Stokke kommune Kontrollutvalget

Transkript

1 Stokke kommune Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Møtested: Møtetidspunkt Rådhuset - Formannskapssalen 2. mars 2016 Kl SAKSLISTE Saksnr 09/16 10/16 11/16 12/ / Terna Godkjenning av møteprotokoller Forvaltningsrevisjon - tilskudd til private barnehager Årsrapport og skatteregnskapet for Stokke kommune Oppfølging av virksomhetskontroll Vear skole Kontroll av arkiv- og journalrutiner Plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Orientering fra Distriktsrevisjonen Årsmelding fra kontrollutvalget Tilsynsrapport Beredskap i Stokke kommune Tilsyn styrerressurs - SU Trekanten barnehage Eventuelt Varamedlemmer får tilsendt innkalling og sakspapirer, men møter kun ved særskilt innkalling. Eventuelt forfall kan meldes til sekretariatet på telefon eller epost tbjorkeslett@deloitte.no Det vil være en enkel servering på møtet. Stokke, 24. februar 2016 Bjørn Auglend Leder Gunnar Hoff Kontrollutvalgssekretær

2 Kontrollutvalget i Stokke kommune SAKSFREMLEGG Saksbehandler: Gunnar Hoff Arkivsak: Sak nr. 09/16 Utvalg: Kontrollutvalget Møtedato: GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL Vedlegg Protokoll fra møte Saksfremstilling Protokollen er i henhold til avtalt praksis sendt ut på epost for godkjenning. Protokollen legges frem for endelig godkjenning og signatur. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget godkjenner protokollen fra møtet Gunnar Hoff Kontrollutvalgssekretær

3 Kontrollutvalget i Stokke kommune PROTOKOLL Møte i kontrollutvalget onsdag , kl Tilstede: Fra kontrollutvalget: Bjørn Auglend, Jahn Magnus Jahnsen, Bjørg Rasmussen, Kari Sverdrup og Jan Semb Døvle Fra sekretariatet: Fra revisjonen: Gunnar Hoff og Birte Jonassen Berg Linn Karlsvik Leder ved Soletunet, Anne-Brit Greff møtte under sak 02/16. Følgende saker ble behandlet; Sak 01/15 Godkjenning av protokoller fra møtene og Protokollene ble gjennomgått og signert i møte. Kontrollutvalgets vedtak (enstemmig): Kontrollutvalget bekrefter vedtakene som ble gjort per epost. Protokoll er enstemmig vedtatt. Protokoll vedtatt mot en stemme. Sak 02/16 Virksomhetskontroll Soletunet Revisjonssjef gjennomgikk og kommenterte hovedpunktene i rapporten. Leder ved Soletunet gav supplerende informasjon om enhetens rutiner og de endringene som vil bli gjennomført. Kontrollutvalgets vedtak (enstemmig): Kontrollutvalget tar rapporten etter virksomhetskontroll ved Soletunet til etterretning. Kontrollutvalget er positiv til at rådmannen i sak til politisk nivå opplyser at rutiner ved Soletunet vil bli endret i samsvar med anbefalingene i rapporten etter virksomhetskontrollen. Sak 03/16 Virksomhetskontroll Vear skole Revisjonssjef gjennomgikk og kommenterte hovedpunktene i rapporten. Spørsmålog kommentarer fra kontrollutvalget ble besvart underveis i orienteringen. Kontrollutvalgets vedtak (enstemmig): Kontrollutvalget tar rapporten etter virksomhetskontroll ved Vear skole til etterretning.

4 Kontrollutvalget er bekymret over de avvik som ble påpekt ved branntilsyn i 2014 og ber om en tilbakemelding på hvordan avvikene er fulgt opp, herunder å få oversendt handlingsplan som er under utarbeidelse. Kontrollutvalget ønsker at rådmannen gir en tilbakemelding til utvalget om kommunens rutiner for kartlegging, vurdering og dokumentasjon av vedlikeholdsbehov for kommunens eiendommer, samt prinsipper for prioritering av vedlikeholdsmidler. Sak 04/16 Rapport sykelønnsrefusjon Revisjonssjef gjennomgikk og kommenterte hovedpunktene i rapporten. Spørsmålog kommentarer fra kontrollutvalget ble besvart underveis i orienteringen. Kontrollutvalgets vedtak (enstemmig): Kontrollutvalget tar rapporten etter sykelønnsrefusjon til etterretning. Kontrollutvalget ber om at revisjonen gir utvalget en tilbakemelding på hvordan kommunen har fulgt opp de enkelte anbefalingene i rapporten. Sak 05/16 Orientering fra Sandefjord Distriktsrevisjon Revisjonssjef gjennomgikk engasjementsbrev og oppsummerte arbeidet med løpende revisjon og enhetskontroller for Kontrollutvalgets vedtak (enstemmig): Kontrollutvalget tar revisjonens orientering til etterretning. Sak 06/16 Overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon Revisjonssjef gjennomgikk og kommenterte hovedpunktene i den overordnede analysen. Spørsmålog kommentarer fra kontrollutvalget ble besvart underveis i orienteringen. Kontrollutvalget drøftet hva som kunne være aktuelle tema for kontrollutvalget å fokusere på i 2016, og hvordan kontrollen skulle utøves inneværende år. Kontrollutvalgets vedtak (enstemmig): Kontrollutvalget ber om at sekretariatet utarbeider et forslag til plan for forvaltningsrevisjon basert på kontrollutvalgets drøftelse og prioriteringer av tema. Sak 07/16 Avtale om sekretariatstjeneste for kontrollutvalget Kontrollutvalget drøftet politisk sak som var oversendt fra rådmannen, om eventuell forlengelse av avtalen om sekretariatstjeneste for kontrollutvalget.

5 Kontrollutvalgets vedtak (enstemmig): Kontrollutvalget er enig i rådmannens innstilling hvor det går frem at: «Avtale med Deloitte AS om kontrollutvalgssekretariatet forlenges og avsluttes Nødvendig etterarbeid etter avtales særskilt.» Sak 08/16 Eventuelt Det ble ikke meldt noen saker under eventuelt. Neste møte i kontrollvalget er onsdag 2. mars 2016, kl Stokke, 13. januar 2016 Bjørn Auglend Leder Jahn Magnus Jahnsen Bjørg O. Rasmussen Kari Sverdrup Jan Semb Døvle Gunnar Hoff Kontroll utva Ig ssekretær

6 Kontrollutvalget i Stokke kommune SAKSFREMLEGG Saksbehandler: Gunnar Hoff Arkivsak: Sak nr Utvalg: Kontrollutvalget Møtedato: FORVALTNINGSREVISJON BARNEHAGERISTOKKE - TILSKUDD TIL IKKE-KOMMUNALE Vedlegg Forvaltningsrevisjon av tilskudd til ikke-kommunale barnehager i Stokke kommune Saksfremstilling BDO har gjennomført et forvaltningsrevisjonsprosjekt i henhold til bestilling fra kontrollutvalget. Formålet med revisjonen har vært å vurdere om kommunen har rutiner som sikrer at tilskuddet bygger på en likeverdig behandling, og om kommunen har gode rutiner for håndtering av eventuelle klager. Forvaltningsrevisjonen er etter sekretariatets vurdering gjennomført i henhold til standard for forvaltningsrevisjon og dekker de problemstillingene som prosjektet ifølge godkjent prosjektplan skulle belyse. Revisor har i rapporten konkludert på følgende problemstillinger som skulle undersøkes: Problemstilling 1 Har kommunen rutiner og system som sikrer at prinsippene i forskrift om likeverdig behandling blir fulgt? Konklusjon: Kommunen har rutiner og system som sikrer likebehandling av de private barnehagene. Beregningene er korrekte og også utmåling av tilskuddene til de private barnehagene, både for 2015 og for 2016 basert på de foreløpige satsene. Problemstilling 2: Har kommunen rutiner for behandling av klager på tilskudd til private barnehager? Konklusjon Kommunen har et godt fungerende system og rutiner for behandling av klager på tilskudd til private barnehager. Representanter fra BDO vil i møtet presentere rapporten og vil kunne svare på spørsmål fra kontrollutvalget.

7 Forvaltningsrevisjonen viser at Stokke kommune har gode rutiner for behandling av tilskudd til ikke-kommunale barnehager og det er derfor ikke fremmet forslag til tiltak om endringer eller forbedringer. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapporten barnehager i Stokke kommune til etterretning. om tilskudd til ikke-kommunale Kontrollutvalget er svært tilfreds med at forvaltningsrevisjonen viser at Stokke kommune har gode rutiner for behandling av tilskudd til ikke-kommunale barnehager og at revisor derfor ikke har funnet grunnlag for å fremme forslag til tiltak om endringer eller forbedringer. Forslag til innstilling: Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten barnehager i Stokke kommune til etterretning. om tilskudd til ikke-kommunale Gunnar Hoff Kontrollutvalgssekretær

8 Kontrollutvalget i Stokke kommune SAKSFREMLEGG Saksbehandler: Gunnar Hoff Arkivsak: Sak nr. 11/16 Utvalg: Kontrollutvalget Møtedato: ÅRSRAPPORT OG SKATTEREGNSKAPET 2015 FOR STOKKE KOMMUNE Vedlegg Årsrapport og skatteregnskap Stokke kommune Hva saken gjelder Skatteoppkreveren i Stokke kommune har utarbeidet og fremlagt årsrapport for 2015 som omhandler sentrale sider ved skatteoppkreverens virksomhet, herunder kompetanse, ressurser og internkontroll. Årsrapporten omfatter også skatteregnskapet og skatteoppkreverens kommentarer og vurderinger av regnskapsposter, samt status og utvikling innenfor sentrale områder av virksomheten. Skatteoppkreveren vil delta under behandlingen av saken for å gi utfyllende informasjon om innholdet i rapporten og vil kunne svare på spørsmål fra kontrollutvalget. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar årsrapporten inklusive skatteregnskapet for 2015 til etterretning. Kontrollutvalget har ikke kommentarer til skatteregnskapet ut over det som fremgår av årsrapporten fra skatteoppkreveren. Gunnar Hoff Kontrollutvalgssekretær

9 Re kommune Stabstjenester Saksbehandler: Direkte telefon: Vår ref.: Arkiv: Deres ref.: Lise Wåden Tandberg /159/16/627 FE-212 Skatt Sør Postboks TØNSBERG Dato: Arsrapport skatteregnskap Stokke Med dette oversendes årsrapport skatteregnskapet 2015 for Stokke kommune inkludert vedlegg. Skulle det være spørsmål, kan undertegnede kontaktes. Med hilsen J8e~~' Lise Wåden Tandberg skatteoppkrever Skatteoppkreveren i Hof, Holmestrand, Re og Stokke Vedlegg: Dok.dato Dok.ID Tittel Arsrapport skatteregnskap Stokke Arsregnskap Stokke 2015 Kopi til: Kontrol-:-lu""'tv-a~1 -e"""t ~i SIoRRe Rådmann Vidar Andersen Økonomisjef Torunn Arset Stokke kommune 3161 STOKKE Postadresse: Besøksadresse: E-post: Postboks 123, 3164 Revetal Regata 2 postmottak@re.kommune.no Telefon: Telefaks: Internett: Bank: Org.nr.:

10 Årsrapport for 2015 Skatteoppkreveren i Stokke kommune Årsrapport år/dato: Skatteoppkreveren i Stokke

11 2 Innhold l. Generelt om skatteoppkreverens virksomhet Skatteoppkreverkontoret Ressurser Organisering '" Ressurser og kompetanse Internkontroll Vurdering av skatteinngangen Total skatte- og avgiftsinngang i regnskapsåret Kommunens andel av skatteinngangen i regnskapsåret Skatteutvalg 5 2. Skatteregnskapet Avleggelse av skatteregnskapet Margin Margin for inntektsåret Margin for inntektsåret Kommentarer til marginavsetningen 6 3. Innfordring av krav Restanseutviklingen Totale restanser og berostilte krav Kommentarer til restansesituasjonen og utviklingen i restanser Restanser eldre år Kommentarer til restanser og restanseoppfølgingen for eldre år Innfordringens effektivitet, Vurdering av kontorets resultat pr Vurdering av sammenheng mellom aktivitet og resultat Omtale av spesielle forhold Kontorets eventuelle tiltak for å bedre effektiviteten i innfordringen Sæmamskompetanse 9 4. Arbeidsgiverkontroll Organisering av arbeidsgiverkontrollen Planlagte og gjennomførte kontroller Resultater fra arbeidsgiverkontrollen Vurdering av arbeidsgiverkontrollen Samarbeid med andre kontrollaktører Gjennomførte informasjonstiltak 10 Arsrapport år/dato: Skatteoppkreveren i Stokke

12 3 1. Generelt om skatteoppkreverens virksomhet 1.1 Skatteoppkreverkontoret Regjeringen fremmet i 2015 forslag om statliggjøring av de kommunale skatteoppkreverne; både i forbindelse med revidert nasjonalbudsjett før sommeren og i forslag til statsbudsjett i høst. Begge gangene gikk Stortinget i mot regj eringens forslag. Dersom forslaget hadde gått igjennom ville det betydd en vesentlig omorganisering, med en betydelig reduksjon i antall skatteoppkreverkontorer (fra 288 til33) og en dramatisk reduksjon i antall stillinger. Usikkerheten omkring fremtidig arbeidssted og arbeidsoppgaver har i lange perioder i 2015 påvirket og forstyrret de daglige oppgavene med innkreving, arbeidsgiverkontroll og regnskapsfører. Undertegnede har sittet som leder av Norges kemner- og kommuneøkonomers forbund avd. Vestfold hele året og har vært med å bidra i arbeidet med å overbevise politikerne på Stortinget om ikke gå for regjeringens forslag om statliggjøring. Vi håper på et roligere år, i så måte, for Ressurser Ressu rsfordeling Arsverk %-andel fordelt Antall årsverk ved skatteoppkreverkontoret som kun er benyttet 7 til skatteoppkreverfunksionen i reanskaosåret 100 % Ressursbruk ved skatteoookreverkontoret, fordelinq av årsverk... _---- _... _- skatterecnskec 2 29 % Innfordring av skatt og arbeidsgiveravgift 2,8 40 % Arbeidsgiverkontroll 1,9 27 % Informasjon og veiledning overfor skatte- og avgiftspliktige 0,1 1 % Og regnskapsførere/revisorer Skatteutvalg O O % Administrasion 0,2 3 % (Andel fordelt skal være 100 %) Sum 100 % Organisering Fra ble det opprettet et felles skatteoppkreverkontor for kommunene Hof, Holmestrand og Re. Fra tiltrådte også Stokke kommune dette samarbeidet. Kontoret er lokalisert til Re kommune og har følgende bemanning: Lise Wåden T andberg Skatteoppkrever I I I I I I I Maria Sommer Linda E. Johansen Steinar Strand Monica Fimreite Ole Sundhaug Morten Johansen Saksbehandler Nestiederi Konsulent Konsulent Konsulent 1. konsulent Skatteregnskap Konsulent Kontrollør Kontrollør Skatteregnskap Innfordring Innfordring Årsrapport år/dato: Skatteoppkreveren i Stokke

13 Ressurser og kompetanse Det er skatteoppkreverens vurdering at det har vært tilstrekkelig med ressurser i 2014 til å løse de oppgaver som er pålagt. De ansatte ved kontoret har betydelig erfaring fra mange års arbeid innenfor skatteområdet og annet relevant arbeid. Det har i 2015 vært deltakelse på kurs/opplæring i regi av Skatt Sør, Skattedirektoratet, Oslo kemnerkontor og Norges kemner- og kommuneøkonomers forbund. 1.2 Internkontroll For å kunne ivareta internkontrollen har skatteoppkreveren begrenset tilganger og fullmakter i skatteregnskapssystemet Sofie til det som er nødvendig. Rollesettt er satt opp og autorisasjon i bank er gitt i henhold til ny skatteoppkreverinstruks av Det er utarbeidet rutinebeskrivelser for områdene omtalt i SKD's brev av Rutinebeskrivelsene er oversendt Skatt Sør. 1.3 Vurdering av skatteinngangen Total skatte- og avgiftsinngang i regnskapsåret Sum Ukvider Skyidig skattekreditorene s Skyldig andre Innestående margin Udisponert resultat -3-2 Arbeidsgiveravgift Kildeskatt m.v % til stat O Personlige skatteytere Selskapsskatt Renter Innfordring Sum Fordelt til Folketrygden - arbeidsgiveravgift Fordelt til Folketrygden - medlemsavgift Fordelt til Fylkeskommunen Fordelt til kommunen Fordelt til Staten Krav som er ufordelt 1 O Videresending plassering mellom kommuner Sum Sum totalt O O O Årsrapport år/dato: Skatteoppkreveren i Stokke

14 1.3.2 Kommunens andel av skatteinngangen i regnskapsåret Kommunens andel av skatteinngangen i 2015 ble på kr Dette er en økning på kr i forhold ti Budsjettert skatteinngang for 2015 i kommuneregnskapet er på kr Økningen i kommunens andel av de totale skatteinntektene er på 6,6 %, mens landsgjennomsnittet lå på en økning på 5,9 % De totale innbetalte skatter/avgifter til Stokke kommune hadde en økning fra 1 189,4mill i 2014 till 236,2 mill i 2015 dvs. 46,8 mill kr - 3,9 %. Gjennomsnittet i Vestfold lå på 6,9 % mens landet hadde en nedgang på 5,2 % Skatteutvalg I henhold til den nye skattebetalingsloven ble det kommunale skatteutvalg erstattet avet skatteutvalg for hver region fra Det er, fra Stokke kommune, sendt l sak til det regionale skatteutvalg i Skatteregnskapet 2.1 Avleggelse av skatteregnskapet Skatteoppkreveren i Stokke kommune bekrefter at skatteregnskapet for 2014 er ført, avstemt og avlagt i samsvar med gjeldende forskrifter og retningslinjer, jf. Instruks for skatteoppkrevere 3-1. Det er, i 2015, mottatt 2 pålegg og 1 anbefaling etter stedlig kontroll av skatteoppkreverfunksjonen for kommunene Hof, Holmestrand, Re og Stokke. Årsregnskapet for 2015 følger som vedlegg til årsrapporten, og er signert av skatteoppkreveren. 2.2 Margin Ved hvert periodeoppgjør (månedlig) i inntektsåret skal det holdes tilbake en bestemt prosent av innbetalt forskuddstrekk og forskuddsskatt som margin. Slik margin er innestående på bankkonto for skatt. Marginen skal helt eller delvis brukes til oppgjør med skatteytere som rar overskytende forskudd (til gode) ved skatteavregningen. Deretter foreles gjenstående margin til skattekreditorene; staten, kommunen og fylket. Marginprosenten fastsettes av kommunestyret etter forslag fra skatteoppkreveren. Prosenten skal være minimum 8 % og bør ikke overstige 12 %. Grunnlaget for beregningen skal være forholdet mellom overskytende og totalt utlignet beløp for personlige skatteytere i kommunen de tre nærmest foregående skatteoppgjørene. Årsrapport år/dato: Skatteoppkreveren i Stokke

15 Margin for inntektsåret 2014 Innestående margin for inntektsåret 2014, pr For mye avsatt margin for inntektsåret 2014 kr kr Marginprosent Prosentsats marginavsetning: 10 %. Gyldig fra: Margin for inntektsåret 2015 Marginavsetning for inntektsåret 2015 pr kr Gjeldende prosentsats marginavsetning: 10 %. Gyldig fra: Kommentarer til marginavsetningen Marginavsetningen for 2014 viste seg å være tilstrekkelig. Prosentsatsen er fortsatt for %. I og med det var en solid overskytende marginavsetning for 2014 vurderes derfor, på det nåværende tidspunkt, ikke å endre avsetningsprosenten. Gjeldende prosentsats: 10 % 3. Innfordring av krav 3.1 Restanseutviklingen Totale restanser og berostilte krav Restanse Herav Restanse Herav Endring i Endring i berostilt berostilt restanse berostilt Skatteart restanse restanse restanse Reduksjon (-) Reduksjon (-) Øknina (+) Øknina (+) Sum restanse O pr. skatteart Arbeidsgiveravgift O Artistskatt O O O O O O Forsinkelsesrenter O O O Forskuddsskatt O O O O Forskuddsskatt O O O person Forskuddstrekk O Gebyr O O O O o O Innfordrinasinntekter O Inntekt av summarisk O O O O O O fellesooooiør Kildeskatt O O O O O O Restskatt O O O Restskatt person O O O Sum restanse O O O O diverse krav Diverse krav O O O O Sum restanse O O O pr. skatteart inkl. diverse krav Årsrapport är/dato: Skatteoppkreveren i Stokke

16 3.1.2 Kommentarer til restansesituasjonen og utviklingen i restanser Den gledelige nedgangen i de totale restansene har fortsatt i Fra utgangen av 2014 til utgangen av 2015 gikk de totale restansene ned med kr Dette gjelder først og fremst nedgang i restanser på restskatt upersonlige skatteytere og forskuddsskatt personlige. Bare de tre siste årene har de totale restansene hatt en nedgang på kr Etter skatteoppkreverens vurdering, kommer dette som et positivt resultat av flyttingen avansvaret for skatteoppkreverfunksjonen. Det "nye" kontorets arbeidsmåte ved at vi kommer i tett dialog med skatteytere, enten via telefon eller når vi er ute på utleggsforretninger klarer vi, veldig ofte, å hjelpe skatteytere med å firme løsninger. Dette vises også på innfordringsresultatene (se punkt 3.2). Det har vært en økning i utlignet skatt, personlige skatteytere, fra 819,98 mill for 2013 til 846,5 mill for Samtidig har sum kravarbeidsgiveravgift hatt en nedgang fra 278,8 mill i 2014 til 277,8 i Det er totalt avskrevet/ettergitt krav for l hvorav kr er postering av avskrivninger i konkursbo/dødsbo uten dekning Restanser eldre år Inntektsår Sum restanse Herav skatteart (debet) "Restskatt - person" XX _..._ _..._ Kommentarer til restanser og restanseoppfølgingen for eldre år Kontoret har gjermomgått rapporten "Restanseliste-forelda krav" dato t.o.m og sikret at krav ikke foreldes uten at det er iverksatt tiltak/vurderinger. Antall krav som var foreldet pr : 3 Samlet beløp påkrav som var foreldet pr : kr Innfordringens effektivitet Kontoret oppnådde følgende resultater pr på de skatte-/avgiftsarter der det var fastsatt konkrete styringsmål av Skatt sør: (Andel irmbetalt i % i forhold til sum krav) Skatte-/avgiftsart Resultat Mål Resultat Mål Forskuddsskatt, 99,24 99,60 99,66 99,00 person Forskuddstrekk 99,99 99,90 99,96 99,90 Arbeidsgiveravg. 99,93 99,90 99,90 99,90 Restskatt, person 94,36 96,00 97,46 97,00 Andelinnfordret 55,96 65,00 81,94 70,00 restskatt, person av sum krav til irmfordr. F orskuddsskatt,{ firma) 99,98 99,90 100,00 99,90 Restskatt, (finna) 99,71 99,30 96,29 99,50 7 Årsrapport år/dato: Skatteoppkreveren i Stokke

17 3.2.1 Vurdering av kontorets resultat pr Til de oppnådde resultater har undertegnede følgende kommentarer. Som det fremgår av tabellen under punkt 3.2 er de alle fleste resultatkrav oppnådd, med unntak av de for personlige skatteytere. Årsaken til manglende måloppnåelse her er at det sensommeren 2015 ble foretatt etterligninger på flere skatteytere, som til sammen fikk ca i restskatt for Disse utgjør ca 40 % av aktive restanser på Vurdering av sammenheng mellom aktivitet og resultat På bakgrunn av de oppnådde resultater av innfordringen, må det kunne sies at det har vært iverksatt riktig innfordringstiltak til riktig tid, som enkeltvis har bidratt til at oppgjør har skjedd så hurtig og effektivt som mulig. Skatteoppkreveren er av den oppfatning at det er viktig å oppnå dialog med skattepliktige som har forfalte utestående restanser. Når den skattepliktige tar kontakt for en nedbetalingsavtale fordi vedkommende har betalingsvansker vises det betalingsvilje. Skatteoppkreveren må da foreta en skjønnsmessig vurdering av hvilket innfordringstiltak som er riktig. Skatteoppkreveren mener den praksisen som nå blir benyttet ved det nyetablerte Skatteoppkreverkontoret er med på å bygge opp et positivt omdømme for hele skatteetaten. Det er i 2015 inngått 1 betalingsavtale mens det er sendt 182 pålegg om trekk. Det mottatt og behandlet 7 bistandsanmodninger fra andre skatteoppkrevere og det er foretatt 285 motregninger for interne og eksterne krav. Det er sendt 13 varsel før tvangssalg/tvangsdekning hvorav 5 har gått til begjæring om tvangssalg/tvangsdekning. Det er meldt krav i 11 konkurser begjært av andre. Skatteoppkreveren i Stokke har sendt 4 begjæringer om konkurs i Omtale av spesielle forhold Skatteoppkreverkontoret har, i samarbeid med skattekontoret, de siste årene gjort enjobb i forkant av ligning med tanke på å få flest mulig til å levere selvangivelse og dermed unngå skjønnsligninger. Høsten ble denne samarbeidsrutinen omarbeidet slik at skattekontoret skulle foreta all purringlkontakt med skatteyterne. Vi skulle kun bistå med informasjon vi hadde. Vi konstaterer at andel skjønnsligninger har økt betraktelig, som følge av endrede rutiner. Fra å ha andel skjønn på 2,9 % (0,8 mill) er det denne høsten andel skjønn på 6,5 % (1,9 mill). Det er for tidlig å si hvorvidt dette vil påvirke innfordringsresultatet neste år. Dersom det skulle vise seg at det blir tilfellet, ønsker vi å gå tilbake til den tidligere samarbeidsrutinen hvor vi tok større del i å få skatteytere til å sende inn selvangivelse og næringsoppgave. Det jobbes også med å ta tak i vanskeligstilte skatteytere med bl.a. personlige konkurser bak seg. Det å få disse vanskeligstilte i tale er av stor betydning for resultatene Kontorets eventuelle tiltak for å bedre effektiviteten i innfordringen Ved opprettelsen avet det felles skatteoppkreverkontor ble det forsøkt å ta det beste fra de tre tidligere kontorene, og samlet dette til felles effektive rutiner, som kan være med på å bedre innfordringsresultatene. Dette har vist seg å være en suksess. Vi ser også at det gode omdømme vi har jobbet for å opparbeide oss nå virkelig kan sies å viser resultater. Disse gode/effektive rutiner er nå videreført til også å gjelde skatteoppkreverfunksjonen i Stokke. Skatteoppkreveren er av den oppfatning at de innforingsresultatene vi nå har oppnådd for viser at rutiner og arbeidsmetoder er effektive og gir svært gode resultater. Årsrapport år/dato: Skatteoppkreveren i Stokke

18 3.3 Særnamskompetanse Det ble i 2015 avholdt 58 utleggsforretninger i Stokke kommune for ubetalte skatter. Det ble imidlertid sendt 155 varsler om utleggsforretning. Dette har medført en gebyrinntekt til Stokke kommune på kr for Arbeidsgiverkontroll Skatteoppkreverkontoret er innvilget tillatelse til å rapportere kontroller samlet for de fire kommunene. Stokke kommune hadde en avtale med Sandefjord kemnerkontor om utførelse av arbeidsgiverkontroll. Dette ble avsluttet i l. august Organisering av arbeidsgiverkontrollen Skatteoppkreverkontoret skal i gjennomføre den stedlige arbeidsgiverkontrollen (bokettersyn) blant arbeidsgiverne i kommunene. Den kontormessige kontroll som løpende avstemning av skattetrekk og arbeidsgiveravgift, samt kontroll og avstemning av årsoppgavene blir også utført ved skatteoppkreverkontoret. Videre er det skatteoppkreverens ansvar å informere og veilede nyetablerte arbeidsgivere. Skattekontoret har etter forslag fra skattedirektoratet fastsatt et resultatkrav på minimum 5 % kontroll av antall arbeidsgivere i kommunen. Kontrollplanen er satt opp med en klar målsetning om å oppfylle dette kravet. Skatteoppkreveren har i 2015 hatt fokus på å ta i bruk det nye kontrollsystemet KOSS på alle typer kontroller, også Personallistekontroller (PLK). Kontrollobjektene er bl.a. hentet ut i fra lister fra Datavarehuset og i tillegg tips/erfaringer gjennom Når det gjelder kandidater for PLK kontroll mottok vi en liste fra Skatt Sør på disse. Skatteoppkreverkontoret har en meget positiverfaring med hensyn til samarbeid om kontroller med etater som Biltilsyn, Arbeidstilsynet og NAV. Vi er inne med ressurser i Akrim samarbeidet. Både med en kontrollør i operativ gruppe og undertegnede i strategisk gruppe. Begge sitter som representanter for alle skatteoppkreveme i Vestfold. Skatteoppkreveren finner det hensiktsmessig at det ved behov blir avholdt kontroll av konkursboer. 4.2 Planlagte og gjennomførte kontroller Antall planlagte kontroller for 2015: 75 Som utgjør: 5 % av totalt antallleverandører av L TO i kommunen. Antall gjennomførte kontroller 2015: 117 Som utgjør: 7,9 % av totalt antall leverandører av LTO i kommunen. Antall gjennomførte kontroller i 2014: 74 Årsrapport år/dato: Skatteoppkreveren i Stokke

19 4.3 Resultater fra arbeidsgiverkontrollen Det har i 2015 vært gjennomført 117 kontroller, hvorav 23 PLK kontroller, ved kontoret. Dette har avstedkommet forslag til økning av grunnlag for arbeidsgiveravgift med kr og forslag til økning av inntektsgrunnlag med kr Vurdering av arbeidsgiverkontrollen Som det fremgår av rapporteringen har kontoret oppnådd lagt over målsettingen med å kontroliere 5 % av arbeidsgiverne i de fire kommunene Hof, Holmestrand, Re og Stokke. Hele 7,9 % av arbeidsgiverne i de fire kommunene har blitt kontrollert. Dette er meget bra! 4.5 Samarbeid med andre kontrollaktører Vi har i 2015 hatt feiles kontroller i samarbeid med både Arbeidstilsynet, NAV, Skatteetaten og Biltilsynet. Det ble i mai 2015 igangsatt et omfattende og spennende A-krim prosjekt i Skatt sør hvor kontoret er inne med flere ressurser. KontrolIør hos oss, Steinar Strand, er i operativ gruppe og undertegnede i strategisk gruppe. Begge som representanter for skatteoppkreverkontorene i Vestfold. 4.6 Gjennomførte informasjonstiltak V år veiledning til arbeidsgivere gis i hovedsak kun ved henvendelse hit, men relevant informasjon søkes også meddelt i andre sammenhenger, for eksempel i forbindelse med purringer/innfordringsarbeidet generelt og ved kontroll av terminoppgaver og lønns- og trekkoppgaver. Det er utarbeidet et enkelt informasjonsbrev som blir sendt ut til alle nyregistrerte foretak i de fire kommunene utgjorde dette 196 foretak totalt. Alle disse er tilskrevet i De nyregistrerte i 2015, totalt 174, er også tilskrevet i Sted/dato: Re, Skatteoppkreveren i l Hof, Holmestrand, ~. Re og Stokke Vedlegg: Årsregnskapet for signert av skatteoppkreveren. Årsrapport år/dato: Skatteoppkreveren i Stokke

20 Arsregnskap kommune - sammendrag Utvalgskriterier; Komm nr; '0720', Ar: '2015', Hovedbokstype : 'k' Valgtår Forrige år likvider Skyldig skattekreditorene Skyldig andre Innestående margin Udispenert resultat -3-2 Sum O O Arbeidsgiveravgift Kildeskatt mv - 100% stat Personlige skatteytere Upersonlige skatteytere Renter Innferdring Sum -i Fordeli til F?lketrygden - arbeidsgiveravgift ) Fordelt til Folketrygden - medlemsavgift Fordel! til Fylkeskommunen Fordeli til kommunen FordellIiI Stalen Krav som er ufordelt O Videresending plassering mellem kommuner Sum Sum totalt O O ) 7e \ ~~.a\ lb Skatteoppkreveren i Hof, Holmestrand, ~ke eke w.1~<r Dato: Arsregnskap kommune - sammendrag Side 1

21 Kontrollutvalget i Stokke kommune SAKSFREMLEGG Saksbehandler: Gunnar Hoff Arkivsak: Sak nr. 12/16 Utvalg: Kontrollutvalget Møtedato: OPPFØLGING A V VIRKSOMHETSKONTROLL VEAR SKOLE Sakspapirene vil bli ettersendt

22 Kontrollutvalget i Stokke kommune SAKSFREMLEGG Saksbehandler: Gunnar Hoff Arkivsak: Sak nr Utvalg: Kontrollutvalget Møtedato: KONTROLL AV ARKIV-OG JOURNALRUTINER Vedlegg Revisors rapport - vurdering av arkivtjenesten, 25. januar 2016 Hva saken gjelder Kontrollutvalget ba i sak revisjonen gjennomgå kommunens arkiv- og journalførings rutiner og vurdere disse opp mot krav i arkiv- og offentlighetsloven, samt komme med forslag til forbedringer. Sandefjord Distriktsrevisjon har med utgangspunkt i kontrollutvalgets vedtak, vurdert om Stokke kommune har etablert rutiner og system som sikrer at dokumenter i kommunen blir behandlet i tråd med aktuelle lover og forskrifter for området. Revisjonens hovedkonklusjon er at kommunen har etablert arkiv- og journalføringsrutiner i tråd med arkiv- og offentlighetsloven. Det fremgår videre at etterlevelse, oppfølging og kontroll er sentralt for å sikre kvaliteten i kommunens arkiv og at dette ansvaret ligger på den enkelte saksbehandler og leder. Revisjonen presiserer at de ikke har vurdert kvalitet i etterlevelsen av enkeltsaker, men utelukkende vurdert Stokke kommunes rutiner opp mot etablert lovverk. Det fremgår av rapporten at kommunens arkivplan er oppdatert, med unntak av siste avlevering til depotinstitusjon (IKA Kongsberg) og politisk organisering etter valget, men at det arbeides med oppdatering av dette på nåværende tidspunkt. For øvrig vil vi trekke frem følgende observasjoner og vurderinger i rapporten: System Stokke kommune benytter sak- og arkivsystemet Web-sak. Systemet er et fullverdig sak- og arkivsystem og er godkjent etter NOARK5 standarden. Systemet har de funksjonaliteter Stokke kommune har behov for, er satt opp for å passe kommunens organisering og imøtekommer alle lovkrav som stilles til sak- og arkivsystemer. Systemet er ikke direkte integrert i kommunens e-post system, men bygger på at den enkelte ansatte må gjøre en vurdering av hvorvidt mottatt epost er arkivverdig og deretter importere

23 mottatt e-post til sak- og arkivsystemet. Dette fordrer at den enkelte saksbehandler har kompetanse til å gjøre korrekte vurderinger og er nøye med å følge etablerte rutiner og registrere arkivverdig post uten unødig opphold Rutiner Stokke kommune har ikke egne rutiner som avgrenser hva som skiller arkivverdige dokumenter fra andre dokumenter. Denne vurderingen er lagt til den enkelte saksbehandler basert på arkivloven med forskrifter. Kommunens rutiner angir ingen frist for når dokumentet skal journalføres, men fastsetter at det ikke skal påbegynnes produksjon av utgående dokumentasjon i en sak før inngående dokumentasjon er journalført. Arkivloven med forskrift gir heller ikke en absolutt frist for journalføring, men veiledninger og uttalelser på området fastsetter at det skal skje fortløpende og uten ugrunnet opphold. Revisjonen registrerer at Servicekontoret har rutiner som ivaretar journalføring enten samme virkedag eller maksimalt innenfor tre dager, og at saksbehandlere er kjent med forventningen til journalføring uten ugrunnet opphold. Revisjonen anbefaler at kommunen fastsetter en frist for journalføring innen tre virkedager i sine interne rutiner. Saksbehandling og kontroll Når en saksbehandler registrerer en sak, vil denne legge seg i en mappe i Web-sak, Denne mappen gjennomgås av Servicekontoret før journalføring. Kontrollen som da gjøres er på et overordnet nivå i forhold til tekst og andre opplagte feil i gradering og/eller sakshenvisning. Det er således en kontroll før offentliggjøring av dokumenter fra saksbehandler. Når saksbehandler påbegynner sak i Web-sak, får saken status «R» (reservert av saksbehandler - under arbeid). For at saken skal ferdigstilles ogjournalføres, krever det aktiv handling fra saksbehandler gjennom oppdatering i Web-sak, Ved vår kontroll er det avdekket et relativt høyt antall saker med kode «R» i Web-sak. Dette kan enten skyldes at: Saksbehandler har opprettet sak, men blir oppmerksom på at det allerede er registret sak og journalfører på denne. Det gis ikke beskjed til Servicesenteret at opprettet sak skal slettes. At det er saker som tar lang tid å behandle. At det er saker som er ferdigbehandlet som ikke er oppdatert. Revisjonen anbefaler at arkivleder innfører en fast månedlig kontroll med antall saker registret med «R» i Web-sak for å sikre at systemet til enhver tid er oppdatert i forhold til at ferdigstilte dokumenter journalføres. Arkivleder og servicekontoret opplyser at arbeidet med å følge opp alle saker med status <<R» allerede er påbegynt. Dette er viktig for å sikre at arkivet Stokke kommune avslutter er komplett. Publisering Registret post er tilgjengelig via postlister på kommunes nettside. Det gir publikum tilgang til å bestille dokumenter det er ønsket innsyn i. Publisering av postlister gjøres løpende og daglig. Stokke kommune har valgt å legge inn en automatisk forsinkelse på tre dager fra Servicekontoret godkjenner postlisten for publisering til den faktisk blir publisert. Hensikten med dette er å gi saksbehandlere og Servicekontoret mulighet til å kvalitetssikre at dokumentasjon unntatt offentlighet ikke publiseres. Kommunens praksis er etter revisjonens vurdering i tråd med offentlighetsloven, og gir en trygghet knyttet til at opplysninger unntatt offentlighet ikke publiseres.

24 Utfordringer Stokke kommunes folkevalgte, inkludert ordfører har ikke tilgang til Web-sak. Dokumenter fra folkevalgte kan oversendes Servicekontoret for journalføring. Alle dokumenter som utarbeides til folkevalgt behandling er registrert i Web-sak. Servicekontoret har ansvar for dette, og er møtesekretær i ulike utvalg. Vurdering av skillet mellom politikk og administrasjon er en utfordring. Folkevalgte må gjøre en vurdering av hvilken dokumentasjon som er arkivverdig mot det som er å anses som politisk korrespondanse. Servicekontoret kan bistå med råd og veiledning, og det vil være opp til de folkevalgte selv å melde inn det som oppfattes som arkivverdig dokumentasjon. Det er etter revisjonens oppfatning tilfredsstillende at folkevalgte gis anledning til journalføring gjennom Servicekontoret. Dette er både av praktiske hensyn i forhold opplæring og tilgangsstyring, og kvalitetssikring av dokumenter som journalføres. Det er imidlertid også her viktig at folkevalgte er sitt ansvar bevisst og har kompetanse til å gjøre vurdering av arkivverdighet. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar revisors rapport etter vurdering av arkivtjenesten til etterretning. Kontrollutvalget er tilfreds med at kommunen, etter revisjonens vurdering, har etablert arkiv- og journalføringsrutiner i tråd med arkiv- og offentlighetsloven. Kontrollutvalget registrerer samtidig at det er utfordringer knyttet til å sikre fullstendig og korrekt håndtering aveposter, og at korrekt praktisering av rutinene forutsetter at den enkelte som produserer arkivverdig materiale har kompetanse og er sitt ansvar bevisst. Kontrollutvalget vil derfor understreke betydningen av at kommunen løpende følger opp at etablerte arkiv- og journalføringsrutiner etterleves i praksis. Gunnar Hoff Kontrollutvalgssekretær

25 Sandefjord Distriktsrevisjon Til Kontrollutvalget, Stokke kommune Kopi: rådmann, ass.rådmann, arkivleder REVISORS RAPPORT - VURDERING AV ARKIVTJENESTEN 1. INNLEDNING Kommuner og offentlige organer har ansvar for å dokumentere sin egen aktivitet både i et kortsiktig og et langsiktig perspektiv. I tillegg har arkivene en samfunnsmessig betydning for demokratisk aktivitet, forskning og kulturell virksomhet. En velfungerende post journal og arkivordning er grunnleggende forutsetninger for å ivareta dette. 1.1 Mandat Kontrollutvalget i Stokke kommune fattet i sak 48/15 følgende vedtak: «Kontrollutvalget ber om at revisjonen gjennomgår kommunens arkiv- og journalføringsrutiner og vurderer disse opp mat krav i arkiv- og offentlighetsloven, samt kommer med forslag til forbedringer.» Sandefjord Distriktsrevisjon har med utgangspunkt i overnevnte vedtak, vurdert om Stokke kommune har etablert rutiner og system som sikrer at dokumenter i kommunen blir behandlet i tråd med aktuelle lover og forskrifter for området. 1.2 Avgrensning Det presiseres at gjennomgangen er begrenset til vurderingen av hvorvidt etablerte rutiner er i tråd med gjeldene lowerk. Etterlevelse i form av kontroll avenkeitsaker er ikke vurdert. Vårt arbeid er utført med utgangspunkt i ISRS 4400, Avtalte kontrollhandlinger. 2. SENTRALE LOVBESTEMMELSER 2.1 Beskrivelse av regelverket Vår gjennomgang er utført med utgangspunkt i kommuneloven, offentlighetsloven, forvaltningsloven og arkivloven, som med forskrifter er sentrale lover i denne vurderingen, i tillegg er kommunens interne rutiner og regler på området gjennomgått. Overordnet ansvar og innsynsrett reguleres i kommuneloven og offentlighetsloven. Kommuneloven fastsetter i 23, nr 2 at det er administrasjonssjefens ansvar å sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende

26 Sandefjord Distriktsrevisjon kontroll. Rådmannen i Stokke kommune har således det overordnede ansvaret for kommunens arkivordning. Krav til arkiver regulert i arkivloven med tilhørende forskrift. Arkivloven 6 fastsetter kommunens plikt som følger: Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse sko/ vera ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskje/der for samtid og ettertid. Forskrift til arkivloven gir mer konkrete krav til kommunens arkiv: 2-l.0rganisering avarkivarbeidet Arkivarbeidet i ett offentleg organ skal som hovudrege/ utferast av ei eiga eining, ei arkivteneste, under dag/eg leiing av ein orkivansvorleq. Arkivtenesta ska/ vere felles for organet. Dersom ikkje sær/ege omsyn ti/seier noko anna, skal ha vere underlagd den administrasjonseininga som har ansvaret for organets feltessaker. 2-2.Arkivp/an Eit offent/eg organ skal til kvar tid ha ein ajourført sam/ep/an, ein arkivplan, som viser kva arkivet omfattar og kor/eis det er organisert. Arkivplanen ska/ også vise kva s/ags instruksar, reg/or, p/anar m. v. som gjeld for arkivarbeidet. Offentlighetsloven 3 og kommunelovens 4 krever at kommunen aktivt legger til rette for innsyn i kommunens saksbehandling. Basert på de krav lovverket setter har vi i vår gjennomgang valgt å vurdere om Stokke kommune ivaretar følgende: Kommunen skal ha egen arkivtjeneste med en arkivansvarlig Kommunen skal ha en arkivplan eller tilsvarende som ivaretar lovverket Kommunen skallegge til rette for innsyn 3. KOMMUNENS ORGANISERING 3.10rganisering Det er servicekontoret i Stokke kommune som har ansvar for arkiv- og journalføring. Servicekontoret er organisert under «Organisasjonsstab» ledet av personal- og organisasjonssjef med rådmann som øverste leder. Servicekontoret ledes av Jahn Pettersen, som er arkivleder for kommunen. Stokke kommune har, basert på eksisterende organisering, etablert en egen arkivtjeneste med en arkivleder, hvilket er i tråd med kravene i forskrift til arkivloven 2-1. Stokke kommune er medeier i IKA Kongsberg. IKA Kongsberg er et interkommunalt selskap, og selskapets fulle navn er Interkommunalt arkiv for Buskerud, Vestfold og Telemark IKS. IKA Kongsbergs hovedoppgave er å legge forholdene til rette for eiernes rasjonelle, funksjonsdyktige og 2

27 Sandefjord Distriktsrevisjon effektive gjennomføring av arkivlovens intensjoner og bestemmelser, samt å bevare og formidle deponerte arkiver som har rettslig, forvaltningsmessig og kulturell verdi. Kommunen har de siste årene benyttet rådgivning fra IKA Kongsberg til blant annet å utvikle arkivplan og anskaffelse av nytt sak- og arkivsystem, Web-sak. Nå benyttes selskapet hovedsakelig som depotleverandør og som rådgiver ved arkivfaglig spørsmål. IKA Kongsberg benyttes også som rådgiver for anskaffelse av nytt arkivsystem i nye Sandefjord kommune. 3.2 System Stokke kommune benytter sak- og arkivsystemet Web-sak. Systemet er et fullverdig sak- og arkivsystem og er godkjent etter NOARKS standarden. Det er mange kommuner som benytter dette systemet, som leveres av Acos. Systemet har de funksjonaliteter Stokke kommune har behov for, er satt opp for å passe kommunens organisering og imøtekommer alle lovkrav som stilles til sak- og arkivsystemer. Alle kommunens medarbeidere, som håndterer dokumenter som omfattes av offentlighetsloven og arkivloven m/forskrift, har tilgang til Web-sak. Systemet er ikke direkte integrert i kommunens e-post system, men bygger på at den enkelte ansatte må gjøre en vurdering av hvorvidt mottatt epost er arkivverdig og deretter importere mottatt e-post til sak- og arkivsystemet. Saksbehandler kan trykke seg fra epost-systemet og inn i Web-sak for registering avepost. Kommunen og saksbehandlere mottar mye e-post som ikke er arkivverdig. Dette fordrer at den enkelte saksbehandler har kompetanse til å gjøre korrekte vurderinger og er nøye med å følge etablerte rutiner og registrere arkiwerdig post uten unødig opphold. 3.3 Ansvarsfordeling Servicekontoret har ansvar for all post som sendes til Stokke kommune og på e-post «postmottak@stokke.kommune.no». Servicekontoret fører post daglig, og all arkivverdig post føres normalt sett samme dag som den mottas. I perioder med ferie kan det være noe lengre behandlingstid (maksimalt tre dager). Saksbehandler er selvansvarlig for vurdering og eventuelt registering ave-post som kommer direkte til han eller henne. Saksbehandler må selv vurdere om den mottatte e-posten er å anse som sakspost til kommunen. Servicekontoret bistår den enkelte saksbehandler der det er tvilom et dokuments arkiwerdighet, basert på forespørsel fra saksbehandler. Revisjonen vurderer ansvarsfordelingen som hensiktsmessig. Servicekontoret har tilstrekkelig kapasitet til å håndtere post til kommunen, samt bistå saksbehandlere ved spørsmål. Vår gjennomgang viser at saksbehandlere tar kontakt for å diskutere enkeltsaker. Det er ikke mulig for Servicekontoret å ha oversikt over epost som sendes direkte til saksbehandler, og ansvaret for vurdering av dette ligger derfor på den enkelte saksbehandler. 3

28 Sandefjord Distriktsrevisjon 4. KOMMUNENS RUTINER OG PRAKSIS 4.1 Arkivplan Stokke kommune har etablert en arkivplan basert på mal fra IKA Kongsberg, og den er utarbeidet med bistand fra rådgivere i IKA Kongsberg. Kommunens arkivplan er i tråd med lowerkets krav, og er elektronisk tilgjengelig via arkivplan.no. Det er arkivleders ansvar å holde arkivplanen oppdatert. Vår kontroll viser at arkivplanen er oppdatert, med unntak av siste avlevering depotinstitusjon (IKA Kongsberg) og politisk erganisering etter valget. Det arbeides med oppdatering av dette på nåværende tidspunkt. Kommunen har i tillegg til arkivplanen utarbeidet: En brukerveiledning for den enkelte saksbehandler. Brukerveiledningen er kort og praktisk, og gir en stegvis oversikt over hvordan personlig mottatt epost skal importeres til kommunens sak- og arkivsystem. Rutiner for dokumentforvaltning i mappe på kommunens fellesområdet. Arbeidsfordeling for ansatte på servicekontoret. Dette er en fordeling av ulike arbeidsoppgaver knyttet til registering av arkiwerdig post. 4.2 Rutiner Kommunens rutiner for dokumentforvaltning av arkivverdige dokumenter er utarbeidet av Servicekontoret. Det er også Servicekontoret som har ansvar for oppdatering av rutinene. Rutinene er skriftlig og dekker alle deler av prosessen, fra mottak/utsendelse til avslutning. Det er også tilgjengelig relevant kursdokumentasjon og systembeskrivelser. Alt er lagret og enkelt tilgjengelig for alle ansatte via en mappe på kommunens fellesområdet. Kommunen har også sammenfattet de mest sentrale rutinene og systembeskrivelse for Web-sak i en kortfattet brukerveiledning. Ansvarsfordelingen mellom Servicekontoret og saksbehandler kommer klart frem i rutinebeskriveisene, jfr. punkt 3.3. Stokke kommune har ikke egne rutiner som avgrenser hva som skiller arkiwerdige dokumenter fra andre dokumenter. Denne vurderingen er lagt til den enkelte saksbehandler basert på arkivloven med forskrifter. Revisjonen er av den oppfatning at det er vanskelig å lage rutiner som er dekkende og uttømmende for dette, og at det vil være en konkret vurdering fra sak til sak. Kompetansen til den enkelte saksbehandler er avgjørende for å sikre god kvalitet i vurderingene. Det er derfor viktig at kommunen legger til rette for opplæring og oppdatering av lovverket for å bygge og vedlikeholde saksbehandlernes kompetanse på området. Det er fagpersoner som sitter ute i enhetene, og det er å anta at disse har god kompetanse til å vurdere arkivverdighet av dokumenter knyttet til sin enhet/virksomhets fagområde. Kommunen opplyser å ha dedikerte ledere som er lojale brukere av sak- og arkiv systemet. Kommunen har ikke et felles opplærings- og oppdateringsprogram for Web-sak eller arkiv- og dokumentasjonsrutiner. For Web-sak har hver sektor en «superbruker» som har spesielt god 4

29 Sandefjord Distriktsrevisjon kompetanse på systemet. Disse «superbrukerne» gjennomfører opplæring i sin sektor ved behov. I tillegg er Servicekontoret tilgjengelig for råd og veiledning. Kommunen sier selv at mye av opplæring og kunnskapsoverføring skjer gjennom superbrukerne og kollegastøtte. Kollegastøtte er det som benyttes mest i arbeidshverdagen, og superbrukere og Servicekontoret involveres ved mer kompliserte vurderinger og tvilstilfeller. Servicekontoret har god kompetanse, og er tilgjengelig for bistand og veiledning ved behov. Revisjonen har gjennomgått arbeidsrutiner og bisittet medarbeidere ved Servicekontoret. Vår vurdering er at det er etablert tilfredsstillende arbeidsdeling og at medarbeiderne har god kompetanse og innsikt i aktuelle problemstillinger. Kommunens rutiner angir ingen frist for når dokumentet skal journalføres, men fastsetter at det ikke skal påbegynnes produksjon av utgående dokumentasjon i en sak før inngående dokumentasjon er journalført. Arkivloven med forskrift gir heller ikke en absolutt frist for journalføring, men veiledninger og uttalelser på området fastsetter at det skal skje fortløpende og uten ugrunnet opphold. Formålet er å sikre offentligheten innsyn, og en periode opptil tre dager anses å være akseptert. Servicekontoret har rutiner som ivaretar journalføring enten samme virkedag eller maksimalt innenfor tre dager. Saksbehandlere er kjent med forventningen til journalføring uten ugrunnet opphold. Selvom regelverket ikke fastsetter en absolutt frist, kan kommunen sette krav i sine rutiner for å sikre at alle har en felles oppfatning av hva som legges i begrepet «uten ugrunnet opphold». Revisjonen anbefaler at kommunen fastsetter en frist for journalføring innen tre virkedager i sine interne rutiner. Revisjonen vurderer Stokke kommunes rutiner til å være i tråd med regelverket og at kravet til etablert arkivplan er oppfylt. Vi anbefaler imidlertid at kommunen i sine rutiner inkluderer en vurdering av hva som legges i begrepet «ugrunnet opphold» for å sikre at alle ansatte har en felles forståelse av hva kommunen forventer. 4.3 Oppfølgning og kontroll Servicekontoret har opparbeidet seg lang erfaring og god kompetanse på arkiv- og dokumentbehandling. Vurderinger som gjøres av Servicekontoret følges løpende opp av arkivleder, og det god kontroll og oppfølgning på det arbeidet som utføres. Servicekontoret tilbyr igjen veiledning til saksbehandlere ved behov. Oppfølging og kontroll av saksbehandler ligger til nærmeste leder. Det er opp tilleder å gjennomføre de kontroller som anses nødvendig. Når en saksbehandler registrerer en sak, vil denne legge seg i en mappe i Web-sak. Denne mappen gjennomgås av Servicekontoret før journalføring. Kontrollen som da gjøres er på et overordnet nivå i 5