Møteinnkalling. Kåfjord Kommunestyre. Utvalg: Møtested: Møterom, Kultursenteret Olderdalen Dato: Tidspunkt: 10:00

Transkript

1 Møteinnkalling Kåfjord Kommunestyre Utvalg: Møtested: Møterom, Kultursenteret Olderdalen Dato: Tidspunkt: 10:00 Eventuelt forfall må meldes snarest på tlf , evt pr. sms med gyldig forfallsgrunn og avsendernavn. Vararepresentanter møter etter nærmere beskjed. Kåfjord kommune, Olderdalen For Bjørn Inge Mo (s.) Ordfører Greta Larsen e.f. (s.) Sekretær Side 1

2 Saksliste Utv.saksnr Sakstittel U.Off Arkivsaksnr PS 63/14 Arbeidsmøte oppvekst PS 64/14 Etablering Idrettshall Olderdalen 2011/659 PS 65/14 Invitasjon til tegning av aksjer i Visit Lyngenfjord AS Arbeidsmøte oppvekst fra kl Sak 64/14 og 65/14 fra kl /2576 Side 2

3 PS 63/14 Arbeidsmøte oppvekst Side 3

4 GÁIVUONA SUOHKAN KÅFJORD KOMMUNE Arkivsaknr: 2011/ Arkiv: D11 Saksbehandler: Gunn Andersen Dato: Saksfremlegg Utvalgssak Utvalgsnavn Møtedato 64/14 Kåfjord Kommunestyre Etablering Idrettshall Olderdalen Henvisning til lovverk: Vedlegg 1 SÆRUTSKRIFT: Flerbrukshall 2 Driftsplan Idrettshall 3 Revidert kostnadsoverslag 4 Kapitalutgifter 5 Idrettsrådets behandling 6 Tilbud fra Lønnheim Entreprenør Rådmannens innstilling Avtale om etablering av idrettshall inngås med Lønnheim entreprenør innenfor de rammer og forhold som ligger i saken, og som fremgår av bilag med investeringsbudsjettet. Dette for å sikre at idrettshallen skal kunne benyttes skoleåret 2015/16, og stå ferdig høsten Kommunal egenandel i prosjektet er inntil kr ,- (inklusive uforutsett med mer). Det forutsettes spillemidler kr ,- og godkjenninger som krevet for slike søknader. Kåfjord kommune opptar lån på kroner ,- til oppføring av idrettshall i Olderdalen, med nedbetalingstid 40 år. Når spillemidler mottas benyttes disse til ekstraordinær nedbetaling av lånet. Kåfjord kommune bygger inn i driftsbudsjettet mellomfinansiering av spillemidler på til sammen kr ,-. Årlige renteutgifter for mellomfinansieringen beløper seg til kroner 560 tusen. Side 4

5 Saksopplysninger Kåfjord kommunestyre vedtok i sak 20/14 å etablere idrettshall i Olderdalen innenfor en kostnadsramme på 34,5 millioner kroner, hvor det ble forutsatt minimum kr. 10 millioner kroner i spillemidler. Det er også sakt i kommunestyrets vedtak at fremtidig driftsplan skal fremlegges. Denne ligger som vedlegg i saken. Dagens driftskostnad for Olderdalen samfunnshus er på 440 tusen (budsjett for 2014). Da er ikke hele strømbudsjettet med, da denne går på felles måler med Olderdalen skole. Driftskostnaden for det nye bygget blir på ,- (inkludert uforutsett/sikkerhetsmargin, med kr ,-) med tillegg for kapitalkostnader. Bygget som planlegges tilfredsstiller TEK10. Saken er særlig aktualisert etter at bygningen (Olderdalen samfunnshus) ble steng i februar 2014 av verneombudet, fordi han anså bygget som utrygt å oppholde seg i for ansatte, lærere og elever. Bygget har fungert som både undervisningslokale/gymsal og samfunnshus/aktivitetsrom for idrettslag og andre. Idrettshall ble utlyst på Doffin i tråd med regelverk for offentlige anskaffelser, på bakgrunn av ksak 20/14. Etter fristens utløp var det ikke kommet inn noen tilbud på å bygge idrettshallen. Kåfjord kommune har i etterhånd, etter anbefalinger fra innkjøpssjefen, gått i direkte forhandlinger med aktuell aktør; Lønnheim Entreprenør. Dette i tråd med lov om offentlige anskaffelser. Kåfjord kommune har gjennomført et møte med Lønnheim Entreprenør 9. september i år, for å få på plass en faseavtale med mål å komme fram til forretningsutvikling, prosjektering og bygging av idrettshall. Entreprenøren, Lønnheim entreprenør (LE), har stor ekspertise på bygging av idrettsbygg og vil kunne bidra til etableringen innfor den gitte kostnadsramme. Dette fordi de (LE) mener å bruke prosjektet i Olderdalen som grunnlag for å utvikle et nytt standardprodukt (" mindre standardhall") som de skal kunne tilby markedet av kommuner og lokale idrettsforeninger. Rådmann Einar Pedersen tok saken opp i formannskapsmøte 12. september i år og fikk i oppgave fra formannskapet å gå videre med saken og få på plass en faseavtale for etablering av idrettshallen. Følgende ordlyd står i protokollen: Idrettshall i Olderdalen, ingen anbud ble levert inn, da kan det gjennomføres direkte anskaffelse. Rådmannen kan forhandle i forhold til denne saken. Rådmannen ga også informasjon om saken til kommunestyret 22. september, i rådmannens orienteringsbolk. Rådmannen tok saken opp i kommunestyre 24. oktober for om mulig få en fullmakt til å inngå videre forhandlinger med Lønnhein Entreprenør for å sikre fortgang i arbeidet. Dette fordi Olderdalen skole i over ett år har stått uten tilbud i kroppsøvings- og fysakfag. Slik undervisningen foregår i dag rapporteres det fra skolen om omfattende brudd på opplæringsloven. Nåværende fasiliteter vil ikke la seg gjenåpne da skadene har utviklet seg i svært negativ retning det siste året. Blant annet har taket falt ned i garderobedelen. Og det er også blitt betydelig mer merkbart at der er omfattende muggsporer i hele bygningen. Side 5

6 Kåfjord kommune arbeider for at idrettsbygget skal stå ferdig høsten 2015 om mulig, slik at elever skoleåret 2015/2016 får tilfredsstillende tilbud i kroppsøvings- og fysakfag. Både skolen, oppvekstetaten og lokalt idrettslag etterspør fremdrift i saken. Kåfjord kommune har iverksatt arbeid med Lønnheim Entreprenør og de skal sammen med byggherren (Kåfjord kommune) utvikle prosjektet og bidra i arbeidet med å tilskuddsmaksimere etableringen. LE skal også komme med innspill til driftsmodell av hallen. Dette har vi mottatt og tallmaterialet er revidert i tråd med erfaringer lokalt (Storfjord og Balsfjord kommuner). Lønnheim Entreprenør har levert et tilbud med arkitekttegninger (ide, materialvalg, kvaliteter med mer), plan-, snitt-, og fasadetegninger, situasjonsplan, pristilbud (totalentreprise), tilbud om opsjoner (tillegg), fremdriftsplan og forutsetninger. Se vedlegg for nærmere beskrivelser av prosjektet. Kåfjord kommune har nå jobbet seg fram til et kostnadsbilde for etablering av idrettshall til en totalsum av kr ,- jamfør tilbud vedlagt av Lønnheim entreprenør. Herav utgjør mva kr ,-. Kommunal låneopptak kr ,- (Kan øke med en million kroner for eventuelt 1 millioner kroner, totalt ,-.) Spillemidler, kr ,- Sett i lys av kommunestyresak 20/14 er totalkostnaden ved etableringen på kr ,- overskredet. Men Kåfjord kommunes egenandel er holdt tilnærmet på samme nivå. Vurdering Kåfjord kommune har over flere år arbeidet med etablering av idrettshall i Olderdalen, for sambruk oppvekstsektoren og idretten i kommunen. Lokaliseringen i kommunesenteret er også vurdert å ha god regional betydning. Det er positivt med lokaler for fysisk fostring og det er godt verktøy for styrking av folkehelsen generelt. Rådmannen har konkludert med at noe må gjøres med bygget, dagens tilstand på bygget gjør det uegnet for bruk. Både Olderdalen skole og innbyggere i ytre del mangler tilbud for idrettsaktivitet innendørs. Tilbudet er kvalitetssikret internt gjennom en vurdering av bygningsingeniør og byggforvalter, samt kulturkonsulent for forhold knyttet til spillemiddelordningen. Kommunen har nå, gjennom samarbeid med Lønnheim kommet fram til en modell som kan la seg gjennomføre innefor de økonomiske rammer som kommunestyret har gitt. Kommunestyrets låneopptak vil bli på kr 16,6 millioner (eventuelt 17,6), og spillemidler satt til 14 millioner. Riving av garderobedel kommer i tilegg, og er ikke en del av foreliggende entreprise. Dersom det skal nytt tak over svømmehall vil dette også komme som en opsjon. Viser for øvrig til tilbudet for nærmere presiseringer av forutsetninger. Dette er en gunstig finansieringsmodell. En opprusting av dagens anlegg etter ytterligere ett år med forfall vil kunne beløpe seg til nærmere tilsvarende kostnad for kommunen. Idrettshall i Olderdalen ligger inne i kommunes Idretts og anleggsplan for I handlingsprogrammet for anlegg ligger den inne på nybygg som prioritert anlegg. Denne er Side 6

7 prioritert sammen med lysløype Trollvik, Natursti Fossen, Hengebru Øverfossen, og Løypebro i regi av MUIL. Idrettsrådet i Kåfjord hadde møte torsdag 6. november. Sak om rullering av handlingsprogram i plan for idrett og folkehelse Idretts og anleggsprogram ble utsatt til 27 november. Sak om idrettshall Olderdalen er uendret da denne var prioritert for igangsetting i 2014, jamfør gjeldende plan. Nærmere beskrivelser og bakgrunnsvurderinger fremkommer også i saksfremlegget til sak 20/14. Side 7

8 GÁIVUONA SUOHKAN KÅFJORD KOMMUNE Rådmannen Saksbehandler Gunn Andersen 9148 Olderdalen Mearrádus dieđihuvvo/melding om vedtak Du čujuhus/deres ref: Min čuj./vår ref Arkiivačoavdda/Arkivkode Beaivi/Dato 2011/ D SÆRUTSKRIFT: Flerbrukshall Vedlagt følger vedtaket i sak 20/14, vedrørende flerbrukshall, som ble behandlet i Kåfjord kommunestyre Dearvvuođaiguin/Med hilsen Silje-Renate Pedersen Sekretær Intern kopi: Kulturkonsulent Gerd Steinnes Nilsen Poastačujuhus/Postadresse: Fitnančujuhus/Besøksadresse: Telefovdna/Telefon: Telefáksa/Telefaks: E-poasta/E-post: Interneahtta/Internett: Organisašuvdnanr/Org.nr: Side 8

9 GÁIVUONA SUOHKAN KÅFJORD KOMMUNE Arkivsaknr: 2011/ Arkiv: D11 Saksbehandler: Gunn Andersen Dato: SÆRUTSKRIFT Utvalgssak Utvalgsnavn Møtedato 24/14 Kåfjord Formannskap /14 Kåfjord Kommunestyre Flerbrukshall Henvisning til lovverk: Vedlegg 1 SÆRUTSKRIFT: Flerbrukshus i Kåfjord 2 Hall Olderdalen 3 Flerbrukshall- beskrivelsen fra Norconsult 4 Flerbrukshall - kostnader fra Norconsult 5 Flerbrukshall - miljøkartlegging 6 Flerbrukshall - rivingsplan 7 Flerbrukshall- Fasader sør og øst 8 Flerbrukshall- Fasader nord og vest 9 Flerbrukshall- snitt 10 Flerbrukshall-perspektiv 11 Flerbrukshall. 1 etg alt A 12 Flerbrukshall. 1 etg alt B 13 Innspill 14 e-post spillemidler Saksprotokoll i Kåfjord Kommunestyre Behandling: Nytt tilleggsforslag fra AP/SP/Silje Hovednak: Setter inn et nyt pkt. 3.: Før iverksetting av hallprosjektet i Olderdalen må det utarbeides et overslag over fremtidige drifts- og vedlikeholdsutgifter, samt driftsplan for anlegget. Driftskostnader og driftsplan må forelegges for Kommunestyret før endelig behandling. Innstilling fra Formannskap enstemmig vedtatt Side 9 Side 2 av 2

10 Tilleggsforslag fra AP/SP/Silje Hovednak enstemmig vedtatt. Vedtak: 1. Kåfjord kommune beslutter å etablere idrettshall i størrelse 23*44 meter ved gamle Olderdalen samfunnshus, innenfor en kostnadsramme på 34,5 mill. kr. Herav finansiert med spillemidler på 10 mill. kr. 2. Prosjektet prosjekteres og lyses ut på offentlig anbud med et spesielt fokus på kostnadsreduserende tiltak. 3. Før iverksetting av hallprosjektet i Olderdalen må det utarbeides et overslag over fremtidige drifts- og vedlikeholdsutgifter, samt driftsplan for anlegget. Driftskostnader og driftsplan må forelegges for Kommunestyret før endelig behandling. 4. Etter anbudsgjennomgang tas endelig beslutning om iverksettelse. Saksprotokoll i Kåfjord Formannskap Behandling: Rådmannens innstilling falt enstemmig. Arbeiderpartiet og Senterpartiet fremmet følgende forslag: 1. Kåfjord kommune beslutter å etablere idrettshall i størrelse 23*44 meter ved gamle Olderdalen samfunnshus, innenfor en kostnadsramme på 34,5 mill. kr. Herav finansiert med spillemidler på 10 mill. kr. 2. Prosjektet prosjekteres og lyses ut på offentlig anbud med et spesielt fokus på kostnadsreduserende tiltak. 3. Etter anbudsgjennomgang tas endelig beslutning om iverksettelse. Arbeiderpartiet og Senterpartiets forslag ble enstemmig vedtatt. Vedtak: 1. Kåfjord kommune beslutter å etablere idrettshall i størrelse 23*44 meter ved gamle Olderdalen samfunnshus, innenfor en kostnadsramme på 34,5 mill. kr. Herav finansiert med spillemidler på 10 mill. kr. 2. Prosjektet prosjekteres og lyses ut på offentlig anbud med et spesielt fokus på kostnadsreduserende tiltak. 3. Etter anbudsgjennomgang tas endelig beslutning om iverksettelse. Rådmannens innstilling 1. Kåfjord kommune beslutter å etablere flerbrukssal i størrelse 20*32 meter ved gamle Olderdalen samfunnshus, innenfor en kostnadsramme på 28,25 millioner kroner. Det forutsettes godkjenning for spillemidler i størrelsesorden 8,1 millioner kroner. 2. Prosjektet prosjekteres og lyses ut på offentlig anbud. 3. Etter anbudsgjennomgang tas endelig beslutning om iverksettelse. Side 10 Side 3 av 3

11 Saksopplysninger Sammendrag/oppsummering Etter forutgående konkurranse, gjennom kommunal rammeavtale ble Norconsult tildelt oppdraget med prosjektering av flerbrukshall i Olderdalen. Kommunen forbeholdt seg retten til å endre på og avlyse oppdraget underveis i henhold til finansiering. Bakgrunn for konkurransen var at Kåfjord kommune har en gammel hall/gymsal i Olderdalen fra 1972 som er liten i forhold til idrettens krav og fungerer mest som gymsal for skolen. Hallen og bygget er i dårlig bygningsmessig stand, og det har over flere år vært lekkasjer gjennom tak som har medført store skader. Også tilbygget fra 1998 med garderobeanlegg er saneringsverdig, og anbefales revet da her er store fukt- og setningsskader. Verneombud har stengt bygget da de mener det ikke er trygt å oppholde seg i lokalene for skolens ansatte. Rådmannen mener det er tre alternative veier å gå for å få på plass fasiliteter for idrettsaktivitet tilknyttet Olderdalen: 1. Totalrenovering innenfor byggets eksisterende ytre rammer 2. Etablere større gymsal 20*32 meter 3. Etablere flerbrukshall 23*44 meter Bakgrunn Saken er den at vi har et gammelt samfunnshus som utgjør gymsal, svømmehall og ungdomsklubblokaler for Olderdalen/ytre del av kommunen. Bygningen ble ferdigstilt i 1972 og har vært i bruk i mer enn 40 år. Med blikk på nær historie kan rådmannen informere om at det har vært arbeidet med etablering av flerbrukssenter over minst et par tiår, for å styrke kompetanse, folkehelse og sist men ikke mist, barn og unges muligheter til både grunnskoleopplæring og sunne interesser. I konseptet flerbrukssenter inngikk folkebibliotek, ungdomsklubb (for ytre del av kommunen) og fasiliteter for innendørsidrett. Bygget er nedslitt og har betydelige skader. Det er to hovedårsaker til at bygget i dag er i svært dårlig tilstand: begrenset ressurs på vedlikehold og problemer og skader som følge av lekkasjer på takkonstruksjonen. Videre ble det i 1998 tatt i bruk et tilbygg med tildels universelt utformet dusjanlegg og garderober. Dette tilbygget har store setningsskader med lekkasjer og har vært stengt over en lengre periode, og er i en slik forfatning at det er anbefalt sanert. Øvrig del av bygningen kan utbedres og ombygges, og det er mulig med tilbygg som rommer større idrettshall. I tillegg har bygget i sin nærhet et kultursenter i privat eie og drift, som man samarbeider med. Kultursenteret huser scene, sal, kulturskole og kjøkken. Dette bygget "gamle samfunnshuset" er altså både et undervisningslokale/skolebygg og et lokale som brukes mye av lokale idrettslag for fysisk fostring og aktivitet. Her er fotball og bandy de mest aktive idretter. Bygningen ble senest stengt i februar 2014 av verneombudet med følgende begrunnelse: "Gymsal og svømmehallen åpnes ikke av verneombudet før det foreligger en sakkyndig rapport om at det er trygt å oppholde seg i disse rommene. Dette spesielt med henblikk på følgende punktene: Side 11 Side 4 av 4

12 1. Det ikke er noen fare for at deler av takkonstruksjonen eller is kan falle ned inne i rommene. 2. At luftkvaliteten ikke inneholder unormalt høye konsentrasjoner av muggsporer eller annet som irriterer luftveiene. 3. At gulvene i gymsalen settes i en slik stand at de ikke lenger er farlig for brukerne å gjennomføre gymaktiviteter." Kåfjord kommune har fra før stengt av påbygg fra 1996/98 med universelt utformede garderober (som i hovedsak ble benyttet for svømmehallen) og styrketreningsrommet i tilknytning til gymsal. Dette fordi de ikke er egnet for bruk som følge av store setningsskader, og påfølgende ødeleggelse og fuktskader. Utover dette er også klubblokaler i kjeller stengt i 2011 som følge av dårlig luftkvalitet og manglede/dårlig ventilasjon. Klubben har derfor inntil stengningen sist i februar hatt tilholdssted i midlertidige lokaler i gamle "samfunnshuskjøkken/kafé", noe som har medført svært begrenset bruk av målgruppa barn og unge som følge av uegnede lokaler for klubb. Lokalene med garderober og ungdomsklubb har vært befart av Kåfjord formannskap, og funnet uegnet for bruk i undervisningen i grunnskolen. Oppsummert er nå hele bygget stengt av. Verneombud eller Arbeidstilsyn er de eneste institusjoner som kan gjenåpne bygget. Det er derfor behov for å finne optimale løsninger for fremtidig bruk av idrettsfasiliteter i Olderdalen både for skolen, men også for lokale lag og foreninger. Vurdering Rådmannen henviser i det videre ikke lengre til historiske forhold. Saken har over flere år vært satt på dagsorden, men blitt utsatt av ulike årsaker. Dagens situasjon er slik at noe må gjøres med bygget. Olderdalen skole står i dag helt uten lokaler for gymnastikk og svømmeundervisning. Videre vil etablering av en idrettshall av noe større størrelse bidra til økt aktivitet og folkehelseperspektivet er viktig for å forebygge, men mest for å bygge god helse. Det er i dag prekært behov for å gjøre noe med nåværende fasiliteter for skolen og for grunnskoleopplæringen. Dette er påpekt av ledelsen ved Olderdalen skole, lærere og verneombud. Men også innbyggere i kommunen, lokale idrettslag, asylmottak og andre grupper etterspør fasiliteter for aktivitet og trening spesielt i vinterhalvåret. Kåfjord forsøker å tilrettelegge for fysisk aktivitet og er en folkehelsekommune. Dette fordi vi vet at forebygging og tilrettelegging for god helse gir fortrinn på sikt. En hall i Olderdalen vil ha stor betydning for lokale lag og foreninger, idrettslag i hovedsak, men også ellers for innbyggere i Kåfjord som vil kunne drive med ulike idretter. Kåfjord kommune er også presentert som kulturkommunen i Troms og vi har samtidig oppnådd pris for vår satsning på barn og unge. På den annen side er det litt betenkelig at vi er den eneste kommunen i fylket uten idrettshall, og våre nabokommuner (Storfjord, Lyngen og Balsfjord) har i dag flere idrettshaller. Kåfjord kommune har i samråd med idretten bygget to kunstgressbaner i Kåfjord. Det er en 7er bane i Manndalen ved Fossen og en ordinær (stor) kunstgressbane i Kåfjorddalen, Holmen Side 12 Side 5 av 5

13 stadion. Videre eksisterer det en gammel gressbane i Olderdalen som er nedslitt og uegnet for spill (mange tuer, og lite gress). Idrettslaget i Olderdalen påtatt seg renovering av denne for vedlikeholdsmidler lik det de øvrige idrettslag får for å drifte de lokale kunstgressbanene. Sak om flerbrukshall har vært drøftet spesielt de tre-fire seneste år. I utgangspunktet inkluderte tiltaket både ungdomsklubblokaler og nytt bibliotek, men dette er nå skilt ut fra prosjektet ut fra økonomiske prioriteringer og signaler gitt fra politisk ledelse. I dag omhandler prosjektet kun å få på plass lokale for idrettsaktivitet gjennom treningsrom, gymsal eller idrettshall og tilhørende garderober og fellesarealer i tilknytning til dette. Det har vært forutgående prosesser hvor alle lokale idrettslag har vært en medspiller og høringspart. Vi har også hatt god innledende dialog med idrettsrådet, ungdomsrådet, eldrerådet og funksjonshemmedes råd. I tillegg har vi tidlig i prosessen inkludert rektorer og styrer barnehage for innspill (2011). Saken ble sist behandlet politisk som egen sak i Kåfjord kommunestyre i juni Den gang var konseptet slik at det inkluderte bibliotek og ungdomsklubb, og hadde en ramme på ca 74 millioner kroner i kostnadsoppsettet. Denne skissen har man siden gått bort fra ut fra kommunens økonomiske handlingsrom. I Kåfjord formannskap 15. april 2013 har saka vært til redegjørelse og her har administrasjonen fått i oppgave å trekke ut bibliotek og ungdomsklubb slik at kostnadene reduseres. Det er behov for gymsal til skolen, og det er et sterkt ønske, spesielt lokalt i ytre del av kommunen, for å etablere idrettshall i kommunesenteret av regional størrelse sett fra idrettens ståsted. I kommunestyresak 27/13 i juni ble også Olderdalen samfunnshus/idrettsanlegg beskrevet og tatt opp med følgende begrunnelse: "Prosjektering, igangsetting. Bygget krever omfattende rehabilitering. Bør igangsettes i Nytt lån-9 millioner. totalkost 13 millioner ved renovering. Hovedrenovering med nybygg har en kostnad rundt 30 millioner, men her kan vi få fratrekk for spillemidler." I K.sak 27/13 er lånebehovet da satt til 13 millioner, og det er satt at tilskudd vil øke investeringsrammen. I samme sak finner vi avsatt følgende lånemidler til investering Flerbrukshall i Olderdalen: 2013: Prosjektering og finansiering kr ,- 2014: Finansiering kr ,- SUM kr ,- I tillegg kommer spillemidler og øvrige eksterne midler, og den har fra administrasjonen vært stipulert til mellom 5 og 10 millioner kroner avhengig av idrettshallens størrelse. Dette i tråd med veiledninger fra kulturdepartementet. I kommunestyresak 48/13 i desember i fjor hvor budsjett for 2014 ble lagt er tallene til finansiering av idrettshall igjen satt opp, men nå fikk kommunestyret saka i retur fra fylkesmannen da vi ikke hadde levert et budsjett i balanse. I dette oppsettet står saken Olderdalen samfunnshus/flerbrukshall inne med en kostnad på 15 millioner kroner for I prosessen fram til i dag om flerbrukshall har kommunen vært på befaring av fire haller i Troms; Sjøvegan, Sørreisa, Storsteinnes og Hatteng. Det som ofte fremheves er at en idrettshall medfører stor vekst i antall idretter som utøves og økt aktivitet og samhold. Videre henvises det til at Side 13 Side 6 av 6

14 nybygg også medfører lavere driftskostnader per kvadratmeter spesielt ut fra energiøkonomisering og krav i TEK 10. Renhold vil kunne lettes ved at denne blir maskinelt utført. Videre må påregnes at idrettslag og brukerorganisasjoner stiller med "hallbetjent" som ivaretar bygget under bruk (driftsavtale med kommunen). Dette for å sikre riktig bruk og kontroll med bruken for å hindre unødvendig slitasje og feil bruk. Det vil ikke være behov for økt vaktmestertjeneste da dagens bemanning vil holde ved omstrukturering av arbeidsstokken. Vi har nå fått en forprosjektering av mulig ny idrettshall i Olderdalen og her fremkommer to alternative skisser. Dette innebærer at Kåfjord kommune reelt står overfor tre alternative løsninger for gymsal/flerbrukshall i Olderdalen: 1. Reparere/renovere og sanere dagens bygningsmasse 2. Bygge gymsal flate 20*32 meter 3. Bygge hall av liten størrelse flate 23*44 meter Alternative modeller: Kåfjord kommune har som mål å utbedre bygget slik at den kan tas i bruk av skole og øvrige institusjoner i kommunen. Tre alternativer presenteres kort. Renovering eksisterende bygg Ved renovering av eksisterende bygning har kommunen laget et estimat for kostnader ved en slik gjennomføring. Vi har hensyntatt at TEK 10 (Teknisk krav til Byggverk) skal være retningsgivende for oppgraderingen av gymsalen og øvrig del av bygget som må rehabiliteres. I dag omfatter bygget ca 970 m2, hvordan gymsal utgjør 360 m2, svømmehall med garderober/toaletter 380 m2 og øvrig areal (foajé, kjøkken mm) 230 m2. I dette forslaget inngår ingen økning av eksisterende areal. Her må oppgraderes takkonstruksjon, himlinger, vinduer, vegger, idrettsgulv, universelt utformet garderobeanlegg og toaletter for både gym- og svømmeaktivitet, mindre renovering kjeller. Rivingskostnad tilbygg med sikring kjeller Nytt tak/nytt tekke Vinduer, etterisolering, energiøkonomisering Balansert ventilasjon, inkl bassengdel (hindre kondens, bedre luftkvalitet) Brannvarsling og elektrisk/tele Nytt gulv gymsalen Renovering kjellergarderober (dame og herre) Rigg og drift Prosjektkost Uforutsett 20% TOTALSUM inkl mva Mva utgjør Det gis ikke tilskudd over spillemidlene til renovering av bygg. Kommunal kostnad blir ved renoveringen kr ,- Side 14 Side 7 av 7

15 Fratrekk mva gir reelt låneopptak på kr ,- Gymsal/hall 20*32 meter Norconsult har fått oppdraget med prosjektering flerbrukshall i Olderdalen. Det ble satt et oppdrag ut fra tidligere beskrivelse av funksjoner med flerbrukshall med 20*32 meter spilleflate, tilhørende tribune og lager for utstyr. Lokale i underetasjen ønskes brukt til ungdomsklubb, det bør være aktivitetsrom/klasserom opp til 20 elever, som skal kunne deles i to mindre grupperom for undervisning. I henhold til krav fra departementet for spillemidler ble det satt krav om atskilte garderober universelt utformet for gymsal og svømmebasseng. Inngangsareal/vrimleareal, kontor for ansatte pauserom og tekniske rom inkluderes. Det ble også satt krav om behov for bygningsmessige oppgradering av tak/taktekke, vinduer, isolering/energieffektivisering, ny kledning og oppussing øvrige innvendige flater, men med en nøktern kostnadsramme. Arkitektkontoret Verte har vært underleverandør på tegneoppdraget. Marginer og reserver Fellesytelser Bygning VVS Elkraft/tele Andre installasjoner Generelle kostnader Riving Prosjekt eks mva Mva Prosjektkost inkl mva Nybygg hall 20*32 eks mva Mva Prosjektkost med mva TOTALT renovering og nybygg Marginer/uforutsett med 20 % er inkludert i overslaget. Ved detaljprosjektering vil man kunne redusere sikkerhetsmarginene, spesielt for opprusting av eksisterende bygg, da det er her usikkerheten er størst. For nybygg vil denne kunne utgjøre bare 10% etter detaljprosjekteringsprosess. Finansiering; For å kvalitetssikre mulige tilskuddsordninger har vi oversendt saken til idrettskonsulent Johnni Håndstad hos Troms Fylkeskommune, som arbeider innen fagfeltet regionalt. Denne løsning gir følgende støtteordninger over spillemidlene: sosialt rom mulig ombygging garderober 1 etg Samlet spillemidler hall 20*32 m Side 15 Side 8 av 8

16 Kommunal egenandel blir dermed kr eks mva Fratrekk spillemidler gir reelt lånebehov kr ,- Håndstad anbefaler ikke denne størrelsen på hall, da han mener det er kun for gymsalformål og annen trening. Han sier den er uegnet for konkurranseformål for de fleste idretter, med unntak av volleyball og turn og enkelte kampidretter/styrkeidrett (hvor utstyr må flyttes på). Flerbrukshall 23*44 meter Også denne størrelsen er vurdert og skissert fra samarbeidet Norconsult og Verte. I dette konseptet inngår renovering og nybygg som for alternativet overfor. Det eneste som endres er selve nybygg av halldelen som omfatter selve spilleflaten, et økt areal med 3 meter økt bredde og 12 meter økt lengde. Dette er den størrelsen på idrettshall som anbefales fra rådgiver for anlegg hos fylkeskommunen, da den gir langt flere bruksområder for idretten i regionen, enten minimum 23'44 eller helst 25'45. Ifølge Håndstad vil denne størrelsen gi idretten i Kåfjord flere muligheter og gi et løft for å få på plass idretter man ikke driver i dag på grunn av manglende lokaler. I en slik hall kan man drive konkurransevirksomhet innen håndball, futsal, innebandy, basket og tennis. Kostnadsoppsettet er som for forlaget for hall 20*32 men med tillegg for halldel: Prosjektkost renoveringsdel, eks mva Nybygg hall 23*44 eks mva Mva Totalt renovering og hall 23* Sikkerhetsmarginer/uforutsett inkludert med 20% i overslaget. Finansiering over spillemiddelordningen ifølge Troms fylkeskommune blir dermed slik: Utvidet hall med økt aktivitetsflate sosialt rom og ombygde garderober Samlet spillemidler hall 23* Kommunal egenandel eksklusiv mva for dette alternativet blir kr Fratrekk spillemidler, reelt lånebehov: kr Konklusjoner Ideelt sett ønsker rådmannen å bygge idrettshall i størrelse 23*44 meter, men ut fra en samlet vurdering, hvor de økonomiske forutsetninger veier tyngst, anbefales kommunens beslutningstakere å bygge sal med spilleflate 20*32 meter. Idretten og aktivitetsmulighetene for kommunen er nok vært tjent med en flerbrukshall på 23*44 meter. Dette med tanke på unge og aktivitet, folkehelseperspektivet i en helhetlig sammenheng. Side 16 Side 9 av 9

17 Erfaring fra andre kommuner viser at en idrettshall fører til økt fysisk aktivitet gjennom oppblomstring av de eksisterende aktivitetene, men også av flere nye idretter tilpasset barn og unge i alle aldre. Spesielt ungdom rekrutteres inn til fysisk aktivitet når fasilitetene er tilrettelagt på en best mulig måte. En større sal vil fungere som gymsal og treningsarena, men vil ikke gi mulighet for våre idrettslag å spille kamper på hjemmebane, lokalt i kommunen. Sett i et økonomisk helhetlig perspektiv er det en differanse på vel kr. 3,1 million kroner mellom alternativene ved nybygg. Denne differansen kan rådmannen ikke tilråde da det igjen vil gå på bekostning av andre investeringer i økonomiplanperioden. Olderdalen skole sine behov vil være tilstrekkelig dekket uansett hvilket alternativ som kommunen går inn for. Side 17 Side 10 av 10

18 Plan for drift, Idrettshall Olderdalen Idrettshall Olderdalen Idrettshall for undervisningsformål og for idrettsformål Bruksplan for anlegget Brukergrupper Skoler (1-10 klasse) Idrettslag Trening og konkurranser Andre brukere Asylmottak, andre lag/foreninger, bedrifter Ukedager Antall dager i uken Ukedager Antall timer per uke Helger Antall timer lørdager Helger Antall timer søndager Helger Helger per år Tallene er stipulert ut fra andre kommuners erfaringer (Storfjord, Balsfjord). Skolenes bruk settes samlet til 20 uketimer. Idrettsslagenes bruk settes samlet til 36 timer ukentlig. Øvrige brukere settes samlet til 18 timer i uka. Erfaringstall for idrettsslagets bruk av gammel gymsal Olderdalen (faste brukere fra ved årsskiftet) var på 30 timer ukentlig. Driftsplan Driftsansvaret ligger på Kåfjord kommune. Driftsbetjening utover ordinær kommunal arbeidstid utføres ved samarbeidsavtaler med lokale idrettslag. Lønnet arbeidskraft Stilling/arbeidsoppgaver Lønnskostnader Egne ansatte (kommunale) Vaktmester (ca % stilling) Renholder (ca 30 % Stilling) Kr ,- Kr ,- Ekstrahjelp Vikar Kr ,- Dugnad Vakt/ansvarlig aktivitetsleder - ettermiddag og kveld Helgevakt Bemanning settes til dagens nivå, før etablering av hall. Renhold idrettshall (idrettsgulv) gjennomføres ved rengjøringsrobot. Investeringskost for denne er på kr ,-. Side 18

19 Driftsutgifter i hovedposter: Driftskostnader Lønn vaktmester (10-15 %) Lønn renhold (30 %) Vikar SUM LØNN inkl sosial kost Øvrig renhold, robot Vedlikehold og utstyr Rekvisita (renhold, papir, mv) Diverse administrasjon/kontor Strøm Forsikring Leie drift/fdv avtaler Kommunale avgifter Diverse uforutsett SUM ØVRIG SUM driftsutgifter Kapitalkostnader Renter Renter av mellomfinansiering Avdrag SUM kapitalutgifter Lånebehov ,- Kåfjord kommune for hovedfinansiering av tiltaket. Mellomfinansiering av spillemidler kr 14 millioner kroner. Forutsetter at kommunen får kompensert mva i sin helhet. Kommunen må søke idrettsfunksjonell forhåndsgodkjenning av planene (hos seg selv) og ha innvilget søknaden før byggestart kan skje. Dette er et absolutt krav for at spillemidler skal kunne utbetales til idrettshallen. Søknaden om spillemidler må sendes fylkeskommunen innen 15. januar Kommunen må ta høyde for mellomfinansiering av spillemidler i 2-4 år etter ferdigstillelse av hallen. Tillegg for renter for mellomfinansiering inntil spillemidler er på plass kr ,-, se kapitalutgifter. Side 19

20 Olderdalen Flerbrukshall Investeringsbudsjett Revidert Kostnader Finansiering Tomtekjøp 0 Spillemidler Sanering (ikke del av tilbudet) 0 Låneopptak kommunen Byggekostnader (Lønnheim) Kommunale avgifter, gebyrer etc* Byggelånsrenter* Reserve (kommunens)* Sum etableringskostnad Sum finansiering * Antakelse av kommunens egne kostnader - ikke en del av kontrakten med Lønnheim MVA - kompensasjon investering: Forutsetter at kommunen i sin helhet får kompensert kostnadene med mva Spillemidler: Forutsetter en spilleflate på 45 x 25 meter inkludert sikkerhetssoner, samt at øvrige krav fra Kulturdepartementet oppfylles. Anlegg i Troms fylke gis 25% ekstra spillemidler. Flerbrukshallen får da 12,5 millioner Det er i tillegg lagt inn kroner ,- for et treningsrom og ,- for sosialt rom. Spillemidler maksimalt 1/3 del av utbyggingskostnadene: Gjelder utbyggingskostnader inkludert mva og NordNorge tillegget skal holdes utenfor. Søknad om idrettsfunksjonell forhåndsgodkjenning: Kommunen må søke (seg selv) om idrettsfunksjonell forhåndsgodkjenning av planene, og ha innvilget denne søknaden før byggestart kan skje. Dette er et absolutt krav for at spillemidler skal kunne utbetales til idrettshallen. Etter nye retningslinjeg fra Kulturdepartementet i 2014 har kommunen vedtaksmyndighet i ft denne forhåndsgodkjenningen. Søknad om spillemidler: Det vil samtidig være en fordel å få innsendt søknad om spillemidler til Fylkeskommunen innen fristen går ut 15. januar Kommunen må belage seg på å mellomfinansiere spillemidlene 100 % i et par år og delvis i årene 2 til 4 etter ferdigstillelse av hallen. Reserve: Det er i Lønnheim Entreprenørs tilbud gjort noen anbudsforutsetninger. Skulle det vise seg at noen av disse forutsetningene ikke oppfylles vil det medføre tilleggskostnader. Kommunen kan til en viss grad være med å påvirke disse forholdene. Side 20

21 Side 21

22 Side 22

23 Side 23

24 Side 24

25 Side 25

26 Side 26

27 Side 27

28 Side 28

29 Side 29

30 Side 30

31 Side 31

32 Side 32

33 Side 33

34 Side 34

35 Side 35

36 Side 36

37 Side 37

38 Side 38

39 Side 39

40 Side 40

41 Side 41

42 Side 42

43 Side 43

44 GÁIVUONA SUOHKAN KÅFJORD KOMMUNE Arkivsaknr: 2012/ Arkiv: U64 Saksbehandler: Gunn Andersen Dato: Saksfremlegg Utvalgssak Utvalgsnavn Møtedato 55/14 Kåfjord Formannskap - Næringssaker /14 Kåfjord Kommunestyre Invitasjon til tegning av aksjer i Visit Lyngenfjord AS Henvisning til lovverk: Kåfjord kommunes prinsipper og retningslinjer for bruk av næringsfondet. Vedlegg 1 Følgeskriv ifm tegningsinnbydelse (signert) 2 Tegningsblankett Visit Lyngenfjord 3 Protokoll (signert) fra GF i Visit Lyngenfjord AS Saksprotokoll i Kåfjord Formannskap - Næringssaker Behandling: Einar Eriksen erklærte seg inhabil etter Forvaltningsloven 6.a., han har vært mye involvert i saken, og fratrådte behandlingen. Fungerende ordfører Svein Leiros kom med følgende forslag: Saken oversendes kommunestyret for endelig behandling. Kåfjord næringstyre ber om et Eiermøte snarligst og innen der strategi, muligheter og økonomisk status drøftes. Forslaget ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Saken oversendes kommunestyret for endelig behandling. Kåfjord næringstyre ber om et Eiermøte snarligst og innen der strategi, muligheter og økonomisk status drøftes. Side 44

45 Rådmannens innstilling 1. Kåfjord kommune tegner aksjer i selskapet Visit Lyngenfjord AS for NOK ,- fordelt på aksjer til tegningskurs kr. 1,- pr aksje. Tegningen gjøres hht. tegningsinnbydelse og i forbindelse med at selskapets totale aksjekapital økes til inntil NOK ,-. 2. Aksjeinnskuddet kr ,- belastes kommunalt næringsfond Tegningsdokumentet underskrives av Ordføreren og sendes inn innen tegningsfristen , aksjekapitalen innbetales til konto innen Aksjetegningen forutsetter at det samlet tegnes nye aksjer for minimum NOK ,-, og at videre drift egenfinansieres gjennom økte inntekter og reduserte kostnader. Saksopplysninger Kåfjord kommune har fått invitasjon fra Visit Lyngenfjord AS til å delta i tegning av aksjer i selskapet. Bakgrunnen for invitasjonen er at generalforsamlingen til Visit Lyngenfjord AS har besluttet å øke aksjekapitalen i selskapet fra kr ,- og inntil kr ,-. Kåfjord kommune, Storfjord kommune, Lyngen kommune og en del reiselivsbedrifter stiftet i 2012 selskapet Visit Lyngenfjord AS, formålet med selskapet er jmf. vedtektene sitat; Selskapets virksomhet er utvikling, markedsføring og salg av reiselivsbaserte tjenester og tilrettelegging for reiselivsaktører ved Lyngenfjorden og nærliggende områder. Videre er det vedtatt en egen reiselivsplan for Lyngenfjorden, denne er også en del av styringsdokumentene til selskapet. Kåfjord, Storfjord og Lyngen har pr i dag lik eierandel i selskapet og er også største eiere, ved stiftelsen tegnet nevnte kommuner aksjer for kr ,- hver og deres eierandel er ca 28,50%. Totalt eier de nevnte kommunene 85,50% og de resterende 14,50% eies av næringslivet. I hht. invitasjonsbrevet fra Selskapet har som nevnt generalforsamlingen (eierne) i selskapet besluttet å øke aksjekapitalen, begrunnelsen for dette er at flest mulig av selskapets medlemmer og brukere også blir medeiere i selskapet. Noe som vil gi nye eiere større mulighet til å delta i beslutninger og styre selskapet, dette er også i tråd med generalforsamlingens tidligere ønsker. Videre skal selskapet i tiden framover iverksette flere tiltak, herunder markedstiltak, og trenger økonomiske ressurser for å gjennomføre dette. Lyngen kommune har vedtatt å kjøpe aksjer for kr ,-. Aksjenes pålydende er NOK 1,- og tegningskursen er det samme. Fristen for å tegne aksjer er og frist for innbetaling er Vurdering Kåfjord og de andre kommunene rundt Lyngenfjorden stiftet som kjent selskapet i 2012, noe av bakgrunnen for selskapsdannelsen var felles reiselivsplan som var utarbeidet. Noe av konklusjonen fra denne, var behov for et felles reiselivsselskap som kunne markedsføre, selge og tilrettelegge for reiselivsbedrifter rundt Lyngenfjorden. Side 45

46 Selskapet har nå vært i drift i to år og har hatt en relativt høy aktivitet, det er opprettet egen nettside ( med booking løsning samt profilering av aktiviteter og bedrifter. Videre har selskapet deltatt på reiselivsmesser og gjennomført kurs for reiselivet i området. Selskapet har det siste året hatt noe dårlig likviditet og ønsker å styrke likviditeten ved at eksisterende og nye eiere gjennom aksjetegning tilfører selskapet ny kapital. Det vil videre bli gjort tiltak for å øke inntektene og redusere kostnadene i selskapet, for å bedre likviditeten og styrke selskapets økonomi. Generalforsamlingens invitasjon til tegning av aksjer i selskapet vurderes som et nødvendig tiltak for å videreutvikle selskapet og styrke selskapets likviditet/økonomi. Rådmannen vi i hht. invitasjonen, innstille med at Kåfjord kommune øker sin aksjekapital i selskapet med kr ,-. Side 46

47 Side 47

48 Side 48

49 Side 49

50 Side 50

51 Side 51

52 Side 52