegge individuelt med hensyn til arbeidsbelastninger Ivareta forhold knyttet til den enkelte medarbeiders kompetanse, interesser, kapasitet m.m. Ved behov for individuell tilrettelegging av arbeidet kan dette tas opp i medarbeidersamtalen eller som en egen samtale Medarbeidersamtale Lederne skal årlig gjennomføre medarbeidersamtale med sine medarbeidere. Det skal føres skriftlig referat fra samtalen og det skal gjennomføres en evaluering av måloppnåelse. Formålet med medarbeidersamtalen er å: Være en arena for gjensidig, helhetlig og konstruktiv tilbakemelding mellom leder og medarbeider Gi muligheter for medarbeideren til å utrykke mer langsiktige ønsker for arbeids- og ansvarsområder samt arbeidsmiljøet Være en arena for å ta opp generelle og mer individuelle problemstillinger Skape tillit og lojalitet mellom leder og medarbeider HMS-runde (vernerunde) Det skal årlig gjennomføres HMS-runde hvor nærmeste leder og verneombud deltar. Alle ansatte skal være aktivt deltakende i HMS-arbeidet. Gjennom HMS-runden gis medarbeiderne mulighet til å komme med løsningsforslag og ideer til forbedringer av egen arbeidsplass og arbeidsmiljøet generelt. På den måten blir grunnleggende verdier og medbestemmelse ivaretatt og utviklet. Formålet med HMS-runden er: Å sikre at det fysiske og psykososiale arbeidsmiljøet er i henhold til lov og forskrift Å sikre at kontakten mellom leder, verneombud og den enkelte arbeidstaker ivaretas i HMSområdet Til hjelp for kartlegging av arbeidsmiljøet og av den enkelte medarbeiders psykososiale, fysiske og organisatoriske arbeidsmiljø er det utarbeidet en generell sjekkliste/skjema som skal brukes ved gjennomføringen av HMS-runden. I etterkant av HMS-runden fyller leder og verneombud ut felles skjema for enheten med de avvik som må utbedres og forslag til tiltak. Oppsummering etter HMSrunden legges fram for arbeidsmiljøutvalget (amu).

6 7.2. Informasjon Lederne skal sikre god informasjonsflyt til medarbeiderne om aktuelle saker, problemstillinger, vedtak og lignende. For å stimulere til engasjement og medbestemmelse skal det legges til rette for at medarbeidernes synspunkter kommer til uttrykk, og videreformidles Den enkelte medarbeiders ansvar Rissa kommune har klare forventninger til at alle medarbeidere bidrar til å skape et godt arbeidsmiljø ved å: Handle inkluderende og verdsette ulikhet Være et forbilde for sine kollegaer Være lojal mot beslutninger Ta opp uheldige forhold på en hensynsfull måte Den enkelte medarbeider har ansvar for å bidra konstruktivt til diskusjoner om strategi, mål planer og ressursanvendelse, og å formidle egne synspunkter i aktuelle saker. Videre må medarbeiderne holde seg oppdatert på hva som til enhver tid er gjeldende beslutninger for Rissa kommune som helhet, for den enkelte avdeling og for eget arbeid Kunnskap om risikoforhold Uheldige organisatoriske forhold kan, i et lengre perspektiv, skape konflikter og mobbing. Det er derfor vesentlig at denne kunnskapen anvendes og at det vises aktelse og varsomhet ved endringer av organisatoriske forhold. Dette vil bidra til en positiv forebygging av konflikter og mobbing. Med bakgrunn i forskning er det identifisert risikoforhold for konflikter og mobbing: Plutselige organisatoriske endringer Enhetskulturer som tolererer mobbende atferd eller unnlater å anerkjenne mobbing som problem Usikkerhet i ansettelsesforholdet Dårlige forhold mellom medarbeidere og ledelse og lav tilfredshet med ledelsen Dårlige forhold mellom kolleger Uforsvarlig høye arbeidskrav Mangler i personalpolitikken og utilstrekkelige felles verdier Høyt arbeidsbetinget stressnivå i sin alminnelighet Rollekonflikter For å forebygge mobbing og konflikter er det vesentlig å være oppmerksom på at flere forhold kan være årsak, og eventuelt samvirke Kommunikasjon Ulike oppfatninger og meningsbrytninger er en forutsetning for levende fagmiljøer i kunnskapsbedrifter. Imidlertid bør det i Rissa kommune være noen felles oppfatninger om hvordan slike meningsbrytninger skal presenteres og gjennomføres. Meningsforskjeller eller uenigheter bør drøftes på en åpen, ærlig og løsningsfokusert måte med de involverte (berørte) parter. Partene bør ytre sine meninger, forklare sin tankemåte og prøve å finne ut om den andre parten forstår. På denne måten kan meninger utdypes og eventuelle misforståelser oppklares. Dette vil bedre grunnlaget for å ta gode beslutninger for videre utvikling. Det er også viktig å ha forståelse for at de ulike rollene, som medarbeider og arbeidsgiver, vil kunne ha forskjellig perspektiv som kan bidra til å vanskeliggjøre kommunikasjon.

7 Videre er det vesentlig at temaet konfliktforebygging- og håndtering settes på dagsorden. Når ledelsen, ansatte og ansattes representanter har en felles forståelse av hvordan konflikter og mobbing forebygges i det daglige og hva som gjøres når tilløp til konflikter og mobbing blir synlig, at virksomheten står best rustet til å møte de utfordringer som måtte komme Strukturer for informasjon, medbestemmelse og meningsutveksling Rissa kommune sin ledelse har ansvar for at det finnes strukturer og arenaer for meningsutveksling som ivaretar medarbeidernes rett til medbestemmelse. Varige fora med klart mandat vil bidra til å skape forutsigbarhet. Eksempler på slike fora er: Informasjons-, drøftings- og forhandlingsutvalg som ivaretar trepartssamarbeidet Ulike former for personalmøter (seksjonsmøter, avdelingsmøter, fagmøter) Arbeidsmiljøutvalg (amu) og administrasjonsutvalg (asu) 7.7. Arbeidsmiljøkartlegginger Arbeidsmiljøkartlegginger er en gjennomgang av arbeidsmiljøet i hele enheten eller enkelte avdelinger. Resultater av slike kartlegginger gir nyttig kunnskap om hvilke områder som bør prioriteres med tanke på ulike arbeidsmiljøtiltak. Kartlegginger bør følges opp jevnlig for å sjekke at vedtatte tiltak er iverksatt og har ønsket effekt Rapportering av uønskede forhold/hendelser/atferd Uønskede forhold/hendelser/atferd er et avvik fra det som er bestemt i lov, forskrift, interne dokumenter osv. Hensikten med rapportering av uønskede forhold/hendelser/atferd er å bringe den uønskede situasjonen til opphør og hindre gjentakelse. Videre er hensikten at det systematiske HMSarbeidet skal forbedres. Mobbing, trakassering eller annen utilbørlig atferd er ulovlig og slike saker skal alltid meldes så raskt som mulig til nærmeste leder og/eller konflikthjelpere, se punkt Varsling av kritikkverdige forhold Rissa kommune har egen rutine for varsling av kritikkverdige forhold i organisasjonen. Ansatte har rett til å varsle om kritikkverdige forhold i Rissa kommune, jf. aml. 2-4 nr.1, dersom det ikke er mulig å løse saken på annen måte. Rutinen for varsling av kritikkverdige forhold i Rissa kommune er et tillegg til de allerede eksisterende kommunikasjonskanaler i etaten. Muligheten for å fremme saklig og konstruktiv kritikk er en viktig forutsetning for et godt arbeidsmiljø. 8. Grunnprinsipper for konfliktforebygging Saken tas opp av den som opplever problemet enten av vedkommende selv eller via en konflikthjelper Saken blir håndtert på lavest mulig nivå Saken blir håndtert så tidlig som mulig Saken blir tatt opp med nærmeste leder Saken blir håndtert i linjen Saken blir håndtert der konflikten er, av de involverte parter i saken. Dersom nærmeste leder oppleves å være en del av problemet, kan saken tas opp med leders leder eller en konflikthjelper. Om konflikten er så fastlåst at man ikke finner hensiktsmessige løsninger lokalt har partene ansvar for at saken løftes til neste nivå.

8 9. Håndtering av konflikter og mobbing Konflikter og mobbing skal: Håndteres i tråd med arbeidsmiljølovens krav og etatens verdigrunnlag Avdekkes, forebygges og forsøkes løst på en saklig, forsvarlig og hensynsfull måte Forebygges ved å skape forutsigbarhet og trygghet for at slike situasjoner håndteres på en god måte for alle parter Prosessen består av fire trinn, uavhengig av alvorlighetsgrad: 1. Opplevelse/melding/varsling/observasjon/klage/avvik 2. Avklaringssamtaler/undersøkelser/mekling 3. Løsning/konklusjon/sanksjoner 4. Evaluering/oppfølging Håndteringen kan grovt deles inn i uformell og formell håndtering, men disse tilnærmingene vil lett flyte over i hverandre. Hva som er hensiktsmessig tilnærming må uansett vurderes fortløpende. Med utgangspunkt i en hendelse eller opplevelse er det fire hovedtilnærminger til videre håndtering av saken: Hendelse/opplevelse Tar saken 1 Ber om 2 Ber 3 Formell opp med den det gjelder uformell støttesamtale om/innkalles til formell samtale klage 4 Uformelle løsninger/tiltak Formell håndtering Resultat/konklusjon og tiltak

9 9.1. Mulige tiltak og løsninger, avhengig av alvorlighetsgrad Uformelle Formelle Uformelle samtaler med partene, enkeltvis eller sammen Trekantsamtaler/mekling Avtale om løsning og oppfølging gjøres skriftlig Individuell lederveiledning Individuelle hjelpetiltak (psykolog eller lignende) Formelle samtaler med skriftlig innkalling Løsningsfokusert tilnærming Når saken er av alvorlig karakter følges arbeidsmiljøloven og Arbeidstilsynets retningslinjer. Tiltakene som er kursivert i teksten er omtalt nærmere i underpunktene og er forslag til mulige tilnærminger og løsninger i konfliktsituasjoner Avklaringsamtaler Avklaringssamtaler er samtaler med partene, enkeltvis eller samlet som gjennomføres som uformelle samtaler eller formelle samtaler avhengig av situasjonen. Det forsøkes avklart hva som er problemet, hva skal til for at problemet kan løses, kan problemet løses på en enkel måte, hvilke tiltak kan settes i verk Mekling Mekling har som mål å finne en løsning som begge parter er tilfreds med på en aktuell konflikt. Mekling benyttes som et tiltak dersom avklaringssamtalene ikke klarer løse problemet eller mekling er et av tiltakene som velges. Erfaring og forskning bekrefter at mekling er et godt virkemiddel for å imøtekomme behovet for at noe blir gjort for å hindre uakseptable og destruktive handlinger. Mekling som fremgangsmåte lager en ramme for å bringe sammen mennesker som står i et motsetningsforhold og hvor det er gjort overgrep mot en part Løsningsfokusert tilnærming Løsningsfokusert tilnærming (LØFT) tar utgangspunkt i det folk får til, framfor det de er mindre gode til. Fokus rettes mot det partene i en konflikt gjør i situasjoner uten konflikt, og de forbedringer og fremskritt som allerede finnes i den aktuelle konflikten. LØFT tar utgangspunkt i den situasjon den enkelte ønsker seg for framtiden, og hva den enkelte må gjøre/endre for å komme dit de ønsker. Metoden retter blikket mot fremtid og handlinger, framfor fortid og årsaksforklaringer. Det legges stor vekt på å formulere mål for konfliktarbeidet. Personene som er en del av konflikten, skal selv sette målene og avgjøre om de er oppnådd.