Innkalling til møte i Høyland menighetsråd

Transkript

1 Innkalling til møte i Høyland menighetsråd Innkalte: Sonja Lie (leder), Helge Kristoffersen (nestleder) Sigbjørn Gilje Eikrem, Liv Tone Olsen, Reidun Teigland Kristiansen, Fartein Haga, sokneprest Synøve Roalkvam, Linda Ween (1. vara ) Referent: Ragna Skårland, daglig leder Sendt til orientering: Alle vararepr. Kirkeverge, Prost, Stab Sted: Høyland menighetshus Tid: kl SAKSLISTE: Sak 46/2018 Godkjenning av innkalling / saksliste Forslag til vedtak: innkalling godkjennes Sak 47/2018 Godkjenning av møteprotokoll 14.6 Vedlagt Forslag til vedtak: møteprotokoll 14.6 godkjennes Sak 48/2018 Søknad om permisjon fra verv i menighetsrådet Vedtakssak. Vedlegg: søknad om permisjon Sak 49/2018 Fra årshjul: Diakoni og diakoniplan Vedlegg: saksdokument Sak 31/2018 Struktur i soknet Drøftingssak. Vedlegg saksdokument Som utgangspunkt for drøftingene i møtet foreligger dokumentet «struktur i soknet» Sak 17/2018 Status handlingsplan for 2018 Drøftingssak vedlegg handlingsplan

2 Sak 50/2018 Fra årshjul: Informasjonsarbeid/ hjemmeside/ menighetsblad Drøftingssak Sak 51/2018 Kirkevalg 2019 Vedlegg: oversikt over viktige datoer for kirkevalget 2019 Kirkevalget 2019 arrangeres 8. og 9. september. Allerede nå må menighetsrådet begynne arbeidet med å få medlemmer til nominasjonskomite. Sak 52/2018 Regnskap per 30.6 Ettersendes Sak 45/2018 Orienteringssaker: - Orientering fra Fellesrådet - Status samarbeid i Sandneskirkene - Status trosopplæringsarbeidet - Status kirketomt - Status personal Eventuelt Sonja Lie Leder Ragna Skårland Daglig leder

3 Møteprotokoll Høyland menighetsråd Til stede: Sonja Lie (leder), Helge Kristoffersen (nestleder) Sigbjørn Gilje Eikrem, Liv Tone Olsen, Reidun Teigland Kristiansen, Fartein Haga, sokneprest Synøve Roalkvam, Forfall: Linda Ween (1. vara ) Referent: Ragna Skårland, daglig leder Sendt til orientering: Alle vararepr. Kirkeverge, Prost, Stab Sted: Høyland menighetshus SAKSLISTE: Sak 40/2018 Godkjenning av innkalling / saksliste Vedtak: innkalling godkjent Sak 41/2018 Godkjenning av møteprotokoll 8.5 Vedtak: møteprotokoll 8.5 godkjent Sak 31/2018 Struktur i soknet Sviland gudstjenesteutvalg har i møte 28.5, sak 1, drøftet og vedtatt: Vi ønsker navnebytte fra Sviland kapell til Sviland kyrkje, og ber Menighetsrådet ta saken videre. Vedtak: Høyland menighetsråd ønsker at Sviland kapell skifter navn til Sviland kyrkje. Saken sendes videre til behandling i Sandnes Kirkelige Fellesråd. Sak vedrørende struktur i soknet vil behandles i sin helhet på menighetsrådsmøter høsten Sak 17/2018 Status handlingsplan for 2018 Drøftingssak

4 Det skal lages en plan for oppfølging av frivillige. Menighetsrådet kom med innspill til punkter på plan. Innspill tas med videre og plan vedtas på et senere møte. Sak 42/2018 Ny giverkampanje Menighetsrådet gav innspill til giverkampanje som er foreslått igangsatt ved oppstart av høstsemesteret, samt innspill til forslag til giverbrosjyre utarbeidet av økonomiutvalget. Sak 43/2018 Fra årshjul: vurdering av halvåret Sak 44/2018 Regnskap per 30.4 Samtale rundt menighetsrådets arbeid våren Gjennomgang av regnskap per Menighetsrådet ble også orientert om økte lønnskostnader for kirken og lokale menigheter som finansierer stillinger selv etter skille mellom kirke og stat. Tidligere ble pensjonskostnader dekket av staten, det må nå betales av kirken. For Høyland menighet betyr det økte lønnskostnader knyttet til menighetsfinansiert prestestilling. Vedtak: regnskap per 30.4 tatt til orientering Sak 45/2018 Orienteringssaker: Eventuelt - Orientering fra Fellesrådet: menighetsrådet har kommentar til økonomiplanen og omtalen av Austrått / Skaarlia - Referat møte i gudstjenesteutvalget for Høyland Referat fra møte i ressursgruppen Referat møte i gudstjenesteutvalget for Sviland Referat fra møte i økonomiutvalget Orientering om bred høring juni-oktober om ny kirkeordning Informasjonsmøte om høringen 5. sept kl Det er mulig at denne blir utsatt, menighetsrådet blir da orientert. - Kirkevalg Status samarbeid i Sandneskirkene - Status givertjeneste - Status trosopplæringsarbeidet - Status kirketomt - Orientering om Kyrkjeleg Fellesnemd, nemda arbeider med prosjektet Nye Sandnes fellesråd som blir en realitet etter kommunesammenslåing mellom Sandnes og Forsand Sonja Lie Leder Ragna Skårland Daglig leder

5 Sak 49/2018 Fra årshjul: Diakoni og diakoniplan Menighetsrådet har i møte drøftet diakoni og diakoniplan, fra protokoll: Besøk av Lilly Gudvangen, medlem i diakoniutvalget. Diakoniutvalget består i tillegg av sokneprest Synøve Roalkvam og 1. vararepresentant i soknerådet, Linda Ween. Utvalget har i sitt arbeid hatt fokus på utøvende arbeid. Egen lokal diakoniplan er derfor ikke ferdigstilt. Utvalget ønsker å ha hovedfokus på inkluderende fellesskap, som er en av de fire hovedpunktene i den norske kirkes diakoniplan. Soknerådet fikk presentert soknets lokale diakoniplan Det ble oppfordret til at vi som sokn har fokus på områder som ikke blir betjent av andre. Som sokn må vi også ha fokus på å se nye som kommer til våre arrangement og være seg bevisst å se hver enkelt. I tillegg til generelle drøftinger rundt diakoni vedtok soknerådet følgende: Vedtak: soknerådet ønsker at det prioriteres innkjøp av fairtrade merket kaffe og te og fairtrade merkede varer. Det oppfordres til å redusere bruk av engangsutstyr. Til menighetsrådsmøte : I og med søknad om permisjon, samt at det er ønskelig at utvalget består av minst fire representanter i tillegg til sokneprest, samt ønske om at både Austrått og Sviland bydel er representert, bes menighetsrådet komme med forslag til representanter. Oppfølging av vedtak fra 5.10: På alle gudstjenestesteder er det nå fairtrade kaffe som traktes. Ved nyinnkjøp kjøper man fairtrade te. Man prøver også å redusere bruken av engangsutstyr der det er mulig. Egen diakoniplan for soknet er ikke ferdigstilt. Det er fortsatt hovedfokus på inkluderende fellesskap. Den norske kirkes plan for diakoni finnes på følgende lenke:

6 SAK 31/2018 STRUKTUR I SOKNET saksdokument for menighetsrådsmøte Dette dokumentet har som mål å stille noen spørsmål, samt redegjøre for dagens struktur og er ment som en start på drøftinger innenfor området struktur i Høyland sokn. Forhåpentligvis kan noen av spørsmålene som stilles bidra inn i den prosess rundt soknet vårt og veien videre. Soknerådet vedtok i møte i sak 4/2017 «Høring utvalgsmandater» Soknerådet ber de ulike utvalg gir tilbakemelding på følgende tre spørsmål knyttet til arbeid og mandat i løpet av våren: 1. Hva er utvalgets / komiteens mandat i dag? 2. Er utvalget / komiteen tilfreds med mandatet og samsvarer dette med arbeidet som gjøres? 3. Er det noen endringer i mandatet som er ønskelig? I løpet av våren 2017 gav de ulike utvalg tilbakemelding på spørsmålene. Soknerådet hadde deretter saken oppe som informasjonssak i møtet og konkluderte at det er naturlig at man drøfter strukturen i soknet ved videre arbeid rundt mandater. Soknerådet ønsket et organisasjonskart ved videre behandling samt at det måtte fremkomme hva slags prinsipp arbeidet i utvalgene skulle skje etter. Dagens organisasjonskart: Soknerådet er soknets øverste organ. Soknerådet har ansvar for å oppnevne alle utvalg i soknet. Det enkelte utvalg kan oppnevne underkomiteer etter behov. SOKNERÅDET Sokneprest ØVRIGE STAB Daglig leder UTVALG og UNDERKOMITEER Gudstjenesteutvalg, Høyland Gudstjenesteutvalg, Sviland Ressursgruppe, Austrått Trosopplæringsutvalg Diakoniutvalg Ny kirke komite Husstyret Styre for Austrått seniorsenter Økonomiutvalg

7 Prinsippet for arbeidet i nåværende utvalg og underkomiteer er i hovedsak arbeid innenfor områdene slik navn på utvalg/råd har. Samtidig viser svar fra utvalg vedrørende dagens mandater at det også arbeides bredere. Flere av utvalgene / komiteene ønsker små endringer. Menighetsrådet har tidligere uttalt at et viktig prinsipp fremover må være at de utvalg som arbeider innenfor samme områder har tilnærmet samme mandat og også samme navn. Vi har i dag tre utvalg som arbeider opp mot blant annet gudstjenester og disse har ikke identisk mandat. Sviland gudstjenesteutvalg har våren 2018 fått utvidet sitt mandat. De andre utvalgene/ komiteene arbeider på tvers av de tre gudstjenestestedene og innenfor konkrete områder og navn kan derfor videreføres per dags dato. Menighetsrådet ønsker som nevnt at de utvalg som i dag arbeider med tilnærmet identiske oppgaver har samme mandat og er sammensatt likt. Med sammensetning menes at medlemmer er oppnevnt av menighetsrådet og at perioden de oppnevnes til er lik menighetsrådet. Strukturer er form eller organisering. Hensikten med å se på soknets organisering er viktig. Samfunnet er i endring, organisasjoner endrer seg og omorganiserer og vårt sokn har også endret seg de siste tiårene. Soknet har mange oppgaver/ virksomhetsområder. I håndboken for menighetsråd er listen som følger: Diakoni Barn, unge og trosopplæring Kirkemusikk Gudstjenesteliv Grønn kirke: arbeid med miljø, klima, forbruk og rettferd Misjon, internasjonal solidaritet, økumenikk og religionsdialog Kulturengasjement Kirkebygg og andre eiendommer Informasjon og kommunikasjon Oversikten er lang og kan kanskje virke utmattende. Det er derfor viktig at vi i vårt sokn finner vår måte å arbeide med dette på og kanskje også søke samarbeid med andre menigheter hvor arbeidet best utføres når man er flere sammen. Ungdomsarbeid er blant annet et av punktene som Samarbeid 2020 i Sandneskirkene tenker som nyttig område å samarbeide om. Hvorfor utvalg og komiteer? Menighetsrådet har ansvaret for den kirkelige virksomheten i soknet. Rådet må blant annet stille seg spørsmål slik som; hvor vil vi, hvilke tiltak skal prioriteres, hva må vi gjøre for å komme dit? Rådet har mange saker å behandle og underutvalg som arbeider innenfor konkrete virksomhetsområder er helt nødvendig. Som menighet består vi hovedsakelig av frivillige ulønnede og noen ansatte. Frivillige medarbeidere er helt nødvendig og enormt viktige bidragsytere inn i arbeidet vårt. Arbeid i underutvalg og komiteer er en viktig del av frivilliges involvering. Det er ønskelig at mennesker i menigheten vår får bidra med sin kompetanse og erfaring, at de kjenner de har innflytelse og blir tatt på alvor. Hvordan er soknet vårt om 15 år? Noen innspill og tanker. Dagens visjon er «levende Jesustro i livsnære fellesskap». Soknerådets handlingsplan for 2018 inneholder både utviklingsarbeid (25%), nybrottsarbeid (5%) og drift (70%). Hvordan får vi skapt engasjement rundt menigheten? Spørsmålet er om dagens struktur tjener soknet best? Får folk bidra inn i arbeidet på en måte de trives med? Gode strukturer hjelper oss til å gjøre arbeidet vårt på en god måte. Det har en retning og et mål for arbeidet.

8 En viktig bærebjelke i menigheter er smågrupper eller husfellesskap. Disse er fellesskapsbyggende. Husfellesskapene er i dag ivaretatt gjennom ressursgruppen. Også diakoniutvalg har smågrupper som en naturlig del av sitt mandat. Et medlem fra husfellesskapene har også de siste årene blitt invitert til en samling. I flere menigheter har man ulike gudstjenesteutvalg, knyttet opp til de ulike gudstjenestene, eks G1 og G2. I da har vi gudstjenesteutvalg knyttet opp til hvert gudstjenestested. Vi ønsker å være en flergenerasjonsmenighet som har flere gudstjenesteuttrykk. Vi vet at en form ikke kan ivareta alle. Samtidig er det viktig at vi som sokn er oss bevisst hva som er vårt særpreg. Hva kjennetegner oss, hva er vi i dag og hva ønsker og kan vi være i fremtiden for soknets medlemmer? Saksbehandler: Daglig leder Ragna B. Skårland

9 Sak 52/2018 Kirkevalg 2019 Kirkevalget 2019 arrangeres 8. og 9. september. Allerede nå må menighetsrådet begynne arbeidet med å få medlemmer til nominasjonskomite. Viktige datoer i valgåret 2019: fra kirken.no 2. januar Frist for å registrere nomineringsgrupper 1. mars Frist for etablering av nominasjonskomité for valg av leke medlemmer til bispedømmeråd og Kirkemøtet 30. april Frist for innlevering av listeforslag ved valg av menighetsråd og valg av leke medlemmer til bispedømmeråd og Kirkemøtet. (Fra både nomineringsgrupper og nominasjonskomité) 5. mai Frist for å godkjenne listeforslag og kunngjøre valglister, valgform og eventuell supplerende nominasjon. (Ansvarlig: valgrådet i bispedømmet og valgstyret i menigheten) 10. august til 6. september Forhåndsstemmegivningsperiode 1. september Frist for forhåndsstemming i annet sokn enn der man har stemmerett. (8.) og 9. september Valgdagen

10 HANDLINGSPLAN 2018 DRIFT 70% Gudstjenester og kirkelige handlinger Trosopplæring og konfirmantarbeid Barne- og ungdomsarbeid Kirkemusikk Diakoni Informasjonsarbeid Administrasjon og vedlikehold UTVIKLING 25% Nytt konfirmantopplegg Øke givertjeneste Alltid Kirkekaffe Nye nettsider Plan for oppfølging av frivillige Ivareta og inkludere dåpsfamilier NYBROTT 5% Ta i bruk Sviland kapell til annet arbeid i tillegg til gudstjenester Tilstedeværelse på Iglemyr Etablere oss tydeligere som kulturaktør i bydelen