Møte nr. 2/2012 SAKLISTE EVENTUELT REFERATSAKER/MELDINGAR

Transkript

1 ROGALAND KONTROLLUTVALGSSEKRETARIAT IS Møte nr. 2/2012 Kontrollutvalet i Hå VERT KALLA INNKALLES TIL MØTE 25. april 2012 KL I Møterom 3. etasje i rådhuset - liten sal Møtet er opent for publikum og presse SAKLISTE Godkjenning av innkalling og saksliste 8/12 Godkjenning av protokoll frå førre møte 9/12 Ny plan for forvaltningsrevisjon - innspel frå administrasjonen 10/12 Skatterekneskapen 2011 med kontrollbrev frå skatteetaten 11/12 Årsrekneskap og -melding 2011 for Hå kommune m/kommunale føretak 12/12 Rapport forvaltningsrevisjon: Styring av pengeflyt og finansforvaltning 13/12 Bestilling forvaltningsrevisjon: Innkjøp 14/12 Bestilling av Selskapskontroll: Interkommunalt Arkiv IKS 15/12 Statusoversikt april 2012 EVENTUELT REFERATSAKER/MELDINGAR Periode: 16. februar april 2012 Nr. Referatsakstittel 1/12 Melding om vedtak - Årsplan Kontrollutvalet i Hå Rådmannen er invitert til å orientere i sakene 9-11 Vennleg meld eventuelt forfall snarast på telefon eller mobil , eller på e-post til postmottak.rks@sandnes.kommune.no. Ved forfall vert varamedlemmer innkalla serskilt. Medlemmer som meinar seg inhabile, må og gje melding dette, slik at varamedlemmer kan innkallast. Evt. saker merka (Unnateke offentleggjering i medhald av off.l) sendast berre til medlemmer/ varamedlemmer. Hå, 18. april 2012 Hans Obrestad Leiar av kontrollutvalet Per Kåre Vatland Sekretariatet

2 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 049 : Per Kåre Vatland Behandlast av utval: Møtedato Utvalssaksnr. Kontrollutvalet i Hå /2012 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ FØRRE MØTE Sjå vedlagt protokoll frå kontrollutvalet sitt møte den 15. februar Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalet i Hå godkjenner protokollen frå møtet SANDNES, 17. april 2012 Per Kåre Vatland Seniorrådgivar Vedlegg: Protokoll frå møte Saksliste Neste 2

3 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 144 : Per Kåre Vatland Behandlast av utval: Møtedato Utvalssaksnr. Kontrollutvalet i Hå /2012 NY PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON - INNSPEL FRÅ ADMINISTRASJONEN Bakgrunn: Kontrollutvalet er ifylgje føreskriftene pålagt å utarbeida ny Plan for forvaltningsrevisjon innan utgangen av året etter siste kommuneval. I samanheng med utarbeiding av ny plan bør kontrollutvalet få innspel frå både politisk og administrativ leiing i tillegg til innspel frå revisor og evt. sekretariatet. Kontrollutvalet i Hå vart einige om å invitere administrasjonen v/rådmannen til å komme med innspel til aktuelle prosjekt. Då rådmannen ikkje kunne møtet , vart saka utsett til dette møtet. Saksutredning: Sekretariatet har invitert rådmannen til å orientere om kva områder administrasjonen ser for seg at det kunne vært nyttig å få ein gjennomgang Det er opp til rådmannen å avgjere kven frå administrasjonen som skal vere på orienteringa. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalet tar administrasjonens innspel til Plan for forvaltningsrevisjon til etterretning. SANDNES, 17. april 2012 Per Kåre Vatland Seniorrådgivar Saksliste Neste Førre 3

4 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 232 : Per Kåre Vatland Behandlast av utval: Møtedato Utvalssaksnr. Kontrollutvalet i Hå /2012 SKATTEREKNESKAPEN 2011 MED KONTROLLBREV FRÅ SKATTE- ETATEN Bakgrunn Kontrollutvalet har motteke Årsrapport 2011 frå skatteoppkrevjaren i Hå, og Kontrollrapport 2011 vedrørande skatteoppkrevjarfunksjonen i Hå kommune, frå Skatteetaten (sjå vedlegg). Kontrollrapporten er sendt til kommunestyret med kopi til kontrollutvalet. I tråd med uttale frå Skattedirektoratet i 2004, vert skatterekneskapen lagt fram for kontrollutvalet og kommunestyret til orientering. Skatteoppkrevjar er invitert til å orientere i møtet. Saksutredning Skatterekneskapen for 2011 viser ein samla skatteinngang på 1.549,5 mill kr som er ei auke frå i fjor på 1,4 %. Kommunen sin del av skatteinngangen er på 340,3 mill kr, som er ein nedgang på 4,68 %. Uteståande restansar pr utgjer 27,4 mill kr som er en medgang på 3,3 mill kr i forhold til Kontrollrapporten summerar opp de tilsyn som Skatteetaten har gjennomførd i 2011, og gir kommentarar til skatterekneskapen. I kontrollrapporten konkluderer skatteetaten med: Den overordna internkontrollen er tilfredsstillande Rekneskapsføringa er i tråd med gjeldande regelverk og gjer et riktig uttrykk for skatteinngangen i året Innkrevjingsarbeidet og oppfølging restansane er tilfredsstillande Arbeidsgjevarkontrollen er i samsvar med regelverket, og gjennomført i tilstrekkeleg omfang. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalet i Hå tek Årsrapport 2011 frå skatteoppkrevjaren i Hå med kontrollrapport 2011 frå Skatteetaten til orientering. Saken vert send vidare til kommunestyret til orientering. SANDNES, 17. april 2012 Per Kåre Vatland Seniorrådgivar Vedlegg: Kontrollrapport 2011 vedr. skatteoppkrevjarfunksjonen i Hå kommune. Årsrapport skatterekneskapen Saksliste Neste Førre 4

5 Skatteetaten Saksbehandler Øivind Ole Midthun Deres dato Vår dato Telefon Deres referanse Vår referanse 2011/ Kommunestyret i Hå Postboks VARHAUG "~~7r)gi1Gn-t~I--- KOll troll u l valcjssel ( it] [ilda, -- Saksnr.: 0& / f3cj r. 1;;o~~2j_ Mottatt dato:,, ":.J 'f'n-f:/ - - Arkivnr.: ~3<\. - Komm.nl. " Saksb: :p K,i/ U.off: Kontrollrapport 2011 vedrørende skatteoppkreverfunksjoiien i Hå kommune,q 1. Generelt om faglig styring og kontroll av skatteoppkreverfunksjonen Skatteoppkreverens ansvar og myndighet følger av skattebetalingsloven 2-8, som utfylles av "Instruks for skatteoppkrevere", fastsatt av Skattedirektoratet 8. januar Skattekontoret har faglig ansvar og instruksjonsmyndighet overfor skatteoppkreverne i saker som vedrører skatteoppkreverfunksjonen, og plikter å yte veiledning og bistand i faglige spørsmål. Skattekontoret søker gjennom mål- og resultatstyring å legge til rette for best mulig resultater for skatteoppkreverfunksjonen. Grunnlaget for skattekontorets kontroll av skatteoppkreverfunksjonen er "Instruks for skattekontorenes kontroll av skatteoppkreverne" av 1. februar Skattekontoret har ansvaret for å avklare at skatteoppkreverfunksjonen utøves tilfredsstillende i henhold til gjeldende regelverk på følgende områder: Intern kontroll RpnnoL-opsJ;øl:lng r apporip,.;nn ng a'v'oggeloo M' kohcr'cgnok' pe'.l... o~~... n'-....l,.i. LV.LlJ.J.lSv 1'-' 0... UV;:, all ~ Cl. l Skatte- og avgiftsinnkreving A.:rbeidsgiverkontroll Riksrevisjonen har ansvaret for revisjon av skatteoppkreverfunksjonen. Skatteetaten utfører oppgavene med kontroll av skatteoppkreverfunksjonen. Postadresse Besøksadresse Sentralbord Njøsavegen 2 Se etler ring gratis LEIKANGER Org. nr: : Telefaks skattvest@skatteetaten.no

6 2011/ Side 2 av 4 Skatteoppkreverfunksjonens måloppnåelse 2.1 Innkrevingsresultater Vi har gjennomgått innkrevingsresultatene per for skatteoppkreverkontoret i Hå kommune. Resultatene viser følgende' Totalt Innbetalt av Rfsultat- Innbetalt av Innbetalt avsum innbetalti smnkrav (i krav (i %): snm krav (i %) krav (i %) MNOK: %): forrige år: regionen: Rfstskatt personlige skattytere 2009: 31,41 87,2 95,0 94,9 92,2 Arbeidsgiveravgift 2010: 291,6'5 99,9 99,7 99,7 99,8 Forskudæskatt personlige skattytere 2010: 112,21 98,1 98,3 98,3 97,8 Forskudditrekk2010: 579,91 99,9 99,9 99,9 99,9 2.2 Arbeidsgiverkontroll Resultater for kommunen per viser følgende l. Antall Minste Antall utførte Utført kontroll Utført kontroll Utført kontroll Utført kontroll arbeidsgivere: krav 50/0: kontroller 2011: 2011 (i %): 2010 (i %): 2009 (i %): 2011 region (i %): ,9 4,5 3,8 2.3 Bemanning Antall årsverk (total tall) fra skatteoppkrevers årsrapport for de tre siste årene' Antall årsverk 2011 Antall årsverk 2010 Antall årsverk ,2 2,2 2,2 l For 2011 el' rapporteringen endret fra rapportering pr. kommune til interkommunal kontrollordning, cler det er aktuelt.

7 2011/ Side 3 av 4 3. Kontroll av skatteoppkreverfunksjonen Skattekontoret har i 2011 gjennomført stedlig kontroll av skatteoppkreverkontoret for områdene intern kontroll, skatteregnskap og innkreving. Siste stedlige kontroll ble avholdt 7. og 8. september Skattekontoret har i 2011 i tillegg gjennomført kontorkontroll av skatteoppkreverkontoret for området arbeidsgiverkontroll. Skatteoppkreverkontoret har gitt tilbakemelding på pålegg og anbefalinger som er gitt. Regnskapet for Hå kommune viser per 31. desember 20 I1 en skatte- og avgiftsinngang 2 til fordeling mellom skattekreditorene (etter fradrag for avsetning til margin) på kr og utestående restanser 3 på kr herav berostilte krav på kr Skatteregnskapet er avgitt av kommunens skatteoppkrever 19. januar Resultat av utført kontroll Basert på utført kontroll mener skattekontoret følgende: Intern kontroll Skattekontorets kontrollhandlinger har ikke avdekket vesentlige svakheter i skatteoppkrevers overordnede intern kontroll. Regnskapsjoring, rapportering og av/egge/se av skatleregllskllp Basert på de kontrollene som vi har gjennomføli, finner skattekontoret at regnskapsføringen, rapporteringen og avleggelsen av skatteregnskapet i det alt vesentlige er i samsvar med gjeldende regelverk og gir et riktig uttrykk for skatteitmgangen i regnskapsåret. Skatle- og avgiftsinnkrevingen Basert på de kontrollene som vi har gjennomført, finner skattekontoret at utførelsen av ilulkrevingsarbeidet og oppfølgingen av restansene i det alt vesentlige er i samsvar med gjeldende regelverk., Sum innbetalt og fordelt til skatte kreditorene 'l Sum åpne (ubetalte) forfalte debetkrav

8 2011/ Side 4 av 4 Arbeidsgiverkontroll Basert på de kontrollene som vi har gjennomført, finner skattekontoret at utførelsen av arbeidsgiverkontrollen i det alt vesentlige er i samsvar med gjeldende regelverk, retningslinjer og utføres i tilstrekkelig omfang. 5. Ytterligere informasjon Skattekontoret har gjennom sine kontrollhandlinger i 20 Il gitt pålegg og anbefalinger som er meddelt skatteoppkrever i brev av 20. september 20 Il. Vennlig hilsen Arnljot ilo avdelin irektør Skatt vest ~"fc"- ~~ UJan.Kåre Strøm underdirektør Kopi til: Kontrollutvalget i Hå kommune Skatteoppkreveren i Hå kommune Riksrevisjonen

9 Årsrapport for 2011 Skatteoppkreveren i Hå kommune Årsrapport 20 Il - Skatteoppkreveren i Hå

10 2 Innhold 1. Generelt om skatteoppkreverens virksomhet Skatteoppkreverkontoret Ressurser Organisering Ressurser og kompetanse Internkontroll Vurdering av skatteinngangen Total skatte- og avgiftsinngang i regnskapsåret Kommunens andel av skatteilmgangen i regnskapsåret Skatteutvalg Skatteregnskapet Avleggelse av skatteregnskapet Margin Margin for inntektsåret Kommentarer til marginavsetningen Innfordring av krav Restanseutviklingen Totale restanser og berostilte krav Kommentarer ti1 restansesituasjonen og utviklingen i restanser...,.. "...,...,..., Restanser eldre år Kommentarer til restanser og restanseoppfølgingen for eldre år Innfordringens effektivitet Vurdering av kontorets resultat pr l Vurdering av sammenheng mellom aktivitet og resultat Omtale av spesielle forhold Kontorets eventuelle tiltak for å bedre effektiviteten i innfordringen Særnamskompetanse Arbeidsgiverkontroll... 1 O 4.1 Organisering av arbeidsgiverkontrollen Planlagte og gjennomførte kontroller Resultater fra arbeidsgiverkontrollen Vurdering av arbeidsgiverkontrollen Samarbeid med andre kontrollaktører Gjennomførte informasjonstiltak Arsrapport 201 l - Skatteoppkreveren i Hå

11 3 1. Generelt om skatteoppkreverens virksomhet 1.1 Skatteoppkreverkontoret Ressurser Ressursfordeling Antall årsverk ved skatteoppkreverkontoret som kun er benyttet til skatteoppkreverfunksjonen i regnskapsåret Ressursbruk ved skatteoppkreverkontoret, fordelinq av årsverk Skatteregnskap Innfordring av skatt og arbeidsgiveravgift Arbeidsgiverkontroll Informasjon og veiledning overfor skatte- og avgiftspliktige og regnskapsførere/revisorer Skatteutvalg Administrasjon (Andel fordelt skal være 100 %) Arsverk 2, ,3 0,9 0,5 0,1 0,1 0,3 Sum % andel fordelt 100,0 % ,7 % 40,9% 22,7 % 4,5 % 4,5 % 13,7 % 100,0 % Organisering Skatteoppkreveren inngår som egen avdeling i kommunens økonomiseksjon, som er en del av rådmannens stab. Skatteoppkreveren er direkte underlagt rådmannen når det gjelder administrative saker. Det er to tilsatte i skatteavdelingen, skatteoppkrever og regnskapskontrollør. To ansatte i kommunens regnskapsavdeling dekker til sammen 0,2 årsverk. I tillegg til de administrative oppgaver som er tillagt skatteoppkreveren har skatteoppkreveren ansvar for oppfølging av forskuddspliktige og selskapsskatten, mens regnskapskontrolløren i tillegg til arbeidsgiverkontrollene, har all oppfølging av arbeidsgiverne med hensyn til terminoppgaver, innbetalinger, lønns- og trekkoppgaver og avstemming av disse Ressurser og kompetanse Med 2,2 årsverk til rådighet har avdelingen hatt knappe ressurser til å gjennomføre alle pålagde arbeidsoppgaver, og det har vært stort arbeidspress. SOFIE, skatteregnskapet som vi tok i bruk, i 2007, er meint å være et godt og framtidsrettet verktøy ved bokføring så vel som innfordring, saksbehandling og oppfølging. SOFIE blir oppdatert med flere nye versjoner årlig, noe som medfører at noe er blitt bedre, mens nye problem oppstår. Disse problemene har til tider ført til forvirring både for de ansatte og for skattyterne. Vi må fremdeles bruke tid til selvstudium og konferanse med ansatte ved andre skatteoppkreverkontor for å kunne utføre mange av arbeidsoppgavene. Arsrapport Skatteoppkreveren i Hå

12 Kompetansenivået ved kontoret mener vi er tilfredsstillende både når det gjelder skatteregnskap, innfordring og arbeidsgiverkontroll. Når det gjelder ressursene, kan det synes som om 2,2 årsverk er noe knapt for å få utført de forventede arbeidsoppgavene. Det er lagt mest arbeid i å få skatteregnskapet korrekt, og dette har medført at noe av innfordringsoppgavene er noe på etterskudd. I tillegg er kontoret veldig sårbart. Et nærere samarbeid ved sannnenslåing av skatteoppkreverkontorene i Time og Hå er under vurdering som alternativ til å øke bemanningen. Det ventes vedtak i sammenslåingssaken i løpet av l. halvår Internkontroll Rutinebeskrivelsene i SOFIE blir fulgt. Det er også utarbeidet lokale rutinebeskrivelser som gjelder for vårt kontor og som er tilpasset skatteregnskapet. Høsten 2011 ble kurset «Internkontroll» arrangeli av Skatt vest hvor en fikk nøye gjennomgått hvilke rapporter som skulle produseres og kontrolleres i løpet av året, og rutiner for slik gjennomgang er etablert. 1.3 Vurdering av skatteinngangen Total skatte- og avgiftsinngang i regnskapsåret I regnskapsperioden 1. januar desember 2011 er det innbetalt og fordelt skatter, avgifter m.v. med kr I tillegg er det innbetalt kr (kr i 2010) som er avsatt til marginoppgjørene, jf. punkt 2.2. Tabellen nedenfor gir en nærmere spesifikasjon av fordelte skatter og avgifter, og til sammenligning er tatt med tilsvarende beløp for Det er totalt innbetalt og fordelt kr meir i 2011 enn 2010, det tilsvarer en økning på 6,7 %. Selskapsskatten står for den største prosentvise økningen med 23,6 %, mens det er personlige skattytere som utgjør den største beløpsmessige økningen med 6,2 %. Arbeidsgiveravgiften økte med 4,1 %. Vekst i antall skatteytere er 4,1 % ( i ligningsåret 2009 og i ligningsåret 2010). De store endringene i renter skyldes bl.a. at rentegodtgjørelsen ved skatteavregningene er betydelig mindre for 2010 (1,9 mill) enn for 2009 (4,5 mill), mens rentetillegget er redusert fra 1,6 mill i 2009 til 0,6 mill i 2010, og stor økning i innbetalte forsinkelsesrenter (kr 1,2 mill i 2009 og 2,9 mill i 20 l O). ArSl'apP0l1 20 Il - Skatteoppkreveren i Hå

13 1.3.2 Kommunens andel av skatteinngangen i regnskapsåret Kommunens andel av de fordelte skatteinntektene for 2011 utgjør kr mot kr i I prosent utgjør nedgangen 4,68 %. Statens del (toppskatt og felles skatt) har økt med 15,08 %. Budsjettert skatteinngang for kommunen var kr for Fra og med 2009 får kommunene ikke lenger del i skatteinntektene fra selskap. Den kommunale skattøren blei nedsett fra 12,80 % for 2010 til 11,30 % for Skatteutvalg Det er ikke sendt inn noen saker til det regionale skatteutvalget i Skatteregnskapet 2.1 Avleggelse av skatteregnskapet Avleggelse av skatteregnskapet Skatteoppkreveren i I-lå kommune bekrefter at skatteregnskapet for 20 II er ført, avstemt og avlagt i samsvar med gjeldende forskrifter og retningslinjer, jf. Instruks for skatteoppkrevere 3-1. Etter revisjonsbesøk fi'a regional kontroll enhet i september er det i brev av mottatt ett pålegg fra regional kontrollenhet som gjaldt den lokale rutinebeskrivelsen for Hå. Det manglet tre rutiner: «Innkreving av skatter og avgifter - Rutine for å sikre at alle forfalte krav blir gjenstand for innfordring», «Søknadsbehandling ved betalingsavtaler og ettergivelse» og «Habilitet/inhabilitet - Behandling av krav tilhørende/henvendelser fra nærstående». Rutiner for disse arbeidsområdene blei utarbeidet i oktober. Årsregnskapet for 2011 følger som vedlegg til årsrapporten, og er signert av skatteoppkreveren. 2.2 Margin Margin for inntektsåret 2010 Beskrivelse Beløp Innestående margin for inntektsår 2010,_ pr O For mye avsatt margin for inntektsår 2010 For lite avsatt margin for inntektsår 201 O Marginprosent Prosentsats marginavsetning: Gyldig fra: 8,5 % Årsrapport 20 Il - Skatteoppkreveren i Hå

14 Kommentarer til marginavsetningen Marginavsetning for inntektsåret 2011, pr : kr Gjeldende prosentsats: 8,5 % A v innbetalt forskuddsskatt og forskuddstrekk blir det fortløpende avsatt til margin for å ha reserve til utbetaling ved avregningene. I mange år og frem til var satsen for marginavsetning 8 %. Dette viste seg å være for lavt, og høsten 2007 vedtok derfor kommunestyret å øke satsen til 8,5 % fra Fremdeles varierer marginoppgjøret mye fra år til år, og underskuddet ved oppgjør av margin for 2006,2007,2008,2009 og 2010 har vært henholdsvis kr 6,5 mill, kr 8,1 mill, kr 20,7 mill, 20,2 mill og 19,5 mill. Selv om der var en liten nedgang siste året, ser det ut til at marginprosenten bør økes. For 2012 er det i kommunens budsjett lagt til grunn at marginprosenten er 8,5 %, og det vil derfor bli foreslått i egen sak i løpet av året å øke marginprosenten fra O 1. O Årsrapport 20 Il - Skatteoppkreveren i Hå

15 7 3. Innfordring av krav 3.1 Restanseutviklingen Totale restanser og berostilte krav Restanse Herav Restanse Herav Endring i Endring i berostilt berostilt restanse berostilt Skatteart restanse restanse restanse Reduksjon (-) Reduksjon (-) Økning (+) Økning (+) Su mresta nse pr. skatteart Arbeidsgiveravgift O O O Artistskatt O O O O O O Forsinkelsesrenter O O O Forskuddsskatt O O O Forskuddsskatt person O O O Forskuddstrekk O O O Gebyr O O O O O O Innfordringsinntekter Inntekt av summarisk fellesoppgjør O O O O O O Kildeskatt O O O O O O Restskatt O O O Restskatt person Sum restanse diverse krav O O O Diverse krav O O O Sum restanse pr. skatteart inkl. diverse krav Kommentarer til restansesitnasjonen og utviklingen i restanser Samlet har restansene gått ned med 3,4 mill kr fra utgangen av 2010 til utgangen av Berostilte kraver også redusert. Utlignet skatt for personer for inntektsåret 20 l O, samlet for alle fire utlegg (juni, august, september og oktober), var på kr 1.127,9 mill. Tilsvarende tall for 2009 var kr 1.061,6 mill, dvs. en økning på 6,3 %. Samlet restskatt person for alle fire avregningene for 2010 var på kr 35,8 mill. Tilsvarende tall for 2009 var kr 39,4 mill, dvs. en reduksjon på 9,1 %. Restansene har også gått ned, fra 16,3 mill pr til 14,7 mill pr Dette gir en nedgang på 9,8 %. Årsrapport Skatteoppkreveren i Hå

16 To enkeltsaker gir store utslag når det gjelder restanse for restskatt person: 8 En skattyter som fikk 2,3 mill i restskatt for 2009 har påklaget denne. Det har tatt lang tid å få ferdigbehandlet denne saken, men Skatt vest har opplyst at restskatten vil falle bort. En skattyter blei i løpet av 2010 etterlignet for 2007 og fikk 2,2 mill i restskatt. Det vises til punkt der denne saken er nærmere beskrevet. Begge beløpene er med i samlet restanse både pr og Dersom vi trekker disse to beløpene fra samlet restanse, er denne 22,9 mill pr , mens restskatt person er 10,2 mill om en ser bort fra disse to restansene. Utlignet skatt/or selskap for inntektsåret 2010 var på kr 70,5 mill. Tilsvarende tall for 2009 var kr 56,2 mill, dvs. en økning på 25,44 %. Restskatt for selskap for 2010 var på kr 22,4 mill. Tilsvarende tall for 2009 var kr 15,8 mill, dvs. en økning på 41,8 %. Restansene har økt fra kr pr til kr pr til. Dette gir en økning på 22,9 %. Innbetalt arbeidsgiveravgift økte fra 288,4 mill i 2010 til kr 299,9 mill i Dette gir en økning på 4,1 %. Restansene har også økt, fra 3,1 mill pr til 3,3 mill pr Dette gir en økning på 6,5 %. Berostilte krav med kr gjelder 7 skattytere. Nedgangen fra 2010 skyldes at to krav som var berostilt pr er avskrevet i 2011 som forelda, samtidig som et kraver berostilt i Avskrevne krav i regnskapsåret for 25 skattytere er samlet kr Disse fordeler seg slik: Restskatt Fors.rente Gebyr Forsk. trekk Arb.g.avg. Sum Dødsbo (2) Forelda krav, person (11) Konkurs-jtvangsvvikla bo (12) Dødsbo gjelder årene Det er foretatt opprydding når det gjelder forelda krav, og disse gjelder årene Konkurs- og tvangsavvikla bo gjelder årene Det er ikke foretatt avskrivninger etter avslutta gjeldsordninger i Ettergitte krav i regnskapsåret er samlet kr for 9 skattytere. Av disse er to krav restskatt 2010 på kr som er ettergitt etter vedtak fra skattekontoret. Et kraver ettergitte forsinkelsesrenter for 2002 med kr etter vedtak fra skattekontoret. De resterende er forsinkelsesrenter for årene 2000,2005,2006,2008 og Restanser eldre år Inntektsår Sum restanse Herav skatteart (debet) "Restskatt - person" Årsrapport Skatteoppkreveren i Hå

17 3.1.4 Kommentarer til restanser og restanseoppfølgingen for eldre år Alle restansene er pr Restansen for Restskatt person for 2009 inkluderer restskatt på 2,3 mill som er påklaget og vil falle bort, jf. punkt Restansen for Restskatt person for 2007 inkluderer restskatt på 2,2 mill for en skattyter som i forbindelse med konkursbehandling blei etterlignet i 2010 og fikk restskatt på 2,2 mill. Skattyteren har forlatt landet, og vi har innhentet adresse slik at vi kan begjære bistand til innkreving i utlandet. Det er likevel lite trolig at restskatten kommer til å bli betalt. Kontoret har gjennomgått rapporten "Restanseliste - forelda krav" dato t.o.m og sikret at krav som det kan være mulighet for å innfordre ikke foreldes uten at det er iverksatt tiltak. Antall krav som var foreldet pr : 3 Samlet beløp på krav som var foreldet pr : kr Disse kravene vil bli avskrevet/søkt skattekontoret om avskriving i Det er ikke utført fristavbrytende tiltak for krav som tilhører personer som ikke har mulighet for å gjøre opp for seg. Krav blir vanligvis foreldet etter tre år dersom det ikke er foretatt fristavbrytende tiltak. Men når det gj elder utlendinger som er reist fra landet får disse utsatt foreldelsen med et år om gangen i ytterligere 10 år. Kravene er for små til å kreve bistand til innkreving i utlandet, og det vil gå 13 år før kravene kan avskrives Innfordringens effektivitet Vurdering av kontorets resultat pr Skatt vest fastsetter hvert år resultatkrav pr Tabellen nedenfor viser resultatkrav og resultat pr , fordelt på skatte-/avgiftsart: Skatteart Resultatkrav Resultat Restskatt person ,0 % 87,2 % Forskuddstrekk ,9 % 99,9 % Forskudd person ,3 % 98,1 % Arbeidsgiveravgift ,7 % 99,9 % Innfordret restskatt person av sum krav til innfordring ,0% 43,2 % Reduserer en med enkeltkravet på 2,3 mill som er omtalt i punktene og 3.1.4, ville resultatet vært 93,1 % for restskatt person og 60,2 % for innfordret restskatt person av sum krav til innfordring. Resultatene for kontoret ville da ligge over gjennomsnittet for hele region Skatt vest, noe vi er godt fornøyd med Vurdering av sammenheng mellom aktivitet og resultat Som innfordringstiltak er i stor grad brukt telefoninkasso, betalings avtaler og utleggstrekk. Motregning i produksjonstilskudd i landbruket og vanlig oppdekking i til gode skatt ved avregningen er gjennomført. Det synes som om telefoninkasso, betalingsavtaler og utleggstrekk gir gode resultater. Arsrapport 20 Il - Skatteoppkreveren i Hå

18 Nytt fra desember 2011 er at utleggsforretninger med resultat «Intet til utlegg» og utleggstrekk blir registrert som betalingsanmerkning i Brønnøysund Omtale av spesielle forhold Utlignede skatter som ikke er betalte, men der vi har fått melding om at der vil komme endringssaker, blir ikke forsøkt innfordret. De fleste av disse restansene faller bort Kontorets eventuelle tiltak for å bedre effektiviteten i inufordriugen For om mulig å bedre restansesituasjonen vil det bli gjennomført flere utleggsforretninger enn tilfelle har vært hittil. Vi håper fremdeles at SOFIE vil gi effektiviseringsgevinst som medfører bedre mulighet til å følge opp enkeltsakene. Dette er under forutsetning av mindre ressursbruk til oppretting og forklaring av feil. 3.3 Særnamskompetanse Skatteoppkreveren bruker særnamskompetansen, og har i 20 Il gjennomført 7 utleggsforretninger. Tre av disse var etter bistandsbegjæring fra andre kommuner. Skatteoppkreveren har også søkt bistand i andre kommuner. Hvor mye dette betyr for innfordringsresultatet er lite målbart. Det mest effektive utlegget er utvilsomt om det kan tas utlegg i bankkonto, men det er sjeldent at der er bankkonto å ta utlegg i. 4. Arbeidsgiverkontroll 4.1 Organisering av arbeidsgiverkontrollen Kommunen deltar ikke i interkommunalt samarbeid når det gjelder arbeidsgiverkontrollene, men har egen regnskapskontrollør som også har ansvar for oppfølging av arbeidsgiverne. 4.2 Planlagte og gjennomførte kontroller Antall planlagte kontroller for 20 Il: 26 Som utgjør: 5 % av totalt antall leverandører av LTO i kommunen. Antall gjennomførte kontroller 20 Il: 26 Som utgjør: 5 % av totalt antall leverandører av L TO i kommunen. Antall gjennomførte kontroller i 2010: 25 Arsrapport Skatteoppkreveren i Hå

19 4.3 Resultater fra arbeidsgiverkontrollen Ved 8 av de 26 kontrollene blei det avdekket beløp som fordeler seg slik: 11 Egenrettet av selskapene (4 kontroller) Oppgaver utarbeidet ved kontoret i forbindelse med kontroll (4 kontroller) Endringsforslag oversendt Skattekontoret Unnlatt bruk av skattetrekkskonto (9 kontroller) O Omfanget av uregistrerte arbeidstakere oppdaget i kontrollene er beskjedent. Av totalt 750 som burde vært innmeldt i arbeidstakerregisteret, var det 13. som manglet. Dette er påpekt i regnskapskontrollrapportene. 4.4 Vurdering av arbeidsgiverkontrollen Det var planlagt 26 kontroller for 2011 som alle er gjennomført, et resultat vi er godt fornøyd med. 4.5 Samarbeid med andre kontrollaktører Det har i 2011 ikke vært gjennomført kontroller i samarbeid med andre kontrollaktører. 4.6 Gjennomførte informasjonstiltak Det sendes ut standard brev om arbeidsgivers plikter til alle nyregistrerte foretak Ved mottak av terminoppgaver fra foretak som ikke tidligere er registrert som arbeidsgiver, sendes det samme standardbrevet, dette gj aldt 12 foretak i 20 Il. Elles blir det ved henvendelser pr. telefon og besøk fortløpende gitt informasjon og veiledning. Varhaug, o ~Q,~~ Åslaug Harbo skatteoppkrever Vedlegg: Årsregnskapet for 2011 Forklaring til årsregnskapet Arsrapport 2011 ~ Skatteoppkreveren i Hå

20 Arsregnskap for Hå kommune for regnskapsåret 2011 Avlagt etter kontantprinsippet Likvider Skyldig skattekreditorene Skyldig andre Innestående margin Udisponert resultat -1-2 Sum O O Arbeidsgiveravgift Kildeskatt O O Personlige skatteytere Selskapsskatt Renter Innfordring Sum ,-_._ ~-.--- ~_ Fordelt til FolketrYJl~en - arbeidsgiveravgift Fordelt til Folketrygden - medlemsavgift Fordelt til Fylkeskommunen Fordelt til kommunen ,--, _o Fordelt til Staten _. Krav som er ufordelt O -3 Videresending plassering mellom kommuner Sum , _ _._-- Sum totalt O O _.. -_ Varhaug, _._ I /l" n _I ----".'_._ Aslaug Harbo _. -- skatteoppkrever

21 Foridaring til årsregnskapet Skatteregnskapet er avlagt etter kontantprinsippet. Skatteregnskapet viser skatter og avgifter mv som er innbetalt i løpet av regnskapsåret. Innbetalte skatter og avgifter mv er fordelt til kommunen, fylkeskommunen, folketrygden og staten (skattekreditorene), etter gjeldende fordelingstall. Sumlinjene i årsregnskapet Likvider Likvidene i skatteregnskapet består av bankbeholdning for skatt og eventuelt kontantbeholdning. Skyldig skattekreditorene Fordelingsoppgjøret til skattekreditorene for desember, står som gjeld i balansen pr Skatteopplaeveren skal utbetale fordelingsoppgjøret til skattelaeditorene senest 10. januar. Dersom dette er et positivt beløp, har skatteoppkreveren en fordring på skattekreditorene. Skattekreditorene skal innbetale dette beløpet til skatteoppkreveren senest 20. januar. Skyldig andre Dette beløpet består av uidentifiserte og uplasserte innbetalinger, som ikke er fordelt til skattekreditorene. Udisponert resultat Dette skal være et lite beløp som skyldes øreavrunding i skatteregnskapssystemet. Innbetalte skatter og avgifter, Renter, Innfordring Dette beløpet er innbetalt arbeidsgiveravgift, forskuddstrekk fratrukket marginavsetning, forskuddsskatt for personlige og upersonlige skattytere, restskatt og overskytende forskudd for personlige og upersonlige skattytere, kildeskatt, samt renter og gebyrer. Fordelt til skattekreditorene Dette er innbetalte skatter og avgifter, renter og gebyrer som er fordelt til skattekreditorene. Krav som er ufordelt Dette skal være et lite beløp som skyldes øreavrunding i skatteregnskapssystemet.

22 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 210 : Per Kåre Vatland Behandlast av utval: Møtedato Utvalssaksnr. Kontrollutvalet i Hå /2012 ÅRSREKNESKAP OG -MELDING 2011 FOR HÅ KOMMUNE M/KOMMUNALE FØRETAK Bakgrunn: Kontrollutvalet skal iht. til kommunelovens 77, 4. ledd og kontrollutvalsføreskrifta 7 gi uttale til kommunens årsrekneskap før kommunestyret vedtar rekneskapet. Uttalen skal vera formannskapet i hende tidsnok til at det kan takast omsyn til den før formannskapet gir innstilling om årsrekneskapen til kommunestyret. Etter kontrollutvalsføreskrifta 8 skal og kontrollutvalet sjå til at revisors merknader i forhold til rekneskapet (årsoppgjersnotatet) blir følgt opp. Saksutredning: Saka omfattar Hå komme samt dei to kommunale føretaka Sirevåg Havn KF og Jæren Everk KF. Hå kommune: Driftsrekneskapet er gjort opp med eit rekneskapsmessig mindreforbruk på ca 19,2 mill. kr. I følgje driftsrekneskapen er det fordelt 669,3 mill kr til drift.. Ifølgje driftsrekneskapen utgjer årets netto driftsresultat ca 74 mill. kr., mens det var budsjettert med ca 9,3 mill. Ei viktig årsaka til dette er auka inntekter ved m.a. rammeoverføringar og andre overføringar. På motsatt side har det og vore auke i finansinntekter og ein nedgang i driftsutgifter. Alt i alt er det lagt fram eit godt resultat som er vesentleg høgare en KRD s anbefaling om 3% av netto driftsresultat. Det vert elles vist til administrasjonens kommentarar til rekneskapet i årsmeldinga, samt til kommentarar frå revisor i årsoppgjernotatet. Det vert og vist til orientering i møtet. Revisjonsmelding og andre merknader frå revisjonen. Revisor har gitt normal revisjonsmelding for 2010, og er av den oppfatning at årsrekneskapen er gitt i samsvar med lover og forskrifter. Revisor har heller ingen kommentarar til budsjett og årsmelding. Revisor utarbeider i tillegg eit årsoppgjernotat, der revisjonen gjennom året og årsoppgjeret vert summert opp. Dette vil danna grunnlaget for ei evt. oppfølging frå kontrollutvalet iht. 8, som nemnt i innleiinga. I notatet oppsummar reisor sin vurdering av kommune sin interne kontroll og meinar at denne fungerar tilfresstillande. Revisor har heller ingen vesentlege merknader til kommunen sin årsrekneskap. Revisor peiker i årsoppgjernotatet på at det pr. dato ikkje er saker som kontrollutvalet er pliktige til å følgja opp. Kontrollutvalet kan likevel gjera sine eigne vurderingar i høve til dette. 5

23 Kommunale føretak: Dei aktuelle føretaka er: Sirevåg Havn KF Jæren Everk KF Kontrollutvalssekretariatet har òg motteke rekneskap og årsmelding for dei kommunale føretaka i Hå. For Sirevåg Havn KF er rekneskapet gjort opp med eit resultat på kr. 0,-. Det ligg derfor ikkje føre forslag til årsoppgjerdisposisjonar. Revisor har gitt normal revisjonsmelding utan presiseringar o.a. som treng å følgjast opp av kontrollutvalet. Jæren Everk KF sitt rekneskap er gjort opp med eit driftsresultat på 8,1 mill. kr. Årets overskot er på ca 7,2 mill. kroner. Overskotet er vedtatt overført til eigenkapital. Revisor har gitt normal revisjonsmelding for 2010, og er av den oppfatning at årsrekneskapen er gitt i samsvar med lover og forskrifter. Revisor har heller ingen kommentarar til budsjett og årsmelding. Forslag til VEDTAK: 1. Kontrollutvalet i Hå har ingen merknader til årsrekneskap og årsmelding 2011 for Hå kommune ut over det som går fram av revisjonsmelding og årsoppgjernotat frå revisor. 2. Kontrollutvalet i Hå har heller ingen merknader til årsrekneskap og årsmelding for Jæren Everk KF og Sirevåg Havn KF for 2010 ut over det som går fram av revisors årsoppgjernotat og revisjonsmelding. SANDNES, 17. april 2012 Per Kåre Vatland Seniorrådgivar Vedlegg: Hå kommune: Årsmelding Årsrekneskap }Sendt medl. frå Hå kommune Revisors årsoppgjersnotat. Revisjonsberetning. Kommunale føretak: Revisjonsberetning Sirevåg Hamn. Årsmelding og årsrekneskap for Sirevåg Havn KF. Revisjonsberetning Jæren Everk KF. Revisors årsoppgjørsnotat Jæren Elverk KF. Årsmelding og årsrekneskap for Jæren Everk KF. Saksliste Neste Førre 6

24 Rogaland Revisjon IKS Vår saksbehandler: eice! T Aarrestad Vår dato: Vår referanse: Side: l av 2 Til kommunestyret i Hå kommune Kopi: Kontrollutvalget Formannskapet Administrasjonssjefen REVISORS BERETNING Uttalelse om årsregnskapet Vi har revidett årsregnskapet for Hå kommune, som består av balanse per 31. desember 2011, driftsregnskap som viser kr til fordeling drift og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr , investeringsregnskap og økonomiske oversikter for regnskapsåret avsluttet per denne datoen, og en beskrivelse av vesentlige anvendte regnskapsprinsipper og andre noteopplysninger. Administrasjonssjefens ansvar for årsregnskapet Administrasjonssjefen er ansvarlig for å utarbeide årsregnskapet og for at det gir en dekkende fremstilling i samsvar med lov, forskrift og god kommunal regnskapsskikk i Norge, og for slik intern kontroll som administrasjonssjefen finner nødvendig for å muliggjøre utarbeidelsen av et årsregnskap som ikke inneholder vesentlig feilinformasjon, verken som følge av misligheter eller feil. Revisors oppgaver og plikter Vår oppgave er å gi uttrykk for en mening om dette årsregnskapet på bakgrunn av vår revisjon. Vi har gjennomfølt revisjonen i samsvar med lov, forskrift og god kommunalrevisjonsskikk i Norge, herunder International Standards on Auditing. Revisjonsstandardene krever at vi etterlever etiske krav og planlegger og gjennomfører revisjonen for å oppnå betryggende sikkerhet for at årsregnskapet ikke inneholder vesentlig feilinformasjon. En revisjon innebærer utførelse av handlinger for å innhente revisjonsbevis for beløpene og opplysningene i årsregnskapet. De valgte handlingene avhenger av revisors skjønn, herunder vurderingen av risikoene for at årsregnskapet inneholder vesentlig feilinformasjon, enten det skyldes misligheter eller feil. Ved en slik risikovurdering tar revisor hensyn til den interne kontrollen som er relevant for kommunens utarbeidelse av et årsregnskap som gir en dekkende fremstilling. Formålet er å utforme revisjonshandlinger som er hensiktsmessige etter omstendighetene, men ikke for å gi uttrykk for en mening om effektiviteten av kommunens interne kontroll. En revisjon omfatter også en vurdering av om de anvendte regnskapsprinsippene er hensiktsmessige og om regnskapsestimatene utarbeidet av ledelsen er rimelige, samt en vurdering av den samlede presentasjonen av årsregnskapet. Etter vår oppfatning er innhentet revisjonsbevis tilstrekkelig og hensiktsmessig som grunnlag for vår konklusjon. Postadresse: Lagårdsveien STAVANGER Revisjonsberetning Hå kommune Besøksadresse: Samme: E-postadresse: post@rogaland-revisjon.no Telefon: Telefaks: Bankkonto: Organisasjonsnr: NO MVA

25 Rogaland Revisjon IKS Side: 2 av2 Konklusjon Etter vår mening er årsregnskapet avgitt i samsvar med lov og forskrifter og gir i det alt vesentlige en dekkende fremstilling av den finansielle stillingen til Hå kommune per 31. desember 2011, og av resultatet for regnskapsåret som ble avsluttet per denne datoen i samsvar med lov, forskrift og god kommunal regnskapsskikk i Norge. Uttalelser om øvrige forhold Konklusjon om budsjett Basert på vår revisjon av årsregnskapet som beskrevet ovenfor, mener vi at de disposisjoner som ligger til grunn for regnskapet er i samsvar med budsjettvedtak, og at beløpene i årsregnskapet stemmer med regulelt budsjett. Konklusjon 0111 årsberetningen Baselt på vår revisjon av årsregnskapet som beskrevet ovenfor, mener vi at opplysningene i årsberetningen om årsregnskapet er konsistente med årsregnskapet og er i samsvar med lov og forskrifter. Konklusjon 0111 registrering og dokumentasjon Baselt på vår revisjon av årsregnskapet som beskrevet ovenfor, og kontrollhandlinger vi har funnet nødvendig i henhold til internasjonal standard for attestasjonsoppdrag (lsae) 3000 «Attestasjonsoppdrag som ikke er revisjon eller begrenset revisjon av historisk finansiell informasjon», mener vi at ledelsen har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av kommunens regnskapsopplysninger i samsvar med lov og god kommunal regnskapsskikk!. Stavanger, Rogaland Revisjon IKS Cicel T. Aal1'estad Revisjonsdirektør/ statsautoriseli revisor l Kommunal- og regionaldepartementet har med virkning fra 2011 endret forskrift om årsregnskap og årsberetning (for kommuner og fylkeskommuner) slik at bokføringsloven i all hovedsak gjøres gjeldende for kommuner og fylkeskommuner. Inntil forskriftsendringen trer i kraft vises til "god kommunal regnskapsskikk". Fra 2011 skal det vises til "god bokføringsskikk".

26 Rogaland Revisjon IKS Vår saksbehandler: Annebeth M. Mathiassen Vår dato: Vår referanse: Side: 1 av 6 Til Kommunestyret i Hå kommune ARSOPPGJ0RSNOTAT 2011 Innledning Kommunelovens regler om tilsyn, kontroll og revisjon framgår av kommuneloven kapittel 12. Revisors oppgaver følger av loven 78 og egen forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner mv. og kan oppsummeres slik: Gjennomføre regnskapsrevisjon../ Vurdere om årsregnskapet er avlagt i samsvar med lov, forskrift og god kommunal regnskapsskikk../ Se etter at årsregnskap stemmer med budsjett eller andre gyldige vedtak../ Vurdere om opplysningene i årsberetningen er konsistente med årsregnskapet../ Vurdere om kommunen har oppfylt sine plikter mht. tilfredsstillende registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger../ Se etter at kommunen har ordnet den økonomiske internkontrollen på en bett yggende måte../ Bidra til å forebygge og avdekke misligheter og feil. Eventuelle konstatelie misligheter skal straks meddeles kontrollutvalget Utføre forvaltningsrevisjon og selskapskontroller etter bestilling fra kontrollutvalget. Resultatene av regnskapsrevisjonen er rapporteli i vår revisjonsberetning datert Dette årsoppgjørsnotatet gir en oppsummering av årets revisjon og knytter en del kommentarer til det framlagte årsregnskapet og årsmeldingen. Den økonomiske situasjonen Årets driftsregnskap for 2011 viser kommunens høye aktivitet med driftsinntekter, for første gang, på over 1 mrd. kr. og et positivt netto driftsresultat på 74,5 mill. kr. mot budsjett på 9,3 mill. kr. Netto driftsresultat bør som hovedregel utgjøre minst 3 % av driftsinntektene for at den økonomiske situasjonen skal anses som bra. Hå har i 2011 et netto driftsresultat på 7,3 % av de totale driftsinntektene. Samlet balanseføli premieavvik er per på 27,2 mill. kr, som skal dekkes av driften i de neste 14 år. Disposisjonsfond, som representer den frie egenkapital, er på 103,4 mill. kr. og kan anvendes til å styrke driften i særskilte situasjoner. Investeringsutgiftene er høyere enn budsjetteli pga. at planlagte investeringer fra tidligere år er gjennomført i Kommunen har økt sin lånegjeld med 30,2 mill. kr og har nå 419,7 millioner kroner i lån. Netto lånegjeld l utgjør 24,5 % av driftsinntektene. Hå kommunes vedtak om at all merverdikompensasjon skal overføres til investering gjør at økte lovpålagte overføringer i 2012 til 60 %, og framover til 100 % i 2014, ikke vil få noen innvirkning på driften. 1 Netto lånegjeld er definert som langsiktig gjeld ekskl. pensjonsforpliktelser, fratrukket totale utlån og ubrukte lånemidler. Postadresse: Lagård sveien STAVANGER Besøksadresse: Samme: E postadresse: post@rogaland-revisjon.no Telefon: Telefaks: Bankkonto: Organisasjonsnr: NO MVA

27 Rogaland Revisjon IKS Side: 2 av 6 Egenkapitalen er redusert med 95,2 mill. kr. og utgjør ved årets utgang 993,9 mill. kr. Det betyr at egenkapitalandelen av totale eiendeler er på ca. 37,4 % i 2011 mot 42,4 % i Egenkapitalandelen anses solid til å sikre økonomisk handlekraft framover. Egenfinansieringen av årets investeringer er god med hele 47,8 %. Denne forventes å synke siden det planlegges betydelige investeringsprosjekter framover. Forøvrig vises det til fyldig og god omtale i årsrapporten. Kommunens egenkontroll Det overordnede ansvaret for kontroll og tilsyn i kommunen tilligger kommunestyret, jf. kommunelovens 76. Administrasjonssjefen skal iht. 23 påse at administrasjonen er gjenstand for betryggende kontroll, og har dermed det operasjonelle ansvaret for at interne styringsprosesser og kontroller er etablert og at de fungerer tilfredsstillende. Kontrollutvalget er de folkevalgtes redskap for kontroll og tilsyn, og utøver sin kontrollfunksjon via forvaltningsrevisjoner og selskapskontroller som utvalget selv har bestilt, i tillegg til den lovbestemte regnskapsrevisjonen. Vi vil innledningsvis bemerke at hovedfolmålet for revisjonen er å være kontrollutvalgets forlengede arm idet å utøve kontroll og tilsyn. Samtidig er det vår målsetting at våre revisjonsrapp0l1er - enten det er forvaltnings- eller regnskapsrevisjon - skal være til nytte for så vel de folkevalgte som administrasjonen. Den mest sentrale delen av kommunens egenkontroll er likevel administrasjonens interne kontroll. Denne blir omtalt nedenfor. Regnskapsavleggelsen Regnskap og årsberetning er avlagt i samsvar med lov, forskrift og god kommunal regnskapsskikk. Vi har hatt en god dialog med kommunen og samarbeidet med de ansvarlige for regnskap har fungel1 godt. Regnskapsrapp0l1ering med budsjettoppfølging ble lagt fram for kommunestyret i sakene 38/11 og 59/11 av hhv og Iht. K-sak 90/10 har rådmannen også rapp0l1el1 om finansområdets status og utvikling i sin årsrapp0l1 for Regnskapsrevisjon Regnskapsrevisjon omfatter en vurdering av interne kontrollrutiner, analyser av regnskapsinformasjon samt tester av regnskapsopplysninger på transaksjonsnivå. Vesentlige rutiner i kommunen har blitt gjennomgått og interne kontroller er testet. Inntekter og utgifter er kontrollel1 på stikkprøvebasis, og alle vesentlige poster i balansen har blitt gjennomgått. Regnskapsrevisjonen er utfø11 i samsvar med kommuneloven med forskrift og god kommunal regnskapsskikk, herunder internasjonal revisjonsstandarder - International Standards on Auditing. Vurdering av intern kontroll Med intern kontroll menes i denne sammenhengen alle aktiviteter som er iverksatt for å sikre at de fastsatte målene blir nådd. En sentral forutsetning for at den interne kontrollen skal være tilfredsstillende, er at den er godt forankret på ledernivå. Det er Vål1 inntrykk at dette i hoved-

28 Rogaland Revisjon IKS Side: 3 av 6 sak er tilfellet i Hå. Budsjettoppfølgning er et av de viktigste styringsinstrumentene en kommuneledelse har, og det er derfor av stor betydning at den fungerer tilfredsstillende. I Hå er budsjettoppfølgingen samlet i hovedsak god, selv om opplæring og kultursektoren har 2,7 mill. kr i merforbruk og helse og sosialsektoren, 9 mill. kr i mindreforbruk. Sistnevnte skyldes at ledige stillinger ikke er fanget opp i regnskapsrapporteringene gjennom året. Vi viser til nærmere omtale i årsrapport og sier oss enig med rådmannen at rutine for budsjettjusteringer bør strammes opp. Andre viktige elementer i den interne kontrollen, er at økonomi rutiner og fullmakter er kjent i organisasjonen, og at det skapes forståelse for viktigheten av kontroller i alle ledd. Oppdatelte rutineoversikter som er lett tilgjengelige, vil etter vålt skjønn bidra til å forebygge feil og misligheter, samtidig som det vil sikre kontinuitet i kontrollarbeidet i forbindelse med så vel fravær som utskiftning av personell. Nedenfor vil vi knytte noen kommentarer til de mest sentrale regnskapsrutinene: Vi har i løpet av 2011 gjennomgått de mest sentrale økonomirutinene og løpende gitt tilbakemeldinger til administrasjonen av våre vurderinger. Her følger en kort oppsummering: Lønnsrutinen fungerer i hovedsak tilfredsstillende. Dog er det ingen jevnlig rutine for å avstemme sykelønn mot refusjonskrav og regnskapet. InnJqøpsrutinen er gjennomgått gjennom året. Vår kontroll av etterlevelse av regelverket for offentlige anskaffelser i 2011 avdekket avvik ved både kjøp uten anbud og uten protokoll på tross av at kommunen har innkjøpsreglement. Nærmere undersøkelser og dypdykk vil bli utfølt gjennom forvaltningsprosjektet «Innkjøp» som antas å ville bli stmtet opp i 2012, jfr. kontrollutvalgsmøtet Kommunen har ikke blitt klaget inn for KOF A (Klagenemnda for offentlige anskaffelser) i I anledning kontroll av det terminvise momskompensasjonskravet er det oppdaget noen feil som hovedsakelig refererer seg til bruk av feil avgiftskoder. De nevnte feil er blitt rettet før kravet er sendt inn. Kommunen har allerede tilrettelagt for å kunne ta i mot elektroniske fakturaer, men foreløpig er det få leverandører som tilbyr dette per Barnevernstjenestens rutiner på utgiftsdekning fungerer tilfredsstillende. Det er imidlertid avdekket svakheter i refusjonsrutinen hvor en avdekket tapte refusjonsutgifter i størrelsesorden ca. kr Vi har fått opplyst at kommunen har styrket den interne kontroll i 2012 med bedre overvåking av utgifter pr barn. Vi antar at det vil være svælt nyttig å ta i bruk økonomidelen til fagsystem Familia. Sosialhjelpsrutinene er bedret på flere områder i Internkontrollen rundt NAV sin forvaltning av klienters midler kan imidleltid styrkes med arbeidsdeling og månedlig avstemming. Salgsrutinene er gjennomgått og vurdelt i løpet av året. Dette er rutiner knyttet til brukerbetalinger, kommunale avgifter og andre tekniske inntekter, samt husleie. Vi finner dem i hovedsak å være formålstjenlige og betryggende, og de feilene som oppdages har i hovedsak blitt koltigelt eller vælt beløpsmessige uvesentlige.

29 Rogaland Revisjon IKS Overføringer fungerer i hovedsak tilfredsstillende. Side: 4 av 6 Finansrutinene er gjennomgått både i anledning regnskapsrevisjonen og forvaltningsprosjektet Finansforvaltning som ferdigstilles i Rutinen anses i hovedsak å være i samsvar med vedtatt finansreglement Arsregnskapet Driftsregnskapet Gjennomgangen av utgifter i drifts- og investeringsregnskapet tyder på at det ikke er vesentlige feil mht. rett avgrensning iht. god kommunal regnskapsskikk (KRS m. 4) på riktig regnskapsår. Endelige tall for ressurskrevende brukere viste at kommunen har estimert og inntektsføli 2,1 mill. kr for lite i regnskapet for Kommunen har valgt å ikke foreta korrigeringer i regnskapet da kommunen har inntektsfølt etter beste estimat slik regelen tilsier og endringer ville medføre store endringer og merarbeid i allerede utarbeidede årsoppgjørsdokumenter. Kommunen har i 2011 gjennomgått sine eldre fordringer og tapsfølt 1,5 mill. kr hvorav ca. kr er tilbakeføring av dobbelfølt sykelønnsrefusjon i anledning konveltering til nytt lønnssystem. Resten refererer seg i hovedsak til husleier helse og omsorg. Kommunen har ingen konkret tapsavsetting, men vil ta dette over fond om det skulle bli aktuelt. Etterberegning av barnehagetilskudd i henhold til nye forskrifter viser at Hå har betalt ca. 1,9 mill. kr for mye til private barnehager. Beløpet er kol1'igelt for i regnskapet for Vi vil imidleltid peke på at det er en viss risiko knyttet til tilskudd til ikke-kommunale barnehager som følge av enkelte uklarheter ved regelverket, og mange kommuner har mottatt klager på tilskuddenes støl1'else. For øvrig er selvkostområdet er tilfredsstillende ivaretatt og presentelt i regnskapets note 13. Investeringsregnskapet Hå kommune har hatt betydelig høyere aktivitet enn tidligere med gjennomført investeringer på 153 mill. kr. som er ca. 44 mill. kr mer enn budsjett grunnet etterslep fra tidligere år. Av ny veileder for oppgjør av investeringsregnskapet fremgår at investeringsbudsjettet er et årsbudsjett. Dette innebærer i prinsippet at finansieringen av investeringsprosjekter som pågår over flere år, må vedtas på nytt hvelt år. Det bør også foretas budsjettjustering i året hvis fremdrift i prosjekt viser at det ikke er behov for budsjettelt låneopptak. Per hadde kommunen 7,6 mill. kr i ubrukte lånemidler. Større investeringer i 2011 refererer seg til helseinstitusjoner, barnehager, avløp og sentrumsog næringsutvikling for å nevne noen. Vår gjennomgang av investeringsregnskapet har ikke avdekket vesentlige beløp som etter vår vurdering burde vært ført i driftsregnskapet. Det er særlig grensedragningen mellom hva som er vedlikehold (som skal føres i driftsregnskapet), og hva som er oppgradering (som skal i investeringsregnskapet), som kan være vanskelig. Det kritiske punktet i denne sammenheng er at det bare er investeringsutgifter som kan finansieres med lån. Alle andre utgifter må dekkes av driftsinntektene. Kommunen har per totale utlån for 161,3 mill. kr. Utlånene anses i hovedsak som sikre slik at tapsrisikoen vurderes lav.

30 Balansen Rogaland Revisjon IKS Side: 5 av 6 Alle vesentlige balanseposter er verifisert per Il. Revisjonen baserer seg i stor grad på kommunens egne avstemmingskontroller. Vi har et godt samarbeid med administrasjonen og jobber parallelt slik at alle avdekkede feil er rettet i det fremlagte regnskap. Det vises i den forbindelse til bokføringsloven Il som krever at alle balanseposter skal være dokumenteli, med mindre de er ubetydelige. Hå bruker den kommunale regnskapsmappen for totalavstemming og har god dokumentasjon av årsoppgjøret, noe som gir god effektivitet også for revisors arbeid. Forvaltningsrevisjon og selskapskontroller Kontrollutvalget foretar bestillinger av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i samsvar med kommunestyrets vedtatte planer. Forvaltningsrevisjonene i 2011 ble gjennomført med bakgrunn i plan for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll fra I løpet av 2011 er følgende forvaltningsprosjekter levert med disse oppsummeringene: Attmktivarbeidsgiver: (anbefalinger) Vurdere å utarbeide en egen arbeidsgiverstrategi Sikre at alle ansatte får tilbud om en årlig medarbeidersamtale Fortsette å legge forholdene ti! rette for at de ansatte skal kunne arbeide i større sti! lingsprosenter Se nærmere på hva man kan gjøre for å sila e bedre informasjon og medvirkning for de tillitsvalgte Se nærmere på hva man kan gjøre for å sila e mellomlederne en bedre delaktighet i de ansattes lønnsdannelse Dispensasjoner plan- og bygningsloven: (oppsummering) Hå kommune har et helt spesielt utgangspunkt når plan- og bygningsloven skal etterleves: Store deler av ~ommunen er LNF-områder, hvor det drives intensivt jordbruk og hvor jordvern er av stor betydning. I dette slgæringspunktet skal ulike interesser ivaretas: Nasjonal jordbrukspolitikk, lokalt selvstyre, vekst og utvikling av boområder og næringsliv. Her er der åpenbare motsetninger og det er grunn til å forvente et visst konfliktnivå knyttet ti! enkeltsaker. Vår gjennomgang viser at det er relativt få saker med omfattende konflikter. Vår vurdering er at de ulike aktørene ivaretar sine roller slik man vil forvente, og at interesser og motsetninger takles på en slik måte at man finner rimelige løsninger. Forvaltningsprosjektet Finansforvaltning skulle vælt levert i 2011 men ble utsatt grunnet kommunens kapasitetsproblemer i anledning budsjettutarbeidelsen for I skrivende stund er overordnet analyse for perioden under utarbeidelse og denne vil være en del av grunnlaget for plan for forvaltningsrevisjon i inneværende periode. Attestasjoner I løpet av 2011 har vi bl.a. bekreftet seks merverdiavgiftskompensasjonskrav, ressurskrevende tjenester, tilskudd til kvalifiseringsordningen, rusarbeid, helsetjenesten i fengsel, videreutdannelse psyk. helsearbeid og diverse spillemidler.

31 Rogaland Revisjon IKS Kommunale foretak Side: 6 av 6 Den økonomiske situasjonen pr i de kommunale foretakene kan oppsummeres slik: Navn Ove."slmdd Overskudd Egenkapital Egenlmpital Sirevåg Havn i Hå KF O O l Jæren E-verk KF Rogaland Revisjon IKS har avgitt normal revisjonsberetning til Sirevågs Havn i Hå KF sitt årsregnskap, mens revisjon av årsoppgjøret for Jæren E-verk KF ennå ikke er ferdigstilt. Misligheter Revisor plikter i henhold til revisjonsforskriften 4 å rapp011ere misligheter til kontrollutvalget med kopi til administrasjonssjefen. Vi har ikke avdeld(et eller fått melding om at det er begått misligheter i Kommunen har etiske retningslinjer. Betingede forpliktelser og hendelser etter balansedagen Rådmann og regnskapssjef har gjennom sine underskrifter på fullstendighetserklæring datel , bekreftet at vi har fått tilgang til alle opplysninger som er relevante for årsregnskapet. Vi er ildæ kjent med at det foreligger betingede forpliktelser eller andre forhold som ville hatt betydning for årsregnskapet. Konklusjon - revisjonsberetningen Vi har gjennom vår revisjon oppnådd betryggende sikkerhet for at regnskapet ikke inneholder vesentlige feil. Gjennomgang av budsjettoppfølging, årsrapp011 og bokføringsrutiner har ikke avdekket vesentlige avvik. Vi avgir derfor en revisjonsberetning med positive konklusjoner på alle disse områdene. Kontrollutvalget har i henhold til kontrollutvalgsforskriften 8 ansvaret for å påse at de merknader revisor har gj011, blir fulgt opp. Dette gjelder likevel ikke merknader vedrørende løpende forbedring og effektivisering av normal drift. For 2011 er det ikke avdekket forhold som kontrollutvalget plikter å følge opp Med hilsen {/a~re7j ftafrljp~ Cicel T. Aanestad Revisj onsdirektørl statsautorisel1 revisor ~/fu~a~ Annebeth M. Mathiassen Oppdragsleder Kopi: Administrasjonssjefen i Hå kommune Kontrollutvalget i Hå kommune

32 Rogaland ReviSjOn IKS Vår saksbehandler: Irene Storås en Frydenlund Vår dato: Vår referanse: Side: l av 2 Til Hå kommunestyre REVISORS BERETNING FOR SIREV AG HAVN I HÅ KF FOR 2011 Uttalelse om årsregnslmpet Vi har revidert særregnskapet for Sirevåg Havn i Hå KF, som viser et netto driftsresultat på kr O og et regnskapsmessig mer-/mindreforbruk på kr O. Særregnskapet består av balanse per 31. desember 2011, driftsregnskap, investeringsregnskap og økonomiske oversikter for regnskapsåret avsluttet per denne datoen, og en beskrivelse av vesentlige anvendte regnskapsprinsipper og andre noteopplysninger. Styret og daglig leders ansvar/or årsregnskapet Styret og daglig leder er ansvarlig for å utarbeide særregnskapet og for at det gir en dekkende fremstilling i samsvar med lov, forskrift og god kommunal regnskapsskikk, og for slik intern kontroll som styret og daglig leder finner nødvendig for å muliggjøre utarbeidelsen av et særregnskap som ikke inneholder vesentlig feilinformasjon, verken som følge av misligheter eller feil. Revisors oppgaver og plikter Vår oppgave er å gi uttrykk for en mening om dette særregnskapet på bakgrunn av vår revisjon. Vi har gjennomfølt revisjonen i samsvar med lov, forskrift og god kommunal revisjonsskikk i Norge, herunder International Standards on Auditing. Revisjonsstandardene krever at vi etterlever etiske krav og planlegger og gjennomfører revisjonen for å oppnå betryggende sikkerhet for at årsregnskapet ikke inneholder vesentlig feilinformasjon. En revisjon innebærer utførelse av handlinger for å innhente revisjonsbevis for beløpene og opplysningene i årsregnskapet. De valgte handlingene avhenger av revisors skjønn, herunder vurderingen av risikoene for at særregnskapet inneholder vesentlig feilinformasjon, enten det skyldes misligheter eller feil. Ved en slik risikovurdering tar revisor hensyn til den interne kontrollen som er relevant for foretakets utarbeidelse av et særregnskap som gir en dekkende fremstilling. Formålet er å utforme revisjonshandlinger som er hensiktsmessige etter omstendighetene, men ikke for å gi uttrykk for en mening om effektiviteten av foretakets interne kontroll. En revisjon omfatter også en vurdering av om de anvendte regnskapsprinsippene er hensiktsmessige og om regnskapsestimatene utarbeidet av ledelsen er rimelige, samt en vurdering av den samlede presentasjonen av særregnskapet. Etter vår oppfatning er innhentet revisjonsbevis tilstrekkelig og hensiktsmessig som grunnlag for vår konklusjon. Konklusjon Etter vår mening er årsregnskapet avgitt i samsvar med lov og forskrifter og gir en dekkende fremstilling av den finansielle stillingen til Sirevåg Havn i Hå KF per 31. desember 2011, og av resultatet for regnskapsåret som ble avsluttet per denne datoen i samsvar med lov, forskrift og god kommunal regnskapsskikk. Postadresse: Lagårdsveien STAVANGER Besøksadresse: Samme: Epostadresse: post@rogaland Revisjon.no Telefon: Telefax: Bankkonto: Organisasjonsnr: NO MVA

33 Rogaland Revisjon IKS Vår dato: Vår referanse: Side: 2 av2 Uttalelser om øvrige forhold Konklusjon om særbudsjett Basett på vår revisjon av særregnskapet som beskrevet ovenfor, mener vi at de disposisjoner som ligger til grunn for særregnskapet er i samsvar med budsjettvedtak, og at beløpene i særregnskapet stemmer med regulert budsjett. Konklusjon om årsberetningen Basett på vår revisjon av særregnskapet som beskrevet ovenfor, mener vi at opplysningene i årsberetningen om særregnskapet er konsistente med særregnskapet og er i samsvar med lov og forskrifter. Konklusjon om registrering og dokumentasjon Basett på vår revisjon av særregnskapet som beskrevet ovenfor, og kontrollhandlinger vi har funnet nødvendig i henhold til internasjonal standard for attestasjonsoppdrag (ISAE) 3000 «Attestasjonsoppdrag som ikke er revisjon eller begrenset revisjon av historisk finansiell informasjon», mener vi at ledelsen har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av foretakets regnskapsopplysninger i samsvar med lov og god bokføringsskikk i Norge. Stavanger, Rogaland Revisjon IKS (4C,b! -; Itcwn,j Drt/, Cicel T. Aarrestad Revisjonsdirektør/ statsautorisert revisor

34 Hå kommune Sirevåg havn i Hå KF Årsberetning 2011 ORGANISASJON Sirevåg Havn i Hå KF ble opprettet og registrert i Enhetsregisteret og i Foretaksregisteret STYRET Foretakets styre er havnestyre (jfr. havne- og farvannsloven) og valgt av kommunestyret. Ordføreren er styrets leder. ADMINISTRASJON / ARBEIDSMILJØ / LIKESTILLING De administrative funksjonene mht. forvaltning og drift i foretaket er utført av personell fra Hå kommune. Lønnsutgiftene med dette arbeidet føres over regnskapet til Sirevåg Havn. 3 menn mottok lønn fra havnen i Sikkerhetsarbeid utføres av havneadministrasjonen og sertifisert personell i bedriftene i havnen. Av de nåværende tilsatte i foretaket og i bedriftene, er i alt 9 personer sikkerhetsutdannet. Det er ikke spesielle forhold å bemerke vedr. arbeidsmiljø eller likestillingstiltak. SELSKAPETS MÅL Sirevåg Havn i Hå KF s mål er å eie, utbygge og drive Sirevåg Havn (inkl. havneavsnittene Holmane og Kvassheim) samt hva hermed står i forbindelse. Dessuten forvalte kommunens sjøområder etter delegert myndighet fra kommunestyret. Etter foregår utbygging av kaier og farledstiltak i regi av Sirevåg Havn KF. Sirevåg Havn KF leier kaier og kaianlegg som er oppført før fra Hå kommune. HMS Drift av havnen fordrer systematisk arbeid mht. sikkerhet. I samsvar med EU-direktiv er det i 2011 utarbeidet ny sårbarhetsanalyse for hele havnen i Sirevåg. Analysen er gjort i samarbeid med bedrifter i havnen og politimyndighetene. Analysen er til godkjenning i Kystverket. I 2012 skal det utarbeides ny sikkerhetsplan for havnen. Det vil bli gjennomført internkontroll i 2012 etter at ny analyse og sikkerhetsplan er godkjent. YTRE MILJØ Det var i 2011 et utslipp av olje i Sirevåg Havn. Forholdet er anmeldt. Utslippskilden er foreløpig ikke påvist. Oppryddingen etter utslippet ble foretatt og bekostet av Hå kommune. Kommunen har søkt Kystverket om refusjon for utgiftene (kr ). VIRKSOMHETEN I 2011 De senere års utbyggingstiltak gjør at havnen i Sirevåg nå er vesentlig forbedret mht. anløpsforholdene. Det ble derfor ikke gjort større utbedringstiltak i havnen i For å sette infrastrukturen i havnen i tidsmessig stand, ble det i 2011 utført vedlikehold av

35 vannforsyningen, el-anlegg og sikkerhetsporter. Det gjenstår vedlikeholdsoppgaver på kamerautrustningen. Dette vil bli utført i Lov av 17. april 2009 nr. 19 om havner og farvann trådte i kraft Som tilpasning til ny lov behandlet havnestyret og kommunestyret to saker senhøstes 2010, en sak om omlegging av prisingen av havnetjenester i Sirevåg havn (k-sak 087/10) og en sak om revidering av havnens vedtekter samt ny forskrift om bruk av og orden i havner og farvann i Hå kommune (k-sak 088/10). Ny prising av havnetjenestene er fulgt opp i havnestyrets og kommunestyrets vedtak om priser for 2011 og I forbindelse med fastsetting av priser for 2012 ble prisregulativet ytterligere revidert og forenklet. Inntektene av trafikk i havnen ble redusert med 10,6 % i Ilandført fangstmengde er redusert med ca 16 %. Verdien hadde derimot en økning på 30 %. (Ihht statistikk fra Fiskedirektoratet.) Ilandført mengde gjødsel var i tonn. Resultatregnskap for 2011 er gjort opp med et resultat på kr 0. Inntektene ble om lag kr mindre enn budsjettert. Driftsutgifter ekskl. avskrivninger ble ca kr mindre enn budsjettert. FRAMTIDSUTSIKTER Det er ledige arealer i havnen, og lite etterspørsel etter disse til fiskerirelaterte formål. Det er usikkert hvor store fiskeriareal som er nødvendige i Sirevåg. Kommunestyret har bedt rådmannen vurdere omregulering til næringsvirksomhet av område i Sirevåg Havn. Andre næringsvirksomheter vil kunne bidra positivt til havnens økonomi. FORTSATT DRIFT Forutsetningene for fortsatt drift er til stede og årsregnskap og årsberetning gir et rettvisende bilde av driften og den finansielle stilling. ÅRSOPPGJØRSDISPOSISJONER Regnskapet for 2011 er gjort opp med et resultat på kr 0 og det er dermed ikke forslag til årsoppgjørsdisposisjoner. Varhaug, Mons Skrettingland Sveinung Lode Trine-J. M. Rovik leder nestleder Anna E. E. Borgenvik Terje Mjåtveit

36 SIREVÅG HAVN I HÅ KF Org.nr Økonomiske oversikter Regnskapsskjema - Drift Regnskap Reg. budsjett Oppr.budsjett Regnskap Driftsinntekter: Brukerbetaling 0,00 0,00 0,00 0,00 Andre salgs- og leieinntekter , , , ,60 Overføringer med krav til motytelse 0,00 0, , ,56 Overførin~er uten krav til motytelse 0,00 0,00 0,00 0,00 Sum driftsinntekter , , , ,16 Driftsutgifter: Lønnsutgifter , , , ,73 Sosiale utgifter 80321,64 0,00 0, ,95 KjØp av varer og tj som inngår i foretakets tj.pr , , , ,36 KjØp av tjenester som erstatter foretakets tj.pr 14350,40 0,00 0, ,40 Overføringer , , , ,72 Avskrivninger , , , ,00 Fordelte ut~ifter 0,00 0,00 0,00 0,00 Sum utgifter , , , ,16 Brutto driftsresultat: , , , ,00 Finansposter: Renteinntekter og utbytte 53185, , , ,00 Mottatte avdrag på lån 0,00 0,00 0,00 0,00 Sum eksterne finansinntekter 53185, , , ,00 Renteutgifter og låneomkostninger 0,00 0,00 0,00 0,00 Avdrag på lån 0,00 0,00 0,00 0,00 Utlån 0,00 0,00 0,00 0,00 Sum eksterne finansutgifter 0,00 0,00 0,00 0,00 Resultat eksterne finanstransaksjoner: 53185, , , ,00 Motpost avskrivninger , ,00 0, ,00 Netto driftsresultat: 0,00 0,00 0,00 0,00 Interne finansieringstransaksjoner: Bruk av tidligere års regnskapsmessig mindref( 0,00 0,00 0,00 0,00 Bruk av disposisjonsfond 0,00 0,00 0,00 0,00 Bruk av bundne fond 0,00 0,00 0,00 0,00 Sum bruk av avsetninger 0,00 0,00 0,00 0,00 Overført til investeringsregnskapet 0,00 0,00 0,00 0,00 Avsatt til dekning av tidligere års regnskapsme 0,00 0,00 0,00 0,00 Avsatt til disposisjonsfond 0,00 0,00 0,00 0,00 Avsatt til bundne fond 0,00 0,00 0,00 0,00 Sum avsetninger 0,00 0,00 0,00 0,00 Regnskapsmessig merforbruk/mindreforbruk 0,00 0,00 0,00 0,00

37 SIREVAG HAVN I HA KF Org.nr Regnskapsskjema - Investering Regnskap Reg. budsjett Oppr.budsjett Regnskap Investeringer: Investeringer i anleggsmidler ,20 0,00 0, ,40 Utlån og forskutteringer 0,00 0,00 0,00 0,00 Avdrag på lån 0,00 0,00 0,00 0,00 Avsetninger 20575,20 0,00 0,00 0,00 Årets finansieringsbehov 0,00 0,00 0, ,40 Finansiert slik: Bruk av lånemidler 0,00 0,00 0,00 0,00 Inntekter fra salg av anleggsmidler 0,00 0,00 0,00 0,00 Tilskudd til investeringer 0,00 0,00 0,00-970,35 Mottatte avdrag på utlån og refusjoner 0,00 0,00 0,00 0,00 Andre inntekter 0,00 0,00 0,00 0,00 Sum ekstern finansiering: 0,00 0,00 0,00-970,35 Overført fra driftsdelen 0,00 0,00 0,00 0,00 Bruk av avsetninger 0,00 0,00 0, ,75 Sum finansiering: 0,00 0,00 0, ,75 Udekket/udisponert 0,00 0,00 0,00 0,00

38 SIREVÅG HAVN I HÅ KF Org.nr Regnskapsskjema - BALANSE Regnskap 2011 Regnskap 2010 EIENDELER: Anleggsmidler Immaterielle eiendeler Faste eiendommer og anlegg Utstyr, maskiner og transportmidler Utlån AkSjer og andeler Pensjonsmidler Sum anleggsmidler: 0, ,32 0,00 0,00 0,00 0, ,32 0, ,60 0,00 0,00 0,00 0, ,60 Omløpsmidler Varer Kortsiktige fordringer Aksjer og andeler Sertifikater Obligasjoner Premieavvik Kasse, bankinnskudd Sum omløpsmidler: 0, ,58 0,00 0,00 0,00 0, , ,74 0, ,06 0,00 0,00 0,00 0, , ,39 5UM EIENDELER: , ,99 EGENKAPITAL OG GJELD: Egenkapital Disposisjonsfond Bundne driftsfond Ubundne investeringsfond Bundne investeringsfond Regnskapsmessig mindreforbruk (Drift) Regnskapsmessig merforbruk (Drift) Udisponert i inv.regnskapet Udekket i inv.regnskapet Kapitalkonto Sum egenkapital: 15586,04 0, ,60 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0, , ,04 0, ,40 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0, ,44 Gjeld Langsiktig gjeld Ihendehaverobligasjonslån Pensjonsforpliktelser Sertifikatlån Andre lån Avsetning for forpliktelser Sum langsiktig gjeld: 0,00 0,00 0, ,32 0, ,32 0,00 0,00 0, ,60 0, ,60 Kortsiktig gjeld Kassekredittlånt Annen kortsiktig gjeld Premieavvik Sum kortsiktig gjeld: 5UM EGENKAPITAL OG GJELD: 0, ,10 0, , ,06 0, ,95 0, , ,99 Mons Skrettingland styrets leder Sveinung Lode styrets nestleder Trine-Jannike M Rovik styremedlem Anna Elise Ekroll Borgenvik styremedlem Terje Mjåtveit styremedlem

39 Sirevåg Havn i Hå KF Org.nr NOTER TIL REGNSKAPET 2011 Note 1 Regnskapsprinsipp Regnskapet i Sirevåg Havn i Hå KF er utarbeidet i henhold til bestemmelsene i kommuneloven, forskrifter og god kommunal regnskapsskikk. Note 2 Mellomværende Hå kommune Overført til Hå kommune Arets kaileie Gjeld Hå kommune Sum Herav er bokført som gjeld i balansen pr O Overført fra Hå kommune Krav investeringstilskudd Sum Herav bokført som fordring i balansen pr O O O O O O Note 3 Ansatte og godtgjørelser daglig leder og styret og revisor Antall ansatte (deltid) Godtgjørelse daglig leder, inkl pensjon KLP Godtgjørelse styret O Det er ikke ytet lån eller sikkerhetsstillelser for noen ansatte eller styremedlemmer. Det er utbetalt kr inkl mva til Rogaland Revisjon IKS for revisjon. Note 4 Kundefordringer Kundefordringene er vurdert til pålydende. Note 5 Bundne bankinnskudd Herav bundne skattetrekksmidler kr Note 6 Obligatorisk tjenestepensjon Sirevåg Havn i Hå KF er ikke omfattet av lov om obligatorisk tjenestepensjon.

40 Sirevåg Havn i Hå KF Org.nr Note 7 Anleggsmidler Fra og med 2007 har Sirevåg Havn i Hå KF, som en følge av endringene i lov om merverdiavgift, der havneforetak ikke skal følge lov om momskompensasjon, men i stedet de ordinære merverdiavgiftsreglene, overtatt bokføringen av nye investeringer i kaier og havneanlegg. Anskaffelseskost (før avskrivning) Tilgang i året Akkumulerte avskrivninger Arets avskrivninger Bokført verdi Avskrivingssats Kai- og havneanlegg ,5% Avskrivninger følger samme prinsipp som i kommunen, der avskrivningene starter året etter at investeringen er foretatt. Det er i 2011 ikke mottatt tilskudd fra Hå kommune til investeringer. Note 8 Investeringstilskudd Sum opprinnelig investeringstilskudd Akkumulert inntektsføring Korrigering kreditnote 2011 Arets inntektsføring Restverdi Arlig inntektsføring i prosent ,5 % Note 9 Bevegelse egenkapital Kapitalfondet Disposisjonsfond Overskudd 2011 Sum egenkapital lb Avsatt fond UB lb Overskudd 2010 UB O o

41 Sirevåg Havn i Hå KF Org.nr Note 10 Spesifisering av driftsutgiftene og havneinntektene Driftsutgiftene: 1(1000 kr) Regnskap BUdsjett Regnskap Lønn inkl sos.utg Strøm Vedlikehold Andre utgifter Avskrivninger Kaileie, overført komm Kontrollgebyr Sum utgifter Havneinntektene: 1(1000 kr) Regnskap Budsjett Regnskap Havneavgifter Kaibetal ing Avfallsgebyr Avtale kaileie Fisk Skalldyr Kunstgjødsel, kalk Bygningsartikler Andre varer 12-6 Strømkort 6-12 Sum

42 Rogaland Revisjon IKS Vår saksbehandler: Vår dato: Vår referanse: Side: l av 2 Til Hå kommunestyre REVISORS BERETNING FOR JÆREN EVERK KOMMUNALT FORETAK I HÅ FOR 2011 Uttalelse om årsregnsl<apet Vi har revidett særregnskapet for Jæren Everk kommunalt foretak i Hå, som viser et overskudd på tusen kroner. Særregnskapet består av balanse per 31. desember 2011, resultatregnskap, kontantstrømoppstilling og en beskrivelse av vesentlige anvendte regnskapsprinsipper og andre noteopplysninger. Styret og daglig leders ansvar for årsregnskapet Styret og daglig leder er ansvarlig for å utarbeide særregnskapet og for at det gir en dekkende fremstilling i samsvar med regnskapsloven og god regnskapsskikk i Norge, og for slik intern kontroll som styret og daglig leder finner nødvendig for å muliggjøre utarbeidelsen av et særregnskap som ikke inneholder vesentlig feilinformasjon, verken som følge av misligheter eller feil. Revisors oppgaver og plikter Vår oppgave er å gi uttrykk for en mening om dette særregnskapet på bakgrunn av vår revisjon. Vi har gjennomført revisjonen i samsvar med lov, forskrift og god revisjonsskikk i Norge, herunder International Standards on Auditing. Revisjonsstandardene krever at vi etterlever etiske krav og planlegger og gjennomfører revisjonen for å oppnå betryggende sikkerhet for at årsregnskapet ikke inneholder vesentlig feilinformasjon. En revisjon innebærer utførelse av handlinger for å innhente revisjonsbevis for beløpene og opplysningene i årsregnskapet. De valgte handlingene avhenger av revisors skjønn, herunder vurderingen av risikoene for at særregnskapet inneholder vesentlig feilinformasjon, enten det skyldes misligheter eller feil. Ved en slik risikovurdering tar revisor hensyn til den interne kontrollen som er relevant for foretakets utarbeidelse av et særregnskap som gir en dekkende fremstilling. Formålet er å utforme revisjonshandlinger som er hensiktsmessige etter omstendighetene, men ikke for å gi uttrykk for en mening om effektiviteten av foretakets interne kontroll. En revisjon omfatter også en vurdering av om de anvendte regnskapsprinsippene er hensiktsmessige og om regnskapsestimatene utarbeidet av ledelsen er rimelige, samt en vurdering av den samlede presentasjonen av særregnskapet. Etter vår oppfatning er innhentet revisjonsbevis tilstrekkelig og hensiktsmessig som grunnlag for vår konklusjon. Konklusjon Etter vår mening er årsregnskapet avgitt i samsvar med lov og forskrifter og gir en dekkende fremstilling av den finansielle stillingen til Jæren Everk kommunalt foretak i Hå per 31. desember 2011, og av resultatet for regnskapsåret som ble avsluttet per denne datoen i samsvar med lov, forskrift og god regnskapsskikk. Postadresse: Lagårdsveien STAVANGER Besøksadresse: Samme: Epostadresse: post@rogaland Revisjon.no Telefon: Telefax: Bankkonto: Organisasjonsnr: NO MVA

43 Rogaland Revisjon IKS Vår dato: Vår referanse: Side: 2 av 2 Uttalelser om øvrige forhold Konklusjon om særbudsjett Basert på vår revisjon av særregnskapet som beskrevet ovenfor, mener vi at de disposisjoner som ligger til grunn for særregnskapet er i samsvar med budsjettvedtak, og at beløpene i særregnskapet stemmer med regulelt budsjett. Konklusjon om årsberetningen Basert på vår revisjon av særregnskapet som beskrevet ovenfor, mener vi at opplysningene i årsberetningen om særregnskapet er konsistente med særregnskapet og er i samsvar med lov og forskrifter. Konklusjon om registrering og dokumentasjon Baselt på vår revisjon av særregnskapet som beskrevet ovenfor, og kontrollhandlinger vi har funnet nødvendig i henhold til internasjonal standard for attestasjonsoppdrag (ISAE) 3000 «Attestasjonsoppdrag som ikke er revisjon eller begrenset revisjon av historisk finansiell informasjon», mener vi at ledelsen har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av foretakets regnskapsopplysninger i samsvar med lov og god bokføringsskikk i Norge. Stavanger, Rogaland Revisjon IKS c {' ~ ;; '7/ 0471 J ~c1 Cicel T. AatTestad Revisjonsdirektør/ statsautoriselt revisor

44 Rogaland Revisjon IKS Vår saksbehandler: Vår dato: Vår referanse: Side: 1 av 2 Til Styret i Jæren Everk kommunalt foretak i Hå ARSOPPGJ0RSNOTAT 2011 Innledning Kommunelovens regler om tilsyn, kontroll og revisjon framgår av kommuneloven kapittel 12. Revisors oppgaver følger av loven 78 og egen forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner mv. og kan oppsummeres slik: v' Vurdere om årsregnskapet er avlagt i samsvar med lov, forskrift og god regnskapsskikk v' Se etter at årsregnskap stemmer med budsjett eller andre gyldige vedtak v' Vurdere om opplysningene i årsberetningen er konsistente med årsregnskapet v' Vurdere om foretaket har oppfylt sine plikter mht. tilfredsstillende registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger v' Se etter at foretaket har ordnet den økonomiske internkontrollen på en betryggende måte v' Bidra til å forebygge og avdekke misligheter og feil. Resultatene av regnskapsrevisjonen er rappoliert i vår revisjonsberetning datert Dette årsoppgjørsnotatet gir en oppsummering av årets revisjon og knytter en del kommentarer til det framlagte årsregnskapet og årsmeldingen. Foretaket har ikke væti gjenstand for forvaltningsrevisjon i Regnskapsavleggelsen og den økonomiske situasjonen Foretakets regnskap er en del av Hå kommunes framlagte årsregnskap. Regnskapet og årsberetningen er avlagt i samsvar med lov, forskrift og god regnskapsskikk. Arsregnskapet er fremlagt med et årsresultat på 7,2 mill. kr og et ordinært resultat før skattekostnad på 9,2 mill. kr. Overskuddet foreslås overført til annen egenkapital. Egenkapitalandelen blir etter dette på 86 %, og foretaket må dermed karakteriseres som økonomisk svæti solid. For øvrig vises til omtale av drift og økonomi i årsmeldingen. Regnskapsrevisjon Regnskapsrevisjonen er gjennomføti i samsvar med kommuneloven med tilhørende forskrift og god kommunal revisjonsskikk, herunder internasjonale revisjonsstandarder - International Standards on Auditing. Postadresse: Lagårdsveien STAVANGER Besøksadresse: Samme: E postadresse: post@rogaland-revisjon.no Telefon: Telefaks: Bankkonto: Organisasjonsnr: NO MVA

45 , Rogaland Revisjon IKS Vurdering av intern kontroll og rutiner Side: 2 av2 Det overordnede ansvaret for kontroll og tilsyn i kommunen tilligger kommunestyret iht. kommuneloven 76. Dette ansvaret er delegert til foretaket styre, jf. loven 67. Daglig leder har det operative ansvaret, og skal sørge for at bokføringen skjer i samsvar med lov og forskrift, og at formuesforvaltningen er betryggende (kml. 71 nr.2). Selskapets arbeidsdeling og internkontroll vurderes som hensiktsmessig. Det er god lederoppfølging av økonomi og resultater i foretaket, og innkjøps- og lønnsområdet fungerer tilfredsstillende. Det er ikke avdekket vesentlige brudd på lov om offentlige anskaffelser. Kommentarer til årsregnskapet Alle vesentlige balanseposter er verifiseti per Inntektene synes fullstendige og konekt periodisert. Lønn og lønnsrelaterte poster er avstemt mot offentlige oppgave, og øvrige utgifter er kontrolleti med hensyn til realitet og konekt bokføring. Det er vår vurdering at det reviderte regnskapet ikke inneholder vesentlige feil, og at det ikke er uakseptabel risiko knyttet til noen av regnskapspostene. Misligheter Revisor plikter i henhold til revisjonsforskriften 4 å rapportere misligheter til kontrollutvalget med kopi til administrasjonssjefen. Vi har i år ikke avdekket eller fått melding om at misligheter skal ha funnet sted. Betingede forpliktelser og hendelser etter balansedagen Styrets leder og daglig leder har gjennom sine underskrifter på fullstendighetserklæring dateti , bekreftet at vi har fått tilgang til alle opplysninger som er relevante for årsregnskapet. Vi er ikke kjent med at det foreligger betingede forpliktelser eller hendelser etter balansedagen som får betydning for det avlagte årsregnskapet. Konklusjon - revisjonsberetningen Vi har ved vår revisjon oppnådd betryggende sikkerhet for at resultatregnskap og balanse per ikke inneholder vesentlige feil. Det er derfor avlagt en nolmal revisjonsberetning. Kontrollutvalget har i henhold til kontrollutvalgsforskriften 8 ansvaret for å påse at de merknader revisor har gjort, blir fulgt opp. Dette gjelder likevel ikke merknader vedrørende løpende forbedring og effektivisering av normal drift. For 2011 er det etter vår vurdering ingen forhold kontrollutvalget plikter til å følge opp. Med hilsen Rogaland Revisjon IKS Ct ~u '~ '/;GVl77 J O'C{ Cicel T. Aanestad Revisj onsdirektørl statsautoriseti revisor

46 ÅRSBERETNING ORGANISASJON Første dag for leveranse av strøm fra Jæren Everk var 27. januar Ar 2011 er selskapets 97. driftsår med leveranse av strøm. Den 1. januar 2000 ble selskapet omdannet til et kommunalt foretak med Hå kommune som eier. Selskapet skiftet samtidig navn til Jæren Everk kommunalt foretak i Hå. Siden 1. januar 1999 har selskapet fungeli som et rent nettselskap. STYRET Styret for Jæren Everk kommunalt foretak i Hå består av 5 medlemmer. Styret har i 2011 hatt 6 møter og behandlet 39 saker. Styret ble valgt i mai 2010, og nåværende styresammensetning er som følger: Medlemmer: Mindor Jelsa (leder), Ingmlli Helen Reiestad (nestleder), Laila Luteberget, Reidar Håland og Hallgeir Hobberstad (valgt av de ansatte). I tillegg møter everkssjefen. ADMINISTRASJON Under everkssjefens ledelse er det fire avdelinger; merkantilavdeling, driftsavdeling, planavdeling og det lokale tilsyn. Ved utgangen av året var det 19 ansatte, hvorav 2 lærlinger. Gjennomsnittlig alder på de ansatte var 43,5 år. SELSKAPETS MAL Jæren Everk skal drives slik at innbyggeme i Hå kommune får en sikker fi'emføring av energi av høg kvalitet til en låg pris. Driften av selskapet skal over tid gi en avkastning som opprettholder realverdien av kapitalen, dvs. at kapitalen minimum skal være inflasjonsjustert. HMS Helse, miljø og sikkerhet fordrer systematisk oppfølging av alle lovpålagte lover og forskrifter. Det arrangeres årlige vemerunder med formål å etterkontrollere at virksomheten tilrettelegger arbeidsforholdene på arbeidsplassen til den enkelte ansatte. Det er i 2011 foretatt såkalt arbeidsmiljøundersøkelse for å kartlegge bedriftens arbeidsmiljø. Formålet med denne type årlige undersøkelser er å samle informasjon som kan brukes til å utvikle og forbedre arbeidsmiljøet. Det ble i 2011 opprettet arbeidsmiljøutval (AMU) ved Jæren Everk. AMU består av 3 representanter fra arbeidsgiver, 3 representanter fra de ansatte samt representant fra bedriftshelsetjenesten. Alle ansatte er innmeldt i bedriftshelsetjeneste. Sykefraværet har vært 4,9 % i 2011 mot 5,3 % i Det er ikke registreit skader som har følt til sykefravær.

47 LIKESTILLING Det var ved utgangen av året 16 % kvinner blant de ansatte. Dette er en andel som vil bli forsøkt øket i forbindelse med fremtidige nyansettelser. YTRE MILJØ Everket arbeider målbevisst for ikke å forurense det ytre miljø. Vi har opparbeidet gode rutiner for behandling av avfall og restmateriell. NETTVIRKSOMHETEN Overført mengde blir målt den det enkelte år. Total overføti mengde i Hå var 282,8 GWh. OverfØli uprioritert kraft til elektrokjeler ble i ,5 GWh mot 3,2 GWh i Nedgangen skyldes utfasing av uprioriteti levering til fordel for fastkraft eller gass. Fra vil uprioriteti kraft opphøre som egen tariff i Jæren Everks nett. Fra samme dato vil fleksibelt forbruk bli tilbudt som en tariff, dette blir en tariff som har som hensikt å avhjelpe sentral- og regionalnett i pressede nettsituasjoner. Vi er det eneste nettselskapet i Norge med bare 400 V spenning på lågspentnettet. Dette er et teknisk fotirinn som blant annet resulterer i lavere nettap. Vi hadde i 2011 et registreti tap på 2,0 % i våti nett. Det reelle tapet er sannsynligvis noe høyere, men differanse i avlesingene kan påvirke tapene noe fra år til år. MEDEIERSKAP I ANDRE SELSKAP Jæren Fjernvarme AS. Selskapet ble etablert 28. mai Jæren Everk eier 51 % og Lyse Neo AS de resterende 49 %. Et fjernvarmenett på ca. 6 km er etablert. Ar 2011 har vært selskapets 11. hele driftsår med fjernvmmeleveranse. Driften av selskapet er tilfredstillende og årsregnskapet for år 2011 er gjoti opp med et overskudd på kr Det ble levert 5,6 GWh fjernvarme i En forventer en gradvis økning i årlige leverte energimengder, noe en fremtidig konsesjon på levering av fjernvarme sannsynligvis vil hjelpe til med å oppnå. Høsten 2011 startet arbeidet med å knytte fjernvarmenettet i Nærbø til det nye stormeieriet i Kviamarka. Levering fra Kviamarka vil sannsynligvis starte i 3. kvartal Det pågår i tillegg utredninger sammen med Solør Bioenergi om mulighet for å forsyne Kviamarka næringsmiddelområde med prosessvmme fra Solør sitt anlegg på Grødaland. ØKONOMI Driftsinntektene i 2011 ble 80,6 mill kr. Driftskostnadene i samme periode var 72,5 mill kr. Dette ga et driftsresultat på 8,2 mill kr i Finanspostene gir et positivt tilskudd til driftsresultatet. Netto renteinntekter ble l, l mill kr. Everket har ingen lån. Arets investeringer er på 8,6 mill kr. Av disse er 8, l mill benyttet i distribusjonsnettet. Økning i prosjekt under utførelse er hensynstatt i tallene.

48 Likviditetsbeholdningen pr er 25,9 mill kr - en økning på 5,9 mill kr fra Avkastningen på nettdriften ble 5,0 %. Det har i år blitt innkrevd 1,1 mill. kroner i netttleie over rammen fra NVE, dette blir i henhold til retningslinjer fra NVE regnet som merinntekt vil bli tilbakebetalt til våres nettkunder på et senere tidspunkt. Soliditeten er meget god, med en egenkapitalprosent på 86,0 %. FRAMTIDSUTSIKTER NVE har et overordnet mål om få erstattet flest mulig av lnftlinjene i distribusjonsnettet med kabel. Jæren Everk er i så måte på rett vei ved at over 85 % av alt nett er nedlagt som kabel. Alle langsiktige nettplaner baseres utelukkende på kabelanlegg. På den måten oppfyller Jæren Everk ønskene fra NVE samtidig som våre kunder får en sikrere og rimeligere strømforsyning. Dette er i tråd med Hå kommunes overordnede mål med selskapet. Vi har i året som er gått hatt stor fokus på utvikling av nye metoder for systematisk vedlikehold. Vi vil fremover jobbe aktivt for å videreutvikle systemet for alle låg- og høgspentanleggene tilhørende Jæren Everk. Innføring av avanselie måle- og styringssystem (AMS) vil føre til en stor omveltning for hele kraftsektoren og vil være en prosess som er tidkrevende og kostbar å gjermomføre. Det vil for Jæren Everk innebære å erstatte alle, både gamle og nye, mekaniske og elektroniske strømmålere med målesystemer basert på moderne teknologiske løsninger hos alle husstander og næringskunder i Hå kommune. AMS vil særlig gi grunnlag for endringer i arbeidsprosessene innenfor nettvirksomheten og gjøre det mulig for kundene å ta i bruk nye tjenester. Når NVE har gått inn for å forskriftsfeste bestemmelser om AMS, bygger det på en vurdering om at nyttevirkningene samlet sett er stølte enn kostnadene og ulempene for samfunnet ved å innføre fullskala utrulling av AMS. Endelig forskrift ble besluttet av NVE i Utrullingsfrist ble satt til For Jæren Everk må AMS være installel1 i 80 prosent av målepunktene innen AMS skal finansieres innenfor eksisterende inntektsrammeregulering. Jæren Everk har i 2011 foretatt ansettelse av leder for AMS-prosjektet. FORTSATT DRIFT Forutsetningene for f0l1satt drift er tilstede, og årsrapporten er foretatt med den forutsetning. RETTVISENDE OVERSIKT Styret mener at regnskapet og årsberetningen gir en rettvisende oversikt over utviklingen og resultatet av selskapets virksomhet og stilling.

49 ÅRSOPPGJØRSDISPOSISJONER Styret foreslår at årets overskudd på kr ,68 disponeres som følger: Til egenkapital kr ,68 kr ,68 Avslutningsvis vil styret takke medarbeiderne ved everket for vel ut ført arbeid i Nærbø ~ Mindor Jelsa leder I V)qllv'lYLtf. &l,(.0aa In~ulU1 Helen Reiestad nestleder l/tj- ttix4'4/( Hal'fgcir Hobberstad ær~~/ Birger Høylana Everkssjef

50 BALANSE PR (alle tall i 1000 kroner) Note EIENDELER Anleggsmidler Immaterielle eiendeler Utsatt skattefordel 8 O O Sum Immaterielle eiendeler O O Varige driftsmidler Anlegg, bygninger og annen eiendom 2, Transportmidler, inventar, utstyr 2, SUm varige driftsmidler Flnenslelle anleggsmidler Kapitalinnskudd KLP Aksjer SUm finansielle anleggsmidler Sum anleggsmidler Omløpsmidler Lagerbeholdning Fordringer Strømfordringer Andre kortsiktige fordringer SUm fordringer Bankinnskudd, kontanter og lignende Kasse, bank, postgiro 4, Likviditetsplasseringer Sum bankinnskudd, kontanter og lignende SUm omløpsmidler SUM EIENDELER

51 BALANSE PR (alle lall i 1000 kroner) Note EGENKAPITAL OG GJELD Egenkapital Gjeld Avsetning for forpliktelser 11 O O Kortsiktig gjeld Leverandørgjeld Belalbar skall 8 Ulsall skall 8 Skyldig offenllige avgifter, feriepenger m.v. Meravkaslning neilleie 6 Ulbylle Annen korlsiktig gjeld Sum kortsiktig gjeld Sum gjeld SUM EGENKAPITAL OG GJELD O O ~ Mindor Jelsa leder ~/c,f-(,4r.al Reidar Hrz:d Nærbø r, lciui/\y'--ff-rei: (,~/z cf Ingunn Helen Reiestad nestleder J.OLLL~ Laila Luteberget ilvu- blfr:/ _-t ~~#~jj Birger Høyland everkssjef

52 RESULTATREGNSKAP 2011 (alle tall i 1000 kr) Note Kraftsalg leveringsplikt Nettleie Andre driftsinntekter Sum driftsinntekter Kraftkjøp leveringsplikt Nettap Overføringsavgifter Lønn og sosiale kostnader 7, lønn til investeringer Ordinære avskrivninger Tap på fordringer Andre driftskostnader SUm driftskostnader m Driftsresultat Finansinntekter Finanskostnader Nelto finansposter Ordinært resultat før skaltekostnad Skattekostnad på ordinært resultat Ordinært resultat Ekstraordinær inntekt Skattekostnad på ekstraordinær inntekt Arsresultat Som foreslås disponert slik: Til egenkapital

53 Note 1 - Regnskapsprinsipper I årsregnskapet er alle poster verdsatt og periodisert i overenstemmeise med regnskapslovens bestemmelser og reglene som følger av god regnskapsskikk. Klasslflserlng Eiendeler bestemt til varig eie eller bruk, samt fordringer med fortall mer enn ett år etter balansedagen er medtatt som anleggsmidler. Øvrige eiendeler er klassifisert som omløpsmidler. Gjeld som fortaller senere enn et år etter regnskapsperiodens utløp er oppført som langsiktig gjeld. Varige driftsmidler og avskrivninger Varige driftsmidler er vurdert til historisk kost etter fradrag for bedriftsøkonomiske avskrivninger som er beregnet på grunnlag av kostpris og antatt økonomisk levetid. Alle kostnader som defineres som nyanlegg eller kapasitetsumdeiser av et eldre anlegg blir aktivert. Prosjekter eller deler av prosjekter som ikke innebærer kapasitetsumdeise defineres som vedlikehold og kostnadsføres. Anleggsbidrag Det foretas en løpende vurdering av hvorvidt anleggsbidrag og andre refusjoner skal føres som vedlikehold (utgiftsføring) eller investering (aktivering). Bidragene går lii reduksjon av avskrivningsgrunnlaget Lagerbeholdning Lagerbeholdning består av driftsmateriell og strømmålere, og er oppført lillaveste verdi av anskaffelseskost og virkelig verdi. Fordringer Fordringer er oppført i balansen med fordringens pålydende etter fradrag for konstaterte og forventede tap. Aksjer Aksjene er vurdert til kostpris. Skattekostnad og utsatt skatt Skattekostnad er knyttet til det regnskapsmessige resultat og består av betalbar skatt og endring i netto utsatt skatt Utsatt skatt i resultatregnskapet er skatt beregnet på endringer i midlertidige forskjeller mellom skattemessige og regnskapsmessige verdier. I stedet for å vise årets skattemessige disposisjoner brutto i regnskapet, bokføres skatteeffekten som en del av årets skattekostnad. Utsatt skatt avsettes som langsiktig gjeld i balansen. I den grad utsatt skattefordel overstiger utsatt skatt, medtas utsatt skattefordel i balansen iht god regnskapsskikk. Driftsinntekter og kostnader Inntektsføring skjer etter oppljeningsprinsippet som normalt vil være leveringstidspunktet for varer og tjenester. Kostnader medtas etter sammenstillingsprinsippet, dvs at kostnader medtas i samme periode som tilhørende inntekter inntektsføres. Flnansplasserlnger Når det gjelder finansplasseringer følges Hå kommunes reglement for plasseringer, og plasseringene blir ivaretatt av Hå kommune.

54 Note 2 - Anleggsmidler SUM Årets tilgang til anskaffelseskost Arets avgang til anskaffelseskost I tillegg er det pr aktivert kr ,- på prosjekt under utførelse i fordelingsanleggel. Arets investeringer i anleggsmidler er finansiert av egenkapitalen. Oversikt over eiendommer Navn: Kommune Gnr./Bnr. Reg. eier Kommentar Bemervegen 28, Nærbø Hå 25/69 Hå kommune Jæren Everk eier bygningene Nærbø Trafo Hå 25/203 Hå kommune Jæren Everk/Lyse Nett eier bygningen Opstad Trafo Hå 38/18 Hå kommune Jæren EverklLyse Nett eier bygningen Bø Trafo Hå 110/19 Hå kommune Jæren Everk/Lyse Nett eier bygningen Hetland Trafo Hå 94/2 Hå kommune Lyse Produksjon eier bygningen Hetland Trafo Hå 94/14 Hå kommune Jæren Everk/Lyse Nett eier bygningen Lagertomt Hå 25/163 Jæren Everk Tomten er ført i balansen Hytte Hetland Hå 94/2/1 Hå kommune Jæren Everk eier bygningen Eiendom Bjerkreim Bjerkreim 65/5 Jæren Everk Tomten er ikke ført i balansen Eiendom Bjerkreim Bjerkreim 65/7 Jæren Everk Tomten er ikke ført i balansen Eiendom Bjerkreim Bjerkreim 66/8 Jæren Everk Tomten er ikke ført i balansen Eiendom Bjerkreim Bjerkreim 66/6 Jæren Everk Tomten er ikke ført i balansen Note 3 - Anleggsmidler - tilgang og avgang siste 5 år Inventar Hoved- Anlegg Transport- Edb fordelings- Fordelings annen Eienmidler m.v. anleqq anleqq virksomhet dommer 2007 Tilgang O AVQanQ O O 2008 Tilgang O O Avqanq O 1702 O O 2009 Tilgang O O Avgang O O 2010 Tilgang 900 O O Avgang 642 O O O 2011 Tilgang O O Avgang O O O O Note 4 - Likviditetsplasseringer Kasse, bank, post Plasseringer hos finansinstitusjon Sum 25854

55 Note 5 - Skattetrekk Av innskudd i kasse, bank og postgiro er kr ,- bundne skattetrekksmidler for ansatte. Note 6 - Segmentinformasjon - monopolvirksomheten RESULTAT Driftsinntekter Driftskostnader' Driftsresultat JUSTERT TILLATT INNTEKT I EGET NETT GITT FRA NVE Justert tillatt inntekt - KILE i 2011 Justert tillatt Inntekt etter KILE-kostnader MER-I MINDREINNTEKT Faktisk inntekt Tilbakeført mindre-/merinntekt inkl. renter Kostnader overliggende nett Justert faktisk inntekt Justert tillatt inntekt etter KILE-kostnader Beregnet merinntekt Inngående saldo: Merinntekt inkl. renter pr Tilbakeført mlndre-/merlnntekt Inkl. renter I 2011 Mindreinntekt 2011 Renter I 2011 Akkumulert merinntekt pr inkl. renter Regional/distribusjonsnett O O BALANSE - AVKASTNINGSGRUNNLAG Sum driftsmidler etter fordeling pr Sum driftsmidler etter fordeling pr Gjennomsnittlige driftsmidler 1 % påslag for nettkapital Avkastningsgrunnlag Avkastning (driftsresultat *100 I avkastningsgrunnlag) ,0%, Driftskostnader etter fordeling av felleskostnader

56 Note 7 - Lønnskostnader, antall ansatte, godtgjørelser m.m. Lønnskostnader Lønninger Folketrydavgift Pensjonskostnader Andre ltelser Sum Gjennomsnittlig antall ansatte Daglig ytelser til ledende personer leder Styre Lønn Pensjonskostnader 163 O Annen godtgjørelse 40 O Lån og sikkerhetstiljeise Det er ikke ytt lån eller stilt sikkerhet til fordel for ansatte eller styrerepresentanter. Revisor Kostnadsført revisjonshonorar for 2011 utgjør kr ,-. Note 8 - Skatter Arets skattekostnad fremkommer slik: Betalbar skatt på årets resultat Endring utsatt skatt Årets totale skattekostnad Herav henført til ekstraordinært resultat Skattekostnad ordinær! resultat O 1971 Betalbar skatt i årets skattekostnad fremkommer slik: Ordinært resultat før skattekoslnad Ekstraordinært resultat før skatt Permanente forskjeller Endring midlertidige forskjeller Grunnlag betalbar skatt Skatt, 28 % Betalbar skatt på årets resultat 9204 O Midlertidige forskjeller er knyttet til: Omløpsmidlerlkortsiktig gjeld Anleggsmidlerflangsiktig gjeld Grunnlag for beregning av utsatt skatt Nominell skattesats Utsatt skattefordel % % 124

57 Note 9 Pensjonsforpliktelser Foretakets pensjonsansvar i forhold til den ordinære tariffestede tjenestepensjonsordningen er dekket gjennom pensjonsordning i Kommunal Landspensjonskasse. Tjenestepensjonsordningene gir ved full opptjening en alderspensjon som sammen med folketrygdens ytelser utgjør en samlet bruttopensjon på 66% av pensjonsgrunnlaget. Framtidig pensjonsytelse blir beregnet ut fra antall opptjeningsår og lønnsnivået ved pensjonsalder. Ordningen sikrer en brutto uførepensjon på samme nivå som alderspensjon og omfatter i tillegg ektefellepensjon og barnepensjon. De ansatte har også rett til AFP etter bestemte regler. AFP er ikke forsikringsmessig dekket og det er ikke avsatt midler i forsikringsordningene til fremtidige AFP-pensjoner. Regnskapsmessige forpliktelser og kostnader som følge av AFP inngår likevel i beregningen. Økonomiske forutsetninger 2011 Diskonteringsrente Forventet lønnsvekst Forventet Gregulering Pensjonsregulering Forventet avkastning Agasats Amortiseringstid Korridorstørrelse 4,60% 4,00% 3,75% 2,97 % 5,40% 14,10% 15 10,00% Arets netlo pensjonskostn spesifisert Årets oppijening Rentekostnad Brutto pensjonskostnad Forventet avkastning Adm.kostnader/rentegarantipremie Netto pensjonskostnad Aga netto pensjonskostnad inkl. adm. kosin. Resultatført aktuarielt tap (gevinst) Resultatført planendring Resultatført andel aktuarielt tap (gevinst) Resultatført andel av nettoforlikteise Ekstraordinære kostnader Resultatført pensjonskostnad Herav resultatført aga av akuarielt tap (gevinst) Pensjonsforpliktelse: + Brutto pensjonsforpliktelse - Brutto pensjonsmidler = Netto pensjonsforpliktelse før arb. g. avgift + Arbeidsgiveravgift = Balanseført netto forpliktelse før avgift - Ikke resultatført aktuarielt gevinst (tap) ekskl. aga - Ikke resultatført aktuarielt gevinst (tap) aga = Balanseført ni. forpliktelser etter aga Herav balanseført aga R Medlemsstatus Antall aktive Antall oppsatte Antall pensioner Gi.snitts pensions~runnla~, aktive Gj.snitts alder, aktive Gi.snitts tjenestetid, aktive

58 Note 10 - Aksjer Jæren Everk har eierandel i følgende selskaper: Eierandel Pål dende Bokført verdi 51,0 % kr Note 11 - Betinget utfall Det er ingen uavklarte saker i regnskapet pr Note 12 - Endring i egenkapital Egenkapital pr Overskudd 2011 Egenkapital pr kr. kr Note 13 - Resultatregnskap fordelt på virksomhetsområder NETT- DRIFTSINNTEKTER VIRKSOMHET Kraftsalg leveringsplikt 2246 Nettleie Andre driftsinntekter 166 SUm driftsinntekter DRIFTSKOSTNADER Kraftkjøp leveringsplikt 1800 Nettap 2509 Kjøp av overføringstjenester Andre driftskostnader Ordinære avskrivninger 7910 SUm driftskostnader DRIFTSRESUL TAT 6911 ANNEN VIRKSOMHET O O O O O SUM SELSKAP

59 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 216 : Per Kåre Vatland Behandlast av utval: Møtedato Utvalssaksnr. Kontrollutvalet i Hå /2012 RAPPORT FORVALTNINGSREVISJON: STYRING AV PENGEFLYT OG FINANSFORVALTNING Bakgrunn Forvaltningsrevisjonen Styring av pengeflyt og finansforvaltning vart bestilt av kontrollutvalet i møtet I bestillinga vart det lagt til grunn at formålet med forvaltningsrevisjonen var: vurdere i hvilken grad Hå kommune har en tilfredsstillende styring av pengeflyt I bestillinga vart det vider lagt til grunn følgjande problemstillingar som revisjonen skulle undersøke: Har kommunen hensiktsmessige rutiner for behandling av bilag? Har kommunen etablert effektive rutiner for betaling av inngående fakturaer som sikrer at kommunen ikke pådrar seg ekstra kostnader? Er mulighetene som ligger i elektronisk remittering utnyttet? Er faktureringstidspunktene for utgående fakturaer optimale (f.eks. faste tidspunkter)? Er mulighetene for elektronisk fakturering utnyttet (e-faktura, avtalegiro, eller lignende)? Er der hensiktsmessige rutiner for betalingsoppfølging (kreditt, purring, inkasso). Utnytter kommunen sin likviditet på optimal måte? Prosjektet hadde ei budsjettramme på 150 timer Saksutgreiing Rogaland Revisjon har sendt over rapporten om forvaltningsrevisjon av Styring av pengeflyt og finansforvaltning, som ligg saka. Forvaltningsrevisjonen byggjer på intervjuar og gjennomgang av dokumenter, rekneskapar, statistikkar og annan relevant informasjon. Prosjektet er avgrensa til sjå på dei rutinane der kommunen sjølv kan påverke pengeflyten. I prosjektet har revisjonen og sett på kommunen si praktisering av finansreglementet, som var ei ekstra bestilling frå kontrollutvalet si side. Rapporten synar at kommunen har etablert effektive rutinar for betaling av inngåande fakturaer, og vert difor i liten grad belasta med purregebyr og morarenter. Vidare har kommunen og utnytta elektronisk remittering. Fakturering skjer på faste tidspung enten månadleg eller terminvis. Terminvis er nytta i høve til VAR-gebyr, feiing og kulturskole, som er vanleg i kommunane. Revisjonen peikar på at det i forhold til månadleg fakturering vil gje eit rentetap. Kommunen har teke i bruk elektroniske løysningar for å overføre fakturagrunnlag frå fagsystem der ein ser at dette er høveleg. 7

60 Eit unnatak som revisjonen nemner er eigenbetalingar for pleie og omsorg der fakturagrunnlag vert dobbeltregistert; både i fagsystem og i fakturasystem, då betalingsmodulen i fagsystemet ikkje er teke i bruk. Kommunen har teke i bruk elektroniske løysningar som efaktura og AvtaleGiro, av brukarane er det om lag %, som nyttar seg av dette tilbodet. Revisjonen meinar et denne delen er låg. Revisjonen finn at kommunen har tilfredsstillande rutinar for oppfølging av betaling (purreog inkassorutinar) Når det gjeld andre inn- og utbetalingsrutinar følgjast desse opp av verksendene sjølv. Revisjonen peikar på at rutinane varierar og er personavhengig. Her vert nemnd følgjande: Refusjonskrav frå legekontor bør kryssast av mot motteken refusjon frå Helfo. Alle aktuelle barn i barmevern bor kontrollerast om mogleg refusjon før året er avslutta. Betre utnytting av fagsystem kan gjere dette betre (automatisert) Lønnsrefusjonar vert ikkje løpande avstemt mellom balanse/hovudbok og liste med refusjonskrav Revisjonen har ikkje funne vesentlege brot på kommunen si praktisering av reglementet for finansforvaltning. Revisjonen har likevel merka seg at kommunen ikkje har ein referanseindeks for renter på låneporteføljen I rapporten kjem revisjonen med følgjande tilrådingar: Kommunen bør vurdere om økonomiseksjonen skal stå for oppfølgingen vedrørende alle refusjoner og tilskudd. Kommunen bør vurdere tiltak for å øke antall brukere på efaktura og AvtaleGiro. Kommunen bør foreta løpende avstemming av lønnsrefusjoner mellom balanse/hovedbok og liste med refusjonskrav. Alle kommunens legekontorer bør oppbevare rapport for sendte refusjonskrav til Helfo og stemme av når refusjon mottas. Kommunen bør vurdere om det skal innføres fagsystemer med betalingsløsninger for plan-, bygge- og oppmålingssaker. Kommunen bør ta i bruk betalingsfunksjonen til fagsystemet CosDoc. Kommunen bør ta i bruk økonomidelen av fagsystemet Familia. Kommunen bør ha en referanseindeks for renter på låneporteføljen (finansreglementets punkt 6). Kommunen bør vurdere om den i sin finansrapportering vil ha med særskilte vurderinger av finansiell risiko (stresstester) når det gjelder mulige rentescenerier. I følgje revisjonsføreskrifta 8, 2. skal administrasjonssjefen (rådmannen) gis anledning til å gi uttrykk for sitt syn på de forhold som kommer fram i rapporten. Administrasjonssjefens kommentarer skal også gå frem av sjølve rapporten, sjå vedlegg 3. I rådmannen sin kommentar til vurderingane og forslaga i rapporten heitar det mellom anna: Når det gjeld å utnytte elektronisk fakturering peikar rådmannen på at ein må vege nytte opp mot dei kostnadene som er knytt bruk av dei elektroniske løysingane. Rådmannen er ikkje einig med revisjonen i revisjonen i deira syn på overgang til månadleg fakturering der kommune i dag nyttar terminvis fakturering. Rådmannen peikar her på auke i kostnad med fakturering vil overstige dei meirinntekter på rente. Når det gjeld renteindeks for låneporteføljen peikar rådmannen på at finansreglementet i kommunen ikkje krev dette. Rådmannen er positiv til innspel til finansreglementet, men meinar at dette må skiljast klart frå ei undersøking av korleis reglementet vert praktiser. Me visar elles til rapporten for meir detaljar om revisjonen sine funn og vurderingar og rådmannen si uttale til rapporten. Ein forvaltningsrevisjon skal systematisk følgjast opp for å sikre at forvaltninga setter i verk tiltak for å rette opp påviste avvik/svakheiter. Kontrollutvalet skal sørgje for at dei vedtekne 8

61 merknadene kommunestyret gjer, vert følgde opp av rådmannen. På grunn av det omfattande arbeidet administrasjonen set i gang, vil sekretariatet føreslå at oppfølginga skjer etter ca eit år. Etter Departementet sitt rundskriv H-02/06, skal kontrollutvalet innstille direkte til kommunestyret ved behandling av rapportar om forvaltningsrevisjonar. Rådmannen sin kommentar går fram av sjølve rapporten. Forslag til VEDTAK: 1. Kommunestyret i Hå tek rapporten om forvaltningsrevisjonen av Styring av pengeflyt og finansforvaltning til etterretning. 2. Rapporten vert oversendt til rådmannen for vidare oppfølging av rapporten sine konklusjonar og tilrådingar. Kontrollutvalet få melding om korleis kommunestyret sitt vedtak er følgd opp ca. 6 månader etter kommunestyret sitt vedtak. SANDNES, 18. april 2012 Per Kåre Vatland Seniorrådgivar Vedlegg: Rapport forvaltningsrevisjon: Styring av pengeflyt og finansforvaltning Saksliste Neste Førre 9

62 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 216 : Per Kåre Vatland Behandlast av utval: Møtedato Utvalssaksnr. Kontrollutvalet i Hå /2012 BESTILLING FORVALTNINGSREVISJON: INNKJØP Bakgrunn Kontrollutvalet behandla på møtet sak om førebuning til bestilling av ny forvaltningsrevisjon. Dei vedtok då å bestille ein forvaltningsrevisjon innan området Innkjøp. Bestillinga er i samsvar med gjeldande plan for forvaltningsrevisjon. Prosjektet må og ligge innanfor utalets budsjettramme og difor føreset utvalet at prosjektet vert starta opp i 2012 så langt resten av ramma dekkjer men vert avslutta og levert i 2013, slik at budsjettet for 2012 ikkje vert overskride. Saksutgreiing Kontrollutvalet bad Rogaland Revisjon IKS lage eit utkast til prosjektmandat til dette møtet. Utkastet ligg ved saka. I utkastet til prosjektmandat er føreslått følgjande formål med prosjektet: Prosjektet skal gjennomgå og vurdere kommunens innkjøpsfunksjon, overholdelse av regelverket og identifisere risiko og praksis ved kjøp av varer og tjenester. I prosjektmandatet vert det vidare føreslått følgjande problemstillingar som forvaltningsrevisjonen skal sjå nærare på: Risiko: På hvilke områder er det mest sannsynlig at det kan oppstå brudd på regelverk, - og med hvilke konsekvenser? Rammeavtaler: Hvilke områder er i dag dekket av rammeavtaler? Hvordan brukes rammeavtalene? Hvordan skjer fornyelsen av rammeavtalene? Overholdelse av regelverket: Basert på stikkprøver fra foretatte innkjøp, også i større prosjekt, i hvilken grad overholder kommunen eget og nasjonalt regelverk for anskaffelser? Hvor mange klager har kommunen fått, og hva er bakgrunnen for disse? E-handel: Hvordan er status for Hå kommune på dette området? Etikk: Hvilke etiske retningslinjer har kommunen vedrørende innkjøp? Hvordan praktiseres reglene? Det vert føreslått ei budsjettramme å 200 timar til prosjektet. Tek ein omsyn til det som er bestilt frå tidlegare står det att timar av årets budsjett, den resterande delen av prosjektet må sluttførast i Kontrollutvalet må før bestilling vurdere om dei føreslåtte problemstillingane dekkjer det utvalet ynskjer å oppnå med prosjektet 10

63 Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalet i Hå bestillar forvaltningsrevisjon innafor området Innkjøp i tråd med det utkastet til prosjektmandat som ligg føre. SANDNES, 17. april 2012 Per Kåre Vatland Seniorrådgivar Vedlegg: Utkast til prosjektmandat. Saksliste Neste Førre 11

64 Klientnr.: Arkiv: Oppdrag: Hå kommune Utarbeidet dato/sign.: /ITJ År: 2012 Enhet: Forvaltningsrevisjon Sak: Prosjektmandat: Innkjøp Gjennomgått dato/sign.: /BEM Side: 1 av 2 Bakgrunn Kontrollutvalget i Hå kommune har i møte den 15. februar 2012 bedt revisjonen om å utforme et mandat når det gjelder innkjøp i kommunen. Hå kommune kjøper hvert år varer og tjenester for store beløp. Det er ønskelig at prosjektet vurderer kommunens praksis opp mot regelverket om offentlige anskaffelser. Anskaffelser er et risikofylt område med tanke på de brudd på regler og etikk som er avslørt i norsk offentlighet de senere år. Prosjektet skal derfor søke å identifisere risiko og god praksis ved kjøp av varer og tjenester. Formål Prosjektet skal gjennomgå og vurdere kommunens innkjøpsfunksjon, overholdelse av regelverket og identifisere risiko og praksis ved kjøp av varer og tjenester. Problemstillinger Ut i fra ovenstående bakgrunn og formål vil prosjektet kartlegge og vurdere følgende konkrete problemstillinger: Risiko: På hvilke områder er det mest sannsynlig at det kan oppstå brudd på regelverk, - og med hvilke konsekvenser? Rammeavtaler: Hvilke områder er i dag dekket av rammeavtaler? Hvordan brukes rammeavtalene? Hvordan skjer fornyelsen av rammeavtalene? Overholdelse av regelverket: Basert på stikkprøver fra foretatte innkjøp, også i større prosjekt, i hvilken grad overholder kommunen eget og nasjonalt regelverk for anskaffelser? Hvor mange klager har kommunen fått, og hva er bakgrunnen for disse? E-handel: Hvordan er status for Hå kommune på dette området? Etikk: Hvilke etiske retningslinjer har kommunen vedrørende innkjøp? Hvordan praktiseres reglene? Revisjonskriterier Revisjonskriteriene er elementer som inneholder krav eller forventninger, og vil bli brukt til å vurdere funnene i de undersøkelser som gjennomføres. Kriteriene skal være begrunnet i, eller utledet av, autoritative kilder innenfor det reviderte området. I dette prosjektet vil kriteriene først og fremst være lov og forskrift om offentlige anskaffelser i tillegg til kommunens politiske og administrative vedtak, mål og føringer på innkjøpsområdet. Metodevalg Metodisk benyttes intervju med rådmann, sentral innkjøpsfunksjon og innkjøpere på virksomhetene i et begrenset omfang. Videre benyttes dokumentgransking og analyser. Det vil bli tatt stikkprøver av anskaffelser opp mot lover og regler for offentlige anskaffelser og kommunens innkjøpsreglement, og innkjøpspraksis vil bli analysert.

65 Klientnr.: Arkiv: Oppdrag: Hå kommune Utarbeidet dato/sign.: /ITJ År: 2012 Enhet: Forvaltningsrevisjon Sak: Prosjektmandat: Innkjøp Gjennomgått dato/sign.: /BEM Side: 2 av 2 Omfang Prosjektet utarbeides under ledelse av fagansvarlig forvaltningsrevisjon Bernt Mæland. Det forutsettes et tett samarbeid med representanter for kommunen. Tidsanslag til prosjektplanlegging, kartlegging, analyser og rapportering er 200 timer.

66 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 216 : Per Kåre Vatland Behandlast av utval: Møtedato Utvalgssaksnr. Kontrollutvalet i Hå /2012 BESTILLING AV SELSKAPSKONTROLL: INTERKOMMUNALT ARKIV IKS Bakgrunn: Kontrollutvalet i Sandnes behandla på møtet sak om bestilling av selskapskontroll i Interkommunalt arkiv (IKA) IKS. Kontrollutvalet i Sandnes 1 har vedteke å bestille selskapskontrollen, og difor legge me nå fram saka for kontrollutvala i dei andre eigarkommunane, slik at dei kan velje om dei vil slutte seg til bestillinga. Interkommunalt arkiv IKS er eit offentlig heileigd selskap med der i alt 24 kommunar i Rogaland og 4 selskap deltek som eigarar. Selskapskontrollen omfattar i utgangspunktet alle 24 kommunane. Selskapet er prioritert i Hå kommune sin vedtekne Plan for selskapskontroll for inneverande kommunestyreperiode. Saksutgreiing: Revisor foreslår i sitt utkast til kontrollmandat for gjennomføring av selskapskontrollen at formålet skal være å gjennomføre kontroll med forvaltninga av eigarinteressene i IKA (eigarskapskontroll), og ei analyse av utvalde forhold knytt til selskapet si drift og utvikling (forvaltningsrevisjon). Ut frå dette formålet foreslår revisor at det sjåast nærare på følgjande forhold: Korleis er selskapet styrt og korleis er eigarane si oppfølging av selskapet lagt opp? korleis fylgjer selskapet opp formålet i selskapsavtalen og lovregler om offentlige arkiv? Blir selskapet sine aktivitetar rapportert i tråd med lover og regler? Korleis fylgjer selskapet opp lovregler om offentlige anskaffingar og offentlegheit? Korleis handterer selskapet etikk, arbeidsmiljø og miljøvern? Slik mandatføreslaget presenterast har det eit samla arbeidsforbruk på 150 timer. Samla arbeidsforbruk er tenkt delt på alle eigarane. Dersom alle eigarane deltek i selskapskontrollen vil det bety at eigarkommunane i utgangspunktet må betale for minst 2 timer, mens de resterande timane vert fordelt etter eigardel. Hå kommune eig 6,03 %, og det vil seie at for Hå sitt vedkommande vert det i så fall eit arbeidsforbruk på ca. 9 timer. Dersom enkelte av kommunane vedtar å ikkje delta i selskapskontrollen, må timeforbruket omreknast tilsvarande. 1 Sandnes kommune er største enkelteigaren i Interkommunalt arkiv, og difor er det dei som har teke initiativ til denne selskapskontrollen 12

67 Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalet i Hå bestiller selskapskontroll i Interkommunalt Arkiv IKS (IKA) i tråd med det utkastet til kontrollmandat som føreligg. SANDNES, 17. april 2012 Per Kåre Vatland Seniorrådgivar Vedlegg: Utkast til kontrollmandat. Saksliste Neste Førre 13

68 Klientnr.: Arkiv: Oppdrag: Eierne i Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Enhet: Selskapskontroll Sak: Kontrollmandat - Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Utarbeidet dato/sign.: /RES Gjennomgått dato/sign.: År: Side: av 2 Bakgrunn Fra 1. juli 2004 er kommunene blitt pålagt å utføre selskapskontroll av egne selskaper jf. kommunelovens Bestillerfunksjonen er i loven lagt til kontrollutvalget i kommunene. Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS (heretter kalt IKA) er med i flere av eierkommunenes plan for selskapskontroll, men uten klar prioritering. Selskapet er kommunalt heleid av 24 Rogalandskommuner og 4 kommunale selskaper. 1 Selskapet er omtalt i eierkommunenes eierskapsmeldinger. IKA ble stiftet Formålet med selskapet er å utføre arkivtjenester for eierne i samsvar med selskapsavtalen og arkivloven. Selskapets fullstendige formål (uttømmende) er tatt med i vedlegg. Spørsmålet om selskapskontroll tas opp med kontrollutvalgene i alle eierkommunene med sikte på å foreta en samordnet gjennomgang. Selskapskontrollen inkluderer også de fire kommunale selskapene. Alle eierne (deltagerne) har en eierrepresentant i eierorganet. 2 Formål Det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i IKA (eierskapskontroll), og en analyse av utvalgte forhold knyttet til selskapets drift og utvikling (forvaltningsrevisjon). Problemstillinger Med bakgrunn i formålet med kontrollen, er det formulert følgende problemstillinger: Hvordan er selskapet styrt og hvordan er eiernes oppfølging av selskapet lagt opp? Hvordan følger selskapet opp formålet i selskapsavtalen og lovregler om offentlige arkiv? Blir selskapets aktiviteter rapportert i tråd med lover og regler? Hvordan følger selskapet opp lovregler om offentlige anskaffelser og offentlighet? Hvordan håndterer selskapet etikk, arbeidsmiljø og miljøvern? Kontrollkriterier Kontrollkriterier er elementer som inneholder krav eller forventninger, og som vi bruker for å vurdere funnene i våre undersøkelser. Kriteriene skal være begrunnet i, eller utledet av, autoritative kilder innenfor det reviderte området, f.eks. lovverk og politiske vedtak. Ved denne selskapskontrollen tas det utgangspunkt i følgende kilder: Lov om interkommunale selskaper Selskapsavtalen for IKA Lovregler om offentlige arkiv Lovregler om offentlige anskaffelser og offentlighet Vedtak og føringer o.l. gitt av eierne om eierstrategi for selskapet (ev. utarbeidet eierstrategi) KS Anbefaling om eierskap, selskapsledelse og kontroll av kommunale selskaper 1 Dette er kommunene Bjerkreim, Bokn, Eigersund, Finnøy, Forsand, Gjesdal, Hjelmeland, Hå, Karmøy, Klepp, Kvitsøy, Lund, Randaberg, Rennesøy, Sandnes, Sauda, Sokndal, Sola, Strand, Suldal, Time, Tysvær, Utsira og Vindafjord samt selskapene Dalane Miljøverk IKS, IVAR IKS, Ryfylke Miljøverk IKS og Rogaland Kontrollutvalgssekretariat IS. 2 Rogaland Kontrollutvalgssekretariat IS er deltager i IKA, slik at habilitetsforhold knyttet til dette må vurderes. Men eierandelen er under 1 % og nærmere vurdering av habilitet anses derfor ikke nødvendig.

69 Klientnr.: Arkiv: Oppdrag: Eierne i Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Enhet: Selskapskontroll Sak: Kontrollmandat - Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Utarbeidet dato/sign.: /RES Gjennomgått dato/sign.: År: Side: av 2 Metodevalg Metodisk vil vi benytte intervjuer, dokumentgranskning og analyser samt gjennomgang av vedtak. Eierne vil bli kontaktet mht. eierstrategi/eierstyring av selskapet. Vi vil se på alle representantskapsprotokoller for de tre siste år. Selskapets styre og daglig leder vil bli kontaktet mht. selskapets administrasjon og drift. Vi vil se på alle styreprotokoller for de tre siste år. Ved spørsmålet om selskapet følger lovregler om offentlige arkiv, vil vi i utgangspunktet bygge på selskapets egen redegjørelse om dette. Ved spørsmålet om selskapets aktiviteter blir rapportert i tråd med lover og regler, vil vi i utgangspunktet bygge på tilbakemelding fra selskapets ekstern revisor og dennes revisjonsberetninger. Vi tar for oss de tre siste regnskapsår ( ). Omfang Selskapskontrollen vil bli gjennomført av forvaltningsrevisor Rune Eskeland, under ledelse av fagansvarlig for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Bernt Mæland og revisjonsdirektør Cicel T. Aarrestad. Samlet tidsanslag til planlegging, kartlegging, analyser og rapportering er 150 timer. Eierkommunene som deltar i kontrollen blir belastet med minst 2 timer. De resterende timer blir fordelt etter eierandeler. Vedlegg (selskapets formål) Selskapsavtalens 4 Formål og ansvarsområde Selskapet skal arbeide for at arkivmaterialet fra deltakerne eller materiale som disse har ansvar for, blir tatt vare på og gjort tilgjengelig for offentlig bruk, forskning og andre administrative, juridiske og kulturelle formål, i samsvar med arkivloven. Selskapet skal tilby depotplass for deltakernes arkivmateriale, samt veilede deltakerne slik at de har tilfredsstillende oppbevaringsforhold for arkivmateriale. Selskapet skal i samråd med deltakerne arbeide for å utvikle effektive og rasjonelle arkivtjenester hos deltakerne. Det kan bl.a. bestå i å utarbeide arkivplan og bygge opp deltakernes arkiv, stå for opplæring og rettledning i arkivsystemer og arkivrutiner, gi råd og ha tilsyn med arkivlokaler, og bistå med annet arkivarbeid, i samsvar med arkivlov og forskrift. Selskapet kan etter nærmere vedtak av styret prise visse tjenester og således ha egne inntekter. Tjenestene som kan prises skal i hovedsak være slike som ikke vil bli gitt til alle deltakerne, eller som deltakerne vil ha ulik etterspørsel etter, eller tjenester som faller utenfor selskapets hovedformål. Til gjennomføring av spesielle prosjekt utenom selskapets ordinære arbeidsoppgaver, blir det søkt finansiering mellom deltakerne eller andre som spesielt ønsker prosjektet gjennomført. Selskapet har anledning til å ta på seg konsulentoppdrag for andre, når oppdragsgiver betaler for tjenesten og det ikke går ut over selskapets hovedoppgaver. Definisjonen av formål og ansvarsområde er uttømmende. Styret og representantskapet har ikke myndighet til å fatte vedtak på områder som ikke er nevnt ovenfor.

70 ROGALAND KONTROLLUTVALGSEKRETARIAT IS Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : : E: 216 : Per Kåre Vatland Behandlast av utval: Møtedato Utvalssaksnr. Kontrollutvalet i Hå /2012 STATUSOVERSIKT APRIL 2012 Bakgrunn Statusoversikta er kontrollutvalet sitt verktøy til å følgje framdrifta av bestillingar og andre saker som kontrollutvalet skal følgje opp. Oversika er oppdater fram til dette møtet Saksutgreiing Kontrollutvalet har i dette møtet i eigen sak behandla rapporten om forvaltningsrevisjonen Styring av pengeflyt og finansforvaltning. Vidare har kontrollutvalet behandla to saker om bestillingar, ei sak om bestilling av forvaltningsrevisjon og ei sak om bestilling av selskapskontroll. Får tidlegare har kontrollutvalet ein selskapskontroll som skal følgjast opp, dette er planlagt å gjere i august. Forslag til VEDTAK: Kontrollutvalet i Hå tek statusoversikt april 2012 til orientering SANDNES, 17. april 2012 Per Kåre Vatland Seniorrådgivar Vedlegg: Statusoversikt april 2012 Saksliste Meldingar Førre 14

71 Vedlegg: Vedlegg statusoversikt april 2012 Kontrollutvalet i Hå Rogaland Kontrollutvalgssekretariat IS Arkivkode : E: 216 Saksnr. : Vedlegg statusoversikt april 2012 Saker 2 frå bestilling til behandling i kontrollutvalet Forvaltningsrevisjonar Vedtatt sett i gang Estimert tidsbruk Status/forventa ferdig Merknader 1. Innkjøp Bestilling behandlast i møtet Finansforvaltning timar Rapport behandlast i møtet Selskapskontrollar 1. Interkommunalt arkiv IKS timar Bestilling behandlast i møtet Andre saker 1. Overordna analyse til ny plan for forvaltningsrevisjon timar Saker under behandling i kommunestyret og til vidare oppfølging Forvaltningsrevisjonar Bestilt Handsama Handsama av /dato Planlagt følgd opp Kommentarar 1. Selskapskontrollar 1. Rogaland Revisjon Kst: Andre saker til oppfølging 1. Saker som er avslutta Forvaltningsrevisjonar Bestilt Handsama Handsama av /dato Følgd opp av K.utv. Kommentarar 1. Selskapskontrollar 1. Andre saker til oppfølging 1. Tilbake 2 Forhold vedrørande ein sak, som blir behandla i dette møtet er skrive med kursiv 15

72 REFERATSAKER/MELDINGAR Periode: 16. februar april 2012 Nr. Referatsakstittel 1/12 Melding om vedtak - Årsplan Kontrollutvalet i Hå Tilbake 16

73 Hå kommune Sentraladministrasjonen Rogaland Kontrollutvalgssekretariat Postboks SANDNES Dykkar ref. Vår ref. Arkivkode Dato 12/4507 THL Melding om vedtak - årsplan Kontrollutvalet i Hå Saka blei lagt fram for kommunestyret , som referatsak 003/12. Følgjande vedtak blei samrøystes vedtatt: Referatsaka vert teken til orientering med følgjande endring i årsplanen for kontrollutvalet i Hå under punktet: Saksbehandling i kontrollutvalet, første setning: lukka dører skal endrast til opne dører Ber om at endringa blir gjort. Med helsing Hå kommune Tove H Lende leiar politisk sekretariat Dokumentet er elektronisk godkjent og treng ikkje signatur Postadresse: Kontoradresse: Internett: Telefon: Telefaks: Org.nr. Postboks 24 Rådhusgt Varhaug 4360 Varhaug post@ha.kommune.no

74 Rapport om forvaltningsrevisjon Forvaltningsrevisjonsrapport: STYRING AV PENGEFLYT OG FINANSFORVALTNING Rapporten følgjer etter denne sida Tilbake 17

75

76

77 Rogaland Revisjon IKS Denne rapportens målgrupper er kontrollutvalget, andre folkevalgte, formelt ansvarlige i administrasjonen og utførende fagfolk i administrasjon. Rapporten er et offentlig dokument og skal være tilgjengelig også for media og andre interesserte. Behovene varierer, men her er en leserveiledning med to nivåer for hvor dypt rapporten kan behandles: 1. Innholdsfortegnelsen, sammendraget og rådmannens kommentarer 2. Hovedrapporten med innledning, faktabeskrivelse og vurderinger, konklusjoner og anbefalinger, samt vedlegg Innhold... 3 Sammendrag... 4 Rådmannens kommentar... 8 Rapporten Innledning Formål og problemstillinger Revisjonskriterier og metode Faktabeskrivelse og vurderinger Hovedprosesser og lovregler Innbetalinger ved skatter Utbetalinger ved kjøp av varer og tjenester Innbetalinger ved kommunale betalingstjenester Inn- og utbetalinger ved refusjoner og tilskudd Inn- og utbetalinger på lønnsområdet Kommunens finansforvaltning Konklusjoner og anbefalinger Vedlegg STYRING AV PENGEFLYT OG FINANSFORVALTNING HÅ KOMMUNE

78 Rogaland Revisjon IKS Kontrollutvalget i Hå har bestilt et prosjekt om styring av pengeflyt og finansforvaltning. Styring av pengeflyt og finansforvaltning er et av de prioriterte forvaltningsrevisjonsprosjekter i kommunens plan for forvaltningsrevisjon. Prosjektets hovedformål er å vurdere i hvilken grad Hå kommune har en tilfredsstillende styring av pengeflyt. For finansreglementet ses det på kommunens oppfølging (praktisering) av dette. Arbeidsmetodene har bestått av en kombinasjon av intervjuer og gjennomgang av dokumenter mv. Styring av pengeflyt omfatter rutiner som genererer pengestrømmer, som enten er inneller utbetaling. For at pengeflyten skal være sikker må kommunen ha rutiner som sikrer at den får alle innbetalingene den har krav på, og bare betaler ut når det er et reelt grunnlag for dette. Effektivitet går både på hvordan pengeflyten styres og hvordan likviditeten forvaltes. Finansforvaltning omfatter kommunens plassering av likvide midler og håndtering av låneportefølje. Hå har i dag alle sine likvide midler plassert i bank. Kommunen har ikke finansielle omløpsmidler (aksjer, fond og obligasjoner mv) som går inn under betegnelsen langsiktige finansielle aktiva. Kommunen benytter økonomisystemet Visma Entreprise. Dette er et vanlig brukt økonomisystem i kommunene, og vil være med på å sikre at lovreglene om bokføring følges. Kommunen håndterer sine bilag i tråd med bokføringsreglene. Dette gjelder både mht. formkrav og løpende bilagsserier. Kommunens pengeflyt Kommunen synes å ha gode rutiner for pengeflyt. Det understrekes likevel at det er viktig at kommunen har fokus på at den nytter de elektroniske muligheter som den har til å effektivisere pengeflyten. Eksempelvis ved at det tas i bruk fullt ut de moduler som ligger i datasystemene. Dette er det vanskelig for oss å måle. For skatter benytter kommunen seg av muligheten til å få forskudd på foreløpig fordeling av innbetalinger. Det brukes samme betalingsfrist på faktureringen for tjenestene som kommunen krever ved egne kjøp. Har kommunen etablert effektive rutiner for betaling av inngående fakturaer som sikrer at kommunen ikke pådrar seg ekstra kostnader? Kommunen har etablert effektive rutiner for betaling av inngående fakturaer som sikrer at kommunen ikke pådrar seg ekstra kostnader. I henhold til kommunens rutiner skal faktura legges til betaling på forfall slik at innvilget betalingstid utnyttes fullt ut. Kommunen har helt ubetydelige belastninger i form av purregebyrer og morarenter. STYRING AV PENGEFLYT OG FINANSFORVALTNING HÅ KOMMUNE

79 Rogaland Revisjon IKS Det er sentralt fakturamottak i økonomiseksjonen hvor fakturaene også skannes. Skanning betyr at fakturaene legges elektronisk tilgjengelig for attestasjon og anvisning. Bokføring og utbetaling skjer da etter at attestasjon og anvisning er foretatt. Skanning ble innført av kommunen sommeren Kommunen kan også ta i mot elektroniske fakturaer, men foreløpig er det svært få leverandører som kan tilby dette. Skanning av fakturaer letter arbeidet med attestasjon og anvisning, samtidig som rutinen anses som sikrere. Ved skanning er en faktura registrert i skanning systemet og kan ikke forsvinne på veien, noe som er mulig når det er en manuell rutine. Er mulighetene som ligger i elektronisk remittering utnyttet? Mulighetene som ligger i elektronisk remittering er utnyttet. Ved bruk av direkte remittering slipper kommunen manuelt arbeid med utbetaling av fakturaer. Dette er kostnadsbesparende og medfører en god likviditetsstyring ved at alle utbetalinger skjer på forfallsdato. Er faktureringstidspunktene for utgående fakturaer optimale? Fakturering for de vesentligste tjenester er på faste tidspunkter. Dette er månedlig eller terminvis fakturering. Terminvis fakturering gjelder VAR-gebyrer, feiing og kulturskolen. Det er vanlig med slik terminvis fakturering for disse tjenestene hos kommunene, men det medfører noen tapte rentekroner i forhold til månedlig fakturering. Rimelighetskontroll av fakturerte tjenester Totalbeløpet for fakturerte tjenester blir rimelighetsvurdert når dette for tjenesten anses praktisk mulig. Dette gjøres samlet for måneden eller terminen. Er mulighetene for elektronisk fakturering utnyttet? Kommunen har fagsystemer med elektroniske løsninger for betalinger for de vesentligste betalingstjenester. Disse løsningene medfører en automatisk overvelting av fakturagrunnlagene. De fagsystemer som kommunen bruker, er vanlig brukt i kommuner og kan anses hensiktsmessige for tjenestene. Det er ikke slike fagsystemer for plan-, bygge- og oppmålingssaker. Fagsystemer her kan vurderes opp mot kost/nytte for kommunen. Vi ser at det for egenbetalinger for pleie og omsorg foretas dobbeltarbeid ved at fakturagrunnlag registreres to ganger (i fagsystemet og i faktureringsmodulen). Dette skyldes at betalingsfunksjonen til fagsystemet CosDoc ikke er i bruk. Kommunen bør endre denne praksisen. Kommunen har tatt i bruk elektronisk fakturering (efaktura, AvtaleGiro) ved sine betalingstjenester. Det opplyses om ordningen på tilsendt papirfaktura for alle tjenestene. Elektronisk faktura promoteres også ved hjelp av pop-up-meny når bruker betaler papirfaktura i nettbank. Andelen av betalerne som benytter seg av slik elektronisk betaling er likevel forholdsvis lav (25-30 %), men den har steget litt år for år. STYRING AV PENGEFLYT OG FINANSFORVALTNING HÅ KOMMUNE

80 Rogaland Revisjon IKS Er det hensiktsmessige rutiner for betalingsoppfølging? Kommunen har tilfredsstillende rutiner for betalingsoppfølging (purring og inkasso). Rutinene gjelder all fakturering. Det går kort tid til purreprosessen blir satt i gang, dersom betaling ikke mottas ved forfall. Eventuell inkasso blir deretter raskt avklart internt. Inn- og utbetalinger ved refusjoner og tilskudd (utenom lønnsområdet) Betalingen for ikke fakturerte refusjonsinntekter følges opp av virksomhetene selv. Rutinene rundt dette blir da gjerne noe variert og personavhengig. Det kan da være hensiktsmessig at oppfølgingen heller skjer sentralt hos økonomiseksjonen, slik som det gjøres for merverdiavgiftskompensasjonen. Dette kan gjøres ved at de får kopier av alle refusjonskrav som sendes som søknad og tilsagnsbrev som mottas av kommunen. Vigrestad legekontor oppbevarer rapport for sendte refusjonskrav til Helfo og krysser av når refusjon mottas. Denne kontrollen gjøres ikke ved de andre legekontorene. Det er manuell kontroll av refusjonsinntekter på barnevern. Det er dermed en risiko for at enkelte refusjonskrav ikke sendes eller sendes sent til Bufetat/andre kommuner. Kommunen kan da tape refusjonskrav. Vi ser at dette skjedde i 2011 ved et tap på 195 tusen kroner. Kommunen har nå innført rutine om at refusjonssøknad for alle aktuelle barn skal vurderes hvert år i desember året før. Ved å ta i bruk økonomidelen av fagsystemet Familia vil denne kontrollen kunne bli ytterligere styrket (automatisert). Inn- og utbetalinger på lønnsområdet Lønnsutbetalinger rimelighetsvurderes ved hver lønnskjøring, og utbetalingene skjer gjennom direkte remittering. For lønnsrefusjoner er det etablert rutiner for oppfølging hos lønnsavdelingen. Det er imidlertid ingen rutine for løpende avstemming av lønnsrefusjoner mellom balanse/hovedbok og liste med refusjonskrav. Hvordan er kommunens oppfølging (praktisering) av sitt finansreglement? Vår gjennomgang avdekket ikke vesentlige brudd på kommunens praktisering av finansreglementet. Kommunens finansforvaltning er forholdsvis ukomplisert da det ikke foretas investeringer i langsiktige finansielle aktiva (finansielle omløpsmidler). Det gjenstår da bare bankinnskudd og låneopptak. Vi kan her bemerke at kommunen ikke har en referanseindeks for renter på låneporteføljen. Vi ser at kommunen ikke har opprettet noe bufferfond (kursreguleringsfond for å håndtere tap på finansforvaltningen) eller foretar særskilte vurderinger av finansiell risiko (stresstester). Dette skyldes at kommunen ikke har langsiktige finansielle aktiva (risikoutsatte plasseringer). Bankinnskudd er på 75 % av låneporteføljen ved utgangen av 2011 slik at renteendringer i dag vil ha liten effekt. Vi ser imidlertid av kommunens økonomiplan at det er det lagt opp til store investeringer i årene med påfølgende økning i låneporteføljen. STYRING AV PENGEFLYT OG FINANSFORVALTNING HÅ KOMMUNE

81 Rogaland Revisjon IKS Utnytter kommunen sin likviditet på optimal måte? Når det gjelder på spørsmålet om kommunen utnytter sin likviditet på optimal måte, vil kommunen i praksis måtte forholde seg til sin vedtatte risikoprofil i finansreglementet. Det har vært drevet med likviditetsstyring i alle år, i en del år med egen regnearkmodell. Kommunen vil i 2012 igjen starte med edb-basert likviditetssystem. Kommunen har dermed et godt verktøy dersom den vil plassere overskuddslikviditet utenom bank. Vi gir kommunen følgende anbefalinger: Kommunen bør vurdere om økonomiseksjonen skal stå for oppfølgingen vedrørende alle refusjoner og tilskudd. Kommunen bør vurdere tiltak for å øke antall brukere på efaktura og AvtaleGiro. Kommunen bør foreta løpende avstemming av lønnsrefusjoner mellom balanse/hovedbok og liste med refusjonskrav. Alle kommunens legekontorer bør oppbevare rapport for sendte refusjonskrav til Helfo og stemme av når refusjon mottas. Kommunen bør vurdere om det skal innføres fagsystemer med betalingsløsninger for plan-, bygge- og oppmålingssaker. Kommunen bør ta i bruk betalingsfunksjonen til fagsystemet CosDoc. Kommunen bør ta i bruk økonomidelen av fagsystemet Familia. Kommunen bør ha en referanseindeks for renter på låneporteføljen (finansreglementets punkt 6). Kommunen bør vurdere om den i sin finansrapportering vil ha med særskilte vurderinger av finansiell risiko (stresstester) når det gjelder mulige rentescenarier. STYRING AV PENGEFLYT OG FINANSFORVALTNING HÅ KOMMUNE

82 Rogaland Revisjon IKS Vi mottok rådmannens kommentarer Rådmannen har fått til høring utkast til forvaltningsrapport om styring av pengeflyt og finansforvaltning. Det er et bredt anlagt og interessant dokument som omhandler de ulike sidene ved styring av pengeflyt og finansforvaltning. Det har vært et godt samarbeid mellom revisjonen og kommunens administrasjon om å få fram faktagrunnlaget. Rådmannen har også fått anledning til å påpeke evt. faktafeil eller mistolkninger av informasjonsgrunnlaget i den foreløpige rapporten. Påpekte forhold forutsettes rettet opp og omtales derfor ikke her. Rådmannens hovedinntrykk av rapporten er at den er et nyttig dokument som på flere områder gir innspill til videre vurdering i kommunen. Revisjonens vurderinger deles på de fleste områder av rådmannen og det er derfor kun noen få kommentarer fra rådmannen til rapporten. 1. Til rapportens sammendrag, side 4 om kommunens pengeflyt, jf. side 5 om mulighetene for elektronisk fakturering er utnyttet: Kommunen har fokus på å automatisere og ta i bruk elektroniske muligheter på pengeflytområdet. Det er imidlertid viktig å være oppmerksom på ikke bare nytten, men også de kostnadene som er forbundet med bruk av elektroniske løsninger, og at omleggingsprosessen bruker ressurser som har alternativ anvendelse. I tillegg til selve omleggingsprosessen er det snakk om å utvikle betryggende sikkerhetsrutiner omkring løsningene, samt sikre at saksbehandlerkompetansen er til stede. For en kommune med knappe administrative ressurser, blir det derfor en løpende vurdering om nytten av å bruke ressurser på omlegging av pengeflytrutiner nå kontra nytten av å fokusere på andre viktige oppgaver. 2. Side 5, 4. avsnitt: Er faktureringstidspunktene for utgående fakturaer optimale? Her peker revisjonen på at det er terminvis fakturering av VAR-gebyr, feiing og kulturskole, og skriver at det er vanlig i kommunene med slik terminvis fakturering, «men det medfører noen tapte rentekroner i forhold til månedlig fakturering». Her vil rådmannen få kommentere at merkostnadene ved månedlig fakturering foreløpig er flere ganger så stor som rentegevinsten og derfor vurdert som uaktuell. 3. Side 4, 2. avsnitt, side 6, 6. avsnitt, side 7, siste kulepunkt: Det heter på side 4 at «For finansreglementet ses det på kommunens oppfølging (praktisering) av dette». Det blir derfor ulogisk at revisjonen under omtalen av dette på side 6 tar inn at kommunen i sin praktisering ikke har en referanseindeks for renter på låneporteføljen. Det er ikke krav om slik indeks i reglementet. Samme forhold omtales i oppsummeringen på side 7 der også andre forhold ved finansreglementet omtales. Rådmannen er positiv til innspill til revisjon av finansreglementet. Slike innspill må imidlertid skilles klart fra en undersøkelse av hvordan kommunen praktiserer sitt reglement. STYRING AV PENGEFLYT OG FINANSFORVALTNING HÅ KOMMUNE

83 Rogaland Revisjon IKS STYRING AV PENGEFLYT OG FINANSFORVALTNING HÅ KOMMUNE

84 Rogaland Revisjon IKS Kontrollutvalget i Hå har bestilt et prosjekt om styring av pengeflyt og finansforvaltning. Styring av pengeflyt og finansforvaltning er et av de prioriterte forvaltningsrevisjonsprosjekter i kommunens plan for forvaltningsrevisjon. Mandat for gjennomføring av prosjektet ble vedtatt av kontrollutvalget i møte Prosjektet skulle leveres i Styring av pengeflyt omfatter rutiner som genererer pengestrømmer, som enten er inneller utbetaling. For at pengeflyten skal være sikker må kommunen ha rutiner som sikrer at den får alle innbetalingene den har krav på, og bare betaler ut når det er et reelt grunnlag for dette. Effektivitet går både på hvordan pengeflyten styres og hvordan likviditeten forvaltes. I dette ligger en vurdering av om det er måter å lette interne arbeidsprosesser knyttet til betalingsformidlingen på, samt til å frigjøre kapital og effektivisere likviditetsstyringen. Finansforvaltning omfatter kommunens plassering av likvide midler og håndtering av låneportefølje. Hå har i dag alle sine likvide midler plassert i bank. Tidligere var det litt midler plassert i pengemarkedsfond. Kommunen har ikke finansielle omløpsmidler (aksjer, fond og obligasjoner mv) som går inn under betegnelsen langsiktige finansielle aktiva. 1 Hå har vedtatt nytt reglement for finansforvaltning 2 gjeldende fra Vi har tidligere gjennomgått dette reglementet. I vår revisorerklæring fra uttaler vi at finansreglementet er i tråd med de formelle krav som stilles i lovregler, og at rutiner for håndtering av finansiell risiko og avvik fra reglementet synes tilfredsstillende lagt opp. Prosjektets hovedformål er å vurdere i hvilken grad Hå kommune har en tilfredsstillende styring av pengeflyt. Det framgår av kontrollutvalgets bestilling at følgende problemstillinger skal belyses: Har kommunen hensiktsmessige rutiner for behandling av bilag? Har kommunen etablert effektive rutiner for betaling av inngående fakturaer som sikrer at kommunen ikke pådrar seg ekstra kostnader? Er mulighetene som ligger i elektronisk remittering utnyttet? Er faktureringstidspunktene for utgående fakturaer optimale? Er mulighetene for elektronisk fakturering utnyttet? 1 Kommunen har langsiktige investeringer i selskaper som den har ulike strategiske eierinteresser i. Slike investeringer omfattes ikke av finansforvaltningen. 2 For enkelthets skyld benevner vi kommunens reglement for finansforvaltning for kommunens finansreglement. STYRING AV PENGEFLYT OG FINANSFORVALTNING HÅ KOMMUNE

85 Rogaland Revisjon IKS Er det hensiktsmessige rutiner for betalingsoppfølging (purring og inkasso)? Utnytter kommunen sin likviditet på optimal måte? Vi ser også noe på inn- og utbetalinger som ikke foregår gjennom fakturering. Det er en del inntekter hvor kommunen ikke selv styrer pengeflyten. Dette gjelder rammetilskudd og andre inntekter som oversendes kommunen automatisk. Prosjektet tar ikke for seg slike inntekter. For skatter har kommunene mulighet til å få forskudd på foreløpig fordeling av innbetalinger. Dette er en mulighet Hå benytter seg av. Når det gjelder selve betalingsstrømmene ser vi på året Dette vil være de samme betalingsstrømmene som tidligere år, bare at de normalt blir noe større fra år til år. Tallene er tatt fra kommunens årsregnskap for 2011 pr Noen mindre korrigeringer har blitt foretatt av kommunen etter dette. For finansforvaltningen har vi sett nærmere på kommunens oppfølging (praktisering) av sitt finansreglement. Kontrollutvalget ba oss spesielt om dette. Finansforvaltningen blir omtalt for seg under punkt 2.7. Revisjonskriteriene er krav eller forventninger som brukes for å vurdere funnene i undersøkelsene. Revisjonskriteriene skal være begrunnet i, eller utledet av, autoritative kilder innenfor det reviderte området, f.eks. lovverk og politiske vedtak. I dette prosjektet er følgende kriterier anvendt: Bokføringsloven med forskrift God praksis for styring av pengeflyt Erfaringer fra andre kommuner i forhold til god praksis Skattebetalingsloven med forskrift Kommunelovens 52 om finansforvaltning Forskrift om kommuners finansforvaltning Kommunens finansreglement Metodisk er det benyttet intervjuer og gjennomgang av dokumenter mv. En nærmere omtale av kriterier, metode og kildehenvisninger ligger i rapportens vedlegg. Vår samlete vurdering er at metodebruk og kildetilfang har gitt et tilstrekkelig grunnlag til å besvare prosjektets formål og de problemstillinger kontrollutvalget vedtok. STYRING AV PENGEFLYT OG FINANSFORVALTNING HÅ KOMMUNE

86 Rogaland Revisjon IKS Vi tar først med en enkel oversikt over kommunens organisasjonsinndeling. Det er i sentraladministrasjonen og etatene at pengeflyten (betalingsstrømmene) håndteres. Figur 1 Kommunens organisasjonsinndeling (med etatene) Rådmannen Sentraladm. Skole og kultur Helse og sosial Tekniske saker og næring Pengeflyten gjelder i dette prosjektet inn- og utbetalinger som kommunen styrer selv i mer eller mindre grad. Dette omfatter særlig innbetalinger for kommunale betalingstjenester og utbetalinger for kjøp av varer og tjenester. Rutiner for styring av pengeflyt vil typisk være rutiner for fakturering/utgående fakturaer, innbetalinger med betalingsoppfølging (purringer og inkasso) samt behandling av inngående fakturaer med remittering/utbetalinger. Dagens lov og forskrift om bokføring trådte i kraft For kommunene er de gjort fullt ut gjeldende fra Tidligere gjaldt lovreglene kun for den avgiftspliktige delen av kommunens virksomhet. Med den avgiftspliktige delen menes her tjenester som er omfattet av den ordinære merverdiavgiftsloven. For andre deler av kommunens virksomhet gjaldt den gamle løsbladforskriften. De nye lovreglene må imidlertid anses for å ha vært god praksis siden de trådte i kraft. Det vil dessuten være upraktisk å lage egne systemer og rutiner for noen deler av regnskapet og egne systemer og rutiner for andre deler av regnskapet. STYRING AV PENGEFLYT OG FINANSFORVALTNING HÅ KOMMUNE

87 Rogaland Revisjon IKS Intern kontroll ved kjøp og salg Det vil være viktig for en kommune å ha et betryggende system for sin regnskapsførsel og god intern kontroll som sikrer fullstendigheten av inntektene og gyldigheten av utgiftene. De nye lovreglene om bokføring skal være med på å oppnå dette. For kjøp og salg er det de samme krav iht. bokføringsforskriftens 5-1. Dette gjelder bl.a. krav til dokumentets innhold og løpende nummerering av dokumentet (bilaget). Nærmere om intern kontroll ved salg Det skal utarbeides reskontro for den enkelte kunde slik at det lett er sporbart hvilke tjenester som er utfakturert og hvilke tjenester som er betalt av den enkelte kunde. Det må også etableres et system hvor det er lett kontrollerbart hvilke fakturaer som er utfakturert fra kommunen og som dermed skal inntektsføres i kommuneregnskapet. Det har alltid vært et krav om sporbarhet i all bokføring både innenfor privat og offentlig sektor. Salgsdokumentasjon skal være forhåndsnummerert på trykte blanketter eller ved maskinelt tildelte nummer med en kontrollerbar sekvens, eller være merket på annen måte slik at fullstendig registrering av utfakturerte salg kan etterprøves på en enkel måte. Dette innebærer at kommunen må ha en egen nummerserie eller det må utfaktureres med en kontrollerbar sekvens. Alternativt kan andre metoder for merking være tillatt dersom de medfører at fullstendig registrering av utfakturert salg kan etterprøves på en enkel måte. Uten et slikt system vil det være svært tidkrevende å fastslå fullstendigheten av inntektene. Grunnleggende bokføringsprinsipper og pliktig regnskapsrapportering Kommunen skal følge de grunnleggende bokføringsprinsipper som følger av bokføringslovens 4. God bokføringsskikk skal følges. For hver 2. måned må det iht. bokføringslovens 5 utarbeides en rekke spesifikasjoner, herunder leverandør- og kundespesifikasjoner. Spesifikasjonene skal produseres på papir eller til et ikke redigerbart medium. Dette har blitt sett på som unødig kostnadskrevende i forhold til nytteverdien. Det er derfor foreslått en lovendring som gir anledning til å produsere alle spesifikasjonene når det er behov for det, og ikke som i dag på forhånd. 3 3 Vi viser til NKRF (revisjonskomitéen) sitt informasjonsskriv 06/2011 fra STYRING AV PENGEFLYT OG FINANSFORVALTNING HÅ KOMMUNE

88 Rogaland Revisjon IKS Kommunen benytter økonomisystemet Visma Entreprise (tidligere kalt Unique). Dette er et vanlig brukt økonomisystem i kommunene, og vil være med på å sikre at lovreglene om bokføring følges. Visma Enterprise dekker de totale verdikjedene innen de tre områdene økonomistyring, innkjøp og personal. 4 Systemet er fleksibelt, og kommunen velger selv ut hvilke deler og moduler de har behov for. Hå benytter seg ikke av alle systemets muligheter. Ehandels funksjonen blir ikke brukt. Administrasjonen vurderer det foreløpig slik at nytten ikke forvarer kostnadene. Det er løpende maskinell nummerering av alle utgiftsbilag (ved skanningen), flere bilagsserier. Ved fakturering av inntekter er det løpende nummerserier for hver betalingstjeneste og en for alle andre inntekter (alt ved maskinelt tildelte nummer). Lønnsområdet har en løpende maskinell nummerserie for både utgifter og inntekter. Ved årsoppgjøret vil kommunen produsere og skrive ut alle spesifikasjoner etter lovreglene om bokføring. Kommunen foretar ikke fast utskrifter hver 2. måned av slike spesifikasjoner. Dette er imidlertid et krav (lovbestemmelse) som er foreslått endret. Vi vil derfor ikke påpeke forholdet. Vi konkluderer med at kommunen håndterer sine bilag i tråd med bokføringsreglene. Dette gjelder både mht. formkrav og løpende bilagsserier. Vi har gjennomført en kartlegging av hovedprosessene for ut- og innbetalinger. Nedenfor følger en enkel oversikt. Nærmere detaljer i prosessene fremkommer senere i rapporten. For skatter har kommunene mulighet til å få forskudd på foreløpig fordeling av innbetalinger (den månedlige fordelingen). Vi omtaler innbetalinger ved skatter for seg i punkt 2.2. Innkreving av skattetrekk blir ikke omtalt. 4 Økonomistyring omfatter bl.a. fakturabehandling, innfordring og fakturering. Innkjøp omfatter bl.a. Ehandels funksjoner. Personaladministrasjon (HRM) omfatter bl.a. lønnshåndtering. STYRING AV PENGEFLYT OG FINANSFORVALTNING HÅ KOMMUNE

89 Rogaland Revisjon IKS Figur 2 Hovedprosesser som er illustrert med flytskjemaer i rapporten Kjøp av varer og tjenester Innbetalinger fakturerte kommunale betalingstjenester Refusjoner og tilskudd Lønnsområdet Utbetalinger VAR-gebyrer Inn- og utbetalinger Inn- og utbetalinger PBO-gebyrer Foreldrebetalinger Egenbetalinger Husleier Andre fakturerte tjenester Purring ved utelatt betaling For utbetalinger ved kjøp av varer og tjenester er det en rutine. Denne rutinen dekker både driften og investeringer. Rutinen er omtalt i punkt 2.3. For innbetalinger ved kommunale betalingstjenester ser vi nærmere på rutiner for de vanligste tjenestene. Oversikt over dette fremkommer under punkt 2.4. Vi ser i tillegg på inn- og utbetalinger ved refusjoner og tilskudd (punkt 2.5). Dette dekker også kjøp av tjenester som erstatter kommunal tjenesteproduksjon. Vi har dessuten tatt med barnevern og sosialhjelp her. Vi har til sist tatt for oss inn- og utbetalinger på lønnsområdet (punkt 2.6). I kommunen er det fire personer fra økonomiseksjonen som har bankfullmakt og som kan utføre betalingsoppdrag. Økonomiseksjonen består av tre avdelinger: regnskapsavdeling, lønnsavdeling og skatteavdeling. Det er i hovedsak regnskapsavdelingen som har oppgavene med kommunens inn- og utbetalinger (pengeflyten). STYRING AV PENGEFLYT OG FINANSFORVALTNING HÅ KOMMUNE

90 Rogaland Revisjon IKS Kommunens skatteinntekter (skatt på inntekt og formue) var i 2011 på 340 millioner kroner. Formues- og inntektsskatt, trygdeavgift og arbeidsgiveravgift innkreves månedlig av kommunens skatteoppkrever (skatteavdelingen). Skatteoppkrever er det samme som kemner. Skattebetalingslovens kapittel 8 omhandler fordeling av innbetalte forskudd på skatter (dvs. forskuddstrekk og forskuddskatt mht. formues- og inntektsskatt og trygdeavgift) mellom skattekreditorene (dvs. mellom staten, fylkeskommunen, kommunen, folketrygden og det felleskommunale skattefondet). Inntil endelig fordeling av forskudd på skatter kan foretas (dvs. etter ligningsoppgjøret), skal innbetalt skatt og trygdeavgift fordeles foreløpig. Det brukes siste ligning før inntektsåret som fordelingsgrunnlag, og ev. skjønn dersom det er kjente vesentlige endringer (eksempelvis endringer i skattesatser). Det kan utbetales forskudd på periodisk oppgjør av beløp som i en måned er innbetalt. Muligheten følger av 9 i forskrift om fordeling mellom skattekreditorene. Dette er en ordning Hå benytter seg av. Ordningen går ut på at skatteoppkreveren gjennom innbetalingsmåneden foretar en (eller flere) delutbetaling(er) fra skattekontoen og over til de ulike skattekreditorenes konti. Skatteoppkreveren foretar restfordeling når måneden er ute. Alternativet er ikke å benytte seg av muligheten, og ta hele den foreløpige fordelingen når måneden er ute. Kommunen (økonomiseksjonen) viser til at det er betydelige beløp som en på denne måten kan få ca. 14 dager raskere inn på kommunens konto (hvorav det er seks måneder med store skatteinnbetalinger) og at dette gir ganske store merinntekter (størrelsen avhenger av rentesatsene). Kommunen benytter seg av de lovmessige muligheter den har til å få raskest mulig innbetaling ved skatter. STYRING AV PENGEFLYT OG FINANSFORVALTNING HÅ KOMMUNE

91 Rogaland Revisjon IKS Hå kommune har sentralt fakturamottak i økonomiseksjonen hvor fakturaene også skannes. Skanning betyr at fakturaene legges elektronisk tilgjengelig for attestasjon og anvisning. Bokføring og utbetaling skjer da etter at attestasjon og anvisning er foretatt. Skanning ble innført av kommunen sommeren Ved utbetalingene benytter kommunen seg av direkte remittering. Direkte remittering er en elektronisk regningsbetalingstjeneste fra bankene. Når en virksomhet registrerer inngående fakturaer, overføres betalingstransaksjonene til Nets Norway AS (tidligere Bankenes Betalingssentral AS). Betalingstransaksjonene blir lagt i et eget venteregister (forfallsregister) frem til forfallsdato. Kommunens konto blir belastet i en sum. Følgende figur illustrerer hovedflyten i utgiftsrutinen/utbetalingsprosessen. Figur 3 Utgiftsrutinen ved kjøp av varer og tjenester Ved mottak av fakturaene klargjøres disse for så å skannes. Det er daglig innlesing av fakturaer. Skannede opplysninger kontrolleres mot fakturaen før den sendes for godkjenning. Dersom skannet faktura sendes til feil person, må vedkommende avvise denne og sende den videre til rett person, ev. i retur. Attesterer/anviser blir påminnet to ganger i uken (mandag og torsdag) om ikke signerte fakturaer med mindre enn ti dager til betaling. Fravær over en uke for attesterer/anviser skal meldes til økonomiseksjonen, og hvor ny person skal være ført opp. Denne personen skal være godkjent STYRING AV PENGEFLYT OG FINANSFORVALTNING HÅ KOMMUNE

92 Rogaland Revisjon IKS av den respektive kommunalsjef. Økonomiseksjonen foretar ellers med jevne mellomrom en sjekk av hvilke fakturaer som ligger i systemet. Kommunen kan også ta i mot elektroniske fakturaer (e2b-faktura). 5 De vil gjerne ha inngående fakturaer elektronisk, men dette avhenger av at leverandørene har denne løsningen. Foreløpig er det svært få leverandører som kan tilby e2b-faktura. Sentrale myndigheter har som mål at alle fakturaer inn til det offentlige skal skje elektronisk fra Dette synes vel optimistisk da utviklingen fram mot denne datoen har gått senere enn en kunne forvente. Rutinene for elektroniske fakturaer er ellers likt som for skannede fakturaer. Kommunen har tidligere mottatt enkelte elektroniske fakturaer som på grunn av stopp i brannmuren, ikke har gått videre internt for attestasjon og anvisning. Det er ikke slike problemer i dag. Norsk Regnskaps Stiftelse (NRS) har sendt ut høringsutkast til norsk bokføringsstandard (NBS) Elektronisk fakturering. Standarden omhandler kriterier som må oppfylles for at elektronisk fakturering skal skje i samsvar med kravene i bokføringsreglene. Særlig gjelder dette krav til rimelig sikring av salgsdokumentene mot endring, sletting, ødeleggelse eller tap etter utstedelse, og krav til lesbarhet og mulighet for etterkontroll i hele oppbevaringsperioden, herunder krav til kontrollspor. NRS foreslår at standarden får virkning for elektroniske fakturaer som utstedes 1. januar 2013 eller senere, men det oppfordres til tidligere anvendelse. Kommunen har ikke tatt i bruk Ehandels funksjonen i Visma Innkjøp. Ehandel er utviklet for å lette de administrative rutiner og gi bedre intern kontroll, og med potensial i forhold til innsparinger. 6 Kommunen har vurdert bruk av Ehandel. Administrasjonen vurderer det foreløpig slik at nytten ikke forvarer kostnadene. De ser ellers på hva andre kommuner i distriktet her gjør. En del av de kjøpte varene vil kommunen benytte seg av på et senere tidspunkt. Kommunen har i liten grad kapitalbinding i lagerbeholdninger. Lagerbeholdninger gjelder i all hovedsak et lite beredskapslager på teknisk. Dette lageret består stort sett av rør og rørdeler, sand og salt blanding samt noe diesel. 5 E2b-faktura er et standardisert system for elektronisk faktura (efaktura) i Norge. Fakturaen produseres som elektroniske filer som sendes kunde med e-post, eller overføres til kunde på annen måte elektronisk (ftp, etc.). 6 For nærmere informasjon om Ehandel kan vi vise til nettsidene til DIFI (Direktoratet for forvaltning og IKT). STYRING AV PENGEFLYT OG FINANSFORVALTNING HÅ KOMMUNE

93 Rogaland Revisjon IKS Kommunen krever 30 dagers betalingsfrist fra sine leverandører. Det hender at det går gjennom fakturaer med kortere betalingsfrist, eksempelvis 14 dager. Omfanget er ukjent, men økonomiseksjonen antar at det er lite. I henhold til kommunens rutiner skal faktura legges til betaling på forfall slik at innvilget betalingstid utnyttes fullt ut. Full utnyttelse av kredittid gir best likviditet og høyest renteinntekter. Generelt kan kommunen risikere at fakturaene ligger for lenge i systemet før de blir bokført. Dersom dette skjer står kommunen i fare for at krav på merverdiavgiftskompensasjon kan bli foreldet. Kommunen kan også bli ilagt purregebyrer og morarenter av leverandørene. For å kontrollere om rutinen for inngående faktura fungerer bra i Hå kommune har vi gjennomgått konto for purregebyrer og morarenter. Vi har også gjennomgått våre oppsummeringer etter kontroll av merverdiavgiftskompensasjonen. Det er tatt utgangspunkt i Lovreglene for merverdiavgiftskompensasjon krever at fakturaene bokføres i måned for fakturadato dersom kravet skal betales. Kommunen kan også ta med kravet i neste termin. Dersom fakturaene er eldre enn forrige termin er de foreldet. Det kan i økonomisystemet legges inn ferie og fravær som hindrer at fakturaer sendes til attestering eller anvisning til personer som ikke er på arbeid. Systemet genererer mail to ganger ukentlig til personer som har fakturaer som venter på attestering eller anvisning. Ansvaret for bestillinger, attestasjoner og anvisninger er fordelt på flere i organisasjonen. Hver virksomhet står for sine egne innkjøp. Kommunen har for tiden inngått 52 innkjøpsavtaler (rammeavtaler). Dette er for flere tjenester og på forskjellige områder, eksempelvis bank, forsikring, skole, helse og teknisk. I tillegg har kommunens virksomheter handlekort (identifikasjonskort) på handelslag som kan benyttes til mindre kjøp. Oversikt over utgifter ved kjøp av varer og tjenester Beløp for utgifter kjøp av varer og tjenester viser følgende i 2011: Tabell 1 Kjøp av varer og tjenester som inngår i egenproduksjon i 2011 (beløp i tusen kr) Utgifter ved kjøp av varer og tjenester Beløp Driften Investeringer Totale utgifter STYRING AV PENGEFLYT OG FINANSFORVALTNING HÅ KOMMUNE

94 Rogaland Revisjon IKS Antall fakturaer og fordeling på leverandører og beløpsgrupper Det er varierende antall inngående fakturaer som mottas pr. dag. Totalt for 2011 ble det mottatt fakturaer. Fordeler vi dette på antall arbeidsdager i året 7, ligger tallet på snaut 96 fakturaer daglig. Leverandørstatistikken for året viser at kommunen i løpet av året handlet hos leverandører for driften og 193 leverandører for investeringer. (En del leverandører gjelder både driften og investeringer.) Hver mottaker krever oppretting og vedlikehold av faste opplysninger i kommunens leverandørregistre. Antall fakturaer pr. leverandør varierer veldig. Tallet er på mellom en og fakturaer. Mange leverandører har kun sendt en faktura for året. De fleste av leverandørfakturaene er på mindre beløp. Kommunen har ikke noen oversikt over inngående fakturaer fordelt på beløpsstørrelser. Kommunen har vurdert større bruk av samlefakturaer, men økonomiseksjonen anså at samlefakturaer ikke ville være praktisk som en generell ordning. De viser til at dette gjerne medfører en splitting på hvem som har kjøpt hva, og derav splitting på skanning, kontering, attestasjon og anvisning. Kommunen har etablert effektive rutiner for betaling av inngående fakturaer som sikrer at kommunen ikke pådrar seg ekstra kostnader. I henhold til kommunens rutiner skal faktura legges til betaling på forfall slik at innvilget betalingstid utnyttes fullt ut. Skanning av fakturaer letter arbeidet med attestasjon og anvisning, samtidig som rutinen anses som sikrere. Ved skanning er en faktura registrert i skanning systemet og kan ikke forsvinne på veien, noe som er mulig når det er en manuell rutine. Kommunen kan også ta i mot elektroniske fakturaer, men foreløpig er det svært få leverandører som kan tilby elektroniske fakturaer. Mulighetene som ligger i elektronisk remittering er utnyttet. Ved bruk av direkte remittering slipper kommunen manuelt arbeid med utbetaling av fakturaer. Dette er kostnadsbesparende og medfører en god likviditetsstyring ved at alle utbetalinger skjer på forfallsdato. Ved mange fakturaer og eventuelt kreditnota fra samme mottaker, kan disse sendes i samlesum. Dette innebærer ytterligere besparelser av transaksjonskostnadene. Kontroll av merverdiavgiftskompensasjonen i 2011 har ikke avdekket fakturaer som er blitt foreldet. Det samme forholdet gjelder også for tidligere år. Bokførte purregebyrer og morarenter utgjør i 2011 kun et beløp på kroner. Beløpet er svært lavt, men det forekommer trolig at purregebyrer og morarenter utgiftsføres på samme art som kjøpet av varen eller tjenesten. Dette bemerker også kommunen selv. Det er ellers mulig at leverandørene ikke alltid beregner purregebyrer og morarenter. Kommunen er for flere av dem en stor og viktig kunde. 7 Det er tatt utgangspunkt i at det er 230 arbeidsdager i året. Dette er et vanlig brukt tall. Det reelle antall arbeidsdager i året er gjerne noe mindre på bakgrunn av bevegelige helligdager. STYRING AV PENGEFLYT OG FINANSFORVALTNING HÅ KOMMUNE

95 Rogaland Revisjon IKS En kommunes innbetalinger stammer fra en rekke forskjellige kilder. Det meste kommer fra staten og private i form av rammetilskudd/andre tilskudd og skatteinntekter. Det er også innbetalinger fra lønnsrefusjoner (sykepenger og fødselspenger) og merverdiavgiftskompensasjon hvor kommunen sender et krav og mottar refusjon. I tillegg kommer de tjenester som kommunen yter overfor innbyggerne og som kommunen fakturerer (kommunale betalingstjenester). Fakturerte tjenester består som regel av mange små beløp, men som i sum utgjør vesentlige innbetalinger for kommunen. I dette punktet tar vi for oss kommunens faktureringsrutiner ved kommunale betalingstjenester. For alle betalingstjenester må kommunen aktivt gjøre en innsats for å få inn inntektene. Alle betalingstjenestene følger samme mal for inntektsrutinen/innbetalingsprosessen. Følgende figur illustrerer hovedflyten. Figur 4 Inntektsrutinene ved kommunale betalingstjenester (kommunal fakturering) STYRING AV PENGEFLYT OG FINANSFORVALTNING HÅ KOMMUNE

96 Rogaland Revisjon IKS Fagsystemer, faktureringsrutiner og betalingsfrist Kommunen har fagsystemer på alle tjenesteområder. I det videre vil vi kun ta for oss de fagsystemer (forsystemer) som også har elektroniske løsninger for betalinger. Fakturagrunnlagene for de forskjellige tjenestene ligger eller legges inn i sine respektive fagsystemer. For plan-, bygge- og oppmålingssaker samt husleier med unntak for omsorgsboliger, har kommunen ikke fagsystemer med betalingsløsninger. Det brukes i stedet manuelle betalingslister som fakturagrunnlag. For plan-, bygge- og oppmålingssaker er det ellers andre rene fagsystemer i bruk. All fakturering skjer fra ett sted i kommunen (økonomiseksjonen), og foretas ut fra økonomisystemet (faktureringsmodulen). Overveltinger fra fagsystemer eller registrering av betalingslister inn i økonomisystemet (faktureringsmodulen) skjer månedlig/terminvis alt etter hvilken betalingstjeneste det gjelder. Ved økonomiseksjonen foretas en maskinell avstemming av faktureringsgrunnlag i fagsystemer/betalingslister mot det som er overveltet faktureringsmodulen i økonomisystemet. Det er for betalingstjenestene noe ulik praksis for hvor ofte fakturering foretas. Dette omtales for seg under punkt All fakturering skjer med 30 dagers betalingsfrist. Kommunen har vurdert kortere betalingsfrist, men ønsket ikke dette overfor innbyggerne. Kommunen krever dessuten samme betalingsfrist for sine egne kjøp. Bruk av efaktura og AvtaleGiro Hå kommune tilbyr både efaktura og AvtaleGiro i tillegg til papirfaktura. Betaling ved efaktura/avtalegiro 8 er blitt svært vanlig i Norge. Det er i dag anslagsvis % av betalerne i Hå som benytter seg av kommunens tilbud. For kommunen har det vært en jevn stigning i antall brukere de siste årene. Det er ved årsskiftet totalt snaut brukere. Hå tilbyr efaktura for alle kommunale betalingstjenester. For de tjenestene det er regelmessige/løpende faste betalinger tilbys i tillegg AvtaleGiro. Det opplyses om mulighetene for elektronisk betaling på tilsendt papirfaktura for alle tjenestene. Elektronisk faktura promoteres også ved hjelp av pop-up-meny når bruker betaler papirfaktura i nettbank. De vanligste kommunale betalingstjenester og som Hå kommune har er følgende: Gebyrer for vann, avløp, renovasjon og feiing 8 efaktura forutsetter nettbank. Brukeren får beskjed om nye regninger hver gang en logger seg på, og/eller får varsel på e-post om ønsket. Den originale fakturaen presenteres kun elektronisk, men med alle detaljer som på en papirfaktura. Dersom brukeren ønsker automatisk kontotrekk må efakturaavtalen kombineres med AvtaleGiro. AvtaleGiro er en banktjeneste for automatisk betaling av faste regninger. Banken trekker ved forfallsdato beløpet direkte fra konto og overfører dem til betalingsmottaker. Brukeren sier fra dersom trekk ikke skal finne sted for en bestemt regning. STYRING AV PENGEFLYT OG FINANSFORVALTNING HÅ KOMMUNE

97 Rogaland Revisjon IKS Gebyrer for plan-, bygge- og oppmålingssaker Foreldrebetalinger for barnehager Foreldrebetalinger for skoler (skolefritidsordningen og kulturskolen) Egenbetalinger for pleie og omsorg (hjemmehjelp, korttidsopphold, langtidsopphold mv) Kommunale husleier (omsorgsboliger) Kommunale husleier (ansatte boliger og sosiale boliger) Inntekter ved legekontorer (egenandeler) Vi har her fordelt betalingstjenestene på åtte hovedområder. Mange kommuner har i tillegg kommunal eiendomsskatt. Denne skatten faktureres, men det er ikke en betalingstjeneste. Hå har ikke eiendomsskatt. Kommunen har for tjenestene 15 oppdragsgivere ( faktureringssteder ). Disse oppdragsgiverne omfatter noe mer enn de ovennevnte betalingstjenestene (se tabell 3 nedenfor for en spesifikasjon av oppdragsgivere). Fagsystem for vann, avløp, renovasjon og feiing er ProAktiv. Visma Familie benyttes for barnehager og skolefritidsordningen, mens det er Visma Kulturskole for kulturskolen. Pleie og omsorg bruker CosDoc, mens legekontoret bruker WinMed. Dette er vanlig brukte fagsystemer i kommunene. For plan-, bygge- og oppmålingssaker brukes som nevnt foran ikke fagsystemer med betalingsløsninger. Oversikt over inntekter ved kommunale betalingstjenester Kommunens inntekter ved eksterne salg av varer og tjenester (brukerbetalinger og leieinntekter) er på drøyt 146 millioner kroner i I tabellen nedenfor har vi vist de vanligste (og største) inntektsområdene. Tabell 2 Inntekter ved kommunale betalingstjenester i 2011 (beløp i tusen kr) Inntektsområder (vesentligste) Beløp Gebyrer vann, avløp, renovasjon og feiing Gebyrer plan-, bygge- og oppmålingssaker Foreldrebetalinger barnehager Foreldrebetalinger skoler (SFO og kulturskolen) Egenbetalinger pleie- og omsorg Kommunale husleier (omsorgsboliger) Kommunale husleier (ansatte og sosiale boliger) Inntekter ved legekontorer Totale inntekter Antall fakturaer og fordeling på oppdragsgivere Hå kommune utfakturerte i fakturaer. STYRING AV PENGEFLYT OG FINANSFORVALTNING HÅ KOMMUNE

98 Rogaland Revisjon IKS Tabell 3 Antall fakturaer og fordeling på oppdragsgivere i 2011 (tall i stk) Oppdragsgiver Antall Navn på oppdragsgiver Sentraladministrasjon Diverse skoleetaten Barnehage SFO Skolemåltid Kulturskolen Faste tjenester helse- og sosial Diverse helse- og sosial Husleier helse- og sosial Husleie sentraladministrasjon Kulturetaten Biblioteket Kommunale avgifter Diverse teknisk etat Diverse teknisk etat næringsetat Sum Vi ser av tabellen for hvilke oppdragsgivere hvor det produseres mest fakturaer. Kommunen har ikke noen oversikt over hvor mange betalere det var pr. oppdragsgiver. Kommunen har fagsystemer (forsystemer) med elektroniske løsninger for betalinger for de vesentligste betalingstjenester. Disse løsningene medfører en automatisk overvelting av fakturagrunnlagene. De fagsystemer som kommunen bruker, er vanlig brukt i kommuner og kan anses hensiktsmessige for tjenestene. Kommunen bør vurdere om det skal innføres slike fagsystemer (forsystemer) også for andre betalingstjenester, sett opp mot kost/nytte for kommunen. Dette gjelder da plan-, bygge- og oppmålingssaker. Kommunen har tatt i bruk elektronisk fakturering (efaktura, AvtaleGiro) ved sine betalingstjenester. Det opplyses om ordningen på tilsendt papirfaktura for alle tjenestene. Elektronisk faktura promoteres også ved hjelp av pop-up-meny når bruker betaler papirfaktura i nettbank. Andelen av betalerne som benytter seg av slik elektronisk betaling er likevel forholdsvis lav (25-30 %), men den har steget litt år for år. Kommunen bør vurdere om det kan gjøres tiltak for å få opp andelen. Mulige tiltak er kampanjer rettet mot brukerne. Vi ser i det videre nærmere på betalingstjenestene/rutinene. Purrerutiner omtales til sist. STYRING AV PENGEFLYT OG FINANSFORVALTNING HÅ KOMMUNE

99 Rogaland Revisjon IKS Disse tjenestene er pliktige for alle eiendommer i kommunen. Dette betyr at alle eiendommer skal faktureres for disse tjenestene, såfremt det ikke er gitt unntak. Alle grunndata for eiendommer i kommunen ligger i fagsystemet ProAktiv som håndteres av teknisk etat. Det som er registrert i ProAktiv danner grunnlag for fakturering. Det legges inn nye eiendomshjemler ut fra Grunnboken/GAB (matrikkel). Det meste som ligger inne i ProAktiv vil likevel være tidligere faste opplysninger om eksisterende abonnenter av tjenestene. Dataene er registrert på både navn og gårds- og bruksnummer. Nye abonnenter blir etterberegnet for dager i forrige periode/termin (igangsettingsdato) ved den første fakturaen for disse. Kommunen har fra 2011 påbudt alle eiendommer etter hvert å installere godkjent vannmåler. 9 Det sendes her ut avlesningsskjema i slutten av året og abonnent leser av vannmåleren og sender det i retur for registrering i Proaktiv. Avlesningsskjemaet ligger også på kommunens nettsider for de abonnenter som har egen kode for registrering av avlesning der. Ved bruk av vannmåler beregner kommunen gebyret ut fra abonnentens forbruk for både vann- og avløpsgebyret (etter prinsippet vann inn = vann ut). I vann- og avløpsgebyrene inngår også en fast del som skal dekke kommunens faste kostnader for tjenestene. Dette er det samme for alle abonnenter. Gebyrer for vann, avløp og renovasjon (VAR-gebyrer) samt feiing faktureres to ganger i året, ved terminer og En slik terminvis fakturering er vanlig i kommunene. Som følge av volumet for disse gebyrene er det store topper for kommunens inntekter for tjenester i de to månedene. Teknisk etat foretar rimelighetskontroll av de fakturerte inntektene mot tidligere perioder/terminer. Søknader på plan- og byggesaksområdet behandles i kommunen av byggesaksavdelingen, mens oppmålingsavdelingen tar seg av bestillinger vedrørende oppmåling. Søknader vedrørende plansaker blir først behandlet når gebyr er betalt. Byggesøknader blir behandlet før faktura sendes og gebyr betales. Oppmålinger faktureres også etterskuddsvis. Gebyrene beregnes etter de satser som gjelder på det tidspunkt søknad mottas eller oppmåling utføres. Alle grunnlagsdata lages på manuelle betalingslister. Dette er grunnlag for fakturering. Fakturering av gebyrer foretas månedlig ved avdelingenes registrering av betalingslistene i økonomisystemet (faktureringsmodulen). Kommunen 9 Det vises til 12 i kommunens forskrift om vass- og avløpsavgifter fra , i kraft fra STYRING AV PENGEFLYT OG FINANSFORVALTNING HÅ KOMMUNE

100 Rogaland Revisjon IKS har korte saksbehandlingstider. Gebyrreduksjoner for oversitting av lovmessige tidsfrister for saksbehandlingen er dermed lite aktuelt. Hå kommune har 14 kommunale og 3 private barnehager. Alle søknader må sendes elektronisk på kommunens nettsider eller ved eget oppmøte på barnehagekontoret. Barnehagekontoret står for opptak av barn til alle barnehageplassene (samordnet opptak). Godkjente søknader blir lagt inn i fagsystemet Visma Familie. Det som er registrert i Visma Familie danner grunnlag for fakturering. Satsene for foreldrebetalinger tilsvarer statsbudsjettets maksimalsats for barnehager. Graderte betalingssatser iht. foreldrenes inntekter brukes. Ved overgang til nytt barnehageår (august måned), vil barnehagekontoret kontrollere liste over navn i Visma Familia mot fakturaliste. I tillegg får den enkelte barnehage beskjed om å kontrollere dette mot deres lister. Foreldre som skal ha redusert betaling, må sende inn nye inntektsopplysninger pr. 1. januar. Lønnsslipp eller utskrift fra NAV godtas som inntektsdokumentasjon. PPT gjør vedtak om reduksjon for spesialpedagogisk opplegg. Systemet registrer automatisk søsken og sørger for søskenmoderasjon. Ventelister blir automatisk generert fra fagsystemet. Ledige plasser fylles opp fortløpende. Fakturering skjer månedlig. Gjennom året blir hver barnehage rimelighetskontrollert av barnehagekontoret. Det ses etter om det samlede fakturabeløpet noenlunde er likt fra måned til måned. Søknader vedrørende skolefritidsordningen og kulturskolen håndteres av den enkelte skole og kulturskolen. Godkjente søknader blir lagt inn i Visma Familie (skolefritidsordningen) og Visma Kulturskole. Graderte betalingssatser iht. foreldrenes inntekter brukes. For kulturskolen er det også søskenmoderasjon. Det som er registrert i Visma Familie og Visma Kulturskole danner grunnlag for fakturering. Skolefritidsordningen faktureres månedlig iht. antall timer/dager. Kulturskolen faktureres to ganger i året for hvert semester (oktober og mars) iht. semestersatsen. Søknader vedrørende hjemmehjelp, korttidsopphold, langtidsopphold og omsorgsboliger håndteres av administrasjonskontoret for pleie og omsorg. Godkjente søknader blir lagt inn i CosDoc. Graderte betalingssatser iht. husstandens inntekter brukes. I tillegg må kommunen benytte Helse- og omsorgsdepartementets vederlagsforskrift for opphold i institusjon mv. Det som er registrert i CosDoc vil være grunnlag for beta- STYRING AV PENGEFLYT OG FINANSFORVALTNING HÅ KOMMUNE

101 Rogaland Revisjon IKS ling/fakturering. Langtidsopphold og omsorgsboliger vil normalt bli betalt ved trekk og ikke fakturering. Egenbetalinger for pleie og omsorg registreres altså i fagsystemet, men en bruker ikke betalingsfunksjonen (overvelting til økonomisystemet). I stedet tas det fra CosDoc ut betalingslister for manuell registrering. Fakturagrunnlag blir dermed registrert to ganger (i fagsystemet og i faktureringsmodulen i økonomisystemet). Hjemmehjelp og korttidsopphold faktureres etterskuddsvis. Ved langtidsopphold foretar NAV månedlig trekk ut fra brukerens trygd og som deretter overføres kommunen. De fleste brukerne av omsorgsboliger har månedlig trekk i trygd for husleie. Dette skjer medio i den måneden det betales for. Ellers faktureres det forskuddsvis for hver måned. Fakturering av hjemmehjelp, korttidsopphold og andre tjenester som skal faktureres, foretas månedlig ved oversendelse av betalingslister til administrasjonskontoret for pleie og omsorg for registrering av disse listene i økonomisystemet (faktureringsmodulen). Søknader for ansatte boliger behandles sentralt i det enkelte tilfelle (gjelder i stor grad boliger som er knyttet til bestemte stillinger/tjenester). Søknader for sosiale boliger behandles av sosialkontoret. De fleste brukerne av kommunale boliger har månedlig trekk i inntekt for husleie. Dette skjer medio i den måneden det betales for. Ellers faktureres det forskuddsvis for hver måned. Manuelle betalingslister (leielister) er grunnlag for betaling/fakturering. Hå kommune har tre legekontorer. Disse ligger på Varhaug, Vigrestad og Nærbø. Alle pasientbesøk registreres i WinMed. Inntektene faktureres ikke. Pasient kan velge mellom kontant betaling eller bankkort. Betaling gjøres til legesekretær. Det fremkommer på rapport fra WinMed hvilken betalingsmetode som er benyttet. Vi anser kommunens rutiner for å være tilfredsstillende. Fakturering for de vesentligste tjenester er på faste tidspunkter. Dette er månedlig eller terminvis fakturering. Fakturerte tjenester blir rimelighetsvurdert når dette anses praktisk mulig. Tjenestene blir stort sett fakturert for måneden(e) de gjelder for eller etterskuddsvis. Forskuddsvis fakturering foretas for plansaker og for husleier hvor det ikke er månedlig trekk. STYRING AV PENGEFLYT OG FINANSFORVALTNING HÅ KOMMUNE

102 Rogaland Revisjon IKS Vi ser at det for egenbetalinger for pleie og omsorg foretas dobbeltarbeid ved at fakturagrunnlag registreres to ganger (i fagsystemet og i faktureringsmodulen). Dette skyldes at betalingsfunksjonen til fagsystemet CosDoc ikke er i bruk. Kommunen bør endre denne praksisen. Fagsystemet kan for øvrig tilrettelegges for varsling når oppholdet passerer 60 døgn for å sikre at takster legges om (korttidsopphold/langtidsopphold). Dette er ikke gjort i Hå, men det ble for 2011 ikke avdekket noen feil her. Vi har sett nærmere på kommunens purrerutiner og omfanget. Purrerutinene er forskjellige avhengig av om det er legalpant eller ikke for kravet. Legalpant (lovbestemt pant) gjelder VAR-gebyrer og feiing, samt eiendomsskatt (som Hå ikke har). Ubetalte forfalte fordringer følges opp sentralt av økonomiseksjonen. Etter at kommunens betalingsfrist på 30 dager er gått ut, sendes purring med en ny 14 dagers frist. Det ilegges purregebyrer og morarenter. For fakturaer som fremdeles ikke blir betalt, sender økonomiseksjonen en restanseliste til aktuell etat/virksomhet med teksten disse går til inkasso dersom vi ikke hører noe. Det er her noe varierende rutine for tilbakemelding, men det skal ikke gå mer enn noen få dager. Økonomiseksjonen purrer selv videre der det er legalpant. Øvrige saker sendes Lindorff. Lindorff er et norsk selskap som tar seg av inkasso saker på vegne av andre. Følgende figur illustrerer hovedflyten i purreprosessen. Figur 5 Purrerutinen ved kommunale betalingstjeneaster (og all annen fakturering) I 2011 ble det purret ganger totalt, fordelt på for kommunale avgifter og for andre tjenester. Kommunen har ikke noen oversikt på de enkelte tjenester. STYRING AV PENGEFLYT OG FINANSFORVALTNING HÅ KOMMUNE