Sekretariat for kontrollutvalg i Agder

Transkript

1 Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks Kvinesdal Bankkonto: Organisasjonsnr.: BYGLAND KOMMUNE - KONTROLLUTVALGET Medlemmer: Hallvard Lauvdal, leiar Olav Lidtveit, nestleiar Marit Taksdal Sigmund Lien Åse Heistein Varamedlemmer: Knut A. Austad, 1. varamedlem INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALET Tid: Onsdag 12. februar 2014 kl Stad: Kommunehuset, formannskapssalen Saksliste: SAK 01/14 GODKJENNING AV MØTEBOK SAK 02/14 KONTROLLUTVALET SI ÅRSMELDING FOR 2013 SAK 03/14 PROSJEKTPLAN Referatsaker: Nummerert brev nr. 72 frå revisor: Nye vedtekter for renovasjon Nummerert brev nr. 73 frå revisor: Sal av bygdebøker Årsrapport frå skatteoppkrevjaren i Bygland kommune Eventuelt Byglandsfjord, 31. januar 2014 Halvard Lauvdal Leiar Kjell Ivar Hommen Utvalssekretær Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Telefon: Mobiltelefon: E-post: kjell.ivar@asekretariat.no Saksbehandler Willy Gill Telefon Mobiltelefon E-post: willy.gill@asekretariat.no

2 Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks Kvinesdal Bankkonto: Organisasjonsnr.: Kopi sendt elektronisk til: Ordførar Rådmann Revisor Setesdølen Jorunn S. Tveiten Eventuelle forfall kan gjevast til Kjell Ivar Hommen, tlf Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Telefon: Mobiltelefon: E-post: kjell.ivar@asekretariat.no Saksbehandler Willy Gill Telefon Mobiltelefon E-post: willy.gill@asekretariat.no

3 Agder Sekretariat Kontrollutvalet i Bygland kommune Sak 02/14 Møtedato: Sakshandsamar: kih SAK 02/14 KONTROLLUTVALET SI ÅRSMELDING FOR 2013 Vedlegg: Framlegg til årsmelding for 2013 Sekretær har utarbeida framlegg til årsmelding for Bygland kontrollutval Framlegg til vedtak: Årsmeldinga for 2013 vert vedteken.

4 Bygland kommune Kontrollutvalet si årsmelding 2013 Agder Sekretariat

5 Årsmelding for Bygland kontrollutval 2013 KONTROLLUTVALET SITT ANSVAR Kommunestyret har etter Kommunelova 76 det øvste ansvaret for kontroll og tilsyn i kommunen. Kontrollutvalet skal etter Kommunelova 77 stå føre det jamlege tilsynet med den kommunale forvaltninga på kommunestyret sine vegne. Kontrollutvalet si samansetjing Kommunelova og forskrift for kontrollutval har bestemte krav til kven som kan veljast som medlemer av kontrollutvalet. Det heiter mellom anna at eit medlem av kontrollutvalet ikkje kan vere medlem eller varamedlem av kommunalt styre eller nemnd med mynde til å gjere vedtak eller er tilsett i kommunen. Det er for perioden fem medlemmer i kontrollutvalet. Dette er: Leiar: Nestleiar: Medlem: Medlem: Medlem: Hallvard Lauvdal Olav Lidtveit Marit Taksdal Sigmund Lien Åse Heistein KONTROLLUTVALET SI VERKSEMD M.M. Kontrollutvalet sitt sekretariat Kontrollutvala i Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle og Åseral har felles sekretariat gjennom Agder Sekretariat, som er eit selskap danna etter 27 i kommuneloven. Sekretariatet har 2 tilsette og har kontorstad i Kvinesdal kommune. Sekretariatet sine oppgåver er fastsett i Forskrift for kontrollutval og selskapet sine vedtekter. Det skal mellom anna sjå etter at dei sakene som vert handsama i kontrollutvalet er forsvarleg utgreia, og at utvalet sine vedtak vert sett i verk. Kontrollutvalet sine møter I løpet av 2013 har det vore 5 møter og handsama 15 saker. I tillegg kjem referatsaker og orienteringssaker. Rådmannen og/eller rådmannen sine medarbeidarar har vert invitert til kontrollutvalsmøter for å orientere om saker som utvalet har hatt ønske om å få ein breiare kunnskap og informasjon om. Kontrollutvalet sine møter vert halden i kommunehuset på Bygland. Etter kontrollutvalets forskrift 18 skal kontrollutvalet legge frem forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalet handsama forslag til budsjett for Kontroll og Tilsyn for 2014 i sitt møte den 16. oktober 2014 og vart send til kommunen i tråd med forskrifta, som seier at forslaget skal følgje med formannskapet sitt framlegg til kommunebudsjett ved kommunestyrehandsaminga. Kontrollutvalet sine oppgåver I forskrift om kontrollutval 4 heiter det: Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg på Agder 1

6 Årsmelding for Bygland kontrollutval 2013 Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Utvalget kan ikke overprøve politiske prioriteringer som er foretatt av kommunens eller fylkeskommunens folkevalgte organer. Kontrollutvalet skal sjå etter at: kommunens rekneskap vært revidert på ein forsvarleg måte det vær gjennomført forvaltningsrevisjon og gitt fullmakt til kommunerevisjonen om å gjennomføre forvaltningsrevisjon innanfor tildelte budsjettrammer det blir gjennomført selskapskontroll resultata av sitt arbeid blir rapportert til kommunestyret administrasjonens oppfølging av revisjonsmerknader blir rapportert til kommunestyret Kontrollutvalet kan hjå kommunen, utan hinder av teiesplikt, krevje ein kvar opplysning, utgreiing eller eitkvart dokument og gjera dei undersøkingar som det finn naudsynt for å gjennomføre oppgåvene. Kontrollutvalet sine oppgåver ved rekneskapsrevisjon Kontrollutvalet skal sjå etter at kommunen har ei forsvarleg revisjonsordning. Bygland kommune har brukt Setesdal Revisjonsdistrikt IKS i mange år, og kontrollutvalet meiner at dette er ei forsvarleg revisjonsordning. Ansvarleg revisor har lagt fram erklæring om si uavhengnad til kommunen. Revisor orienterer jamleg om saker som vert teken opp med rådmannen. Dette vert gjort gjennom nummererte brev eller med munnleg orientering til utvalet. Kommunerekneskapen for 2012 vart handsama i kontrollutvalet 5. juni Revisjonen gav si revisjonsmelding 28. mai Revisor gjorde ei presisering i si melding. Denne lyder slik: Vi gjør oppmerksom på at administrasjonen ikke har tatt opp lån for finansiering av investeringsrenskapet i henhold til vedtak i kommunestyret. Dette er en årsak til at investeringsregnskapet er oppgjort med et regnskapsmessig merforbruk. Vi gjør oppmerksom på følgende budsjettoverskridelser: Rammeområde 4 IKT har en budsjettoverskridelse med 67,7%, dvs. kr ,13. Rammeområde 12 Helse/omsorg har en budsjettoverskridelse på 12,5%, dvs. kr ,72 Rammeområde 13 Helse-B.heimen har en budsjettoverskridelse på 9,5%, dvs. kr ,30 Presiseringene har ingen betydning for vår konklusjon til regnskapet.» På bakgrunn av dette gav kontrollutvalet sin uttale til kommunerekneskapen for 2012 i tråd med kontrollutvalsforskriftas 7. Utvalet gjorde særskild merksam på de vesentlege budsjettoverskridingane som kom frå i rekneskapen. Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg på Agder 2

7 Årsmelding for Bygland kontrollutval 2013 Kontrollutvalet sine oppgåver ved forvaltningsrevisjon Det er kontrollutvalet som etter kommunelova sine bestemmingar har ansvaret for at det vert gjennomført forvaltningsrevisjon i kommunen. Dette går fram av 77, nr. 4 som har følgjande ordlyd: Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon.) Kapittel 5 i forskrift om kontrollutval inneheld utfyllande bestemmingar om kontrollutvalet sine oppgåver ved forvaltningsrevisjon. Ifølge forskrifts 10 skal kontrollutvalet minst ein gong i valperioden utarbeide ein Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Resultatet av gjennomført forvaltningsrevisjon skal rapporterast til kommunestyret (jf. forskriftas 12). I Bygland kommune sin Plan for forvaltningsrevisjon for er desse prosjekta med: 1. Drift og økonomisk styring av pleie- og omsorgssektoren 2. Sakshandsaming av enkeltsaker innafor heimehjelp, heimesjukepleie, korttidsog langtidsopphald. Gjennomføring av forvaltningsrevisjon Det er ikkje gjennomført forvaltningsrevisjon i I sitt møte tinga utvalet prosjektet Drift og økonomisk styring av pleie- og omsorgssektoren» av Setesdal Revisjonsdistrikt IKS. Kontrollutvalet sine oppgåver ved selskapskontroll Etter endringar i kommuneloven og tilhøyrande forskrifter med verknad frå , er kontroll og tilsyn med kommunalt eigde selskap ein prioritert oppgåve, og det er tatt inn eigne bestemmingar om selskapskontroll, jf. kommunelovens 77, nr. 5 og 80. Selskapskontrollen består av ein obligatorisk del som går ut på å føra tilsyn med forvaltninga av eigarinteressene i selskapet (eigarskapskontroll) og ein frivillig del, som medfører at det også kan gjennomførast forvaltningsrevisjon når kontrollutvalet eller kommunestyret finn det naudsynt eller ønskeleg. Selskapskontroll skal gjerast på bakgrunn av plan for selskapskontroll, som kommunestyret skal vedta. Plan for selskapskontroll for vert handsama i kontrollutvalet i møte 20. februar Gjennomføring av selskapskontroll Det er i 2013 gjennomført selskapskontroll i Setesdal Miljø og Gjenvinning IKS. Rapporten skal til handsaming i kontrollutvalet i Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg på Agder 3

8 Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Bygland kommune Sak 03/14 Møtedato: Sakshandsamar: kih Sak 03/14 PROSJEKTPLAN Bakgrunn: I møtet gjorde kontrollutvalet vedtak om å gjennomføre forvaltningsrevisjonsprosjektet «Drift og økonomisk styring av pleie- og omsorgssektoren» Kontrollutvalet ynskja å få ein prosjektplan som grunnlag for ei drøfting av problemstilling, gjennomføring og ein tidsplan før prosjektet vart starta. Ein slik prosjektplan er under arbeid, og vil bli utlevert i møtet, eventuelt sendt ut på førehand dersom den er ferdig tidlegare.

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24 Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks Kvinesdal Bankkonto: Organisasjonsnr.: BYGLAND KOMMUNE - KONTROLLUTVALGET Medlemmer: Hallvard Lauvdal, leiar Olav Lidtveit, nestleiar Marit Taksdal Sigmund Lien Åse Heistein Varamedlemmer: Knut A. Austad, 1. varamedlem INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALET Tid: Onsdag 12. februar 2014 kl Stad: Kommunehuset, formannskapssalen Saksliste: SAK 01/14 GODKJENNING AV MØTEBOK SAK 02/14 KONTROLLUTVALET SI ÅRSMELDING FOR 2013 SAK 03/14 PROSJEKTPLAN Referatsaker: Nummerert brev nr. 72 frå revisor: Nye vedtekter for renovasjon Nummerert brev nr. 73 frå revisor: Sal av bygdebøker Årsrapport frå skatteoppkrevjaren i Bygland kommune Eventuelt Byglandsfjord, 31. januar 2014 Halvard Lauvdal Leiar Kjell Ivar Hommen Utvalssekretær Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Telefon: Mobiltelefon: E-post: kjell.ivar@asekretariat.no Saksbehandler Willy Gill Telefon Mobiltelefon E-post: willy.gill@asekretariat.no

25 Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks Kvinesdal Bankkonto: Organisasjonsnr.: Kopi sendt elektronisk til: Ordførar Rådmann Revisor Setesdølen Jorunn S. Tveiten Eventuelle forfall kan gjevast til Kjell Ivar Hommen, tlf Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Telefon: Mobiltelefon: E-post: kjell.ivar@asekretariat.no Saksbehandler Willy Gill Telefon Mobiltelefon E-post: willy.gill@asekretariat.no

26 Agder Sekretariat Kontrollutvalet i Bygland kommune Sak 02/14 Møtedato: Sakshandsamar: kih SAK 02/14 KONTROLLUTVALET SI ÅRSMELDING FOR 2013 Vedlegg: Framlegg til årsmelding for 2013 Sekretær har utarbeida framlegg til årsmelding for Bygland kontrollutval Framlegg til vedtak: Årsmeldinga for 2013 vert vedteken.

27 Bygland kommune Kontrollutvalet si årsmelding 2013 Agder Sekretariat

28 Årsmelding for Bygland kontrollutval 2013 KONTROLLUTVALET SITT ANSVAR Kommunestyret har etter Kommunelova 76 det øvste ansvaret for kontroll og tilsyn i kommunen. Kontrollutvalet skal etter Kommunelova 77 stå føre det jamlege tilsynet med den kommunale forvaltninga på kommunestyret sine vegne. Kontrollutvalet si samansetjing Kommunelova og forskrift for kontrollutval har bestemte krav til kven som kan veljast som medlemer av kontrollutvalet. Det heiter mellom anna at eit medlem av kontrollutvalet ikkje kan vere medlem eller varamedlem av kommunalt styre eller nemnd med mynde til å gjere vedtak eller er tilsett i kommunen. Det er for perioden fem medlemmer i kontrollutvalet. Dette er: Leiar: Nestleiar: Medlem: Medlem: Medlem: Hallvard Lauvdal Olav Lidtveit Marit Taksdal Sigmund Lien Åse Heistein KONTROLLUTVALET SI VERKSEMD M.M. Kontrollutvalet sitt sekretariat Kontrollutvala i Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle og Åseral har felles sekretariat gjennom Agder Sekretariat, som er eit selskap danna etter 27 i kommuneloven. Sekretariatet har 2 tilsette og har kontorstad i Kvinesdal kommune. Sekretariatet sine oppgåver er fastsett i Forskrift for kontrollutval og selskapet sine vedtekter. Det skal mellom anna sjå etter at dei sakene som vert handsama i kontrollutvalet er forsvarleg utgreia, og at utvalet sine vedtak vert sett i verk. Kontrollutvalet sine møter I løpet av 2013 har det vore 5 møter og handsama 15 saker. I tillegg kjem referatsaker og orienteringssaker. Rådmannen og/eller rådmannen sine medarbeidarar har vert invitert til kontrollutvalsmøter for å orientere om saker som utvalet har hatt ønske om å få ein breiare kunnskap og informasjon om. Kontrollutvalet sine møter vert halden i kommunehuset på Bygland. Etter kontrollutvalets forskrift 18 skal kontrollutvalet legge frem forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalet handsama forslag til budsjett for Kontroll og Tilsyn for 2014 i sitt møte den 16. oktober 2014 og vart send til kommunen i tråd med forskrifta, som seier at forslaget skal følgje med formannskapet sitt framlegg til kommunebudsjett ved kommunestyrehandsaminga. Kontrollutvalet sine oppgåver I forskrift om kontrollutval 4 heiter det: Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg på Agder 1

29 Årsmelding for Bygland kontrollutval 2013 Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Utvalget kan ikke overprøve politiske prioriteringer som er foretatt av kommunens eller fylkeskommunens folkevalgte organer. Kontrollutvalet skal sjå etter at: kommunens rekneskap vært revidert på ein forsvarleg måte det vær gjennomført forvaltningsrevisjon og gitt fullmakt til kommunerevisjonen om å gjennomføre forvaltningsrevisjon innanfor tildelte budsjettrammer det blir gjennomført selskapskontroll resultata av sitt arbeid blir rapportert til kommunestyret administrasjonens oppfølging av revisjonsmerknader blir rapportert til kommunestyret Kontrollutvalet kan hjå kommunen, utan hinder av teiesplikt, krevje ein kvar opplysning, utgreiing eller eitkvart dokument og gjera dei undersøkingar som det finn naudsynt for å gjennomføre oppgåvene. Kontrollutvalet sine oppgåver ved rekneskapsrevisjon Kontrollutvalet skal sjå etter at kommunen har ei forsvarleg revisjonsordning. Bygland kommune har brukt Setesdal Revisjonsdistrikt IKS i mange år, og kontrollutvalet meiner at dette er ei forsvarleg revisjonsordning. Ansvarleg revisor har lagt fram erklæring om si uavhengnad til kommunen. Revisor orienterer jamleg om saker som vert teken opp med rådmannen. Dette vert gjort gjennom nummererte brev eller med munnleg orientering til utvalet. Kommunerekneskapen for 2012 vart handsama i kontrollutvalet 5. juni Revisjonen gav si revisjonsmelding 28. mai Revisor gjorde ei presisering i si melding. Denne lyder slik: Vi gjør oppmerksom på at administrasjonen ikke har tatt opp lån for finansiering av investeringsrenskapet i henhold til vedtak i kommunestyret. Dette er en årsak til at investeringsregnskapet er oppgjort med et regnskapsmessig merforbruk. Vi gjør oppmerksom på følgende budsjettoverskridelser: Rammeområde 4 IKT har en budsjettoverskridelse med 67,7%, dvs. kr ,13. Rammeområde 12 Helse/omsorg har en budsjettoverskridelse på 12,5%, dvs. kr ,72 Rammeområde 13 Helse-B.heimen har en budsjettoverskridelse på 9,5%, dvs. kr ,30 Presiseringene har ingen betydning for vår konklusjon til regnskapet.» På bakgrunn av dette gav kontrollutvalet sin uttale til kommunerekneskapen for 2012 i tråd med kontrollutvalsforskriftas 7. Utvalet gjorde særskild merksam på de vesentlege budsjettoverskridingane som kom frå i rekneskapen. Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg på Agder 2

30 Årsmelding for Bygland kontrollutval 2013 Kontrollutvalet sine oppgåver ved forvaltningsrevisjon Det er kontrollutvalet som etter kommunelova sine bestemmingar har ansvaret for at det vert gjennomført forvaltningsrevisjon i kommunen. Dette går fram av 77, nr. 4 som har følgjande ordlyd: Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon.) Kapittel 5 i forskrift om kontrollutval inneheld utfyllande bestemmingar om kontrollutvalet sine oppgåver ved forvaltningsrevisjon. Ifølge forskrifts 10 skal kontrollutvalet minst ein gong i valperioden utarbeide ein Plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Resultatet av gjennomført forvaltningsrevisjon skal rapporterast til kommunestyret (jf. forskriftas 12). I Bygland kommune sin Plan for forvaltningsrevisjon for er desse prosjekta med: 1. Drift og økonomisk styring av pleie- og omsorgssektoren 2. Sakshandsaming av enkeltsaker innafor heimehjelp, heimesjukepleie, korttidsog langtidsopphald. Gjennomføring av forvaltningsrevisjon Det er ikkje gjennomført forvaltningsrevisjon i I sitt møte tinga utvalet prosjektet Drift og økonomisk styring av pleie- og omsorgssektoren» av Setesdal Revisjonsdistrikt IKS. Kontrollutvalet sine oppgåver ved selskapskontroll Etter endringar i kommuneloven og tilhøyrande forskrifter med verknad frå , er kontroll og tilsyn med kommunalt eigde selskap ein prioritert oppgåve, og det er tatt inn eigne bestemmingar om selskapskontroll, jf. kommunelovens 77, nr. 5 og 80. Selskapskontrollen består av ein obligatorisk del som går ut på å føra tilsyn med forvaltninga av eigarinteressene i selskapet (eigarskapskontroll) og ein frivillig del, som medfører at det også kan gjennomførast forvaltningsrevisjon når kontrollutvalet eller kommunestyret finn det naudsynt eller ønskeleg. Selskapskontroll skal gjerast på bakgrunn av plan for selskapskontroll, som kommunestyret skal vedta. Plan for selskapskontroll for vert handsama i kontrollutvalet i møte 20. februar Gjennomføring av selskapskontroll Det er i 2013 gjennomført selskapskontroll i Setesdal Miljø og Gjenvinning IKS. Rapporten skal til handsaming i kontrollutvalet i Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg på Agder 3

31 Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Bygland kommune Sak 03/14 Møtedato: Sakshandsamar: kih Sak 03/14 PROSJEKTPLAN Bakgrunn: I møtet gjorde kontrollutvalet vedtak om å gjennomføre forvaltningsrevisjonsprosjektet «Drift og økonomisk styring av pleie- og omsorgssektoren» Kontrollutvalet ynskja å få ein prosjektplan som grunnlag for ei drøfting av problemstilling, gjennomføring og ein tidsplan før prosjektet vart starta. Ein slik prosjektplan er under arbeid, og vil bli utlevert i møtet, eventuelt sendt ut på førehand dersom den er ferdig tidlegare.

32

33

34