BETTER PROJECTS THE KNOWLEDGE TO GET YOU THERE. Best i Prosjektledelse Metier Forum, 6. februar

Transkript

1 Best i Prosjektledelse Metier Forum, 6. februar

2 Mål med innlegget 1. Dele erfaringer 2. Finnes det en beste praksis innen prosjektledelse og styring og hva gjør de beste? Innhold 3. Diskusjon 4. Hvordan bør man gå frem for å bli/forbli blant de absolutt beste? Side 2

3 Sitat Dersom vi halverer antallet avviksprosjekter, så dobler vi bunnlinjen Gunnar Brustad Nilsen, Executive Vice President, Projects

4 Behov og utfordringer, BAE-næringen 1 av 4 prosjektledere står for 80% av inntjeningen (McKinsey studie) 40% av økonomiske tap skyldes manglende/feil kompetanse Lav produktivitet, men stor spredning i feltet Det ligger et fantastisk potensial i det å være best i prosjektledelse

5 Finnes det en beste praksis i prosjektledelse?

6 Erfaringsgrunnlag P3M3 Side 7

7 Metier Academy

8 Hva gjør de beste? 1. Bygger prosjektkompetanse i hele virksomheten systematisk 2. Profesjonaliserer prosjektleder-, prosjekteringsleder og produksjonslederrollen 3. Sikrer en enhetlig måte å kjøre prosjekter på (standardisert prosjektprosess) 4. Tydeliggjør ledelsens ansvar gjennom prosjekteierstyring 5. Moderne styringssystem, der man finner alt et sted 6. Fokus på kontinuerlig forbedring forankret i dagens modenhet Side 9

9 Likningen for suksess KUNSKAP I FAGET PROSJEKTLEDELSE + PROSJEKT- MODELL PROSJEKT- + + EIERSTYRING MODERNE STYRINGS- SYSTEM = $ Side 10

10 Faget prosjektledelse Prosjektledelse er anvendelse av kunnskaper, ferdigheter, verktøy og teknikker på prosjektaktiviteter for å oppnå prosjektets målsettinger

11 Innholdet i faget satt i system Kunnskaps- og prosessområdene Eierstyring i prosjekt Styring av prosjektomfang Fremdriftsstyring i prosjekter Kalkyle og kostnadsstyring i prosjekter Integrasjonsstyring i prosjekt Kvalitetsstyring av prosjekter Ledelse og kommunikasjon i prosjekter Risikosstyring i prosjekt Kontraktstyring og innkjøp i prosjekter SHA og miljøstyring i prosjekter Verdistyring i prosjekt Krav- og endringsledelse i prosjekt Trimmet bygging

12 Prosjektmodellen Organisasjonens DNA for prosjektgjennomføring Eierstyring B1 B2 B3 B4 S&A B5 Risikohåndtering T K F Kundedialog/ forespørsel Prosjekt-/ anbudsutvikling Forhandling /kontrakt Garantioppfølging Virksomhet Prosjekt Detalj Planlegging Gjennomføring Lukking Beslutningsdokumenter Prosjektforslag Anbud Business Case Prosjektmandat Gjennomførings- Dokument, Plan Status & avvik Overleveringsdokument Sluttrapport Kunde/ merkantilt Tilbud Kontrakt Ferdigattest Side 13

13 Hvorfor er det avgjørende med en prosjektmodell? En strukturert og effektiv beslutningsprosess for alle prosjekter med tydelig krav til beslutningsunderlag og styringsdokumentasjon Sikrer felles forståelse og beskriver tydelig hva som skal gjøres i hver fase Sikrer at dagens rutiner og prosedyrer (kvalitetssystem) blir brukt og brukt riktig Tydeliggjør roller og ansvar Sikrer gode oppstartsprosesser og effektiv ressursbruk i prosjektene Medfører Bedre utnyttelse av erfaringer og beste praksis på tvers av enheter og prosjekter Sikrer at vi ikke gjør feil! Forutsetning for profesjonell eierstyring Side 14

14 Prosjekteierstyring Prosjektene blir ikke bedre enn de rammebetingelsene ledelsen gir prosjektene (prosjekteierne). Page 15

15 Prosjekteierstyring Eierstyring Prosjekteierstyringsprosessen B1 B2 B3 B4 S&A B5 Risikohåndtering T K F Kundedialog/ forespørsel Prosjekt-/ anbudsutvikling Forhandling /kontrakt Garantioppfølging Virksomhet Prosjekt Detalj Planlegging Gjennomføring Lukking Beslutningsdokumenter Prosjektforslag Anbud Business Case Prosjektmandat Gjennomførings- Dokument/ plan Status & avvik Overleveringsdokument Sluttrapport Kunde/ merkantilt Tilbud Kontrakt Ferdigattest Side 16

16 Hvorfor er Prosjekteierstyring så viktig? Sikre at ledelsen gjennom Prosjekteierstyring utøver kontroll og gir støtte til prosjektene på en hensiktsmessig og enhetlig måte Sikre at prosjektene gjennomføres innenfor avtalte rammer mht tid, kostnad og kvalitet Sikre at virksomheten når de strategiske målene som er definert for prosjektene Sikre at effektmålet/ene for prosjektene møtes eller overgås (business caset).

17 Et moderne styringssystem med alt ett sted Portefølje: Synliggjøring Beslutningsstøtte Prosjektrom Maler Beslutningsunderlag Alle dokumenter Planer Usikkerhet Rapporter Nøkkelinformasjon Leverandører Etc. Ekspert-verktøy Kostnadsstyring (VC) Tidsstyring (PV/ MSP) Ressursstyring (PV) Schedule Risk (PV Risk) Metodestøtte

18 Oppsummering Diskusjon og spørsmål Page 19

19 Prosessen frem til å bli blant de beste

20 Viktig spørsmål Hva kjennetegner organisasjonen når vi er best i prosjektledelse? Hvilke målsettinger er innfridd? Hva er annerledes ift i dag? Page 21

21 Prosess - eksempel Input Analyse Utfordringer Plan Project reports Employee surveys Project standards Project management 360 o assessment Project management - key challenges Roadmap to Project excellence Maturity assessment Project management best practice Interviews

22 Steg 1 - Måling av dagens prosjektmodenhet opp mot beste praksis

23 Resultater fra analysen Resultater fra modenhetsmålingen: - Samlet vurdering av prosjektmodenheten i organisasjonen i dag i hht P3M3 og Metiers erfaring - Et forslag til tiltak og handlingsplan for å tette gapet mellom dagens nivå og avtalt ambisjon. Handlingsplanen vil adressere det totale systemet for prosjektgjennomføring (organisasjon, prosess, system og kompetanse) Juni 2013 P3M3 status 2012 Ambisjon August 2013

24 Systematisk kompetansebygging Kompetanse suksessfaktor nr.1 Page 25

25 Prosjektopplæring fordi det lønner seg Bedrifter som arbeider målrettet og kontinuerlig med å bli bedre i prosjektledelse rapporterer følgende resultater fra prosjektopplæring: 29% forbedring i kundetilfredshet 27% forbedring i oppnåelse av tidsmål og time to market 25% forbedring i oppnåelse av kostnadsmål 25% forbedring i oppnåelse av kvalitets- og ytelsesmål 25% forbedring i ressursbruk og kostnadseffektivitet Side 26

26 Kompetanseutvikling Page 27

27 Kompetanseutvikling for å lykkes med prosjektene - Statnetts Prosjektakademi

28 Et tilpasset opplæringsprogram innen prosjektledelse og styring Steg 1 Side 29 Academy International 29

29 Side 30

30 Successful projects great future