Visma Enterprise - Økonomirapportering. Versjon

Transkript

1 Visma Enterprise - Økonomirapportering Versjon

2 II Visma Enterprise - Økonomirapportering

3 Kurs fra Visma Unique Visma Unique sin opplæringsvirksomhet har som mål å gi deg muligheten for en systematisk og grundig systemopplæring som du kan videreføre og utvikle gjennom kurs på ulike nivåer. Grunnleggende kunnskaper formidlet gjennom våre kurs vil være den beste garanti for en god start som bruker av Visma Unique sine program. Vi er fleksible på tid, sted og tema og vil gjøre vårt ytterste for å imøtekomme dine behov. Vi arbeider kontinuerlig med å videreutvikle og forbedre konseptet rundt opplæring slik at vi kan tilby kvalitetskurs med innhold som skal gi den beste kompetansen på programvare levert av Visma Unique. Undervisningsformer Vi tilbyr følgende former for opplæring Bedriftsintern opplæring med fokus på kundens behov og rutiner Standard kurs i Visma Unique sine produkter i henhold til halvårig kursplan elæring. Interaktiv opplæring via web. Våre instruktører Vi har dyktige instruktører som alle har yrkeserfaring og spesialkompetanse innen sine fagfelt. Praktiske opplysninger Standardkurs gjennomføres i våre lokaler i Stavanger, Tromsø og Oslo. I Oslo ligger kurslokalene på Skøyen. Du kan enklest finne oversikt over våre standardkurs ved å gå inn på vår nettside Her vil du finne kursoversikt for de tre nærmeste månedene, med beskrivelse av hver enkelt kurs. Du kan også melde deg på kurs direkte fra websiden. For bestilling av bedriftsinterne kurs kan du kontakte vårt prosjektkontor via e-post (prosjektkontor@vismaunique.no) eller via telefon ( ). Visma Enterprise Økonomirapportering III

4 Innhold INTRODUKSJON... 1 ØKONOMIDATA ETTER SELVBETJENINGSPRINSIPPET... 2 BRUK AV VISMA ENTERPRISE ØKONOMIRAPPORTERING... 3 ÅPNINGSBILDET OPPSTART AV SYSTEMET... 3 DEFINISJON AV RAPPORTER... 4 Generelle beskrivelser... 4 Gruppering / Summering... 4 Kolonner... 6 Lagring av rapporten... 6 KJØRING AV DEN DEFINERTE RAPPORTEN... 7 Visning av resultat på øverste nivå... 7 Utforsker - drilldown til laveste nivå... 9 Visning på bilagsnivå Visning på bilagsnivå Listeform Til regneark eller til utskrift FINN BILAG Se bilagsdetaljer KONTOPLANSØK KOPIERE RAPPORT FRA FELLES RAPPORTER TIL PRIVATE RAPPORTER PROSESSEN VIRKSOMHETSRAPPORTERING BRUK AV VARSLING GENERELL BESKRIVELSE OPPRETTE VARSEL ENKEL ANBEFALING I BRUK AV VARSLER IVERKSETTE VARSLING I ØKONOMIRAPPORTERING EKSEMPEL MED VARSEL BRUK AV ARKIV HVA ER ARKIV? ARKIVERE EN RAPPORT IV Visma Enterprise - Økonomirapportering

5 ARKIVERTE RAPPORTER...29 BEHANDLINGEN AV ARKIVERT RAPPORT...31 ADMINISTRERE RAPPORTER...34 PRESENTASJON AV ARKIVERTE RAPPORTER...37 BRUK AV PROGNOSE GENERELL BESKRIVELSE...39 ETABLERE PROGNOSE I RAPPORT...39 BESTEMME RAPPORTERINGSNIVÅ FOR PROGNOSE...40 OPPRETTE PROGNOSEKOLONNER...40 BRUKE PROGNOSEN I ARKIV...41 KORREKSJONSKOLONNE...43 Visma Enterprise Økonomirapportering V

6

7 INTRODUKSJON Dette kursheftet presenterer Visma Enterprise Økonomirapportering på web. Det tar også for seg funksjonalitet beregnet på virksomhetsrapportering. Økonomirapportering på web omfatter funksjonalitet for å lage sine egne rapporter og presentere resultatene på ulike måter, spørre på bilag og kontoplanen. Rapportering: En rapportgenerator med et enkelt og intuitivt grensesnitt. Et verktøy hvor brukeren selv på en enkel måte kan definere sine egne rapporter og benytte modulens funksjoner for drilldown helt ned til bilagsnivå. Bilagssøk: Modul for søk i regnskapsbilagene. Modulen gir brukeren mulighet til å foreta avanserte bilagssøk mot økonomisystemet. Kontoplan søk: Modul for oppslag mot kontoplan. Virksomhetsrapportering på web omfatter funksjonalitet for å kjøre og lagre rapporter sentralt til faste rapporteringer, innhente kommentarer, prognoser og forslag til tiltak ute i organisasjonen og sammenfatte dette til bruk i administrativ og /eller politisk ledelse. Avviksvarsling: Visma Enterprise Økonomirapportering inneholder funksjonalitet for egen varslingskolonne. Den enkelte organisasjon kan selv definere de grenseverdier som skal utløse et varsel om avvik i kolonnen. Avviksvarsling krever tilgang til applikasjonen Ve81-vra i Brukeradministrasjonen (ressurs til systemet Økonomi) Arkiv: Visma Enterprise Økonomirapportering inneholder funksjonalitet som gjør at det kan kjøres rapporter sentralt. Det ferdige resultatet kan lagres i et arkiv. Deretter kan virksomhetsledere / avdelingsledere legge inn kommentarer / tiltak til de områder de er ansvarlig for og avkvittere for at dette er gjort. Ledelsen kan kontrollere tiltakene og eventuelt avvise tiltaket. Arkivfunksjonaliteten sikrer at rapporteringens tallresultat er fast gjennom hele rapporteringsfasen. Kommentarene kan lagres for gjenbruk til analyse eller senere rapportering. Arkivfunksjonalitet styres i Brukeradministrasjon under systemspesifikke egenskaper i Økonomi, og det kan der gis tilgang til å lagre rapporter i fellesarkiv og arkivere rapporter (til bruk i virksomhetsrapportering). Brukere som ikke har tilgang til noen av de to valgene, vil kun ha tilgang til å arkivere rapporter i Privat arkiv. (Dette er en endring fra tidligere versjoner av programmet.) Prognose: Arkivfunksjonen i Visma Enterprise Økonomirapportering innholder funksjonalitet som gjør at virksomheten kan benytte gamle prognoser og endre disse etter nye forutsetninger direkte i web. Virksomheten kan selv bestemme hvilket nivå prognosene skal utarbeides på og prognosene kan om ønskelig inngå som historikk til senere arbeid. Avviksvarsling, tiltaksrapportering og prognoser kan brukes som separate funksjoner eller samtidig i samme rapport. Visma Enterprise Økonomirapportering 1

8 Økonomidata etter selvbetjeningsprinsippet I takt med stadig mer desentrale styringsmodeller oppstår behovet for å gi virksomhetsledere enkel tilgang til oppdaterte økonomidata, og om nødvendig selv fremstille rapporter som tilfredsstiller egne behov. Dette er utgangspunktet for Visma Enterprise Økonomirapportering, et system som benytter moderne webbasert teknologi. Visma Enterprise Økonomirapportering gir en rekke fordeler: Alltid tilgang til oppdaterte data Ved spørring direkte på skjerm sikres det at brukerne av systemet alltid spør mot de mest oppdaterte tall som finnes, det gjelder både økonomirapporter og mulighet for søk på bilag. Enkel tilgang til data Med moderne webbasert teknologi er det lagt vekt på at skjermbildene skal være så enkle og intuitive som mulig. Reduserte kostnader til distribusjon av rapporter Fremdeles er hverdagen for mange preget av at det sendes ut rapporter i papirform. Visma Enterprise Økonomirapportering bidrar til å redusere dette. Forbedret virksomhetsstyring Med enkel tilgang til oppdaterte data, sikres det at virksomhetsledere kan ta riktige beslutninger basert på effektive ledelsesverktøy. Tid brukt til å lete etter gamle bilag kan også enkelt reduseres ved å benytte funksjonen finn bilag. Effektiv virksomhetsrapportering Med funksjonalitet for virksomhetsrapportering kan det kjøres rapporter fra sentralt hold som dekker hele eller store deler av organisasjonen og det ferdige resultatet kan deretter lagres i en ny arkivfunksjon. Virksomhetsledere/ avdelingsledere kan legge inn kommentarer/tiltak på de områder de er ansvarlig for og avkvittere for at dette er gjort. Den ansvarlige for det organisasjonsledd rapporten omfatter kan deretter lese kommentarer/tiltak og eventuelt avvise disse. Avviste kommentarer vil fremkomme med egne symboler i rapportvisningen. Kommentarer / tiltak kan om ønskelig merkes for gjenbruk og automatisk tas med neste gang rapporten kjøres. Når en slik virksomhetsrapport er ferdig kommentert og godkjent på alle nivåer i organisasjonen, vil den bli låst i forhold til endring av kommentarer og vil være tilgjengelig for oppslag senere. Rapporter som kjøres til arkiv, hentes opp fra en egen fane i oppstartsbildet i Økonomirapportering. Selv om en rapport dekker hele organisasjonen, vil brukerne av rapporten kun få tilgang til de områder av rapporten som de har fullmakt til i Økonomi. Kjøres en rapport på et helt overordnet nivå, f.eks bare på konto, vil brukeren få se hele kontoen på toppnivået, men ved drilldown nedover i tallmaterialet vil begrensning i fullmakt slå inn, slik at brukeren ikke får tilgang til mer enn fullmaktene tilsier på mer detaljert nivå. I virksomhetsrapporteringen er det åpnet opp for at organisasjonen kan benytte symboler i rapportresultatet for å varsle avvik eller områder som det særlig bør rettes fokus på i rapporteringen. Arkivfunksjonaliteten har ikke gått på bekostning av organisasjonens mulighet til å analysere dataene på detaljnivå under utarbeidelse av tiltak og kommentarer. Vi skal illustrere disse fordelene i dette kursheftet. 2 Visma Enterprise - Økonomirapportering

9 BRUK AV VISMA ENTERPRISE ØKONOMIRAPPORTERING Åpningsbildet oppstart av systemet Når du starter løsningen kommer du inn i oppstartsbildet, på fanen Rapporter og Velg. I tillegg til Rapporter finnes det fane for Finn bilag og Kontoplan. Disse blir beskrevet senere i heftet. Fra oppstartsbildet har du tilgang til alle rapportene. Både generelt tilgjengelige fellesrapporter som økonomiavdelingen gjerne har lagt til rette for, og egne private rapporter som du selv har laget, lagret og har tilgang til. Private rapporter blir merket med selskapstilknytning i parentes foran rapportnavnet, mens felles rapporter vises selskapsvis ut fra det selskap du er pålogget, med mulighet for å bytte til andre selskaper du har tilgang til. Alle rapporter startes fra dette bildet. Du kan her velge hvilket selskap i Visma Enterprise Økonomi du ønsker å kjøre mot, og hvilket regnskapsår du ønsker å kjøre for. En rapportdefinisjon laget i tidligere år kan kjøres for det valgte regnskapsåret. I tillegg til rapportens tittel, kan du også lage en kortfattet beskrivelse som vises i eget felt i oppstartsbildet. Den valgte rapport kan enten kjøres med en gang, eller du kan gå over til redigering for endringer i rapportdefinisjonen. Visma Økonomirapportering henter de til enhver tid sist oppdaterte regnskapsdata fra økonomisystemet og presenterer resultatet i en egen visningsdel. Denne er beskrevet senere i dette kursheftet. Det samme gjelder for arkivfunksjonen, som gir deg mulighet til å hente fram tidligere arkiverte rapporter enten fra ditt private arkiv eller fra felles arkiv. Hvis du har fått rettigheter i Brukeradministrasjonen til å lagre i felles arkiv kan du også arkivere rapporter som andre kan benytte. Visma Enterprise Økonomirapportering 3

10 Definisjon av rapporter Generelle beskrivelser Du ønsker å lage en ny rapport. Det gjør du ved å klikke på Ny rapport(n) nede til høyre i oppstartsbildet (se forrige side). I første fane av definisjonsdelen, gir du rapporten et navn. I tillegg kan du legge inn en beskrivelse av rapporten. Både navnet og beskrivelsen presenteres i det generelle oppstartsbildet for rapporter. Deretter velger du hvilket selskap i Visma Enterprise Økonomi rapporten skal kjøres mot og hvilket regnskapsår kontoplan skal hentes fra. Det er også mulig å benytte Økonomirapportering for kjøring mot Visma Enterprise Budsjett. Du må da først definere det budsjettområdet i Budsjett som rapporten skal kjøres for. Senere i rapportdefinisjonen kan Budsjett velges som eget summeringsnivå, og som egen kolonne med valg mellom budsjettversjoner på det valgte området. Har du tilgang til flere budsjettområder, må du definere flere rapporter, en for hvert område. Bildet inneholder også en logg over hvem som har opprettet rapporten, når den sist er endret og når den sist er kjørt. Når du har fylt inn navn og beskrivelse, går du videre til neste ark-fane Gruppering/Summering (U). Gruppering / Summering I ark-fanen Gruppering/Summering (U) legger du inn aktuelle konteringsdimensjoner, rekkefølgen på disse, og konteringsverdier. 4 Visma Enterprise - Økonomirapportering

11 For hver konteringsdimensjon kan du sette inn begrensninger. Begrensningene legges inn som intervall atskilt av kolon, eller som enkeltverdier atskilt av komma, eller som kombinasjoner av disse. Du har også mulighet til å legge inn unntak. Unntak legges inn som parentes (se fig.). I tillegg kan du velge om inntekter/utgifter skal spesifiseres; I/U-brudd. Det er zoom funksjon mot kontoplan på alle dimensjoner Kolonnen Sifferbrudd gir mulighet til å angi at det skal være brudd på f.eks 2. siffer i art/konto. SB konteringstype gir deg mulighet til å knytte en administrativ gruppe til sifferbruddet, slik at beskrivelsen til summene sifferbruddet gir i rapporten kan hentes fra denne gruppen. Hvis du for eksempel har bygd en administrativ gruppe for konto 10, 11, 12 osv. og gitt disse navn og medlemmer i økonomi kan du hente fram denne adm. gruppen når du velger å bruke det samme sifferbruddet i Økonomirapportering. Det går også fint an å bruke sifferbrudd uten å legge inn noen SB konteringstype, men da får summen en generell tekst. Kolonnene Prognosenivå og Notat brukes til virksomhetsrapportering og blir beskrevet senere i kursheftet. Bestilling av rapport på gruppenivå (grupper med summering/administrative grupper) gjør du slik: Velg aktuell gruppe på linje 1 (for eksempel Kontogruppe). Legg inn aktuelle begrensninger (for eksempel 10 til15). På neste linje legger du inn den dimensjonen som den aktuelle gruppen har som medlem (art). Det er ikke nødvendig å legge inn begrensninger på linje 2. Kun arter som er medlem av de valgte gruppene fra 10 til 15 vil komme med i resultatet. Visma Enterprise Økonomirapportering 5

12 Kolonner I arkfanen Kolonner (O) bestemmer du hva slags tall som skal rapporteres. Du kan velge å rapportere regnskapstall, opprinnelig budsjett, budsjett inklusiv budsjettendringer, kun budsjettendringer, alternativt budsjett eller tall fra en budsjettversjon i Visma Enterprise Budsjett. Det finnes også en talltype for Disponert, dersom virksomheten benytter ehandel og har definert i oppsett av ehandel at disposisjonsregnskap skal benyttes. I tillegg kan du definere kolonner for avvik, enten i kroner eller prosent samt forbruk i prosent. Det er også mulig å definere en kolonne der du adderer, subtraherer, multipliserer eller dividerer 2 eller flere kolonner eller en eller flere kolonner og en konstant. For alle tallverdier kan du velge hvorvidt disse skal presenteres i hele tusen, med eller uten desimaler, og om detaljene skal skjules i rapportresultatet. Du kan endre Tittel på alle kolonner, tilpasset hva som er kjente begreper i organisasjonen. For hvert valg du gjør i arkfanen Kolonner (O), må du angi periode. I eksempelet over er det valgt dynamisk periode I år og frem til nå for Id 1og 2, mens det er valgt I år for Id 3. Det er også mulig å angi helt faste perioder, f.eks Hvis du velger å kjøre rapport på budsjettall fra Visma Enterprise Budsjett (eller ebudsjett), angir du ønsket versjon. Vær obs på at du i utgangspunktet ikke kan ha samme Type to ganger. Da må du i så fall endre Tittel på (minst) en av Typene. I eksempelet over er teksten på Id 3 endret fra Budsjett inkl endring til Årsbudsjett, dette fordi at Id 2 gir periodisert budsjett mens Id 3 gir deg årsbudsjett. Tilsvarende må minst en av kolonnene døpes om dersom du vil sammenligne to budsjettversjoner i samme rapport. Lagring av rapporten Nå kan du lagre rapportdefinisjonen. Alternativt kan du vente med å lagre rapporten til etter at du har kjørt en testkjøring. Slik lagrer du: Trykk på knappen Lagre som. Du får nå spørsmål om du ønsker å lagre rapporten i privat arkiv eller om du ønsker å avbryte lagring. Velger du å lagre i privat arkiv, blir rapportdefinisjonen lagret med det navnet du har gitt rapporten. 6 Visma Enterprise - Økonomirapportering

13 Merk deg at det er rapportdefinisjonen du lagrer, ikke rapportresultatet. Økonomirapportering husker rapportresultatet opptil 12 timer, etter dette må rapporten kjøres på nytt for å hente nytt datauttrekk fra Visma Enterprise Økonomi. Hvis du også er tildelt rettigheter til å lagre til fellesarkiv, vil du få opp fellesarkiv som et ekstra alternativ til hvor du kan lagre rapporten. Kjøring av den definerte rapporten For å kjøre rapporten trykker du på knappen Kjør rapport (K) nede til høyre. Det foretas nå et datauttrekk fra økonomisystemet. Ventetiden vil avhenge av størrelsen på utplukket og mengde data hos deg. Når utplukket er ferdig legges dataene ut, og du kan velge ulike visninger av dataene. Visning av resultat på øverste nivå Når rapporten er kjørt, dvs. den har hentet data direkte fra Visma Enterprise Økonomi, lagres dette i temporære filer. Resultatet presenteres på en fleksibel måte, og du kan selv kan bestemme både presentasjonsform og hvilken del av utvalget som skal presenteres. Det er også mulig å presentere resultatet i eget vindu. Funksjonaliteten er laget slik at datauttrekket kun gjøres en gang og deretter bearbeides etter behov. Visma Enterprise Økonomirapportering 7

14 Du kan endre på hvilke kolonner som skal presenteres ved denne visning og detaljnivå. Du kan krysse av for ulike typer diagram for grafisk presentasjon av resultatet, og om du ønsker egne inntekts/utgifts kolonner (forutsetter at du har huket av for I/U-brudd i rapportbestillingen). Visma Enterprise Økonomirapportering inneholder 4 hovedmåter å vise data på. Utforsker Systemets mest fleksible drill-down -funksjonalitet. Du kan her selv velge hvilke deler som skal presenteres samt rekkefølge, med eller uten grafer, omsortering m.m. Dette er et godt verktøy til ulike analyser og spørring på kontokombinasjoner, og du står helt fritt til å bevege deg mellom ulike nivåer, konteringsbegrep og visningsformater som er tilgjengelig for den aktuelle rapporten. Med dette alternativet kan du komme helt ned på bilaget om du ønsker det og evt. legge bilagene over i regneark. Det er også mulig å skrive ut en side hvis du har drillet ned til noen interessante data du ønsker å ta ut på papir. Du kan velge om data skal presenteres i samme vindu som utvalgene eller å presentere dette i eget vindu ved å krysse av for dette i Vis resultat i eget vindu. Liste Listefunksjonalitet som også gir drill-down -funksjonalitet, mulighet til å endre rekkefølge, vise/skjule begreper etc. men driller kun ned til saldonivå på laveste konteringskombinasjon. Fra Liste er det også overgang til utskrift eller import til regneark. For utskrift Funksjonalitet for ukritisk utskrift av hele datagrunnlaget for alle sorteringer/rekkefølger som er valgt i rapportdefinisjonen. Regneark Datagrunnlaget presenteres i regnearkformat. Her er det også mulighet til å endre på visning og rekkefølge mv. før dataene tas over til regnearket. Deretter kan man bruke all funksjonalitet som finnes i regneark for å bearbeide dataene videre derfra. 8 Visma Enterprise - Økonomirapportering

15 Vi skal vise eksempler på de ulike visningsalternativene for å gi en smakebit på hvordan systemet kan brukes. Utforsker - drilldown til laveste nivå Visma Enterprise Økonomirapportering gir deg mulighet til å drille deg nedover til lavere nivåer i datagrunnlaget. Hva som presenteres som øverste nivå, er avhengig av den valgte rekkefølge av konteringsdimensjoner. Ved å trykke på knappen Endre, får du opp dette bildet: Valgte nivåer er de begreper du har valgt å vise. Ved å bruke pilene midt i bildet kan du fjerne konteringsbegreper fra visningen og/eller legge de tilbake. De blir aldri borte, men vises da under Tilgjengelige nivåer istedenfor Valgte nivåer. Pilene til høyre i bildet, gir mulighet for å endre på rekkefølgen av begrepene ved å markere et begrep og trykke det opp eller ned i rekkefølgen. I dette tilfellet er alle tilgjengelige nivåer med i visningen, og rekkefølgen er i dette tilfellet Ansvar, art og tjeneste. Du kan når som helst gå tilbake og endre på visningen. Øvrige funksjoner i bildet: Visma Enterprise Økonomirapportering 9

16 Inkludere og ekskludere diagrammer Datadelen kan valgfritt også presenteres med diagrammer. Du kan velge mellom stolpediagram, kakediagram og kakediagram for periodebudsjett. Egne inntekts- og utgiftskolonner Inntekter og utgifter kan om ønskelig presenteres i hver sine kolonner i datadelen. Dette forutsetter at du har huket av for IU-brudd i rapportdefinisjonen. Når feltet er undertrykt som i bildet over, er det ikke definert noe IU-brudd. Vis resultat i eget vindu Gir mulighet til å vise resultatet av utvalget ditt i et eget vindu for utskrift, uten at trestrukturen vises. Eksempel på drill-down med Utforsker: I kolonnen til venstre i skjermbildet vil de enkelte forekomster bli presenteret i form av en trestruktur som begynner med hele utvalget og åpnes for hvert konteringsbegrep. Visningsdelen til høyre endres fortløpende avhengig av hvilken forekomst du markerer. I denne presentasjonen er det valgt å presentere data i stolpediagram i tillegg til selve tallpresentasjonen. Et annet eksempel på et utvalg, vist med kakediagram for budsjettallene. 10 Visma Enterprise - Økonomirapportering

17 Visma Enterprise Økonomirapportering 11

18 Visning på bilagsnivå Du kan også drille helt ned på bilagsnivå. Alle tall som er markert i visningsdelen med en strek under, kan drilles ytterligere ned til underliggende detaljer under summen som vises igjen. For regnskapstall vises bilag, og for budsjettall kan du få se om det ligger budsjettendringer til grunn for budsjettallet. Eksempel på regnskapsdetaljer: Ved å trykke på forstørrelsesglasset på hver bilagslinje kommer du ned på bilagsnivå med tilhørende linjer. Du kan enten gå tilbake til rapportresultatet, eller ta bilagslinjene med deg over til regneark om du ønsker å jobbe videre med dem der. Eksempel på budsjettdetaljer: Budsjettendringene vises her pr. periode. 12 Visma Enterprise - Økonomirapportering

19 Visning på bilagsnivå 2 Fra den enkelte bilagslinje kan du også drille deg ned til bilagsdetaljer for valgt linje og videre til de tilhørende bilagslinjer for det valgte bilagsnummer eller alle linjene i bunken. Benytter du Visma Enterprise Fakturabehandling, kan du drille deg helt ned på fakturanivå og se den innskannede fakturaen (Her er fakturaen registrert manuell så Vis tilknyttet faktura er nedtonet). Benytter du Visma Enterprise HRM, bilaget er et lønnsbilag og du har tilgang til å se detaljerte lønnstransaksjoner på valgt kombinasjon, er det også overgang til lønnsdetaljer. Lønnsdetaljbildet viser hvem som har fått utbetalt lønn og hvilke lønnsarter som er benyttet. Tilsvarende drill-down finnes også for refunderte sykepenger og/eller fødselspenger. Listeform Rapportene kan også presenteres i listeform. Det er en enklere visning, som ikke gir mulighet for grafisk framstilling, men som gir mulighet for import til regneark eller utskrift. Også her er det drill-down ved å bruke +/- til å åpne/lukke detaljer. Liste gir ikke overgang til bilagsnivå med mer. Visma Enterprise Økonomirapportering 13

20 Til regneark eller til utskrift Som bildet viser er det også mulig å sende resultatet direkte til utskrift eller til regneark for videre analyse. Dette gjør du enkelt ved å trykke på valget For utskrift eller Regneark i menyen. Regneark bringer deg direkte over i Excel som vist under, og konteringsbegrep og - betegnelser legger seg nå i egne kolonner for enkel sortering, sletting med mer. 14 Visma Enterprise - Økonomirapportering

21 Finn bilag Visma Enterprise Økonomirapportering inneholder også funksjoner for å søke deg frem til regnskapsførte bilag. Fra oppstartsbildet velger du modul Finn bilag og følgende bilde presenteres. Funksjonaliteten tar hensyn til brukerens adgangskontroller i Visma Enterprise Økonomi. Skjermbildet viser hvordan det er mulig å søke på et bredt antall kriterier på et gitt selskap og år, fra kontodimensjoner til beløp, tekst, periode og annet som det måtte være mulig å søke på. Nede til høyre kan en bestemme hvor mange rader som maks skal vises (standard er 100 rader), knapper for å blanke ut søk og for å søke. Den blå tekstlinjen vil fortelle deg hva det totale søkeresultatet er eller angi om søket må endres for å få treff. Fra den enkelte bilagslinje kan du zoome deg ned til detaljer for den valgte linje. Det er i tillegg overgang for å få søkeresultatet i eget regneark. Se bilagsdetaljer Fra bilagslinjer er det her zoomet ned til bilagsdetaljer: Som beskrevet tidligere i heftet er det ulike overganger til nye bilder nede til høyre fra dette detaljbildet. Visma Enterprise Økonomirapportering 15

22 Kontoplansøk Økonomirapportering har en egen modul for oppslag mot kontoplan. Funksjonaliteten tar hensyn til brukerens adgangskontroller i Økonomi. Du kan søke på ulike kontodimensjoner, på verdier fra-til eller på navn. Standardverdi for selskap og år er pålogget selskap og år. I eksempelet er det søkt på konto/art via navn på art, og utvalget lønn% angir alle arter som begynner med teksten lønn. Prosenttegn foran lønn angir derimot slutter med lønn, og prosent både foran og bak lønn angir alle arter som inneholder lønn. 16 Visma Enterprise - Økonomirapportering

23 Kopiere rapport fra Felles rapporter til Private rapporter En vanlig situasjon er at en superbruker har lagt ut en rapport på Felles rapporter og du ønsker å hente denne over som en av dine Private rapporter. Utgangspunkt for eksempelet er rapporten Fellesrapport budsjettkontroll. Denne skal kopieres til ditt private rapportarkiv. Løsningen er da å markere rapporten Fellesrapport budsjettkontroll og deretter velge arkfanen Rediger. Du får da frem dette i bildet: Her kan du endre navn eller bare lagre den med samme navn, bare ikke navnet forekommer fra før i dine private rapporter. Legg gjerne inn nytt navn og en liten forklarende tekst til deg selv og velg så Lagre som. Visma Enterprise Økonomirapportering 17

24 Du velger nå å lagre rapporten I privat arkiv. (Denne brukeren har også tilgang til å lagre i fellesarkiv, ellers vil ikke denne knappen være synlig.) Når du nå åpner Velg rapport vil du nå se at rapporten finnes i kolonnen med Private rapporter. 18 Visma Enterprise - Økonomirapportering

25 PROSESSEN VIRKSOMHETSRAPPORTERING Visma Unique understøtter prosessen rundt virksomhetsrapportering gjennom å tilby ulik funksjonalitet i Visma Enterprise Økonomirapportering. Figuren nedenfor viser en skjematisk framstilling av en tenkt virksomhetsrapportering og hvilke nivåer i organisasjonen som kan tenkes å være involvert i prosessen. Eksempel Visma Enterprise Virksomhetsrapportering Økonomiavdelingen kan tilrettelegge faste rapporter for hele organisasjonen og kjøre disse til avtalte tidspunkter og på denne måten bidra til at virksomhetsrapporteringen kan foregå mest mulig elektronisk. De rapporteringsansvarlige ute i organisasjonen kan på sin side legge inn kommentarer til tall, lage prognose for årsresultat og foreslå tiltak innenfor sitt eget område. Når rapporten låses etter sluttført intern prosess, vil den være tilgjengelig for oppslag ved senere rapporteringer og som dokumentasjon for ansvarlige på alle nivåer. Visma Enterprise Økonomirapportering har en del funksjonalitet som understøtter de ulike rollene og behovene i forbindelse med virksomhetsrapporteringen. Det kreves tilgang til å arkivere fellesrapporter under systemspesifikke egenskaper Økonomi i Brukeradministrasjonen for å kunne tilrettelegge for virksomhetsrapporteringen. BRUK AV VARSLING Generell beskrivelse Visma Enterprise Økonomirapportering gir mulighet for å benytte en egen kolonne med varsler om avvik, hvor den enkelte organisasjon selv kan definere de grenseverdier som skal utløse et slikt varsel. Denne funksjonaliteten er utviklet for å gjøre det enkelt å få fram den/de poster i rapporten som den rapporteringsansvarlige skal kommentere særskilt eller følge opp på bestemte måter. Grenseverdier for når avvik skal varsles defineres i Visma Enterprise Økonomi. Grenseverdiene settes på konteringsverdier og vil være gjennomgående for hele selskapet for det aktuelle konteringsbegrepet. Varslingen er også slik oppbygget at det er mulig å definere Visma Enterprise Økonomirapportering 19

26 unike varsler på enkelte konteringsverdier. Videre er det mulig å definere ulike nivåer for varslene og at varslet har ulikt symbol ut i fra grenseverdier satt i Økonomi. Grenseverdier kan settes både som beløpsgrenser og prosenter. Varsler iverksettes i Visma Enterprise Økonomirapportering og defineres for den enkelte rapport. Det vil si at virksomheten kan ha varsler i noen rapporter og velge ikke å benytte varsler i andre rapporter. Varslene vil fremkomme som symboler i rapportens resultat. Opprette varsel Menyvalg i Visma Enterprise Økonomi: I bildet vedlikehold av Grenseverdier i Virksomhetsrapportering defineres de konteringsbegrep, grenseverdier og symboler som skal utløse et varsel i Visma Enterprise Økonomirapportering. I kolonnene fra venstre mot høyre legges følgende verdier inn: Konteringsbegrep: Det legges inn det konteringsbegrepet du ønsker å igangsette et varsel på. Det er kun konteringsbegrep opprettet i Kbtype 1-10 som kan benyttes. Varsel kan ikke knyttes mot administrative grupper eller grupper med summering. 20 Visma Enterprise - Økonomirapportering

27 Konteringsid: I feltet kan du sette inn eksaktverdier eller intervall varslet skal gjelde for. Verdien kan registreres direkte eller du kan markere feltet og benytte for å få en liste til å velge verdier fra. Velger du ikke å angi noe i feltet, betyr dette at grenseverdien gjelder alle konteringsverdier. OBS! Dersom du velger å angi en spesiell grenseverdi for f.eks. lønnsarter og vil ha andre grenseverdier for alle andre arter, må du angi et og et kontointervall og angi en grenseverdi for hver av dem. I eksempelet over er det angitt tre grenseverdier for art 1010:1099 og tre andre grenseverdier for 1100:1999 med tilhørende ikoner. Type: Her angir du om grenseverdien skal gjelde en formel for beløp eller prosent. For at varslet skal fungere i Økonomirapportering må det være samsvar mellom valg av prosent/beløp i Økonomi og prosent/beløp i Økonomirapportering. Grenseverdi: Her setter du opp fra hvilken grenseverdi du ønsker at varslet vises. Dersom du vil at en formel i Visma Enterprise Økonomirapportering f.eks. skal varsle dersom det er benyttet kr mer i regnskapet enn budsjettert, angir du med type beløp. Dersom du vil at det skal varsles i Økonomirapportering når budsjettet overstiges med mer enn 10 % så angis 110 med type prosent. Ved ulike intervaller av varsler på et konteringsbegrep, gjelder alltid et varsel fra angitt grenseverdi og fram til ny grenseverdi med nytt varsel inntreffer. Du bør altså ha tenkt igjennom hva slags formler du planlegger å bruke i rapporteringen før du definerer opp de ulike varslene og grenseverdiene. Ikon: Her får du se hvilket symbol du har valgt at skal vises i Visma Enterprise Økonomirapportering når grenseverdien inntreffer. Ved førstegangs registrering kommer du rett inn i bildet for å velge ikon. Dersom du ved en senere anledning velger å bytte Ikon kan du trykke venstre i grenseverdibildet og tilsvarende bilde kommer fram igjen. nede til Visma Enterprise Økonomirapportering 21

28 Filnavn: Dette feltet er kun informasjon om filnavnet på valgt ikon. Informasjon: Mulighet for å legge inn forklarende tekst til varslet. Dette vil vises i web (som tool tip) dersom brukeren peker på varslet. Vi gjør oppmerksom på følgende områder: Grenseverdier kan ikke defineres som en kombinasjon av 2 konteringsbegreper. Du kan for eksempel ikke angi at grenseverdien kun skal gjelde dersom kontoen er 1010 og ansvaret Grenseverdier kan ikke defineres som en kombinasjon av ikke angitt (blank) konteringsid og en bestemt verdi/ett intervall på samme konteringsid. I det øyeblikk du velger å definere bestemte verdier av et konteringsbegrep, må alle verdier av begrepet du ønsker varsel på defineres, ellers vil varsel kun vises for verdier som blir definert. Ønsker du for eksempel at avvik på 5 % på alle arter skal gi et varsel, men på lønn skal det varsles allerede på 2 %, må det lages et varsel for lønnsarter på 2 % og et hvor alle andre arter defineres opp på 5 %. Det er heller ikke da mulig å slå sammen et varsel for alle artene igjen f.eks. når avviket kommer opp i 25 %. Da vil noen varsler for enkelte intervaller du tidligere har angitt falle ut. Det er mulig å lage flere grenseverdier med ulike varsler innenfor et konteringsbegrep. Du kan for eksempel sette en grenseverdi på 100 som skal varsle grønt, en verdi på 125 som skal varsle gult og en verdi på 150 som skal varsle rødt. En registrert grenseverdi slettes ved å stille seg på aktuell linje og trykke Ctrl+d, eller benytte knappen i menyen helt øverst i skjermbildet. Enkel anbefaling i bruk av varsler Det kan være greit å bygge opp noen varselsett for beløp og noen for prosent på de konteringsbegrepene en tenker å bruke til virksomhetsrapporteringen. For overordnet nivå er det kanskje mest interessant med varsler på ansvar/koststed, mens for en virksomhetsleder som kanskje har bare ett eller noen få ansvar/koststeder vil tjeneste eller art/konto være mer tjenlig. Løsningen gjør det mulig å tilfredsstille flere nivåer samtidig og tilpasse det til deres egen kontoplan og styringsmodell. Vi anbefaler dere å finne noen symboler som vil være intuitivt riktige til de ulike grenseverdiene. Vi anbefaler også at du ikke benytter for stor variasjon og kombinasjon i symboler og farger. Det enkle er ofte det beste. Vår erfaring tilsier at brukerne ute i virksomhetene lett kan miste informasjon, dersom absolutt alt som kan være verd å merke seg skal gis egne symboler. 22 Visma Enterprise - Økonomirapportering

29 Et eksempel på vei til kaos! Visma Enterprise Økonomirapportering 23

30 Iverksette varsling i Økonomirapportering I denne delen av heftet går vi ikke igjennom hvordan du lager en rapport men konsentrerer oss om det som gjelder rapporteringsprosessen. Varsel i Visma Enterprise Økonomirapportering iverksettes ved å velge Varsel i kolonnen Type. Dette gjøres i bildet under fanene: I kolonnene fra venstre mot høyre legger du inn følgende verdier for et varsel: Id: Numrene er forhåndsvalgt og nummeret angir i hvilken rekkefølge kolonnen vil bli presentert i dersom du velger at de skal vises. Type: Her velger du Varsel. Denne kan skrives manuelt inn eller velges etter at du har trykket på knappen, som presenter en liste med mulige valg. Tittel: Foreslås automatisk, men kan overskrives. Dersom du velger å vise flere kolonner med varsel i resultatet ditt, må du endre tittel på minst en av dem slik at tittel er unik for alle kolonner. Du vil ikke få lagret rapporten dersom 2 kolonner har lik tittel. Periode, Versjon, desimal, tusen, skjul: Fylles ikke ut skal stå tomme Formel: I formel defineres beregningen av varslet, enten et beløpsavvik eller et prosentavvik. Du bruker Id-nummeret på de kolonnene som skal beregne varselet, f.eks. kolonne 1 i prosent av kolonne 2, Regnskap i prosent av Budsjett. Her bør du være sikker på at du har tenkt på samsvar mellom grenseverdiene du har satt i Visma Enterprise Økonomi og den formelen du setter for varselet. Vi anbefaler å bruke - knappen for å foreta defineringen av valget. Dersom du benytter denne knappen kan du velge følgende kombinasjoner: 24 Visma Enterprise - Økonomirapportering

31 Basis: Denne går mot grenseverdier definert med type Beløp Avvik % Denne går mot grenseverdier definert med type Prosent Forbruk % Denne går mot grenseverdier definert med type Prosent Eksempel med Basis: Eksempel med Forbruk i %: Vi gjør oppmerksom på følgende: Varslet vil kun vises på det konteringsbegrep det er definert for i Økonomi. Ønsker du samme varsel på f.eks. både ansvar og tjeneste må du opprette grenseverdiene både på ansvar og tjeneste. Visma Enterprise Økonomirapportering 25

32 Varsel vil ikke kunne vises på gruppenivå, da grenseverdier kun kan defineres på basisbegreper og ikke f.eks. administrative grupper. Varsel er ikke rapportavhengig, men gjennomgående for hele selskapet. Dersom du ønsker å endre grenser eller symboler, så vil dette altså medføre endringer for alle rapporter som bruker samme varsel. Eksempel med varsel I dette eksemplet er det laget et varsel på ulike nivåer mot Ansvar. Konkret er det tenkt: et forbruk under eller rundt 100 % behøver ikke særlig fokus. et forbruk over 102 % må følges nøye et forbruk over 105 % må rapporteres og håndteres med tiltak på ansvarsnivå For virksomhetslederen på Frøya skole, er det mer interessant å se hvordan det står til på de ulike budsjettpostene pr. konto. På konto er det valgt slike varselsett for lønnskonti og øvrige driftskonti: I eksempelet ser du hvordan avvikende avviksgrenser kan praktiseres for visse typer kostnader eller inntekter uten at variasjonen i varsler blir alt for stor. skal være i sving og test litt hva som fungerer. 26 Visma Enterprise - Økonomirapportering

33 BRUK AV ARKIV Hva er arkiv? Visma Enterprise Økonomirapportering inneholder funksjonalitet som gjør at det kan kjøres rapporter fra sentralt hold som dekker hele eller store deler av organisasjonen. Det ferdige rapportresultatet kan lagres i et arkiv. Deretter kan virksomhetsledere legge inn kommentarer / tiltak til de områder de er ansvarlig for og avkvittere for at dette er gjort. Ledelsen kan etter dette kontrollere tiltakene og eventuelt avvise tiltaket. Kommentarer kan lagres for gjenbruk i form av senere analyse eller senere rapporter. Systemadministrator legger til rette hvilke brukere som skal ha tilgang til å lagre rapporter i fellesarkiv og/eller arkivere fellesrapporter i Brukeradministrasjonen under Systemspesifikke egenskaper Økonomi på det enkelte selskapet. Det kan også settes standardverdier for lagring, slik at bare brukere som skal ha avvik fra standard trenger å bli vedlikeholdt. Vanlige brukere vil vanligvis ikke ha rettigheter til å lagre fellesrapporter eller arkivere kjørte rapporter, kun lagre til privat arkiv. Dersom du ønsker å benytte arkivfunksjonen utover å lagre resultat og benytte dette som en ren arkivfunksjon, må det defineres fullmakter mot den enkelte bruker i Brukeradministrasjonen for Økonomi. Dette fordi fullmaktene vil gjøre det svært mye enklere å håndtere rapporteringen som en samlet rapport for perioden og ivareta at overordnet nivå kan få et totalbilde. Ved klart definerte fullmakter får den enkelte leder kun tilgang til sine data og kan legge inn kommentarene i en samleversjon uten at det påvirker andre områder enn sitt eget. Uten definerte fullmakter må dette løses med rapporter for den enkelte virksomhet og overordnet nivå vil ikke like effektivt kunne danne seg et totalbilde. Fullmaktene tildeles i Brukeradministrasjon under fanen fullmakt, og angis for det enkelte selskap. I eksempelet under har brukeren tilgang til avdeling 2002 og alle driftskonti. Visma Enterprise Økonomirapportering 27

34 Arkivere en rapport En hvilken som helst rapport du har kjørt i Visma Økonomirapportering kan legges i arkiv når du har rettighet til å arkivere rapporter. Mangler du rettigheten, vil det kun stå tidspunkt for når rapporten er kjørt oppe til høyre og arkiver-knappen mangler helt. I det følgende forutsetter vi at brukeren har fått tilgang til å arkivere rapporter. Arkiveringen kan gjøres under følgende fane: Ved å trykke på knappen i bildet under: Vil du komme til følgende bilde: 28 Visma Enterprise - Økonomirapportering

35 Følgende felter fylles ut: Navn: Rapportens navn som skal presenteres i arkivet f.eks. Kvartalsrapport Beskrivelse: Hva rapporten innholder (Informasjonsfelt) Eier: Her har du 2 valg Privat: Dette rapportresultatet kan kun sees og behandles av deg selv Felles: Dette rapportresultatet kan sees og behandles av alle, men vil likevel være begrenset av eventuell adgangskontroll i Visma Enterprise Økonomi. Gjelder år: Her legger du inn det året rapporten gjelder for. Året kan benyttes senere som søkekriterium i arkivet for å begrense aktuelle rapporter. Gjelder periode: Her legger du inn den perioden rapporten gjelder for. Perioden kan benyttes senere som søkekriterium i arkivet for å begrense aktuelle rapporter. Arkiverte rapporter For å finne arkiverte rapporter benytter du følgende fane: Her vil du få oversikt over både private arkiverte rapporter og felles arkiverte rapporter. Du merker aktuell rapport og trykker eller avhengig av om rapport er kjørt tidligere eller ikke. Du vil også få opp beskrivelsen for den rapporten som er markert i arkivet. Visma Enterprise Økonomirapportering 29

36 Dersom du har mange fellesrapporter arkivert kan du benytte søkefunksjonen oppe til høyre ved å angi aktuelt år og periode for deretter å trykke. Adgangskontrollen i Visma Enterprise Økonomi bestemmer hvilke deler av rapporten du får se. Eksempel med full tilgang til alle ansvar: 30 Visma Enterprise - Økonomirapportering

37 Eksempel med fullmakt kun til ansvar 2002 Behandlingen av arkivert rapport Når du har arkivert en rapport vil notatfunksjonaliteten komme til syne ved at alle rader i utforsker har fått et symbol hvis det er definert notat på rapporten. I dette tilfellet er det angitt at notat skal knyttes til ansvar. Symbolet indikerer at det er mulig for brukeren å legge til et notat for den enkelte raden. Det er mulig å knytte til notat mot alle nivåer i rapporten. Det er rapportoppsettet og fullmaktene som bestemmer hvilke rapportnivå som er tilgjengelig. Det betyr at du som bruker bare får se de nivåer og de notater som er tilgjengelige for deg i henhold til tildelte fullmakter. Visma Enterprise Økonomirapportering 31

38 Når et notat er under etablering eller etablert, dvs. at du har startet å registrere et notat, fullført det eller avvist et notat vil dette symboliseres ved at notatsymbolet endrer seg. Symboler på status notat: Notatfunksjon tilgjengelig ikke benyttet Notat under arbeid Notat klart Notat avvist For å se på, registrere eller endre et notat setter klikker du en gang på gjeldende symbol og registreringsbildet for notat vil fremkomme. Øvre linje: Identifiserer hvilket nivå du legger inn notatet på i rapporten Kommentar/tiltak: Her legger du inn eventuelle tiltak du vil gjøre på området, eventuelt gir nærmere nødvendige kommentarer. Dette feltet vil også bli presentert i fanen Liste, ut for hver post hvis du velger dette visningsformatet på rapporten. 32 Visma Enterprise - Økonomirapportering

39 Kopier til neste versjon av rapporten: Dersom du krysser av for at notatet skal kopieres til neste versjon av rapporten, betyr det at gjeldende notat også vil bli produsert dersom du bestiller en ny rapport i Visma Enterprise Økonomirapportering og arkiverer denne. Du vil altså kunne gjøre gjenbruk av notatet og de opplysninger som er registrert her. Settes det ikke kryss her, vil notat kun følge denne spesifikke arkiverte rapporten. Ønsker du ved en senere anledning å se notatet, må gjeldende arkiverte rapport søkes frem og notat leses på denne rapporten. Status: Her har du 3 valg: Under arbeid Klar Avvist Statusendringer blir loggført. Ny melding: Her kan du legge inn meldinger i forhold til behandlingen videre. Meldingene vil ikke presenteres på annen måte enn at de fremgår av loggen. Eksempel: Du angir her hvorfor du har avvist et tiltak som noen har registrert. Lagre: Når du har foretatt en registrering eller endring må du benytte lagrefunksjonen for at registreringen skal beholdes og bli loggført. Når du lagrer, kommer du automatisk tilbake til rapportresultatet. På den måten er det enkelt å kommentere område for område. Meldingslogg: Meldingsloggen forteller om alle statusendringer som er foretatt, samt presentere fortløpende meldinger som er registrert og lagret. Endringer i Tiltak/kommentar loggføres ikke, men vises som blanke felt på lagringstidspunktet for endringen. Vi gjør oppmerksom på at et lagret notat ikke kan slettes av brukeren. Dersom et notat ikke skal videreføres, anbefales det å sikre at notatet blir avvist og at notatet ikke har kryss på at det skal kopieres til neste versjon av rapporten. Visma Enterprise Økonomirapportering 33

40 Administrere rapporter Etter at en arkivert rapport er ferdig behandlet i organisasjon vil du kunne låse rapporten for videre behandling. Det vil si at du har stengt for at du eller andre kan tilføre eller endre notatene i rapporten. Tallresultatet er allerede låst gjennom at rapporten er arkivert. Det er viktig å merke seg at rapporter som er ment for arkivering ikke bør defineres med periodevalget hittil i år, men bruke eksakte perioder. Dette for å sikre at drill-down på alle data på den arkiverte rapporten vil stemme med saldo som vises i rapporten. Administrasjon av rapporter som låsing, flytting, kopiering eller sletting skjer i et eget administrasjonsbilde. Dette bildet ligger i Visma Enterprise Økonomi under Avansert > Drift > Administrasjon av rapporter og ser slik ut: Øverst i bildet velger du hvilken rapporteier du ønsker å se rapportene til. Alle rapporter i alle selskaper for den valgte brukeren vil bli vist i resultatet. Deretter har du to hovedfelt for Vis type og Velg type. I eksempelet over vises alle typer rapporter som er opprettet av brukeren. I tillegg til fellesrapporter og private rapporter kan du ha temporære rapporter. En temporær rapport er definert og kjørt i Økonomirapportering, men ikke lagret ennå. Temporære rapporter vil ha ID -1 inntil de blir lagret. Da vil de få tildelt neste ledige løpenummer som ID. I feltet Velg type kan du markere en eller flere rapporttyper dersom du f.eks vil slette alle temporære rapporter, eller flytte alle fellesrapporter denne brukeren har laget over til private rapporter. Selve rapportoversikten er i gridform, og har vanlig grid-form-funksjonalitet. Det betyr at du f.eks kan velge å sortere på hvilken kolonne du ønsker, f.eks navn eller opprettet. Velg kryss av den eller de rapportene du ønsker å gjøre noe med. Kan gjøres manuelt eller samlet for alle rapporter av samme type. ID rapportløpenummer tildelt av systemet 34 Visma Enterprise - Økonomirapportering

41 Type henspeiler på om dette er en privat rapport eller en fellesrapport eller en temporær rapport Arkiv- viser om rapporten er arkivert eller ikke Låst - viser om rapporten er låst for redigering eller ikke Navn rapportnavn Opprettet- viser når rapporten første gang ble opprettet Endret- viser når rapporten sist ble endret. I dette eksempelet vises bare fellesrapporter for brukeren, og rapport nr 151 er valgt manuelt. Ved å trykke på knappen kan rapporten låses slik at det ikke er mulig å fortsette å redigere eller legge til notater på rapporten. Da er både tall og kommentarer låst, slik at rapporteringen ute i organisasjonen er avsluttet og videre behandling i ledelsen kan ta til. Når du velger å låse rapporten, får du opp en dialogboks for å bekrefte at du ønsker å låse rapporten. Dersom du likevel finner ut at rapporten må redigeres eller kommenteres ytterligere, kan den låses opp ved å gjenta prosessen. Når du trykker på knappen Lås arkivert rapport på nytt, får du opp denne dialogboksen: Visma Enterprise Økonomirapportering 35

42 Rapporten blir da tilgjengelig for videre arbeid i Økonomirapportering igjen inntil den låses på nytt. Det er også mulig å flytte rapporter fra en bruker til en annen. Dette kan være aktuelt f.eks dersom en bruker bytter funksjon eller slutter i virksomheten. Ved å markere den aktuelle rapporten og trykke på knappen Flytt kommer denne dialogboksen opp: Hvis du isteden ønsker å kopiere rapporten over til en eller flere nye brukere, kan du gjøre dette ved å velge Kopier. Da kommer følgende dialogboks opp som gir deg anledning til å oppgi bruker som skal ha kopi. Dette er f.eks aktuelt dersom en bruker har definert en spesiell rapport som en annen bruker også kan ha nytte av. Da slipper du å definere hele rapporten på nytt for denne brukeren, og kan dele den ut ved behov. I tillegg kan du altså slette rapporter i bildet. Det kan være aktuelt å flytte eller slette noens private rapporter når de slutter eller dersom rapporter er lagret i felles arkiv ved en feil osv. Hent opp brukeren du skal slette for, vis og velg den/de rapporter du skal slette og trykk Slett. Du får da opp denne diaglogboksen for å bekrefte at utvalget skal slettes. 36 Visma Enterprise - Økonomirapportering

43 Presentasjon av arkiverte rapporter Under følger en kort presentasjon av hvordan arkiverte rapporter vises i de ulike fanene. Utforsker: Liste: Visma Enterprise Økonomirapportering 37

44 For utskrift: Regneark: 38 Visma Enterprise - Økonomirapportering

45 BRUK AV PROGNOSE Generell beskrivelse Funksjonalitet med prognoser i Visma Enterprise Økonomirapportering gjør at virksomheten kan benytte rapporten for å anslå hva som er sannsynlig utfall av aktiviteten for en gitt periode. Prognosen kan gi grunnlag for virksomheten til å vurdere om aktiviteten bør endres i kommende periode eller om forutsetninger i gjeldende budsjett bør endres. Utarbeidede prognoser kan bevares til senere rapportering og endres på et senere tidspunkt om ønskelig. Virksomheten kan selv bestemme hvilket nivå prognosene skal utarbeides for i rapportene sine. Eksempelet under viser prognose på ansvarsnivå: Etablere prognose i rapport Når rapporten etableres tar vi stilling til hva som skal være utgangspunkt for første prognose. Det vil her være 2 valg: Budsjettet som utgangspunkt for prognosen Prognosen ikke utfylt men 0 Valget tas i bildet under, i feltet Hent prognose fra arkiv : Visma Enterprise Økonomirapportering 39

46 Dersom du ved etablering av rapporten kjører denne med avhuking, vil prognosekolonnen være tom. Dersom rapporten har vært i arkiv og det er lagt inn ny prognose i arkiv, vil den nye prognosen bli presentert. Dersom du ved etablering av rapporten kjører denne uten avhuking, vil prognosekolonnen være utfylt med budsjett inklusiv endringer første gang du kjører den. Bestemme rapporteringsnivå for prognose I rapporten kan du fritt velge hvilket nivå du ønsker at virksomheten skal utarbeide og rapportere prognosen på. Det er ikke mulig å rapportere på to nivåer samtidig. Rapporteringsnivået i rapporten fastsettes ved å huke av som i bildet under i kolonnen Prognosenivå på det aktuelle begrep som gjenspeiler rapporteringsnivået. I dette tilfellet er det valgt ansvar som prognosenivå. Opprette prognosekolonner Prognosekolonnene må opprettes som en del av utvalget. Prognose Endret prognose Ny Prognose Alle kolonnene må opprettes, uavhengig om de skal benyttes eller ikke. 40 Visma Enterprise - Økonomirapportering

47 Kun kolonnen Prognose vil vises i ordinær kjøring av rapport i Økonomirapportering. Kolonnen Endret prognose og Ny prognose vil vises i tillegg i den arkiverte utgaven av den samme rapporten: NB! Det er viktig å være klar over at prognosen tar utgangspunkt i periodisert budsjett og at periodeangivelsen på prognosen vil være styrende. For årlige prognoser bør periode settes til eksakt årsangivelse for å sikre riktig data ved senere prognosearbeid. Bruke prognosen i arkiv Rapporten som er arkivert i arkiv og som innholder prognosedelen kan videre bearbeides av den enkelte virksomhet. Mulighetene til å drille seg ned i detaljer er ivaretatt og den enkelte bruker kan korrigere prognosen etter behov direkte i webbildet under kolonnen Endret prognose Visma Enterprise Økonomirapportering 41

48 Det er endringen som legges inn. I dette tilfellet er prognosen dannet med Null/0 første gangen og endringen blir således hele prognosen. Det er også mulighet for å legge inn notater til utvalget som kommenterer resultat og /eller prognose. Dersom rapporten er dannet med avhuking for å hente prognose i arkiv i bildet Generelt vil den endrede prognosen fremkomme som gjeldende prognose ved senere kjøringer. Du kan på denne måten sikre at tidligere prognose kan benyttes i den videre arbeidet. Det samme gjelder notater. Dersom notatet du legger på hvert ansvar hukes av for å vises i neste versjon av rapporten, kan du se tidligere kommentarer til resultat/prognose og evt. endre dem når tallene endres. På den måten blir rapporteringen og prognosene levende verktøy for virksomheten. OBS! Notatikonet vil være tilbakestilt når ny rapport kjøres, men tidligere kommentarer ligger lagret dersom dette ble valgt ved forrige rapportering. Et vanlig rapporteringsforløp kan altså se omtrent slik ut: Økonomiavdelingen definerer en rapport med varsler, notater og prognose etter behov Rapporten kjøres sentralt og lagres i felles arkiv slik at alle virksomhetene kan hente den fram og kommentere/legge inn prognoser mv. på respektive områder i henhold til interne retningslinjer og frister. Det er drill-down funksjonalitet i rapporten som gjør at virksomheten kan se underliggende transaksjoner ved behov i arbeidet med prognose og kommentarer. Når virksomhetene er ferdige, låses rapporten i arkiv og er ferdigstilt. Ved neste rapportering kjøres rapporten på nytt igjen for den nye perioden, og nå vil den kunne hente evt. prognoser og tidligere notater fra den tidligere arkiverte rapporten. Rapporten arkiveres i fellesmappe med nytt navn for denne periodens rapportering. Den nye rapporten kommenteres og evt. justeringer av prognoser og tidligere kommentarer gjøres av den enkelte virksomhet. Den nye rapporten låses i arkivet når rapporteringen er gjennomført. 42 Visma Enterprise - Økonomirapportering

49 Korreksjonskolonne På samme måte som man kan benytte prognoser, kan det også legges inn en egen kolonne for korreksjon. Dette kan benyttes til å korrigere selve regnskapstallene i stedet for, eller i tillegg til, prognoser og kommentarer. Hvis for eksempel en inntekt eller kostnad er kommet på feil periode og du ikke ønsker å åpne perioden for å korrigere feilen, kan det heller korrigeres i rapporteringssammenheng. Som for prognosen, må det angis hvilket konteringsbegrep korreksjonskolonnen skal vises for, i eksempelet er det valgt Ansvar. På fanen for kolonner, må så korreksjonskolonnen legges inn, og for å få et oppdatert regnskapstall som kan benyttes til f.eks sammenligning med budsjett eller for å lage en prognose, må det lages en sumkolonne av regnskap + korreksjonen. Dette gjøres ved å velge talltypen Formel, og angi en passende overskrift for det korrigerte regnskapet og selve formelen (her kolonne 1 + 2). Når rapporten er kjørt første gang og arkivert, kommer korreksjonskolonne og evt. andre kolonner knyttet til prognoser og notat fram slik at brukerne ute i organisasjonen kan legge inn eventuelle korreksjoner, endret prognose og/eller notat. Visma Enterprise Økonomirapportering 43