Sommerlyst ungdomsskole Prosjektledelse

Transkript

1 Sommerlyst ungdomsskole Prosjektledelse Del 2: Oppdragsbeskrivelse og kontraktsbestemmelser, datert 10/6-2013

2 A Generelt om prosjektet... 3 A.1 Prosjektbeskrivelse... 3 A.1.1 oppdraget... 3 A.1.2 Målsettinger... 3 A.2 Oppdragsgivers organisasjon... 4 A.2.1 Kontraktsparter... 4 A.2.2 Foreløpig organisasjonsplan... 4 A.2.3 Mandat... 4 B Ytelser... 5 B.1 Ansvar... 5 B.1.1 Grensesnitt mot kommunens prosjektutviklers ansvar... 5 B.2 Aktiviteter... 5 C Fremdrift og frister... 6 C.1 Oppdragets varighet... 6 C.2 Dagmulktsbelagte frister... 6 D Vederlaget... 6 E Alminnelige bestemmelser... 6 E.1 Generelle kontraktbestemmelser... 6 E.1.1 NS 8402: 2010 med endringer... 6 E.1.2 Offentligrettslige krav (NS pkt )... 6 E.1.3 Timesatser og honorar (NS 8402 PKT 12.2)... 6 E.2 Spesielle kontraktsbestemmelser... 7 E.2.1 Omfang... 7 E.2.2 Tilstedeværelse... 7 E.2.3 Bytte av personell... 7 E.3 Administrative bestemmelser... 7 E.3.4 Språk... 7 E.3.5 Fullmakter... 7 E.3.6 Korrespondanse... 7 E.3.7 Referater... 7 E.3.8 Lagringsrutiner... 8 E.3.9 Kopiering... 8 E.3.10 Fakturabehandling... 8 Vedleggsnr Dokumentnavn Merknad II.1 Prisskjema II.2 Byrådssak Ettersendes II.3 Mandat prosjektorganisasjon II.4 Prosjektleders ytelser Generell dokumentasjon 2

3 A Generelt om prosjektet A.1 Prosjektbeskrivelse A.1.1 OPPDRAGET Prosjektleder skal sørge for å få gjennomført ny Sommerlyst ungdomsskole på eksisterende skoletomt. Brutto arealramme for skolen er 8 167m 2. I tillegg kommer skolens uteareal og nødvendig teknisk infrastruktur. Grunnlagsdokumenter for prosjektet er hhv Kunnskapsskolen, og det 7.hjemmeområdet (se vedlegg, byrådssak), og skal realiseres innenfor gjeldende reguleringsplan 0068 på eksisterende skoletomt. Trafikk og trygg skoleveg, samt teknisk infrastruktur må hensyntas, og overvann og energiforsyning er spesielle utfordringer. Det er besluttet å gjennomføre prosjektet som totalentreprise, og at anskaffelsen kan skje gjennom konkurransepreget dialog etter del III i forskrift om offentlig anskaffelse. I konkurransen åpnes for gjenbruk av eksisterende bygg, og mulig drift av eksisterende skoleanlegg i byggeperioden. Konkurransegrunnlag vil være nær ferdigstillelse når kontrakt med prosjektleder inngås, og prosjektleders første oppgave vil være å kvalitetssikre grunnlaget. Det er en forventning om at prosjektet skal være ferdigstilt innen skolestart 2016, men prosjektlederytelsen vil vare lengre. Se for øvrig byrådssak, vedlegg II.2, som ettersendes så snart vedtaket er gjort. A.1.2 MÅLSETTINGER Foreløpig er målsettingene satt i følgende rekkefølge, men konkretisering av disse vil være prosjektleders oppgave å detaljere nærmere i samråd med oppdragsgiver. Totaløkonomi (LCC/investeringskostnader) Kvalitet (funksjonell skole med gode inneklima- og dagslysforhold) Fremdrift 3

4 A.2 Oppdragsgivers organisasjon A.2.1 KONTRAKTSPARTER Oppdragsgivers representant er Anne Cathrine Arnesen A.2.2 FORELØPIG ORGANISASJONSPLAN Styringsgruppa Prosjektledelse PL og PU Referansegruppe Byut/VA/bydrift Eksterne interessenter Brukergruppa BL, UK, rådgivere. Entreprenør m PRO og UE Arbeidsgruppe Arbeidsgruppe Arbeidsgruppe Arbeidsgruppe Styringsgruppe: Byråd for finans Line Fusdahl, leder Byråd for utdanning Anna Amdahl Fyhn Kommunaldirektør for utdanning Kari Henriksen Eiendomssjef Beate Németh Prosjektutviklere: Anne Cathrine Arnesen og Karin Rendahl, Eiendom Leder av brukergruppen: Anne Stine Rørnes, Byrådsavdeling for undervisning Referansegruppe: Ikke satt A.2.3 MANDAT Se vedlegg II.3 4

5 B Ytelser B.1 Ansvar Prosjektleder (PL) er Tromsø kommune Eiendom sin daglige representant i tildelt prosjekt. Prosjektleder skal samarbeide tett med kommunens prosjektutvikler (PU) og øvrig organisasjon. Prosjektleder er hovedansvarlig for gjennomføring av prosjektet, skal være den drivende kraft og ha styringsvilje og besluttsomhet. Prosjektleder er ansvarlig for tidsstyring, kostnadsstyring og kvalitetsledelse i prosjektet og skal sikre kommunikasjon med og koordinering av de involverte parter i prosjektet. Prosjektleders ytelser vil kunne variere i de ulike faser av prosjektet. Prosjektleder skal i perioder med stor aktivitet gi prosjektet nødvendig og tilstrekkelig prioritet. Det forutsettes nødvendig tilstedeværelse i Tromsø. Prosjektleder skal også forut for og i aktivitetskrevende perioder vurdere organisasjonens bemanning og treffe tiltak. B.1.1 Grensesnitt mot kommunens prosjektutviklers ansvar Kommunens fagleder og prosjektutvikler er prosjektleders primærkontakter i kommunens prosjektorganisasjon. Prosjektleder har ansvar for all aktivitet og alle aktører som er knyttet til gjennomføring av byggeprosjekt, mens kommunens prosjektutvikler har ansvar for alle brukeravklaringer. Ansvarsområdene griper inn i hverandre, og det forutsettes et tett samarbeid mellom prosjektleder og kommunens prosjektutvikler. B.2 Aktiviteter Vedlegg II.4 gir en oversikt over grunnleggende prosjektlederoppgaver- og aktiviteter hos oppdragsgiver. Listen er ikke uttømmende. Prosjektleder har et selvstendig ansvar for at alle nødvendige ytelser og oppgaver gjennomføres slik at prosjektets rammer og målsettinger overholdes. 5

6 C Fremdrift og frister C.1 Oppdragets varighet Prosjektleder må påregne en prosjektfase på 3-4 år, inklusive garantitid og sluttoppgjør. C.2 Dagmulktsbelagte frister Ikke aktuelt D Vederlaget Det vises til utfylt prisskjema, konkurransegrunnlagets vedlegg II.1 E Alminnelige bestemmelser E.1 Generelle kontraktbestemmelser E.1.1 NS 8402: 2010 med endringer NS 8402:2010 med de endringer som er beskrevet i nedenstående punkter, gjelder som generelle kontraktbestemmelser. E.1.2 Offentligrettslige krav (NS pkt ) Følgende tekst gis som tillegg til pkt. 7 "Lønns- og arbeidsvilkår" "Oppdragstaker skal sørge for at ansatte i egen organisasjon og ansatte hos eventuelle kontraktsmedhjelpere, som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten, har lønns- og arbeidsvilkår i samsvar med Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter av 8. februar 2008, 5, 2. og 3. ledd. Leder for foretaket er ansvarlig for at denne regelen etterleves." "Alle avtaler som oppdragstaker inngår som innebærer utføring av arbeid under denne kontrakt, skal inneholde tilsvarende krav." "Dersom oppdragstaker ikke etterlever kravene til lønns- og arbeidsvilkår, har oppdragsgiver rett til å holde tilbake deler av kontraktsummen til det er dokumentert at forholdet er i orden. Oppdragsgiver kan holde tilbake et beløp tilsvarende ca. to ganger besparelsen for arbeidsgiveren." "Oppdragstaker skal på forespørsel dokumentere at de lønns- og arbeidsvilkår som blir benyttet er i samsvar med overnevnte krav. Dokumentasjonsplikten omfatter også kontraktsmedhjelpere." E.1.3 Timesatser og honorar (NS 8402 PKT 12.2) NS 8402 pkt annet ledd utgår, og erstattes med følgende tekst: «Timesatsen skal omfatte alle kostnader, eksempelvis sosiale kostnader, administrative kostnader og kontorutgifter, reisetid, reisegodtgjørelse og fortjeneste. Den skal også inkludere nødvendig lokal kjøring i Tromsø kommune.» 6

7 Timepriser reguleres iht. SSB indeks for Tabell 0864: Bygningsteknisk konsulentvirksomhet. Første regulering blir ett år etter reguleringsdato som ligger til grunn ved tilbudsfristen. Reise- og oppholdskostnader etter regning. Det forutsettes at det rimeligste alternativ benyttes. Dersom oppdragstaker har oppgitt egne forutsetninger i tilbudsskjema, skal disse legges til grunn for honorar. E.2 Spesielle kontraktsbestemmelser E.2.1 Omfang Prosjektet forventes å utgjøre 80 % av normert arbeidstid for hovedprosjektleder over prosjektets løpetid. Hovedprosjektleder har ikke anledning til å ha andre prosjekt som utgjør mer enn 20 % av normert arbeidstid. Oppdragsgiver skal gis rett til innsyn i prosjektleders timelister på eventuelle andre prosjekt. E.2.2 Tilstedeværelse Prosjektleder skal være tilstede i Tromsø, minimum gjennomsnittlig tre dager i uken. Stedfortreder skal følge prosjektet minimum 50 %, slik at stedfortreder kan trå inn på kort varsel ved uforutsette hendelser eller ved stort arbeidspress i dette prosjektet. Det forutsettes at prosjektleder har arbeidsplass på Tromsø rådhus i perioder. E.2.3 Bytte av personell Skifte av tilbudt personell aksepteres ikke uten at dette godkjennes av oppdragsgiver. Nytt personell skal i så fall ha minst tilsvarende kompetanse for å godkjennes. Eventuelle godkjente skifter vil medføre gebyr på kr ,- for oppdragsgivers ulemper og merarbeid. E.3 Administrative bestemmelser E.3.4 Språk Alt materiell som utarbeides i prosjektet skal være på norsk E.3.5 Fullmakter Prosjektleder kan kun påføre oppdragsgiver forpliktelser innenfor sin fullmakt angitt av oppdragsgiver. E.3.6 Korrespondanse All skriftlig kommunikasjon, herunder brev, notater, e-post etc, skal merkes med følgende opplysninger: Sommerlyst ungdomsskole Hva saken gjelder Grad av tilbakemeldinger, evt. tidsfrister for svar/oppfølging E.3.7 Referater Referater skal merkes med prosjektets navn og kontraktsnummer/betegnelse, jf ovenfor. 7

8 Møtereferater skal innholde: Møtetype, nummer, dato og sted Deltakere, øvrige mottakere av referat Ansvar for oppfølging av saker, neste møte E.3.8 Lagringsrutiner Prosjektleder skal sørge for systematisk arkivering av relevante materiale og dokument gjennom hele prosjektet, og dette skal til en hver tid være tilgjengelig for oppdragsgiver. Tromsø kommune benytter web hotell for lagring av dokumenter. Dette skal være aktivt i bruk under hele prosjekterings og byggefasen. Administrasjonsansvaret for prosjekthotellet er tillagt prosjektleder. E.3.9 Kopiering Tromsø kommune har rammeavtale når det gjelder kopiering og buding. Denne rammeavtalen skal benyttes til all kopiering i prosjektet, unntatt ved internkopiering. E.3.10 Fakturabehandling Tromsø kommune har innført et Web-basert økonomi - og regnskapssystem, Agresso. All fakturabehandling skal skje via dette systemet, og alle fakturaer skal merkes med følgende: Sommerlyst ungdomsskole, prosjektledelse Anne Cathrine Arnesen, best.nr.: Hvilken type faktura det gjelder, avdragsfaktura, tilleggsfaktura eller faktura for lønns - og prisstigning Spesifisert timeliste, med oversikt over timeforbruk på nærmere definert aktivitet 8