REFERANSE JOURNALNR. DATO LLH-15/ / Møteinnkalling

Transkript

1 - Til medlemmer og varamedlemmer i Styret for Sølvberget KF og administrasjon REFERANSE JOURNALNR. DATO LLH-15/ / Møteinnkalling Utvalg: Møtested: Styret for Sølvberget KF Kiellandrommet Møtedato: Tid: kl Med dette innkalles til møte. Eventuelt forfall må meldes snarest til utvalgets sekretær, telefon Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Før møtet: Espen Røsbak orienterer om Kapittel 15. Hilde Karlsen leder

2 Saksliste Saksnr. Arkivsaksnr. 11/15 15/2797 MØTEPROTOKOLL - MØTE I STYRET FOR SØLVBERGET KF DEN Innstilling: Styret godkjenner møteprotokoll fra /15 15/7854 TERTIALRAPPORT 1. TERTIAL 2015 Innstilling: 1. Styret for Sølvberget KF tar rapporten for 1. tertial 2014 til orientering. 13/15 15/8738 NYE SØLVBERGET ETASJE - STATUS Innstilling: Styret for Sølvberget KF tar saken til orientering. 14/15 14/7222 BYGGEREGNSKAP FOR NYE SØLVBERGET, 1. ETASJE Innstilling: Byggeregnskapet for Nye Sølvberget, 1. etasje godkjennes med en samlet sum på kr Resterende midler i investeringsprosjektet videreføres til prosjektet Nye Sølvberget etasje. 15/15 14/4176 NORDISK BARNEBOKKONFERANSE 2015 Innstilling: Styret for Sølvberget KF tar saken til orientering.

3 16/15 15/8307 RETNINGSLINJER FOR BRUK AV TOBAKK I ARBEIDSTIDA Innstilling: Sølvberget KF innfører ikke Stavanger kommunes retningslinjer for bruk av tobakk i arbeidstida nå, men avventer evalueringen som gjøres etter et år. 17/15 15/8009 MEDARBEIDERUNDERSØKELSEN 2015 Innstilling: Styret for Sølvberget KF tar resultatene av medarbeiderundersøkelsen til orientering. 18/15 15/7836 EVALUERING AV STYRETS ARBEID Innstilling: Styret for Sølvberget KF tar saken til orientering. 19/15 12/12834 AVTALE OM NEDBETALING AV GJELD Innstilling: 1. Ubetalt gjeld på kr for Renaa Xpress Sølvberget omgjøres til et lån. Lånet avdras over 5 år, med like halvårlige avdrag på kr ,20 + renter fra og med Renten fastsettes ut fra gjennomsnittlig 3 måneders Nibor-rente + 1,5 %. 2. Lånebeløpet finansieres med midler fra foretakets disposisjonsfond.

4 Sak 11/15 Saksfremlegg REFERANSE JOURNALNR. DATO LLH-15/ / Sakens planlagte utvalgsbehandlinger: Sak nr.: Møtedato: Votering: Styret for Sølvberget KF 11/ MØTEPROTOKOLL - MØTE I STYRET FOR SØLVBERGET KF DEN Forslag til vedtak: Styret godkjenner møteprotokoll fra

5 Sak 11/15 REFERANSE JOURNALNR. DATO LLH-15/ / Møteprotokoll Styret for Sølvberget KF Møtested: Kiellandrommet Møtedato: Tid: kl Møteleder: Hilde Karlsen Til stede på møtet Medlemmer: Forfall: Varamedlemmer: Dessuten møtte: Tilhørere: Hilde Karlsen, Per A. Thorbjørnsen, Eirik Faret Sakariassen og Sigrun Hetland Grøtteland Gulale Samiei, Lotte Løkeland Hovda Solveig Nessa Marit Egaas og Annamaria Gutierrez fra administrasjonen. Revisor Cissel Aarestad

6 Sak 11/15 7/15 15/1904 MØTEPROTOKOLL SO - MØTE I STYRET FOR SØLVBERGET KF DEN Vedtak: Styret godkjenner møteprotokoll fra møtet /15 15/1463 ÅRSREGNSKAP OG ÅRSBERETNING 2014 Vedtak: Styret for Sølvberget KF anbefaler bystyret å gjøre slikt vedtak: Årsregnskap for Sølvberget KF 2014 godkjennes med et regnskapsmessig overskudd på kr som avsettes til foretakets disposisjonsfond. Årsberetning for 2014 godkjennes. Styret for Sølvberget fatter i tillegg følgende vedtak: Finansiering av KLP egenkapital dekkes ved overførsel fra driftsregnskap til investering. For 2014 er dette kr /15 15/2648 LØNNSPOLTISK DOKUMENT FOR SØLVBERGET KF 2015 Vedtak: Styret godkjenner lønnspolitisk dokument for Sølvberget KF /15 15/1727 ROS-ANALYSE FOR SØLVBERGET 2015 Vedtak: Styret for Sølvberget KF tar saken til orientering.

7 Vi bekrefter med våre underskrifter at møtebokens blad er ført i samsvar med det som ble bestemt på møtet. Stavanger, Hilde Karlsen leder Per A. Thorbjørnsen nestleder Gulale Samiei medlem Eirik Faret Sakariassen medlem Sigrun Hetland Grøtteland medlem

8 Sak 12/15 SØLVBERGET KF Saksfremlegg REFERANSE JOURNALNR. DATO MEG-15/ / Sakens planlagte utvalgsbehandlinger: Sak nr.: Møtedato: Votering: Styret for Sølvberget KF 12/ TERTIALRAPPORT 1. TERTIAL 2015 Forslag til vedtak: 2. Styret for Sølvberget KF tar rapporten for 1. tertial 2014 til orientering.

9 Sak 12/15 TERTIALRAPPORT 1. TERTIAL 2015 Saken gjelder Tertialrapport 1. tertial I denne saken er rapportering om økonomi, HMS og statistikk samlet i en sak. I tillegg rapporteres det om status for viktige mål og tiltak i Økonomi Økonomisk status for Sølvberget KF BUDSJETT (TUSEN) REGNSKAP (TUSEN) FORBRUK (%) 30 LØNNSUTGIFTER ,31 31 DRIFTSUTGIFTER ,05 INVENTAR, UTSTYR OG 32 MASKINER ,90 33 KJØP AV TJENESTER ,11 34 OVERFØRINGER ,27 35 FINANSUTGIFTER ,30 SUM UTGIFTER ,89 36 INNTEKTER ,44 37 REFUSJONER ,15 38 OVERFØRINGER ,92 39 FINANSINNTEKTER ,32 SUM INNTEKTER ,24 Driftsbudsjettet Sølvberget KF har i 2015 et samlet årsbudsjett på kr 89,4 mill., hvorav tilskuddet fra kommunen er kr 59,7 mill. Per er det registrert et samlet forbruk på kr 26,7 mill. tilsvarende 29,8 % av årsbudsjettet. 35,2 % av budsjetterte inntekter er registrert etter 1.tertial. Dette er i tråd med vedtatt budsjett, og Sølvberget regner med å gå i balanse ved årsslutt. Investeringer Når det gjelder Sølvbergets investeringsbudsjett, har bystyret godkjent en ramme på kr 20,7 mill. Sølvbergets styre har vedtatt å ta opp et lån på kr 10 mill. i 2015, men at investeringsrammen beholdes som budsjettert. På grunn av usikkerhet når det gjelder finanskostnadene knyttet til låneopptak, har vi planer om å skyve på noen av investeringene. Det er pr dato er ubrukte lånemidler på ca. kr 6 mill. Dersom Stavanger kommune godkjenner at Sølvberget kan bruke fondsmidler til å delfinansiere investeringer, vil det da ikke være nødvendig å ta opp nye lån før i Investeringer knyttet til RFID-merking, innleveringsanlegg, datautstyr og nettsider pågår, og gjennomføres som planlagt, total ramme 3,65 mill. Investeringer i Nye Sølvberget etasje har et godkjent investeringsbudsjett på 17,1 mill. for 2015 og det er beregnet 5,15 mill. i 2016, totalt 22,25 mill. Det planlegges å strekke investeringsperioden videre inn i Revidert budsjett for investeringen er 6,25 mill. i

10 Sak 12/ , 9 mill. i 2016 og 7 mill. i Den formelle budsjettjusteringen kommer vi tilbake til i 2. tertial. Helse, miljø og sikkerhet Sykefraværet i første kvartal var 4,9 % (3,1 % i 2014). Det er i hovedsak sykemeldt fravær som er årsak til økningen. Den overordnede ROS-analysen til Sølvberget som ble ferdigstilt i løpet av 2014, ble i første tertial 2015 behandlet og godkjent i henholdsvis AMU, lederteamet og Sølvbergets styre. Arbeidet med å gjennomføre tiltakene igangsettes i andre tertial Samtlige skriftlige instrukser, rutiner og prosedyrer har blitt revidert og oppdatert. Vi har også forberedt kurs i HMS og internkontroll, gjennomføres i andre tertial. Alle brannvernrutiner har vært gjennomgått og forenklet, i samarbeid med SF Kino og Securitas. Det har vært avholdt «papirøvelser» for alle ansatte. Vi har hatt brannverntilsyn av brannvesenet i mars, dette ble bestått. Aktivitet Kort om noen av tiltakene i årsplanen: - Formannskapet har sluttet seg til styrets forslag om at Sølvberget er, og skal videreutvikles som Stavangers litteraturhus. Det arbeides nå med plassering og innhold i et Kiellandsenter på Sølvberget. - Stavanger kommune har varslet at de vil si opp avtalen med Sølvberget om forvaltning av Kulturbanken. Som en følge av dette har Sølvberget sagt opp nåværende avtaler med leietakerne fra Støtten til Nord-Sør biblioteket fra Nasjonalbiblioteket opphørte fra Det arbeides med en omlegging og utfasing av tjenesten. Det undersøkes også om heleeller deler av tilbudet kan videreføres gjennom samarbeid med andre aktører. - Det trekkes inn en stilling som følge av manglende statlig støtte. - Sølvberget har fått midler fra Nasjonalbiblioteket til disse utviklingsprosjektene i 2015: Wayfinding/skilting kr , En bok, en registrering kr , Nordisk barnebokkonferanse kr Nordisk barnebokkonferanse ble avviklet på Sølvberget februar med over 300 deltakere og mye skryt til Sølvberget og prosjektleder Siri Odfjell Risdal for program og gjennomføring års jubileet for forfatteren Alfred Hauge ble åpnet på Sølvberget 19. mars. - Hovedprosjektet for Obstfelderjubiléet i 2016 er etablert. Marita Aksnes er ansatt som prosjektleder. - Sølvberget har fått støtte på kr fra Den kulturelle spaserstokken til programseriene «Bokprat» og «Sanger fra 2. etasje».

11 Sak 12/15 - Det arbeides med å erstatte strekkodene i alle medier med radiobrikker (RFID). Det meste av samlingen er nå omkodet. Dette er en forutsetning for å skifte utlånsautomater og innleveringsanlegg, og åpner også muligheter for ulike typer digital formidling i framtida. - Tilbudet på «Min Side» er styrket med en rekke nye databaser, bl.a. Library Press display som gir tilgang til nesten 4000 aviser og tidsskrifter, Naxos, en musikkdatabase med mye informasjon om klassisk musikk, samt mulighet til å streame musikkstykker og Ifinger, ordbøker på norsk, engelsk og mange fjerntliggende språk. Disse er gratis tilgjengelig for alle som har lånekort registrert på Stavanger bibliotek. - Sølvbergets nettsider er oppgradert, slik at de fyller nye statlige krav til universell utforming. Nettsidene er nå mye bedre tilpasset mobile enheter enn tidligere versjon. - I samarbeid med BI er det arrangert kurs i «Den gode kundeopplevelsen», for en stor gruppe av de ansatte. - Det har vært gjennomført to studieturer for ansatte, en til London og en til Liverpool. Turene ble finansiert med fondsmidler, og hensikten har vært å hente inspirasjon i forhold til de omfattende endringene som Sølvberget er midt oppe i. - Roar Houen er ansatt som prosjektleder for Nye Sølvberget, og Kirsten Myklebust er ansatt som hans vikar som leder Møteplass. En detaljert status for årsplan 2015 følger som vedlegg til tertialrapporten.

12 Statistikk Sak 12/15 1. tertial tertial 2015 % utv Utlån alle bibliotekavdelinger % Besøk Sølvberget % Besøk Madla bibliotek % Besøk på Sølvbergets nettsider % Arrangement og klassebesøk % Besøk og utlån Sølvbergets besøk fortsetter å øke. Registrert økning i 1. tertial var på hele 69 %, men noe av dette skyldes nok at tellingen i 1. tertial 2014 var basert på stikkprøver og derfor usikker. Nå telles det med kameraer i alle innganger. Uansett er besøket gjennomgående høyt, ca pr dag. Besøket på SF-kino kommer i tillegg til dette. Madla har en liten nedgang i besøket. Trafikkveksten på nettsidene er stor, særlig på smarttelefoner og nettbrett. Det er også gledelig at stadig flere ansatte produserer og publiserer saker til nettsidene. Besøk på Nord- Sør bibliotekets nettsider økte med 61 % i 1. tertial. Dette er et tankekors etter som støtten fra Nasjonalbiblioteket til denne tjenesten opphørte fra nyttår. Når det gjelder utlånet, er dette nokså stabilt med en nedgang på 1 %. I vedlagte statistikkvedlegg er det tatt inn en mer detaljert oversikt over utlånet enn tidligere. Denne viser tydelig at det tradisjonelle bokutlånet øker, mens utlån av musikk og film går ned. Utlånet av e-bøker er økende, men dette utgjør fortsatt bare 3,8 % av det totale utlånet. Arrangement Sølvberget hadde 233 arrangement i 1. tertial (147 i 2014). Økningen skyldes i stor grad at flere og flere av arrangementene gjennomføres sammen med eksterne partnere. Antall klassebesøk var 99. SØLVBERGET bibliotek- og kulturhussjef Saksbehandler: Marit Egaas

13 Besøk/utlån 1. tertial 1. tertial % utvikling Besøk Sølvberget, Stavanger kulturhus % Stavanger fengsel % Madla filial % Besøk totalt % Utlån Stavanger bibliotek totalt % Faglitteratur for barn % Skjønnlitteratur for barn % Faglitteratur for voksne % Skjønnlitteratur for voksne % Lydbøker for barn % Lydbøker for voksne % Musikk for barn % Musikk for voksne % Film for barn % Film for voksne % Annet % Ebøker % Sak 12/15 Madla filial % Stavanger fengsel % Bruk av nett-tjenester Besøk på Sølvbergets nettsider % Besøk på Nord-Sør biblioteket % Fornying av lån på nett 81 % 82 % 1 % Reservering av bøker på nett 49 % 48 % -2 % Facebook (antall følgere pr. 30.4) Sølvberget % Kapittel % Musikk- og film % Barnebiblå % Internasjonalt kulturnettverk 531 Nordisk barnebokkonferanse 745 FB totalt: % Instagram - følgere % Instagram - bruk av #sølvberget Twitter (antall følgere pr. 30.4) Solvberget %

14 Kapittel % Musikk- og film % Twitter totalt: % Arrangement (antall) Arrangement % Klassebesøk % Arrangement totalt %

15 Årsplan status mai 2015 Sak 12/15 Visjon for Sølvberget Sølvberget skal være den beste formidleren av kunnskap for alle og landets fremste arena for kreativitet. Gjennom opplysning og opplevelser skal trofaste gjester beholdes og nye mennesker begeistres. Byens største møteplass skal dyrke romslighet og refleksjon. Sølvbergets kunnskap og kompetanse skal ikke vokse i takt med byens og regionens befolkning - vi skal ligge foran. Vi skal formidle de gode historiene og være en trygg veiviser i en informasjonsjungel som stadig vokser seg tettere. Hovedmål: Kunnskap og dannelse - Vi skal sikre alle rett til den samme informasjonsmengden. Vi skal være rustet til å svare på de spørsmålene innbyggerne har og de spørsmålene de ikke visste at de hadde. Vi skal stimulere til nysgjerrighet og refleksjon. Opplevelse og formidling - Vi skal by på de gode opplevelsene og formidle de viktige fortellingene til begeistring og glede for stadig nye generasjoner. Mangfold og muligheter - Vi skal fungere på tvers av kulturell, religiøs og økonomisk bakgrunn på tvers av økonomiske, aldersmessige og samfunnsmessige skillelinjer. Dette er en viktig ressurs som kan videreutvikles gjennom deltagelse og aktiv formidling. Møteplass og medvirkning - I en stadig mer fragmentert og kommersiell hverdag er behovet for møteplasser med høye dører og vide porter større enn noen gang. Sølvberget skal preges av nærhet og romslighet slik at vi kan møte innbyggerne der de er og gi dem arenaer for medvirkning, deltakelse og diskusjon. Resultatmål 2015 Arbeide langsiktig og strategisk for å videreutvikle Sølvberget som attraksjon og møteplass Tiltak - Sluttføre plan for framtidsrettet utforming av Sølvbergets etasje, og starte gradvis implementering - Åpne galleri i 2. etasje og integrere arbeidet med kunstformidling i øvrig programvirksomhet.. - Alle som vokser opp i Stavanger bør få tre bibliotekbesøk i løpet av grunnskolen og et besøk i videregående skole. Vurdere om dette er mulig å realisere med de ressursene som er tilgjengelige. - Seniorer skal fristes til å bruke Sølvbergets tilbud for å få nye impulser, treffe andre og holde seg friske. - Forvalte mediesamlingen på en måte som samsvarer med Sølvbergets samfunnsoppdrag. - Arbeide aktivt med brukermedvirkning og gjennomføre en brukeratferdsundersøkelse i samarbeid med de andre storbyene. Status mai Åpner i september Undersøkelse gjennomføres i november Opprettholde - Holde trykket oppe i første etasje. Fortsette

16 besøkstallene fra 2014 Øke gjennomsnittsbesøket pr arrangement med 10 % arbeidet med aktiv formidling av samlingen og utforming av aktiviteter i dialog med publikum. - Fokusere på bibliotekets basisoppgaver. Bygge videre på det som har vært bra og hatt vesentlig betydning i Vurdere åpningstidene i de ulike etasjene i forbindelse med videreutvikling i etasjene oppover. - Forbedre og tilpasse systemet for telling av publikum og dokumentasjon av digital formidling. - - God informasjon om egne og eksterne arrangement - Gjennomføre arrangement og aktiviteter knyttet opp mot «Hele Rogaland leser 2015». - Utvikle gode programserier med midler fra Den kulturelle spaserstokken. - Gjennomføre litteraturfestivalen Kapittel Legge vekt på aktiviteter og arrangement som stimulerer til demokratiutvikling, debatt og offentlig samtale. - Samarbeide med Stavanger kommune om aktiviteter og informasjon knyttet til kommune- og fylkestingsvalget. - Ikke startet September Gjennomført September Balanse mellom egenproduserte arrangement og aktiviteter, arrangement og verksteder i samarbeid med andre. - Lage strategi for eksterne samarbeidspartnere, og inngå gjensidig forpliktende avtaler. - Redusere antall egenproduserte arrangement og bygge videre på rammer og føringer som er lagt for programmeringen. - Forbedre interne rutiner når det gjelder gjennomføring av interne og eksterne arrangement og aktiviteter. - Klargjøre rutiner og servicenivå for rene utleiearrangement. - Gjennomføre nasjonal konferanse om barnelitteratur i februar Etablere hovedprosjektet for Obstfelderjubiléet Ikke startet

17 Sølvberget skal være en god integreringsarena Stimulere innbyggerne til økt bruk av digitale tjenester Opprettholde Sølvbergets gode omdømme - Sørge for at Sølvberget fortsetter å være en trygg og attraktiv møteplass, også for tilfeldige møter. - Gjennomføre det treårige prosjektet «Ung i sentrum» - Løpende dialog med innvandrerorganisasjonene. Samarbeid om kulturkafeer og andre aktiviteter. - Invitere alle nye klasser ved Johannes læringssenter til brukerorientering. - Språkkafé på dagtid i samarbeid med Røde Kors. Tilbudet utvides til egen språkkafe for ungdom. - Være arena og medarrangør for årlig frivillighetstorg. - Arrangere Barnas Verdensdag - - Styrke den digitale formidlingen i alle team og lage plan for formidling, både fysisk og digital. - Ferdigstille digital sone i første etasje for å eksponere og prøve ut digitale tjenester - Undersøke mulige samarbeidspartnere når det gjelder digitalt utstyr, for å styrke de digitale tjenestene. - Styrke formidlingen når det gjelder utlån av e- bøker og e-lydbøker. - Styrke tilbudet på «min side» med flere tilgjengelige abonnementsdatabaser. - Fullføre konvertering fra strekkoder til radiobrikker i alle medier. - - Gjennomføre anbud for nytt innleveringsanlegg. - Prioritere seniorer når det gjelder digital opplæring av innbyggerne. - - Fullføre og implementere nye retningslinjer for kommunikasjon - Aktiv deltakelse på lokale og nasjonale arenaer og arrangement - Aktiv deltakelse i media og målrettet bruk av sosiale medier. - Engasjere de ansatte til å være ambassadører i sosiale mediekanaler - Systematisk HMS arbeid for å sikre at Sølvberget er et trygt sted å være for alle. - Systematisk vedlikehold av teknisk utstyr, interiør og lokaler. - Gode interne rutiner og tilstrekkelige ressurser, Gjennomført i februar Er etablert, prosjektleder er ansatt. Ikke startet Ikke startet Utsatt til våren 2016 Ikke startet Ferdig, en del etterarbeid Utarbeiding av anbudsdokument er pågår, ROSanalyse ferdig. Arbeid med rutiner pågår

18 Medarbeidere som trives og er stolte av arbeidsplassen slik at teknisk utstyr fungerer tilfredsstillende - Arrangere servicekurs for ansatte. - Gjennomføre medarbeiderundersøkelse og arbeide systematisk med oppfølging av denne. - Hente inspirasjon fra andre bibliotek og kulturinstitusjoner (foredrag og studiebesøk) - Bygge god organisasjonskultur og bedre opplegget for internkommunikasjon. - - Synlige, tilstedeværende ledere, og tydelighet når det gjelder ansvar og myndighet. - God kommunikasjon mellom prosjektet «Nye Sølvberget» og resten av organisasjonen. - Arbeide for at Sølvberget er i forkant av den digitale utviklingen med tanke på teknisk utstyr, og at ansatte har nødvendig kompetanse. - Videreføre utviklingsprosjekt for å heve digital kompetanse hos ansatte i samarbeid med de andre storbyene. - Fortsatt være en IA-bedrift, gi praksisplasser til personer via NAV og lignende. Er gjennomført i samarbeid med BI Oppfølging pågår To studieturer er gjennomført Retningslinjer for interkommunikasjon er utarbeidet. Siste år i prosjektet Jobbe smartere og unngå dobbeltarbeid - Påse at ny organisering får «satt seg» og gjøre nødvendige justeringer i forhold til endringer i Nye Sølvberget. - Arbeidsmengden må være tilpasset de personalressurser vi har. - Alle bruker vaktplansystement Planday - Opplæringsplan som ivaretar både grunnopplæring, kunnskapsdeling og utviklingsarbeid. - Gode system for oppfølging av løpende vedlikehold og rapportering av avvik. - Samlet strategi for hvilke prosjekt det skal søkes midler til, og realistisk budsjettering i prosjektsøknadene. - Tydelighet i oppstart av prosjekter når det gjelder forankring, rammer og ansvar. - Evaluere det vi gjør når det gjelder Prosess med justeringer starter 2. tertial Er innført, og fungerer bra. Er utarbeidet Det arbeides med gode rutiner for dette.

19 samlingsutvikling, arrangement og markedsføring og se hva som gir størst effekt. - Felles system for alle arrangementer, både interne og eksterne, der informasjonen er tilgjengelig for alle. - Kartlegge arbeidsprosessene knyttet til innkjøp, registrering og klargjøring av medier sammen med de andre storbyene. - Ikke startet Kartlegging av aktuelle system pågår. Felles prosjekt pågår Få på plass viktige avklaringer som gjelder Litteraturhus og Kiellandsenter i Kulturbanken. - Dialog med Stavanger kommune om framdrift for Kulturbanken. - Konkretisere innholdet i et framtidig Litteraturhus og/eller Kiellandsenter, avhengig av hva som skjer med Kulturbanken. - Forvalte innholdet i Kulturbanken før rehabilitering/salg i følge avtale med kommunen. Avsluttet pga. vedtak om salg. Sak til politisk behandling i forhold til vedtak om salg. inntil avtalen sies opp.

20 Sak 13/15 Saksfremlegg SØLVBERGET KF REFERANSE JOURNALNR. DATO RHO-15/ / Sakens planlagte utvalgsbehandlinger: Sak nr.: Møtedato: Votering: Styret for Sølvberget KF 13/ NYE SØLVBERGET ETASJE - STATUS Forslag til vedtak: Styret for Sølvberget KF tar saken til orientering.

21 Sak 13/15 NYE SØLVBERGET ETASJE - STATUS Saken gjelder Status og føringer for den videre framdriften for Nye Sølvberget etasje. Status for prosjektet Sølvberget åpnet sin nye første etasje 11. januar 2014 og denne har blitt svært godt tatt imot av byens befolkning. Over en million besøkende ble status for første driftsår er et år preget av planlegging av den omfattende omgjøringen for bibliotekets etasje i tråd med tidligere presenterte planer. For publikum vil endringene merkes mest ved at det etableres en «biblioteksøyle» rundt trappeløpet fra 1. til 4. etasje. Totalarealet brukt til publikum økes og det skapes attraktive arealer for formidling og opplevelse. En suksessfaktor Nye Sølvberget er at innholdet utvikles av ansatte her på huset i samarbeid med eksterne parter slik at endringene gjøres med størst mulig treffsikkerhet. Vi gjenåpner nå Sølvberget galleri. Dette blir da i samme del av huset som tidligere, men har nå fått en mer egnet størrelse, 280 m2, noe som gjør galleridriften mer effektiv og åpner opp for mer areal for biblioteket. Ansatte skal samles i felles kontorlokaler i 3. etasje i vestbygget. Vi sitter i dag spredt i bygget og ved å samle oss, oppnår vi god effekt med tanke på trivsel og effektivitet, men og er dette viktig for å frigi gode arealer til publikum. Flytting av kontorer vil være et viktig HMStiltak for å bedre arbeidsforholdene for de ansatte, da det er en utfordring gjennom hele året i forhold til termisk eksponering (kulde/varme/ fuktighet/ luftkvalitet), spesielt i 4. etasje øst. I forbindelse med dette gjøres relativt omfattende og nødvendige oppgraderinger av ventilasjon. For øvrig legges det opp til å gjenbruke mest mulig av inventaret og skape et attraktivt arbeidsmiljø. Planleggingen er svært omfattende og for å sikre god kvalitet på sluttproduktet har det vært nødvendig å strekke denne perioden slik at realisering legges til Investeringer og budsjett er justert i henhold til dette. Økonomi Investeringsprosjektet Nye Sølvberget består av to delprosjekt: - 1. etasje der byggeregnskapet ble avsluttet med et sluttregnskap på kr 10,8 mill. - Oppgradering av etasje som etter planen skulle gjennomføres i I gjeldende HØP er det godkjent et investeringsbudsjett på 17,1 mill. for 2015 og ført opp 5,15 mill. i 2016, totalt 22,25 mill. Dette er store investeringer, og på grunn av den økonomiske situasjonen og for å sikre god kvalitet på sluttproduktet, foreslås det at det ikke tas opp nye lån i 2015, og at investeringsperioden strekkes videre inn i Revidert budsjett for investeringen er 6,25 mill. i 2015 og 9 mill. i 2016 og 7 mill. i Med dette opplegget vil det ikke være nødvendig å ta opp nye lån før i 2016, da det gjenstår ubrukte lånemidler på rundt 6 mill.

22 Sak 13/ Fellesutgifter* Galleri Felleskontor Verksteder Bibliotekmiljø Wayfinding/skilting Digital formidling** Sum * inkl. lønn ansatte og innleide ** prosjekt opprettet, forventer eksterne samarbeidspartnere Bemanning Anne Kristin Nybø var prosjektleder i perioden tom , og ledet ferdigstillingen av 1.etasje, samt arbeidet med mandater og føringer for etasje, sammen med prosjektmedarbeider Mette Langeland. Disse stillingene hadde begge sluttdato Stillingen som prosjektleder for Nye Sølvberget ble utlyst eksternt. Ansettelsesrådet valget å innstille en person til stillingen, men på grunn av annet tilbud takket denne dessverre nei. Etter ny vurdering ble det da bestemt å tilby Roar Houen stillingen. Han har permisjon fra sin ordinære stilling i 2 år og begynte i prosjektet så snart det var funnet vikar for han som leder av Møteplass. Kirsten Myklebust tiltrådte dette vikariatet 6. april. I tillegg til Houen har prosjektet i denne fasen to 50 % medarbeidere for hver sitt delprosjekt; Lotte Løkeland Hovda med nytt kontorfellesskap og Marte Moen Danielsen med Kiellandsenter. Begge stillingene varer ut året. Hvilke føringer er gitt tidligere? For å utforme 1. etasje og legge føringer for videre utvikling, er det allerede gjort et omfattende arbeid i organisasjonen. Det har vært samlinger for alle ansatte og diverse arbeidsgrupper har vært i sving. Det er viktig å bygge videre på alle disse innspillene i prosessen videre. Noen føringer er allerede lagt i styresak fra mars 2012: - Sølvberget Galleri legges til 2. etasje vest med et areal på i ca. 250 m2. Resterende areal i 2. etasje vest benyttes til bibliotek og formidling/verksteder og 3. etasje øst benyttes til bibliotek og formidling etasje vest (dagens Barn og Unge) avsettes til kontorlandskap - Det vurderes å etablere arrangementslokaler både i 2. og 3. etasje - 4. etasje: Østbygget benyttes til bibliotek, formidling. Vestbygget avsettes til kontorer.

23 Sak 13/15 Status for innhold Ansatte på huset har gjennom fem arbeidsgrupper utarbeidet dokumenter som hver tar for seg - Brukermedvirkning - Digital formidling - Felleskontorer - Samlingsfordeling og miljøer - Verksteder, arrangementslokaler og møterom - Wayfinding Mandatene var vide og gruppene skulle på relativt fritt grunnlag beskrive hvilke muligheter de så for bruk av lokalene uten å realitetsorientere dette. Alle grupper leverte grundige og gode rapporter som ble presentert for ledergruppen og på fellessamlinger for alle ansatte. Rapportene danner grunnlaget for videre arbeid i Nye Sølvbergets delprosjekter. Vi rekrutterer nå deltagere til ny oppstartede delprosjekter; 2. etasje, etasje og verksteder/arrangement som skal jobbe fram endelig løsning. Dette arbeidet skal skje sammen med arkitekter og konsulenter innen wayfinding. Kort oppsummert er planen for arealene: 2. etasje opplevelse. I vestbygget ligger det nye galleriet, kunstsamlingen og leseplasser. I østbygget blir tilbudet til barn, unge og voksne samlet. Plasseringen tar utgangspunkt i de ulike aldersgruppenes behov og det skapes særegne miljø. I arealet ut mor Arneageren legges skjønnlitteratur og poesi, dette sørger for en fin eksponering av biblioteket ut mot forbipasserende. 3. og 4. etasje øst kunnskap. Fakta-samlingen og film. Fakta presenteres etter Dewey. Dette skaper i seg selv et tradisjonelt biblioteksuttrykk, noe som er ønsket av mange, men det etableres og egne soner omkring enkelte emner, for eksempel ønsker vi å etablere et eget rom for naturfagene hvor innredningen bidrar til nysgjerrighet og kunnskapssøken. Lokalsamling og musikk i tillegg til utlån av små og store kontorer. Vurderer enkel servering i kantine og takterrasse. 3. og 4. etasje vest ansattes kontorer og spiserom Vi samler alle ansatte på en flate. Vi etablerer ikke et stort åpent landskap, men setter sammen grupper av fagmiljø. Da vi jobber skift og mange har mye av arbeidsdagen i publikumstid vurderes det hvor mange og hvilken type kontorplasser vi samlet sett trenger. Kontoret skal foruten å la oss jobbe smartere og inspirere og fungere sosialt. Kiellandsenter På formannskapets møte 16. april ble det vedtatt å legge planene for et Kiellandsenter til Sølvberget og at dette skal sees på i sammenheng med øvrig utvikling av etasje. Utredning av Kiellandsenter i Nye Sølvberget Utredningen av hvordan et Kiellandsenter kan innlemmes i Nye Sølvberget ble satt i gang medio april. Arbeidet ledes av Marte Moen Danielsen som sammen Siri Odfjell Risdal, Marita Aksnes og Håkon Hestvik skal se på hvordan et Kiellandsenter kan styrke og utvide Sølvbergets drift som Litteraturhus. Prosjektgruppen skal utrede hvordan man med Alexander Kielland som omdreiningspunkt kan formidle hans forfatterskap, andre tidligere og samtidige forfatterskap

24 Sak 13/15 fra Stavanger og Rogaland, samt byen Stavanger og hvordan den beskrives i litteraturen. Det vil ses nærmere på hvordan et Kiellandsenter kan bli en arena for tekst og tekstproduksjon og en møteplass for faglig og kreativ utveksling. Målgruppen omfatter både et faglig miljø, grunnskole og videregående skole samt byens befolkning og tilreisende. Kiellandsenteret skal utredes både som fysisk rom i Sølvbergets arkitektur og som virtuelt rom gjennom domenet Kielland.no. Man skal se nærmere på hvordan disse kan forsterke og utfylle hverandre i henhold til innhold, utrykk og omfang. Arbeidet skal være ferdig juni 2015, slik at styret for Sølvberget får saken til behandling i september. Nye kontorer Det ble i august 2014 opprettet en arbeidsgruppe av ansatte som skulle utarbeide planer for nytt felleskontor for de ansatte i 3. etasje, samt pauserom som skal erstatte dagens pauserom i 4. etasje. I mandatet som ble gitt fra ledergruppen var målet å skape inspirerende lokaler som fremmer de ansattes trivsel og kreativitet. Gruppen bestående av Annamaria Gutierrez, Aud Jorunn Aano, Torbjørn Aarek, Hildegunn Birkeland, daværende prosjektleder Anne Kristin Nybø og prosjektmedarbeider Mette Langeland. Lotte Løkeland Hovda ledet arbeidet med gruppen jobbet fra august og ut året. Det ble avhold konkurranse for utvikling av nytt design for felles kontorlandskap og ny kantine/pauserom. Følgende deltok i konkurransen: KAP, Schjelderup og Gram, Romlaboratoriet, Arkidea, Brandsberg-Dahls Arkitekter og BARK. De fikk en presentasjon av oppdraget og befaring. BARK ble valgt som samarbeidspartner. Tilbudet deres var det som kom nærmest våre ønsker og var og rimeligste tilbyder. Lotte Løkeland Hovda har med seg Torbjørn Aarek og Åsmund Ådnøy. Gruppen har mottatt et første utkast fra BARK og prosessen videre er å få plassert alle ansatte i felleskontoret på en gunstig måte. Dette krever et godt samspill og god kommunikasjon med resten av organisasjonen. Gruppen vurderer også hjelp til denne prosessen av eksterne fagpersoner som er spesialister på å innføre nye arbeidsformer. Framdriftsplan Prosjektet ligger noe etter opprinnelig planer. Dette skyldes i all hovedsak at prosessen med skifte av prosjektleder tok lengre tid enn antatt. Vår metode for utvikling av innhold involverer i stor grad våre ansatte noe som gir at vi trenger mer tid, men fra første etasje lærte vi hvor stor verdi det har å forankre alle løsninger godt i egen organisasjon. Likt som ved 1. etasje tar vi og denne gang sikte på å i minst mulig grad stenge for publikum. Framdriften påvirkes og av at vi skyver på investeringene. I hovedtrekk er gjeldende plan for framdrift nå at vi benytter høsten til avklaringer, våren -16 blir avsatt til avklaringer, kontraktutlysninger og produksjon slik at iverksetting av de store forandringene gjennomføres i løpet av høsten -16 og våren-17. Det må utføres betydelig arbeid med ventilasjonen i etasjer i vestbygget. Dette arbeidet utføres høsten -15. Hva: Når: Igangsetting nye arbeidsgrupper juni -15

25 Sak 13/15 Konkurranse arkitekt og wayfinding august -15 Ferdig beskrivelse for innhold og møblering desember -15 Ventilasjon etasje vestbygg desember -15 Detaljplanlegging februar -16 Kontrakter anskaffelser/tjenester mars -16 Klargjøring lokaler, skifte gulvbelegg, redesigne møbler mv. juni -16 Produksjonsperiode høsten -16 og våren -17 SØLVBERGET Saksbehandler: Roar Houen bibliotek- og kulturhussjef

26 Sak 14/15 Saksfremlegg SØLVBERGET KF REFERANSE JOURNALNR. DATO MEG-14/ / Sakens planlagte utvalgsbehandlinger: Sak nr.: Møtedato: Votering: Styret for Sølvberget KF 13/ Styret for Sølvberget KF 14/ BYGGEREGNSKAP FOR NYE SØLVBERGET, 1. ETASJE Forslag til vedtak: Byggeregnskapet for Nye Sølvberget, 1. etasje godkjennes med en samlet sum på kr Resterende midler i investeringsprosjektet videreføres til prosjektet Nye Sølvberget etasje. Behandling i Styret for Sølvberget KF den sak 13/14 Følgende kommentar oversendes administrasjonen: Styret ber om at en mer detaljert oversikt over økonomien til nye Sølvberget oversendes på epost i løpet av uken. Vedtak: Styret for Sølvberget KF tar saken til orientering.

27 Sak 14/15 BYGGEREGNSKAP FOR NYE SØLVBERGET, 1. ETASJE Saken gjelder I Bystyrets behandling av Handlings- og økonomiplan ble det bevilget kr 6 mill. til Nye Sølvberget, 1. etasje i Prosjektet er blitt videreført til også å gjelde etasje, med budsjettrammer i 2013 på 11 mil og 2014 på 5 mill. Prosjektet har vist seg å ta lengre tid enn forutsatt, og etter dialog med revisor, var det enighet om å avslutte byggeregnskapet for Nye Sølvberget 1. etasje i Resterende investeringsmidler føres videre til prosjektet Nye Sølvberget, etasje. Bakgrunn for saken Det var byggingen av tre nye kinosaler på Sølvberget som utløste behovet for en total renovering av første etasje. Dermed ble prosjektet «Nye Sølvberget» etablert, som i tillegg til første etasje handler om bygging av innvendig trapp opp til fjerde etasje og total gjennomgang av innhold og utforming i alle fire etasjene. Ny første etasje åpnet i januar 2014, og har vært en stor suksess for publikum. Etter åpningen har det vært en del etterarbeid og mindre investeringer i inventar, men nå er investeringsprosjektet avsluttet. Kostnadsoversikt År Sum Budsjett HØP Regnskap Anlegg aktivert Mindreforbruk Budsjett - Regnskap En mer spesifisert kostnadsoversikt følger vedlagt. Kostnadsoversikten viser at byggeregnskapet for Nye Sølvberget, 1. etasje er avsluttet med en samlet sum på kr Denne summen inneholder i første rekke kostnadene med 1. etasje, men også en del fellesutgifter og prosjekteringskostnader som angår alle etasjene. Nye Sølvberget var opprinnelig planlagt som ett prosjekt, og dermed er ikke kostnadene adskilt mellom 1. etasje og etasje i det opprinnelige budsjettet. Dette er senere gjort, etter ønske fra revisor. Godkjente lånemidler for 2014 på kr 5 mill. er ennå ikke tatt opp. Det vil si at resterende investeringsmidler som videreføres til etasje er kr

28 Sak 14/15 SØLVBERGET bibliotek- og kulturhussjef Saksbehandler: Marit Egaas

29 Sak 14/15 Spesifisert kostnadsoversikt ART HØP Regnskap Regnskapsår KONSULTENTTJENESTER (INVESTERINGSART) kr MVA PÅ VEDERLAG, MVA-PLIKTIGE ANSKAFFELSER (INV) kr KONSULTENTTJENESTER (INVESTERINGSART) kr kr MVA PÅ VEDERLAG, MVA-PLIKTIGE ANSKAFFELSER (INV) kr LØNN FAST ANSATTE (INVESTERING) kr KVELDS- OG NATTILLEGG FASTE (INVESTERING kr ANNEN LØNN OG TREKKPLIKTIG GODTGJØRELSE (INVESTERING kr PENSJONSDEL (INVESTERING) kr ARBEIDSGIVERAVGIFT (INVESTERING kr MØBLER OG INVENTAR (INVESTERING) kr LEIE IT-UTSTYR (INVESTERING) kr LEIE UTSTYR (INVESTERINGSART) kr VEDLIKEHOLD NYBYGG/BYGNINGER (INVESTERINGSART) kr kr KONSULTENTTJENESTER (INVESTERINGSART) kr IT-UTSTYR via IT-AVD. (INVESTERINGSART kr MVA PÅ VEDERLAG, MVA-PLIKTIGE ANSKAFFELSER (INV) kr LØNN FAST ANSATTE (INVESTERING) kr KVELDS- OG NATTILLEGG FASTE (INVESTERING kr OVERTID OPPGAVEPLIKTIG LØNN (INVESTERINGSART kr ANNEN LØNN OG TREKKPLIKTIG GODTGJØRELSE (INVESTERING kr PENSJONSDEL (INVESTERING) kr ARBEIDSGIVERAVGIFT (INVESTERING kr ANDRE DRIFTSUTGIFTER (INVESTERINGSART) kr kr KJØP IT-UTSTYR (INVESTERING) kr MØBLER OG INVENTAR (INVESTERING) kr LEIE IT-UTSTYR (INVESTERING) kr VEDLIKEHOLD NYBYGG/BYGNINGER (INVESTERINGSART) -kr KONSULTENTTJENESTER (INVESTERINGSART) kr MVA PÅ VEDERLAG, MVA-PLIKTIGE ANSKAFFELSER (INV) kr TOTALT kr kr

30 Sak 15/15 Saksfremlegg SØLVBERGET KF REFERANSE JOURNALNR. DATO MEG-14/ / Sakens planlagte utvalgsbehandlinger: Sak nr.: Møtedato: Votering: Styret for Sølvberget KF 15/ NORDISK BARNEBOKKONFERANSE 2015 Forslag til vedtak: Styret for Sølvberget KF tar saken til orientering.

31 Sak 15/15 NORDISK BARNEBOKKONFERANSE 2015 Saken gjelder Rapport fra Nordisk barnebokkonferanse på Sølvberget februar Rapport og regnskap fra konferansen følger vedlagt. Bakgrunn for saken Styret for Sølvberget KF godkjente i desember 2013 at Sølvberget starter arbeidet med å planlegge en Nordisk barne- og ungdomslitteraturkonferanse i En forutsetning for at planene kan realiseres, er at det hentes inn en betydelig andel eksterne midler. Konferansen ble avholdt på Sølvberget Konferansen rommet over 30 arrangementer, 70 gjester og 300 deltakere fra hele Norden. Temaet var Undergang eller overgang?, som både henviste til den stadig økende mengden dystopier i nyere ungdomslitteratur, og til litteraturens overgang til nye medier. Økonomi Vedlagte regnskap viser en ekstern finansiering på tilsammen kr I tillegg ble billettinntektene kr mot budsjettert kr Sølvbergets egenandel i prosjektet er tatt fra fondsmidler fra Shahrazadfondet. Vurdering Hovedinntrykket fra evalueringen er at både deltakerne, gjestene og samarbeidspartnerne var veldig fornøyde, og konklusjonen fra Sølvberget er at dette var en fantastisk opplevelse som bidro til nettverksbygging, kompetanseheving og biblioteksutvikling for både arrangører og deltakere. Vi vil derfor arbeide for at Nordisk barnebokkonferanse blir en biennal hendelse på Sølvberget, med ny konferanse i 2017 og oppstart av forprosjekt Konferansens omfang må til enhver tid tilpasses økonomiske rammer, som i stor grad styres av mulighetene for ekstern finansiering. SØLVBERGET bibliotek- og kulturhussjef Saksbehandler: Siri Odfjell Risdal

32 Sak 15/15 Rapport Nordisk barnebokkonferanse 1. Beskrivelse av prosjektet Nordisk barnebokkonferanse ble avholdt på Sølvberget, Stavanger bibliotek og kulturhus Konferansen rommet over 30 arrangementer, 70 gjester og 300 deltakere fra hele Norden. Temaet var Undergang eller overgang?, som både henviste til den stadig økende mengden dystopier i nyere ungdomslitteratur, og til litteraturens overgang til nye medier. Målet var å skape en attraktiv barnelitterær møteplass for formidlere, forskere, forlag, forfattere, illustratører og andre med interesse for barne- og ungdomslitteratur i Norden. Formålet var økt samarbeid mellom de nordiske landene, og at deltakerne skulle bli inspirert og utfordret i sitt arbeid med utvikling og formidling av litteratur for barn og unge gjennom kompetanseheving og oppdatering på fagfeltet. Ved å legge konferansen til Sølvberget ønsket vi samtidig å utnytte bibliotekets styrke som møteplass, debattarena og kulturformidler, og legge til rette for en gjensidig læringsprosess mellom konferansen og biblioteket. 2. Programmering og markedsføring 2.1 Programmering Prosjektleder hadde det overordnede ansvaret for programmeringen. Programrådet bestod av Birgitte Eek (Norsk Barnebokinstitutt), Nina Aalstad (Barnebokkritikk.no), Jens Raahauge (Nordisk Råds Barne- og ungdomslitteraturpris) og Lillemor Torstensson (Svenska Barnboksinstitutet). Programrådet hadde oppstartsmøte i Oslo (med Sverige og Danmark på Scype), der tema ble bestemt. Deretter ble det avholdt ett arbeidsmøte i Oslo , og ett under Bokmässan i Gøteborg I tillegg ble det opprettet en referansegruppe bestående av Bjørn Ingvaldsen (NBU), Bjørn Arild Ersland (NFF), Trude Hoel (UiS), Espen Røsbak (Kapittel) og Gunhild Nordbø (Sølvberget). Referansegruppen hadde to møter på Sølvberget høsten 2014, i tillegg til et evalueringsmøte i mars I programmeringen ble det lagt mye vekt på å vise fram det fremste innen litteratur for barn og unge i Norden, men vi var også opptatt av å finne gode eksempler på nyskapning innen den digitale litteraturen. Programmet ble lansert som planlagt i begynnelsen av november, med mange positive reaksjoner i sosiale medier. Første dag av konferansen ble satt av til bransjedag med gratis utlån av møterom, forfattermøter for skoleklasser og et eget lærerseminar, samt kveldsprogram med utstillingsåpning og opplesning. Tirsdag og onsdag var det fullt fagprogram, med fellessesjoner før lunsj og parallellsesjoner etter lunsj. Begge dager ble avsluttet med en panelsamtale knyttet til temaet. Oversikt over programmet følger vedlagt, og er også tilgjengelig her: Markedsføring Markedsføringen bestod av postkort som ble delt ut på aktuelle festivaler og konferanser i løpet av 2014, i tillegg til nyhetsbrev, nettside og Facebook-side laget spesielt for NBBK. Det ble sendt ut fem nyhetsbrev i forkant av konferansen (september, oktober, november, desember og januar), som etter hvert fikk over 270 abonnenter. I juni 2014 laget Sølvbergets grafiske designer en egen logo for konferansen, og Sølvbergets nettredaktør opprettet en egen nettside der logoen ble presentert. Nettsiden ble oppdatert av prosjektleder med nyhetssaker månedlig fram mot konferansen. Her presenterte vi også oversikt over program, påmeldingskjema, priser og praktisk informasjon. Se I september 2014 ble det opprettet en egen Facebook-side, og siden har nå 740 følgere. Se Her ble relevante artikler og smakebiter fra programmet publisert av prosjektleder ukentlig. I tillegg informerte prosjektleder om konferansen på nettsidene til samarbeidspartnere, og på e-postlisten BIBLIOTEKSNORGE. Av konferansemateriell ble det trykket opp handlenett til deltakerne med konferansens logo som de fikk utdelt ved registrering. I nettene var det mapper stemplet med konferansens logo som inneholdt trykt program, deltakerliste, kart og tilbud om en gratis SMS-novelle. Og alle som jobbet under selve avviklingen av konferansen fikk t-skjorter med konferansens logo på.

33 Sak 15/15 Emneknaggen #NBBK2015 ble opprettet til bruk i sosiale medier, og selve konferansen ble streamet på Sølvbergets nettsider. Alle oppdateringer tagget #NBBK2015 ble vist på informasjonsskjermene i 1. etasje på Sølvberget under konferansen. Oversikt over noen av oppdateringene i sosiale medier er tilgjengelig her: UNGDOM/Nordisk-barnebokkonferanse/Takk-for-denne-gang, og flere av opptakene fra streamingen er samlet her: NBBK2015-live-paa-nett. 3. Utstilling Som en kommentar til konferansens tema om barnelitteraturens tilstand i vår digitale tidsalder, ble utstillingen Kunsten å være bok laget i samarbeid mellom Nordisk barnebokkonferanse, Grafill Stavanger og Sølvberget. Utstillingen åpnet under konferansen og ble vist på Sølvberget fra til for omlag 2000 besøkende, og er nå bestilt for visning ved en rekke ulike bibliotek og festivaler over hele Norge fram til september Se turneplan under: Visningsplan for Kunsten å være bok Tidsperiode Sted Kontaktperson Juni 2015 Flekkerøy, Hellemyr Nina.Stenbro@kristiansand.kommune.no og Vågsbygd bibliotek Juli 2015 August/september Voss bibliotek inger.k.dyrnesli@voss.kommune.no 2015 (uke 34 38) September/oktober Appelsinia helle.riis@skien.kommune.no 2015 (uke 39 44) litteraturfestival November 2015 Litteraturuka i Pernilla Slotte Hjermann pernillaslh@vfk.no (uke 45-46) November/desember 2015 (uke 47 50) Januar/februar 2016 (uke 1 7) Vestfold Biblioteket ved Høyskolen i Oslo og Akershus Høgskolebiblioteket ved Campus Vestfold tone-berg.knudsen@hioa.no barbro.romstad@hbv.no Mars 2016 Kristiansand margrete.loland@kristiansand.kommune.no folkebibliotek April 2016 Vang folkebibliotek asta.brenna@vang.kommune.no Mai 2016 Juni 2016 Juli 2016 August 2016 September 2016 Ordkalotten Tromsø susanne.baumgartel@tromso.kommune.no Utstillingen presenterer åtte nyere bøker for barn og unge der utformingen påvirker leseopplevelsen. Den viser fram bøker som ikke uten videre kan overføres til en digital plattform. Bøker som utnytter mulighetene som ligger i det trykte formatet, og som inspirerer til lesing på nye måter. Utstillingen består av åtte pidestaller med de utvalgte bøkene på, og åtte tilhørende finerplater som på ulike måter viser fram bøkenes særegenheter. I tillegg var folietekst med spørsmål knyttet til barnelitteratur plassert på vegger, tak og gulv i utstillingslokalet, og det ble også laget en eksklusiv utstillingskatalog der forfattere og illustratører er intervjuet om bøkene. Se presentasjon av utstillingskatalogen her: oversikt over de utstilte bøkene her: og Barnebokkritikk.no sin omtale av utstillingen her: M 4. Samarbeidspartnere

34 Sak 15/15 I løpet av 2014 ble det sendt flere søknader om offentlig støtte til Nordisk barnebokkonferanse, og i desember 2014 hadde konferansen fått innvilget støtte fra Kulturrådet, Nasjonalbiblioteket, Nordisk kulturfond og Rogaland Fylkeskommune. I tillegg bidro en rekke sentrale institusjoner på fagfeltet med mindre beløp eller som samarbeidspartnere i gjennomføringen av konferansen. Det ble også laget avtaler med ulike lokale aktører. Alle samarbeidspartnere ble takket på baksiden av det trykte programmet til konferansen, og her var også hovedsponsorene presentert med logo. Oversikt over samarbeidspartnere og støttespillere er presentert her: UNGDOM/Nordisk-barnebokkonferanse/Samarbeidspartnere/Samarbeidspartnere-og-stoettespillere. Flere nordiske forlag bidro også med bøker til utstillingen, og vi inngikk også en egen avtale med forlaget SMSpress om å tilby alle konferansedeltakerne en gratis SMS-novelle av Kenneth Bøgh Andersen som var gjest på konferansen. Alle samarbeidsavtaler fungerte utmerket, og det var av stor betydning for konferansen å ha så mange sentrale aktører på fagfeltet med på laget. Å legge opp til en bransjedag med ulike samarbeidsarrangementer i forkant av hovedprogrammet var en vellykket måte å tilrettelegge for samarbeid, og dette grepet vil derfor videreføres ved en eventuell ny konferanse. 5. Administrasjon, produksjon og gjennomføring 5.1 Administrasjon Sølvberget ansatte Siri Odfjell Risdal i 50% forprosjektstilling fra , og denne perioden ble brukt til å skrive søknader og kartlegge interessenter og samarbeidspartnere. Fra har Risdal vært ansatt i 50% prosjektlederstilling. Prosjektleder har sammen med Sølvbergets ansatte stått for det meste av administrasjon, produksjon og gjennomføring av konferansen. I tillegg ble prosjektmedarbeider Ingeborg Sanner leid inn som ekstra ressurs i januar 2015, og om lag 20 frivillige bidro under selve avviklingen av konferansen. Det ble åpnet for påmelding sammen med lansering av programmet i begynnelsen av november Påmelding foregikk via et skjema fra Google Docs på konferansens nettside. Det viste seg at dette systemet ikke sendte ut kvittering til de påmeldte. Dette førte til mye merarbeid med mange henvendelser fra deltakere som ønsket en bekreftelse på sin påmelding. Dette er noe det blir viktig å unngå i framtiden. Påmeldingsfristen var , og fakturaer ble sendt ut samme uken. Antall påmeldte ble til sammen 309, og det var over all forventning. Vi budsjetterte med minst 120 deltakere, og håpet på 200. At deltakerantallet ble så høyt tar vi som et tegn på at fagfeltet ønsker og trenger en slik fellesnordisk møteplass - også i framtiden. Alle arrangementer foregikk i Sølvbergets egne lokaler, unntatt et par kveldsarrangementer som var lagt til utestedene i Øvre Holmegate, i umiddelbar nærhet til Sølvberget. Fellessesjonene var planlagt i Kinosal 5 (268 seter), men måtte flyttes til Kinosal 1 (415 seter) på grunn av det høye deltakerantallet. Denne salen er litt mer krevende teknisk, men skapte en fin atmosfære med sin historiske utsmykning. Parallellsesjonene og kveldsarrangementene ble avviklet i arrangementsarenaene Møteplassen, Kjelleren og Kulturbiblioteket, og dette fungerte stort sett fint både teknisk og i forhold til deltakerantall. Lunsjposer ble delt ut av Renaa restauranter i 1. etasje, og inntatt i cafeen og i bibliotekets arealer. 5.2 Produksjon og gjennomføring Sølvbergets produsent Karen H. Reme-Stigel hadde det overordnede ansvaret for kjøreplan og organisering av de frivillige. Lyd og lys ble leid inn av eksterne leverandører, mens Sølvberget stod øvrig produksjon. Prosjektleder introduserte alle programposter i Kinosal 1, mens ansatte fra Sølvberget introduserte de øvrige programpostene. Dette var en fin måte å synliggjøre Sølvberget som vertskap for konferansen. Vedlagt følger kjøreplan som viser ressursbruk ved hvert arrangement, samt fordeling av besøkstall på de ulike sesjonene. Alle arrangementer ble gjennomført etter planen. Kun en bidragsyter meldte forfall, men vedkommende ordnet selv med erstatter, og dermed ble det ingen avlysninger. 6. Økonomi I forkant av konferansen stilte Sølvberget med en underskuddsgaranti på , som i budsjett og regnskap er ført opp som Sølvbergets egenkapital. Iberegnet disse midlene ble resultatet for Nordisk barnebokkonferanse et overskudd på NOK (jfr vedlagt regnskap), som hovedsakelig skyldes

35 Sak 15/15 Sølvbergets betydelige egeninnsats og det gledelig høye deltakerantallet. Overskuddet vil tilbakeføres til Sølvbergets driftsbudsjett, slik at Sølvbergets investering totalt blir NOK. Rapport og regnskap for konferansen vil bli presentert på styremøte for Sølvberget Presse Nordisk barnebokkonferanse tilbød akkreditering for presse, og det ble publisert flere saker om NBBK og programmet både før, under og etter konferansen. Prosjektleder ble intervjuet i desemberutgaven av Bibliotekaren, og hadde også en artikkel på trykk i desemberutgaven av IBBYs Barnebokforum. Under følger en oversikt over de artiklene og nyhetsinnslagene som er tilgjengelige digitalt: Inn i barnebokmørket - Stavanger Aftenblad Bra å lesa mørke barnebøker - Stavanger Aftenblad Bok er best som bok - Stavanger Aftenblad Ungdomsbøker handler om mord, selvmord og død - NRK SMS-noveller skal få fleire unge til å lesa - NRK Intervju med prosjektleder for NBBK og forfatter Endre Lund Eriksen - NRKP Får Hunger Games ungdom til å diskutere politikk?" Dagbladet Boka slår tilbake! - barnebokkritikk.no Intet håp for framtiden? - periskop.no Fem politianmeldelser: SMS-novelle skremte vettet av lesere Dagbladet Dystopiske fremtidsvisjoner på Nordisk barnebokkonferanse - bøygen.net Evaluering Alle deltakere og bidragsytere under Nordisk barnebokkonferanse fikk etter konferansen tilsendt en lenke til et evalueringsskjema som er tilgjengelig her: Det kom inn 135 svar, og kort oppsummert er responsen overveldende positiv. Med noen få unntak svarer alle at de ville deltatt på NBBK igjen. Dette er en viktig indikator på at det bør satses videre på å arrangere NBBK på Sølvberget annet hvert år slik målet var ved oppstart. Mange fremhever også at det var spesielt vellykket å bruke Sølvbergets lokaler som arena for en fagkonferanse, noe som lover godt for Sølvbergets og bibliotekets framtid som møteplass og debattarena. 8.1 Positive og negative tilbakemeldinger Av forfattermøter som trekkes fram som de beste nevnes Barbro Lindgren i samtale med Mats Kempe, Salla Simukka i samtale med Tor Tveite, Sanne Munk Jensen i samtale med Nina Aalstad og Josef Yohannes i samtale med Liv Gulbrandsen. Felles for disse seansene er dyktige intervjuere i møte med en forfatter om gangen, og dette er verd å ta med videre som en viktig erfaring. Ellers nevnes åpningsinnslagene begge dager med henholdsvis Nasjonalbibliotekar Aslak Sira Myhre og illustratør Rasmus Bregnhøi, presentasjonen av forskningsprosjektet Teen Noir med Maria Nilsson, opplesningsseansen Barnebøker og børst mandag kveld, lærerseminaret mandag formiddag og ikke minst den avsluttende paneldebatten om digitale utfordringer som konferansens høydepunkter. Av arrangementer som var mindre vellykket framheves samtalen mellom Bardur Oskarsson og Lani Yamamoto, som ble styrt av Oscar K. Her manglet det både kjemi og regi, og også bildemateriale. Vi fikk også flere tilbakemeldinger på at underholdningen på Festkvelden var malplassert både mtp innhold, timing og lokale. Og mange opplevde lunsjen som for liten, og at noen av sesjonene ble litt langvarige. 8.2 Innspill til endringer Vi fikk også en del konkrete innspill til forbedringer som vi vil ta med oss videre. Ved en eventuell ny konferanse må det beregnes mer mat, og gjerne frukt i tillegg. Det må også informeres bedre om alternativer for allergikere, nå var det flere som ikke forstod hva de kunne spise. Ellers bør det nok legges opp til kortere sesjoner og lengre pauser, litt færre panelsamtaler og litt mer sakprosa, forskning og foredrag. Tilbakemeldingene på administrasjon og service var med enkelte unntak stort sett positive, og det som ble påpekt var enkle ting å rette opp som temperatur i kinosalen, flere stands med mulighet for å kjøpe bøker, penn og papir til notater og å legge inn mer tid for transport til flyplass. 8.4 Konklusjon

36 Sak 15/15 Hovedinntrykket fra evalueringen er at både deltakerne, gjestene og samarbeidspartnerne var veldig fornøyde, og konklusjonen fra Sølvberget er at dette var en fantastisk opplevelse som bidro til nettverksbygging, kompetanseheving og biblioteksutvikling for både arrangører og deltakere. Vi vil derfor jobbe videre for at Nordisk barnebokkonferanse blir en biennal hendelse på Sølvberget, med ny konferanse i 2017 og oppstart av forprosjekt Avslutningsvis følger et lite utvalg positive tilbakemeldinger vi fikk i evalueringsskjemaet: «Flott med digitalt fokus. Høyt nivå på program og gjennomføring. Viktigste møteplass på mange år.» «Takk for et fantastisk godt gjennomført program. Jeg er oppriktig imponert.» «Veldig godt fornøyd med at biblioteket ble brukt som arena. Det ga en egen nærhet og autensitet til arrangementet.» «Synest dette var den beste barnebokkonferansen eg har vore på. Ever! Første dagen var nesten som å vere på con.» «Det var overvældende fint at være med.» «Jævla bra jobba! Fantastisk gjennomført konferanse.» «Gleder meg allerede til neste gang og håper på et like spennende program da! Også er jeg imponert over hvor fin samlingsplass Sølvberget var.» «Sølvberget er et fantastisk møtested. Tusen takk for et flott arrangement!» «Spennende å få være i biblioteklokalene under konferansen.» «Kjekt å ha det på Sølvberget!! Gleder meg til neste gang!» «Sølvberget fungerte godt som konferanseplass» «Tusen takk for et fantastisk flott og ikke minst nyttig og inspirerende arrangement!» «Jeg synes det var veldig profesjonelt gjennomført. Flott!» «Stå på! Dere gjør en kjempejobb! Håper det blir ny konferanse i 2017.» «Vil bare takke for et flott arrangement! Dere hadde jobbet frem et utrolig spennende program!» «Alt i alt reiste jeg hjem veldig oppløftet. Det faglige innholdet var meget bra!» «Fantastisk dyktige frivillige og arrangører.» «Dette var veldig imponerende, godt gjort når det er første gang! Sølvberget kan være veldig stolte av dette arrrangementet!» «Kult med SMS fra Helvete!» «Godt arrangement med STORE høydepunkter.» «Tack för en fin konferens! Fint arrangerat, bra program, kul stämning och vacker stad!» «Hurra for arrangementkomiteen. Dere gjorde en fantastisk god jobb. Jeg er mektig imponert!» «Mycket välplanerat på alla sätt!» «Det beste avslutningspanelet på noen barnebokkonferanse noensinne.»

37 Sak 15/15 Regnskap Nordisk barnebokkonferanse 2015 Inntekter (NOK) Organisasjon Budsjett Regnskap Kulturrådet Litteratur Kulturrådet - Kunstløftet Nasjonalbiblioteket (konf.støtte) Nasjonalbiblioteket (utvikl.) Letterstedska Föreningen Nordisk kulturfond Tilskudd fra fylkeskommune Billett-/honorarinntekter Egenkapital Sølvberget Andre inntekter Komp. for MVA Totale inntekter Utgifter (NOK) Type Budsjett Regnskap Honorar/lønn kunstnere/fagpersoner Honorar/lønn andre Reise/diett/opphold Produksjonskostnader/materialer Leie av lokaler Leie av teknisk utstyr/tjenester PR/Markedsføring Administrasjonsutgifter Andre utgifter MVA Totale utgifter

38 Sak 16/15 Saksfremlegg SØLVBERGET KF REFERANSE JOURNALNR. DATO MEG-15/ / Sakens planlagte utvalgsbehandlinger: Sak nr.: Møtedato: Votering: Styret for Sølvberget KF 17/ RETNINGSLINJER FOR BRUK AV TOBAKK I ARBEIDSTIDA Forslag til vedtak: Sølvberget KF innfører ikke Stavanger kommunes retningslinjer for bruk av tobakk i arbeidstida nå, men avventer evalueringen som gjøres etter et år.

39 Sak 16/15 RETNINGSLINJER FOR BRUK AV TOBAKK I ARBEIDSTIDA Saken gjelder Stavanger formannskap har vedtatt retningslinjer for bruk av tobakk. Formannskapet anbefaler at de kommunale foretakene innfører samme ordning, se vedlagt saksprotokoll. Bakgrunn for saken Det er kommet endringer i tobakkskadeloven. Nytt fra 1. juli 2014 er lovbestemmelse om røykfrie inngangsparti til alle landets helseinstitusjoner og offentlige virksomheter. Lovbestemmelsen om tobakksfrie skoler og barnehager trådte i kraft samtidig. For elever både i grunnskolen og videregående skole innføres det forbud mot tobakk (røyk og snus) både på og utenfor skolens område i skoletiden. For ansatte i skoler og barnehager, både kommunale, private og familiebarnehager i private hjem, gjelder tobakksforbudet skolens og barnehagens lokaler og uteområde til enhver tid. På bakgrunn av dette, er det utarbeidet nye retningslinjer som gjelder tobakksbruk og praksis for Stavanger kommunes ansatte. Retningslinjene er behandlet av formannskapet Følgende flertallsvedtak ble fattet: 1. Stavanger kommune skal være en røykfri arbeidsplass. Dette gjelder alle virksomheter og avdelinger og innebærer at all bruk av røyk, ikke tillates i arbeidstiden. 2. Alle skoler og barnehager skal være tobakksfrie. 3. Retningslinjene innføres fra Saken oversendes de kommunale foretakene med anmodning om å innføre en tilsvarende ordning. 5. Ordningen evalueres etter et år. 6. Røykeforbudet skal også gjelde folkevalgte Formannskapssaken legges ikke ved saken, men den kan leses her: Sølvbergets AMU har behandlet saken AMU gjorde følgende vedtak: AMU anbefaler lederteamet og styret IKKE å innføre dette forbudet. Vurdering Dette er en sak som har vært gjenstand for lang diskusjon. Ikke minst er det stilt spørsmål med hvordan retningslinjene skal håndheves i praksis. Sølvbergets AMU ønsker ikke å innføre forbud mot røyk i arbeidstiden. Ordningen skal evalueres etter et år. Derfor anbefaler kulturhussjefen å avvente med å innføre de nye retningslinjene for ansatte i Sølvberget KF til etter at denne evalueringen er gjennomført.

40 Sak 16/15 SØLVBERGET bibliotek- og kulturhussjef Saksbehandler: Marit Egaas

41 Sak 16/15 STAVANGER KOMMUNE Saksprotokoll Personal og organisasjon Postadr.: Pb. 8001, 4068 Stavanger Besøksadr.: Arne Rettedals gate 12 Telefon: Faks: E-post: Org.nr. NO REFERANSE JOURNALNR. DATO SEU-14/ / Utvalg: Stavanger formannskap Møtedato: Sak: 85/15 Resultat: Dissens Arkivsak: 14/18590 RETNINGSLINJER FOR TOBAKKSBRUK I STAVANGER KOMMUNE Behandling: Per A. Thorbjørnsen (V) tok opp V s tilleggsforslag fra kommunalutvalgets møte :. 4. Saken oversendes de kommunale foretakene med anmodning om å innføre en tilsvarende ordning. 5.Ordningen evalueres etter et år.» Hilde Karlsen tok opp H s forslag fra Administrasjonsutvalgets møte : «1. Alle skoler og barnehager skal være tobakksfrie. 2. Ansatte som er i nærkontakt med barn, unge og tjenestemottakere som mottar pleie og omsorg anmodes på det sterkeste til å avstå fra å røyke i arbeidstiden. 3. Retningslinjene innføres fra De nye retningslinjene for bruk av tobakk i arbeidstiden evalueres etter 12 måneder. Sak legges frem for administrasjonsutvalget.» Marcela Molina (SV) fremmet følgende tilleggsforslag: «Røykeforbudet skal også gjelde folkevalgte» Votering: Gjeldende innstilling fikk 10 stemmer (KrF, Ap, Pp, V (1) (Per A. Thorbjørnsen), og H (3)(Christine Sagen Helgø, Kåre Reiten og Eli Aga) Tilleggsforslag fremmet av Per A. Thorbjørnsen (V) fikk 10 stemmer. Alternativt forslag fremmet av den uavhengige representanten Hilde Karlsen fikk 9 stemmer H (2) (John Peter Hernes og Egil Olsen), Frp, Sp, V (1) (Iselin Nybø), og de uavhengige representantene Hilde Karlsen og Marcela Molina. Den uavhengige representanten Marcela Molinas tilleggsforslag fikk 12 stemmer (Ap, H (4) (Christine Sagen Helgø, John Peter Hernes, Kåre Reiten og Eli Aga), KrF, Pp, de uavhengige representantene Marcela Molina og Hilde Karlsen). Formannskapets flertallsvedtak: 1. Stavanger kommune skal være en røykfri arbeidsplass. Dette gjelder alle virksomheter og avdelinger og innebærer at all bruk av røyk, ikke tillates i arbeidstiden.

42 2. Alle skoler og barnehager skal være tobakksfrie. 3. Retningslinjene innføres fra Saken oversendes de kommunale foretakene med anmodning om å innføre en tilsvarende ordning. 5. Ordningen evalueres etter et år. 6. Røykeforbudet skal også gjelde folkevalgte Sak 16/15 I hht 59 i kommuneloven fremmet Leif Arne Moi Nilsen (FrP) krav om lovlighetskontroll på dette vedtaket på vegne av Leif Arne Moi Nilsen (FrP), Tore B. Kallevig (FrP) og Atle Simonsen (FrP)

43 Sak 17/15 Saksfremlegg SØLVBERGET KF REFERANSE JOURNALNR. DATO MEG-15/ / Sakens planlagte utvalgsbehandlinger: Sak nr.: Møtedato: Votering: Styret for Sølvberget KF 17/ MEDARBEIDERUNDERSØKELSEN 2015 Forslag til vedtak: Styret for Sølvberget KF tar resultatene av medarbeiderundersøkelsen til orientering.

44 Sak 17/15 MEDARBEIDERUNDERSØKELSEN 2015 Saken gjelder Medarbeiderundersøkelsen ble gjennomført for alle ansatte i Stavanger kommune i perioden 28. januar 13. februar Saksopplysninger Det er andre året Stavanger kommune benytter denne medarbeiderundersøkelsen, som er levert av TNS Gallup. Dermed er det også mulig å sammenligne med resultatene fra i fjor. Undersøkelsen er ikke en ren tilfredshetsundersøkelse som tidligere år, men med hovedvekt på jobbengasjement og arbeidsglede. Dette bidrar til økt kunnskap om hvilke faktorer som påvirker de ansattes jobbengasjement, hvordan de opplever gjennomføringsevnen i egen virksomhet, og sammenhengen mellom disse. All registrering av data skjer elektronisk og spørreskjema og svar behandles på en slik måte at ansatte sikres anonymitet. Svarprosent Sølvberget hadde i år en svarprosent på 86 %. Stavanger kommune hadde en svarprosent på 74 %. Resultater for Sølvberget 2015 I denne saken framkommer bare hovedresultatene fra undersøkelsen. Det legges opp til en orientering på styremøtet med en mer detaljert gjennomgang av resultatene.

45 Sak 17/15 Sølvberget skårer høyt når det gjelder jobbengasjement, arbeidsglede, jobbinnhold, arbeidsmiljø, digitale arbeidsformer og mangfold. Dette er viktig å ta med seg videre for å utvikle både tilbudene til publikum og arbeidsmiljøet. Det er utfordringer når det gjelder bl.a. ledelse, kompetanseutvikling, samspill og medvirkning og kulturen. Dette er viktig å se nærmere på når det skal jobbes med konkrete tiltak for å følge opp undersøkelsen. Oppfølging 2014 Etter undersøkelsen i 2014 var det samlinger der alle ansatte ble invitert til å komme med forslag til tiltak i forhold til fokusområdene som ble valgt ut. Her er en oversikt over tiltakene, og status for hva som er gjort: Tiltak Ansvar Status Korte informasjonsmøter der alle team presenterer seg selv, hva de jobber med nå og sitt årshjul. Dette vil bidra til konfliktforebygging, og ansatte vil få bedre kunnskap om hverandres arbeid. Koordinatorene Personalmøter eller ni-samlinger kan også brukes som diskusjonsarenaer før eventuelle viktige avgjørelser skal bli tatt. Dette vil gjøre sakene kjent for ansatte, samtidig som ansatte kan komme med innspill til ledergruppen. Lederteam og AMU Gjennomføres våren 2015 Gjennomføres løpende