Belteutstyr til beltesenger.

Transkript

1 Helse Bergen HF Haukeland Sykehus Haukeland Sykehus, Psykiatrisk klinikk KONKURRANSEGRUNNLAG Belteutstyr til beltesenger. 1

2 Beskrivelser, bestemmelser og spesifikasjoner INNHOLDSFORTEGNELSE: 1 KONKURRANSEGRUNNLAGET... 3 TILBUDSINNBYDELSE Konkurransens omfang... 4 TILBUDSBESTEMMELSER Konkurransegrunnlag Tilbudsbestemmelser Vedståelsesfrist Kvalifikasjonskriterier Tildelingskriterier KONTRAKTSBESTEMMELSER Prisgrunnlag, prisjusteringer Sikkerhetsstillelse Betalingsbetingelser GENERELLE YTELSER Varemottak/lagerplass Forsikringer SPESIELLE TEKNISKE BESTEMMELSER ENTREPRISEOMFANG FORSKRIFTER, BESTEMMELSER MOTTAKS- OG FERDIGKONTROLL PRØVEDRIFT OVERTAKELSESFORRETNING GARANTI GARANTIBESIKTIGELSE YTELSE- OG FUNKSJONSGARANTI DOKUMENTASJON OPPLÆRING BRUKER OPPLÆRING TEKNISK PERSONALE SERVICE TILBUDS- OG PRISSKJEMA PRISSAMMENSTILLING TILBUDSSKJEMA, FASTPRISTILLEGG REGNINGSARBEIDER LEVERINGSBETINGELSER VALUTAREGULERING LEVERINGSTID SIKKERHETSSTILLELSE UTSTYRSSPESIFIKASJON

3 1 KONKURRANSEGRUNNLAGET Tilbudsinnbydelse. Helse Bergen HF v/drift- teknisk divisjon innbyr med dette spesialfirma til å gi tilbud på utstyr til Psykiatrisk klinikk, Haukeland Universitetssykehus. Tilbudet skal leveres i forseglet konvolutt og merkes: «Tilbud utstyr til Psykiatrisk klinikk» og leveres til: Haukeland Sykehus Prosjektkontoret Postboks Bergen innen tirsdag klokken Tilbudsåpning samme dag klokken Det er leverandørens ansvar at tilbud er mottatt rettidig. Det gjøres oppmerksom på at det må påregnes en dags ombæringstid for pakker som leveres sentralt pakkemottak, dvs via posten. Prosjektkontor Helse Bergen HF Geir Pedersen Geir.egil.pedersen@helse-bergen.no

4 GENERELL ORIENTERING Eksisterende belter til beltesenger ved Haukeland Universitetssykehus, Psykiatrisk klinikk, skal skiftes ut og standardiseres. Spørsmål til konkurransegrunnlaget kan rettes til: Brukerrelaterte spørsmål: Trine Christensen Ass. Klinikkdirektør, Psykiatrisk klinikk, Tekniske spørsmål: Janike Sander Hellebust, Medisinsk-teknisk avd Økonomiske og administrative spørsmål: Det gjøres også oppmerksom på at i følge forskriften besvares ikke spørsmål 6 dager eller senere før innlevering Konkurransens omfang Leveransen omfatter en leveranse fra samme leverandør. Grensesnitt for leveransen er beskrevet i dokumentet. Kapittelinndelingen er som følger: 1.0 Komplette beltesett til 11 beltesenger med opsjon for 5 til over neste tre år. TILBUDSBESTEMMELSER Konkurransegrunnlag Som konkurransegrunnlag gjelder de dokumenter som er lastet opp i Doffin/ Ted databasen. Supplerende opplysninger lastes opp på samme base og det vil bli generert melding til den adresse som er oppgitt i Doffin/ TED. Det vil ikke bli sendt ut opplysninger via andre kanaler Tilbudsbestemmelser Tilbudet er kunngjort i DOFFIN og TED. Tilbudet er regulert iht Forskrift om offentlige anskaffelser 4-1, åpen anbudskonkurranse. Prosedyre for anskaffelse er åpen prosedyre under terskelverdi, forskriftenes del tre Spesifikasjonens poster skal utfylles fullstendig. Poster som ikke er utfylt med pris, skal anses som innkalkulert i andre poster med mindre annet er angitt i anbudsbrevet. Oppstilling av anbudet skal være iht. anbuds- og prisskjema. Navn på eventuelle underleverandører og underentreprenører skal oppgis i tilbudet. 4

5 Det er ikke anledning til å inngi parallelle tilbud. Eventuelle forbehold som medfører tvil om hvordan tilbudet skal evalueres kan medføre at tilbudet blir forkastet. Dette gjelder særlig forbehold som kan endre på rekkefølgen hva gjelder rangering mellom de ulike leverandører. Tekniske forhold skal være oppgitt i klartekst, dersom det er levert med brosjyrer eller annet underlag og det er avvik mellom dette og det som eventuelt er beskrevet levert kan det medføre at tilbudet forkastes dersom det er tvil om hvordan det skal evalueres. Det kan ikke påregnes at byggherre vil søke internettsider eller gå dypt inn i brosjyremateriell for å finne informasjon om produktet. Det er derfor vesentlig at alle forhold som er av betydning for valg av produkt er lett å finne i mottatte materiell Vedståelsesfrist Tilbudet skal ha 3 måneders vedståelsesfrist Kvalifikasjonskriterier. Følgende skal leveres med tilbudet: Attest for registrering i det faglige register som bestemt ved lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert eller stedfestet og bekreftet erklæring. Attest utstedt av den kompetente myndighet i medlemslandet (hvor oppdragsgiver hører hjemme), som bekrefter at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og avgifter i henhold til lovbestemmelsene i landet. Fremleggelse av foretakets årsregnskap eller utdrag fra det. Rating «kredittverdig», A, eller tilsvarende rating. Må kunne fremskaffe bankgaranti for 1/3 av kontraktsbeløpet Tildelingskriterier. Prisrelaterte forhold, 40%. - Sum av service- og garantikostander i ti år- samt anskaffelsespris. Det forutsettes at leverandør ikke krever at det skal brukes leverandøravhengige senger. Kvalitet 50%. - Teknisk kvalitet - Brukervennlighet - Servicevennlighet - Pasientsikkerhet - Hygiene og renholds prosedyrer. Serviceorganisasjon, miljø, leveringstid 10% - Tid på levering. - Miljøprofil bedrift 5

6 - Service Leverandørene må utforme sitt tilbud slik at det understøtter måten det evalueres på. Skriver man eksempelvis ikke noe om miljø og miljøforhold vil det evalueres til null. For kvalitetsbegrepet er det derfor viktig å få frem produktfordeler som da vurderes relativt mellom de ulike aktører. For begrepet serviceorganisasjon bør det beskrives konkret hvordan serviceforhold vedr denne leveransen er tenkt løst. Det er i hovedsak ettersyn av låsemekaninme som er relevant. Leverandør beskriver hvor ofte dette bør gjøres og sier hvordan dette er tenkt løst. Pris vektes slik: Beste tilbyder 5 poeng. Nest billigste: billigste/egen pris multiplisert med 5. Teknisk kvalitet: poeng for beste, deretter en relativ vurdering mellom tilbyderne. For å kunne gjøre denne evalueringen kan det være aktuelt med utprøving av tilsvarende utstyr. Leverandør bør derfor kunne stille slikt utstyr til disposisjon. Det er kun de mest aktuelle leverandører, de som kan vinne frem, som eventuelt vil bli bedt om utstyr til utprøving. Dette anses som et medisinsk utstyr og dokumentasjon av samsvar mot relevante forskrifter vil være viktig. For leveringstid og evaluering av dette punkt vil det bli gitt full score for leverandører som leverer i løpet av 6 uker etter bestilling. Deretter trekkes det for leveringstider utover dette. 2 KONTRAKTSBESTEMMELSER Prisgrunnlag, prisjusteringer Som prisgrunnlag regnes valutakurser og de tariffestede lønninger, sosiale ytelser, materialpriser, lover og bestemmelser som var gjeldende 2 uker før anbudsfristen. Dersom konkurrentene vil kreve regulering for lønns- og prisjusteringer i kontraktstiden ønskes dette oppgitt som et fastpristillegg til anbudssummen, kfr. post Hvis oppdragsgivers overtakelser av leveranser og arbeider blir forsinket av grunner som leverandøren er ansvarlig for, skal regulering av de forsinkede deler beregnes som om de ble levert/utført i den måned overtagelsen skulle finne sted. Blir ferdigstillelse av leveranser og arbeider forsinket av forhold som skyldes kjøper skal det forhandles nærmere om eventuell kompensasjon for lønns- og prisstigninger. Oppdragsgiver vil, for perioden fra tidligere forutsatt ferdigstillelse til ny sluttdato, maksimalt godkjenne en relativ kompensasjon beregnet ut fra oppgitt fast pristillegg over kontraktsperioden. Eventuelle krav om regulering av kontraktssummen på grunn av valutaendringer må klart og entydig fremgå av tilbudet. Valutaavhengige beløp og valutakurser oppgis under pos Ved kursendringer reguleres kun for den andel som ligger utenfor ± 2,5 %. 6

7 2.1.2 Sikkerhetsstillelse Leverandøren skal stille en samlet sikkerhet for oppfyllelsen av sine kontraktsforpliktelser i utførelsestiden og i garantitiden. Kjøper plikter ikke å betale avdrag før han har mottatt leverandørens sikkerhetsstillelse. Sikkerheten for leverandørens kontraktsforpliktelser i utførelsestiden og prøvedriftsperioden, herunder ansvar for forsinket fullføring, skal utgjøre 10 % av kontraktssummen. Sikkerheten kan gjøres gjeldende for forhold kjøper påberoper seg senest ved overtagelsen. Sikkerheten i garantitiden skal utgjøre 3% av kontraktssummen. Sikkerheten faller bort ved utløpet av garantitiden, med mindre kjøper har gjort ansvar gjeldende mot leverandøren som kan kreves dekket av sikkerheten. Garantien skal stilles gjennom norsk bank, alternativt som konserngaranti (m/forbehold om kjøpers godkjenning) og i prinsippet være utformet iht. Norsk Standard (NS 3435). Ved forskuddsbetaling skal leverandøren stille garanti gjennom norsk bank Betalingsbetingelser Det skal i anbudet regnes med følgende betalingsterminer: -1/3 av kontraktsbeløpet ved bestilling mot forskuddsgaranti -1/3 av kontraktsbeløpet når alt utstyr er levert 80% av kontraktsbeløp ved 50% ferdig montasje. -Resterende 20 % av kontraktsbeløpet etter godkjent prøvetid (3 mndr.) og når leveransen er fullført og alle feil og mangler etter mottakskontroll er utbedret. 3 Generelle ytelser Varemottak/lagerplass Alle forsendelse skal merkes med: 1.Leverandørens navn 2.Kjøpers bestillingsnr. eller entreprise 3.Pakknr. (for senere referanse til spesifikasjoner) Pakklister som viser antall kolli med innhold (utstyr, type og antall) skal følge med hver leveranse. 7

8 3.1.2 Forsikringer Leverandøren skal holde alt utstyr som inngår i denne entreprise, samt eget materiell og utstyr forsikret mot brann, vannskade, tyveri og hærverk inntil ferdigstillelse og overlevering. Kopi av polisen legges ved tilbuet. Forsikringsbeviset skal ikke inneholde bestemmelser som reduserer kjøpers rett til å kreve erstatning direkte fra forsikringsselskapet, eller som kan redusere hans krav på grunn av sikredes forhold etter at forsikringstilfellet er inntrådt. 0.4 SPESIELLE TEKNISKE BESTEMMELSER Entrepriseomfang Denne entreprisen skal omfatte komplett levering, klargjøring og idriftsettelse av utstyr iht. utstyrspesifikasjonene. Leveranser og ytelser som er nødvendige for at utstyret skal fungere etter sin hensikt skal være inkludert. Eventuelle poster som ikke er utfylt i utstyrspesifikasjonene regnes å inngå i andre poster dersom annet ikke er bemerket Forskrifter, bestemmelser Det gjøres spesielt oppmerksom på følgende: 1. Samsvarserklæring 2.Nasjonale normer og rapporter 3.Krav til utfylling av fabrikanterklæring. (Typeeksempel med norsk og engelsk tekst) 4.Arbeidsmiljøloven 9 om "Tekniske innretninger og utstyr", samt 17 om "Produsenter og leverandører av tekniske innretninger og utstyr". 5. Forskrifter om Medisinsk utstyr Dersom konkurrentene vil påberope seg andre tilsvarende forskrifter, bestemmelser eller normer, må de på anmodning kunne fremlegge engelsk versjon av disse. 8

9 0.4.3 Mottaks- og ferdigkontroll Straks leverandøren anser seg ferdig iht. kontrakt med en eller flere av de avtalte etappevise leveranser skal han anmode om at det avholdes mottaks- og ferdigkontroll. (Customer acceptance test). Oppdragsgiver plikter å avholde denne senest innen 10 dager fra anmodningsdato. Mottaks- og ferdigkontrollen baseres i prinsippet på de sluttkontroller som utføres før forsendelse av utstyret fra produksjonsstedet. Mottaks- og ferdigkontrollen danner grunnlag for hvorvidt kjøper kan gi en foreløpig godkjennelse på at utstyrsleveransen kan settes i drift i sykehuset. Utstyret skal leveres ferdig validert, klart for ibrukstakelse uten ytterligere tester eller dokumentasjon av noe slag Prøvedrift Ikke relevant, det skal være overlevering etter tre mnd feilfri drift men det anses som ikke relevant at leverandør forestår driftsansvar i denne perioden Overtakelsesforretning Etter en 3 mnd. tilnærmet feilfri driftsperiode holdes overtakelsesforretning med protokoll signert av leverandør og oppdragsgiver. Utstyrsleveransen er dermed godkjent og overtatt av oppdragsgiver og garantitiden starter. Leverandørens forsikringer kan da utgå og leverandørens sikkerhetsstillelse reduseres Garanti Garantitiden er tre år. Leverandøren skal før og under garantitiden kostnadsfritt for oppdragsgiver utbedre alle feil og mangler ved utstyret, inkl. ev. levering av reservedeler som må byttes. Reservedeler levert i det første garantiåret skal følge utstyrets garantitid. Forøvrig skal reservedeler ha min. 1 års garanti. Unntatt fra ovennevnte er feil og mangler ved utstyret oppstått som følge av ukyndig behandling og feilaktig anvendelse av utstyret. Ved gjentatte feil og mangler og ved overskridelse i garantitiden av toleranse for prestanda og data i henhold kan kjøper forlange hele utstyret eller relevante deler av dette kostnadsfritt utbyttet. Leverandøren skal under garantitiden kostnadsfritt utføre det forebyggende periodiske vedlikehold, inkl. levering av alle reservedeler. Unntatt fra ovennevnte er daglig ettersyn, kontroll, renhold etc. idet denne del forutsettes ivaretatt av betjeningspersonalet, samt kostnader for rene forbruksenheter. 9

10 0.4.7 Garantibesiktigelse Umiddelbart før garantitidens utløp skal det avholdes garantibesiktigelse. De deler av mottaks- og ferdigkontrollen en finner påkrevet gjentas, og det gis tidsfrister for utbedring. Protokollen signeres av leverandør og oppdragsgiver. Dersom leverandøren ikke er i stand til å utbedre tilfredsstillende de påtalte feil og mangler ved utstyret kan kjøper forlange utstyret eller deler av dette utskiftet. Dersom dette i praksis ikke viser seg gjennomførbart skal det alternativt forhandles om prisavslag. For feil og mangler oppstått gjentatte ganger i garantitiden kan det bli krevet forlenget garantitid Ytelse- og funksjonsgaranti Utstyrets ytelse/funksjon skal være i hht. oppgitte spesifikasjoner. Dersom utstyret innehar mangler eller ikke er i stand til å møte spesifikasjonene, skal den manglende ytelse eller funksjon utbedres for leverandørs regning. Dersom dette ikke lar seg gjøre, plikter leverandør å dekke kjøpers alternative kostnader ved å terminere inngått kontrakt eller benytte alternative løsninger. Dette krav vil gjelde i utstyrets hele eller oppgitte levetid dersom ikke spesifikke forbehold tas Dokumentasjon Anbudet vedlegges følgende dokumentasjon i 2 eksemplarer samt en elektronisk versjon på minnepenn, i tillegg leveres en sladdet versjon som kan utleveres til konkurrenter etter anmodning: 1.Teknisk beskrivelse 2.Datablader 3.Fabrikanterklæring 4.Liste over spesialverktøy/reservedeler som medfølger leveranser. Dokumentasjon som skal følge leveransen. Se oppsett - krav under Kap. 1-2 utstyrsspesifikasjoner. Utfylt prismatrise, etterspurt dokumentasjon basert som danner grunnlag for evaluering Opplæring bruker Leverandøren skal gi Psykiatrisk klinikks ansatte grundig opplæring. Brukeropplæringen skal omfatte teoretisk gjennomgåelse med demonstrasjon av teknisk beskrivelse (forenklet) og funksjoner, betjeningsanvisning, samt den del av den forebyggende periodiske 10

11 vedlikeholdsanvisningen som omfatter daglig ettersyn, kontroll, renhold og lettere vedlikehold. Det skal i tilbudet regnes med å gi en førstegangs opplæring i samband med utstyrsleveringen (etter mottaks- og ferdigkontroll). I opplæringen på stedet deltar vanligvis opptil 6-8 nøkkelpersonell som deretter gir intern opplæring til øvrig personale ved avdelingen. Kostnader for opplæringsmateriale ev. videobånd skal være inkludert i anbudet. Hele eller deler av brukeropplæringen skal kunne gjentas dersom sykehuset senere skulle ønske dette. Tilleggspris avtales i hvert enkelt tilfelle under kontraktsavklaringsmøte Opplæring teknisk personale Sykehuset har som målsetting å utføre med egne ansatte det meste av all akutt- og forebyggende service, alternativt i samarbeid med leverandørens servicepersonale. Dette vil til enhver tid være avhengig av bemanningssituasjonen. Endelig avgjørelse vil bli tatt ved kontraktsavklaringsmøte. Det skal i tilbudet regnes med å gi teknisk personell (serviceingeniører) tilstrekkelig opplæring til å kunne gjennomføre 1. linje service. Serviceopplæringen skal omfatte teoretisk og praktisk gjennomgang av utstyrets oppbygging, betjeningsanvisning og feilsøkingsanvisning Service Tilbudet skal inneholde en fast årlig kostnad som dekker det forebyggende rutinemessige vedlikehold. I garantitiden skal forbruksmateriell inngå i servicekontrakt. Etter at garantitiden er ute skal det prises service iht. produsentens anbefalinger, tilstrekkelig til å oppnå stabil drift gjennom året. Deler ikke medtatt. Uberoende av hvorvidt det blir inngått fast serviceavtale skal leverandøren forplikte seg å holde på lager i minst 10 år samtlige reservedeler for det leverte utstyr. For all service, også i garantitiden, skal det sendes servicerapport til sykehusets Medisinsktekniske avdeling senest en uke etter servicebesøket. Avtale om service etter garantitid bestilles og betales av psykiatrisk klinikk. 0.5 TILBUDS- OG PRISSKJEMA Samtlige poster i tilbuds- og prisskjemaet skal fylles ut av konkurrentene selv om priser og opplysninger fremgår av andre prisoppstillinger og dokumentasjon vedlagt tilbudet. Videre skal konkurrenten for hver posisjon i utstyrsspesifikasjonen og eventuelt alternativt utstyr gi en spesifikasjon over utstyret. Manglende opplysninger kan medføre at tilbudet blir forkastet. 11

12 Tilbudet skal være i 3 eksemplarer komplett med alle bilag Prissammenstilling Som utgangspunkt prises løsning slik det fremgår av beskrivelsen, men det ønskes alternativer. Alle priser skal være i norske kroner. Alle priser skal dekke komplett levering, klargjøring, prøving og godkjennelse av tilsynsmyndigheter og være i henhold til konkurransegrunnlaget. Alle generelle kostnader, toll, gebyrer og avgifter skal være inkludert Tilbudsskjema, Post Pris Service i garantitid 3 år, samlet pris for tre år år. Komplett belteutstyr 11 stk. Montert på seng. Opsjon for 5 stk over tre år Brukeropplæring samlet sum for alle belter. Teknisk opplæring Service etter Garantitid, 7 år. Samlet pris. Sum eks mva Sum inkl mva Ev annet Sum Grunnlag for regulering av priser: Utgangskurs for valuta.. mot NOK: Andel av kontrakt som er gjenstand for valutaregulering:.. Garantikostander betales ved levering av utstyr. Servicekostander etter at garantitid er slutt, faktureres årlig og det skal lages egen avtale på dette. Kunde velger om slik avtale skal inngås. Avtale skal ha oppsigelsesklausul med 6 mnd oppsigelsestid Fastpristillegg Dersom konkurrentene tar forbehold om pris- og lønnsregulering ønskes forbehold om forventet pris- og lønnsstigning fram til ferdigstillelsestidspunkt oppgitt som et fast beløp i tillegg til tilbudssummen under forutsetning bestilling i inneværende år. Tillegg for fast pris: NOK eks. mva. 12

13 0.5.4 Regningsarbeider Leverandøren tilbyr seg å utføre eventuelle regningsarbeider i forbindelse med ovennevnte entreprise etter følgende satser: Timepris service-/montasjeingeniør inkl. sos. utg., generelle omkostninger og avanse: Eventuelle utgifter for kost og losji, pr. døgn: NOK/t eks. mva. NOK Leveringsbetingelser Alternative betalingsbetingelser Valutaregulering Leveringstid For levering til Helse Bergen etter at kontrakt er signert Sikkerhetsstillelse Selvskyldner bankgaranti vil bli stilt gjennom:... 13

14 den / 2014 Tilbyders stempel og underskrift 14

15 UTSTYRSSPESIFIKASJON Komplette beltesett for bruk på beltesenger. Dette belteutstyret skal tilfredsstille kravene i Mekanisk tvangsmiddel-bruk i psykisk helsevern 15