Utvikling av ny registreringsløsning Sykle til jobben Norges Bedriftsidrettsforbund

Transkript

1 Utvikling av ny registreringsløsning Sykle til jobben Norges Bedriftsidrettsforbund

2 Innhold 1.0 Prosjektets mål Om Sykle til Jobben Prosjektledelse administrativt og faglig Prosjektansvarlig, prosjektleder og administrativt kontakt Andre samarbeidspartnere Framdriftsplan prosjektperiode Kostnader og finansiering av prosjektet Prosjektkostnader Finansieringsplan Rapportering Prosjektregnskapsrapport Framdriftsrapporter Beskrivelse av aktiviteter og metoder Beskrivelse av eventuelle utfordringer ved gjennomføring Beskrivelse hvordan prosjektet har formidlet sine resultater til omverdenen Resultater Oppsummering og anbefalinger Summery... 9 Vedlegg til rapport:... 11

3 1.0 Prosjektets mål Sykle til Jobben har siden 2006 leaset registreringsløsning fra et privat selskap. Norges bedriftsidrettsforbund søkte Transnova om delfinansiering til å anskaffe ny registreringsløsning for Sykle til jobben-aksjonen. Med mål om å redusere kostnader, kunne gjennomføre bedre tilpassede kampanjer, åpne for at eksisterende sykkelkampanjer bruker nettløsningen med egen profilering og få mer nyttig kunnskap om effekten av kampanjen. Nettløsningen skulle være ferdig utviklet i mars 2012, for å være klar til kampanjen i mai Om Sykle til Jobben 2012 Sykle til Jobben (25. april 15. juni) er Bedriftsidrettens aktivitetskonkurranse for fysisk aktivitet til og fra jobb. Målet er 30 minutter om dagen som også er hovedbudskapet. Premiene trekkes blant alle lag med et snitt på minimum 30 minutter fysisk aktivitet per dag. Alle virksomheter kan delta, og hver virksomhet kan ha flere lag. Målet er å få flest mulig til å bruke arbeidsveien aktiv. Sykle til Jobben er i hovedsak en lagkonkurranse med registrering av minutter. I 2012 tester vi også ut en individuell konkurranse, med registrering av kilometer. 2. Prosjektledelse administrativt og faglig 2.1 Prosjektansvarlig, prosjektleder og administrativt kontakt Prosjektansvarlig har ansvaret for ledelse og gjennomføring av prosjektet, og har oppnevnt følgende administrativt ansvarlig og prosjektleder: Administrativt kontakt: Navn: Svenn Erik Bolle (Generalsekretær) E-post: svennerik.bolle@bedriftsidretten.no Tlf: Andre samarbeidspartnere Prosjektet er gjennomført sammen med IT-faglige ressurser fra Norges Idrettsforbund, og med BLOC as som utvikler og leverandør av registreringsløsningen. 3. Framdriftsplan prosjektperiode Prosjektperioden for uviklingen: Med bakgrunn i at løsningen ikke ble 100 % ferdigstilt innen prosjektperioden, vil resterende funksjonalitet utvikles frem mot Dette gjenstår pr. mai 2012: Kartfunksjonalitet og tracking av turer.

4 Registrering av turer via kalenderfunksjonen i registreringsløsningen. Gjenomgang av løsningen for å bedre brukeropplevelsen. 4. Kostnader og finansiering av prosjektet 4.1 Prosjektkostnader Prosjektkostnader År 1 År 2 Egeninnsats/ Personal kostnader (fordelt på hovedaktiviteter i fremdriftsplanen og fordelt på parter i prosjektet) Innkjøp/leie av tjenester (fordelt på type tjenester) Investeringer/leie av materiell og utstyr (fordelt på type investering, materiell og utstyr) Andre driftskostnader, f.eks. reiser og møter Kostnader pr år Total prosjektkostnad over to år Finansieringsplan Egenfinansiering År 1 År 2 Egenkapital Egeninnsats i kroner (450 kr*260 timer) Egenfinansiering pr år Sum

5 Total egenfinansiering STJ fra NBIF Personalkostnader/Egeninnsats beregnes med timepris som utgjør 1,25 av årslønn, maks kr 1000 pr time, dette inkluderer normale administrative kostnader og andre overheadkostnader. Ekstern finansiering År 1 År 2 Støtte fra Transnova Annen offentlig støtte (NIF) Annen finansiering Ekstern finansiering pr år Sum Total eksternfinansiering til STJ Sum total finansiering Støtte fra Transnova Transnova har totale bevilget NOK noe som utgjør 45 % av planlagte prosjektkostnader. 5. Rapportering Innhold rapportering: - Prosjektregnskapsrapporter inkl. timelister (vedlegg 1) - Sluttrapport, inkl revisorgodkjent prosjektregnskap (vedlegg 2) - Powerpoint presentasjon. ( vedlegg 3) 5.1 Prosjektregnskapsrapport Prosjektregnskapsrapport skal leveres innen Følgende kostnadsarter skal benyttes i prosjektansvarliges regnskapsføring: - Egeninnsats/Personalkostnader - Innkjøp/leie av tjenester - Investeringer/leie av materiell og utstyr - Andre driftskostnader (reiser, møter)

6 Bedriftsidretten beklager at leveringen av rapporten er forsinket dette skyldes, at Sykle til Jobben ble avsluttet medio juni, med påfølgende ferieavvikling hos revisor og bedriftsidretten. 5.2 Framdriftsrapporter Prosjektet har et avvik på lanseringstidspunkt, og ett stort avvik på timeforbruk. Etter planen skulle full registreringsløsningen lanseres i mars. Påmeldingsfunksjonaliteten for kontaktpersoner og invitasjonsfunksjonaliteten ble lansert i mars, selve registreringsløsningen for deltakerne ble først lansert 24.april Påmeldingsfunksjonaliteten og administrator funksjonaliteten har fungert godt fra lansering. Deltakerfunksjonaliteten har Bedriftsidretten slitt litt med vi har underveis i aksjonen forbedret brukeropplevelsen og registreringsløsningens design slik at den skal fungerer mer intuitivt. Leverandør og bedriftsidretten er enig om at løsningen videreutvikles frem mot aksjonen i 2013, uten nye kostnader for Bedriftsidretten. Dette fordi ikke all funksjonalitet som står beskrevet i applikasjonsbeskrivelsen er ferdig utviklet og inkludert i årets løsning, men også pga at løsningen ikke fremstår som intuitiv nok for brukeren. Kostnadene til prosjektet er fordelt over 2011 og 2012, men majoriteten av kostnadene er påløpt i 2012 og ikke 2011 som planlagt i søknaden. Etter avtale med Transnova er prosjektet revidert som ett år. 5.3 Beskrivelse av aktiviteter og metoder Planleggingsperioden: Det ble laget en applikasjonsbeskrivelse for registreringsløsningen. Denne ble utviklet basert på kampanjens egenart, mål og tilbakemeldinger fra deltakere via kartleggingene gjennomført i perioden Utviklingsperioden: I perioden januar-april er det gjennomført ukentlige arbeidsmøter med leverandør (Bloc). I tillegg nesten daglig Skype dialog med utviklermiljøet i Beijing. Denne dialogen er pågått før, under og etter kampanjeperioden. Både arbeidet i utviklerfasen, og i aksjonsperioden har krevet langt mer tilstedeværelse og oppfølging enn forbundet antok i forkant. Metodikken med arbeidsmøter på 3 timer har fungert bra da endringer i løsningen har blitt gjort underveis i møtene. Det er stipulert 60 timer under aksjonen, som har medgått til skriftliggjøring av justeringer, feilsøking, dialog med utviklermiljøet. Det er benyttet langt flere timer til oppfølging av prosjektet enn først antatt. Det er gjennomført 10 arbeidsmøter med leverandør a 4 timer i forkant av oppstart. På de fleste av disse møtene har NBIF stilt med 3 personer (Ingunn Finstad, Vegard Flaamo og Siri Meland). Dette utgjør totalt 160 timer, inkludert forarbeid til møtene. Utviklingen av applikasjonsbeskrivelsen og skisser av løsninger var stipulert til 100 timer. Testing og arbeidet rundt avtaleinngåelse kommer i tillegg og er stipulert til 35 timer. Totalt har bedriftsidretten brukt: arbeidstimer pr 16. juni Viser til vedlagt timeliste.

7 Det er planlagt ytterligere møter for å videreutvikle registreringsløsningen når deltakerkartleggingen er klar i august. Avvik økonomi: Det er avvik i forhold til oppsatt budsjett innen flere områder. Egeninnsats /personal: Stipulert til 260 timer, pr 16. juni er det brukt over 600 timer. Det er benyttet en mer arbeidsintensiv metodikk med ukentlige arbeidsmøter. I tillegg var grunnmodulene ikke ferdig utviklet ved prosjekt oppstart dette medførte at prosjektleder måtte lage kravspesifikasjonen til grunnmodulene, underveis i prosjektet. I tillegg undervurderte forbundet prosjektet i forhold til prosjektledelse, som har vært langt mer arbeidskrevende enn forutsatt. Andre driftskostnader: Lisensavgift til Applaunch: Denne kostnaden er redusert da forbundet har fordelt kostnadene mellom flere prosjekter (Aktiv bedrift og Sykle til Jobben). Prosjektregnskapet viser et merforbruk på noe over kr. Kostnadene for personal/egeninnsatsen vil øke da løsningene ikke ansees som ferdig utviklet. Bedriftsidretten har fastpris på utviklingen av registreringsløsningen, så andre kostnader vil ikke tilkomme. 5.4Beskrivelse av eventuelle utfordringer ved gjennomføring Utvikling av ny registreringsløsning for Sykle til Jobben, har ikke vært fritt for utfordringer. Mange av utfordringene har basis i en kort utviklingsperiode. 1. Bakgrunn: Registreringsløsningen skulle bygge på moduler som var planlagt ferdig utviklet i januar Denne utviklingen var sterkt forsinket, noe som medførte at Sykle til Jobben måtte beskrive disse i en oppstartsfase og vente på utviklingen. Dette skapte forsinkelser i prosjektet, som allerede da hadde en tight fremdriftsplan. Dette er bakgrunnen for at deler av løsningen ikke ble lansert før aksjonsstart. Denne delen ble heller ikke godt nok testet før aksjonen startet. 2. Utviklingsmiljø i Beijing, prosjektledelse i Norge: Aksjonen opplevde at å ha et utviklingsmiljø basert i Beijing var en utfordring. Det å skape en forståelse for hva prosjektet er og dens formål, krevde mye tid. At utvikler miljøet også brukte tid på å utvikle annen funksjonalitet de mente ville passe i kampanjen uten å forankre hos prosjekteier skapte mye frustrasjon underveis. Mye av dette kunne været unngått med bedre prosjektledelse fra leverandør. 3. Kampanjeløsninger mot bedriftsmarkedet: Registreringsløsningen tar utgangspkt. i at arbeidsplassen melder på lag basert på ansatte i virksomheten. Dette er en mer krevende løsning enn å orientere seg mot individuell deltakelse der individet selv kan ta beslutning på egne vegne. 5.5 Beskrivelse hvordan prosjektet har formidlet sine resultater til omverdenen Registreringsløsningen ble tatt i bruk i april Løsningen er markedsført aktivt i annonser, innbydelsen ( stk), innlegg i Dagens Næringsliv, web. annonsering, og nyhetsbrev til alle tidligere deltakere og bedriftsidrettslag.

8 Det er i tillegg sendt ut 3 pressemeldinger i tilknytning til aksjonen. Sykle til Jobben fikk mye omtale i ulike medier når kronprinsessen valgte å støtte aksjonen ved å sykle dagen før oppstart. Aksjonen har satt ny rekord i presseoppslag med 520 oppslag i april-juni. 5.6 Resultater Aksjonen endret innretning i Sykle til Jobben gikk fra å være en åpen aktivitetskampanje til en transportkampanje med fokus på transport mellom hjem og arbeid. Dette var en endring som gjør det enklere å kommuniserer kampanjens mål og innhold. Aksjonsformen har fått en blandet mottakelse, og forbundet har bestemt seg for å evaluerer aksjonens innretning i løpet av høsten Deltakerutvikling: Klima og miljø: I deltakerkartleggingen som er gjennomført etter avsluttet aksjon oppgir nær 60 % av respondentene at de primært benytter motorisert transport til og fra jobb. Hvilke(t) transportmiddel har du primært brukt til og fra jobb - før aksjonsperioden? Basert på aktivitetsregistreringene i løsningen har aksjonen spart miljøet for ,73 Co2 kilo. Resultatet baserer seg på alle turene som er lagt inn i løsningen. Kalkulatoren bygger på råd fra Enmira som er et selskap som har spesialisert seg på miljøvennlig bilbruk og rådgivning. De anbefalte at vi benytter 150 gr CO2 pr km i snitt for å synliggjøre besparelsen. Bedriftsidretten er klar over at miljøeffekten er avhengig av biltype og tidligere transportvalg (bil/sykkel/kollektiv). Deltakerne har gjennomført turer og vært aktive i nesten 7,6 millioner minutter som utgjør nær 15 år med sammenhengende aktivitet. Flere kommuner med: I 2012 har det vært 6 kommuner som har deltatt i kampanjen. Fra 2013 er det ytterligere 2 nye kommuner som ønsker å benytte registreringsløsningen. Vi har pr. nå ikke fått tilbakemeldinger på at noen av kommunene ønsker å trekke sin deltakelse i 2013.

9 2012: 2013: Lier Drammen Øvre Eiker Nedre Eiker Kongsberg Bergen Kristiansand Sandefjord Deltakeravgiften: Som et resultat at vi eier egen løsning ble prisen satt ned fra 165 kr til 99 kroner for medlemmer og de som ønsker å bli medlem. For øvrige deltakere 300 kr. For kommuner og større bedrifter som ønsker at alle innbyggere eller ansatte skal få delta lages det en pakkepris basert på antall ansatte. Er det større geografiske områder lages det egne avtaler. 6.0 Oppsummering og anbefalinger Sykle til Jobben har 40 års jubileum i 2013, og vil forhåpentligvis fortsette som kampanje 40 år til. Som nevnt tidligere vil aksjonen evalueres og det er sendt ut spørreundersøkelse til alle deltakerne 9200 stk. Formålet er å videreutvikle aksjonen i tråd med ønsker og behov fra brukerne. Vi har besluttet å gjennomføre en ny aktivitetskampanje i oktober Kampanjen vil benytte samme løsning som Sykle til Jobben men videreutvikles i tråd med tilbakemeldinger fra deltakerne. Det vil være fokus på minutter med mål om 30 minutter fysisk aktivitet hver dag. 7.0 Summery The Norwegian Federation for Company Sports (NBIF) is a nonprofit organisation founded in Today NBIF is one of the biggest national federations within The Norwegian Olympic and Paralympic Committee and Confederation of Sports. The federation runs campaigns to change attitudes and promote physical activity in everyday life, such as "Bicycle to work" and "Be active at work". These annual campaigns motivate thousands of employees throughout Norway, both in the private and public sectors. Every year since 1970 s the Norwegian Federation of Company Sports arrange Bicycle to work campaign. From 2007 NBIF has leased a registration solution from Sweden. Now we are eager to develop our own solution therefore we applied funding from Transnova to achieve this goal. The main goal is to get more people to use their bike between work and home.. But also offer a campaign to less cost, and make a more dynamic and innovative solution. Main function in the registration solution for bicycle to work: Companies, communes, and counties have the possibilities to administrate their own campaign inside the national Bicycle to work campaign.

10 Every participant has their own profile (with functions inspired by social network solutions. ) This is where the participants can track their own activities, follow the team and other colleges in the company. All participants can write blog and share pictures with their friends and colleges. Calculation of Co2 savings App for Iphone and Android for easy and fast registration Statistic s and results in all variations based on individual and teams. Levels: Companies, commune, counties, national).

11 Vedlegg til rapport: - Prosjektregnskapsrapporter inkl. timelister (vedlegg 1) - Sluttrapport, inkl revisorgodkjent prosjektregnskap (vedlegg 2) - Powerpoint presentasjon. ( vedlegg 3) Oversikt over vedlegg: 1. Revisors beretning 2. Regnskapsrapport 3. Resultatregnskap IT-prosjekt i NBIF 4. Timeliste 5. Power Point presentasjon 6. IT avtaler med Bloc a. Utvikling registreringsløsning Sykle til Jobben b. Hovedavtale c. Drift, support og vedlikehold d. Utvikling av Aktiv bedrift