C Valg av referent og minst en andelseier som protokollvitne Som referent ble Ola T. Ryen foreslått, og som protokollvitne ble

Transkript

1 Protokoll fra ekstraordinær generalforsamling i Møtedato: Møtetidspunkt: Kl.: 18:00 Møtested: Til stede: Skøyen Kirke 68 andelseiere, 13 representert ved fullmakt, totalt 81 stemmeberettigede. Forretningsfører OBOS var representert ved Ola T. Ryen. Møtet ble åpnet av Dag Andreassen Konstituering A Valg av møteleder Som møteleder ble Dag Andreassen foreslått. Vedtak: Dag Andreassen ble valgt. B Godkjenning av de stemmeberettigede Det ble foreslått å anse de innleverte registreringsblankettene og eventuelt fullmakter som bevis for at vedkommende eier er til stede. Vedtak: Godkjent. C Valg av referent og minst en andelseier som protokollvitne Som referent ble Ola T. Ryen foreslått, og som protokollvitne ble Ingo Machenbach og Are Stenberg foreslått. Vedtak: Valgt. D Godkjenning av møteinnkallingen Det ble foreslått å godkjenne den måten generalforsamlingen var innkalt på, og erklære møtet for lovlig satt. Vedtak: Godkjent Forslag A) Fullmakt til styret til å inngå kontrakt med entreprenørselskapet Boligenergi om gjennomføring av energi- og oppgraderingsprosjekt med garantert energisparing (Energy performance contract EPC).

2 Som det tidligere har vært orientert om bl.a. i styrets årsberetning og i beboermøter i 2013 og 2014, har styret i lengre tid arbeidet med planer for et oppgraderingsprosjekt for borettslaget. Målet har vært å kombinere oppgraderingstiltak med energiøkonomisering. Styret har utviklet et prosjekt i samarbeid med en entreprenør etter såkalt EPC-prinsipp. Dette betyr at kostnader til oppgradering sees i sammenheng med innsparinger i energikostnader, slik at totaløkonomien i prosjektet ikke bare har en utgift men også en inntekt. I et EPC-samarbeid garanterer entreprenøren for denne inntektssiden, dvs. besparelsen. Det betyr bortfall av risiko for at det ikke blir en økonomisk gevinst av energibesparelsene. Skulle vi spare vesentlig mer enn planlagt blir overskuddet delt mellom entreprenøren og oss. Fase 1 av EPC-prosjektet ble gjennomført vinteren Dette skjedde etter en anbudsinnbydelse med flere store entreprenørselskaper. Det ble inngått avtale med Boligenergi (et selskap som eies av OBOS og AF-gruppen) om gjennomføring av fase 1, en kartlegging av borettslagets tilstand og energiforhold som grunnlag for et forslag til tiltak som kan gjennomføres i fase 2. Et samlet tilbud fra Boligenergi for en tiltakspakke i en EPC-kontrakt (fase 2) ble presentert for styret 11. april Styret har siden da behandlet tilbudet i flere omganger, og fått justert tiltakene til et samlet forslag som styret går inn for å gjennomføre. Siste justerte tilbud fra Boligenergi ble mottatt 21. desember Tilbudet ble behandlet av styret i møte 12. januar Styret stilte seg samlet bak forslaget om å gjennomføre de 18 tiltakene listet i tilbudet, til en kostnad på totalt ca. 30,6 millioner kroner. Siden dette er et stort prosjekt som fordrer nytt låneopptak og gir økte fellesutgifter, er det nødvendig med et generalforsamlingsvedtak som gir styret fullmakt til å gå videre. Dette er altså bakgrunnen for at det nå innkalles til ekstraordinær generalforsamling. Med denne innkallingen følger sakspapirer som beskriver tiltakene i prosjektet, redegjøre for de økonomiske konsekvensene, og fremmer et konkret forslag vi ønsker at beboerne skal stemme over i generalforsamlingen. Vi regner med at alle beboere vil sette seg grundig inn i dokumentene, og at så mange som mulig møter på generalforsamlingen for å være med å bestemme i denne viktige saken for borettslaget vårt, boligene våre og økonomien vår. Bakgrunn for prosjektet: Vedlikehold og oppgradering Den viktigste bakgrunnen for dette prosjektet er styrets arbeid med å legge en ny langsiktig vedlikeholds- og oppgraderingsplan for borettslagets eiendommer. Gjeldende vedlikeholdsplan utløp i Den langsiktige vedlikeholdsplanen skal inneholde tilstandsvurderinger og anbefalinger for alle små og store tiltak som må gjennomføres på våre eiendommer for å ivareta og forbedre teknisk og estetisk standard slik at beboelighet, trivsel og verdier blir ivaretatt på en best mulig måte for alle beboere og andelseiere. Dette er en hovedoppgave for det til enhver tid sittende styre. Tidligere styrer i borettslaget har gjort en god jobb i forhold til dette. Vi har en velholdt eiendomsmasse, og den forrige tiårsplanen for vedlikehold er for det meste fulgt opp. Utgangspunktet for arbeidet med ny plan var derfor gunstig. En grundig tilstandsvurdering var likevel nødvendig for å peke ut nødvendige tiltaksområder. Bygningsmassen er nå over 30 år gammel, og det regnes som normal levetid for en rekke

3 bygningsdeler som takstein, vinduer, rør, elektriske installasjoner osv. Med dette for øyet startet arbeidet med å planlegge neste tiårs vedlikehold og mulig oppgradering. I arbeidet med å innhente anbud for å gjennomføre tilstandsvurderinger, energianalyser og tiltaksplaner kom spørsmålet om et energifokus og EPC opp som en mulig vinkling på oppgraderingsplanen. EPC og forskningsprosjektet Borettslaget ble invitert til å være en nasjonal pilot og et studieobjekt i et forskningsprosjekt om hvordan energisparekontrakter med garanti (EPC - fra engelsk: Energy Performance Contracting) kan gjennomføres i borettslag. Klimaforskningssenteret Cicero har drevet forskningsprosjektet. Gjennom deltakelse i prosjektet fikk vi dekket kostnader til bl.a. tilstandsvurderinger, termofotografering og analyser. EPC-kontrakter har gjennom en rekke prosjekter de siste årene vist seg som en vellykket måte å oppnå energisparing i offentlige bygg. Investering i ENØK-tiltak har fått gjennomslag i mange kommuner. Det har vist seg at EPC-prosjekter både gir oppgraderte bygningsmasser og betydelige kostnadskutt i både offentlige bygg og næringsbygg. I Norge er denne modellen imidlertid lite brukt i boligbygg. Siden en betydelig del av Norges samlede energiforbruk går til boligenergi har det vært ønskelig å få til større energisparing også her, som en del av nasjonal klimapolitikk. Nedre Silkestrå er et pilotprosjekt som gjennom forskningsprosjektet kan gi kunnskap om hvordan slike kontrakter kan tilpasses boligselskaper som vårt. Det ble produsert en brosjyre om pilotprosjektet som er distribuert til alle i borettslaget. Brosjyren er en del av prosjektets kommunikasjonsopplegg rettet mot andre boligselskaper for å få flere interessert i denne type prosjekter, og produsert da forskningsprosjektet ble avsluttet i Det er viktig å understreke at forskningsprosjektet handlet om selve utredningsprosessen og fase 1 av EPC-prosjektet som ble gjennomført, og er ment å gi kunnskap om prosessen også i tilfelle vi ikke gjennomfører fase 2 selve EPC-kontrakten. Vi er altså ikke forpliktet til å gå videre, selv om brosjyren kan gi inntrykk av at vi har kommet videre i EPC-prosjektet. For oss medførte deltakelsen i forskningsprosjektet både at vi fikk grundige diskusjoner og faglig støtte i utredningsfasen, i tillegg til økonomisk støtte til gjennomføring av tilstandsvurderinger og konsulentbistand. Dette var arbeid vi hadde planlagt å gjennomføre uansett for egen regning, og som vi dermed har spart. Forslag til vedlikeholds- og oppgraderingstiltak: EPC-prosjektet Styrets forslag til vedlikeholds- og oppgraderingstiltak for første del av neste vedlikeholdsperiode er samlet i EPC-prosjektet. Forslaget er utarbeidet ut fra det vi fant ut gjennom tilstandsvurderingene og forslagene til energitiltak som fremkom gjennom fase 1 av EPCprosjektet. Hovedmål for prosjektet er å Oppgradere boligene med nødvendige vedlikeholdstiltak, og derigjennom sikre og øke boligenes verdi. Redusere energiforbruket og oppnå en varig innsparing på årlige driftskostnader og husleie. Bedre boligenes inneklima.

4 Kort fortalt går styret inn for å gjennomføre 18 små og store tiltak. Hvert enkelt tiltak er presentert i detalj i tilbudsbrevet fra Boligenergi som er vedlagt. Vi skal her derfor bare oppsummere tiltakene. De to mest omfattende tiltakene står alene for 75% av kostnadene i prosjektet: Skifte av alle vinduer og balkongdører (ca.16,4 mill) Oppgradert ventilasjonssystem for bedre inneklima ved innsetting av nye ventilasjonsluker med varmegjenvinning i alle leiligheter. (ca. 7,4 mill) De øvrige tiltakene er Oppgraderingstiltak (med noe energisparepotensial) som skifte av inngangsdører både til oppganger og til hver leilighet. Energiinnsparingstiltak i hver leilighet, med innføring av individuell måling av forbruk som et hovedtiltak Energitiltak på fellesanlegg som garasje, utebelysning og energisentral Samtidig oppgradering som nytt callinganlegg og brannvarsling Nærmere om begrunnelser for enkelte tiltak: Hvorfor skifte alle vinduene? Borettslaget har nå passert 30 år. Vinduene er originale 2-lags vinduer med til dels stort varmetap gjennom glass og karmer. Selv om de fleste vinduer og karmer i dag er i OK forfatning (ikke råte, skjevheter osv.) er det ikke til å unngå at vinduene må skiftes ut innenfor neste tiårsperiode, gitt levetiden på vinduer av denne kvaliteten. I løpet av neste tiårsperiode må v forvente økende skjevheter og punktering for mange vinduer og balkongdører. Om vi ikke skifter vinduer nå, må vi i alle fall bekoste en omfattende malerjobb på vinduskarmer. En rekke vinduer i leiligheter og oppganger er allerede meldt i så dårlig stand at de vil måtte skiftes løpende. Ved å gå til utskifting av samtlige originale vinduer nå tar vi unna en oppgraderingsjobb som vil måtte komme uansett. Ved å ta alle i en operasjon i stedet for løpende enkeltvis utskifting får vi reduserte totalkostnader. Vi vil få energibesparende vinduer og karmer som reduserer fyringskostnader. Vi vil få varmere leiligheter med mindre trekk og kulderas fra vinduer. Vi vil få vedlikeholdsfrie karmer som sparer utgifter til vedlikeholdsmaling. Vi vil få en modernisering av alle leiligheter med nye vinduer, karmer og lister. Hvorfor ventilasjonstiltak? Det er et kjent problem i mange leiligheter at inneluften ikke er optimal. Mange av oss har lært oss å leve med det og tenker ikke på det som spesielt problematisk i hverdagen, mens andre har større plager. Målinger viser at vi ligger under standard på luftutskifting med dagens ventilasjonssystem, selv når det fungerer optimalt. Vi vil derfor alle komme til å merke en forbedring av inneklimaet dersom vi foretar en oppgradering. Ved skifte av vinduer mister vi luftespaltene som er det eneste inntak for friskluft vi har i leilighetene (bortsett fra lufting med åpne vinduer.) Dette er for å minimere energitap i vindusfeltene. Det betyr at det er helt nødvendig å installere nye ventiler for å sikre at vi får frisk luft inn i leilighetene. For å hindre energitap ved at vi tar inn kald uteluft og blåser ut varm inneluft, vil vi installere et ventilasjonssystem med varmeveksler. Varmluft på vei ut varmer opp kaldluft på vei inn. Slik får vi frisk luft uten å fyre for kråkene. Ventilasjonssystemet har også luftfilter som reduserer gatestøv, pollen etc i inneluften. Det ble i tidlig fase foreslått en stor ny installasjon av balansert ventilasjon i hver leilighet, med et nytt aggregat med filter, luftinntak og utblåsing til erstatning for dagens kjøkkenhettebaserte ventilasjon. Dette ville innebære legging av nye luftekanaler både på fasadene og inne i

5 leilighetene, og innkassing av disse. Styret forkastet dette som en mulighet på grunn av store kostnader og inngrep i leilighetene. Det ble da foreslått en løsning som gir noe av den samme effekten med mer friskluft uten økt energitap, men basert på bruk av eksisterende viftesystem supplert med varmegjenvinnende ventilasjonsluker som medfører langt mindre inngrep både i fasader og leiligheter. Samtidig vil det gamle viftesystemet bli renset og nye motorer satt inn der det er nødvendig. Totalt mener styret at dette vil gi en verdifull oppgradering av boligene. Hvorfor individuell måling av forbruk? Vi har i dag en individuell betaling av varmtvann og radiatorvarme som en egen del av husleia. Denne er beregnet ut fra leilighetens størrelse, og ikke ut fra faktisk forbruk. Slik subsidierer de som bruker lite varmtvann og varme de som har stort forbruk. Løsningen oppmuntrer heller ikke til sparing. Med individuell måling av faktisk forbruk vil ikke prinsippet om individuell betaling endres, men vi vil få en mer nøyaktig og rettferdig fordeling. Trolig vil ikke dette gi veldig store utslag. Den viktigste begrunnelsen er derfor at man med det nye systemet får innblikk i eget forbruk, og dermed en god mulighet og et godt incentiv til å redusere energiforbruket. Erfaring viser at innføring av individuell måling i seg selv fører til minst 10% reduksjon i forbruket. Det er også varslet at det vil bli påbudt med individuell måling av forbruk i fellesanlegg fra Hvorfor skifte dører i inngangsparti og inn til hver leilighet? Dette er et tiltak som har noenlunde lik begrunnelse som skifte av vinduer. I løpet av neste tiår må denne jobben gjøres uansett, mens vi ved å ta det nå får regnet inn og garantert energibesparelsen spesielt på inngangspartiet slik at tiltaket vil gi lønnsomhet. I tillegg vil byggene få en ansiktsløftning og dører og låssystemer bli oppgradert og dermed forbedret mht. brann- og tyverisikring. Hva er EOS-styring og konsulentstyrt overvåkning? For å få best mulig utbytte av energibesparelsen som ligger i de ulike tiltakene vil deler av fellesanlegget overvåkes av en konsulent via målere og programvare som registrerer forbruk. Slik får vi dokumentert den energibesparelsen som er garantert. Hvorfor ikke LED-lys med sensorstyring i oppgangene? Belysningen i oppgangen er av nyere dato, og det vil derfor være uheldig å kassere disse for å erstatte dem med nye. Det vil bli vurdert å installere systemer på eksisterende anlegg, for eksempel bevegelsessensorer, slik at oppgangsbelysningen kan dempes når det ikke er behov for det. Hvorfor ikke varmepumpe? Det ble vurdert å installere et eget varmepumpeanlegg som ville redusere behovet for kjøp av fjernvarme fra Hafslund. Dette tiltaket ble droppet da det ble for kostbart i forhold til den gevinsten som lå i det. Det var heller ikke støtteberettiget som et klimatiltak i Enova å erstatte fjernvarme med geotermisk varmepumpe. Hafslund varslet dessuten at en slik endring ville medføre betydelig økning av prisen på den fjernvarmen vi fortsatt ville ha behov for. Hva med øvrige vedlikeholdstiltak i neste tiårsperiode? Vi har gjennom analysen fått fastslått at det ikke er ventet andre store nødvendige vedlikeholdstiltak som skifte av takstein, røropplegg, elektrisk anlegg eller drenering. Vedlikehold som fasademaling, skjøtsel av grøntanlegg etc. vil kunne møtes under løpende drift. Hva betyr prosjektet av anleggsarbeider i hver enkelt leilighet? Det vil utarbeides en detaljert gjennomføringsplan for tiltakene i prosjektet. Det vil bli gjort befaring i alle leiligheter slik at alle tiltak blir tilpasset de ulike leilighetene. Her kan vi gjengi noen generelle kommentarer fra Boligenergi om de tiltakene som berører hver enkelt leilighet mest:

6 Vindusutskiftning: Utskiftning av vinduene og balkongdør vil pågå i ca. 1-2 dager, men da avhengig av størrelsen til leiligheten. Hele vindusutskiftningsjobben vil ta ca. 6 mnd. og vi jobber med ca. 2 3 leiligheter parallelt (2 3 snekkerlag). Får man en bestilling tidlig vår, vil man kunne bestille utstyret (tar 2 mnd.), for deretter å starte utskiftningen av vinduer i august. Vi rekker akkurat å være ferdig til jul. Vi vil dekke til gulvet med membran og beboere får utdelt plast som de kan dekke til sitt utstyr. Beboeren må sørge for fri adkomst til vinduene og altandøren. Når man er ferdig med denne jobben vil vi støvsuge etter oss. Det vil bli noe støv i leiligheten som må vaskes av beboeren selv. Beboerne kan bo i leilighetene. Beboerne trenger ikke å være hjemme når arbeidet pågår. Vi har systemer og rutiner for å ta vare på nøkler, låse oss inn i leiligheter og låse døren når vi ikke er der. Beboer kan naturligvis være der om ønskelig. Leilighetsdør Denne blir skiftet etter at vinduene er satt inn. Nytt callinganlegg blir etablert i samme tidsrom. Tidsbruk i hver leilighet er mellom 3-5 timer. Denne jobben tar da totalt ca dager. Ventilasjon Når vindusutskiftningen pågår vil vi samtidig prøve å etablere hull i ytterveggen slik at hull til ventilasjon blir laget. Viftemodulene blir så installert samtidig som hullet blir etablert. Videre er det slik at modulene må kobles sammen med kabel og styringsenhet. Dette gjøres av elektriker og tar mellom 1 2 dager avhengig av størrelsen på leiligheten. Her vil det være slik at elektrikeren bør komme inn rett etter eller samtidig med vindusutskiftningsjobben slik at ventilasjon i leilighetene kommer i gang. Noe ventetid kan påregnes for å optimalisere samspillet mellom de ulike installatørene. Målerinstallasjon Dette tiltaket blir sannsynligvis utført etter de andre tiltakene. Her må vi inn med en rørlegger for å koble vannmåleren til rørnettet i hver leilighet. Dette arbeidet vil ta ca. 2 timer. Videre er det slik at man må inn å montere fordelingsmålere på hver radiator. Dette arbeidet tar kun 20 minutter i hver leilighet. Det er viktig at beboerne har fjernet utstyr som står inntil radiatorene. Det er også viktig at dersom de har bygget inn radiatoren, påser at det er stort nok hull eller tilkomst slik at man får montert måleren. Måleren blir montert midt på radiatoren. Besøksplan for dette arbeidet blir utarbeidet på forhånd. Det vil ta totalt ca. 2-3 dager å montere energimålerne på radiatorene og ca dager å montere vannmåleren. Gjennomføringsplan Etter et evt. vedtak om å gå videre til fase 2 vil det bli utarbeidet en detaljert gjennomføringsplan. Skifte av vinduer og ventilasjon kan i så fall bli gjennomført høsten Øvrige tiltak suksessivt.

7 Forslag til vedtak: Styret i får fullmakt til å inngå avtale med Boligenergi om tiltakspakke med garantert energisparing (EPC) i tråd med tilbud av 21. desember 2014, for inntil 18 tiltak til en samlet investeringssum av inntil kr. 25 mill, kr mill. inkl MVA. Investeringen dekkes av oppsparte midler (2,5 mill kr.), tilskudd fra ENOVA ( kr.) og av låneopptak. Styret får fullmakt til å ta opp lån på inntil 28 millioner kroner, evt. med prioritetsfravikelse hvor pant sikres i lagets eiendom med prioritet foran innskuddene. Gjennomføringen av tiltakene startes så raskt som mulig i 2015 til minst mulig ulempe for beboerne, og med varsling og informasjon om byggearbeider som berører den enkelte beboer. Vedtak: Forslaget falt, 50 stemmer mot, 29 stemmer for, ingen blanke stemmer Møtet ble hevet kl.: 21:35. Protokollen signeres av Dag Andreassen /s/ Møteleder Ingo Machenbach /s/ Protokollvitne Ola T. Ryen /s/ Referent Are Stenberg /s/ Protokollvitne