Framtidas mål, strategiar, organisering og prioritering (jf. M.1.2 og M.1.3): Prosjekt Økonomi, delprosjekt: innkjøp

Transkript

1 Framtidas mål, strategiar, organisering og prioritering (jf. M.1.2 og M.1.3): Prosjekt Økonomi, delprosjekt: innkjøp 1 INNLEIING SAMANDRAG NASJONALE FØRINGAR OG KOMMUNAL FØRINGAR FOR TENESTENE STATUS, TRENDAR OG UTFORDRINGAR STATUS FJELL KOMMUNE FORDELER OG ULEMPER MED DAGENS ORGANISERING OG TENESTEOMFANG Fordelar Ulemper SATSINGSOMRÅDE, MÅL OG STRATEGIAR FOR TENESTENE SATSINGSOMRÅDE Innovative anskaffingar Kvalitet og effektivitet Kontraktsoppfølging Innkjøpssystemet Mercell (KGV/KAV) E-handel MÅL OG STRATEGIAR FOR TENESTENE Overordna målsetjingar Anskaffingsstrategi Digitalisering/verkty Rutinar og malar Rapportering Kompetanse Kapasitet ORGANISERING AV TENESTENE OPPGÅVER, FUNKSJONSOMTALE OG DIMENSJONERING KVA FOR TENESTER, OPPGÅVER OG FUNKSJONAR SKAL DELPROSJEKTET OMFATTA? FORSLAG TIL DIMENSJONERING/STILLINGSRESSURSAR I OPPGÅVELØYSINGA OG TENESTETILBODET (INN I ORGANISASJONEN OG UT TIL INNBYGGJARANE) KOMPETANSEBEHOV OPPLÆRINGSBEHOV LOKALISERING LOKALISERINGSKONSEKVENSAR AV FORESLÅTT ORGANISERING OG OPPGÅVE-/TENESTELØYSING KVA ER BEHOVET KNYTT TIL LOKALE, AREAL, INVENTAR OG UTSTYR LOKALE FORSKRIFTER OG INTERNE REGLEMENT AVTALER MED EKSTERNE LEVERANDØRAR AVTALER MED EKSTERNE SAMARBEIDSPARTNARAR BEHOV FOR DIGITALE VERKTØY OG SYSTEM BEHOV FOR DIGITALE VERKTØY OG SYSTEM SOM TEK OMSYN TIL INNOVASJON I ORGANISASJONEN OG TENESTETILBODET. 9 1

2 12.2 KORLEIS SIKRE KONVERTERING AV DATA FRÅ EKSISTERANDE KOMMUNAR KORLEIS SIKRE INTEGRERING MELLOM IT-SYSTEM KONSEKVENSAR ØKONOMI TILSETTE DIGITALISERING TILTAK TILTAKSLISTE OVERSIKT TILTAK SOM MÅ GJENNOMFØRAST INNAN KONTRAKTAR SOM MÅ PÅ ANBOD/ELLER MÅ SEIAST OPP OVERSIKT TILTAK SOM KAN VENTE TIL ETTER

3 1 Innleiing I denne rapporten er presentert framlegg til framtidig satsingsområde, mål og strategiar samt forslag til organisering og dimensjonering for innkjøp. Odin Prosjekt AS er konsultert i høve dette mandat og det er moglegheit for skriftlege innspel eller presentasjon der i frå, ved behov for utdjuping. 2 Samandrag Innkjøp omhandlar både interne og eksterne tilhøve. Eksterne aktørar er til dømes leverandørar, advokatar og media. Innkjøpsfunksjonen er eit strategisk verkemiddel for kommunen, både for å nå økonomiske og kvalitative mål. Ressursbruk på innkjøp i dei tre kommunane dei siste åra har ikkje vore i høve til dei krav som stillast på området. Deler av området som til dømes kontraktsoppfølging, avtaleadministrasjon og kontroll er i mindre grad utført. Fjell, Sund og Øygarden ligg etter på systemsida. Det er ikkje tatt i bruk e-handel eller system for innkjøpsanalyse. Innkjøpsverkty (Mercell) er nyleg tatt i bruk og det er mykje arbeid som står att. For å nå målet i intensjonsavtalen om at «Den nye kommunen skal vera eit regionalt og nasjonalt fyrtårn innan teknologi..» og «Kommunen skal levera tenester av høg kvalitet til beste for innbyggjarane» må det satsast på innkjøpsområdet både på ressursar (stillingar) og på system-sida. Då kan ein ta att «det tapte» og ha ei uttalt målsetjing om så snart som mogleg kome opp på eit høgt nivå. Då vert det mogleg å realisere både økonomiske og andre gevinstar. Å satse ressursar på innkjøp vil gje økonomiske effektar, auke avtalelojalitet og resultere i avtalar på fleire områder. 3 Nasjonale føringar og kommunal føringar for tenestene Innkjøp i ein kommune er i stor grad styrt av lovfesta retningsliner gjennom lov 17. juni 2016 nr. 73 om offentlige anskaffelser (anskaffelsesloven) med tilhøyrande forskrifter. Av sentrale forskrifter kan nemnast forskrift 12. august 2016 nr. 974 om offentlige anskaffelser (anskaffelsesforskriften), forskrift 12. august 2016 nr. 975 mo innkjøpsregler i forsyningssektorene (forsyningsforskriften) og forskrift 12. august 2016 nr. 976 om konsesjonskontrakter (konsesjonskontraktforskriften). I tillegg er det omfattande frå KOFA (Klagenemnda for offentlige anskaffelser) og domstolar. KOFA har fått attende si mynde til å ileggje overtredingsgebyr for ulovlege anskaffingar. Innkjøpsområdet er i stadig endring med nye krav frå EU og nasjonalt. Dømer på endringar er endring i terskelverdiar, lovkrav til system (KGV/KAV), miljøkrav, lærlingkrav og reviderte seriøsitetsføresegner. 4 Status, trendar og utfordringar 4.1 Status Fjell kommune Innkjøpsområdet er organisert slik at kvar sektorsjef er ansvarleg for at ein har gyldige avtalar innanfor sitt område. Dette kan gjerast ved at ein tiltrer avtalar som Bergen kommune inngår (innkjøpssamarbeidet med Bergen) eller at ein inngår eigne avtalar. Sektorsjef er ansvarleg for at avtalar som er inngått blir følgd. Kjøp/bestilling utførast som regel av fleire tilsette på den enkelte 3

4 tenestestad og skjer vi telefon, e-post eller bestillingsløysing/nettbutikk. Økonomisjefen hjelp til med råd/rettleiing samt prosess ved inngåing av nye avtalar og generell rådgjeving og opplæring i organisasjonen. Økonomisjefen har om lag 0,7-1 årsverk på innkjøpsfunksjonen i dag. Byggeprosjekt, eigedom og IKT tek hand om sine anskaffingar sjølve. Samla sett er det estimert med at det nyttast minimum 1 årsverk på innkjøp utanfor økonomisjefen. Det er ikkje tatt i bruk e-handel eller system for innkjøpsanalyse. Fjell kommune er i startfasen med bruk og oppbygging av innkjøpssystem (KGV/KAV system). Systemet er planlagt bygd opp slik at NØK kan ta i bruk systemet frå Samla sett nyttast minimum 2 årsverk i organisasjonen på innkjøp. I tillegg kjem ein del kjøp av konsulenttenester på området. I tillegg kjem ressursar og kjøp av tenester som Sund og Øygarden har. 4.2 Fordeler og ulemper med dagens organisering og tenesteomfang Fordelar Det er ein fordel at innkjøpsfunksjonen (til ein viss grad) er sentralisert. Det er positivt at det er meir enn ein person som kan diskutere komplekse problemstillingar. Det er ein fordel med fagleg oppdatering og at interne rutinar difor har ajourførast i takt med endringar i regelverk og praksis Ulemper Innkjøpsfunksjonen burde ha eit gjennomgåande fagansvar for heile organisasjonen, til forskjell frå tenesteområde som har eit linjeansvar for sine respektive områder. Fortrinnsvis organisert direkte under rådmann med moglegheit for instruksjon, rapportering og oppfølging av avvik (manglande avtalelojalitet). Fjell kommune manglar innkjøpsstrategi og forankring av innkjøp i organisasjonen. Organiseringa i dag tilfredsstiller ikkje dagens krav til system, kompleksitet, ansvar og oppfølging. Det er ingen som arbeider på heiltid med innkjøp. Til dømes er det ikkje tilstrekkeleg med ressursar til å arbeide med eigne anbod, oppfølging av kontraktar, evaluering, gevinst-optimalisere eller innføring/utvikling av system (KGV/KAV, e-handel, innkjøpsanalyse). Generelt har innkjøpssamarbeidet med Bergen fordelar ved at det sparar oss for mykje tid og ressursar ved at vi kan tiltre anbod utan å gjere jobben sjølv. Moglegheit for fagleg oppdatering, faste samlingspunkt og møter i samband med dette. Ein ulempe ved å nytte innkjøpssamarbeidet er at det ikkje alltid at avtalane er så tilpassa våre behov som ein kunne ha ønska. Det er utfordrande å få til tett kontraktsoppfølging. 5 Satsingsområde, mål og strategiar for tenestene 5.1 Satsingsområde For innkjøpsområdet er det identifisert fleire moglege satsingsområde: 4

5 5.1.1 Innovative anskaffingar Bruk av innovative anskaffingar kan bidra til betre produkt og tenester. Det kan også identifisere andre tenester og produkt, som er meir gunstig økonomisk Kvalitet og effektivitet Utarbeiding og vedlikehald av rutinar/malar har potensiale for effektivisering og minske risiko for feil i dokument og prosess i høve regelverk Kontraktsoppfølging Ved å satse på kontraktsoppfølging er det potensiale for å sikre at korrekte prisar og andre vilkår frå gjeldande avtalar oppnåast. Betre kontraktsoppfølging er avgjerande for å ta ut og verifisera økonomiske og kvalitative gevinstar Innkjøpssystemet Mercell (KGV/KAV) Integrasjon med sak/arkiv har potensiale for å sikre korrekt arkivering og minske administrativ arbeidsbyrde. Det finnes andre elektroniske prosessar i Mercell, som til dømes elektronisk signering av avtalar E-handel Framtidig e-handel har potensiale for effektivisering gjennom til dømes «fakturamatch». Vidare sikre avtalelojalitet ved kjøp på gjeldande avtalar. E-handel er anbefalt planlagt, men bør ikkje gjennomførast før organisasjonen er klar for dette, har ressursar til å drive prosjektet over tid og det bør vere langsiktigheit på systemsida. 5.2 Mål og strategiar for tenestene Overordna målsetjingar Lovmessige anskaffingar Effektiv organisering, styring og kontroll Effektiv og profesjonell gjennomføring av anskaffingsprosessar for å oppnå innsparingar. For at innkjøp skal kunne realisere overordna målsetjingar og mål i høve intensjonsavtalen vil kritiske punkt vera m.a. følgjande: Anskaffingsstrategi Det bør utarbeidast ein anskaffingsstrategi, som vert forankra saman med dei andre strategiane til NØK. Strategien bør også forankrast og rullerast i kommunestyret. Ved å fastslå kommunens innkjøpsstrategi får ein løfta diskusjonen om organisering av innkjøpsfunksjonen og synleggjort ressursar organisasjonen treng. 5

6 5.2.3 Digitalisering/verkty Det bør takast i bruk eller optimaliserast verkty som e-handel, innkjøpssystem (KGV/KAV) og innkjøpsanalyse verkty Rutinar og malar Det bør utarbeidast rutinar og malar på innkjøpsområdet Rapportering Innkjøpsleiar bør rapportera periodisk til rådmannsgruppa om gevinstar og aktivitet på innkjøpsområdet Kompetanse Det bør vere ei målsetjing om å auke kompetanse på innkjøp både hos innkjøparane, dei tilsette og leiarane i NØK gjennom kurs/opplæringsplan Kapasitet Det bør avsetjast tilstrekkeleg dedikerte ressursar til arbeid med anskaffingar. 6 Organisering av tenestene Innkjøpsfunksjon er ein sektorovergripande funksjon, og innkjøp er eit overordna strategisk verkemiddel for å nå økonomiske og kvalitative mål for kommunen. Grunnlaget for innkjøpsarbeidet bør være basert på ein gjennomgåande plan som gjeld for heile organisasjon, til dømes i form av ein anskaffingsstrategi. Innkjøpsavdelinga bør ha beslutningsmynde/instruksjonsmynde for området. Alt. 1 Anbefalt organisering er direkte under rådmann då innkjøpsfunksjon er ein sektorovergripande funksjon. Innkjøpssjef bør ha instruksjonsmynde kva gjeld prosess i alle anskaffingssaker for heile kommunen. Alt. 2 Gruppa ser for seg at innkjøp i Nye Øygarden kommune i hovudsak vert samla i ei eining under Kommunalsjef økonomi. Innkjøpsleiar bør ha instruksjonsmynde kva gjeld prosess i alle anskaffingssaker for heile kommunen Ei samling av innkjøp i eigen avdeling vil gje eit fagmiljø og betre vilkår for fagleg utvikling, diskusjon og levering av gode tenester. Saman med auka digitalisering (system) vil dette frigjere ressursar til auka fokus på kvalitetssikring og internkontroll samt utvikling av tenestene. 6

7 Alt. 1 Rådmann Innkjøp Alt. 2 Kommunalsjef økonomi Innkjøp 7 Oppgåver, funksjonsomtale og dimensjonering 7.1 Kva for tenester, oppgåver og funksjonar skal delprosjektet omfatta? Delprosjekt innkjøp vil omfatte følgjande fagområde: Utkast anskaffingsstrategi Leiing av og bistand i anskaffingsprosessar Innkjøpssystem (KGV/KAV) Rådgjeving Avtaleoversikt, nye avtalar 7

8 Oversikt over pågåande anbod Innkjøpssamarbeidet Utarbeide malar og rutinar 7.2 Forslag til dimensjonering/stillingsressursar i oppgåveløysinga og tenestetilbodet (inn i organisasjonen og ut til innbyggjarane) Det er fleire aspekt ved dimensjonering. Til dømes kan ein ved å tilføre ressursar internt på sikt hente gevinstar og redusere kjøp frå eksterne konsulentar og advokatfirma. Anbefaling under er ei minimumsløysing og at innkjøpssamarbeidet nyttast i ein periode vidare. Delprosjekt innkjøp bør totalt omfatte 4 årsverk. 1 operativ innkjøpsleiar og 3 innkjøparar som inkluderer støtte til heile organisasjonen. (Totalt 4). Ved framtidig innføring av e-handel, aktiv kontraktsoppfølging må ressursar i form av årsverk aukast med 1 stilling til. (Totalt 5) Det vil vere anbefalt å ta ein ny vurdering seinare om innkjøpssamarbeidet bør utfasast i framtida og alt av anskaffingar skal ligge hos innkjøp i NØK. Ressursane på innkjøp styrkast med anslagsvis 1-2 stillingar til. (Totalt 6-7). 7.3 Kompetansebehov Det er behov for kompetanse innanfor innkjøp, system og juss/avtalerett på området. Deltaking på relevante kurs og samlingar er naudsynt for faglig oppdatering, erfaringsutveksling og bygging av nettverk på eit område i stadig endring. Totalt sett vurderer ein at den nye eininga truleg har behov for å styrke kompetanse utover tilsette som er i dei tre kommunane i dag. 7.4 Opplæringsbehov Det er behov for kontinuerleg oppdatering/opplæring innanfor fagområdet. 8 Lokalisering 8.1 Lokaliseringskonsekvensar av foreslått organisering og oppgåve- /tenesteløysing Anbefalt plassering er sentralt i organisasjonen og leiargruppe. Samlokalisering i eit eige fagmiljø vil gje betre vilkår for diskusjon og fagleg utvikling, betre tenester til organisasjonen, redusere risiko og meir profesjonell uttrykk utad til leverandørar og andre aktørar. 8.2 Kva er behovet knytt til lokale, areal, inventar og utstyr Trong for kontorplass til 4 tilsette utstyrt med pc med to skjermar. I hovudsak cellekontor. I tillegg er det trong for tilgang til eit møterom med projektor. 8

9 9 Lokale forskrifter og interne reglement Delegasjonsreglement Innkjøpsreglement Innkjøpsrutinar Internkontroll 10 Avtaler med eksterne leverandørar Mercell KS advokatane Odin Prosjekt KS-I 11 Avtaler med eksterne samarbeidspartnarar. Innkjøpssamarbeidet med Bergen 12 Behov for digitale verktøy og system 12.1 Behov for digitale verktøy og system som tek omsyn til innovasjon i organisasjonen og tenestetilbodet Innkjøpssystemet (Mercell) må integrerast mot nytt sak/arkiv system. Vidare mot økonomisystem ved e-handel Korleis sikre konvertering av data frå eksisterande kommunar Manuell registrering Korleis sikre integrering mellom it-system Krav i anbod. 13 Konsekvensar 13.1 Økonomi Stillingsbudsjett, opplæringsmidlar og andre budsjettpostar. Midlar til medlemskap i KS-I, innkjøpssamarbeidet med Bergen og Odin Prosjekt Tilsette Samla tal tilsette 4 årsverk 9

10 13.3 Digitalisering Nye modular i Mercell, e-handel og innkjøpsanalyseverkty. 14 Tiltak 14.1 Tiltaksliste Oversikt tiltak (prioritert liste før og etter ) Tiltak Frist Utarbeide malar Avtaleoversikt ajourføre Laupande Pågåande anbod oversikt Laupande Økonomisystem prosjekt Anskaffingsstrategi utkast Rutinar innkjøp NØK Opplæring internt E-handel Innkjøpsanalyseverkty Elektronisk avtalesignering (Mercell) Andre modular i Mercell 14.2 Oversikt tiltak som må gjennomførast innan Sjå over 14.3 Kontraktar som må på anbod/eller må seiast opp Kontraktar/anbod Frist for oppseiing Frist for ny løysning Anbefaling 14.2 Oversikt tiltak som kan vente til etter E-handel Innkjøpsanalyseverkty Elektronisk avtalesignering Andre modular mercell 10

11 11