Stanghelle vest og Tettaneset bustadfelt FORPROSJEKT OG PROSJEKTLEIING. Del 2 Oppdragsskidring, kontraktvilkår og tilbodsskjema

Transkript

1 Vaksdal kommune Side 1 av 9 Stanghelle vest og Tettaneset bustadfelt FORPROSJEKT OG PROSJEKTLEIING Del 2 Oppdragsskidring, kontraktvilkår og tilbodsskjema

2 Vaksdal kommune Side 2 av 9 Innhald A GENERELT OM PROSJEKTET... 3 A.1 Oppdragsskildring... 3 B LEVERANSAR... 4 B.1 Ansvar... 4 B.1.1 Grensesnitt mot kommunen... 4 B.1.2. Prosjektleiars oppgåver... 4 C FRAMDRIFT OG FRISTAR... 6 C.1 Oppdragets varighet... 6 C.2 Dagmulktsbelagte frister... 6 D VEDERLAGET... 6 E ALMINNELIGE VILKÅR... 7 E.1 Generelle kontraktvilkår... 7 E.1.1 NS 8402: 2010 med endringer... 7 E.1.2 Offentligrettslige krav (NS pkt )... 7 E.1.3 Timesatsar og honorar (NS 8402 PKT 12.2)... 7 E.2 Spesielle kontraktvilkår... 8 E.2.1 Omfang... 8 E.2.2 Nærvære... 8 E.2.3 Bytte av personell... 8 E.3 Administrative vilkår... 8 E.3.4 Språk... 8 E.3.5 Fullmakter... 8 E.3.6 Korrespondanse... 8 E.3.7 Referat... 9 E.3.8 Lagringsrutinar... 9 E.3.9 Fakturabehandling... 9

3 Vaksdal kommune Side 3 av 9 A GENERELT OM PROSJEKTET A.1 Oppdragsskildring Vaksdal kommune ønskjer å få utgreidd utbyggingsmodell for Tettaneset og Stanghelle Vest bustadfelt med totalt nye bustader med opsjon på å gjennomføre utbygging av heile eller delar av utbygginga. Reguleringsplanen for Stanghelle vest og Tettaneset legg til rette for ei omfattande og variert bustadbygging, der det er rom for trinnvis utbygging over mange år. Reguleringsplanen er lite detaljert, det er difor naudsynt med ei grundig planlegging med utbyggingsplanar for ulike byggeområde. For å kome vidare realisering av utbygginga på Stanghelle Vest Tettaneset vil ein engasjere ein prosjektleiar. Fyrste trinn i realisiering av prosjektet vil vere å få fram eit tilstrekkeleg grunnlag for å fatte eit utbyggingsvedtak. Overordna utbyggingsplan med plan for infrastruktur, kostnader, inntekter/refusjonar, framdrift og plan for etappevis utbygging. Utbyggingsmodell og prosjektorganisering Å avhende området til utbyggar under eitt har vore prøvd før, og lar seg neppe realiserast utan at kommunen stillar med store motytingar som til dømes garantiar og tilførsel av kapital. Om ein i det heile tatt finn aktørar som er interessert vil krav om motytingar og risiko for kommunen truleg vere så stor at kommunen ikkje vil finne dette tenleg. På den annen side har ikkje kommunen kompetanse og ressursar til å gjennomføre ein så stor utbygging åleine med ansvar for utvikling av delfelt og sal av tomter. Dette gjeld spesielt for felta med høg utnyttningsgrad (konsentrerte småhus og leiligheitsbygg) der alle bustader må planleggjast samla for å få ein heilskapleg utbygging. Utvikling, sal og utbygging vert truleg betre ivareteken av eit utbyggingsselskap framfor å bygge opp slik kompetanse i ein kommunal avdeling eller i eit kommunalt selskap. Sjølv om Stangehelle Vest - Tettaneset er eit svært attraktiv område må kommunen spele ein aktiv rolle for å realisere feltet, i dette ligg det også å ta del i økonomisk risiko gjennom utbygging av infrastruktur og/eller ved å inngå utbyggingsavtaler. Oppdraget går fram til og framlegg til utbyggingsvedtak med opsjon på prosjektleiing i vidare utbyggingsfasen (heile eller derar)

4 Vaksdal kommune Side 4 av 9 B LEVERANSAR B.1 Ansvar Prosjektleiar (PL) er Vaksdal kommune sin daglige representant i tildelt prosjekt. Prosjektleiar skal samarbeide tett med kommunens kontaktpersonar og øvrig organisasjon. Prosjektleiar er hovedansvarlig for gjennomføring av prosjektet, skal være den drivende kraft og ha styringsvilje og besluttsomhet. Prosjektleiar er ansvarlig for tidsstyring, kostnadsstyring og kvalitetsledelse i prosjektet og skal sikre kommunikasjon med og koordinering av de involverte parter i prosjektet. Prosjektleiars leveransar vil kunne variere i de ulike faser av prosjektet. Prosjektleiar skal i perioder med stor aktivitet gi prosjektet nødvendig og tilstrekkelig prioritet. Det forutsettes nødvendig tilstedeværelse på Dale. Prosjektleiar skal også forut for og i aktivitetskrevende perioder vurdere organisasjonens bemanning og treffe tiltak. B.1.1 Grensesnitt mot kommunen Einingsleiar for samfunnsutvikling er prosjektleiars primærkontakter i kommunens prosjektorganisasjon i fase 1. Grensensitt mot kommunen i utbyggingsfasane 2-5 er ikkje bestemt. B.1.2. Prosjektleiars oppgåver Denne skildringa angir aktiviteter og oppgaver som leverandør og prosjektleiar (PL) minimum skal utføre i prosjektet. Lista er ikkje utfyllande. 1. GENERELT Prosjektleiar skal syte for systematisk arkivering av relevante materiale og dokument gjennom heile prosjektet. Syte for at lover og regelverk vert etterfulgt. Utarbeide naudsynte saksdokument og beslutningsgrunnlag. Skrive møtereferat. Utarbeide månadlege prosjektleiarrapporter. 2. FASE 1 FORPROSJEKT Infrastrukturplan for feltet med vegar, fortau, vegljos, VA, kabelanlegg, osb. Hovudframdriftsplan med etappevis utbygging. Berekning av utbyggingskostnader fordelt på byggjetrinn. Vurdering av utbyggingspotensial og marknadstilhøve. Anbefaling av entreprise- / utbyggingsmodell(ar). Berekning av refusjonskrav. Utarbeide saksframlegg for utbyggingsvedtak. Forprosjektet vert gjennomført i tråd med reguleringsplan.

5 Vaksdal kommune Side 5 av 9 3. FASE 2 UTBYGGING (OPSJON) Utarbeide konkurransegrunnlag, leie tilbodsbefaring og/eller tilbodskonferanse. Kunngjering i i Doffin/TED databasene. Gjennomføre tilbodsåpning og kontrollere at formalkrav er oppfylt. Gjennomføre evaluering av mottatte tilbud i samsvar kriteriar i konkurransen. Kvalitetssikre at garantiar og forsikringar med samtlige entreprenører, er i samsvar med betingelsene i de respektive kontraktar. Utarbeide innstilling til valg av leverandører, før overlevering til oppdragsgjevar. Kvalitetssikre betalingsplan som skal inngå i entreprenørkontrakt. Utarbeide kontraktdokumenter, og kvalitetssikre dem før oversending til entreprenør og etter at entreprenør har signert, sørge for underskrift av fullmaktsberettiget. Prosjektbudsjett og økonomistyring. 4. ANDRE ANSKAFFINGAR, SOM UAVHENGIG KONTROLL, BYGGELEIAR, OG EV. ANNA SÆRSKILT KOMPETANSE (OPSJON) Avklare trong for og tidspunkt for uavhengig kontroll, byggeleiing, vurdering av rasfare, refusjonshandsaming, grunnerverv og eventuell anna særskilt kompetanse. Utarbeide konkurransegrunnlag. Syte for utlysning i Doffin/TED databasene. Gjennomføre evaluering av mottatte tilbud i samsvar konkurransegrunnlagets kriterier, så som pris, kompetanse, oppgaveforståing. Utarbeide kontraktsdokumenter, samt syte for underskrift av fullmaktsberettiga. 5. FASEVIS KONTRAKTSOPPFØLGING (OPSJON) Prosjekteringsfasen: Uavhengig av prosjekt-/entreprisemodell, er det naudsynt å sikre godkjenning av prosjektets utvikling både i prosjektorganisasjonen og i kommuneorganisasjonen ved sentrale milepæler. Derfor vert angitt sentrale faser og ytelsar i prosjektet, som også må videreførast i kontraktene. Detaljprosjekt: Sjå til at at prosjektering vert utarbeidd i tråd med framdriftsplan. Sjå til at naudsynte byggesøknader vert utarbeidd i tråd med framdriftsplan. Sjå til at at kalkyler er ihht ramme. Delta på ordinære prosjekteringsmøter. Kontrollere at prosjektering vert gjennomført iht. reguleringsplan. Utføringsfasen: Innkalle til månedlige byggherremøter, leie dem og føre referat fra dem. Initiere og delta i koordineringsmøter ved behov. Foreta fakturabehandling på alle ytelser i prosjektet, føre attestasjonsregnskap og rapportere månedlig til oppdragsgjevar på økonomi og fremdrift. Fakturaene skal behandles og attesteres innan 3 virkedager, dersom dei ikkje er omtvista. Sjå til at alle aktører i byggesaken følger oppdragsgjevar sine administrative bestemmelser/ forretningsrutinar.

6 Vaksdal kommune Side 6 av 9 Svare på og avdekke avvik og uten ugrunna opphold, underrette oppdragsgjevar om avvikets innhold og dets konsekvensar, foreslå naudsynte tiltak og sørge for at vedtak og beslutningar vert fatta i rett tid. Dokumentasjon og overtaking: Sjå til at søknad om ferdigattest vert sendt, og føreligg før ibruktaking. Motta FDV-dokumentasjon frå rådgiverane/entreprenørane og kvalitetssikre at innholdet er i tråd med myndighetene og oppdragsgjevars krav. Sjå til at kontraktsfesta dokumentasjon ligg føre i samsvar med krav i kontrakten. Sørge for at opprettet fotodokumentasjonsarkiv fra byggeplass overleveres oppdragsgjevar ved overtakelse. Innkalle til, leie ferdigbefaringar og overtakelsesforretningar sammen med fagrådgivere, samt utferdige overtakelsesprotokoll. Sørge for at sluttoppgjør vert gjennomført iht. kontraktsvilkårene. Etter sluttoppgjør med entreprenører og rådgivere, sende sluttrapport til oppdragsgjevar iht. krav i kontrakt. Sluttrapporten skal inneholde sluttregnskap og et resyme/sammendrag av prosjektets gjennomføring. Oppfølging i garantitid: Bistå oppdragsgjevar ifb. evt. konflikter med entreprenør(er) i garantitiden. Bistå oppdragsgjevar ved endrings -og/eller tilleggsarbeider i garantitiden. Innkalle til, leie og gjennomføre dei årlege garantibefaringene i heile garantitiden, saman med fagrådgivarane. C FRAMDRIFT OG FRISTAR C.1 Oppdragets varighet Prosjektleiar må påregne en prosjektfase på 3-4 år, inklusive garantitid og sluttoppgjør. C.2 Dagmulktsbelagte frister Delfrist for ferdigstilling av forprosjekt. D VEDERLAGET Det vises til utfylt prisskjema.

7 Vaksdal kommune Side 7 av 9 E ALMINNELIGE VILKÅR E.1 Generelle kontraktvilkår E.1.1 NS 8402: 2010 med endringer NS 8402:2010 med de endringer som er beskrevet i nedenstående punkter, gjelder som generelle kontraktbestemmelser. E.1.2 Offentligrettslige krav (NS pkt ) Følgende tekst gis som tillegg til pkt. 7 "Lønns- og arbeidsvilkår" "Oppdragstaker skal sørge for at ansatte i egen organisasjon og ansatte hos eventuelle kontraktsmedhjelpere, som direkte medvirker til å oppfylle kontrakten, har lønns- og arbeidsvilkår i samsvar med Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter av 8. februar 2008, 5, 2. og 3. ledd. Leder for foretaket er ansvarlig for at denne regelen etterleves." "Alle avtaler som oppdragstaker inngår som innebærer utføring av arbeid under denne kontrakt, skal inneholde tilsvarende krav." "Dersom oppdragstaker ikke etterlever kravene til lønns- og arbeidsvilkår, har oppdragsgjevar rett til å holde tilbake deler av kontraktsummen til det er dokumentert at forholdet er i orden. Oppdragsgjevar kan holde tilbake et beløp tilsvarende ca. to ganger besparelsen for arbeidsgiveren." "Oppdragstaker skal på forespørsel dokumentere at de lønns- og arbeidsvilkår som blir benyttet er i samsvar med overnevnte krav. Dokumentasjonsplikten omfatter også kontraktsmedhjelpere." E.1.3 Timesatsar og honorar (NS 8402 PKT 12.2) NS 8402 pkt annet ledd utgår, og erstattes med følgende tekst: «Timesatsen skal omfatte alle kostnader, eksempelvis sosiale kostnader, administrative kostnader og kontorutgifter, reisetid, reisegodtgjørelse og fortjeneste.

8 Vaksdal kommune Side 8 av 9 Timepriser reguleres iht. SSB indeks for Tabell 0864: Bygningsteknisk konsulentvirksomhet. Første regulering blir ett år etter reguleringsdato som ligger til grunn ved tilbudsfristen. Reise- og oppholdskostnader etter regning. Det forutsettes at det rimeligste alternativ benyttes. Dersom oppdragstaker har oppgitt egne forutsetninger i tilbudsskjema, skal disse legges til grunn for honorar. E.2 Spesielle kontraktvilkår E.2.1 Omfang Prosjektet forventes å utgjøre 50 % av normert arbeidstid for prosjektleiar over prosjektets løpetid. Prosjektleiar har ikke anledning til å ha andre prosjekt som utgjør mer enn 50 % av normert arbeidstid. Oppdragsgjevar skal gis rett til innsyn i prosjektleiars timelister på eventuelle andre prosjekt. E.2.2 Nærvære Prosjektleiar skal være tilstade på Dale, minimum gjennomsnittlig to dager i uken. Stadfortreder skal følge prosjektet slik at stedfortreder kan trå inn på kort varsel ved uforutsette hendelser eller ved stort arbeidspress i dette prosjektet. Det forutsettes at prosjektleiar har arbeidsplass i Heradshuset på Dale i perioder. E.2.3 Bytte av personell Skifte av tilbudt personell aksepteres ikke uten at dette vert godkjent av oppdragsgjevar. Nytt personell skal i så fall ha minst tilsvarende kompetanse for å godkjennes. Eventuelle godkjente skifte av prosjektleiar vil medføre gebyr på kr ,- for oppdragsgjevars ulemper og merarbeid. Unntak fra dette er uforutsette hendelser som eksempelvis langtids sykefravær, graviditet eller dødsfall. E.3 Administrative vilkår E.3.4 Språk Alt materiell som utarbeides i prosjektet skal være på norsk E.3.5 Fullmakter Prosjektleiar kan kun påføre oppdragsgjevar forpliktelser innenfor sin fullmakt angitt av oppdragsgjevar. E.3.6 Korrespondanse All skriftlig kommunikasjon, herunder brev, notater, e-post etc, skal merkes med følgende opplysninger: StanghelleVest og Tetteneset bustadfelt Hva saken gjelder Grad av tilbakemeldinger, evt. tidsfrister for svar/oppfølging

9 Vaksdal kommune Side 9 av 9 E.3.7 Referat Referat skal merkes med prosjektets navn og kontraktsnummer/betegnelse, jf ovenfor. Møtereferat skal innehalde: Møtetype, nummer, dato og stad Deltakere, øvrige mottakere av referat Ansvar for oppfølging av saker, neste møte E.3.8 Lagringsrutinar Prosjektleiar skal sørge for systematisk arkivering av relevante materiale og dokument gjennom heile prosjektet, og dette skal til en hver tid være tilgjengelig for oppdragsgjevar. Vaksdal kommune sitt saksbehandlersystem skal benyttes og være aktivt i bruk under heile prosjekterings og byggefasen. Administrasjonsansvaret for er tillagt prosjektleiar. E.3.9 Fakturabehandling Vaksdal kommune har innført et Web-basert økonomi - og regnskapssystem, Visma. All fakturabehandling skal skje via dette systemet.