Innkalling til årsmøte i Kislasyndin Hytteforening

Transkript

1 Kvislasyndin Hytteforening c/o Geir Hansen Løvenskiolds vei 21a 1358 Jar Epost: Organisasjonsnr: Bankkonto: Hjemmeside åpen for alle: Facebookgruppe bare for medlemmer: Til medlemmene i Kvislasyndin Hytteforening! Kvislasyndin, Invitasjon til dugnad Fredag 26. juli kl 10:00 møtes vi til dugnad. Fremmøte ved Sonjavarden. Foreløpig plan er blant annet å forlenge Sonjastien til Syndisfjell. Om du har, så ta gjerne med hekkesaks, sag og/eller annet egnet verktøy for stirydding! Hytteforeningen serverer grillpølser og mineralvann til lunsj i det fri etter dugnaden. Ikke gå glipp av denne trivelige dagen sammen med andre medlemmer! Ypperlig anledning til å få nye hyggelige bekjentskaper samtidig som du gjør en innsats for fellesskapet. Det kan også vanke fine historier og turtips. Vel møtt til en trivelig sosial dag! Innkalling til årsmøte i Kislasyndin Hytteforening Årsmøtet i Kvislasyndin Hytteforening avholdes på Syndinstøga lørdag 27. juli 2019 kl 12:00-13:30. Agenda for møtet: 1. Velkommen 2. Nye drivere av Syndinstøga 3. Orientering dugnadsprosjekter i regi av Kvislasyndin Hytteforening og Vestre Slidre Hytteforening Arne Fagerlie orienterer om dugnadsprosjekter og gir turtips: a. Gjennomførte og pågående dugnadsprosjekter b. Visjoner og planer for fremtiden 4. Årsmøtet åpnes med følgende dagsorden: a. Valg av møteleder og protokollvitner b. Styrets beretning c. Regnskap d. Innkomne forslag i. Ingen e. Planer for kommende år og budsjett, herunder fastsette kontingent i. Kontingent (foreslås fortsatt til 300 kr pr år i 2020) ii. Revidert budsjett for inneværende (2019) og kommende (2020) regnskapsår f. Valg i. Styreleder ii. Styremedlemmer iii. Varamedlemmer Side 1 av 2

2 iv. Revisor v. Valgkomitémedlemmer Andre saker enn de som er nevnt i innkallingen og som ønskes behandlet på årsmøtet, må være styret i hende senest én uke før årsmøtet. Invitasjon til bålfest Lørdag 27. juli 2019 kl 18:00 ved Hovengennaustet i østenden av Midtre Syndin. Vi inviterer til vår årlige bålfest. I år satser vi på at det lar seg gjøre å brenne bål på Olsok. Vi serverer gratis grillpølser og mineralvann, og vi spiller musikk for voksne og barn. Vi håper alle medlemmer med gjester kommer til en trivelig sommerfest! For at det skal bli et bål, er vi avhengige av at materialer blir levert på forhånd på bålplassen. Kjør ned alt du har av egnede restmaterialer i tre (og ikke stål, plast, isolasjon etc), og stable det pent på bålhaugen! Med vennlig hilsen styret i Kvislasyndin Hytteforening Vedlegg: 1. Styrets årsberetning 2018/ Revidert og godkjent regnskap for Regnskap for 2018 og halve 2019 med revidert budsjett for 2019 og budsjett for 2020 Side 2 av 2

3 STYRETS ÅRSBERETNING Styreåret Medlemmer Pr var det 129 betalende medlemmer i foreningen. Året før var det 127 betalende medlemmer. Pr var det 119 betalende medlemmer. Året før var det 124 betalende medlemmer. I juli 2019 gjennomføres en vervekampanje som forhåpentlig gir effekt utover høsten. Revidert budsjett har lagt 140 medlemmer i 2019 til grunn. Styrets sammensetning og øvrige verv Styrets sammensetning Styreleder: Geir Hansen Styremedlemmer: Ingmar Hemsen Arne Fagerlie Bjørn Berggrav Tor Einar Hoffmann Varamedlemmer: Pernille Dysthe Sidsel Faye-Lund Ongstad Øvrige verv Revisor: Valgkomité: Peder Morset Nils Kårstad Merete Morset Arne Lorang Gulbrandsen Styremøter Det har i styreåret vært avholdt seks styremøter i tillegg til at styremedlemmene også har kommunisert mellom styremøtene. Styret har arbeidet med en rekke saker. I årsberetningen omtales noen av de større sakene. Styret, eller representanter for styret, har videre avholdt eller deltatt på møter med Midtre Syndin Hytteforening, Vestre Slidre Hytteforening, veistyret for Kvislavegen, Vestfjelløypene og Vestre Slidre kommune. Medlemsarrangementer Dugnader Dugnader gjennomføres både i regi av Kvislasyndin Hytteforening og i regi av Vestre Slidre Hytteforening. Fredag 27. juli i 2018 hadde Kvislasyndin Hytteforening dugnad med å bygge om og komplettere klopper over Sleddun. Videre ryddet vi i stien fra Sleddun opp til Sonjastien ved Rennefjell. Det har vært mye diskusjon om klopper dette året. Diskusjonen har dreid seg om hvorvidt kloppene var farlige for dyr, da spesielt beitedyr. En ku tråkket igjennom et dårlig bord i en klopp i fjor. Det har vært skriverier på Facebook og i Avisa Valdres, og det har vært mange samtaler og møter mellom gårdbrukere med beitedyr, grunneiere, lokale og sentrale hytteforeninger, Vestre Slidre kommune og Valdres natur- og kulturpark. Valdres natur- og kulturpark vedstår seg ansvaret for kloppene og holder Styrets årsberetning for styreåret 2018/2019 Side 1 av 4

4 nå på (med hjelp fra Slidreøya fengsel) med å bygge om og forsterke kloppene så de ikke lenger skal være farlige for dyr. Sommerdugnaden 2019 blir gjennomført fredag 27. juli kl 10:00. Vi møtes ved Sonjavarden. Vi skal blant annet rydde sti for å forlenge Sonjastien til Syndisfjell. Dugnadsfolket avslutter jobben med pølsegrilling ved Sonjavarden. Vel møtt! Bålfest Etter årsmøtet 26. juli 2018, var det på grunn av tørke umulig å gjennomføre hytteforeningens årlige bålfest! Bålfesten ble derfor isteden avholdt høstferielørdagen 6. oktober. Mange glade deltagere kunne denne gangen oppleve musikk til den trivelige bålfesten De fikk servert grillpølser og mineralvann. God stemning hvor nye bekjentskaper ble stiftet og gamle bekjentskaper ble pleiet. Veldig trivelig kveld! I år prøver vi oss med igjen å avholde bålfesten på sommeren lørdag 27. juli kl 18:00. Vel møtt! Påskeskirenn Langfredag 2019 arrangerte styret foreningens tradisjonelle påskeskirenn ved Sonjavarden. Lite snø på østsiden av Kvislavegen, men på vestsiden var det nok snø til en fin rundløype. Nok en gang perfekt vær. Takk til alle fremmøtte, som bidro til at det ble en kjempehyggelig dag! Nye medlemsarrangementer Styret jobber med muligheten for nye arrangementer som kan være til glede for medlemmer. Høstferielørdagen 5. oktober 2019 inviterer vi til enkel servering og hyggeforedrag på Syndinstøga. Foreningsdrift Medlemsutvikling Det har i flere år vært en relativt stabil medlemsmasse med tilnærmet likt antall utmeldinger og nye innmeldinger. Det har vært en del omsetning av hytter hvor gamle medlemmer har solgt hyttene sine, men vi har klart å få vervet de fleste nye eierne. I år er vi i gang med en vervekampanje hvor 133 hytteeiendommer uten medlemmer, vil få vervebrosjyre levert på hytta. Vi håper vervekampanjen gir effekt utover høsten. Økonomi Foreningen har god økonomi. Det var godt samsvar mellom budsjett og resultat i Regnskapet for 2018 er revidert og godkjent av Peder Morset. Forslag til revidering av budsjett for 2019: Medlemskontingent justeres ned fra til Det budsjetteres fortsatt med at vi skal oppnå 140 medlemmer i år. Reduksjonen gjenspeiler at 20 medlemmer som tilkommer i høst etter vervekampanjen, betaler halv medlemskontingent i Innkommet tilskudd fra Norsk Tipping Grasrotandelen, er lagt inn i budsjettforslaget. Kostnader for dugnad foreslås redusert fra til 1 500, da det ikke planlegges innkjøp av materialer i år. Kostnader for bålfest foreslås redusert fra til 3 300, basert på seneste plan for innkjøp. Kostnader for påskeskirenn reduseres fra til 2 024,55, basert på kjente kostnader. Kostnader for andre arrangementer foreslås redusert fra til 2 000, basert på seneste plan for arrangement. Kostnader for utstyr reduseres fra til 2 117, basert på kjente kostnader. Kostnader for kontorrekvisita foreslås redusert fra til 500, basert på nå forventede kostnader. Kostnader for IT-kostnader foreslås redusert fra til 700, basert på kjente og nå forventede kostnader. Kostnader for Trykksaker og informasjonsmateriell foreslås redusert fra 500 til 0, da slike kostnader nå inngår i kostnader for medlemsverving. Kostnader for medlemsverving økes fra 500 til 2 718,80 basert på kjente kostnader for årets vervekampanje. Styrets årsberetning for styreåret 2018/2019 Side 2 av 4

5 Kostnader for gaver reduseres fra 700 til 0, da vi har gaver på lager til årets avgåtte styremedlemmer. Det foreslås at bidrag på 3000 som ikke ble utbetalt til utbedring av veien til bålplassen i fjor, blir utbetalt om veien blir utbedret i år. Det foreslås at vi i år gjentar å støtte Høre/Vestre Slidre Røde Korps Hjelpekorps med Revidert budsjettforslag innebærer et tilnærmet 0-resultat med et marginalt underskudd på 1 303,87. Foreningen har solide reserver som tåler at foreningen bruker litt penger. Informasjon til medlemmene Viktig informasjon sendes på epost til medlemmene. To ganger i året, sammen med kontingentfaktura og årsmøteinnkalling, sendes viktig informasjon vedrørende foreningen pr brevpost til de medlemmene som ikke har epost. Foreningsdokumenter for medlemmer og viktig informasjon legges ut på foreningens åpne hjemmeside Enklere meldinger, bilder fra foreningsaktiviteter og deling av informasjon fra andre kilder legges ut på foreningens lukkede Facebook-gruppe Foreningsdokumenter for medlemmer og viktig informasjon legges også ut på Facebook-gruppen. Foreningen har tre oppslagstavler i Kvislavegen hvor viktig informasjon fra foreningen henges opp. Vestre Slidre Hytteforening Kvislasyndin Hytteforening er medlem i paraplyorganisasjonen Vestre Slidre Hytteforening. Vestre Slidre Hytteforening er vår viktigste kanal for å samarbeide med og påvirke kommunen. Vestre Slidre Hytteforening er høringsinstans for kommunen i alle plan- og reguleringssaker i vårt område. Vestre Slidre Hytteforeningen har vært aktive og har i samarbeid med berørte lokale hytteforeninger uttalt seg i mange reguleringssaker. Mobilmast på Gilen er en av sakene hvor Vestre Slidre Hytteforening har vært aktive. Geir Hansen har representert Kvislasyndin Hytteforening som styremedlem også i Vestre Sidre Hytteforening. Ved siden av styremøter i Vestre Slidre Hytteforening har Geir jobbet aktivt i prosessen for innspill til ny arealplan i Vestre Slidre kommune. Arne Fagerlie har jobbet aktivt i dugnadsgruppa i Vestre Slidre Hytteforening. Vestre Slidre Hytteforening har en Facebookgruppe alle våre medlemmer kan følge. Viktig informasjon fra Vestre Slidre Hytteforening bli for øvrig distribuert til enkelte medlemmer gjennom de lokale hytteforeningene. Midtre Syndin Hytteforening Vår nabohytteforening i vest, Midtre Syndin Hytteforening, har mange felles interesser med oss i Kvislasyndin Hytteforening. Styrene i de to hytteforeningen har kontakt vedrørende samarbeid på felles interesseområder. Vedtekter Gjeldende vedtekter er versjon 7 av 28. juli Hyttepolitisk program Kvislasyndin Hytteforening er ifølge vedtektene en upolitisk forening. Samtidig skal foreningen ivareta medlemmenes interesser. Upolitisk betyr derfor partipolitisk uavhengig. Hva som egentlig er medlemmenes interesser, har i liten grad vært dokumentert før nå. Til årsmøtet 28. juli 2018 ble det utarbeidet et utkast til hyttepolitisk program. Dette utkastet ble vedtatt på årsmøtet. Programmet beskriver hvilke meninger og holdninger styret skal fremme på vegne av medlemmene. Styrets årsberetning for styreåret 2018/2019 Side 3 av 4

6 Andre virksomheter Kvislavegen Kvislasyndin Hytteforening har ikke eierskap i eller ansvar for Kvislavegen. Representanter for styret i Kvislasyndin Hytteforening har regelmessig møter med representanter for vegstyret i Kvislavegen for å ivareta medlemmenes interesser. Hytteforeningen har tradisjonelt gitt et årlig bidrag til Kvislavegen. Vegstyret for Kvislavegen ser positivt på en sammenslåing med stølsveien Høyme-Syndinstøga-Strø. De er også positive til et samarbeid med stølsveien Høyme-Syndinstøga-Strø som baserer seg på vinterkjøring fra bygda over fjellet via Syndinstøga-Lostøl istedenfor å brøyte over fjellet ved Sonjavarden. Sammenslåing eller utvidet samarbeid anses dog som lite aktuelt på nåværende tidspunkt, da stølsveien Høyme-Syndinstøga-Strø er lite interessert i å utvide dagens samarbeid med Kvislavegen. Brøyting over fjellet ved Sonjavarden vil derfor fortsette inntil videre. I mange, antagelig de fleste, av sideveiene til Kvislavegen er det ikke dannet veilag med egne brøyteavtaler. Kvislavegen hjelper nå sammen med grunneierne og noen av hytteeierne til med å utarbeide en modell for å danne et veilag for Rennefjellvegen. Forhåpentlig bli Rennefjellvegen veglag stiftet på sensommeren, etter at interimsstyret har forberedt etableringsgrunnlaget. Organiseringen av Rennefjellvegen veglag, kan da brukes som modell for andre veilag. Veien til bålplassen På årsmøte i 2017 ble det vedtatt at vi som gjenytelse for å bruke bålplassen, skal bidra til at veien ned dit blir utbedret. Veien ble ikke utbedret i fjor, så hytteforeningen utbetalte derfor ikke det vedtatte bidraget på 3000 kr. Veien blir forhåpentlig utbedret i år, så styret har foreslått at de 3000 kr legges inn i revidert budsjett for Vestfjelløypene Vestfjelløypene SA er et andelslag for drift av skiløyper i området mellom Knippeset og Vang grense. Takket være Vestfjelløypene har vi et utmerket skiløypenett i området. Kvislasyndin Hytteforening har tre eierandeler i Vestfjelløypene, og vi støtter også Vestfjelløypene årlig ved å gi et bidrag til drift. Kvislasyndin Hytteforening bidrar ved dugnader på løypenettet. Representanter for styret i Kvislasyndin Hytteforening har kontakt med Vestfjelløypene for å ivareta våre medlemmers interesser. Ønsker fra våre medlemmer om nye løypetraséer er overbrakt Vestfjelløypene. Selv om Kvislasyndin Hytteforening støtter Vestfjelløypene, er det viktig at alle brukere av skiløypene bidrar med sitt løypebidrag og gjerne kjøper egne eierandeler. Hjemmesiden til Vestfjelløypene er syndin.no/ski/. Støtte til andre virksomheter Kvislasyndin Hytteforening har tradisjonelt gitt årlig støtte til Kvislavegen og Vestfjelløypene. I fjor ble det også gitt støtte til den lokale avdelingen av Røde Kors, som har base på Syndinstøga. Styret har foreslått å gjenta dette i år ved å legge inn 3000 kr i støtte i revidert budsjett for Styrets årsberetning for styreåret 2018/2019 Side 4 av 4

7 Inntekter Kvislasyndin Hytteforening Resultatregnskap Balanse pr Regnskap Regnskap Budsjett Regnskap Budsjett I I Balanse I Balanse Balanse Eiendeler 3910 Medlemskontingent , , , , , Utstyr 0, Donasjoner 0,00 0,00 0,00 0,00 0, Varelager 0,00 0, Tilskudd fra Norsk Tipping Grasrotandelen 0,00 392,40 0, ,42 0, Andeler i Vestfjelløypene , ,00 0, Tilbakeførte utgiftsavsetninger 0,00 0, , ,00 0, Kontanter 0,00 0,0 0, Renteinntekter 26,28 20,46 0,00 22,84 0, Bankkonto , , ,27 Sum Inntekter , , , , ,00 Sum eiendeler , , S,271 Utgifter Gjeld og egenkapital Medlemsarrangementer Gjeld 'l 4001 Årsmøte 1500, , , , , Leverandørgjeld 0,00 o,ooi 4002 Dugnader 3 562,63 775, ,0 1135, , Mottatt kontingentforskudd 300,00 0, Bålfest 1862, , ,0 600, , , Avsatt til godtgjøring av styremedlemmer 4 000, ,0 0, Påskeskirenn 1504,00 541, , , 2 500, Gjeld til styremedlemmer for utlegg 0,00 0,0 0, Andre medlemsarrangementer 0,00 0,00 0,00 0, ,00 Sum gjeld 4 300, ,0 600,00 Sum medlemsarrangementer 8428, , , , ,00 Egenkapital Foreningsdrift Egenkapital pr forrige år I , , , Godtgjøring for verv i foreningen 8000, ,00 0,00 0,00 0,00 Resultat 2 767, , , Utstyr 0,00 0, , , ,00 Egenkapital pr dette år , , , Kjøp av kontortjenester 384,38 160,00 0,00 0,00 0, Kontorekvisita 225,00 717,90 500, , ,00 Sum gjeld og egenkapital 6810 IT-kostnader 623,13 441,25 628,75 628, ,00 I , , , Trykksaker og informasjonsmateriell 0,00 0,00 500,00 0,00 500,00 Note 1: 6940 Porto 0,00 72,00 100,00 96,00 200,00 Tilbakeførte utgiftsavsetninger utgjøres av ubrukt avsetning til godgjøring av styremedlemmer Reisekostnader 0,00 0, ,00 0, ,00 lhht vedtak på årsmøtet 2018, gis det ikke lenger honorar for styreverv Medlemsverving 0,00 0,00 500,00 0,00 500, Gaver 0,00 359,60 500,00 499,50 700,00 Note 2: 7401 Kontingent til Vestre Slidre Hytteforening 4375, , , ,00 Planlagt støtte til utbedring av veien til bålplassen ble ikke utbetalt, da veien ikke ble utbedret Offentlige gebyrer 0,00 0,00 0,00 0, Møtekostnader 0,00 0,00 762, , Bank- og kontogebyrer 23,00 67,00 122,00 200,00 Sum foreningsdrift 13630, , , ,00 Støtte til andre virksomheter 7901 Støtte til Kvislavegen 5000, , , , Støtte til veien til bålplassen 0,00 0, ,0 0,00 0, Andeler i Vestfjelløypene 0,00 0,00 0,00 0,00 0, Støtte til Vestfjelløypene 8000, , , , ,00 Revisorerklæring: 7905 Støtte til Høre/Vestre Slidre Røde Kors 0,00 0, , ,00 0,00 Regnskapet for Kvislasyndin Hytteforening, regnskapsåret 2018, er revidert og go<jlkjent. Sum støtte tlf andre virksomheter , , , , ,00 Sum utgifter ÆQkw L 1 l-o- I 35059, , , , ,00 / ~j Sted, Dato Resultat 2 767, , , , 0,00 Side 1av1 ~re~ Peder Morset

8 Kvislasyndin Hytteforening Resultatregnskap Balanse pr Regnskap 2016 Regnskap 2017 Budsjett 2018 Regnskap 2018 Budsjett 2019 Regnskap pr Rev. budsjett 2019 Budsjett 2020 Balanse Balanse Balanse Balanse Inntekter Eiendeler 3910 Medlemskontingent , , , , , , , , Utstyr 0,00 0,00 0,00 0, Donasjoner 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0, Varelager 0,00 0,00 0,00 0, Tilskudd fra Norsk Tipping Grasrotandelen 0,00 392,40 0, ,42 0, , ,48 0, Andeler i Vestfjelløypene , , , , Tilbakeførte utgiftsavsetninger 0,00 0, , ,00 0,00 0,00 0,00 0, Kontanter 0,00 0,00 0,00 0, Renteinntekter 26,28 20,46 0,00 22,84 0,00 0,00 0,00 0, Bankkonto , , , ,15 Sum inntekter , , , , , , , ,00 Sum eiendeler , , , ,15 Utgifter Gjeld og egenkapital Medlemsarrangementer Gjeld 4001 Årsmøte 1 500, , , , ,00 0, , , Leverandørgjeld 0,00 0,00 0,00 0, Dugnader 3 562,63 775, , , ,00 0, , , Mottatt kontingentforskudd 300,00 0,00 600,00 900, Bålfest 1 862, , , , ,00 179, , , Avsatt til godtgjøring av styremedlemmer 4 000, ,00 0,00 0, Påskeskirenn 1 504,00 541, , , , , , , Gjeld til styremedlemmer for utlegg 0,00 0,00 0,00 0, Andre medlemsarrangementer 0,00 0,00 0,00 0, ,00 0, , ,00 Sum gjeld 4 300, ,00 600,00 900,00 Sum medlemsarrangementer 8 428, , , , , , , ,00 Egenkapital Foreningsdrift Egenkapital pr forrige år , , , , Godtgjøring for verv i foreningen 8 000, ,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Resultat 2 767, , , , Utstyr 0,00 0, , , , , , ,00 Egenkapital pr dette år , , , , Kjøp av kontortjenester 384,38 160,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0, Kontorekvisita 225,00 717,90 500, , ,00 0,00 500, ,00 Sum gjeld og egenkapital , , , , IT-kostnader 623,13 441,25 628,75 628, ,00 290,00 700,00 700, Trykksaker og informasjonsmateriell 0,00 0,00 500,00 0,00 500,00 0,00 0,00 0,00 Note 1 (2018): 6940 Porto 0,00 72,00 100,00 96,00 200,00 92,00 200,00 200,00 Tilbakeførte utgiftsavsetninger utgjøres av ubrukt avsetning til godgjøring av styremedlemmer Reisekostnader 0,00 0, ,00 0, ,00 0, , ,00 Ihht vedtak på årsmøtet 2018, gis det ikke lenger honorar for styreverv Medlemsverving 0,00 0,00 500,00 0,00 500, , ,80 0, Gaver 0,00 359,60 500,00 499,50 700,00 0,00 0,00 500,00 Note 2 (2018): 7401 Kontingent til Vestre Slidre Hytteforening 4 375, , , , ,00 0, , ,00 Planlagt støtte til utbedring av veien til bålplassen ble ikke utbetalt, da veien ikke ble utbedret Offentlige gebyrer 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0, Møtekostnader 0,00 0,00 500,00 762, ,00 0, , , Bank- og kontogebyrer 23,00 67,00 200,00 122,00 200,00 60,25 200,00 200,00 Sum foreningsdrift , , , , , , , ,00 Støtte til andre virksomheter 7901 Støtte til Kvislavegen 5 000, , , , , , , , Støtte til veien til bålplassen 0,00 0, ,00 0,00 0,00 0, ,00 0, Andeler i Vestfjelløypene 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0, Støtte til Vestfjelløypene 8 000, , , , , , , , Støtte til Høre/Vestre Slidre Røde Kors 0,00 0, , ,00 0,00 0, , ,00 Sum støtte til andre virksomheter , , , , , , , ,00 Sum utgifter , , , , , , , ,00 Resultat 2 767, , , ,04 0, , , ,00 Side 1 av 1