Ordinært Sameiermøte

Transkript

1 Ordinært Sameiermøte Sameiet Calmeyer, 29 april 2014 kl , Hammersborggt. 9 Innkalling Styrets årsberetning 2013 Regnskap 2013 Budsjett 2014 Endring av vedtekter Valg

2

3 SAMEIET CALMEYER Til sameierne: Det innkalles til ordinært sameiermøte i Sameiet Calmeyer Tid: 29 april 2014 kl Sted: Hammersborggt. 9 Spørsmål om møtet er lovlig innkalt SAKSLISTE 1. Konstituering 1.1 Valg av møteleder 1.2 Valg av sekretær 1.3 Valg av 2 medlemmer til å undertegne protokollen sammen med møtelederen 1.4 Opptak av navnefortegnelse 1.5 Godkjenning av saksliste 2. Styrets årsberetning Styrets årsberetning for 2013 følger vedlagt og anbefales godkjent. 3. Årsoppgjøret Resultatregnskap 2013, balanse pr og budsjett for 2014 følger vedlagt. 3.1 Forslag til vedtak Resultatregnskapet for 2013, som viser et overskudd på kr ,- anbefales godkjent. Det bekreftes i denne sammenheng at alle inntekter og utgifter sameiet har hatt, er medtatt i det fremlagte regnskapet. 3.2 Budsjett for 2014 anbefales tatt til orientering. 4. Eventuell godtgjørelse til styret og revisor Godtgjørelse til styret og revisor anbefales godkjent. 5. Valg av revisor Det anbefales gjenvalg av RSM Hasner Kjelstrup & Wiggen AS. 6. Endring av vedtekter Vedtektenes 6 foreslås endret. Forslaget er gjengitt på egen side i innkallingen. 7. Valg Valg av styre. Oslo, Sameiet Calmeyer STYRET Vedlagte navneslipp fylles ut og leveres ved inngangen til møtelokalet.

4 SAMEIET CALMEYER ÅRSMELDING 2013 Styret har i perioden 16. april 2013 til 29. april 2014 bestått av følgende representanter: Arild Johan Myrberg Calmeyersgate 1 styreleder Randi Haeselich Calmeyers gate 1 AS styremedlem Torbjørn Vik Calmeyersgate 1 styremedlem Anders Huitfeld Calmeyersgate 1 vararepresentant Robin Eide Calmeyers gate 1 AS vararepresentant Robin Eide gikk ut av styret i august Calmeyersgate 1 AS har ikke oppnevnt nytt varamedlem. Sameiet har ingen ansatte. Det sittende styret har i perioden hatt fire styremøter. 22. november 2013 ble det arrangert et informasjonsmøte med sameierne om skader som oppstod i forbindelse med rehabiliteringen av taket. Sameiet har i dag følgende eiere og leietagere: Seksjon Eier Adresse Fremleie Garasje, Calmeyers gate 1 AS** Postboks 778-S 0106 Oslo 2-6 Næring, Calmeyers gate 1 AS** Postboks 778-S 0106 Oslo 7 Vegard Asvall Calmeyersgt. 1,0183 Oslo Nei 8 Tobias Brodtkorb Calmeyersgt. 1,0183 Oslo Nei 9 Anders Huitfeldt Calmeyersgt. 1,0183 Oslo Nei 10 Odd Steinar Østby Calmeyersgt. 1,0183 Oslo Nei 11 Elisabeth og Roar Agre Calmeyersgt. 1,0183 Oslo Nei 12 R.Michelet og A.J.Myrberg Calmeyersgt. 1,0183 Oslo Nei 13 Postkom * Calmeyersgt. 1,0183 Oslo Nei 14 Politiets fellesforbund Calmeyersgt. 1,0183 Oslo Ja Arne Johannessen (fremleie) 15 Politiets Fellesforbund Calmeyersgt. 1,0183 Oslo Ja Terje Tømmerås (fremleie) 16 Stine Rånes og Knut Bratli Calmeyersgt. 1,0183 Oslo Nei 17 Torbjørn Vik Calmeyersgt. 1,0183 Oslo Nei 18 Gerhard Rinner Calmeyersgt. 1,0183 Oslo Nei 19 Jan Zima Pilestredet Park 32,0183 Oslo Ja Helena Onyeso (fremleie) 20 Jan Heggelund Hafrsfjordgt. 8,0273 Oslo Ja Minh Anh Tran (fremleie) 21 AK Inwest R.Westad P.O.Boks 56,1378 Nesbru Ja Le Thi Thao (fremleie) 22 Erik Fagerland Ekmannsgata 9, Ja Hoang Chuong Le (fremleie) Kungsbacka, Sverige

5 *Post- og kommunikasjonsforbundet. Styret minner om at enhver seksjonseier ifølge sameiets vedtekter ( 6) er pliktig til å melde fra om eierskifte og om fremleie. Leietager skal skriftlig forplikte seg til å følge sameiets vedtekter og husordensregler, samt vedtak som blir fattet av sameiermøtet eller styret, jfr. 6, 2. avsnitt. Slik bekreftelse skal sendes forretningsfører Brækhus Dege. (mail: martinsen@bd.no) eller til Postboks 1369-Vika, 0114 Oslo v/kim Martinsen. Det samme gjelder melding om adresseforandring. VIRKSOMHETENS ART Selskapet er organisert etter de bestemmelser som følger av lov om eierseksjonssameier, og har til formål å drive eiendommen i samråd med og til beste for sameierne. Boligsameiet ligger i Oslo. Styret har blant annet jobbet med følgende saker i perioden: Som følge av en god driftsøkonomi i sameiet, besluttet styret å redusere fellesutgiftene i boligdelen med totalt kr ,- per år. Reduksjonen fordeles etter eierbrøk. For seksjonene innebærer dette en reduksjon fra månedlige fellesutgifter på kr ,- til kr ,-. Fellesutgiftene for seksjonene 7-14 er på samme måte redusert fra kr ,- til kr ,- per måned. Endringene gjelder fra 1. februar Den gode driftsøkonomien har også resultert i overskuddslikviditet på sameiets driftskonto. Styret besluttet å utbetale kr ,- til seksjonseiere i boligdelen. Utbetalingen ble fordelt etter eierbrøk med kr ,- for seksjonene 15-22, og kr ,- for seksjonene Utbetalingen ble foretatt i desember Pr. 1.januar 2014 har sameiet følgende avtaler for drift og vedlikehold: - rengjøring mv. av fellesarealer - kontroll av brannvernutstyr - fjerning av graffiti - feiing av fortau - måking/strøing av fortau - kontroll og service av brannvarslingsanlegg - service og reparasjon av heis (Otis) - periodisk spyling av sluk på tak og terrasser - beredskapstjeneste vaktmester for hendelser som krever øyeblikkelig utbedring (vannlekkasjer, ødelagt garasjeport, etc.) TAKREHABILITERING Calmeyersgate 1 AS (Sparebank 1 Livsforsikring sitt eierselskap for sameieseksjonene 1-6) startet i september 2013 opp arbeid med nødvendige utbedringer av taket som følge av de mange tekniske installasjonene som i årenes løp er blitt satt opp der. Hovedentrepenør har vært Drogseth AS. I løpet av

6 september og oktober oppstod det tre vannlekkasjer inn i bygget som følge av dårlig sikring av arbeidet. Skadene skal nå være utbedret i de seksjonene som ble berørt. SØPPELROM Styret vil minne om sameiets regler for avfallshåndtering: Tomflasker skal ikke hensettes i søppelrommet Det er ikke lov å hensette bygningsmaterialer slik som skapvegger, benkeplater, planker og annet i søppelrommet. Om det overstående ikke følges medføres det unødvendige økte kostnader for sameiet, samt økt administrasjon fra styret for å få avfallet fraktet bort. Se for øvrig oppslag i søppelrommet, samt skriv utlevert til samtlige eiere og beboere. HEIS Service på heisen i boligdelen er fulgt opp. BRANNDETEKTORER I LEILIGHETENE I seksjonene (7. etasje) har det av ukjent årsak vært to brannsensorer i stedet for en, slik det er i leilighetene i 6. etasje. Det er uklart hva årsaken til dette har vært. Problemene med utløsning av brannalarm i forbindelse med matlaging ol. har vært i de små leilighetene med doble sensorer. Dette er nå endret slik at alle leilighetene kun har en sensor. Styret minner om at når alarmen er utløst kan den ikke reverseres. TAKVIFTER Styret minner om at det er seksjonseiers ansvar å sjekke at ventilasjonen i leilighetene fungerer optimalt. Ved mistanke om feil på takviften kan en av styrets representanter kontaktes. Ved behov for utskifting av vifte på tak blir dette betalt av sameiet. Vi minner om at leiligheten opprinnelig er levert med ventilatorer, og ikke ordinære kjøkkenvifter. Ventilatoren sørger for ventilasjon også fra badet. ANDRE SAKER Styret minner om at vårt samboerskap med leietakerne i næringsdelen medfører at det må tas forholdsregler bl.a. ved oppussing. Styret har derfor laget en rutinesjekkliste som skal være til hjelp når det er behov for å koble ut bl.a. brannmelder eller hovedkran for vann. Listen er sendt ut til alle seksjonseiere og leietagere. Ved fremleie er det eiers ansvar å sørge for at listen blir utlevert. Listen kan fås ved henvendelse til Brækhus Dege Eiendom v/martinsen. I regnskapet for 2013 er følgende fordelingsbrøk benyttet,jfr. vedtektenes 1 og 8:. Forretningsfører og revisjon: bolig 15,4% næring 84,6% Kommunale avgifter og forsikring som over

7 Renhold som over Fordelingen vil også gjelde for andre budsjett- og regnskapsposter der hvor dette vil være aktuelt. REVISJON Sameiets revisor er RSM Hasner Kjelstrup & Wiggen AS. FORRETNINGSFØRER Sameiets forretningsfører er Brækhus Dege Eiendom, Postboks 1369-Vika, 0114 Oslo. RENHOLD Sameiet har i 2012 kjøpt renholdstjenester fra Ren ServicePartner. FORSIKRING Sameiet er fullverdiforsikret i Sparebank 1 Forsikring, polisenr /18. Skadesaker skal meldes til styret v/styreleder med kopi til forretningsfører Brækhus Dege Eiendom AS. YTRE MILJØ Styret er ikke kjent med at selskapets virksomhet påvirker det ytre miljø utover det som anses som vanlig for et eierseksjonssameie. NØKLER OG LÅSER Sameiet har i 2013 benyttet AS Nygård for service på låser og dørpumper. REGNSKAP Resultatregnskapet er avgitt under forutsetning av fortsatt drift, og viser et overskudd på kr For øvrig vises til regnskapet med noter, budsjett og kommentarer under regnskapsbehandlingen på årsmøtet. Det er ikke inntrådt forhold etter regnskapsårets slutt som påvirker selskapets stilling. Oslo, 20. april 2014 Arild Johan Myrberg /s/ Randi Haeselich /s/ Torbjørn Vik /s/

8 SAMEIET CALMEYER 2013 Resultatregnskap Driftsinntekter Note Regnskap 2013 Regnskap 2012 Budsjett 2013 Budsjett 2014 Fellesutgifter fakturert Sum driftsinntekter Driftskostnader Revisjonshonorar Forretningsførerhonorar Andre honorar Forsikringspremier Energikostnader Kommunale avgifter Garasjeleie Andre driftskostn. eiendom Driftskostnader administrasjon Reparasjoner og vedlikehold Andre kostnader Sum driftskostnader Driftsresultat Finansinntekter og -kostnader Finansinntekter Resultat av finansposter Årsresultat Side: 1 Dato: Tid: 14:06

9 SAMEIET CALMEYER 2013 Balanse Eiendeler Note Omløpsmidler Kortsiktige fordringer Bankinnskudd Sum omløpsmidler Sum eiendeler Gjeld og egenkapital Egenkapital Annen egenkapital Årets resultat Sum egenkapital Kortsiktig gjeld Depositum og forskudd husleie Leverandørgjeld Annen kortsiktig gjeld Sum kortsiktig gjeld Sum gjeld og egenkapital Oslo, 20. mars 2014 Arild Johan Myrberg, styreleder Torbjørn Vik Randi Haeselich

10 SAMEIET CALMEYER NOTER TIL ÅRSOPPGJØRET FOR 2013 Pr. dato: 31/ Periode: 1-12 Hittil Hittil Tekst i år i fjor Note 1 Regnskapsprinsipper Årsregnskapet er satt opp i samsvar med regnskapslovens bestemmelser, god regnskapsskikk og forskrift om årsregnskap for boligsameier. Klassifisering og vurdering av balanseposter Omløpsmidler og kortsiktig gjeld omfatter poster som forfaller til betaling innen et år. Kortsiktig gjeld balanses til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Øvrige poster er klassifisert som anleggsmidler/langsiktig gjeld. Omløpsmidler vurderes til laveste av anskaffelseskostnad og virkelig verdi. Fordringer Kundefordringer og andre fordringer er oppført i balansen til pålydende etter fradrag for avsetning til forventet tap. Avsetning til tap gjøres på grunnlag av individuelle vurderinger av de enkelte fordringene. Anleggsmidler Etter at boligselskapets boliger er oppført, er rehabiliteringer og vedlikehold av anleggsmidler utgiftsført. Driftsinntekter Resultatføres i henhold til opptjeningsprinsippet, når tjenesten utført. Note 2 Husleieinntekter Fellesutgifter fakturert Garasjeleie- og parkering Perodisering næring Innkreving av kapital Sum husleieinntekter Note 3 Revisjonshonorar Revisjonshonorar Sum revisjonshonorar Honorar til revisor gjelder lovpålagt revisjon. Note 4 Andre honorarer Juridisk honorar (BDA) Andre tjenester/honorarer Andre honorar Note 5 Energikostnader Strøm garasje Strøm fellesareal Energikostnader

11 Note 6 Andre driftskostn. eiendom Faste kostn. innl. vaktmestertj Renhold ute Renhold fellesareal inne Renhold ute Trappevask Boligdel Matteleie Annet renhold v/byrå Snøbrøyting og strøing Conntainer leie/tømming Kabel-tv boligdel Lyspærer,lysrør, sikringer, etc Nøkler, låser, navnskilt o.l Heis alarm Brannalarm/serviceavtale Andre driftskostnader, eiendom Sum andre driftskostn. eiendom Note 7 Driftskostn. adm. Trykksaker PORTO Sum driftskostn. adm Note 8 Rep. og vedlikehold Vedlikehold og rep. bygning Malerarbeid Elektrikerarbeid Inngangsdører Heiser Brannvernsutstyr/serviceavtale Sum rep. og vedlikehold Note 9 Andre kostnader Festeavgift/tomteleie Bank og kortgebyr Andre kostnader Refusjon overskuddslikv Sum andre kostnader Note 10 Kortsiktige fordringer Kunderestanse Andre fordringer Periodisering forsikring Periodisering kabel TV Sum kortsiktige fordringer Note 11 Egenkapital Annen egenkapital Egenkapital Årets resultat Sum egenkapital (positiv) I sameier føres ikke verdien av bygget i balansen. Årsaken er at den enkelte sameier, og ikke selve sameiet, står som eier av boligene. Dette medfører at all rehabilitering, også den delen som ansees som påkostning, kostnadsføres fortløpende i den perioden arbeidene utføres. Eventuelle verdiøkninger som følge av tiltakene tilfaller den enkelte sameier uten at det føres i sameiets balanse. I situasjoner hvor slike tiltak finansieres gjennom felles låneopptak i sameiet, vil låneopptaket fremkomme som gjeld i balansen og nedbetales gjennom fremtidige felleskostnader.

12 Note 12 Kortsiktig gjeld LEVERANDØRER Forskudds betalte leier Mellomregning SpB1 0 0 Purregebyr Sum kortsiktig gjeld Note 13 Lønn Sameiet har verken ansatte eller pensjonsforpliktelser (OTP). Det betales ikke honorar til styret.

13 SAMEIET CALMEYER 2013 Resultatregnskap fordelt bolig/næring Driftsinntekter Boligdel Næringsdel Regnskap 2013 Regnskap 2013 SUM Fellesutgifter, garasjeleie Sum driftsinntekter Driftskostnader Revisjonshonorar Forretningsførerhonorar Andre honorar Forsikringspremier Energikostnader Kommunale avgifter Garasjeleie Andre driftskostn. eiendom Driftskostnader administrasjon Reparasjoner og vedlikehold Andre kostnader Sum driftskostnader Driftsresultat Finansinntekter og -kostnader Finansinntekter Resultat av finansposter Årsresultat Driftsinntekter inkluderer ikke avregning Sparebank 1 for Resultatet i denne oppstilling avviker derfor fra sameiets resultat.

14 Forslag til ending av 6 i sameiets vedtekter: Det har tidvis vært vanskelig å opprettholde en tilfredsstillende oversikt over hvem som bor/disponerer leilighetene i bygget. For å innskjerpe plikten til å melde fra om endringer i beboerlisten fremmer styret forslag om å tilføye følgende bestemmelse i vedtektene 6: «Styret skal til enhver tid være informert om identiteten til minst en beboer i hver seksjon, uavhengig av om disse er seksjonseiere eller leietakere/fremleietakere. Seksjonseier skal uoppfordret se til at erklæring som nevnt i foregående avsnitt blir underskrevet og innen to uker etter leiekontraktens inngåelse oversendt styrets leder sammen med personopplysninger om fremleietaker(e). Dersom seksjonseier unnlater å gjøre dette kan styret, med to ukers skriftlig varsel til seksjonseier på siste kjente adresse og beboer ved brev i seksjonens postkasse, nekte uidentifiserte beboere adgang til bygningen. Om styret anser det nødvendig kan låser til seksjonen i slike tilfeller skiftes for seksjonseiers regning.» Dersom sameiet gir sin tilslutning til vedtektsendringen vil ny 6 i vedtektene i sin helhet lyde slik: 6 En sameier kan fritt overdra, pantsette og leie bort sin seksjon. Sameiets styre og forretningsfører skal underrettes om overdragelser og om utleie. Dersom en sameier leier ut sin seksjon, skal leietakeren skriftlig forplikte seg til å følge sameiets vedtekter og husordensregler samt vedtak som blir fattet av sameiermøtet eller styret. Styret skal til enhver tid være informert om identiteten til minst en beboer i hver seksjon, uavhengig av om disse er seksjonseiere eller leietakere/fremleietakere. Seksjonseier skal uoppfordret se til at erklæring som nevnt i foregående avsnitt blir underskrevet og innen to uker etter leiekontraktens inngåelse oversendt styrets leder sammen med personopplysninger om fremleietaker(e). Dersom seksjonseier unnlater å gjøre dette kan styret, med to ukers skriftlig varsel til seksjonseier på siste kjente adresse og beboer ved brev i seksjonens postkasse, nekte uidentifiserte beboere adgang til bygningen. Om styret anser det nødvendig kan låser til seksjonen i slike tilfeller skiftes for seksjonseiers regning. Eier(e) av næringsseksjoner kan foreta reseksjonering av sin(e) seksjoner uten godkjennelse av sameiet.

15

16

17 NAVNESEDDEL TIL BRUK VED SAMEIERMØTET Seksjonseierens navn og seksjonens nummer skrives på denne navneseddel som leveres ved inngangen til møtelokalet. Vennligst bruk blokkbokstaver: Navn: Seksjonsnr./leil.nr.:.. På sameiermøtet kan seksjonseier og ektefelle eller eventuell samboer møte, men bare med en stemme for seksjonen. Framleier har rett til å møte men uten stemmerett. Dersom du ikke kan møte på årsmøtet kan du møte ved fullmektig. Ønsker du å benytte denne retten kan fullmakten under benyttes. FULLMAKT Vennligst bruk blokkbokstaver ved utfylling. Jeg, er eier av seksjon nr... i sameiet Calmeyer. Jeg kan ikke møte på sameiermøtet den 29. april 2014, og gir med dette.. fullmakt til å møte og avlegge stemme i mitt sted. Oslo, den. Underskrift

18

19

20 Brækhus Dege Brækhus Dege Consult AS Brækhus Dege driver hovedsakelig med advokatvirksomhet og eiendomsforvaltning i selskapene, Brækhus Dege Advokatfirma DA og Brækhus Dege Eiendom AS. Virksomheten har en historie på ca 100 år, og eiendomsjus og eiendomsforvaltning har vært en sentral del fra starten. Vår visjon er å hjelpe virksomheter og personer fremover. Vi tilstreber å være tydelige, uavhengige og handlekraftige i arbeidet for kundene og i forhold til deres motparter. Brækhus Dege Eiendom AS Brækhus Dege Eiendom AS forvalter i dag ca. 140 boligselskaper med til sammen ca boliger og 15 næringsselskaper tilknyttet eiendomsbransjen hvor både kontorbygg, kjøpesenter, kombinertbygg og utleiegårder er en del av porteføljen. Selskapet eies av partnerne i Brækhus Dege Advokatfirma. Brækhus Dege Eiendom AS har felles kontorlokaler med advokatfirmaet og gjennom det en unik tilgang til juridisk kompetanse på alle områder. Boligselskap forvaltet av Brækhus Dege Eiendom AS får 20 % rabatt på advokattjenester. Beboere får gunstige tilbud på eiendomsmegler-tjenester i forbindelse med salg og utleie av eiendom. Brækhus Dege Advokatfirma DA Brækhus Dege Advokatfirma er meget kompetent innen fast eiendomsrettsforhold herunder seksjonering, plan og bygningsrett, selskapsorganisering, skatterett med mer. Brækhus Dege Advokatfirma DA er et fullservice advokatkontor som er representert med høy kvalitet på de fleste forretningsjuridiske områder, jf. f.eks. den anerkjente advokatrangeringen Legal 500 hvor vi er topptrerangert innenfor 9 av 13 kategorier. Advokatfirmaet har lang erfaring med å representere både byggherrer og utbyggere i forskjellige faser av en byggeprosess. Innenfor boligrett nevnes også særskilt vår ukentlige ekspertspalte i Aftenpostens papirutgave samt den som er publisert på nettet. Advokatfirmaet tilbyr også styrestøttefunksjon for de selskapene som måtte ønske en slik løsning. Brækhus Dege Consult AS leverer regnskapstjenester og bistand innen merverdiavgiftrelaterte problemstillinger til norske og utenlandske oppdragsgivere som driver virksomhet i Norge. Rabattordninger for boligselskap og dets beboere Brækhus Dege Eiendom AS har framforhandlet rabattavtaler for boligselskapene på en rekke områder bl.a. forsikring, finansiering, fyringsolje, tekniske konsulenttjenester, service- og vedlikehold av heisanlegg, strøm, vaktmestertjenester og revisjon. Boligselskapene får i tillegg rabatt på tjenester fra Brækhus Dege Advokatfirma (pt. 20 %). Beboere i selskaper Brækhus Dege Eiendom AS forvalter får rabatt på telefoni og på meglertjenester. Brækhus Dege Advokatfirma DA Dronning Mauds gate 10, Pb Vika, NO-0114 Oslo Tel , Fax advokat@bd.no Brækhus Dege Eiendom AS Dronning Mauds gate 10, Pb Vika, NO-0114 Oslo Tel , Fax eiendom@bd.no Brækhus Dege Advokatfirma DA avd. Sandvika Kinoveien 12, Pb. 216, NO-1300 Sandvika Tel , Fax advokat@bd.no Med handlekraft og tydelige råd hjelper vi deg fremover