Kvalitet Sykefravær 3,0 % 9,5 % 6,2 % Medarbeidertilfredshet Alt i alt, hvor fornøyd er du med arbeidssituasjonen din?

Transkript

1 Vedlegg Byggesak Fredrikstad Byggesak inneholder KOSTRA - funksjonene: 302 Bygge- og delesaksbehandling og seksjonering I KOSTRA er Byggesak en del av tjenesteområdet FYSISK PLANLEGGING / KULTURMINNE / NATUR / NÆRMILJØ som i tillegg inneholder funksjonene: 301 Plansaksbehandling 303 Kart og oppmåling 335 Rekreasjon i tettsted 360 Naturforvaltning og friluftsliv 365 Kulturminnevern Utvalgte styringsindikatorer Tabell Styringsindikatorer i Tjenesteprofil for Byggesak Prioritering/behov: Dekningsgrader Antall søknader om tiltak (jf. PBL ) + antall meldinger pr 1000 innbygger mottatt i 2000 Produktivitet/enhetskostnad konsern ekskl sosiale utg. pr innbygger konsern ekskl sosiale utg. per søknad og melding mottatt i 2009 Utfyllende indikatorer Brutto driftsinntekter bygge-, delesak og seksjonering (f 302) pr innbygger Laveste verdi Høyeste verdi Snittverdi i nettverk 9,6 25,5 15, Saksgebyret for oppføring av enebolig, jf. PBL 93 pkt. a Årsverk pr. 100 søknad og melding (f 302) 0,76 2,70 1,54 Totale gebyrinntekter bygge-, delesak og seksjonering (f 302) mm pr mottatt søknad og melding i 2009 Gjennomsnittlig saksbehandlingstid, byggesaker (kalenderdager) i Kvalitet Sykefravær 3,0 % 9,5 % 6,2 % Medarbeidertilfredshet Alt i alt, hvor fornøyd er du med arbeidssituasjonen din? (5 kommuner) 4,1 4,7 4,4 Brukertilfredshet gjennomsnitt (bare 1 kommune har data) Ikke data Ikke data Ikke data Øvrige indikatorer Nettverket har lenge ønsket å finne gode styringsindikatorer på: Kvalitet og kompleksitet Forslag som har vært oppe (har ikke vært data i KOSTRA): Måle dispensasjoner i forhold til antall søknader Andel omgjorte/opphevede administrative vedtak av fylkesmannen av totalt antall saker sendt til fylkesmann Andel tilsynssaker i forhold til samlet antall saker per år, Tilsynsbegrepet - entydig definert. Kostnad/inntekter pr. vedtak Brutto driftsutgifter/inntekter per vedtak Antall produserte vedtak pr. forbruk kroner / vedtak pr. årsverk

2 Sakstid: Droppe enkle tiltak og ta inn Andel saker innen lovpålagt tid KOSTRA har for rapporteringsåret 2009 fått en rekke nye styringsindikatorer på funksjon 302 Bygge-, delesak og seksjonering som ble vurdert ved evaluering av styringsindikatorene i ASSStjenesteprofilen på byggesak på nettverkesamlingen i Tromsø våren Dette arbeidet sluttføres på samlingen høsten Tjenesteprofil for Fredrikstad byggesak 2009 Tabell Styringsindikatorer i Tjenesteprofil for Byggesak Prioritering/behov: Dekningsgrader Antall søknader om tiltak (jf. PBL ) + antall meldinger pr 1000 innbygger mottatt i 2009 Produktivitet/enhetskostnad konsern ekskl sosiale utg. pr innbygger konsern ekskl sosiale utg. pr søknad og melding mottatt i 2009 Utfyllende indikatorer Brutto driftsinntekter bygge-, delesak og seksjonering (f 302) pr innbygger Fredrikstad 2009 Snittverdi i nettverk 23,4 15, Saksgebyret for oppføring av enebolig, jf. PBL 93 pkt. a Årsverk pr. 100 søknad og melding (f 302) 0,81 1,54 Totale gebyrinntekter bygge-, delesak og seksjonering (f 302) mm pr mottatt søknad og melding i 2009 Gjennomsnittlig saksbehandlingstid, byggesaker (kalenderdager) Kvalitet Sykefravær 8,4 % 6,2 % Medarbeidertilfredshet Alt i alt, hvor fornøyd er du med arbeidssituasjonen din? Ikke data 4,4 Brukertilfredshet - gjennomsnitt Ikke data Ikke data Figur 1 Tjenesteprofil Byggesak for Fredrikstad kommune Søknader + meldinger pr 1000 innb Brutto utg. til byggesak pr innb (f 302) Brutto driftsinntekter bygges. pr. innb.(f 302) Saksgebyr enebolig Årsverk pr. 100 søknad og melding ASSS - Status tjeneste - Byggesak. Snitt nettverk = Brutto Utg. til bygge saker per søknad og melding (f 302) Totale gebyrinntekter Bygges. mm pr søknad og melding (f 302) Sakstid byggesak FRE Høyest ASSS 100 Sykefravær Medarbeidertilfredshet Brukertilfredshet Snitt ASSS Lavest ASSS - 2 -

3 Vurdering og tolkning av indikatorene i Fredrikstads tjenesteprofil. Tjenesteprofilen for byggesak viser med to unntak mindre endringer i forhold til foregående år, men har på flere områder en økning siste året i forhold til snitt ASSS. Styringsindikatorene som har hatt størst endring i forhold til snitt ASSS er antall søknader + meldinger pr 1000 innbyggere med en betydelig nedgang og økning i saksbehandlingstid for byggesaker som i 09 var 15 % over snitt i ASSS. Prioritering: Nettverket har ikke valgt styringsindikatorer som viser prioritering. Dekningsgrad/tilgjengelighet: Antall søknader om tiltak (jf. PBL-85 93) + antall meldinger pr 1000 innbygger mottatt i 09 gikk ned med over 20 % fra året før, men var fortsatt 3. høyest i nettverket. Kommunen hadde også i 09 avvikende rapporteringspraksis til KOSTRA, så KS har valgt å ikke ta med Fredrikstad i beregning av gjennomsnittsverdiene for nettverket. Fredrikstad viser til at de har ca hytter og mye småhusbebyggelse, en relativt detaljert arealplan/sentrumsplan og at store deler av kommunen ligger i LNF-område som fører til mange dispensasjoner. Fredrikstad har ikke sendt KS spesifisert oversikt over bygge-, dele- og seksjoneringssaker. Produktivitet: Produksjon v/brutto driftsutgifter til bygge-, delesak og seksjonering målt pr innbygger gikk ned 4,2 % og var som i 08 rett under snitt ASSS. Produksjon v/brutto driftsutgifter til bygge-, delesak og seksjonering målt pr søknad + melding økte med 21 % og lå fortsatt lavt, men økte siste året med 15 % i forhold til snitt ASSS. Vurderer man produksjonsindikatorene(brutto driftsutgifter) opp mot indikatoren for dekningsgrad (søknad+ melding), har Fredrikstad fortsatt en høy behov/produksjon til lave kostnader. Kommunen mener at saksbehandlingen er rasjonell, men at de alltid har et potensial for forbedring. Oppfølging av ulovlige byggetiltak (ulovlighetsoppfølging) har også vært nedprioritert i 09, men saker hvor det er fare for liv og helse og saker knyttet til bevaring (Gamlebyen) og sårbare områder ble dette vært prioritert. Utfyllende indikatorer: Brutto driftsinntekter bygge-, delesak og seksjonering (f 302) pr innbygger er redusert med 13 % siste året. Det ga en reduksjon på 7 % i forhold til snitt ASSS. Kommunen oppgir at dette skyldes nedgang i antall søknader/meldinger, økning i folketall og mindre endringer i gebyrregulativet. Saksgebyret for oppføring av enebolig økte med 10 %. Det ga en økning på 3 % i forhold til snitt ASSS og var nest lavest i nettverket. Årsverk pr søknad og melding (f 302) økte med 12,5 %. Det førte til en økning på 10 % i forhold til snitt ASSS og var også nest lavest i nettverket. Kommunen viser til at det er noe underrapportering på lønn på funksjon 302 da lønnsutgifter og driftsutgifter også i 2009 ble fordelt fra Servicetorget og faggruppen reguleringssak (plansaker) på slutten av året. I tillegg antar de at gjennomsnittslønnen i Fredrikstad lå noe lavere enn snitt i ASSSkommunene. På tross av dette mener de det er sannsynlig at Fredrikstad brukte få årsverk per søknad og melding da det ble brukt lite ressurser på ulovlighetsoppfølging og tilsyn

4 Totale gebyrinntekter bygge-, delesak og seksjonering (f 302) mm pr mottatt søknad og melding i 09 økte med 10 %. Dette var en økning på 12 % i forhold til snitt og var 3. lavest i ASSS. Gjennomsnittlig saksbehandlingstid, byggesaker (kalenderdager) 09 økte med 9 %. Det førte til en økning på 25 % i forhold til snitt ASSS og saksbehandlingstiden var 3. lengst i nettverket. Kommunen viser til at de har mange saker med dispensasjoner, men at det ikke er mulig å skille ut disse. Det ble også tatt tak i gamle saker, noe som trekker saksbehandlingstiden opp. Målt kvalitet: Sykefravær har gått ned frå 9,1 til 8,4 % i 09, men er likevel 5 % over snitt og høyest i nettverket. Kommunen opplyser at sykefraværet i hovedsak skyldes langtidssykemeldinger som ikke har årsak i arbeidsforholdet, men at muligens noe av sykefraværet kan ha vært arbeidsrelatert i 09 Fredrikstad har sin egen medarbeiderundersøkelse som ikke kan sammenlignes med de andre kommunene i ASSS. Fredrikstad har ikke gjennomført brukerundersøkelser i 08 eller 09. Oppsummering: Hvilke sterke og svake sider ser vi ved tjenesten i lys av vurderingen over o Fredrikstad har et stort antall saker med lavt ressursbruk. Dette vil ofte være en styrke for brukerne, men kan også være en svakhet i forhold til kvalitet. Er det en sammenheng mellom ressursinnsats og kvalitet o Fredrikstad har så lavt ressursbruk at de ikke fullt ut har gjennomført lovpålagte oppgaver som tilsyn og ulovlighetsoppfølging. Kommunen mener selv at kvaliteten på saksbehandlingen er god, og KS har ikke data som bestrider dette. Hvordan vurderes årets resultater sammenlignet med tidligere kartlegginger o Saksmengden er redusert, andel meldingssaker har økt samtidig som ressursbruk/inntekter pr sak + melding har økt. Saksbehandlingstiden har likevel økt da kommunen valgte å fokusere på gamle saker i Aktuelle utviklingsområder o Lovpålagt tilsyn/ulovlighetsoppfølging og rapporteringspraksis til KOSTRA, spesielt må antall bygge-, dele- og seksjoneringssaker og lønn rapporteres i samsvar med veileder

5 1.2. Byggesak Bærum Byggesak inneholder KOSTRA - funksjonene: 302 Bygge- og delesaksbehandling og seksjonering I KOSTRA er Byggesak en del av tjenesteområdet FYSISK PLANLEGGING / KULTURMINNE / NATUR / NÆRMILJØ som i tillegg inneholder funksjonene: 301 Plansaksbehandling 303 Kart og oppmåling 335 Rekreasjon i tettsted 360 Naturforvaltning og friluftsliv 365 Kulturminnevern Utvalgte styringsindikatorer Tabell Styringsindikatorer i Tjenesteprofil for Byggesak Prioritering/behov: Dekningsgrader Antall søknader om tiltak (jf. PBL ) + antall meldinger pr 1000 innbygger mottatt i 2000 Produktivitet/enhetskostnad konsern ekskl sosiale utg. pr innbygger konsern ekskl sosiale utg. per søknad og melding mottatt i 2009 Utfyllende indikatorer Brutto driftsinntekter bygge-, delesak og seksjonering (f 302) pr innbygger Laveste verdi Høyeste verdi Snittverdi i nettverk 9,6 25,5 15, Saksgebyret for oppføring av enebolig, jf. PBL 93 pkt. a Årsverk pr. 100 søknad og melding (f 302) 0,76 2,70 1,54 Totale gebyrinntekter bygge-, delesak og seksjonering (f 302) mm pr mottatt søknad og melding i 2009 Gjennomsnittlig saksbehandlingstid, byggesaker (kalenderdager) i Kvalitet Sykefravær 3,0 % 9,5 % 6,2 % Medarbeidertilfredshet Alt i alt, hvor fornøyd er du med arbeidssituasjonen din? (5 kommuner) 4,1 4,7 4,4 Brukertilfredshet gjennomsnitt (bare 1 kommune har data) Ikke data Ikke data Ikke data Øvrige indikatorer Nettverket har lenge ønsket å finne gode styringsindikatorer på: Kvalitet og kompleksitet Forslag som har vært oppe (har ikke vært data i KOSTRA): Måle dispensasjoner i forhold til antall søknader Andel omgjorte/opphevede administrative vedtak av fylkesmannen av totalt antall saker sendt til fylkesmann Andel tilsynssaker i forhold til samlet antall saker per år. o Tilsynsbegrepet må være entydig definert. Kostnad/inntekter pr. vedtak Brutto driftsutgifter/inntekter per vedtak - 5 -

6 Antall produserte vedtak pr. forbruk kroner Produserte vedtak pr. årsverk Sakstid: Droppe enkle tiltak og ta inn Andel saker innen lovpålagt tid KOSTRA har for rapporteringsåret 2009 fått en rekke nye styringsindikatorer på funksjon 302 Bygge-, delesak og seksjonering som ble vurdert ved evaluering av styringsindikatorene i ASSStjenesteprofilen på byggesak på nettverkesamlingen i Tromsø våren Dette arbeidet sluttføres på samlingen høsten Tjenesteprofil for Bærum byggesak 2009 Tabell Styringsindikatorer i Tjenesteprofil for byggesak Prioritering/behov: Dekningsgrader Antall søknader om tiltak (jf. PBL ) + antall meldinger pr 1000 innbygger mottatt i 2009 Produktivitet/enhetskostnad konsern ekskl sosiale utg. pr innbygger konsern ekskl sosiale utg. pr søknad og melding mottatt i 2009 Utfyllende indikatorer Brutto driftsinntekter bygge-, delesak og seksjonering (f 302) pr innbygger Bærum 2009 Snittverdi i nettverk 11,0 15, Saksgebyret for oppføring av enebolig, jf. PBL 93 pkt. a Årsverk pr. 100 søknad og melding (f 302) 2,70 1,54 Totale gebyrinntekter bygge-, delesak og seksjonering (f 302) mm pr mottatt søknad og melding i Gjennomsnittlig saksbehandlingstid, byggesaker (kalenderdager) Bærum Snittverdi i nettverk 2009 Kvalitet Sykefravær 3,0 % 6,2 % Medarbeidertilfredshet Alt i alt, hvor fornøyd er du med Ikke data arbeidssituasjonen din? 4,4 Brukertilfredshet - gjennomsnitt Ikke data Ikke data - 6 -

7 Figur 2 Tjenesteprofil Byggesak for Bærum kommune Søknader + Brutto utg. til Brutto driftsinntekter meldinger pr 1000 innb byggesak pr innb (f 302) bygges. pr. innb.(f 302) Saksgebyr enebolig Årsverk pr. 100 søknad og melding ASSS - Status tjeneste - Byggesak. Snitt nettverk = Brutto Utg. til bygge saker per søknad og melding (f 302) Totale gebyrinntekter Bygges. mm pr søknad og melding (f 302) Sakstid byggesak BÆR Høyest ASSS 100 Sykefravær Medarbeidertilfredshet Brukertilfredshet Snitt ASSS Lavest ASSS Vurdering og tolkning av indikatorene i Bærums tjenesteprofil. Tjenesteprofilen til Bærum har få endringer sammenlignet med tidligere år. Brutto driftsinntekter både målt pr innbygger og pr søknad + melding hadde størst reduksjon i Kommunen var høyest på 4 indikatorer og sykefravær var lavest i ASSS. Prioritering: Nettverket har ikke valgt styringsindikatorer som viser prioritering. Dekningsgrad/tilgjengelighet: Antall søknader om tiltak (jf. PBL-85 93) + antall meldinger pr 1000 innbyggere mottatt i 2009 økte bare med 2,8 % fra året før, og var 3. lavest i nettverket. Andel meldinger økte litt siste år. Bærum har ikke sendt KS spesifisert oversikt over bygge-, dele- og seksjoneringssaker. Produktivitet: Produksjon v/brutto driftsutgifter til bygge-, delesak og seksjonering målt pr innbygger gikk ned med 11 % fra 08. Det ga en reduksjon på 14 % i forhold til snitt og var fortsatt høyest i ASSS. Kommunen opplyser at reduksjonen i driftsutgiftene i hovedsak skyldes reduserte utgifter til skanning av byggesaksarkivet (prosjekt i 08). Inntekter knyttet til felles tilsynskontor ble ført på funksjon 302 i 2009 og utgiftene knyttet til dette ble også ført på funksjon 302. Benyttes nøkkeltallet for netto driftsutgifter for denne funksjonen vil kun Bærums andel framgå. Produksjon v/brutto driftsutgifter til bygge-, delesak og seksjonering målt pr søknad + melding var høyest i nettverket og ble siste året redusert med 14 %, og førte til en reduksjon på 9 % i forhold til snitt ASSS. Kommunen opplyser at brutto driftsutgifter ble redusert fra 08 til 09, samtidig som antall søknader og melding har hatt en liten økning. ene for produksjon (brutto driftsutgifter) og dekningsgrad (søknad+ melding) viser at Bærum har 3. lavest behov/-produksjon til høyeste kostnad. Bærum mener at dette var riktig og viser til at det var et politisk ønske om lav vekst, administrasjonens rolle har vært å holde igjen og at dette har gitt utslag i strenge krav til for eksempel tomtestørrelse, uteareal, estetikk, sosial infrastruktur. I tillegg har det vært lite regulering av nye arealer, og mange gamle reguleringsplaner. Dette mener Bærum gir krevende planfortolkninger og - 7 -

8 ressurskrevende diskusjoner med søkere og Fylkesmannen. Bærum viser også til høye eiendomsverdier med stort press på areal, mange saker med sanering i villaområdene med riving av bolig for å oppføre mer voluminøse prosjekter, som er konfliktfylte og kostbare. Bærum viser til høy politisk bevissthet på kvalitet, at kommunen har egne regler som er strengere enn statens på mange områder. Utbyggingen på Fornebu er et eksempel på dette. Utfyllende indikatorer: Brutto driftsinntekter for bygge-, delesak og seksjonering (f 302) pr innbygger ble redusert med 28 % siste år. Det ga en reduksjon på 30 % i forhold til snitt i 09, og var høyest i ASSS. Kommunen viser til en nedgang i antall saker med høye gebyrer, samt en liten effekt på endringer i regulativ. Saksgebyret for oppføring av enebolig, jf. PBL 93 pkt. a har økt med 8 %, det har gitt en økning på 3 % i forhold til snitt ASSS og var høyest i nettverket. Bærum praktiserer selvkost innenfor byggesak. De viser videre til at gebyrregulativet gjenspeiler alle relevante kostnader og dermed kan den enkelte sakstype framstå som høy sammenlignet med kommuner som ikke praktiserer selvkost. Årsverk pr søknad og melding (f 302) gikk ned med 4,3 %, men det førte likevel til en økning på 6 % i forhold til snitt ASSS og kommunen var høyest i nettverket. Totale gebyrinntekter bygge-, delesak og seksjonering (f 302) pr mottatt søknad og melding gikk ned med 32 %. Det ga en reduksjon på 38 % i forhold til snitt og var 3. høyest i ASSS. Gjennomsnittlig saksbehandlingstid, byggesaker (kalenderdager) 09 gikk ned med 9 %. Det førte likevel til en økning på 10 % i forhold til snitt ASSS og var sist år rett over snitt i nettverket. Kommunen viser til at de kanskje er blitt mer effektive, og at en annen årsak kan være at reduksjon i antall store saker har frigjort tid til å nedbygge restanser. Målt kvalitet: Sykefravær har gått ned fra 6,0 % til 3,0 % i 09 og var lavest i nettverket. Fraværet viser svært store variasjoner over år og spesielt i 3. og 4. kvartal i perioden Kommunen opplyser at de alltid har hatt lavt sykefravær, de store sprangene skyldes enkeltpersoner på langtidsfravær. Bærum har sin egen medarbeiderundersøkelse som ikke kan sammenlignes med de andre kommunene i ASSS. Bærum har ikke sendt inn resultat for brukerundersøkelser i 08 eller 09. Oppsummering: Hvilke sterke og svake sider ser vi ved tjenesten i lys av vurderingen over o Bærum har 3. minst antall saker pr innbygger og høyeste brutto driftsutgifter målt både pr sak + melding og målt pr innbygger. Bærum må korrigere brutto driftsutgifter dersom disse skal brukes som styringsindikatorer da kostnader til felles regionalt tilsynskontor er ført på byggesak. Netto driftsutgifter pr innbygger indikerer likevel høye kostnader. Er det en sammenheng mellom ressursinnsats og kvalitet o Bærum har høyest ressursbruk. Kostnadene til felles tilsynskontor førte til at brutto driftsutgifter var noe for høye sammenlignet med resten av ASSS. Kommunen mener selv at kvaliteten på saksbehandlingen er god. KS har et sterkt inntrykk av at Bærum også gjennomførte mange tilsyn i saksbehandlingen på de fleste enkeltsaker Hvordan vurderes årets resultater sammenlignet med tidligere kartlegginger - 8 -

9 o Saksmengden var nesten uendret, andel meldingssaker økte noe og var høyest i ASSS. o Saksbehandlingstiden har gått ned samtidig som ressursbruk/-inntekter pr sak + melding har gått mye ned pga et stort digitaliseringsprosjekt ble avsluttet i 08. Aktuelle utviklingsområder o Tiltak som kan få ned saksbehandlingskostnadene, f.eks kan ferske overordna planer for større områder gi mer rasjonell saksbehandling i Bærum. o Rapporteringspraksis til KOSTRA, spesielt føring av utgifter og inntekter til felles regionalt tilsynskontor bør rapporteres slik at Bærum har sammenlignbare nøkkeltall med ASSS - 9 -