KONKURRANSEGRUNNLAG. Produksjon, trykking og distribusjon av Riksrevisjonens historie Saksnummer: 2012/01996.

Transkript

1 KONKURRANSEGRUNNLAG Produksjon, trykking og distribusjon av Riksrevisjonens historie Saksnummer: 2012/01996 Side 1 av 12

2 Innholdsfortegnelse 1. INNLEDNING OPPDRAGSGIVER KONTAKTPERSON KUNNGJØRING VIKTIGE DATOER - TIDSPLAN 4 2. NÆRMERE OM ANSKAFFELSEN BESKRIVELSE AV ANSKAFFELSEN OPSJON PRIS DELTILBUD ALTERNATIVE TILBUD 5 3. REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN REGLER FOR KONKURRANSEN ANSKAFFELSESPROSEDYRE TAUSHETSPLIKT FORBEHOLD OG AVVIK VEDSTÅELSESFRIST ENDRING AV KONKURRANSEGRUNNLAGET TILLEGGSOPPLYSNINGER KOSTNADER I FORBINDELSE MED UTARBEIDELSE AV TILBUD AVLYSNING AV KONKURRANSEN OG TOTALFORKASTELSE 6 4. KVALIFIKASJONSKRAV OPPFYLLELSE AV KVALIFIKASJONSKRAV - AVVISNING AV LEVERANDØR KRAV TIL SKATTEATTEST, MERVERDIAVGIFTATTEST OG HMS- EGENERKLÆRING KRAV TIL LEVERANDØRENS ORGANISATORISKE OG JURIDISKE STILLING KRAV TIL LEVERANDØRENS ØKONOMISKE OG FINANSIELLE KAPASITET KRAV TIL LEVERANDØRENS TEKNISKE OG FAGLIGE KVALIFIKASJONER BRUK AV UNDERLEVERANDØRER 9 5. UTFORMING AV TILBUD 9 6. INNLEVERING AV TILBUD OG TILBUDSFRIST LEVERING TILBUDSFRIST TILDELING TILDELINGSKRITERIER KONTRAKTSMESSIGE FORHOLD AVTALE VEDLEGG 12 Side 2 av 12

3 1. Innledning 1.1 Oppdragsgiver Riksrevisjonen v/ stabsseksjonen Postboks 8130 Dep 0032 Oslo Riksrevisjonen er Stortingets revisjons- og kontrollorgan, og har en uavhengig stilling i forhold til forvaltningen. Riksrevisjonens overordnede oppgave er å føre kontroll med at statens midler brukes og forvaltes på en økonomisk forsvarlig måte og i samsvar med Stortingets vedtak og forutsetninger. Riksrevisjonen har totalt ca. 540 ansatte. Hovedkontoret ligger i Oslo, men rundt 100 av de ansatte har kontor utenfor Oslo. Riksrevisjonen utfører tre typer av revisjon regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, fordelt på seks avdelinger. I tillegg er det en administrasjonsavdeling som bl.a. arbeider med drift, økonomi, personalsaker, IKT og koordinering av internasjonalt arbeid. For nærmere informasjon om Riksrevisjonens organisering og virksomhet, vises det til våre hjemmesider på Kontaktperson Kontaktperson: Fungerende avdelingsdirektør Elke Matheis, stabsseksjonen Telefon: E-post: postmottak@riksrevisjonen.no Eventuelle spørsmål kan rettes til nevnte epostadresse, og merkes "Produksjon, trykking og distribusjon av Riksrevisjonens historie , ref. 2012/ Se for øvrig punkt Kunngjøring Anskaffelsen er sendt til kunngjøring i DOFFIN-basen den 27. august Side 3 av 12

4 1.4 Viktige datoer - tidsplan Det er lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN 27. august Frist for å levere tilbud 14. oktober kl Evaluering og gjennomføring av forhandlinger Uke Meddelelse om tildeling 8. november Kontraktsinngåelse Uke 47 Manus fra forfatterne Boken ferdig trykket Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene knyttet til selve konkurransegjennomføringen er veiledende. 2. Nærmere om anskaffelsen 2.1 Beskrivelse av anskaffelsen Riksrevisjonen er 200 år i I den anledning ønsker Riksrevisjonen å utgi Riksrevisjonens historie fra som et ettbinds-verk. Riksrevisjonen har inngått avtale med Handelshøyskolen BI om å skrive historien. BIs prosjektleder og forfatter er forsker I og dr.agric. Harald Espelid. Forsker II og dr. art. Yngve Nilsen er medforfatter. Manus fra forfatterne skal være klart pr og vil være på sider. Formålet med anskaffelsen her er å produsere, trykke og distribuere dette verket. Dette forutsetter at manuskriptet foreligger i tide og tilfredsstiller de kvalitetskrav den nedsatte bokkomiteen stiller. Verket skal være ferdig trykket 1. mars Riksrevisjonen ønsker i første omgang å kjøpe 1500 eksemplarer. Ytterligere informasjon om anskaffelsen og krav til leveransen fremgår av vedlagte kravspesifikasjon, se vedlegg Opsjon Riksrevisjonen ønsker opsjon på bistand til og gjennomføring av senere elektronisk publisering. Tilbyder må dokumentere kompetanse og erfaring på dette og bes i tilbudet skissere mulige løsninger for elektronisk publikasjon og hvordan dette prises. Side 4 av 12

5 2.3 Pris Det bes angitt en totalpris for oppdraget med angivelse av hva de ulike elementene utgjør. Pris for evt. tilleggsopplag/tilleggsbestillinger bes også oppgitt. Vi ber om at tilbyder også opplyser om hvilke kostander som oppdragsgiver må påregne i tillegg, f.eks. kostnader til kjøp av bilder/bilderettigheter fra bildebyråer o.a. 2.4 Deltilbud Det er ikke anledning til å gi tilbud på deler av anskaffelsen. 2.5 Alternative tilbud Det er ikke anledning til å levere alternative tilbud. 3. Regler for gjennomføring av konkurransen 3.1 Regler for konkurransen Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402 (FOA). For denne anskaffelsen, som på grunn av anslått verdi er en nasjonal anskaffelse, gjelder forskriftens del I og II. Bare de tilbyderne som oppfyller kvalifikasjonskravene i konkurransegrunnlagets punkt 4 vil få sine tilbud evaluert. 3.2 Anskaffelsesprosedyre Denne anskaffelsen følger prosedyren konkurranse med forhandlinger. 3.3 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. lov om Riksrevisjonen av nr Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget/ kravspesifikasjonen/kontraktutkastet eller andre konkurransedokumenter, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Side 5 av 12

6 Forbehold og avvik skal være presise og entydige slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren, jf. FOA Vesentlige avvik og forbehold eller avvik som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene vil føre til at tilbudet avvises, jf. FOA d til f. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktbestemmelser. 3.5 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være bindende til og med Endring av konkurransegrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller andre endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli publisert på konkurransens område på Doffin og vil dermed bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Doffin.no. 3.7 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig informasjon, kan leverandøren skriftlig stille spørsmål eller be om tilleggsopplysninger. Frist for å sende inn slike spørsmål er 4. oktober Alle spørsmål fra tilbyderne vil bli besvart og sendt i anonymisert form til samtlige som har meldt sin interesse for utlysningen på Doffin. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Alle henvendelser rettes skriftlig pr. e-post til postmottak@riksrevisjonen.no og merkes "Produksjon, trykking og distribusjon av Riksrevisjonens historie, ref. 2012/01996", kontaktperson fungerende avdelingsdirektør Elke Matheis. 3.8 Kostnader i forbindelse med utarbeidelse av tilbud Alle kostnader i forbindelse med utarbeidelse av tilbud skal dekkes av de respektive tilbydere. 3.9 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen eller å forkaste alle tilbudene dersom det foreligger saklig grunn for dette. Side 6 av 12

7 4. Kvalifikasjonskrav 4.1 Oppfyllelse av kvalifikasjonskrav - avvisning av leverandør Under angis de krav som Riksrevisjonen stiller til leverandøren i konkurransen samt hvilken dokumentasjon som kreves. Kravene skal sikre at leverandøren er i stand til å levere kontraktsgjenstanden i hele kontraktsperioden. Manglende oppfyllelse av kvalifikasjonskrav vil eller kan føre til avvisning, jf. FOA Krav til skatteattest, merverdiavgiftattest og HMS- egenerklæring Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. hhv. skatteinnbetaling og merverdiavgiftsinnbetaling. Dokumentasjonskrav Skatteattest Merverdiavgiftattest En attest for skatt og en attest for betalt merverdiavgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor leverandøren har sitt hovedkontor. Se: Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Leverandøren skal ha et velfungerende HMS- system. Signert HMS-egenerklæring, jf. vedlegg 2 til forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april Skjema følger som vedlegg 2 til dette konkurransegrunnlaget. 4.3 Krav til leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak. Dokumentasjonskrav Norske selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. Side 7 av 12

8 4.4 Krav til leverandørens økonomiske og finansielle kapasitet Krav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/kontrakten Dokumentasjonskrav De to siste årsregnskap inkl. styrets årsberetning og revisorerklæring samt nyere informasjon om den økonomiske situasjonen til leverandøren. Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 4.5 Krav til leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Leverandøren skal ha erfaring fra tilsvarende oppdrag. Leverandøren skal god gjennomføringsevne og tilstrekkelig kapasitet. Leverandøren skal være godkjent som vitenskapelig publiseringskanal av Universitets- og høgskolerådet slik at utgivelsen gir uttelling i finansieringssystemet i universitets- og høgskolesektoren. Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem for ytelsene som skal leveres. Det kreves en miljøvennlig produksjon, herunder miljøvennlig papir. Dokumentasjonskrav Beskrivelse av leverandørens 5 mest relevante, tilsvarende oppdrag i løpet av de siste 3 årene. Beskrivelsen må inkludere angivelse av oppdragets verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post). Referanser vil bli kontaktet ved behov for å verifisere leverandørens gjennomføringsevne (se kriteriet nedenfor) samt for vurdering av samarbeidsevner, fleksibilitet og kvalitet i leveransene (jf. tildelingskriteriene). Leverandøren må dokumentere en organisasjon med erfaring, og at denne består av et tilstrekkelig antall personer som har arbeidet med høyt kvalitetsnivå med tilsvarende prosjekter. Dokumenteres på egnet måte. Redegjørelse for leverandørens kvalitetssikringssystem. Lisens for miljømerking: EU-blomsten, Svane-merket, Blå engel eller tilsvarende dokumentasjon/merking. Side 8 av 12

9 4.6 Bruk av underleverandører Bruk av underleverandør må fremgå av tilbudet. Det må angis hvilke deler av oppdraget som vil tildeles underleverandør. Ved bruk av underleverandører må det skriftlig dokumenteres at hovedleverandør for dette oppdraget har rett til å benytte underleverandørens resurser. Bruk av underleverandør fritar ikke hovedleverandøren for ansvar etter kontrakten. 5. Utforming av tilbud Tilbudet skal være skriftlig, utarbeidet på norsk og leveres i 2 eksemplarer. Det skal leveres med innholdsfortegnelse og inndelt som beskrevet nedenfor. I tillegg skal hele tilbudet leveres i elektronisk format, helst i en scannet versjon (PDF/Aformat el. l.). Det er denne versjonen som vil bli registrert i vårt elektroniske arkiv. Det må derfor påses at den elektroniske versjonen er identisk med det fysiske tilbudet med vedlegg.. Nr. Dokument Veiledning til besvarelse 1 Tilbudsbrev Tilbudsbrevet skal være signert og skal inneholde: referanse til saksnummer/forespørselsnummer fullt juridisk navn, adresse, registreringskontor og foretaksnummer til tilbyder tilbyders kontaktperson med telefonnummer og e-post adresse bekreftelse på tilbudets vedståelsesfrist erklæring om at samtlige vilkår som oppstilles i de vedlagte dokumenter og innbydelsen er akseptert. Dersom tilbyder har forbehold eller avvik skal oversikt over disse tydelig framgå av tilbudsbrevet, med referanse til hvor forbeholdet eller avviket er beskrevet. 2 Dokumentasjon vedrørende obligatoriske og ufravikelige krav i punkt Dokumentasjon vedrørende krav til tilbyderens organisatoriske og juridiske stilling i punkt 4.3 Side 9 av 12

10 4 Dokumentasjon vedrørende krav til tilbyderens økonomiske og finansielle kapasitet i punkt Dokumentasjon vedrørende krav til tilbyderens tekniske og faglige kvalifikasjoner i punkt Informasjon/dokumentasjon etterspurt i vedlegg 1 Kravspesifikasjon 7 Evt. informasjon etterspurt i punkt 4.6 vedrørende bruk av underleverandør. 8 Pris, jf. punkt 2.3. Pristilbud Herunder: Prosess- og tidsplan for produksjon, og ferdigstillelse samt distribusjon Informasjon om nøkkelpersonell Beskrivelse av samarbeid med hhv. oppdragsgiver og forfatterne Forslag til utforming av bokverket, inkl. etterspurt informasjon i punkt 2 Kvalitet og utforming. Informasjon om billedredaktør med etterspurt dokumentasjon Språkvask: Informasjon om rutiner og kvalitessikring Redegjørelse/informasjon vedrørende håndtering av markedsføring, salg og distribusjon gjennom aktuelle kanaler Elektroniske publisering: Redegjørelse for kompetanse/erfaring, forslag til mulige løsninger mv Evt. annet Side 10 av 12

11 6. Innlevering av tilbud og tilbudsfrist 6.1 Levering Tilbudet leveres i lukket forsendelse merket "Tilbud på produksjon, trykking og distribusjon av Riksrevisjonens historie , ref. 2012/01996 og sendes eller leveres til: Postadresse: Riksrevisjonen Postboks 8130 Dep 0032 Oslo Leveringsadresse: Riksrevisjonen Pilestredet Oslo For sent innkomne tilbud vil bli avvist. Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av tilbudene. 6.2 Tilbudsfrist Tilbudsfrist: 14. oktober 2013 kl Tildeling 7.1 Tildelingskriterier Tildeling av kontrakt vil skje på grunnlag av hvilket tilbud som er økonomisk mest fordelaktig, basert på følgende kriterier: Kvalitet (60 %), herunder o løsningsbeskrivelser (forslag til utforming/design av bokverket, forslag til samarbeidsrutiner, håndtering av markedsføring, salg og distribusjon mv.) o samarbeidsevner/fleksibilitet o erfaring/kompetanse og kvalitet billedredaktør og annet nøkkelpersonell o rutiner og kvalitet språkvask o erfaring/kompetanse mht. elektronisk publikasjon Pris (40 %) Side 11 av 12

12 8. Kontraktsmessige forhold 8.1 Avtale For denne anskaffelsen vil det bli tatt utgangspunkt i siste versjon av Statens standardavtale for konsulentoppdrag, se vedlegg 3. Det skal inngås standard forfatter-forlagsavtale for den delen av bokopplaget/boksalget som Riksrevisjonen ikke kjøper (normalkontrakt faglitteratur jf. NFFs nettsider), ref. også kravspesifikasjonen punkt Vedlegg Som vedlegg til dette konkurransegrunnlaget følger: 1. Kravspesifikasjon 2. HMS-egenerklæringsskjema (egen pdf-fil) 3. Statens standardavtale for konsulentoppdrag Side 12 av 12