INNKALLING TIL GENERALFORSAMLING

Transkript

1 INNKALLING TIL GENERALFORSAMLING Ordinær generalforsamling i Himstadplassen Borettslag avholdes mandag kl i Menighetssalen i Røa kirke, Nordengveien 9. TIL BEHANDLING FORELIGGER: 1. KONSTITUERING A) Valg av møteleder B) Opptak av navnefortegnelse C) Valg av referent og to personer til å underskrive protokollen D) Spørsmål om møtet er lovlig kalt inn 2. ÅRSBERETNING FOR ÅRSREGNSKAP FOR 2002 A) Årsregnskap for 2002 B) Anvendelse av disponible midler pr GODTGJØRELSER A) Styret (forslag fra styremedlem Einar Wettre Bredesen) B) Revisor C) Komitehonorar 5. VALG AV TILLITSVALGTE A) Valg av leder for 1 år B) Valg av 2 styremedlemmer for 2 år C) Valg av 4 varamedlemmer for 1 år D) Valg av 3 medlemmer til valgkomité for 1 år E) Valg av 1 delegert med vara til OBOS generalforsamling for 1 år F) Valg av delegert med vara til Hovseter Vaktmestersentral for 1 år Oslo, I styret for Himstadplassen Borettslag Knut Assev /s/ Liv Egge /s/ Fred Hammeren /s/ Einar Wettre Bredesen /s/ Per Axel Thue /s/ På generalforsamlingen kan andelseier og ektefelle eller samboende møte, men bare med én stemme for andelen. Ektefelle/samboer må ha med fullmakt fra andelseier for å kunne stemme på vegne av andelen. Framleietaker har rett til å møte og har talerett, men ikke stemmerett. Dersom De ikke kan møte på generalforsamlingen, kan De i henhold til lov om borettslag 58 siste ledd møte ved fullmektig. Ingen kan være fullmektig for mer enn én andelseier. Navneseddelen leveres i utfylt stand ved inngangen før generalforsamlingen begynner.

2 2 Himstadplassen Borettslag 1. TILLITSVALGTE ÅRSBERETNING FOR 2002 Siden forrige ordinære generalforsamling har borettslagets tillitsvalgte vært: STYRET: Leder : Knut Assev Olaf Bulls vei 18B Nestleder : Per Axel Thue Olaf Bulls vei 28 Sekretær : Einar Wettre Bredesen Olaf Bulls vei 18A Styremedlem : Fred Hammeren Olaf Bulls vei 18C Styremedlem : Liv Egge Olaf Bulls vei 14B VARAMEDLEMMER TIL STYRET: Morten Torgersen Olaf Bulls vei 14C Grethe Nordbye Olaf Bulls vei 18B Johan Wroldsen Olaf Bulls vei 12 Espen Dieseth Olaf Bulls vei 16 DELEGERT TIL GENERALFORSAMLINGEN I OBOS: Knut Assev Johan Wroldsen som delegert som vararepresentant VALGKOMITEEN: Else Koritzinsky Holm Olaf Bulls vei 28 Ellen Tønsager Olaf Bulls vei 18A REPRESENTANT MED VARAREPRESENTANT TIL SAMEIERMØTET I HOVSETER VAKTMESTERSENTRAL: Knut Assev representant Olaf Bulls vei 18B Johan Wroldsen vararepresentant Olaf Bulls vei FORRETNINGSFØRSEL OG REVISJON Forretningsførselen er utført av OBOS i henhold til kontrakt. Borettslaget har ordinær forretningsførerkontrakt. Borettslagets revisor er PricewaterhouseCoopers DA.

3 3 Himstadplassen Borettslag 3. GENERELLE OPPLYSNINGER OM BORETTSLAGET Borettslaget er registrert i Foretaksregisteret i Brønnøysund med organisasjonsnummer , ligger i bydel Røa i Oslo og har adresse: Olaf Bulls vei Borettslaget består av 8 bygninger med 136 andelsleiligheter. 2 opprinnelige leiligheter og andeler er slått sammen til en. Borettslagets opprinnelige tjenesteleilighet er nå innlemmet som en ordinær andelsleilighet. Tomten, som ble kjøpt i 1988, har gårdsnummer 33, bruksnummer 2167 og er på m 2. Første innflytting i borettslaget skjedde Borettslaget har som hovedformål å skaffe andelseierne bolig ved å leie ut boliger i de bygg laget eier. Borettslaget følger arbeidsmiljølovens bestemmelser, tilstreber et godt arbeidsmiljø og forurenser ikke det ytre miljø i vesentlig grad. Borettslagets styre består av en kvinne og fire menn. Styrets leder er en mann. Borettslaget har ingen ansatte. Borettslaget følger likestillingslovens bestemmelser og tilstreber likestilling ved valg av tillitsvalgte. Det er ikke iverksatt likestillingsfremmende tiltak i borettslaget. VAKTMESTERTJENESTE Borettslaget har avtale om vaktmestertjenester med Hovseter Vaktmestersentral. Sentralen har kontoradresse i Hovseterveien 68, og kan kontaktes på telefon , faks, , mobiltelefon eller e-post: hovvakt@online.no. VEKTERTJENESTE Borettslagets avtale med Securitas om vektertjeneste er sagt opp av styret med virkning fra og med Beboerne kan derfor ikke lenger ringe Securitas for assistanse KABEL-TV UPC er leverandør av kabel-tv tjenester til borettslaget, samt bredbånd, telefoni og digital-tv. UPCs servicetelefon er betjent mandag til fredag mellom kl samt lørdag og søndag kl Feilmelding og support kan også meldes på UPCs kunde- og servicemottak er lokalisert i Maridalsveien 323 i tilknytning til hovedkontoret. Her kan man bytte dekoder. På UPCs hjemmeside finner man oversikt over aktuelle forhandlere i lokalområdet, samt produktinformasjon og bestillingsmuligheter.

4 4 Himstadplassen Borettslag PARKERING Borettslaget har parkeringsplasser som leies ut etter ventelister. Dersom du ønsker plass, ta kontakt med styret. NØKLER/SKILT Nøkler kan bestilles ved henvendelse til Hovseter Vaktmestersentral. Skilt til ringeklokke og postkasse kan bestilles hos Snapp Service Røa, telefon FRAMLEIE Framleie er ikke tillatt uten styrets samtykke og godkjennelse av framleietaker. Ulovlig framleie anses som brudd på husleiekontrakten og kan føre til oppsigelse av andelseiers leieforhold. Søknadsskjema for framleie fås ved henvendelse til OBOS på telefon Det er pr ikke registrert framleide andelsleiligheter i borettslaget. INDIVIDUELL NEDBETALING AV FELLESGJELD Borettslaget har individualisert fellesgjeld. Andelseiere har adgang til å nedbetale sin andel av fellesgjelden, så fremt borettslaget har flytende rente på IN-lån. Nedbetaling forutsetter at andelseier har en egen avtale med borettslaget. Det påløper et engangsgebyr som for tiden er kr 500,- ved etablering av avtalen. Ved forespørsel til OBOS forvaltningsavdeling vil andelseier få tilsendt giro som skal benyttes ved nedbetaling. Nedbetaling kan foretas to ganger pr. år ved terminforfall 30/6 og 30/11 på borettslagets felleslån. Minimumsbeløpet er kr ,- pr. gang. Beløpet må være kreditert OBOS klientkonto 10 dager før terminforfall. Ved nedbetaling vil andelseieren få redusert sine kapitalutgifter (andel renter og avdrag) som kreves inn gjennom husleien. BRANNSIKRINGSUTSTYR I følge forskrift om brannforebyggende tiltak og brannsyn ble det i 1990 vedtatt at alle boliger skal ha minst én godkjent røykvarsler, samt manuelt slokkingsutstyr i form av enten pulverapparat eller husbrannslange. Det er borettslagets ansvar å anskaffe og montere utstyret, mens det er andelseier som har ansvaret for å kontrollere at utstyret er i orden. Dersom utstyret er defekt, meldes dette skriftlig til styret. RABATTAVTALE MED TELENOR Det er inngått ny rabattavtale med Telenor. Den viktigste endringen er rabatten på fastavgiften som er falt bort. Til gjengjeld er det blitt gratis å ringe på

5 5 Himstadplassen Borettslag lørdager mot en oppstartavgift på 59 øre. (Gjelder kun telefonsamtaler til Norgespris). Følgende rabatt gjelder på tellerskritt: Inntil kr 4 000,- pr. år gir 20 % i rabatt Utover kr 4 000,- pr. år gir 25 % i rabatt Denne rabatten gjelder også mobil- og utenlandssamtaler. Ved å gå inn på kan du bestille en eller flere av tilleggstjenestene med rabatter fra 33 % til 50 %. Har du spørsmål til avtalen, kan du ringe Telenors kundeservice på telefon FELLESMÅLING OG FELLES INNKJØP AV STRØM På Generalforsamlingen ble det vedtatt enstemmig å inngå en avtale med Optima Nett Norge AS om fellesmåling av strøm ved hjelp av "Optima-systemet" og nye digitale strømmålere som borettslaget kjøpte. Ved dette ble borettslaget forespeilet at strømregningene, som består av nettleie, kraftpris og offentlige avgifter, kunne reduseres med opptil 30 % for beboerne i boligselskapet. Dette skulle oppnås i hovedsak ved at fastleddet på nettleien ble redusert og ved at borettslaget samlet ville oppnå storkundebetingelser på krafttariffene. Samtidig ble det inngått en 3-årig avtale med virkning fra ca om kraftleveranse fra Møre og Romsdal Energi A/S (= Istad Kraft AS). Sommeren 2002 gikk Optima Nett Norge AS konkurs. Dets "Optima-system" for avlesing og håndtering av strømmålerdata ble kjøpt av Istad Nett AS, som blant annet eier Istad Kraft AS. I praksis fortsetter alt som før konkursen. I hvilken grad borettslaget og beboerne faktisk har spart penger på dette opplegget har hittil ikke kunnet fastslås, men vil bli forsøkt analysert. Hver enkelt leilighet har som opprinnelig opprettholdt måling av eget forbruk. Ved salg eller eierskifte av leiligheten, må eierskifteskjema fylles ut. Dette kan fås ved henvendelse til Istad Kraft AS på telefon eller internett REHABILITERING/STØRRE VEDLIKEHOLD 2002 Gjennomført realkalisering av taket i nedre garasjeanlegg. Reparert vertikale betongskillevegger på OBv 14, 18 og 24. Utvendig tetting av taket på kjøretunnelen mellom OBv 14 og 18. Mindre utbedringer og tettinger i øvre grarasjeplan. Mye utvendig trepanel på terrasser, fellesanlegg, vindus- og dørkarmer er beiset.

6 6 Himstadplassen Borettslag Mange feil og mangler ved elektrisk anlegg er utbedret. Men noe gjenstår. Nedre garasjeport er reparert med ny motor, føringsskinne og nøkkelbrytere med mer. Alle trappeoppganger er bonet. Ca 10 trær for det meste gran er felt. Ny ekstra varmtvannsbereder (femte) er montert. Styrerommet er pusset opp og møbler skiftet Gjennomført en del oppgradering av inngangspartiet i borettslaget med legging av skiferstein og plassert ut benk/bord. Beplantning i skråningen ved innkjørsel til garasjeanlegg. Styret ser etter kontakt med spesialister at det vil bli behov for ytterligere rehabilitering av garasjeanlegget i Innlagt nytt bredbåndanlegg. Ferdigstilt rehabilitering av nedre garasjeanlegg Avsluttet rehabilitering av garasjeanlegg. Rehabilitering av forstøtningsmur ved blokk nr. 12 og 16. Varmekabler er lagt i stikkveier. Lekeplassutstyr er tilpasset iht. gjeldende regler. Etablert ny sittegruppe. Etablert ny avløpsrenne ved blokk nr Alle bærebjelker i garasjebygget ble rehabilitert i henhold til vedlikeholdsplanen for garasjebygget, betongrehabiliteringsprosjekt fase 2. Beiset vegger på utsiden av garasjeanlegget Betongrehabilitering av øvre garasjeplan på dekkets overside. Gulvet er forseglet med polyuetanbelegg (type NOR60), vanntett belegg Gjennomført "den store vannsjekken". Skiftet 3 defekte blomsterkasser Gjennomført utvidet betongundersøkelse av hele bygningsmassen. Fullført alle vedlikeholdsarbeider anbefalt i rapport etter tilstandsrapport fra 1994, utenom betongarbeider. Betongrehabiliteringen planlegges utført i 1996 og 1997 Fylt opp masse under bygningen i OBv Gjennomført tilstandsvurdering av den totale bygningsmasse. Gjennomført betongundersøkelse. Montert nye stoppekraner for kaldt - og varmtvanntilførsel i samtlige leiligheter. Påbegynt de vedlikeholdsarbeid som er anbefalt i rapport etter tilstandsvurderingen. Bygget kjøretunnel mellom OBv 18 og 24, slik at garasjeanlegget ble fullstendig innebygget.

7 7 Himstadplassen Borettslag Skiftet ut alle dører i garasjeanleggene til selvlukkende, låsbare jerndører Bygget nytt styrerom i garasjeanlegget. Beiset alle sydvendte trevegger. Gjennomført følgende Enøk-tiltak: Installert sparedusjer i alle leiligheter. Installert fotoceller til lys i garasjene. Montert tidsur til kontakter for motorvarmere. Isolert nedgravde varmtvannsledninger. Skiftet til energisparende lys i oppganger Montert 4 nye varmtvannsberedere (fellesanlegg). Beiset vegger på terrasser og verandaer. Gjennomført ENØK-analyse. Fullførte reparasjonsarbeid, anbefalt etter tilstandsvurderingen i Installert røykvarslere og brannslokkingsapparater i samtlige leiligheter. Vedlikehold og reparasjon av alle takluker. Ettersyn og vedlikehold av kummer og røropplegg for varmtvanntilførsel. Malt utvendige vinduskarmer. Forbedret og montert betydelig flere lysarmaturer i garasjeanleggene Opparbeidet og ferdigstilt gressbelagt leke- og aktivitetsplass i skogområdet nedenfor borettslaget. Påbegynt de vedlikeholdsarbeider som er anbefalt i rapport etter tilstandsvurderingen i Gjennomført tilstandsvurdering av borettslaget bygningsmasse Pusset opp og malt garasjeanleggene. Pusset opp alle inngangspartiene RETNINGSLINJER FOR STYREARBEID Styret følger retningslinjer for styrearbeidet i borettslaget. Formålet er å klargjøre de krav som stilles til de tillitsvalgte. Retningslinjene omhandler blant annet det ansvar styret har for økonomiske midler, habilitet, taushetsplikt, honorering, samt attestasjon og anvisning av utbetalinger. Beboerne honorerer arbeidet gjennom generalforsamlingens fastsettelse av styrehonoraret. HMS - INTERNKONTROLL Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften) ble fastsatt ved kgl.res. 6. desember 1996 med

8 8 Himstadplassen Borettslag virkning fra 1. januar Forskriften gir bestemmelser om at den som er ansvarlig for virksomheten, det vil si styret i boligselskapet, plikter å sørge for systematisk oppfølging av gjeldende krav fastsatt i: lov om elektriske anlegg og elektrisk utstyr brann- og eksplosjonsvernloven forurensningsloven arbeidsmiljøloven For å oppfylle kravet, må alle boligselskap minst ha internkontrollsystem på brannvern, byggherreforskriften ved bygge- og anleggsarbeid, lekeplassutstyr, jevnlige vernerunder, egenkontroll av det elektriske anlegget fellesområdene og i leilighetene. Styret har påbegynt gjennomgang og utarbeidelse av system for internkontroll. Bakerst i heftet er det tatt inn en side med informasjon om brannsikkerhet fra Norsk Brannvernforening. 4. FORSIKRINGER Borettslagets eiendommer var inntil årsskiftet forsikret i If Skadeforsikring. Fra er eiendommen forsikret hos Gjensidige NOR Forsikring med polisenummer Forsikringen dekker bygningene, fellesareal og boliger, med veggfast utstyr, jfr. husleiekontraktens definisjon. Den dekker også bygningsmessige tilleggsinnretninger og forbedringer i boligen bekostet av andelseier. Den enkelte andelseier bør ha hjemforsikring som dekker innbo og løsøre (det vil si utstyr/innredning det er naturlig å ta med seg når en flytter). Oppstår det skade i leiligheten, sørg for å begrense skadeomfanget mest mulig og prøv å kartlegge hva som er årsak til skaden. Er flere leiligheter berørt, notèr hvordan berørte andelseiere kan kontaktes og opplys om dette når skaden meldes til Forsikringsavdelingen i OBOS på telefon , faks eller e-post forsikring@obos.no. Forsikringsavdelingen melder skaden til forsikringsselskapet, bestiller håndverker for reparasjon og sørger for at kostnader knyttet til skaden blir betalt av forsikringsselskapet. GJENSIDIGE NOR SKADEFORSIKRING Ved skader som dekkes av borettslagets bygningsforsikring, har Gjensidige NOR Skadeforsikring en egenandel på kr 6 000,-. Selv om borettslagets forsikring brukes, kan andelseier belastes hele eller deler av egenandel dersom borettslaget styre vedtar dette.

9 9 Himstadplassen Borettslag 5. OMSETNING AV LEILIGHETER OBOS-medlemmer har forkjøpsrett ved kjøp av OBOS-leiligheter. Andelseiere i borettslag har fortrinnsrett til å tre inn i avtalen (høyeste bud), foran andre OBOS-medlemmer. Andelseier som ønsker å benytte sin forkjøpsrett, må selv følge med i OBOS fellesannonser tirsdag og torsdag i dagsavisene. Her står alle leiligheter, uavhengig om de selges av OBOSmegleren eller andre eiendomsmeglere. Du finner også oversikt over boliger som er til salgs på Melding om bruk av forkjøpsrett skal meldes direkte til OBOS, avdeling forkjøp. OBOS-megleren har oversikt over hvilke leiligheter som er solgt og til hvilke priser. Ta gjerne kontakt med OBOS-megleren dersom det er spørsmål om kjøp eller salg av OBOS- leilighet. 6. MØTER OG BEFARINGER Siden forrige ordinære generalforsamling har det vært avholdt 16 styremøter og foretatt 2 visuelle befaringer av eiendomsmassen. I tillegg har forskjellige styremedlemmer hatt over 20 separate møter med diverse eksterne aktører i ulike enkeltsaker. Alle varamedlemmer har vært innkalt etter tur og deltatt på styrets møter 7. STYRETS ARBEID 7. 1 Innledning Store saker som salg av tjenesteleiligheten, rehabilitering av garasjetaket på nedre plan og Selvaags ombygging av tidligere butikk-/kontorlokaler til 3 leiligheter og avtale om overtakelse av disse har naturlig nok dominert styrets arbeid i denne perioden. Men også mange andre saker har blitt behandlet. Oppgavene i styret har i hovedsak vært fordelt på de ulike styremedlemmer delvis i samsvar med engasjement og kompetanse. Styret har ansett det som viktig at beboerne får informasjon om saker som behandles og hva som foregår i borettslaget. Styret har derfor forsøkt å legge seg på en offensiv informasjonslinje med utsendelse av i alt 5 rundskriv til beboerne, samt 12 oppslag om diverse forhold. Det pågår også en liten spørreundersøkelse. Heldigvis har tidligere styrer vært flinke til å holde en god styring på borettslagets økonomi. Det har medført at vi nå på tross av store utlegg til garasjerehabilitering kan slå fast at vi fortsatt har en sunn økonomi som gjør det mulig å ta fatt på de oppgavene som venter.

10 10 Himstadplassen Borettslag Salg av tjenesteleiligheten På forrige generalforsamling ble det vedtatt at tjenesteleiligheten nederst i OBv 12 skulle selges for å bidra til finansieringen av rehabiliteringen av taket i nedre garasjeplan. Styret innhentet tilbud fra 3 eiendomsmeglerforetak og valgte på basis av pris og antatt best markedskontakt og salgsevne å engasjere Exact Eiendomsmeglere avdeling Majorstuen. Takstmann fastsatte verditaksten til kr ,-. Det gikk tregt på visningene like før sommerferien, og det kom bare inn et svært lavt bud som ikke kunne aksepteres. I samråd med megler ble det derfor besluttet å utsette nye visninger til godt etter ferien. Dette ga resultater og vi fikk solgt leiligheten for brutto kr ,- som må sies å være akseptabelt i et heller labert marked. Dessverre for høyeste budgiver viste det seg så at et annet OBOS-medlem gjorde sin forkjøpsrett gjeldende og trådte inn som kjøper til samme pris. Den oppnådde pris var litt i overkant av hva som var budsjettert Selvaags lokaler i OBv 26 En svært stor og viktig sak i denne styreperioden har vært håndtering av Selvaag Forvaltning A/S og Selvaag Eiendom A/S og deres ombygging av sine tidligere butikk-/kontorlokaler i OBv 26 til 3 leiligheter. Dessverre har kontakten og forholdet til Selvaag vist seg å bli svært vanskelig og anstrengt. Manglende informasjon, kontakt og enighet har medført at styret 2 ganger har følt seg tvunget til å sende krav om stopp av videre arbeider. Styret har måttet bruke svært mye tid, krefter og etter hvert advokatbistand (fra OBOS-advokatene) for å forsøke å komme fram til enighet med Selvaag vedrørende alle forhold knyttet til utbyggingen, salg og overføring av eierskap og ansvar til borettslaget. Først etter mange måneder, og etter at Selvaags advokat (som de leiet inn) hadde varslet at de hadde besluttet å ta ut stevning i saken, kom vi til forhandlingsbordet. Det resulterte i at styret oppnådde å få til en avtale med hensyn til tekniske løsninger samt juridiske og økonomiske vilkår som borettslaget kan være tjent med. I dette ligger flere ting. Blant annet skal Selvaags bruksrett til næringslokalene og garasje-/parkeringsplasser avvikles og de 3 leilighetene innlemmes som ordinære andelsleiligheter i borettslaget, ved at det utstedes 3 nye andeler knyttet til leilighetene. I første omgang mottar Selvaag disse andelene, inngår samtidig tre standard husleiekontrakter og begynner å betale ordinær husleie. Videre skal alle tegninger samt byggningsmessige og tekniske løsninger være godkjent av offentlige myndigheter og godt dokumentert. Garantiperioden er på 8 år og borettslaget får en økonomisk kompensasjon for ulike forhold på kr ,-, Når Selvaag har oppfylt sine ferdigstillelsesforpliktelser i henhold til avtalen og undertegnet denne, vil styret undertegne avtalen og umiddelbart utstede 3 nye andelsbevis og partialobligasjoner. Deretter kan Selvaag legge leilighetene ut

11 11 Himstadplassen Borettslag for salg. Hvis de ikke oppnår tilstrekkelig høy pris kan de leie ut fram til , dvs ca 3 år. Ved salg har borettslagets andelseiere og andre OBOS-medlemmer forkjøpsrett Ny ekstra varmtvannsbereder I forbindelse med at de 3 nye Selvaag-leilighetene skal innlemmes i borettslaget ble det oppnådd enighet om at de skulle tilknyttes samme varmtvannssystem som våre øvrige leiligheter. Selvaag har derfor bekostet en ny 600 liters varmtvannsbereder som er montert sammen med de 4 tilsvarende store som vi hadde fra før. Denne økte kapasiteten vil derfor komme alle beboere til tilgode, nye som gamle. Styret sørget i forkant for en befaring fra OSO som produserer og leverer berederne og fikk en tegning og beskrivelse av anbefalt tilkoblingsmåte. Denne ble overlevert Selvaag, men dessverre så ble ikke anbefalingen fulgt av Selvaags innleide rørleggerfirma. Dette medførte i en periode senhøstes at vi alle hadde en dårligere varmtvannsleveranse enn tidligere. Da styret gjorde Selvaag oppmerksom på dette og at det skyldtes feiltilkobling, ble forholdet rettet Vannlekkasjer Dette er et tilbakevendende problem og er nå generelt sett det som i størst grad medfører stadig økende forsikringspremier. Ved lengre fravær fra leiligheten bør beboeren stenge begge stoppekranene i leiligheten. I vinter har vi opplevd 3 brudd på fellesledningen for varmtvann. Først ble det brudd på røret i en kum mellom OBv 12 og 16. Etter at dette var reparert, ble varmtvannsituasjonen fortsatt ikke særlig god. Derved oppstod det mistanke om at det kunne være enda et brudd. Meget stor fuktighet i trappeoppgangen i OBv 16, samt varmemålinger i blokkens nederste leiligheter styrket mistanken. Etter å ha laget 2 mannhull i betongdekket og gravet / sugd ut masse under blokken, ble det funnet en sprekk i varmtvannsrøret. På grunn av det utilgjengelige skadestedet har denne lekkasjen medført et stort og langvarig arbeide. Så ved vinterferiens slutt første søndag i mars ble det meldt og konstatert nok et brudd, denne gang på varmtvannsrøret i etasjeskillet mellom øverste og nest øverste leilighet i OBv 16. Heldigvis dekkes alle skadene av vår skadeforsikring, med fratrekk av egenandel på kr 6.000,- pr skade. Dessverre er det sannsynlig at det på grunn av økt alder vil dukke opp flere tilsvarende skader i fremtiden. Noe vedlikehold og utskiftinger i forbindelse med VVS-anlegget bør derfor påregnes i nær fremtid.

12 12 Himstadplassen Borettslag Oppsigelse av Securitas Kostnaden for besøk av Securitasvakt var nå kommet opp i ca kr ,- pr år. Styret foretok derfor en enkel vurdering av denne kostnaden opp mot de sikkerhetsmessige oppgaver Securitas rapporterte at de utførte, samt de meldinger eller snarere mangel på slike som styret mottok fra beboere og andre. Styrets konklusjon ble at pengene nok kunne brukes til andre nyttigere formål, og avtalen med Securitas ble derfor sagt opp med virkning fra og med Borettslagets økonomi / husleien Verdien på leilighetene i Himstadplassen borettslag har holdt seg på markedsnivå i løpet av det siste året. Borettslagets økonomi er fortsatt solid og med mulighet for nedbetaling av fellesgjeld bidrar dette selvsagt til at verdien på leilighetene er stabilt god i dagens marked. Husleien i Himstadplassen har gjennom mange år vært moderat og ikke vært gjenstand for overraskende hopp. Husleien har i alle år vært holdt på et stabilt nivå, dette til tross for at vi de siste årene har gjennomført rehabilitering I garasjene som samlet har kostet ca. 9,9 millioner kroner. Dette har borettslaget kunnet gjennomføre som følge av sunn økonomisk planlegging og styring gjennom mange år Husleien i et borettslag skal normalt dekke to områder; ordinære driftskostnader og finansielle kostnader. Med IN-ordningen er husleien for alle beboere I Himstadplassen borettslag delt I to: grunnleie og finansielle kostnader. For de av beboerne som har nedbetalt hele sin andel av fellesgjelden inneholder husleiegiroen nå ingen krav om innbetaling av beløp til finansielle kostnader. For beboere som fremdeles har en andel av fellesgjelden, vil denne delen av husleien i fremtiden være avhengig av fremtidige avdrag på lånet og rentenivået. Forutsatt at det ikke foretas noen ekstraordinære innbetalinger av avdrag på fellesgjelden, skal avdragene på resterende del av fellesgjelden fordeles over en periode på 9 år. Rentedelen i den finansielle delen av husleien vil være avhengig av den gjenstående del av lånesaldoen og det gjeldende rentenivået. I skrivende stund er renten 6,15% nominelt og effektivt 6,33%. Beboerne i Himstadplassen borettslag kan velge om de vil beholde eller nedbetale sin andel av fellesgjelden, og på den måten påvirke sin egen husleie. For å bygge opp mer kapital til større utvendig rehabilitering som styret mener bør gjennomføres innen 2 år, har styret besluttet å sette opp husleien med 10% fra Dette er den delen av husleien som dekker driftskostnader og slik som nå oppbygging av kapital til rehabilitering. Som følge av at borettslaget i sin tid inngikk avtale med Optima Nett AS og Istad Kraft AS om henholdsvis avlesing og levering av strøm (kalt Hjemkraft), har husleiegiroen fra høsten 2001 også omfattet kostnader knyttet til den enkelte andelseiers forbruk av elektrisitet. Avregning mot innbetalt akontobeløp mot forbruk ble utført i juli 2002, og for mye eller for lite betalt ble gjort opp over husleien i september Fordi strømprisene steg kraftig i vinter, ble styret av vår strømleverandør anbefalt å øke akontobeløpet fra og med mars med 50%.

13 13 Himstadplassen Borettslag Styret har imidlertid etter en vurdering besluttet å økte akontobeløpet med 30% fra Vedlikehold Andelseiers eget ansvar Som det fremgår av regnskapet, noter og årsberetning er styret ansvarlig for og organiserer et ganske omfattende vedlikehold av borettslagets felles bygningsmasse og tekniske installasjoner. Som andelseier i borettslaget påhviler det imidlertid også hver enkelt beboer et stort ansvar for å holde egen leilighet og vår felles eiendom i god stand. Innvendig må enhver beboer regelmessig sørge for å rense sluk på bad, vannlås i kjøkkenbenk og vannlåser på baderom. Eventuelle lekkasjer på vannlåser i kjøkkenbenk må sjekkes. Koplinger må strammes. Påfyllingsslanger og avløpsslanger til oppvaskmaskiner og vaskemaskiner må kontrolleres og eventuelt skiftes. De fleste leverandører anbefaler å skifte påfylling- og avløpsslanger etter 10 år, dersom slangene er av gummi. Utvendig må avløpsrenner på terrassene og inn i bodene renses. Samtidig må det renses ved gulvet i boden der avløpsrørene går ned fra terrassen. Snø og is må fjernes fra terrassene. Salt må ikke benyttes på betonggulv Realkalisering av taket i nedre garasje I tråd med beslutningen på forrige generalforsamling har styret fått gjennomført realkalisering av taket i nedre garasjeanlegg. Halvor Winsnes i Multiconsult AS har ytet god og profesjonell bistand ved utarbeidelse av anbudsdokumenter, innhenting av anbud og ved råd og kontroll i forbindelse med gjennomføringen av arbeidet. Dette har i betydelig grad lettet styrets arbeid med saken. Det ble innhentet tre anbud som ble evaluert. PA Entreprenør AS ble valgt både på grunn av pris og fordi de var kjent fra forrige rehabilitering av øvre garasjedekke. Styret må i det store og hele si seg godt fornøyd med PAs gjennomføring som ble ferdig omtrent på fastsatt tid. Fjerning av gammel takmaling uten bruk av sandblåsing og dårlig dekkeevne på ny maling har vært mest problematisk. Det er derfor avtalt at taket skal males på nytt i fellesferien i Parkeringssituasjonen ble tilfredsstillende løst ved å foreta arbeidet i fellesferien, samt å åpne for inn- og utkjøring fra siden under OBv 24 via gangveien. Økonomisk sett må vi også si oss meget godt fornøyd. Regningen ble ca kr ,- lavere enn anbudspris på ca kr ,-. Siden vi kom så godt ut økonomisk, besluttet styret å få utført noen andre utbedringer for ca. kr ,-.

14 14 Himstadplassen Borettslag Det gjelder reparasjon av betongskillevegger (se pkt. under) utvendig tetting av taket i kjøretunnel (se pkt. under) legging av hulkiler som tetting mellom blokker og kjøretunneler på øvre garasjeplan legging av hulkil som tetting mot bod på øvre garasjeplan i OBv 14 reparasjon av slitasje på belegget ved nøkkelbryteren på innsiden av porten i øvre garasjeplan i OBv 14 Til slutt kan vi også nevne at PA utførte noen mindre reparasjoner på garantien (dvs gratis) fra forrige garasjerehabilitering Reparasjon av betongskillevegger De vertikale betongskilleveggene (konsoller) ca 10 stykker på OBv nr 14, 18 og 24 som hadde synlige betongskader under de nedre terrassene ble pigget opp, støpt på nytt og malt. Hvis dette ikke var blitt gjort, så kunne man i verste fall ha risikert at en bit en dag hadde løsnet og falt ned i hodet på en forbipasserende på gangveien Utvendig tetting av taket i kjøretunnel Kjøretunnel mellom OBv 14 og 18 ble belagt utvendig med et tett belegg à la det som er brukt på dekket i øvre garasje. Dette ser ut til å forhindre fuktgjennomgang ovenfra og innvendig avflassing av takmalingen Utbedringer av strømanlegget Mange feil og mangler ved elektrisk anlegg særlig i garasjene er utbedret. Men noe gjenstår fremdeles å utbedre og skifte. Det monteres en jordet stikkontakt ved utgangsdøren i alle oppganger som ikke allerede har dette Garasjeportene Det har vært mange og dyre feil ved garasjeportene. Særlig gjelder dette nedre garasjeport. Den er reparert med ny motor, føringsskinne og nøkkelbrytere mm. Styret må foreta en nøye vurdering av fremtidige portløsninger. Nåværende situasjon med nærmest månedlige feil og påfølgende regninger blir for dyrt Feiing av garasjene Dette utføres rutinemessig en gang i året og ble som tidligere år gjort i mai 2002 av Hovseter Vaktmestersentral Beising Da det nå er en del år siden fasadene har vært beiset, tok styret før sommeren initiativ til at beboerne skulle ta en runde med beisekosten. Via skriv og oppslag ble alle oppfordret til å beise trepanel og vinduer / dører som er tilgjengelig fra egne terrasser. Dessuten ble man anmodet om å beise fellesområder som inngangsparti, gjerder og vinduer på kortveggene m.m. Det ble en god

15 15 Himstadplassen Borettslag oppslutning om tiltaket, og ved utløpsfristen 20. september hadde 93 andelseiere meldt fra om utført innsats Boning og vasking Både på grunn av mange års slitasje og dårlig gjennomført trappevask i flere oppganger har linoleumsbelegget mange steder blitt ganske medtatt. For å bevare belegget ennå noen år besluttet styret å gjennomføre skuring og boning i alle trappeoppgangene. Dette ble gjennomført av et innleid firma i siste halvdel av november Det er nå opptil beboerne å holde gulvene rene og pene og på det nivå de nå har. Styret minner om borettslagets Husordensregler som fastsetter at beboerne skal etter tur, hver sin uke vaske sin del av trapper og gang så ofte det er nødvendig og minimum en gang pr. uke Felling av trær Gjennom de senere år har det fra flere beboere, særlig i den nederste husrekken, vært klaget over at mange store trær, særlig høye grantrær, hindrer lys og utsikt og derfor ønskes fjernet. I tillegg har det oppstått behov for å felle enkelte trær som har dødd og tørket ut Under styrets befaring ved Høstdugnaden 17. september ble det besluttet å felle ca. 10 trær. Oslo Park og Hage AS ble engasjert til å utføre dette, noe som fant sted i november. Veden har beboerne kunnet forsyne seg med Vårdugnad Den tradisjonelle vårdugnaden gikk av stabelen 7. mai 2002 i fint vær og med godt fremmøte. Det ble ryddet, feiet luket, raket og klippet ned busker osv. Som vanlig ble innsatsen belønnet med et langt penere utemiljø og rundet av med pølser, øl og brus. Takk for innsatsen! Høstdugnad Den 17. september 2002 ble det også gjennomført en dugnad som hovedsakelig ble viet til beising, planting av løk og småbusker og trillet ut masse bark. På ny var fremmøtet meget bra og mye godt og nødvendig arbeid utført. De iherdige deltagere fortjener honnør. Det samme gjør Miljøutvalget som i kjent stil sørget for forpleiningen Oppussing av styrerom Styrerommet har lenge vært nedslitt og til dels skadet av tidligere vannlekkasjer. I løpet av februar/mars 2003 ble rommet rehabilitert og møtebord, stoler og skap skiftet ut, alt ved egeninnsats av styremedlemmene.

16 16 Himstadplassen Borettslag Avløpsrenner Avrenningssystemet fra terrassene går i et plastrør gjennom utebodene og har i årevis vært et problemområde. Røret har for liten dimensjon for å sikre tilstrekkelig avrenning. Mange steder blir rør og avløp i tillegg mangelfullt rensket og går delvis tette. Dette medfører at det blir stående vann i rennen på terrassen som kan trenge inn i betongen og medføre bl.a. sprekkdannelser og malingavskalling på undersiden. Det er derfor viktig at beboerne jevnlig kontrollerer rørene i sin terrassebod og sørger for at disse er åpne. Mange foregående styrer har påpekt og minnet om dette tidligere, både i årsberetninger og rundskriv. Herved har også dette styre gjort det samme. Imidlertid, vil vi peke på at det kan tvinge seg frem å bytte ut avrenningssystemet fra terrassene, enten i år eller til neste år. Dette vil medføre store kostnader for borettslaget. En annen side av problemene omkring avløpsrennene er dreneringen på gangveien mellom de øvre og nedre blokker. Ved mye nedbør og snøsmelting oppstår lett store vannansamlinger som i kjølige perioder fort fryser til is på gangveien. Også her må tiltak iverksettes for å eliminere problemene i fremtiden, noe som vil medføre ytterligere kostnader Kommende vedlikeholdsbehov Borettslagets bygningsmasse er nå blitt over 20 år gammel. I borettslagene og boligsameiet rundt oss som har omtrent samme alder, har det i de senere år vært foretatt store opprustninger med til dels store kapitalutgifter. Selv om vi nå stort sett har gjort oss ferdig med å rehabilitere garasjen, så må vi se i øynene at vi ikke slipper unna andre vedlikeholds- og opprustingsarbeider. Også hos oss vil dette medføre store kostnader. Flere av de større utvendige rehabiliteringene bør av praktiske og kostnadsmessige hensyn gjennomføres samtidig. Det krever mye og god planlegging lang tid i forveien. Styret mener derfor at det snarest mulig bør nedsettes en egen planleggings- og styringskomite bestående av også andre beboere enn de som sitter i styret. Deltakelse her bør tildels kompenseres økonomisk. Styret vil herved oppfordre alle beboere med relevant kompetanse for et slikt arbeid til å melde seg. Det trengs kompetanse som f eks håndverk, bygningsingeniør, arkitekt, økonomi, jus og prosjektledelse. Aktuelle rehabiliteringsområder er: Reparasjoner og oppussing av fasader, både i betong, stål og tre. Skifte belegg og vannavløp på takene (garantitiden utløp etter 15 år). Utskifting av eventuelle skadete terrassekasser. Reparere vannrør og legge tett membran på terrassegulv. Skifte avløpsrenner fra samtlige terrasser. Forbedre drenering av vann flere steder, blant annet på gangveien mellom øvre og nedre blokker.

17 17 Himstadplassen Borettslag Forstøttning for å hindre utglidning av terreng ved nedkjøringen til garasjene ved OBv 12. Utbedre og øke fremkommeligheten på gangstien ned ved OBv 12. Asfaltere i nedre garasjeplan. Vedlikehold av belegget på øvre garasjeplan. Skifte garasjeporter/motorer. Skifte stoppekraner og vannrør. Forbedre ventilasjonen i flere trappeoppganger. 7.3 Innfrielse av andel fellesgjeld (IN-ordningen) Borettslaget har fra 1999 individualisert sin fellesgjeld. Dette innebærer at andelseierne er gitt adgang til å innbetalt et beløp maksimalt begrenset oppad til sin andel av fellesgjelden. Andelseier må inngå en egen avtale med borettslaget v/obos om å få innbetale sin andel av fellesgjeld. Se i hovedpkt 3 hvordan dette gjennomføres. 7.4 Kabel-TV 7.5 Strøm 7.6 Utvalg Etter at det i forrige styreperiode ble ryddet opp i forholdet til UPC vedrørende dekoderne, har alt fungert greit. Prisen på alle leveranser fra UPC har i henhold til avtalen økt med konsumprisindeksen. Fra mars 2003 har avgiften for de 5 ekstrakanalene blitt innlemmet i grunnleiedelen av husleien. I januar 2003 ble styret oppmerksom på at UPC også kan tilby en litt annerledes ekstrapakke med kun 3 faste, felles tilleggskanaler. Fordelen med denne løsningen er at det klarer seg med kun en sentralt plassert dekoderboks. Det trengs dermed ikke lenger en dekoder i hver leilighet. Prisen er ca kr 25,- pr måned som er ca halvparten av det vår nåværende løsning koster. Styret har derfor i en pågående spørreundersøkelse stilt beboerne spørsmål om deres ønsker vedrørende kabel-tv. Fellesmåling av strøm og betaling via husleiegiro videreføres. Se i hovedpkt. 3. Det er oppnevnt flere utvalg til å ha ansvar for spesielle deler av borettslagets virksomhet: miljøutvalg, hageutvalg og dyreutvalg. Styret vil benyttet denne anledningen til å takke alle som har sittet i de ulike utvalg og på denne måten gjort en verdifull innsats for fellesskapet.

18 18 Himstadplassen Borettslag Miljøutvalg og sosiale arrangementer Miljøutvalget har i år også gitt et solid bidrag til det sosiale liv i borettslaget. Fra oppvarting på generalforsamling og dugnad med pølsespising til tradisjonell sommerfest og juletretenning med pepperkaker og gløgg første søndag i advent. I år var 25 store og små av beboerne med hest og slede i Sørkedalen og felte juletrær og grillet pølser Dette var et svært vellykket arrangement Miljøutvalget har også bidratt til at alle oppgangene ble bonet før jul. Miljøutvalget har bestått av: Grethe Nordby Olaf Bulls vei 18B Mari Ann Sørdal Volden Olaf Bulls vei 18B Hege Torsvik Olaf Bulls vei 18 Malin Abrahamsen Olaf Bulls vei 14C Bente Weiseth Hansen Olaf Bulls vei Hageutvalg Hageutvalget har bestått av: Anne Lie Olaf Bulls vei 14C Rita Bæra Olaf Bulls vei 12 Ellen Madsen Olaf Bulls vei 28 Johan Wroldsen Olaf Bulls vei 12 Hege Sannes Bredesen Olaf Bulls vei 18A Styret har utpekt Liv Egge som kontaktperson fra styret. Skråningen på nedsiden av inngangspartiet til garasjeanlegget er blitt beplantet etter den plan som tidligere ble laget. Det er fremdeles noen utfordringer å ta fatt på innenfor dette området. Forøvrig er det mange av beboerne som viser en positiv innsats for vårt utemiljø ved omsorg for beplantning og vanning. Dette skaper ekstra hygge for alle I borettslaget. Vel møtt til ny dugnad og hyggelig nabosamvær våren Dyreutvalg og husdyrhold Dyreutvalget har pga. fraflytting blitt redusert fra 4 til 2 personer: Knut E. Fagerholm Olaf Bulls vei 16 Johan Wroldsen Olaf Bulls vei 12 Dyreholdet i borettslaget har gått uten problemer i det siste året. Styret har ikke fått henvendelser vedrørende dyrehold, med unntak av en søknad som ble innvilget. Det antas derfor at dyreholdet foregår innenfor rammen av borettslagets vedtekter.

19 19 Himstadplassen Borettslag Fra mai i år vil utvalget bestå av: Knut E. Fagerholm Olaf Bulls vei 16 Leder Ellen Tønsager Olaf Bulls vei 18A 1 representant fra styret Olaf Bulls vei Garasjeutvalg og garasjeutleie Garasjeutvalget har vært nedlagt i perioden, og styret har foreløpig ikke hatt behov for å gjenopprette det. Det som primært volder besvær og koster oss mye, er stadige skader og feil på garasjeportene, særlig den i nedre garasje. Styret disponerer 15 ekstra garasjeplasser som leies ut til beboere som har behov for ekstra plass. Vi minner om at det ikke er tillatt for beboerne å benytte gjesteplassene. For tiden har vi et par ledige utleieplasser. Kontakt Liv Egge. 7.7 Vaktmestertjenesten Gjennom hele borettslagets historie har vaktmestertjenestene blitt utført av Hovseter Vaktmestersentral hvor Himstadplassen borettslag har vært og er en av flere sameiere. Kvaliteten på utført arbeide har variert noe gjennom tidene, og enkelte beboere og styremedlemmer har i årenes løp tidvis reist spørsmål ved vaktmesterordningens servicenivå og kostnadseffektivitet. Nåværende styre har til hensikt å foreta en nærmere vurdering av ordningen i løpet av inneværende år. 8. BEMERKNINGER TIL ÅRSREGNSKAPET FOR 2002 Årsregnskapet for borettslaget er ført etter forskrift av , nr 59, om årsoppgjør for boligbyggelag og borettslag. Forskriftene for borettslag fraviker til dels betydelig fra reglene om årsregnskap i regnskapsloven. I stedet for resultatregnskap blir det utarbeidet en driftsoversikt, som viser inntekter, utgifter og finansielle inn- og utbetalinger. Dette gjør seg blant annet gjeldende ved at investeringer og påkostninger blir direkte utgiftsført. Borettslagets anleggsmidler avskrives ikke, samt at avdrag på lån blir utgiftsført. I stedet for balanse blir det utarbeidet en oversikt over eiendeler og gjeld. Denne oversikt skal i henhold til forskriftene ikke deles på en slik måte at den er i balanse. Både i driftsoversikten og i oversikten over eiendeler og gjeld, benyttes begrepet disponible midler som viser hva borettslaget pr kan overføre til regnskapsåret 2003.

20 20 Himstadplassen Borettslag Forutsetning om fortsatt drift er tilstede og årsregnskapet for 2002 er satt opp under denne forutsetning. Inntekter Inntektene i 2002 var totalt kr ,-. Det er en økning av inntektene i forhold til budsjettet for år 2002 på kr ,-. Den viktigste inntektsposten med avvik fra budsjettet er: - Renteinntekter ble budsjettert med kr ,-, mens regnskapet viser kr ,-. Utgifter Utgiftene i 2002 var totalt kr ,-. Det er en reduksjon av utgiftene i forhold til budsjettet for år 2002 på kr ,-. Den viktigste utgiftsposten med avvik fra budsjettet er: - Drift og vedlikehold ble budsjettert med kr ,-, mens regnskapet viser kr ,-. Resultatet av driften for 2002, inklusive finansielle inn- og utbetalinger, gir en reduksjon av borettslagets disponible midler på kr ,-. Borettslagets disponible midler pr utgjør kr ,-. Styret foreslår at de disponible midler overføres til driften i år For øvrig vises til de enkelte tallene i driftsoversikten og til oversikten over eiendeler og gjeld, samt de etterfølgende regnskapsnotene (se bakerst i årsberetningen). 9. KOSTNADSUTVIKLING FOR 2003 KOMMUNALE AVGIFTER Det blir ingen økning av renovasjonsavgiften. Vann- og avløpsavgiften økes med 2,5 %. LÅN I OBOS Borettslagets lån har følgende lånevilkår: Betingelser Rentesats Opprinnelig Restlån Varighet pr lånebeløp pr OBOS lån 1 6,15% ,5 år fra 1999