Arbeidet er fokusområdet både i linjeorganisasjonen, i de enkelte avdelingene, i foretakets ledergruppe og i foretakets styre.

Transkript

1 Omsorgsbygg Oslo KF Postadresse: Postboks 2773 Solli, 0204 Oslo Besøksadresse: Sommerrogata 1 Byrådslederens avdeling Rådhuset 0037 OSLO Sentralbord: E-post: postmottak@oby.oslo.kommune.no Org.nr Deres ref: Vår ref.: Saksbehandler: Arkivkode: / Egil Utgård 100 Dokumentdato: BESKRIVELSE AV ANSKAFFELSESPROSESSER OG INTERNKONTROLLSYSTEMER - ANSKAFFELSE AV OMSORGSBOLIGER OG SYKEHJEM Det vises til brev fra Byrådsavdeling for næring og eierskap, datert , hvor det bes om at foretaket utarbeider en generell redegjørelse for de anskaffelsesprosesser og internkontrollsystemer som benyttes i Omsorgsbyggs investeringsprosjekter, samt en konkret redegjørelse for følgende prosjekt; Tåsen Sykehjem Ryen Helsehus Dronning Ingrids Hage Gustav Vigelandsvei Innledningsvis vil Omsorgsbygg generelt kommentere at foretaket arbeider systematisk med internkontroll, bl.a. for å bekjempe korrupsjon og misligheter. Det fokuseres på at det interne kontrollsystemet er tilpasset Omsorgsbyggs oppgaver både med hensyn til vesentligheten av oppgavene og risikoer, at det er integrert i virksomhetsstyringen, at det fungerer på en god måte og at det interne kontrollsystemet dokumenteres på en måte som sikrer etterprøvbarhet slik det er beskrevet i Oslo kommunes rammeverk for god intern kontroll (byrådssak 1057/08). Omsorgsbygg fokuserer videre på god virksomhetsstyring, og mener at en god internkontroll og virksomhetsstyring bidrar til å motvirke og bekjempe korrupsjon og misligheter. Arbeidet er fokusområdet både i linjeorganisasjonen, i de enkelte avdelingene, i foretakets ledergruppe og i foretakets styre. Foretaket er organisert etter noen gjennomgående prinsipper om gjennomsiktighet og at ingen av avdelingene skal være selvforsynt med kompetanse, noe foretaket mener bidrar til å redusere risikoen for korrupsjon og misligheter. Det gjør at i viktige prinsipielle og økonomiske beslutninger er det flere personer, fra flere avdelinger, som deltar. Dette bidrar etter foretakets

2 syn til å redusere både mulighetene for at misligheter kan forekomme samt å høyne kvaliteten på resultatene. Foretaket vil i det følgende redegjøre for Prosjektmodellen, Kvalitetssystemet og Anskaffelsesprosessen. Det vises for øvrig til foretakets redegjørelse til Byrådsavdelingen for næring og eierskap, datert , vedrørende henvendelsen av (internkontrollrutiner med fokus på å forebygge korrupsjon og misligheter), for ytterligere beskrivelse av våre internkontrollrutiner og arbeidet som utføres for å hindre korrupsjon og misligheter. Foretakets anskaffelsesprosesser og internkontrollsystem Prosjektmodellen Omsorgsbygg har innført en ny prosjektmodell for å styrke styring og gjennomføring av prosjekter i foretaket, samt for å sikre en enhetlig gjennomføring av prosjektene. I modellen som foretaket har kalt BLINK (Bedre Læring I Ny Kontekst) er det fokusert på organisering, planlegging og gjennomføring av prosjekter. Forbedringsprogrammet griper inn i hele foretakets verdikjede, og av den grunn har alle ansatte fått tilbud om opplæring (Prosjektskolen) i den nye modellen. Ca 150 ansatte og innleide har gjennomført Prosjektskolen, og de fleste av deltakerne har i ettertid valgt å gjennomføre en frivillig, tilhørende eksamen. Omsorgsbyggmodellen er en prosjekt- og samhandlingsmodell som beskriver hvordan foretaket skal styre prosjektene effektivt, arbeide sammen og ta beslutninger for å sikre at byggene som leveres har de beste løsningene for alle i et evighetsperspektiv. Prosjekteierstyring er betegnelsen for hvordan linjeledelsen i Omsorgsbygg utøver sin virksomhetsstyring og -ledelse i Omsorgsbygg sine prosjekter, og som skal sikre at ledelsen utøver det samfunnsansvaret som skal forventes av en offentlig byggherre når nye prosjekter tas frem. Gjennom å utøve prosjekteierstyring, skal ledelsen i Omsorgsbygg sørge for at Omsorgsbyggs prosjekter blir en suksess for Oslo kommune og Omsorgsbygg som byggherre. Dette innebærer å: Sette premisser og rammer for planlegging og gjennomføring av prosjekter Tilrettelegge for effektiv beslutningstagning knyttet til prosjekter Sikre godt samspill mellom linjeorganisasjonen i Omsorgsbygg og prosjektene Identifisere og balansere behovet for styring og støtte for det enkelte prosjekt God prosjekteierstyring er en nødvendig forutsetning for vellykkede prosjekter. Prosjekteiere i Omsorgsbygg har et helhetlig ansvar for at: Prosjektet som iverksettes er riktig prosjekt Prosjektet gjennomføres riktig Beslutninger er veloverveide og tas til riktig tid i prosjektet Prosjektet har tilgang på nødvendige ressurser og kompetanse Prosjektleders styring og ledelse av prosjektet blir verifisert og utfordret 2

3 Usikkerhetsstyring blir ivaretatt på en tilfredsstillende måte, samt å håndtere usikkerheter som ligger utenfor prosj ektleders mandat og myndighet Eskaleringer fra prosjektet blir håndtert Endringer og avvik utenfor prosjektleders mandat blir håndtert Prosjektet får den nødvendige støtten fra ledelsen i Omsorgsbygg For å kunne ivareta alle disse forholdene, er det som regel behov for at flere personer med ulik myndighet og kompetanse involveres i prosjekteierstyringen av et prosjekt. Prosjekter i Omsorgsbygg kan derfor i tillegg til en prosjekteier, ha en styringsgruppe. Gjennom de ulike rollene i styringsgruppen skal de følgende perspektivene i eierstyring av prosjekter ivaretas: Virksomhetsperspektivet fokus på forankring i strategier og vedtak, samt nytteverdi for pengene som investeres Brukerperspektivet fokus på de som skal bruke resultatet av prosjektet til å skape nytte Eiendomsforvaltnings - og driftsperspektivet sikre riktig prosjekt og resultat i et evighetsperspektiv (nytte, LCC) Utførerperspektivet fokus på riktig planlegging og gjennomføring av prosjektet Omsorgsbyggmodellen, med underliggende dokum enter og rollebeskrivelser, utgjør grunnlaget for prosjekteierstyringen i Omsorgsbygg. Figuren under illustrerer fasene og beslutningspunktene i Omsorgsbyggmodellen: Figur 1 - Omsorgsbyggmodellen med navn på beslutningspunkter Beslutningspunktene i Omsorgsbyggmodellen (BP0 til BP8) representerer de viktigste beslutningene prosjekteiere/styringsgrupper i Omsorgsbygg tar i livsløpet til et prosjekt, og det er avgjørende at prosjekteiere/styringsgrupper har et gjennomarbeidet og relevant beslutningsunderlag for hvert besl utningspunkt. Prosjekteiere/styringsgrupper må ta stilling til beslutningsunderlaget ved hvert beslutningspunkt, og vurdere hvorvidt prosjektet er modent 3

4 nok til å gå videre, samt at det samsvarer med prosjektmålene. Normal praksis vil være å benytte prosjektsikring som støtte til å verifisere om dette er oppfylt. Som en del av Omsorgsbyggmodellen er det utviklet en sjekkliste for prosjekteiere/styringsgrupper for hvert beslutningspunkt. Hensikten med disse sjekklistene er at de skal støtte både prosjekteiere/styringsgrupper og prosjektleder i arbeidet knyttet til beslutningspunktene, gjennom å skape forutsigbarhet rundt de leveranser prosjektet skal levere. Videre skal foretaket gjennom BLINK forbedre prosjektstyringen og prosjektgjennomføringen i Omsorgsbygg. Det betyr i praksis at alle prosjektene skal gjennomføres i henhold til Omsorgsbyggmodellen og de prinsipper, systemer og retningslinjer som nå er etablert. Kvalitets- og miljøledelsessystem / ISO-sertifisering Foretaket er sertifisert etter NS-EN ISO 9001:2008 (kvalitet) og NS-EN ISO 14001:2004 (miljø), og hadde i den forbindelse oppfølgingsrevisjon av Nemco i april 2017 som resulterte i en revisjonsrapport med 0 avvik og 9 forbedringspunkter. Sertifiseringen sikrer at foretaket har innført: - ledelsessystemer med måloppfølging og evaluering av status, - kvalitets- og miljøstyring, - utarbeidet prioriterte mål i forbindelse med virksomhetsstyring - prosedyrebeskrivelser i beskrivelse av de viktigste prosesser - kontinuerlig forbedring, evaluering og avviksbehandling - samsvarsoppfølging Foretaket benytter kvalitets- og avvikssystemet EQS (Extend Quality system) i sitt arbeid med kvalitetsstyring og avviks- og forbedringsforslag. I 2018 skal foretaket resertifiseres etter NS- EN ISO 9001:2015 og NS-EN ISO 14001:2015. NS-EN ISO 9001:2015 angir krav til et ledelsessystem for kvalitet når en organisasjon: a) trenger å bevise sin evne til å konsekvent levere produkter og tjenester som oppfyller kundenes krav og krav i lover og forskrifter, og b) tar sikte på å bedre kundetilfredsheten ved virkningsfull anvendelse av systemet, inklusive prosesser for forbedring av systemet og sikringen av samsvar med krav fra kunder og krav i aktuelle lover og forskrifter. Alle kravene i denne internasjonale standarden er generelle og ment å være anvendelige for enhver organisasjon uavhengig av dens type og størrelse, og av produkter og tjenester som den leverer. Standarden benytter PUKK-metodikken (planlegg, utfør, kontroller, korriger). NS-EN ISO 14001:2015 er den internasjonale standarden for miljøstyring. Den reviderte utgaven per 2015 harmoniserer bedre med NS-EN ISO 9001:2015. PUKK-metodikken i miljøsammenheng fungerer på følgende måte: Planlegge Gjennomføring av miljøevaluering. Definering av målsettinger, målområder og aktivitetsplaner for å forbedre foretakets 4

5 Utføre Kontrollere Korrigere miljøresultater Miljøstyring skal implementeres i organisasjonen Prosesser og aktiviteter skal måles og overvåkes opp mot foretakets mål. Aktiviteter som er nødvendige for å forbedre miljøprestasjonen skal gjennomføres på løpende basis. Det gjennomføres årlige internkontroller og flere av foretakets medarbeidere er sertifiserte internkontrollere gjennom Det norske Veritas. Kvalitetsorganisasjonen, som er organisert i direktørens stab, består i dag av 3 personer som jobber aktivt ut mot alle avdelinger i foretaket for å forbedre og videreutvikle prosedyrer og prosesser, slik at de i enda bedre grad ivaretar de krav og forpliktelser foretaket skal innfri. Anskaffelsesprosessen På generelt grunnlag er, etter foretakets oppfatning, organiseringen av anskaffelser med på å redusere sannsynligheten for at misligheter finner sted. Foretakets anskaffelsesprosedyrer har vært gjeldende i mange år og revideres stadig slik at de er i takt med behovet til foretaket. De brukes aktivt i alle anskaffelsesprosesser og er tydelige på at ansvaret i alle anskaffelser deles både mellom avdelingene og mellom enkeltpersoner i avdelingene slik at prosessen er mest mulig transparent og muligheten for uregelmessigheter reduseres. Det er alltid flere personer involvert fra foretakets juridiske avdeling, gjennom at fagansvarlig anskaffelser tar kvalitetssikring på alle kontrakter som skal tildeles. Dette er ytterligere en sikring. Foretakets praksis med deltakelse fra andre avdelinger enn de som sitter nærmest leverandørene, reduserer muligheten for at det etableres bånd mellom foretakets representanter og leverandørene, som igjen reduserer sannsynligheten for at misligheter kan finne sted. Alle avtaleinngåelser er underlagt foretakets fullmaktstruktur som er lagt frem for, og vedtatt av, foretakets styre. Når saksbehandlingen og endelig signatur er lagt på ulike hender, er dette også med til å bidra til økt transparens og redusert sannsynlighet for uregelmessigheter. Samlet sett gir disse prosedyrene gode rammevilkår for styring og reduserer anledningen for misligheter hos enkeltpersoner. Konkret vedrørende de enkelte prosjektene Alle prosjektene som foretaket gjennomfører forholder seg til gjeldende prosedyrer for anskaffelse og gjeldende systemer for internkontroll. Status for de fire prosjektene som trekkes frem i brevet fra NOE er som følger: Tåsen sykehjem - kick off for utarbeidelse av forprosjektet ble avholdt ultimo november Forprosjektet ferdigstilles mai 2018, og KS2-behandling er planlagt til høsten Det gamle sykehjemmet planlegges revet primo 2019, og det nye sykehjemmet planlegges ferdigstilt ultimo Husbanken godkjente konseptet for sykehjemmet i møte den

6 Ryen helsehus - forprosjektet forventes ferdigstilt medio desember 2017, og oversendes til KS2-behandling i januar Eksisterende bygningsmasse planlegges revet våren 2018, og det nye helsehuset planlegges ferdigstilt i Husbanken godkjente konseptet i møte den Dronning Ingrids hage - samspillsentreprenør vil være på plass våren Forprosjektet ferdigstilles ultimo 2018, og KS2-behandling er planlagt til primo Prosjektet planlegges ferdigstilt i Prosjektet skal presenteres for Husbanken den Gustav Vigelands vei - forprosjektet er ferdigstilt, og ble sendt til KS2-behandling i oktober Byggestart planlegges i februar 2018, med ferdigstillelse i august Prosjektet fikk tilsagn om tilskudd fra Husbanken den For øvrig er anskaffelsene kjørt i henhold til foretakets prosedyre for anskaffelser, jf over. Med hilsen Per Morten Johansen Administrerende direktør Egil Utgård controller Godkjent og ekspedert elektronisk 6