ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE

Transkript

1 ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE VEDRØRENDE VEKTERTJENESTER, VERDITRANSPORT, ALARMSIKRING OG ADGANGSKONTROLL VED HØGSKOLEN I HARSTAD ÅPEN ANBUDSKONKURRANSE ETTER FORSKRIFTENS DEL I OG III

2 Innhold Innhold Konkurransegrunnlag Oppdragsgiver Anskaffelsens formål Kunngjøring Konkurranseform Leverandørens kontaktperson Tilleggsopplysninger oppdragsgivers kontaktperson Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Delleveranser Beskrivelse av oppdraget Innledning Befaring Vektertjenester Verditransport Brannpanel med tilknytning til brannvesenet Andre tjenester Alarmsikring Overføring av alarmer Adgangskontroll Drift av adgangskontroll-systemet Krav til kompetanse Oppfølging av kontraktsforholdet Kontaktinformasjon Avtaleperiode Ekstra vakthold Responstid ved alarm Implementerings-/opplæringsplan Prisjusteringer Krav til leverandøren Side 2 av 18

3 3.1. Skatteattest og HMS-erklæring Referanser Finansiell og økonomisk situasjon E-faktura Leverandørens deltakerkostnader Krav til tilbudet Tilbudets utforming og levering Priser Endring og tilbakekall av tilbud Vedståelsesfrist Oppsummering Behandling av tilbudene Registrering av tilbud Tilbudsåpning Avvisning av leverandør Avvisning av tilbud Høgskolen i Harstad er pliktig å avvise tilbud som: Høgskolen i Harstad kan avvise tilbud som: Avklaring av tilbudene Utskrift av anskaffelsesprotokoll; Avviste og forkastede tilbud Avgjørelsen av konkurransen Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Vurdering av leverandøren Tildelingskriterier Poengberegning på bakgrunn av tildelingskriterier Innstilling på kontraktstildeling Side 3 av 18

4 1. Konkurransegrunnlag 1.1. Oppdragsgiver Høgskolen i Harstad, Havnegata 5, 9480 Harstad innbyr til åpen anbudskonkurranse i forbindelse med høgskolens behov for vektertjenester, verditransport, alarmsikring og adgangskontroll Anskaffelsens formål Høgskolen i Harstad har lokaler i Havnegata 1, hele Havnegata 5 inkludert Smedgata 4, Havnegata 9 og Havnegata 11. Ved vekterrunder er det leverandørens ansvar å minimere risikoen for tyveri, hærverk, brann og lignende ved Høgskolen i Harstad Kunngjøring Anskaffelsen ble kunngjort i DOFFIN/TED den 24. mars Se Konkurranseform Denne anskaffelsen gjennomføres i henhold til Lov om offentlige anskaffelser av 16. juni 1999 nr. 69 og Forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr Anskaffelsen gjennomføres som åpen anbudskonkurranse over EØS-terskelverdi i henhold til forskriftens del I og III Leverandørens kontaktperson Oppdragsgiver ber leverandøren innen kort tid sende navn på kontaktperson til Børge Fjelldal (borge.fjelldal@hih.no) Tilleggsopplysninger oppdragsgivers kontaktperson Dersom Leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig informasjon, kan man be om veiledning hos Børge Fjelldal, epost borge.fjelldal@hih.no. For at samme informasjon skal kunne bli gitt til alle leverandører, må slike henvendelser foretas innen 14 dager før utløpet av tilbudsfristen Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp kan Høgskolen i Harstad foreta endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige. Rettelsene skal umiddelbart sendes alle som har mottatt konkurransegrunnlaget, og dersom en slik endring blir gjort slik at det er åpenbart at det vil være vanskelig for leverandørene å ta hensyn til endringene Side 4 av 18

5 innen tilbudsfristens utløp vil det bli fastsatt en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen Delleveranser Høgskolen i Harstad har valgt å dele opp kontrakten i to (2) leveranser som følger: Vektertjenester og verditransport (punkt 2.3.) Drift og vedlikehold av alarm og adgangskontrollsystemer (punkt 2.4. og 2.5.) Delleveransene skal prises eksplisitt. Høgskolen gjør oppmerksom på at det i så måte kan velges forskjellige tilbydere for tjenestene. Det gis åpning for at tilbyder gir tilbud på en delleveranse. Hvis tilbyder gir tilbud på begge leveransene, skal tilbudet spesifisere pris på delleveransene. Side 5 av 18

6 2. Beskrivelse av oppdraget 2.1. Innledning Høgskolen i Harstad har i dag ca studenter og 130 ansatte, og er lokalisert i fire bygg i Havnegata i Harstad. Bygningsmassen omfatter ca m2. Ytterdører i Havnegata 5 holdes åpne fra kl i løpet av studieåret, og fra kl til i feriene. Alle studenter og ansatte er utstyrt med adgangskort som tillater adgang ellers i døgnet. Datalaben stenges fra midnatt til kl Ytterligere informasjon om høgskolen finnes på Internett: Befaring Torsdag 24. april vil det bli avholdt befaring for interesserte leverandører. Leverandøren må ta kontakt med Børge Fjelldal (borge.fjelldal@hih.no) for å avtale tidspunkt for befaringen da denne vil bli avholdt enkeltvis. Dersom en Side 6 av 18

7 leverandør skulle motta konkurransegrunnlaget etter denne tid, kan befaring avtales, men dog ikke etter den 30. april. Befaringen vil ta for seg lokalene som skal inspiseres og hvordan adgangskontrollen fungerer i dag. Eventuelle spørsmål som ikke allerede er besvart i konkurransegrunnlaget vil bli besvart per epost umiddelbart etter befaringene til samtlige interessenter Vektertjenester Utenfor åpningstid skal det foretas inspeksjonsrunder med: skallsikring kontroll av dører som skal være låst eller stengt lukking av vinduer som måtte være åpne id-kontroll av personer som måtte befinne seg på skolen samt bortvisning av personer som ikke har rett til å oppholde seg i høgskolens lokaler kontroll av rømningsveier og eventuell nødvendig fjerning av elementer som måtte hindre rømning skru av AV-utstyr og lignende på auditorier forebygge brann Inspeksjonene skal foretas på avtalte kontrollpunkter. Totalt skal det foretas: to inspeksjonsrunder på hverdager; en på ettermiddag/kveld og en på natt to i helg og helligdager; en i løpet av dagen og en på natten med natt menes tid mellom kl og Dette vil si to inspeksjoner hver dag hele året. I Havnegata 1 og i Havnegata 9: Ettermiddag/kveld Utvendig og innvendig inspeksjon. Natt Kun utvendig inspeksjon. Helg Kun utvendig på inspeksjon. Havnegata 5: Side 7 av 18

8 Ettermiddag/kveld Utvendig og innvendig inspeksjon. Natt Utvendig og innvendig inspeksjon av klasserom, grupperom, fellesarealer og kantine/kjøkken. Helg Ludo bar og Scene kontrolleres etter stengetid. Så langt det lar seg gjøre må tidspunkt for inspeksjonsrunden endres tilfeldig og jevnlig. Tilbyderen må beskrive hvordan rutinene er for dette. Det skal føres daglig logg med månedlig rapportering av relevante hendelser. Komplett logg skal være tilgjengelig, og ved kontraktsinngåelse vil det bli spesifisert hvilke hendelser vi ønsker rapport om. Leverandøren skal ivareta de formelle oppgaver ved tyverier, som pågripelse av mistenkte etter at vitne har tatt kontakt, avhør og videre utforme anmeldelse til politi/konfliktråd. Politiet skal varsles ved mistanke om kriminelle forhold Verditransport En gang i uken i løpet av studieåret skal leverandøren hente og sette inn kontanter fra vårt utsalg i servicetorget. I perioder kan det være aktuelt med to eller flere transporter per uke, og i andre perioder kan det være aktuelt med færre transporter. Tjenesten skal prises separat Brannpanel med tilknytning til brannvesenet Tilbyderne (vekterne) må kunne betjene brannpanel i alle bygg og eventuelt nullstille panelet i tilfelle falsk alarm Andre tjenester Dersom leverandøren rykker ut som følge av alarmer etc. som avdekker åpne dører, lekkasjer, strømbrudd og lignende, skal høgskolens personale meldes i henhold til rutinebeskrivelse. Dersom kontakt ikke oppnås skal reparasjon beordres i henhold til høgskolens prefererte serviceselskaper. Leverandøren skal også utføre nødvendige operasjoner for å minimere skadeomfanget, for eksempel stengning av hoved-/områdevannkran i tilfelle vannlekkasjer. Leverandøren må i tilbudet beskrive rutiner for å sikre at de beskrevne oppgavene i punkt 2.3. med underpunkter blir ivaretatt Alarmsikring Det skal gis pris på driftsavtale for Høgskolens alarm-anlegg (se vedlegg 3) som sikrer følgende rom i Havnegata 5 (HG5) og 1 (HG1) med separat kodetastatur: AV-lagerrom nr. 157 HG5 Serverrom nr. 341 HG5 ITV-rom teknisk for Stort auditorium, nr. 223 HG5 Side 8 av 18

9 Kursrom nr. 138 HG5 Studentarkiv i 2. etg. HG1 Tilbyder skal spesifisere hvilke tjenester som ytes gjennom driftsavtalen. Eksempelvis sjekk av sensorer, paneler, oppgraderinger etc. Ved alarmer skal leverandøren rykke ut og gjenopprette normal drift uten bistand fra oppdragsgivers personale så langt det er mulig. Alle endringer skal på forhånd drøftes og godkjennes av driftspersonale ved HiH. Alarmutrykning skal være inkludert i tilbudet. Planlagt nedetid til systemet skal varsles i god tid, og skal primært utføres i arbeidstiden. HiH styrer selv endring av åpnings- og lukketider av adgangsdører ved arrangementer som avviker fra normal åpningstid. Ved midlertidig endring av åpningstider varsles leverandøren pr epost Overføring av alarmer Det kreves at tilbyder har FG-godkjent alarmmottak. Alarmer i forbindelse med innbrudd og vannlekkasjer skal være tilknyttet godkjent vaktsentral Adgangskontroll HiHs adgangskontroll-system, som spesifisert i vedlegg 4, skal dekkes av driftsavtalen. Anlegget det bes om driftsavtale på, er av typen Bewator 2010 omnis versjon Som det fremgår av vedlegget er det først og fremst noder og kortlesere som skal inkluderes i driftsavtalen. I hovedsak vil HIH stå for drift av serverløsningen og kortproduksjonsmaskinen for systemet. Driftsavtalen skal inkludere mindre oppgraderinger av software til selve adgangskontrollsystemet og support til dette. En kort beskrivelse av serverløsning og kort produksjon gis her: Vmware server som kjører Microsoft Windows Server 2008 R2. Automatisk egenutviklet import av studenter fra vårt studieadministrativt system FS. Side 9 av 18

10 Importen av brukes å driftes av Solarsoft. PIN-koder generes automatisk i henhold til studentweb som studentene forholder seg til. HiH kjøre faste backup rutiner av Bewtor server og database. Vi har en kortproduksjonsmaskin med tilhørende skriver som vi benytter ved utskrift av adgangskort med bilde. HiH styrer selv endring av åpnings- og lukketider av adgangsdører ved arrangementer som avviker fra normal åpningstid. Ved midlertidig endring av åpningstider varsles leverandøren pr epost Drift av adgangskontroll-systemet Tilbudet skal beskrive og gi pris på to alternativer innenfor drift- og vedlikehold av systemet: 1) Drift- og vedlikehold med årlige/månedlige driftskostnader, inkludert utskiftning/erstatning av teknisk materiell ved funksjonssvikt. Både materiell og arbeid skal være inkludert i pris. Skal inkludere alle kostnader for å holde systemet operativt. 2) Drift- og vedlikehold med årlige/månedlige driftskostnader eksklusiv utskiftning/erstatning av teknisk materiell. Leverandøren bes spesifisere timepris på tilkalt teknisk bistand (utover spesifiserte driftstjenester). Komponenter som kortlesere og noder skal prises i tilbudet. Annet materiell som tilbyderen mener er vesentlig og kan være kostnadsdrivende skal spesifiseres. Tilbyder skal spesifisere hvilke tjenester som dekkes av drifts- og vedlikeholdsavtalen, for å holde systemet i normal operativ drift. Eksempelvis rens av kortlesere, kontroll/bytte av batterier, oppdatering av programvare etc. Feil og mangler med det tekniske systemet skal kunne meldes til leverandøren, via telefon eller e-post. Feil som meldes i arbeidstiden (08-16) skal leverandøren starte å behandle senest fire (4) timer etter at meldingen sendes. Feil som meldes utenom arbeidstid skal leverandøren starte å behandle senest fire (4) timer den påfølgende arbeidsdag etter at meldingen sendes. Reservesystem må på plass innen én (1) uke hvis ikke feilen kan rettes innen den tid. Hvis systemet ikke virker utenom høgskolens åpningstid må leverandøren plassere ut vekter på stedet til feilen er rettet. Tekniker må sendes til høgskolen Side 10 av 18

11 hvis dette er påkrevet for å løse problemet. Denne vektertjenesten skal prises separat, og skal faktureres når tjenesten har blitt utløst. Alle endringer skal på forhånd drøftes og godkjennes av driftspersonale ved HiH Krav til kompetanse Leverandøren skal kort redegjøre for bedriftens kompetanseprofil. Ansatte som skal utføre arbeid hos oppdragsgiver, skal ha en kvalitativ god kompetanse på systemene som skal driftes og vedlikeholdes. På forespørsel skal det kunne fremlegges dokumentasjon på kompetanse for de ansatte som utfører oppdrag hos oppdragsgiver. Vektere skal ikke være registrert i strafferegisteret, og skal ha tilfredsstillende vandel, jfr. lov om vaktvirksomhet av 13. mai nr Leverandøren må beskrive hvordan dette ivaretas. HiH ser det som en fordel at faste vektere brukes til oppdraget. Ved kontraktsinngåelse vil det bli foretatt en befaring hvor leverandøren vil få en oversikt over hva som skal kontrolleres, hvilke dører som skal være lukket og/eller låst, hvor de forskjellige brannpanelene befinner seg og hvordan disse opereres, hvor plassering av hoved kran for vann er plassert og eventuelt andre opplysninger oppdragsgiver mener er viktig for gjennomføringen av oppdraget. Etter befaringen er det leverandørens ansvar at samtlige vektere som benyttes i oppdraget har den nødvendige opplæringen Oppfølging av kontraktsforholdet Det skal holdes halvårlige, vederlagsfrie oppfølgingsmøter mellom leverandør og oppdragsgiver. Disse skal finne sted ultimo mai og ultimo november. Fra leverandør skal kontraktsansvarlig og teknisk personale møte. Leverandør kaller inn til møte og skriver møtereferat, som sendes til oppdragsgiver for godkjenning Kontaktinformasjon Leverandøren skal ha en kontraktsansvarlig og en fast kontaktperson for tekniske saker. Kontaktinformasjon oppgis i tilbudet. For driftsmessige hendelser og melding av feil skal det oppgis mail adresse og telefonnummer, som er betjent virkedager i normal arbeidstid. Side 11 av 18

12 2.9. Avtaleperiode Avtaleperiode: To (2) år med rett til opsjon for kunden på to (2) nye år, dog med ett (1) år av gangen Ekstra vakthold Ekstra vektertjenester skal kunne rekvireres ved behov til avtalte timepriser. Timepris må oppgis i tilbudet, differensiert i forhold til mengde og tidspunkt. Priser må også differensieres i forhold til hvor lang tid i forkant kunden bestiller tjenesten Responstid ved alarm Responstid ved alarm til vaktsentral skal angis Implementerings-/opplæringsplan Dersom leverandøren ved tilbudsfristens utløp ikke har personell stasjonert i Harstad, bes det om en beskrivelse av hvordan leverandøren vil sikre at oppdraget blir utført fra inngåelse av kontrakt. Nåværende kontrakt løper ut den 30. juni 2014, og ny leverandør må da kunne overta ansvaret for oppdraget. Det bes også om en beskrivelse av hvordan leverandøren vil gjennomføre opplæringen av sitt personell for å sikre en god gjennomføring av oppdraget fra inngåelse av kontrakt Prisjusteringer Prisjusteringer i kontraktsperioden skal spesifiseres i tilbudet. Dette gjelder både timespriser og materiell/teknisk utstyr. Prisene som benyttes i prisskjemaet skal bindes i ett år. Side 12 av 18

13 3. Krav til leverandøren 3.1. Skatteattest og HMS-erklæring Det er et lovpålagt krav å framlegge skatteattest for merverdiavgift fra skattefogden og skatteattest for skatt utstedt av kemner/kommunekasserer (skjema RF- 1244) som ikke er eldre enn seks (6) måneder regnet fra tilbudsfristens utløp samt HMS-erklæring Referanser Det bes om en liste over de fem (5) viktigste oppdragene som er aktive og som har hatt en varighet på minimum to (2) år. Høgskolen i Harstad vil bruke egen referanse for nåværende leverandør Finansiell og økonomisk situasjon Det bes om et resymert årsregnskap for de to (2) siste tilgjengelige regnskapsårene E-faktura Vi stiller krav om at det sendes e-faktura Leverandørens deltakerkostnader Kostnader som leverandøren påtar seg i forbindelse ved utarbeidelsen av tilbudet vil ikke bli refundert av høyskolen. Side 13 av 18

14 4. Krav til tilbudet 4.1. Tilbudets utforming og levering Tilbudet skal sendes lukket, og konvolutten skal merkes Kombinert sikkerhetstjeneste ved HiH. Tilbudet må være signert og datert. All dokumentasjon skal leveres på papir. Hele tilbudets innhold skal også følge med på en CD-plate eller USBpinne, prisskjemaet skal ligge ved som en Excel-fil. Eventuelt via epost. Tilbudet skal være Høgskolen i Harstad i hende den dato som framgår av utlysningen i Doffin innen kl Eventuell sen postgang er under leverandørens risiko, Høgskolen i Harstad oppfordrer leverandøren derfor om å sende tilbudet i god tid Priser Vedlagt prisskjema skal benyttes. Eventuelle andre forhold som ikke dekkes av prisskjemaet skal påføres i samme skjema med henvisning til hvor i tilbudsbrevet dette er nærmere beskrevet. Det er et ufravikelig krav at faktura utstedes med minimum tretti (30) dagers betalingsfrist Endring og tilbakekall av tilbud Tilbud kan endres og tilbakekalles inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekall skal skje skriftlig. En endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud, og må derfor utformes i samsvar med punktene 4.1. og Vedståelsesfrist Side 14 av 18

15 Tilbudene må ha en vedståelsesfrist på seksti (60) dager regnet fra tilbudsfristens utløp Oppsummering Tilbudet skal inneholde: Ferdig utfylt prisskjema Spesifisering av tjenester som inngår i drifts- og vedlikeholdsavtale for alarm- og adgangskontrollsystemer Tilbudsbrev Skatteattester og HMS-erklæring Referanser Resymert årsregnskap for de to (2) siste tilgjengelige regnskapsår. Implementerings-/opplæringsplan Side 15 av 18

16 5. Behandling av tilbudene 5.1. Registrering av tilbud Tilbudene påføres tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. Leverandøren kan få bekreftet at tilbudet er mottatt all den tid høgskolen kan identifisere tilbudene ut fra konvoluttene Tilbudsåpning Tilbudsåpningen vil finne sted umiddelbart etter kl den dato som framgår av utlysningen i Doffin. Åpningen skal foretas av to representanter for Høgskolen i Harstad. Leverandørene har ikke rett til å være til stede ved åpningen Avvisning av leverandør Dersom skatteattester og HMS-erklæring enten ikke er levert inn eller tilsier at leverandøren ikke er egnet vil denne bli avvist. Ved manglende dokumentasjon kan det bli aktuelt å gi en kort forlengelse av tilbudsfristen for alle leverandører Avvisning av tilbud Høgskolen i Harstad er pliktig å avvise tilbud som: Ikke er levert innen fastsatt frist. Ikke er levert i samsvar med punkt 4.1 og 4.2 i konkurransegrunnlaget. Er slik utformet at det medfører tvil om hvordan det skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene Høgskolen i Harstad kan avvise tilbud som: Ikke inneholder alle de opplysninger som er forlangt. Ikke er prissatt som forutsatt i konkurransegrunnlaget. Virker unormalt lavt i forhold til ytelsen. Ikke er undertegnet Avklaring av tilbudene Høgskolen i Harstad kommer til å avstå fra å avklare tvil rundt tilbudene så fremst det uten tvil ikke strider mot forhandlingsforbudet åpen anbudskonkurranse forutsetter. Det samme gjelder retting av åpenbare feil Utskrift av anskaffelsesprotokoll; Avviste og forkastede tilbud Leverandørene vil ikke få tilsendt utskrift av anskaffelsesprotokoll. Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert. Side 16 av 18

17 6. Avgjørelsen av konkurransen Vurderingen av leverandørene er todelt. Først vurderer en kvalifikasjonskravene jfr. pkt. 6.2., det vil si hvorvidt leverandøren er egnet til å oppfylle kontrakten. De leverandører som anses kvalifisert vil så få sine tilbud vurdert i forhold til tildelingskriteriene i pkt Framdriftsplanen er som følger: Utlysning av konkurranse: 24. mars 2014 Befaring: 24. april 2014 Tilbudsfrist: 12. mai 2014 Innstilling til kontrakt: 26. mai 2014 Klagefrist på innstilling: 6. juni 2014 Idriftsettelse: 1. juli Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Høgskolen i Harstad kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det. Høgskolen vil i så fall inngå forhandlinger med utvalgte leverandører uten foregående utlysning for de varer som er omfattet av denne konkurransen. Saklig grunn for totalforkastelse kan være: Mistanke om prissamarbeid De mottatte tilbudene er vesentlig dyrere enn forventet Vurdering av leverandøren Oppdragsgiver vil på bakgrunn av tilbudet foreta en totalvurdering av om leverandøren er egnet til å oppfylle kontrakten ut fra følgende kriterier: Referanser Økonomisk og finansiell situasjon 6.3. Tildelingskriterier Tildelingen skjer på basis av det tilbudet som er økonomisk mest fordelaktig for Høgskolen i Harstad, basert på følgende kriterier (vektlegging i parentes): Pris (50%) Service og teknisk kvalitet (40%) Miljøprofil (10%) Side 17 av 18

18 Under service og teknisk kvalitet forstås blant annet: Utrykningstid Vurdering av rutiner for gjennomføring av inspeksjonsrunder jfr. pkt med underpunkter Kompetanse Innholdet i tjenestene som ytes gjennom drifts- og serviceavtalen Andre forhold Under miljøprofil vil Leverandørens miljøtiltak bli totalvurdert, dokumentasjon bes levert Poengberegning på bakgrunn av tildelingskriterier Hvert av kriteriene vil gis poeng på en skala fra 1 til 10, normalverdi for full etterkommelse av kravspesifikasjonen er sju (7) poeng. For pris gis ti (10) poeng til laveste anbud, deretter lavere poengsum ut fra en lineær prosentvis skala slik at for eksempel dobbel pris av laveste anbud gir null (0) poeng Innstilling på kontraktstildeling Snarest mulig etter at Høgskolen i Harstad har foretatt en innstilling om hvem som skal tildeles kontrakt, skal samtlige leverandører meddeles samtidig. Meddelelsen vil inneholde en rimelig frist for klage før kontrakt inngås med den utvalgte leverandøren. Side 18 av 18