Unique KommFakt. Rapportgenerator

Transkript

1 Kursdokumentasjon Unique KommFakt Rapportgenerator Visma Unique AS Unique KommFakt

2 II Unique KommFakt

3 Kurs fra Visma Unique Visma Unique sin opplæringsvirksomhet har som mål å gi deg muligheten for en systematisk og grundig systemopplæring som du kan videreføre og utvikle gjennom kurs på ulike nivåer. Grunnleggende kunnskaper formidlet gjennom våre kurs vil være den beste garanti for en god start som bruker av Visma Unique sine program. Vi er fleksible på tid, sted og tema og vil gjøre vårt ytterste for å imøtekomme dine behov. Vi arbeider kontinuerlig med å videreutvikle og forbedre konseptet rundt opplæring slik at vi kan tilby kvalitetskurs med innhold som skal gi den beste kompetansen på programvare levert av Visma Unique. Undervisningsformer Vi tilbyr følgende former for opplæring Bedriftsintern opplæring med fokus på kundens behov og rutiner Standard kurs i Visma Unique sine produkter i henhold til halvårig kursplan elæring. Interaktiv opplæring via web. Våre instruktører Vi har dyktige instruktører som alle har yrkeserfaring og spesialkompetanse innen sine fagfelt. Praktiske opplysninger Standardkurs gjennomføres i våre lokaler i Stavanger, Tromsø og Oslo. I Oslo ligger kurslokalene i Oslo Sentrum, Byporten ved siden av Oslo Sentralbanestasjon. Du kan enklest finne oversikt over våre standardkurs ved å gå inn på vår nettside Her vil du finne kursoversikt for de tre nærmeste månedene, med beskrivelse av hver enkelt kurs. Du kan også melde deg på kurs direkte fra websiden. For bestilling av bedriftsinterne kurs kan du kontakte vårt prosjektkontor via e-post (prosjektkontor@vismaunique.no) eller via telefon ( ). Unique KommFakt III

4 INNHOLDSFORTEGNELSE INNLEDNING...1 OPPBYGNING AV RAPPORTGENERATOREN...1 RAPPORTTYPER OG RAPPORTER... 2 Rapporttyper... 2 Rapport... 2 LAGE EN NY RAPPORT...3 GRUPPE RAPPORT MED DETALJER OG DELSUM... 3 GRUPPERAPPORT UTEN DETALJER MEN MED GRUPPESUM... 8 AVLEDEDE FELT...13 OPPBYGNING AV AVLEDET FELT OPERATORER TIL BRUK I AVLEDET FELT KJØRING AV RAPPORTER...15 KOPIERE OG SLETTE RAPPORTER...17 KOPIERE SLETTE OVERFØRING AV DATA TIL REGNEARK...18 IV Unique KommFakt

5 INNLEDNING Dette dokumentet gir en innføring i KOMMFAKT Rapportgenerator. Rapportgeneratoren er en integrert del av KOMMFAKT og gir alle som har tilgang mulighet til fritt å bygge opp egne rapporter. Rapportgeneratoren grupperer rapporter i standard rapporter som leveres fra leverandør og felles rapporter som lages av kunden. Rapportene kan skrives ut på papir, fil, eller til regneark. Med KOMMFAKT rapportgenerator gir vi kundene mulighet til å skreddersy egne rapporter etter sine egne behov. Kunden kan selv ta over det som tidligere var dataleverandørens rolle i å produsere rapporter. Resultatet kan bli mer målrettede rapporter. Overføring til regneark gir en stor mulighet for å benytte alle de egenskaper som et regneark gir. OPPBYGNING AV RAPPORTGENERATOREN Rapportgeneratoren startes fra hovedmenyen i KOMMFAKT. Det er kun ett bilde i rapportgeneratoren. Unique KommFakt

6 Fra dette bildet både lages, kjøres, kopieres og slettes rapporter. Rapporttyper og rapporter Rapporttypen er ment som en hjelp til inndeling av rapporter. Rapporttypen styrer også hvilke felter som er tilgjengelig når en skal lage rapporter. Rapportene knyttes mot de enkelte rapporttypene. Rapporttyper Det er tre rapporttyper. Fakturadetaljer som gir tilgang til all fakturahistorikk inkl. bilagsnummer og restbeløp Fakturagrunnlag kommunale gebyr gir en mulighet for å liste ut fakturagrunnlag inkl. opplysninger om bygninger / eierforhold. Kundedetaljer lister ut informasjon om kundene Når en velger rapporttype vil en få tilgang de rapporter som finnes på denne rapporttypen. Dette kombineres med eieren som ligger i feltet Vis. Når rapporter dannes legges de på en eier. Eier er da enten den som lager rapporten, som fellesrapport eller som standardrapport. Rapport I dette feltet finner du alle rapporter som er knyttet til rapporttypen. Når en velger en rapport får en frem informasjon om hvordan rapporten er bygd opp. Informasjonen kommer i to faner. Gruppering vil inneholde de feltene en har valgt å gruppere på. Det er automatisk sortering på dette feltet i rapporten. En kan også velge sideskift ved endring av gruppefelt. Et typisk grupperingsfelt vil være oppdragsgiver. Oppdragsgiver vil da komme en gang, og i og med at grupperingsfelt alltid sortert kommer den oppdragsgiver som har lavest nummer først, under denne ene linja med oppdragsgiver vil alle faktura som har denne oppdragsgiver da komme.. 2 Unique KommFakt

7 Sortering/Felt inneholder alle de felt en får ut på rapporten som ikke er grupperingsfelt. Feltene kan sorteres i stigende rekkefølge, for eksempel på navn. En kan velge om feltene skal vises på rapporten, eller om de bare skal være med for å legge på en begrensning i utvalget og da ikke vises. Til slutt kan en velge om en vil sortere verdiene i en kolonne. LAGE EN NY RAPPORT Her viser vi eksempel på å lage en ny rapport. Gruppe rapport med detaljer og delsum I dette tilfellet skal vi ha en rapport som lister faktura gruppert på oppdragsgiver og sortert på kundenavn med sum pr faktura og oppdragsgiver. Rapporten må da inneholde Oppdragsgiver, oppdragsgivers navn, I Rapporttype velger vi fakturadetaljer og deretter trykker vi knappen NY. Bildet Ny Rapport kommer frem: Skriv inn ønsket navn på rapporten (for eksempel Fakturaliste) og velg OK. Vi skal først velge feltene vi skal gruppere på. Velg fanen Gruppering, da vil knappene som er under Tilgjengelige felt vise Ny gruppe. Det første vi skal ha er feltet Oppdragsgiver, feltet ligger under Fakturahode, så vi velger mappen Fakturahode/ og deretter Oppdragsgiver Unique KommFakt 3

8 Er vi usikre på hvor feltet er velger vi Alle felt. Her vises en samlet oversikt over hvilke felt som er tilgjengelige innenfor Hovedrapporten/rapporttypen Fakturadetaljer. I oversikten kan en enten bla ned på treet eller taste Op for Oppdragsgiver. Sett markøren i feltet Oppdragsgivernr og trykk Ny Gruppe. Oppdragsgivernr har nå flyttet seg over til kolonnen Felt i fanen Gruppering. Vi ønsker å få med navn på oppdragsgiver, men den skal ligge på samme linje som oppdragsgivernummer. Vi velger da oppdragsgivers navn og i stedet for å trykke Ny gruppe velger vi nå Nytt felt. 4 Unique KommFakt

9 Oppdragsgivers navn flytter seg da inn under oppdragsgivernr, men litt til høyre. Dette for å markere at det skal på samme linje som oppdragsgivernr på utskriften. I rapporten vil det nå komme et brudd for hver ny oppdragsgiver. Linjen inneholder både oppdragsgiver nummer og navn. Hake i feltet Sideskift gir sideskift når det er en ny oppdragsgiver.. I fanen Sortering/Felt skal vi bygge opp resten av feltene i rapporten. Finn frem til feltet Fakturanr i Tilgjengelige felt. Det kan velges enten fra fanen Fakturahode eller fra Alle felt. Trykk Nytt felt knappen og feltet er valgt. Videre skal vi velge Reskontronr, Navn, Totalbeløp og Restbeløp. Det gjøres på samme måte som med navn. Reskontronr og navn velges fra mappen Fakturahode / Navn, mens Unique KommFakt 5

10 Totalbeløp, Restbeløp og Selskap er i mappen Fakturahode. Husk at dersom du ikke finner feltene under mappene, må du søke i mappen Alle felt. Merk at selskap også er valgt. Vi har lagt inn utvalg på feltet men har fjernet haken fra Vis. Dermed vil rapporten kjøres kun på det eller de selskap vi har i utvalg, uten at selskapsnummer vises på utskriften. Dersom en ikke velger selskap vil en kjøre på det eller de selskap en har tilgang til i Security. Ved å sette hake i feltet Sum vil totalbeløp og Restbeløp summeres ved brudd på oppdragsgiver og totalt i slutten av rapporten.. Det er avsatt en standard utskrifts-bredde. Dersom en ønsker annen bredde kan feltet endres. Bredden må ha like mange tegn som antall posisjoner i overskriften eller lengden på feltet. Det er mulig å overstyre felttekst som kommer som overskrift på rapporten. I utvalg kan en sette en begrensning på hva en ønsker å få ut på rapporten. Utvalgene inngis med komma eller kolon, slik: 10:20 gir alle oppdragsgivere fra og med10 til og med. 10,12,17 gir oppdragsgiverene og 17. Det er også mulig å kombinere fra og til med en verdi. Utvalg på beløp skrives med desimaler med punktum som desimalskille. Fem tusen 500,00 blir da Så skal en ha alle med fakturatotal fra fire tusen til syv tusen, må en skrive dette som : , eller skal en ha fra null til ett hundre tusen blir det 0: Skal det legges dato i utvalget skrives disse på formatet ÅÅÅÅMMDD, altså ÅR MÅNED DAG. Dersom en skal ha alle som fakturert i 2004 vil en da skrive : Ingen verdi i utvalg gir alle forekomster. Kjør nå rapporten, som vist i kapitlet Kjøre rapport. 6 Unique KommFakt

11 Rapporten er nå ferdig og kan skrives ut. Unique KommFakt 7

12 Grupperapport uten detaljer men med gruppesum. Av og till skal vi ha en rapport som bare viser sum pr gruppe. En slik rapport kan være antall faktura, grunnlag eller kunder. velg Ny og skriv inn: Antall faktura fordelt på oppdragsgiver Velg Gruppering s fanen. Øverste nivå på gruppe i denne rapporten vil være Selskap, neste vil være Oppdragsgiver. Vi velger det fra lista over felt. Og trykk Ny gruppe for hvert av de to feltene. 8 Unique KommFakt

13 Vi skal nå legge inn feltet Teller Faktura Dette skal vi gjøre i fanen Alle felt. Fra Tilgjengelige felt velger dere Teller Faktura. Dersom dere ikke finner Teller faktura vil det si at feltene ikke er laget da dette er felt som må bygges opp i avledede felt. Vi lager først Teller faktura. Velg Avledede felt, og trykk Ny. Og bildet under kommer opp. Skriv inn Teller faktura.i navn på avledet felt. Velg Tallfelt og Visning som i bildet under. I Informasjon kan dere skrive Teller antall faktura Det spesielle med dette avledede feltet er at det ikke skal velges noen felt. Det skal bare legges et ett tall i formel. Det gjøres ved å skrive 1 i faste verdier og velge legg til. Dere ser da at 1 kommer i formel. Unique KommFakt 9

14 Vi er nå ferdig og trykk OK. Teller oppdragsgiver kommer nå frem i oversikten over avledede felt. Vi er nå klare for å legge til feltet Teller faktura i rapporten vår. Søk deg frem til feltet i Tilgjengelige felt og trykk Nytt felt for feltet. Legg merke til at de avledede feltene er merket en rød A. Rapporten ser nå slik ut. Vi har nå fått med de felt som vi vil ha ut på rapporten. Men vi ønsker også å begrense rapporten til å telle kun for selskap 1 Det gjør vi ved å sette en begrensning i kolonne utvalg i mappen Gruppering for feltet Selskap. 10 Unique KommFakt

15 Det som nå gjenstår er å få rapporten til å summere på gruppenivå. Det gjøres ved å fjerne alle merker i Vis, og legge inn merke i Sum, Rapporten ser nå slik ut. Når vi kjører rapporten får vi følgende resultat: Unique KommFakt 11

16 12 Unique KommFakt

17 AVLEDEDE FELT I rapportgeneratoren er det mulig å lage egendefinerte felt. Disse feltene kan bestå av felter som finnes i tabellene kombinert med aritmetiske uttrykk og tekst. En får tilgang til egendefinerte felt ved å trykke på knappen Avledede felt. Oppbygning av avledet felt I eksemplet med fakturaliste ønsker vi å se virkningen av 2% høyere pris. Vi lager derfor et avledet felt som viser Den opprinnelige fakturasum justert med 2 % økning. Det gjør en på følgende måte: Gå til Avledede felt, trykk på Ny Knappen Nå kommer dialogbildet der en kan legge inn informasjon om det nye feltet. Navn på felt kan være Justert faktura Dette er et tallfelt så en merker av i Tallfelt. I Visning velger vi to desimaler. Dersom en ikke finner det som passer i Visning kan en lage et egendefinert visningsformat i Egendefinert visning. Informasjonsfeltet er en beskrivelse på hva feltet inneholder og eventuelt hva der skal brukes til. I velg felt kan en velge felt som allerede finnes i KOMMFAKT og benytte dette som et utgangspunkt for videre regneuttrykk. I dette tilfellet velger en Totalbeløp fra listen over felt, og trykker Legg til. Totalbeløp flytter seg ned til feltet Formel. Videre ønsker vi å øke Totalbeløp med 2% En velger da Operator (se mer info om Operator nedenfor) og fra listen velger en Gange. Velg Legg til for å flytte ned til Formel. I Formelfeltet står det nå Totalbeløp * Unique KommFakt 13

18 2 % økning gjøres enklest ved å regne prosent i desimal, dvs. gange det opprinnelige beløp med 1,02. Skriv 1,02 i feltet Legg inn faste verdier og velg Legg til Resultatet i formel blir da Totalbeløp * 1,02 som vist under Legg merke til redigerknappen nederst til venstre i bildet, det gir mulighet til manuelt å redigere i formelen. Trykk OK og en er tilbake til oversikten over avledede felt. Her ser vi at Justert faktura er på plass og vi kan nå legge det inn i rapporter vi har eller skal lage i fremtiden. Operatorer til bruk i avledet felt I avledet felt kan en bruke følgende operatorer: Operatorer i tallfelt: * Gange / Dele + Pluss - Minus. Operatorer i tekstfelt: & Kjede sammen to felt. && Kjede sammen to felt,men fjerne alle blanke i feltet foran. Mellomrom. (5:7) Ta ut fra og med posisjon 5 til og med posisjon 7 i feltet. (10:-1) Ta ut fra og med posisjon 10 og resten av feltet. (10:-2) Ta ut fra og med posisjon 10 og resten av feltet unntatt siste posisjon. o.s.v 14 Unique KommFakt

19 KJØRING AV RAPPORTER Siden rapportene ligger sortert under Rapporttyper, må man først velge aktuell rapporttype. Som nevnt over er det tre alternativ. Når en har valgt den rette rapporttypen må en i feltet Vis velge hvilken gruppe rapporten tilhører. En kan nå velge rapporten fra Rapporter. For å kjøre rapporten velger en i de fleste tilfeller Start lokalt. Dersom det er store rapporter eller driftsmiljøet tilsier det trykker en Start server. Unique KommFakt 15

20 En får da opp bildet for utskrift. her kan en velge å skrive rapporten til skriver, fil, eller eksterne tjenester som regneark, utklippstavle, epost, o.s.v. Dersom en ønsker å forandre liggende/stående gjør en det her. Det gjøres ved å velge Alternativer, og så velge liggende / stående i dialogbildene. Disse bildene kan variere avhengig av den skriveren dere har. Det er standard windows. Men dersom dere har lagd en rapport som går ut over stående A4 vil rapportgeneratoren merke dette og automatisk foreslå liggende utskrift. Velg OK og rapporten kjøres. 16 Unique KommFakt

21 KOPIERE OG SLETTE RAPPORTER Kopiere Når en kopierer kan en kopiere eksisterende rapport til seg selv for deretter å foreta endringer i den kopierte rapporten. En kan kopiere til en ny eier, eller kopiere til fellesrapporter. Slette Velger en å slette rapport kommer det frem en dialogboks for å forsikre om at rapporten virkelig skal slettes. Unique KommFakt 17

22 OVERFØRING AV DATA TIL REGNEARK En veldig nyttig funksjon er å overføre data til regneark. Det gjøres ved at en oppretter en regneark mal, en.xlt fil dersom en bruker Microsoft Excel. Aktuell mal oppgis i feltet Excel-mal. Når rapporten kjøres vil rapporten benytte denne malen, og data vil presenteres i excel regneark. Dette er et godt utgangspunkt for å bearbeide data videre. Dessverre er det slik at du MÅ legge malen på det området som først kommer frem når du trykker Dersom du ikke har tilgang snakk med intern IT. 18 Unique KommFakt