Administrasjon og veiledning

Transkript

1 OSLOSPEIDERNE FOR DUMMIES ORGANISERING Retningslinjer Kretsstyret Administrasjon og veiledning R&L Ombudet Kretssekretær SmS-Ombudet Planlegging og samarbeid Speiding Gruppe Gruppe Gruppe og Speidergruppa for dummies - side 1 av 5

2 KRETSSTYRET Kretsstyret velges på kretstinget og sitter i 2 år av gangen. Kretsstyret har som oppgave å gi ledere og speidere i kretsen en bedre speiderhverdag. Trivsel, speiderfag og vekst er fokusområder, i prioritert rekkefølge. Kretslederen skal delegere oppgaver i kretsstyret og følge opp disse. Visekretsleder er varaleder og fungerer som vanlig medlem med mindre han har behov for å ta oppgaver som kretsleder skulle ha håndtert. Økonomiansvarlig skal bistå kretssekretær i økonomispørsmål og skal fungere som økonomisk kontrollorgan for kretsen. Etterkontroll av regnskap og oppfølging av budsjett er en del av denne jobben. Øvrige medlemmer bør få ansvar for oppfølging av enkeltarrangementer og saker slik at vi har en ansvarlig kontaktperson på hver sak. Det er ønskelig av hver kretspatrulje har èn kontaktperson i kretsstyret å forholde seg til. STYR EMØTER Styremøtene skal protokollføres i et referat og referatet skal gjøres tilgjengelig for ettertiden. Hvert referat skal inneholde dato for møte, navn på fremmøtte deltakere, løpende oppgaver og nummerert saksliste. Sakene skal nummereres med formen (2012-##). Saker som ikke er avsluttet skal listes opp i referatet slik at man har oversikt over hvilke saker som er "åpne". Vedtak gjøres med 50% av kretsstyret. KRETSSEKRETÆREN Oslospeidernes kretssekretær er kretsstyrets kontaktperson både internt i kretsen og mot publikum generelt. I løpet av daglig drift av kretsen skal kretssekretæren ta selvstendige avgjørelser innenfor retningslinjene fra styret og generalforsamlingen. AR BEID I K R ET SST YR ET I kretsstyret skal kretssekretær ta en aktiv rolle, men uten stemmerett. Personen skal forberede og utrede alternativer/innstillinger til vedtak og informere om relevante beslutninger som er tatt siden siste kretstyremøte.. Kretsstyret skal brukes som resurs og sparringspartner for kretssekretæren. Kretssekretær skal lage sakslister og forberede innstillinger i samråd med kretsleder. Orienteringssaker skal på forhånd skrives kortfattet, men i klartekst, slik at disse kun blir tatt opp dersom det er spørsmål eller presiseringer til disse. Kretssekretæren skal skrive og tilgjengeliggjøre referatet for ettertiden. Vedtakssaker skal presenteres i sakslista under eget punkt. KONTAKT MED GR UPP ENE Kretssekretæren skal holde løpende kontakt med den enkelte speidergruppe og føre statistikk for statusen til gruppene og deres nøkkelpersoner. Dette for å legge til rette for ekspansjon av gruppene, forebygge forfall, kartlegge aktivitet og skape relasjoner til nøkkelpersoner i kretsen. Det er ønskelig å ha en oversikt over alle terminlistene i kretsen på kretskontoret. Kontakten med speidergruppene kan godt foregå på kretspatruljemøter. KAR T LEGGING OG KOO R DINERI NG Gjennom sin løpende kontakt med gruppene i kretsen skal kretssekretæren lage en systematisk oversikt resurser og kompetanse i kretsen. Dette for bedre å kunne formidle kontakt og erfaring mellom gruppene på en god måte. og Speidergruppa for dummies - side 2 av 5

3 IN FORMASJONSAR BEI D (BEAR BEI DING O G TI LGJENGELI GGJØ RI NG) Kretssekretæren skal samle inn og gjøre erfaringsmateriell lett tilgjengelig. Dette gjelder erfaringsdokumenter fra arrangementer og kurs, men også nedskrevne rutiner fra vanlig drift av både krets og grupper. STØTT E OG P RAKTISK HJELP Kretssekretæren skal være en støtte for initiativtakere i kretsen. Dette innebærer å legge til rette for den som har tatt initiativ. Eksempler på støtte: Kontaktformidling (mellom krets, kretspatruljer og grupper) Oppfølging av frister Informering Hjelp til administrasjon Erfaringsoverføring fra tidligere prosjekter Hjelp til rutiner Inspirasjon og Feiring Gjennom sin løpende kontakt med gruppene i kretsen har kretssekretæren god oversikt over kretsen og skal formidle kontakt mellom grupper for gjensidig samarbeid. SYNLI GGJØRE OSLOSPEI DERN E Kretssekretæren skal sørge for synliggjøring av kretsaktivitet både innad til kretsens medlemmer og ut mot samfunnet for øvrig. Den interne kommunikasjonen skal primært foregå på nettsidene og har som hensikt å skape entusiasme og samhold. Kretssekretæren skal redigere og publisere artikler fra arrangementene i kretsen og den enkelte gruppe. Innhenting av stoff til artiklene skal planlegges i forkant av arrangementene, for eventuelt å kunne delegere oppgaver tilknyttet dette. Ved arrangementer eller hendelser som har en almen interesse skal det, der det er hensiktsmessig, skrives pressemelding i forkant og gjerne en artikkel til publisering i etterkant. Dette for å synliggjøre speiding generelt og Oslospeiderne spesielt med tanke på rekruttering. Fokus skal rettes mot lokale medier og medier med god dekning i gruppenes rekrutteringsområder. Hensikten med ekstern kommunikasjon er omdømmebygging og rekruttering. Kretssekretær skal ha og oppdatere en oversikt over lokale medier i de ulike gruppenes geografiske områder og bruke denne oversikten aktivt, særlig i de områdene det er behov for rekruttering. RUTI NER ( GJØ R E SEG SELV OV ERFLØ DI G ) Kretssekretæren skal lage gode, dokumenterte rutiner for daglig drift på kretskontoret. Dette skal samles og tilgjengeliggjøres slik at hvem som helst kan vikariere for kretssekretær i tilfelle fravær o.l. Regnskap skal oppdateres ukentlig og regnskapsmåneden skal avstemmes 15 dager etter utgangen av måneden. Det avstemte regnskapet gjennomgås av økonomiansvarlig eller kretsleder og behandles som orienteringssak på neste styremøte. Kretssekretæren skal følge opp rutinene til kretspatruljene, da særlig med tanke på rulleringslistene til kretspatruljene. Kretsting for vår og høst skal planlegges av kretssekretær i samarbeid med styret. Praktisk gjennomføring av arrangementene hentes fra kretspatruljene. AR RANGEMENT ER Ved større arrangementer skal kretssekretæren ha innsyn i planlegging. Dette blant annet for å bidra med erfaring fra tidligere arrangementer og for å få riktig informasjon ut i riktig tid. og Speidergruppa for dummies - side 3 av 5

4 OMBUDENE Ombudene oppnevnes av kretsstyret etter innspill fra disse. Kretstyret utnevner ombudsleder. Ellers foretar ombudene intern konstituering. Kretsstyret skal være behjelpelig med å finne ombudsmedlemmer. Oppnevningsperioden for et ombud er 2 år. Ombudene har en navngitt kontaktperson i kretsstyret. Ombudene har hver sin egne budsjettpost i kretsens regnskap med internt budsjett for å ha oversikt over forbruk og gjenstående midler. Ved mulighet for overskridelse av budsjettet, må det tas kontakt med kretstyrekontakten. Ombudene gir innspill til kretsstyret i forbindelse med budsjettarbeidet. Lager en oppsummering etter hvert arr. ( hvem var med, Hvilke grupper, Antall, kvitteringer, evt lærdom) som sendes til kretstyret. Gir innspill til kretsstyret i forbindelse med årsrapporten (fra egne arr.), slik at kretsstyret har et par linjer om hvert arrangement, hvilke grupper som var med, og hvor mange deltagere det var. Forsøker å holde seg oppdater i forbindelse med kurs og andre arrangementer, som kan passe for målgruppen til ombudet. (laget av andre ombud eller andre organisasjoner som Natur og Miljø, Røde Kors, Turistforeningen, mm.) Holder kretsen orientert om faglige nyheter som kommer fra forbundet Er medansvarlig i å sette opp kretsens mål. Forslag til mål settes opp i felleskap med Kretstyret som så legger disse frem på kretsting. Knytter til seg ressurspersoner fra kretsens medlemmer Er en ressurs for resten av kretsapparatet i spørsmål som omhandler enheten. ROVER OG LEDER-OMBUDET For speidere over 16+ Bedre ledermiljø (faglig og sosialt) Økt samarbeid Trivsel SMÅSPEIDEROMBUDET (FORSLAG: "FLOKKLEDEROMBUDET") For småspeiderledere. Jobber for Høyere kvalitet Mer engasjement Lavere terskel for å drive flokk og Speidergruppa for dummies - side 4 av 5

5 KRETSPATRULJENE ne vanligvis av en til to representanter for hver gruppe i kretspatruljen og er et praktisk organ for kretsen. ne har følgende formål: Avlaste gruppene ved å stimulere til samarbeid om møter, arrangementer mv. Arrangere kretsarrangementer (i henhold til rulleringslisten) Behandle saker i forkant av kretstinget, så sakene er belyst fra flere sider. Dette gir mer effektive kretsting siden vi får tid til å finne svar på alle problemstillinger før vi møtes. I forkant av hvert kretspatruljemøte bør kretspatruljekontakt lage en møteplan for at møtet skal bli effektivt og praktisk (les: ikke holde møte for møtets skyld). Kretssekretæren bør inviteres på møtet. Et kort referat bør skrives og sendes kontoret. Kontoret sørger for at referatet lagres og ligger tilgjengelig for senere oppslag. n bør velge en kontaktperson for ett kalenderår av gangen, som skal forberede møtene og være kontaktperson mot kretsen. INNDELING Patruljene er delt inn etter geografi og skjønn, for at det skal være lettest mulig å samarbeide. Patrulje1 Patrulje2 Patrulje3 Patrulje4 Patrulje5 "Ulv" 17. Oslo Kjelsåsspeiderne 7. Oslo Rabita Manglerud Nordseter 1. Nordstrand Bøler Kalbakken Tåsen 1. Bryn 1. Haugerud Ikke plassert: Romsås, 2.Veitvet, RULLERINGSLISTEN 2. Bestum Ullern 2 Bygdøy 1. Røa Holmenkollen Riis Longship 3. Korps 1. Vålerenga Grünerløkka Oslo Central Pat1 Pat2 Pat3 Pa4 Pat5 Annen Kontaktperson Kretsleir 2011 Leirkomitè Kris Skappel (kskappel@gmail.com) Kretskonk 2012 Kretskonk Marthe Schrøder (marteschroeder@hotmail.com) Storarrangment 2012 V Eirik Riisnæs (eriisnas@hotmail.com) Halvårsmøte 2012 V Kretsting 2013 (V/H) Flokk 2013 Storarrangement 2013 Rover 2013 Kretsleir 2014? V = bekreftet og begynt på planlegging. X = er ansvarlig, men har ikke bekreftet planlegging. og Speidergruppa for dummies - side 5 av 5