Enhetsledermøte 17. desember 2013

Transkript

1 Enhetsledermøte 17. desember 2013 Sak Beslutning - oppfølging Ansvar Tid Innspill til saksliste Ord for dagen Alle Gjensidig orientering Solveig: - Sykefravær: fortsatt nedgang, MGK, 5,2 %, mot 5,4 i fjor. - Ledighet, nede i 2 %, under fylket. - Interesse for flyktningefondet. Arnfinn: - Lysgården, må finne tomt og bygge nytt. Ragnhild: - Tomtespørsmålet omkring ny barnehage begynner å løse seg, planarbeidet ute på høring, møter med arkitekt. Hege: - Byggetrinn 2 Svartmoen klart neste år. - Rød vannskadet, Blå skal pusses opp etter planen, foreløpig.

2 Odd Arne: - Bygdekaffe; 135 voksne kom! Overskuddet gikk til Budal Ils løypemaskin. - Mangler varme i gulvet i barnehagen. Hubertina: - Bones-Kjelden og Forsetmoen vedtatt. - Soknedal (barnehagen) vedtatt ut på høring. Stein: - Mange investeringsprosjekter til neste år. - Ny runde på økonomiplanen. Frode: - Regnskapsavslutning. Budsjettprosessen Se nederst i referatet. Handlingsprogram, vedtak Møteplan 2014 Nest siste tirsdag i måneden. Tore booker rom Telefon anskaffelse og bruk av mobiltelefon Anskaffelse: Vurder om den ansatte har bruk for smarttelefon(behov for mail m.m.) eller tradisjonell mobiltelefon. Fortrinnsvis inngå avtale om kommunalt mobilabonnement som også disponeres i fritid, jfr 3.2 i Retningslinjer for anskaffelse og bruk (på intranett, under Til deg som ansatt > Personalhåndbok).

3 Avtal at den ansatte betaler for privat bruk. Hvis det er behov for å laste data via mobiltelefonnettet skal en registrere abonnement med datapakke det blir mye billigere. IT bestiller abonnement på vegne av enhetsleder på bakgrunn av skjema (ligger på samme sted på intranett). Langtidsagendaen NB! Noen ansatte har i dag feil type abonnement som koster unødvendig mye for kommunen. Sjekk status og registrer tilleggstjeneste datapakke i abonnement for ansatte som har behov for å laste ned data via mobiltelefonnett: Varsle IT om det. - Grundig evaluering av to-nivåmodellen. Kommentarer/innspill til budsjettprosessen fremkommet under enhetsledermøte Til programvarene vi anvender: a. Arena: Nødvendig med mer opplæring for å sikre felles forståelse i bruken. Behov for forståelse av hvordan økonomiavdelingen bruker programmene programmet oppfattes som «låst» ofte. Ønskelig med kladd/notat-mulighet i programmet. Ønske med endret layout på skjermbildene må «scrolle» bildene. b. Visma: Sykelønnsordningen/refusjoner behov for opplæring.

4 Til budsjett-prosessen: a. Det er ønskelig med temamøter i utvalgene og kommunestyret tidlig i prosessen for å få frem situasjonen i de enkelte enheter. b. Det må avholdes strategi/informasjonsmøter med politikerne gjerne med enhetsledere og politikerne. c. Enhetslederne må involveres mer i starten på budsjett-prosessen. (Det er ønskelig at Rådmann presenterer sin prioriteringer) d. Tiltakslisten må «siles» så snart Rådmannens handlingsrom er klar for å «spisse» tiltakene. e. Det må avholdes budsjettmøter mellom den enkelte enhetsleder og Rådmann/økonomisjef. f. Enhetslederne ønsker bedre kontroll med teksten i handlingsprogrammet. (Hvem skal foreta redigeringen?) g. Det er ønskelig at Rådmann presenterer budsjettene for gjennomgang med enhetslederne FØR presentasjon i kommunestyret. Til politikerne: a. Rådgiverne i staben bør brukes i større utstrekning i informasjonsformidling til politikerne. b. Politikerne bør få opplæring i budsjettprosessen (den formelle delen). c. Hvordan skal vi på best mulig måte få signaler om hva som er politikernes prioriteringer? d. Hvordan skal politikerne best mulig informeres om status i kommunen og i de enkelte enheter? Til økonomiavdelingen:

5 a. Hvordan skal budsjettreguleringer foregå? Økonomiavdelingen må bestemme om reguleringene skal skje på bakgrunn av enhetsleders reguleringer i Arena eller om budsjettreguleringsskjemaene skal benyttes. Dette er uklart i dag. b. Det må være samsvar mellom Arena og Agresso.