Møteinnkalling. Porsanger kommune Porsáŋggu gielda Porsangin komuuni

Transkript

1 Porsanger kommune Porsáŋggu gielda Porsangin komuuni Møteinnkalling Utvalg: Valgstyret Møtested: Kommunestyresalen - Rådhuset Dato: Tidspunkt: 09:00 Forfall meldes til offentlig servicekontor på telefonnr.: , eller e-post: postmottak@porsanger.kommune.no. Offentlig servicekontor sørger for innkalling av varamedlemmer. Varamedlemmer møter kun ved spesiell innkalling Valgstyremøte starter etter formannskapsmøtet Lakselv, Aina Borch Bente Larssen Rådmann Dette dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ingen håndskrevet signatur 1

2 2

3 Saksliste Utvalgsnr:. Tittel Lukket PS 1/18 PS 2/18 PS 3/18 Godkjenning av innkalling, saksliste, samt signering av protokoll Gjennomføring av folkeavstemming om fylkessammenslåing Fastsetting av valgdag for kommunestyre- og fylkestingsvalget

4 PS 1/18 Godkjenning av innkalling, saksliste, samt signering av protokoll /- 4

5 Arkiv: 016 Arkivsaksnr: 2018/649-2 Saksbehandler: Leif Andersen Saksframlegg Saknummer Utvalg Møtedato 2/18 Valgstyret Gjennomføring av folkeavstemming om fylkessammenslåing Vedlegg til saken: 2 Informasjon om folkeavstemning mai 2018 Sakens bakgrunn Kommunene i Finnmark har gjennom melding fra Finnmark fylkeskommune mottatt informasjon om at vedtatt folkeavstemming om fylkessammenslåingen skal gjennomføres mandag , og skal foregå som et ordinært stortings- /fylkestingsvalg så langt dette passer. Fra fylkeskommunens side legges det opp til at avstemmingen skal foregå i ett stemmelokale i hver kommune. Fylkeskommunen har videre i sin melding sagt at det skal være mulig å forhåndsstemme i perioden fra 7. mai 2018 og til valgdagen. Ved gjennomføringen av folkeavstemmingen så legges det opp til en avstemming både via e-valg (elektronisk avstemming) og vanlig papirbasert avstemming. Det skal også på valgdagen være mulig å avgi e-stemme. Det benyttes stemmeseddel med avkryssing for Ja, Nei og Vet ikke. Finnmark fylkeskommune vil refundere kommunens utgifter i forbindelse med folkeavstemmingen. De sier videre at dersom noen kommuner ønsker å gjennomføre todagers valgting, må kommunen selv dekke kostnadene med den ene dagen. Det er videre ikke anført noe om hvilke utgifter som dekkes, f.eks. bespisning, møtegodtgjørelser, overtidsgodtgjørelser eller lignende. Nærmere detaljer om selve avstemmingen er mottatt Vurdering I forbindelse med folkeavstemmingen så må følgende forhold vurderes: - Valgstyre - Antallet valgdager - Tid og sted for forhåndsstemmemottak - Antallet stemmesteder og valg av valglokale - Åpningstider for valglokalet - Annonsering av folkeavstemmingen. - Oppnevning av stemmestyre og dets godtgjørelse. 5

6 - Andre praktiske ordninger om gjennomføringen. Valgstyret: I og med at dette ikke er ett ordinært valg, så er det heller ikke lovmessig regulert at det skal være ett valgstyre. Det forutsettes likevel at en her benytter allerede oppnevnt valgstyre til å ha ansvaret for gjennomføringen av folkeavstemmingen. Antall valgdager: Det er fra Finnmark fylkeskommunes side forutsatt at valget skal gjennomføres som en dags valg. Det er også det de refunderer kostnadene for til kommunen. Rådmannen vil også tilrå at det blir gjennomført bare en valgdag i Porsanger, nemlig Det vil av praktiske og tidsmessige hensyn ikke være mulig å få spørsmål om antallet valgdager behandlet i kommunestyret. Derfor vil avgjørelsen måtte tas av valgstyret. Forhåndsstemming, tid og sted. Når det gjelder forhåndsstemming så har valgloven en del bestemmelser om forhåndsstemmemottak. Denne kan ikke direkte overføres til en folkeavstemming. Fylkeskommunen har oppgitt at oppstart av forhåndsstemming vil være , og at forhåndsstemming på papir avsluttes fredag Valgstyret må derfor vurdere i hvilket omfang forhåndsstemming skal gjennomføres. Rådmannen vurderer at det kun vil være aktuelt med ett forhåndsstemmemottak i perioden og til og med fredag , og at denne vil være på rådhuset. Åpningstiden for stemmemottaket foreslås fra til Ved de siste valg (kommunestyrevalg/stortingsvalg) så har det også vært forhåndsstemmemottak på minst en lørdag i perioden for forhåndsstemmemottak. Det anbefales ikke å gjennomføre forhåndsstemmemottak utenom ordinær arbeidstid i forhåndsstemmeperioden. Dette bl.a. av kostnadsmessige årsaker, og praktiske hensyn. Stemmelokale, sted og åpningstider. Fylkeskommunen vil bestille nødvendig manntall som skal brukes ved avstemmingen. Det legges opp til at det kun benyttes ett stemmelokale i hver kommune. Rådmannen vil derfor foreslå at bare Porsanger rådhus benyttes som stemmelokale ved folkeavstemmingen. Fylkeskommunen har ikke kommet med noen føringer i forhold til valglokalets åpningstider. Ved de ordinære valgene i Porsanger kommune så har det vært normalt at valglokalene åpner kl og lukker enten kl eller Ved at det legges opp til stemmegivingen skal kunne foregå gjennom en elektronisk løsning og denne skal kunne foregå frem til kl Det foreslås derfor om at lokalet i Porsanger holdes åpent til kl Annonsering i tilknytning til folkeavstemmingen. En antar at Finnmark fylkeskommune vil ha hovedansvaret for det aller meste av annonseringen, uten at dette er avklart når dette saksframlegget utarbeides. Valgstyrets sekretær/rådmannen vil måtte ha den nødvendige fullmakten til å gjennomføre den annonseringen som er nødvendig etter fylkeskommunens retningslinjer. Oppnevning av stemmestyre. Ved ordinære valg er det vanlig å ha ett stemmestyre pr. valglokale/krets. For å administrere folkeavstemmingen på stemmedagen så er det ingen særskilte regler for dette. Det vil være opp til valgstyret å beslutte om det skal oppnevnes ett 6

7 stemmestyre og hvor mange som må oppnevnes til dette. Rådmannen vil tilrå at det oppnevnes ett stemmestyre på 6 personer. Stemmestyrets oppgave vil være å gjennomføre folkeavstemmingen på valgdagen etter de forordninger som gis av fylkesvalgstyret. Godtgjørelser til stemmestyrets medlemmer: Ved tidligere valg så har det ikke vært særskilt godtgjørelse til medlemmer av stemmestyrene. Disse har kun mottatt ordinær møtegodtgjørelse. Dette synes lite for ett helt dags engasjement. Andre kommuner har egne godtgjørelsessatser for stemmestyrenes medlemmer. Rådmannen vil derfor tilrå følgende satser for godtgjørelse: - Leder godtgjøres med kr. 220,- pr. påbegynte time - Øvrige medlemmer godtgjøres med kr. 200,- pr. påbegynte time Godtgjørelsen gjelder også i forbindelse med eventuell opplæring av stemmestyrene. Rådmannens innstilling 1. Oppnevnt valgstyre i henhold til lov om valg fungerer også som valgstyre ved folkeavstemmingen. 2. Folkeavstemming om fylkessammenslåing gjennomføres i Porsanger kommune med en dags avstemming, og dagen for avstemmingen er slik som fastsatt av Finnmark fylkeskommune mandag Forhåndsstemming gjennomføres i perioden til og med fredag på Porsanger rådhus. Forhåndsstemmemottaket er åpent mellom kl og de aktuelle dagene. 4. Stemmemottak på dagen for avstemmingen gjennomføres i ett valglokale, Porsanger rådhus, Lakselv og med åpningstid Valgstyrets sekretær/rådmannen gis fullmakt til å gjennomføre nødvendig annonseringer i henhold til fylkeskommunens opplegg for annonsering av folkeavstemmingen. 6. Det oppnevnes ett stemmestyre på 6 medlemmer til å administrere folkeavstemmingen valgdagen. Stemmestyret gis også fullmakt til å foreta opptellingen etter avsluttet avstemming. Som medlemmer i stemmestyret oppnevnes: leder Roy Myrheim, Lakselv Nestleder Ida Balto Medlem Linda Andreassen Follesø, Lakselv Medlem Børge Eieland, Lakselv Medlem Bjørg Hana, Lakselv Medlem Jan Steinar Nyby, Lakselv Stemmestyrets leder kan etter avtale be om bistand fra administrativt personale for gjennomføring av folkeavstemmingen. Valgstyrets leder gis fullmakt til å gjennomføre suppleringsvalg ved eventuelle forfall. 7. Stemmestyrets medlemmer godtgjøres med at leder gis kr. 220,- og øvrige medlemmer kr. 200,- pr. påbegynt time i henhold til frammøte. Eventuelt administrativt personell som deltar utover ordinær arbeidstid gis overtidsgodtgjørelse evt. avspasering i henhold til hovedtariffavtalen. 8. Valgstyrets leder (ordfører) gis fullmakt til å gjøre nødvendige beslutninger i forbindelse med gjennomføringen av folkeavstemmingen så lenge disse ikke 7

8 er saker av prinsipiell karakter, og er tilpasset forordningene fra Finnmark fylkeskommune. 8

9 Fra: Hereide, Harald F (harald.f.hereide@ffk.no) Sendt: :26:51 Til: Siv M. Wollmann; Alta Kommune; Berlevåg Kommune; Båtsfjord Kommune; Gamvik Kommune; Hammerfest Kommune; Hasvik kommune(ekstern); Karasjok kommune (E-post); Kautokeino Kommune; Kvalsund Kommune; Lebesby Kommune; Loppa Kommune; Måsøy Kommune; Nesseby Kommune; Nordkapp Kommune; Postmottak; Sør-Varanger Kommune; Tana Kommune; Vadsø Kommune; Vardø Kommune Kopi: Emne: Folkeavstemming om fylkessammenslåing Vedlegg: oledata.mso Finnmark fylkesting vedtok i møte 15. mars 2018 at det skal gjennomføres en folkeavstemming om sammenslåing av Finnmark og Troms fylker. Folkeavstemmingen skal gjennomføres innen 17. mai 2018 og skal foregå som et ordinært stortings /fylkestingsvalg. Det legges opp til avstemming både via e valg og vanlig papirbasert. Forhåndsstemmingen vil foregå kun som e valg og starter opp mandag 7. mai. Dersom det kommer velgere for å avgi forhåndsstemme på kommunehuset, anbefaler vi at personale hjelper velgeren å stemme elektronisk. Det vil også være mulig å avgi e stemme også på selve valgdagen. Selve valgdagen er satt til mandag 14. mai Det legges opp til ett samlet manntall per kommune og ett stemmelokale i hver kommune. Fylkeskommunen kontakter Evry og bestiller manntall. Det skal ikke brukes valggkort, og velgeren må kunne legitimere seg ved bruk av gyldig identitetskort. Valgteknisk programvare leveres av firmaet New Voting Technology Consulting AS. Det benyttes stemmeseddel med avkryssing for Ja, Nei og Vet ikke. Vi ber om at kommunen melder tilbake innen 23. mars hvor mange stemmesedler kommunen trenger. Selve opptellingen av papirstemmer skal foretas manuelt. Finnmark fylkeskommune vil refundere kommunenes utgifter i forbindelse med folkeavstemmingen. Dersom noen kommuner ønsker å gjennomføre todagers valgting, må kommunen selv dekke kostnadene med den ene dagen. Nærmere opplysninger om selve gjennomføringen av folkeavstemmingen vil følge. Eventuelle spørsmål kan rettes til undertegnede. Vennlig hilsen Finnmark fylkeskommune Finnmárkku fylkkagielda Sentraladministrasjonen Guovddášhálddahus Harald F Hereide Sekretær for fylkesvalgstyret / 9

10 Fra: Hereide, Harald F (harald.f.hereide@ffk.no) Sendt: :45:50 Til: Kommuner i Finnmark Kopi: bjbe@alta.kommune.no; siv.efraimsen@berlevag.kommune.no; tove.gotvassli@batsfjord.kommune.no; heidi.hansen@gamvik.kommune.no; trude.klaussen@hammerfest.kommune.no; heidi.lindi@karasjok.kommune.no; maia.haetta@kautokeino.kommune.no; toril.nilsen@kvalsund.kommune.no; anne.lill.falsen@lebesby.kommune.no; solbjorg.jensen@loppa.kommune.no; lill.iren.sjursen@masoy.kommune.no; Britt.Inger.Olsen@nesseby.kommune.no; mariann.bardsnes@nordkapp.kommune.no; Leif Andersen; Siv.Wollmann@sor-varanger.kommune.no; fg@tana.kommune.no; hallgeir.sornes@vardo.kommune.no; nina.nilsen@hasvik.kommune.no Emne: Informasjon om folkeavstemning mai 2018 Vedlegg: oledata.mso Finnmark fylkesting har vedtatt at det skal gjennomføres en folkeavstemning om sammenslåing av Finnmark og Troms fylker. Selve avstemningsdagen er satt til 14. mai. Forhåndsstemmegivningen på papir starter mandag 7. mai og avsluttes fredag 11. mai. E valgstemmegivningen vil foregå i hele perioden fram til mandag 14. mai kl Manntall Det utarbeides et samlet manntall per kommune, ikke kretsvise manntall. Manntallet er under utarbeidelse og sendes kommunene så snart det foreligger. Evry tar kontakt med kommunene når manntallet er klart for nedlasting. Skjæringsdato er Fra NVTC sendes en versjon av manntallet som en excel fil for elektronisk avkryssing. Dette manntallet vaskes mot e valgstemmene for å fjerne eventuelle dobbeltstemmegivninger. Den elektroniske versjonen av avkryssingsmanntallet skal sendes til NTVC tirsdag 15. mai 2018 innen kl Gjennomføring av folkeavstemningen Stemmerettsalderen er satt til 18 år den samme som myndighetsalderen. Velger må være manntalsført i Finnmark per og fylle 18 år innen utgangen av Valgkort skal ikke brukes, og velgeren må kunne legitimere seg ved bruk av gyldig identitetskort. Det vil være mulig å kunne avgi stemme via både internett (e stemme) og på tradisjonelt vis med stemmeseddel. Dersom det møter opp velgere som ikke er hjemmehørende i kommunen, anbefaler vi at personalet hjelper velgeren å avgi sin stemme som e valgstemme. Kommunene oppretter et valgstyre, eventuelt et stemmestyre og et stemmelokale som ved gjennomføring av valg til kommunestyre, fylkesting og storting og følger de samme prosedyrer i valglokale som ved slike valg. Forskjellen vil være at det ikke tas imot stemmer fra velgere manntallsført i andre kommuner, fremmedstemmer og stemmer i særskilt omslag. Stemmesedlene som benyttes vil ha mulighet for avkrysning for tre valg Ja, Nei og Blank. Stemmesedlene skal stemples som ved ordinære valg. Åpningstider Forhåndsstemmegivningen gjennomføres i kommunens åpningstid/kontortid. Kommunen kan selv avgjøre om det er behov for utvidet åpningstid. På selve valgdagen bør valglokalet åpne tidligst mulig og holde åpent som ved en ordinær valgdag. Kommunen avgjør selv hvor lenge de ønsker å holde valglokalet åpnet, men folkeavstemningen avsluttes kl Lokale tilpasninger er mulig. Det vil være mulig å avgi e valgstemme til kl E valget åpner 7. mai kl Vi oppfordrer kommunene til å legge lenke til på sine nettsider. Opptelling Kommunene skal sende avkrysningsmanntallet elektronisk til NVTC for vasking mot e valgstemmene. Fila må kryperes i excel før den sendes til henrik@nvtc.no. Passord sendes på sms til Det er viktig at det er den originale excel fila som sendes og ikke et skannet dokument. Eventuelle spørsmål om systemet kan rettes til Henrik Nore Kommunene skal telle opp papirstemmene. Stemmesedlene skal fordeles på de tre svarkategoriene Ja, Nei og Blank. Selve opptellingen gjøres manuelt. Møtebok til føring av valgresultat sendes elektronisk fra Finnmark fylkeskommune. Valgmateriellet skal sendes snarest råd til fylkesvalgstyret for kontrolltelling. Dette gjøres enten ved bruk av flytransport eller kjøring med egen bil. 10

11 Kostnadsdekning Finnmark fylkeskommune dekker alle dokumenterte utgifter kommunene har ved gjennomføring av folkeavstemningen. Dersom noen kommuner ønsker å gjennomføre et to dagersvalg, må kommunen selv dekke kostnadene med den ekstra valgdagen. Vennlig hilsen Finnmark fylkeskommune Finnmárkku fylkkagielda Sentraladministrasjonen Guovddášhálddahus Harald F Hereide Sekretær for fylkesvalgstyret / 11

12 Arkiv: 013 Arkivsaksnr: 2018/674-2 Saksbehandler: Silvia Annette Sirii Saksframlegg Saknummer Utvalg Møtedato 3/18 Valgstyret Kommunestyret Fastsetting av valgdag for kommunestyre- og fylkestingsvalget 2019 Sakens bakgrunn I statsråd 16 mars 2018 ble valgdagen for kommunestyrevalget og fylkestingsvalget 2019 fastsatt til mandag 9. september Kommunestyret kan med hjemmel i valglovens 9-2 (2) vedta at det på ett eller flere steder skal holdes valg også søndag 8. september Vedtak om dette må treffes senest samtidig med budsjett for det året valget skal holdes 9-2. Fastsetting av valgdag «(1) Kongen fastsetter før hvert valg valgdagen til en mandag. (2) Kommunestyret kan selv, med tilslutning fra minst 1/3 av medlemmene, vedta at det på ett eller flere steder i kommunen skal holdes valg også søndagen før den offisielle valgdagen.» Vurdering Det er en tradisjon at det holdes to dagers valg i krets 2, - Lakselv/Skoganvarre m/ omegn. Det har vært praksis på bakgrunn i antall velgere som er bosatt i kretsen. Ved Stortings- og sametingsvalget i 2017 ble det ikke avholdt 2-dagersvalg i krets 2, Lakselv/Skoganvarre m/ omegn. Det ble i stedet avholdt forhåndsstemmegivning på Banaksenteret de siste lørdagene før valget. Det anbefales å fortsatt avholde 2 dagers valg i krets 2, men at man fortsetter med forhåndsvalg på Banaksenteret i tillegg. Rådmannens innstilling Kommunestyret i Porsanger vedtar følgende valgdager: Krets 01 - Børselv/Brenna m/ omegn - mandag 9. september 2019 Krets 02 - Lakselv/Skoganvarre m/ omegn - søndag 8.- og mandag 9. september 2019 Krets 03 Billefjord m/ omegn - mandag 9. september 2019 Krets 04 Olderfjord/Kistrand m/ omegn - mandag 9. september