RISØR KOMMUNE. Virksomhetsplan 2014 ENHET FOR PLAN OG BYGGESAK. Vi skal vokse. - gjennom Kunnskap, Regional utvikling og Attraktivitet

Transkript

1 RISØR KOMMUNE Virksomhetsplan 2014 ENHET FOR PLAN OG BYGGESAK Vi skal vokse - gjennom Kunnskap, Regional utvikling og Attraktivitet

2 Virksomhetsplan - Enhet for plan og byggesak 2014 side 2 INNHOLD 1) Hovedmålsetting, satsingsområder og mål ) Risør kommunes verdier ) Enhetens ansvarsområde og organisering ) Enhetens arbeid med tiltak i ) Enhetens ansvar i budsjettvedtaket ) Tjenesteproduksjon ) Organisasjonsutvikling: Enhetens utviklingsarbeid ) Økonomiske rammer og forutsetninger ) Samlet vurdering av enhetens fremtidige utfordringer... 15

3 Virksomhetsplan - Enhet for plan og byggesak 2014 side 3 1) Hovedmålsetting, satsingsområder og mål - Vi skal ha skoleresultater over landsgjennomsnittet - Vi skal utvikle talenter innen kunst, kultur og idrett Vi skal vokse gjennom - Vi skal styrke det interkommunale samarbeidet - Vi skal delta aktivt i utvikling av regionen - Vi skal være en kommune hvor flere flytter inn enn ut - Vi skal ha mer besøk Hovedmålet Vi skal vokse er kommunens overordnede mål som alle andre mål skal peke mot. Satsingsområdene kunnskap, regional utvikling og attraktivitet er områder hvor kommunen ønsker å ha spesiell fokus i kommuneplanperioden for å nå hovedmålet om å vokse. Innenfor hvert satsingsområde er det satt to mål. Folkehelse, bedre levekår og klima er gjennomgripende tema i hele kommuneplanen, og skal være det for all vår virksomhet.

4 Virksomhetsplan - Enhet for plan og byggesak 2014 side 4 2) Risør kommunes verdier Risør kommune har besluttet at følgende verdier skal være fremtredende i vår organisasjon: Løsningsorientert Være fleksibel, kreativ og søke etter gode løsninger Benytte ansattes ressurser og bidra til tverrfaglig samarbeid Ta initiativ, vise engasjement og ta ansvar Gi konstruktiv tilbakemelding Være en miljøbevisst kommune Trygghet Utvikle ansattes kompetanse Arbeidsoppgavene skal harmonisere med egen kompetanse Arbeidsplassen skal være fri for mobbing og baksnakking Holde avtaler Åpenhet Det er riktig å si fra om feil og mangler Sikre god informasjonsflyt Størst mulig grad av medvirkning Gjensidig åpenhet mellom enhetene, ledelse og ansatte være en vi-kommune Likeverd Behandle hverandre med respekt Bli hørt og sett Være inkluderende Ulikhet er en styrke

5 Virksomhetsplan - Enhet for plan og byggesak 2014 side 5 3) Enhetens ansvarsområde og organisering 3.1 ANSVARSOMRÅDE Enheten har, som hovedansvarsområde, forvaltningsmessige oppgaver og utfører saksbehandling. Fagområdene er reguleringsplan, byggesak, deling, seksjonering, tomtespørsmål, avløp knyttet til enkeltutslipp, ulike tilsynsoppgaver, kart, geodata, ajourhold av Matrikkelen og kommunens kartverk, oppmåling, deler av konsesjonslovgivningen, forvaltning av landbrukspolitiske virkemidler (tilskuddsordninger), veiledning/informasjon til publikum, eiendomsinformasjon til meglere, fakturering og ekspedering av bygge- og oppmålingssaker, interndrift m.m. 3.2 ORGANISERING Plan- og byggesak Enhetsleder Heidi Rødven Jord- og skogbruk Liv Kirsten Eide Frode Lindland Saksbehandler Eiendomsforhold Thorvald Garthe Saksbehandler Plan og byggesak Martin Krogstad Kart, oppmåling, GIS - geodata Stig Sevenius Postregistrering Fakturering Ekspedering Anne Lise Aasheim Saksbehandler Plan og byggesak Camilla Trondsen

6 Virksomhetsplan - Enhet for plan og byggesak 2014 side 6 4) Enhetens arbeid med tiltak i TILTAK I KOMMUNEPLANEN Vi skal styrke det interkommunale samarbeidet Enheten ønsker å ta initiativ til en utredning om interkommunalt samarbeid innen kartog oppmålingstjenestene, pkt i Handlingsprogrammet. Fra før pågår det faglig samarbeid mellom kommunene Øst i Agder innen både kart- og oppmåling, byggesak og boplikt. Det skal i tillegg tas initiativ til faglig samarbeid innen plan. Det bør også sees på et mulig samarbeid innen naturforvaltning og miljøfaglig kompetanse Vi skal delta aktivt i utvikling av regionen Enheten vil gjennom planarbeid jobbe for at det fokuseres på folkehelse og klima. Adgang til nærfriluftsområder, kort avstand og god tilgjengelighet til servicefunksjoner samt gode boligområder er viktig både i et folkehelseperspektiv og for å bidra til mer klimavennlige løsninger Vi skal være en kommune hvor flere flytter inn enn ut Enheten vil bidra med å lage gode reguleringsplaner for nye boenheter og å sikre en variert boligstruktur. Nye boligområder bør fortrinnsvis plasseres i eksisterende lokalsentre og langs kollektivaksene. Sjønære boligtomter er attraktive og det arbeides for å få flere tomter av denne typen. Gode boliger må være tilgjengelige for flest mulig og enheten vil arbeide for at flest mulig boenheter får en høy grad av universell utforming. Til gode boligområder hører også tilgjengelig infrastruktur og nærfriluftsområder. Risør by har en svært verneverdig bebyggelse og er kommunens merkevare. Enheten vil fortsette arbeidet med å ivareta bebyggelsen Vi skal ha mer besøk Enheten har ansvar for regulering av nye hyttefelt og utvidelse/fortetting av bestående felt. Dette vil vi forvalte på en best mulig måte. I arbeidet må friluftsområder for allmennheten tillegges stor vekt og arbeidet med kyststi må videreføres. Universell utforming i uteområder må prioriteres. Også for besøkende er ivaretakelse av Risørs verneverdige bebyggelse svært viktig. 4.2 TILTAK I HANDLINGSPROGRAMMET Beskrivelse av det enkelte tiltak finnes i Handlingsprogrammet, se referanse. Ref. Tiltak/Utredning/Pådriverfunksjon Ansvarlig Medvirkende Moen (T) BYG KUL Landbruk i fokus (T) BYG Interkommunalt samarbeid om kart- og oppmålingstjenester (U) - nytt BYG Gamle kommunale eiendomssaker (T) - nytt BYG Reguleringsplan Hasalen (U) BYG

7 Virksomhetsplan - Enhet for plan og byggesak 2014 side Enhetsleders kommentar Moen Reguleringsplan for Moen er klar for sluttbehandling etter at offentlig høring er avsluttet Evt. opparbeiding av fortau vil det være Enhet for eiendom og tekniske tjenester som må videreføre. Planen sikrer vern av båtbyggeriene og de tradisjonelle håndtverket. Landbruk i fokus Søknad om midler til kartlegging av ressurser, beitemark og maskinjord vil bli sendt Fylkesmannen og Fylkeskommunen i løpet av våren 2014 og kartlegging skal foregå sommeren Prosjektet avsluttes med en rapport i Interkommunalt samarbeid om kart- og oppmålingstjenester (U) Rådmannen ønsker at enheten skal ta initiativ til en utredning om interkommunalt samarbeid om kart- og oppmålingstjenester i østregionen i løpet av Hovedhensikten er å styrke fagmiljøet og redusere sårbarheten. Det er tatt initiativ til dette i det faglige samarbeidsforumet for kart- og oppmåling i kommunene øst i Agder, men det foreligger særinteresser i noen av kommunene som gjør at det ikke er aktuelt med en felles innstilling fra fagmiljøet. Enheten anbefaler derfor at Rådmannen tar saken opp i møte med de øvrige kommunenes rådmenn og ordførere. Gamle kommunale eiendomssaker (T) Enheten har et stort behov for at det ryddes opp i gamle, uavklarte eiendomssaker, dvs. eiendommer hvor det er uklart hvem som har rettigheter. Det bør settes av midler til 1 årsverk, fordelt på 2 år. Arbeidet må igangsettes før ansatte med lang erfaring går av med pensjon. Tiltaket ble prioritert i handlingsprogram og økonomiplan for , men ble ikke tatt inn i budsjettet for Tiltaket vil derfor ikke bli gjennomført som planlagt. Reguleringsplan Hasalen (U) Planarbeid for to leilighetsbygg i Hasalen er vedtatt igangsatt i slutten av Arbeidet vil trolig pågå i hele Planarbeidet bør sees i sammenheng med småbåthavn langs Buvikveien. Før planarbeidet starter må geologiske undersøkelser fjellets beskaffenhet ut på anbud. Hensikten er å kvalitetssikre at området er bebyggbart. DIVE Kulturhistorisk stedsanalyse (U) Kommunen har mottatt midler fra Riksantikvaren og Fylkeskommunen for å gjennomføre en DIVE-analyse. Formannskapet har vedtatt at analysen skal gjennomføres før utgangen av Grunnet flere ulike forhold, bl.a. mangel på kapasitet i administrasjonen, har arbeidet blitt noe utsatt og vil pågå til starten av juni Arbeidet har vært ute på anbud og har blitt tildelt NIKU (Norsk Institutt for Kulturminneforskning) og er igangsatt.

8 Virksomhetsplan - Enhet for plan og byggesak 2014 side 8 5) Enhetens ansvar i budsjettvedtaket Det foreligger ingen vedtak i budsjettet utover de generelle rammene som enheten er ansvarlig for å følge opp.

9 Virksomhetsplan - Enhet for plan og byggesak 2014 side 9 6) Tjenesteproduksjon 6.1 ANTALL OG UTVIKLING I ANTALL BRUKERE Enheten behandler normalt mellom 350 og 500 saker i året, fordelt på politiske saker og delegerte vedtak (administrative). Byggeaktiviteten og aktiviteten innenfor privat planlegging styrer i hovedsak enhetens arbeidsmengde på dette feltet. 6.2 OPPLEVD TJENESTEKVALITET Det skal ikke gjennomføres brukerundersøkelser i Resultat av siste brukerundersøkelse Det skal gjennomføres brukerundersøkelse for byggesak i løpet av 2013, men denne er ikke igangsatt per dato. Forrige brukerundersøkelse ble gjennomført i 2003 og resultatet var svært positivt Tiltak iverksatt som følge av forrige undersøkelse Det er et kontinuerlig fokus på saksbehandlingstid og service overfor innbyggerne. Det holdes postmøter for å gi innbyggerne raske svar. 6.3 MÅLT TJENESTEKVALITET Status og mål for indikatorer i kommuneplanen Antall nye bygg (boenheter og næringsbygg) tatt i bruk Status siste periode Boenheter tatt i bruk Næringsbygg tatt i bruk Kilde: Risør kommune Mål for perioden Boenheter tatt i bruk Næringsbygg tatt i bruk Kilde: Risør kommune Saksbehandlingstid plan og byggesak Status siste periode Snitt saksbehandlingstid, vedtatte reguleringsplaner (kalenderdager) Snitt saksbehandlingstid for byggesaker med 12 ukers frist (kalenderdager) Snitt saksbehandlingstid, oppmålingsforretning (kalenderdager)

10 Virksomhetsplan - Enhet for plan og byggesak 2014 side 10 Kilde: KOSTRA Maksimal saksbehandlingstid er satt til 365 dager for vedtatte reguleringsplaner, 84 dager for byggesaker og 112 dager for oppmålingsforretning Status på utvalgte kvalitetsindikatorer i KOSTRA Status siste periode Andel dispensasjonssøkn. for nybygg i 100-m beltet langs saltvann innvilget Alder for kommuneplanens arealdel Alder for kommuneplanens samfunnsdel Gjeldende plan eller retningslinjer med spesiell fokus på universell utforming Innsyn i kartverk via kommunens Internettsider Leke- og rekreasjonsareal i tettsteder innb. i tettsteder Ja Nei Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja Kilde: KOSTRA Tabell: 06406: J. Fysisk planlegging, kulturminner, natur og nærmiljø - kvalitet (K) Andel dispensasjonssøkn. for nybygg i 100-m beltet langs saltvann innvilget Tom gjaldt spørsmålet alle søknader om dispensasjon, fom kun dispensasjoner knyttet til nybygg. Fom gjaldt rapporteringen hele 100m-beltet langs sjø. Fom er ikke landbruk eller tettsteder medregnet. Leke- og rekreasjonsareal i tettsteder innb. i tettsteder

11 Virksomhetsplan - Enhet for plan og byggesak 2014 side INTERNKONTROLL: TJENESTEKVALITET Kommunens mål for kvalitetsstyrings-arbeidet Risør kommunes overordnete kvalitetsmål er tilfredse innbyggere, medarbeidere og politikere. Brukertilfredshet skal måles hvert andre år for alle tjenester som leveres av virksomheten. Alle virksomheter skal bruke risikoanalyser og sjekklister for å redusere risiko for uønskede hendelser (driftsfeil). Om feil, mangler eller avvik likevel skulle oppstå skal feilene rettes og logges, slik at feilstatistikken kan avdekke hvor virksomhetene har systemfeil (forbedringspotensiale). Virksomhetens ulike enheter skal bruke QM+ for å logge avvik og forbedringsforslag for å kunne få fram sammenlignbare og målbare data for den kvalitet som leveres. Ledermøter skal ha som fast punkt på dagsorden: "Kvalitetsrapport", med grafiske avviksoversikter, minimum to ganger årlig. I personalmøter skal ledelsen informere om status i kvalitetsregnskapet: avviksoversikt, trender og tiltak. For enheten skal det lages risiko- og sårbarhetsanalyser for hvilke hendelser som kan oppstå, sannsynligheten for at de oppstår og konsekvensen av dette. Avhengig av konsekvenser må det lages tiltak for forbedringer. Arbeidet startes opp i Vurdering av avviksrapportering siste år Per oktober 2013 var det meldt inn 7 avvik på enheten, herunder 4 avvik for overskridelse av lovpålagt saksbehandlingstid, 1 avvik som følge av tilsyn fra Statens kartverk og to avvik innen HMS, se kap Enheten startet å rapportere avvik systematisk i løpet av sommerhalvåret og statistikken er ment som en hjelp til å tydeliggjøre evt. problemer og utfordringer internt Tiltak for å redusere avvik For å forhindre avvik knyttet til saksbehandlingstid gjennomfører enheten regelmessige postmøter og sender foreløpige svar dersom vi ser at lovpålagt tid ikke kan overholdes. Søker vil da få en tilbakemelding og være mer innforstått med hvorfor saksbehandlingstida er lang. Enheten har ikke økonomisk mulighet til å ansette flere personer. Gode rutiner og kontinuerlig oppfølging, jmf. ovenfor, skal bidra til å redusere avvikene.

12 Virksomhetsplan - Enhet for plan og byggesak 2014 side 12 7) Organisasjonsutvikling: Enhetens utviklingsarbeid 7.1 KOMPETANSEUTVIKLING OG REKRUTTERING DE NESTE 4 ÅR - med fokus på Gruppe Kompetanseutvikling Kostnad* Avgang Rekruttering Ledere og mellomledere Behov for påfyll innen relevante tema for lederutvikling. 4000,- (årlig) Høgskole Behov for jevnlig kursing/oppdatering i relevant lovverk ,- (årlig) Fagarbeider Behov for ny ansatt i slutten av 2014 p.g.a. at en ansatt går av med pensjon. x x Assistenter Ingen Andre Ingen 7.2 SAMARBEID MED ANDRE Internt i Risør kommune Enheten jobber mest sammen med Enhet for eiendom og tekniske tjenester, men mottar samtidig søknader fra denne enheten. Det er derfor viktig med et formelt skille på disse to enhetene når den ene er forvaltningsmyndighet og den andre er utførende. Enheten jobber også mye sammen med Enhet for kultur og Rådmannens stab Eksternt med andre kommuner eller nettverk Det er opprettet fagforum for kart/oppmåling, byggesak og boplikt. I tillegg er det ønskelig å lage et tilsvarende forum for plan. Enheten ønsker også å utrede interkommunalt samarbeid innen kart- og oppmåling. 7.3 MEDARBEIDERUNDERSØKELSE Medarbeiderundersøkelse 2012 Svarprosent Risør kommune: 57 (370 av 648 respondenter). Snitt Risør Snitt Norge* Høyest kommune Lavest kommune Snitt totalt 4,6 4,6 5,5 3,6 * 108 kommuner er med i snittet for Norge Medarbeiderundersøkelse 2010 Svarprosent Risør kommune: 71 (486 av 685 respondenter). Snitt Risør Snitt Norge** Høyest kommune Lavest kommune Snitt totalt 4,4 4,5 5,4 3,5 ** Antall kommuner med i snittet for Norge er ikke oppgitt

13 Virksomhetsplan - Enhet for plan og byggesak 2014 side Enhetsleders kommentar Enhet for plan- og byggesak har så få ansatte at svarene er lagt sammen med Enhet for eiendom og tekniske tjenester. Undersøkelsen gir derfor ingen informasjon som kan benyttes for vår del. 7.4 INTERNKONTROLL: HMS Kommunens mål for HMS-arbeidet Alle virksomheter skal måle sin HMS-virksomhet: Oppslutning om de forebyggende aktivitetene og status for ulike HMS-forhold. HMS-arbeidet skal involvere alle berørte parter ved hjelp av sjekklister, spørreskjemaer og avviks- og forslagsmeldinger, jfr. 4 og 5.3 i HMS-forskrift (Internkontrollforskriften). Hensikten er å lære av hverandres erfaringer slik at feil, mangler og avvik ikke oppstår eller gjentar seg. Leder- og personalmøter skal ha grafiske avviks- og forslagsrapporter fremlagt, minimum hvert halvår. "Avviksrapport" skal være fast punkt på dagsordenen og vise utviklingen over tid og status for tiltak som er iverksatt. Det skal ikke oppstå fravær som skyldes dårlig tilrettelegging av jobben, eller som skyldes dårlige samarbeidsforhold. Medarbeidere og de som mottar våre tjenester er en del av løsningen, ikke en del av problemet. For enheten skal det lages risiko- og sårbarhetsanalyser for hvilke hendelser som kan oppstå, sannsynligheten for at de oppstår og konsekvensen av dette. Avhengig av konsekvenser må det lages tiltak for forbedringer. Arbeidet startes opp i Det er gjennomført vernerunde i 2013 i samsvar med kommunens HMS-håndbok. Tilsvarende runde vil bli gjennomført i Enheten benytter kommunens internkontrollsystem og melder avvik. I løpet av 2013 er det foreløpig meldt to avvik innen HMS, ett avvik på planlagt overtid og ett avvik på ubehagelig hendelse. Enheten startet å rapportere avvik systematisk i løpet av sommerhalvåret og statistikken er ment som en hjelp til å tydeliggjøre evt. problemer og utfordringer internt. De ansatte på enheten har en del befaringer og møter mye kunder. Skader og ubehagelige hendelser kan oppstå. Det er viktig at disse forebygges i størst mulig grad og at avvik melder dersom de oppstår. Det gjennomføres årlige lønns- og medarbeidersamtaler. Arbeidsmiljøet er svært viktig for de ansatte og enheten legger stor vekt på å ha et godt, sosialt miljø sammen med Enhet for eiendom og tekniske tjenester. Enhetsleder er HMS-leder og har fått opplæring.

14 Virksomhetsplan - Enhet for plan og byggesak 2014 side 14 8) Økonomiske rammer og forutsetninger Ansvar Ansvarsnavn Budsjett 2014 Regnskap des-13 Rev. budsjett 2013 Budsjett 2013 Regnskap Plan & Byggesak Plan & byggesak Enheten har tilsvarende problemstilling som tidligere år; lønnsutgifter må balanseres med mest mulig realistiske inntekter. Det er imidlertid vanskelig å forutsi inntektene nøyaktig da de i svært stor grad er avhengig av privat aktivitet i kommunen. For 2014 er det budsjettert med ,- i inntekter for plan, ,- i inntekter for byggesak, ,- i inntekter for kart og oppmåling og i inntekter for landbruk. Dette er et optimistisk anslag. Enhetens lønnsutgifter er sterkt stigende grunnet konkurranse i arbeidsmarkedet, spesielt for ingeniører. Lønnsutgiftene utgjør 82% av enhetens samlede utgifter og gir liten mulighet for justeringer. Gebyrer for plan, byggesak og kart/oppmåling er derfor økt med rundt 12 % for de fleste områdene. Det er foretatt en viss differensiering for å unngå urimelige gebyrer i tillegg til at gebyrene samkjøres i stor grad med nabokommunene.

15 Virksomhetsplan - Enhet for plan og byggesak 2014 side 15 9) Samlet vurdering av enhetens fremtidige utfordringer I 2014 vil enheten arbeide mye med å ferdigstille ny kommuneplan. Det er spesielt arealdelen enheten har et hovedansvar for. Arbeidet gjør at andre arbeidsoppgaver blir midlertidig skadelidende. Saksbehandlingstid er et mål på hvor raskt enheten jobber, men ikke nødvendigvis hvor faglig godt. Enheten bestreber seg på å overholde lovpålagte frister og klarer i hovedsak det, men har et ønske om å bli enda flinkere. Samtidig må ikke dette gå ut over den faglige kvaliteten og de ansattes integritet. Antall ansatte har vært stabilt over mange år. Ideelt sett burde enheten vært styrket med én ansatt på oppmåling og én ansatt på kart (GIS). Det er spesielt arbeidet med kart som er økende av omfang med stadig strengere krav fra myndighetene, herunder til digitalt planarkiv og webplan. Utredning om interkommunalt samarbeid innen kart- og oppmåling vil kunne si noe om dette er veien å gå. Enheten har 7 ansatte i tillegg til at vi deler skogbrukssjefen med Gjerstad kommune. Tre av de ansatte er over 62 år og en av disse vil gå av med pensjon i slutten av De to andre i løpet av to-tre år. Det gir noen utfordringer med rekruttering, men også muligheter til å vurdere andre organiseringsformer internt, bl.a. med at innregistrering av post skjer samlet i Enhet for støttefunksjoner, mens faglig støtte utføres i enheten. Hjemmesida bør gjennomgås nøye og oppjusteres for å sikre at flest mulig innbyggere kan få mest mulig informasjon her framfor å ringe saksbehandler. Det vil lette på innbyggernes og saksbehandlernes hverdag og gi bedre service. Landbruket må i løpet av 2014 få et tettere samarbeid med næringssjefen. Dette har vært ønskelig å få til i løpet av 2013, men har foreløpig ikke lyktes. Landbruket må få et større fokus som næring enn det har hatt i Risør. Av pågående prosjekter som videreføres i 2014 og som ikke omfattes av Handlingsprogrammet nevnes: Beiteprosjektet utvidelse til flere øyer. Bopliktsaker administrasjonen vil fortsette det faglige samarbeidet med nabokommuner, men vil også fremme egen prinsippsak til Bystyret med forslag til retningslinjer for behandling for å forenkle saksbehandlingen. Bygningsvern arbeidet har blitt midlertidig tilsidesatt grunnet stor arbeidsmengde, spesielt som følge av kommuneplanen, men anses som svært viktig og vil bli tatt opp igjen. Enheten har tatt kontakt med det nyopprettede Bygningsvernsenteret i Aust-Agder og vil jobbe for å få til kompetanseheving blant håndverkere og eiere av eldre hus i løpet av Naturtypekartlegging arbeidet sluttføres i 2014 og deler av funnene tas inn i kommuneplanen. Adressering prosjektet planlegges avsluttet i Oppjustering gårdskart prosjektet påbegynnes i 2014.

16 Virksomhetsplan - Enhet for plan og byggesak 2014 side 16 Enheten har et stort press utenfra på mange saker og får mye oppmerksomhet i media. Det er svært viktig for oss å holde et faglig høyt nivå og å yte god service og dette vil være vårt hovedfokus.