DEL I: KONKURRANSEREGLER OG TILBUDSBESTEMMELSER

Transkript

1 DEL I: KONKURRANSEREGLER OG TILBUDSBESTEMMELSER Side 1 av 10

2 KONKURRANSEREGLER / TILBUDSBESTEMMELSER Innholdsfortegnelse 1.1 Oppdragsgiver Anskaffelsens formål Kontraktsbestemmelser Kunngjøring Leverandørens kontaktperson Antall eksemplarer Tilbudsbefaring Tilleggsopplysninger oppdragsgivers kontaktperson Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget ALMINNELIGE REGLER FOR GJENNOMFØRINGEN AV KONKURRANSEN Regler for konkurransen Anskaffelsesprosedyre Opplysningsplikt Offentlighet Habilitet KRAV TIL LEVERANDØREN Avvisning KRAV TIL TILBUDET Tilbudets utforming og levering Tilbudsfrist Vedståelsesfrist Innleveringssted Tilbuds-/prisskjema Forbehold Tilbud på deler av oppdraget Endre og tilbakekalle tilbud Komplett tilbud OPPDRAGSGIVERENS BEHANDLING AV TILBUDENE Registrering av tilbud Tilbudsåpning Avvisning av leverandører Avvisning av tilbud Avklaring Retting av åpenbare feil Utskrift av anskaffelsesprotokoll AVGJØRELSEN AV KONKURRANSEN Avlysing av konkurransen og totalforkastelse Tildelingskriterier Innstilling på kontraktstildeling Side 2 av 10

3 KONKURRANSEREGLER / TILBUDSBESTEMMELSER OPPDRAGET 1.1 Oppdragsgiver Malvik Kommune, Malvik Eiendom KF ved Trygve Henriksen innbyr til åpen anbudskonkurranse vedrørende legging av nytt gulvbelegg ved Hommelvik Ungdomsskole. 1.2 Anskaffelsens formål Malvik Eiendom KF, ønsker å inngå avtaler med firmaer som kan gjennomføre prosjektet Nytt gulvbelegg Hommelvik Ungdomsskole som hovedentreprise. Det vises til konkurransegrunnlagets Del II for ytterligere orientering om prosjektet. 1.3 Kontraktsbestemmelser Avtaleforholdet reguleres av NS 8406 med tillegg/endringer jfr. konkurransegrunnlagets del III Kontraktsbestemmelser. 1.4 Kunngjøring Anskaffelsen er kunngjort i DOFFIN-basen ref nr MAI Leverandørens kontaktperson Oppdragsgiveren ber leverandøren innen kort tid etter mottak av dette konkurransegrunnlaget å sende inn navn og adresse på kontaktperson. Dette meddeles oppdragsgiver, E-postadresse: torgrim.stene@multiconsult.no 1.6 Antall eksemplarer Leverandøren får utdelt eksemplar av konkurransegrunnlaget. Konkurransegrunnlaget består av følgende dokumenter: - Denne Bok 0 - Beskrivende mengdefortegnelse (Bok E1) med tilbudsskjema. - HMS-Plan med vedlegg - Tegninger av sokkel- og 1 etasje. - CD med Bok 0, Bok E1, HMS-Plan i.pdf-format, samt mengdefortegnelse i.xml,.ga1 og.txt - format 1.7 Tilbudsbefaring Det vil bli avholdt tilbudsbefaring med samtlige tilbydere: Tidspunkt: kl , oppmøte ved Hommelvik Ungdomsskole. Reiseutgifter mv. i forbindelse med tilbudsbefaringen dekkes av den enkelte tilbyder. Side 3 av 10

4 1.8 Tilleggsopplysninger oppdragsgivers kontaktperson Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos rådgiver ved: Navn: Torgrim Stene Postadr: Multiconsult AS, 7486 Trondheim Telefon: Telefaks: E-post: Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes: Hommelvik ungdomsskole nytt gulvbelegg Alle tilleggsopplysninger distribueres pr e-post til alle påmeldte leverandører. Opplysninger gis inntil 2 dager før anbudsfristen. 1.9 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp har oppdragsgiveren rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget. Rettelser, suppleringer eller endringer skal umiddelbart sendes alle som har mottatt konkurransegrunnlaget. Opplysningene som oppdragsgiveren gir på forespørsel fra èn leverandør, skal umiddelbart også gis til alle de øvrige. NB! Tilleggsopplysninger formidles kun ved bruk av e-post, til e-postadresse som meddeles Multiconsult AS ihht denne Bok 0. Dersom rettelsene, suppleringene eller endringene som nevnt i første ledd kommer så sent at det er vanskelig for leverandøren å ta hensyn til det i tilbudet, skal det fastsettes en forholdsmessig forlengelse av tilbudsfristen. Samtlige leverandører vil bli varslet om forlengelse. 2. ALMINNELIGE REGLER FOR GJENNOMFØRINGEN AV KONKURRANSEN 2.1 Regler for konkurransen Anskaffelsen er omfattet av Lov om offentlige anskaffelser 16. juli 1999 nr 69 og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april Anskaffelsesprosedyre Denne anskaffelsen følger prosedyren åpen anbudskonkurranse. Dette er en anskaffelsesprosedyre som åpner for at alle interesserte leverandører kan gi tilbud, men som ikke tillater forhandlinger. 2.3 Opplysningsplikt Oppdragsgiveren skal gi skriftlig melding med en kort begrunnelse dersom: forespørselen om å få delta i konkurransen eller tilbudet avvises oppdragsgiveren beslutter å forkaste samtlige tilbud eller avlyse konkurransen Leverandøren kan skriftlig anmode om en nærmere begrunnelse for: hvorfor hans tilbud om å delta er forkastet hvorfor tilbudet er avvist hvorfor hans tilbud ikke ble valgt Side 4 av 10

5 2.4 Offentlighet Resultat av tilbudsevalueringen og melding om oppdragsgivers intensjon om tildeling av kontrakt til utvalgt tilbyder vil bli sendt de øvrige tilbyderne med adgang til å påklage tildelingen med nødvendig klagefrist. 2.5 Habilitet Reglene om habilitet i forvaltningsloven 6 til 10 gjelder for denne konkurranse. Side 5 av 10

6 3. KRAV TIL LEVERANDØREN Forskrift om offentlige anskaffelser 8-4 Oppdragsgiver kan stille minimumskrav til leverandørene, herunder til leverandørenes tekniske kvalifikasjoner og finansielle og økonomiske stilling. (2) Kravene skal sikre at leverandørene er egnet til å kunne oppfylle kontraktsforpliktelsene og skal stå i forhold til den ytelse som skal leveres. (3) Kravene skal ikke diskriminere leverandørene på grunnlag av nasjonal eller lokal tilhørighet Kvalifikasjonskriteriene skal sannsynliggjøre at entreprenøren har lovlig etablert firma med god soliditet, intet utestående med skattemyndigheter, har styringssystem, har eget personell eller underentreprenører med erfaring fra arbeid innenfor følgende kategorier: - Malerarbeid - Montering av gulvbelegg Er det ikke dokumentert erfaring med lignende arbeider, ansees ikke entreprenøren å være kvalifisert for oppgaven. I tillegg skal underentreprenører opplyses. Type belegg skal også opplyses. Hvis ikke etterspurt dokumentasjon er vedlagt, avvises tilbudet. I denne delen av anbudsevalueringen, gis det ikke poeng eller kvalitetsvurderinger, det skal kun avgjøres om entreprenøren er kvalifisert eller ikke. Entreprenøren skal kun vurderes ut fra vedlagt dokumentasjon. Krav til dokumentasjon som skal legges ved tilbudet Skatteattest Merverdiavgiftattest HMS-egenærklæring Firmaattest Foretakets årsregnskap for de siste to år Foretakets viktigste leveranser de 3 siste år, eller referanser fra aktuelle prosjekter ikke eldre enn 3 år, både egne og fra underentreprenører i den grad tilbyderen finner det nødvendig for å tilfredsstille krav til kvalifikasjonskriterier og tildelingskriterier. Begrunnelse Generelle ufravikelige krav ihht Forskrift om offentlige anskaffelser 3-3 (Kvalifikasjonskriterium) Generelle ufravikelige krav ihht Forskrift om offentlige anskaffelser 3-3 (Kvalifikasjonskriterium) Generelle ufravikelige krav ihht Forskrift om offentlige anskaffelser 3-4 (Kvalifikasjonskriterium) Det kreves at leverandøren har etablert et lovlig foretak (Kvalifikasjonskriterium) Det kreves god soliditet. (Kvalifikasjonskriterium) Det kreves erfaring fra tilsvarende oppdrag (Kvalifikasjonskriterium, Se også pkt 6.2 for tildelingskriterium.) Side 6 av 10

7 3.1 Avvisning Tilbud som ved tilbudsfristens utløp ikke har dokumentasjon som beskrevet under dette punkt 3 og krav som beskrevet i Forskrift for offentlige anskaffelser, vil bli forkastet. Med mindre særlige grunner foreligger åpnes det ikke for ettersendelse av dokumenter. Forbehold som ikke lar seg kostnadsberegne, vil kunne føre til at tilbudet anses som ufullstendig og blir avvist. 4. KRAV TIL TILBUDET 4.1 Tilbudets utforming og levering 1) Tilbudet skal være skriftlig og inneholde et tilbudsbrev som skal være datert, undertegnet og stemplet med firmaets navn 2) Tilbudet skal være merket: Hommelvik ungdomsskole Nytt gulvbelegg 3) Tilbudet skal leveres i lukket konvolutt 4) Tilbudet skal leveres på norsk 5) Tilbudet kan leveres direkte til leveringsadressen eller sendes med post, jf. pkt 4.4 6) Tilbudet skal leveres i 1 eksemplar. 7) Tilbudet kan ikke avgis med elektronisk middel 4.2 Tilbudsfrist Siste frist for innlevering av tilbud er: kl Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet, jfr pkt 4.4, før utløpet av tilbudsfristen. For sent innkomne tilbud vil bli avvist. 4.3 Vedståelsesfrist Leverandøren er bundet av tilbudet i : 90 dager 4.4 Innleveringssted Tilbudet bes innlevert /sendt til: Besøksadresse: Multiconsult AS, Sluppenveien 23, Trondheim Postadresse: Multiconsult AS, 7486 Trondheim 4.5 Tilbuds-/prisskjema Tilbudspriser/- sum skal gis i tilbudsskjemaet. Tilbudsskjema skal være datert, underskrevet og stemplet med foretakets navn. Dersom leverandøren ønsker å gi detaljspesifikasjon og priser ut over det som fremgår av skjemaet, skal dette identifiseres og gis i tilbudsbrevet eller i eget skjema. Dersom det foreligger motstrid mellom opplysningene i tilbuds-/prisskjemaet og i tilbudsbrevet, har opplysningene i tilbudsbrevet forrang. Side 7 av 10

8 4.6 Forbehold Det er anledning til å ta forbehold. Forbehold skal klart fremgå i tilbudsbrevet for å være gyldige. Forbehold skal være presise og entydige slik at oppdragsgiveren kan vurdere disse uten kontakt med leverandøren. Forbehold som ikke lar seg kostnadsberegne, vil kunne føre til at tilbudet anses som ufullstendig og blir avvist. 4.7 Tilbud på deler av oppdraget Det er ikke anledning til å gi tilbud på en del av oppdraget. 4.8 Endre og tilbakekalle tilbud Tilbudet kan tilbakekalles eller endres inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud og skal utformes i samsvar med gjeldende bestemmelser jf. pkt Komplett tilbud Komplett tilbud skal bestå av: 1) Tilbudsbrev. Eventuelle forbehold skal tydelig fremkomme av tilbudsbrevet. 2) Komplett utfylt tilbudsskjema. 3) Beskrivende mengdeberegning med prisbærende poster i utfylt stand. 4) Vedlegg/dokumentasjon ihht pkt 3 5. OPPDRAGSGIVERENS BEHANDLING AV TILBUDENE 5.1 Registrering av tilbud 5.2 Tilbudsåpning Tilbudsåpning finner sted: kl i Sluppenveien 23 Åpning skal foretas av minst to representanter for oppdragsgiveren. Tilbyder har ikke rett til å være til stede ved åpningen. 5.3 Avvisning av leverandører Oppdragsgiveren har plikt til å avvise leverandører som ikke oppfyller krav til deltakelse i konkurransen og/eller som har unnlatt å innlevere etterspurt dokumentasjon. 5.4 Avvisning av tilbud Oppdragsgiveren plikter å avvise tilbudet når det: a) Ikke er levert innen fastsatte frister b) Ikke er levert i samsvar med pkt 4.1 nr 1 og 3 c) Inneholder avvik fra konkurransegrunnlaget som er i strid med FOA d) På grunn av forbehold eller feil, uklarheter, ufullstendigheter eller lignende kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene Om ikke særskilte grunner foreligger, kommer oppdragsgiveren vil til å avvise tilbudet når det: a) Ikke inneholder alle de opplysninger, oppgaver, prøver mv. som er forlangt b) Ikke oppgir prisen slik som forutsatt i konkurransegrunnlaget Side 8 av 10

9 c) Virker unormalt lavt i forhold til produktet som tilbys d) Ikke er undertegnet 5.5 Avklaring Det er ikke tillatt å endre tilbudene eller forsøke å endre tilbudene gjennom forhandlinger. Det er adgang til å klarlegge uklarheter, såfremt uklarhetene ikke er av en slik art at tilbudet skulle vært avvist. 5.6 Retting av åpenbare feil Dersom oppdragsgiveren blir oppmerksom på åpenbare feil i tilbudet, skal disse rettes dersom det ikke er tvil om hvordan feilen skal rettes. 5.7 Utskrift av anskaffelsesprotokoll Leverandørene vil ikke få tilsendt utskrift av anskaffelsesprotokollen. Avviste og forkastede tilbud vil ikke bli returnert. 6. AVGJØRELSEN AV KONKURRANSEN 6.1 Avlysing av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiveren forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen dersom det foreligger saklig grunn, for eksempel ved bortfall av planlagt finansiering eller manglende godkjenning fra politisk hold. Oppdragsgiveren kan forkaste alle tilbudene dersom resultatet av konkurransen gir saklig grunn for det. 6.2 Tildelingskriterier Forskrift om offentlige anskaffelser Kriterier for valg av tilbud (1) Tildelingen skal skje enten på basis av hvilket tilbud som er det mest økonomisk fordelaktige, eller utelukkende ut fra hvilket tilbud som har den laveste prisen. (2) Dersom tildelingen av kontrakten skjer på grunnlag av det økonomisk mest fordelaktige tilbud, skal det benyttes kriterier som har tilknytning til kontraktsgjenstanden. Dette kan for eksempel være kvalitet, pris, teknisk verdi, estetiske og funksjonsmessige egenskaper, miljøegenskaper, driftsomkostninger, rentabilitet, kundeservice, teknisk bistand, eller tid for levering eller ferdigstillelse. Alle kriterier som vil bli lagt til grunn skal oppgis i kunngjøringen eller konkurransegrunnlaget. Der oppdragsgiver på forhånd har bestemt seg for prioriteringen eller vektingen av kriteriene skal dette angis i kunngjøringen eller konkurransegrunnlaget. Valg av tilbud skjer på grunnlag av det mest økonomisk fordelaktige, ikke kun på grunnlag av lavest pris. Er samtlige kvalifikasjonskriterier tilfredsstilt for flere entreprenører, vil de bli vurdert ut fra tildelingskriterier. En del av dokumentasjonen som ble brukt for å finne ut om entreprenøren var kvalifisert til å utføre arbeidene, vil også bli vurdert ved tildeling. For å finne en nøytral måte å vurdere tilbyderene, gir man pris-poeng og tildelingspoeng. Entreprenøren (blant de kvalifiserte tilbyderne) som har den høyeste summen av prispoeng og tildelingspoeng vil tildeles oppdraget. Bakgrunnen for valg av tildelingskriterier er bl.a. at man går ut fra, at med erfaring fra lignende arbeider (type bygg både mht materialer og forhold til brukere), kjenner man til de problemstillingene som kan oppstå ved utførelsen og er oppmerksom på dette og derved kan levere et arbeid av høyere kvalitet enn mindre erfarne entreprenører. Av samme grunn, for å sikre at personellet har erfaring fra tilsvarende arbeid, skal CV på aktuell bas/formann leveres inn. Hvis flere personer er aktuelle, kan flere CV-er leveres ved tilbudet. Side 9 av 10

10 Sum-poeng regnes ut på følgende måte: Tildelingspoeng + prispoeng = maksimum 10. Maks tildelingspoeng her (ihht tabell) er 4 poeng. Prispoeng = 7* ( Pris laveste anbyder/ pris anbyder) Tildelingskriteriene er som følger, og gir poeng som følger. Tildelingskriterium Tilbyder Vurdering Tildelingspoeng Entreprenøren har oppgitt referanser for arbeider med legging av gulvbelegg. Hvis ja, 1 poeng, hvis nei 0 poeng n Entreprenøren har tidligere utført arbeider på skole eller kontorbygg eller av lignende størrelse. Hvis ja: 1 poeng, hvis nei, 0 poeng Bemanning og kapasitet i skoleferien 2009, fremlagt fremdriftsplan n n 6.3 Innstilling på kontraktstildeling Oppdragsgiverens beslutning om hvem som skal tildeles kontrakt, skal varsles skriftlig til alle deltakerne samtidig i rimelig tid før kontrakt inngås. Med kontrakt er inngått menes tidspunktet da begge parter undertegner kontrakten. Meldingen skal inneholde en begrunnelse for valget og gi en frist for entreprenøren til eventuelt å klage over beslutningen. Side 10 av 10