ORGANISASJON OG DIGITALISERING

Transkript

1 ORGANISASJON OG DIGITALISERING

2 Innhold 1. Bakgrunn Tre kommunar blir ein ny kommune Visjon Mål Intensjonsavtalen Intensjonsavtalen sine hovudmål Prinsipp for tenesteyting Prinsipp for Organisasjon og Digitalisering Digitalisering Vedteken organisering nivå Prosjektorganisering Prosjektbestilling til Organisasjon og Digitalisering Organisering og ansvar Prosjektmetodikk Prosjektstyring Prosjektleiar sitt ansvar... Feil! Bokmerke er ikke definert. 5.4 Prosjektgruppa sitt ansvar... Feil! Bokmerke er ikke definert. 5.4 Prinsipp for etablering av delprosjekt Framdrift og milepælsplan Rammevilkår og økonomi... 13

3 1. Bakgrunn 1.1 Tre kommunar blir ein ny kommune Nye Øygarden kommune består av Fjell, Sund og Øygarden som utgjer eit felles geografisk område med sterk kystkultur. Den nye storkommunen med omlag innbyggjarar vil handtera framtidige velferdsoppgåver på ein betre måte enn dagens kommunar kvar for seg. Den nye kommunen vil ha betre føresetnader for å løysa framtidas utfordringar. 1.2 Visjon Øygarden - eit fyrtårn i vest. Den nye kommunen skal byggja vidare på felles kyst- og strilekultur med lokalt sjølvstyre, gode tenestetilbod til innbyggarane og framtidsretta samfunns- og næringsutvikling som sikrar attraktivitet og vekst i heile kommunen. 2. Mål 2.1 Intensjonsavtalen Nye Øygarden kommune skal vera ein framtidsretta og kunnskapsbasert samfunnsutviklar, med fortrinn innanfor energi, teknologi og marine ressursar. Kommunen skal løfta fram 3 viktige verdiar som felles kultur, språk og identitet. Beste praksis i dei noverande kommunane skal vidareførast. Nærtenesteprinsippet skal leggjast til grunn med daglege tenester som er tilgjengelege for innbyggjarane lokalt og digitalt. Me skal ha ein kommune innbyggjarane er stolte av og der det er godt og trygt å bu og leva. Nye Øygarden skal ha gode digitale løysingar, både publikumsretta og i tenesteyting. Den nye kommunen skal vera eit regionalt og nasjonalt fyrtårn innan teknologi, energi og marine næringar.

4 2.2 Intensjonsavtalen sine hovudmål Kommunen skal vera ein attraktiv bu- og arbeidsregion i bergensregionen Kommunen skal ha ein berekraftig kystkultur Kommunen skal levera tenester av høg kvalitet til beste for innbyggjarane Heile kommunen skal takast i bruk med levande lokalsamfunn og eit mangfaldig kommunesenter Kommunen skal vera ein god arbeidsgjevar der trivsel og kompetanse er grunnleggjande faktorar Infrastruktur innan veg, fiberkabling og VAR-tenester er høgt prioritert og skal framleis byggjast ut 2.3 Prinsipp for tenesteyting Nærtenesteprinsippet skal leggjast til grunn for tenesteytinga i den nye kommunen. Det betyr at dei publikumsretta tenestene skal vera sikra i kommunale servicesenter, og dei brukarretta tenestene skal vera lokaliserte så nær brukarane som mogeleg. Tenestene skal vera på same nivå som i dag, eller betre, og gjeldande planar skal vidareførast. Tenester som innbyggjarane ikkje nyttar dagleg, kan sentraliserast til kommunesenteret eller kommunedelsentera. Effektiviseringsvinstar ved etablering av ein ny større kommune skal gje betre tenester til innbyggjarane Kommunen skal ha ein handlekraftig og effektiv kommunal organisasjon med god leiing, høg kompetanse og kvalitet i alle ledd. Kommunen skal jobba for effektiv internkommunikasjon. Digitalisering skal kompensera for fysiske avstandar. Vår nye storkommune skal ha gode digitale løysingar, både publikumsretta og i tenesteyting som til dømes velferdsteknologi.

5 2.4 Prinsipp for Organisasjon og Digitalisering Den nye kommunen skal vera raus og inkluderande. Det skal etablerast ein arbeidsgjevarpolitikk som bidreg til å samla og utvikla arbeidstakarane, og som skaper gode relasjonar mellom arbeidsgjevar og arbeidstakarar Kompetanse Rett kompetanse er grunnlaget for eit godt tenestetilbod. Det skal vera eit prioritert satsingsområde å rekruttera, vidareutvikla og halda på relevant og tilstrekkeleg kapasitet og kompetanse innanfor alle tenesteområde. Det skal gjennomførast ei kompetansekartlegging og lagast ein kompetanseplan som skal takast i bruk ved etableringa. Den nye kommunen skal møta framtida sine utfordringar i tenestetilbod til innbyggjarar, tilsette og næringsliv. Me skal rekruttera og utvikla den beste fagkompetansen for å gje innbyggjarane kvalitet på tenestene dei tek imot. 2.5 Digitalisering Digital samanslåing byr på mange utfordringar og moglegheiter. Kommunesamanslåinga er eit unikt høve til å byggja ein ny og framtidsretta kommune. I omstillingsprosessen skal det leggjast vinn på å finna nye løysingar og auka graden av digitalisering Eksisterande kommunar har ulike digitale løysningar som må handterast i samanslåingsprosessen. Nokre løysingar vert avslutta, nokre vert vidareført og andre må skaffast på nytt Data som ligg elektronisk lagra i ulike system må overførast til nye system, og samanhengen mellom kommunen sine interne løysningar og kommunale og nasjonale fellesløysingar må ivaretakast for å sikre god informasjonsflyt og effektiv oppgåveløysning.

6 2.6 Vedteken organisering nivå 1 Den overordna organiseringa av den nye kommunen legg en del primissar for vidare organisering Nivå 1 byggjer på følgjande prinsipp Sikra behovet til brukarane Direkte delegering av ansvar og mynde frå fullmaktsnivå 1 (rådmannsnivå) til fullmaktsnivå 2 (tenestestad / eining) Forholdet mellom nivåspenn og kontrollspenn må vurderast i høve leiardialog og leiaroppfølging frå rådmannsnivået (samhandling mellom fullmaktsnivå 1 og 2). Dette blir ivareteke i vidare arbeid med organisasjonsmodellen knytt til fullmaktsnivå 2. Tenestestadene/ einingane på nivå 2 må ha sterke fagmiljø med redusert sårbarheit, som byggjer på prinsippet om myndiggjorte medarbeidarar og at avgjerd vert teke nærast mogleg brukar Stab og støttefunksjonar vert samla i større fagmiljø og skal gje råd og støtte til både fullmaktsnivå 1 og 2 Styrkje tverrfagleg samarbeid og mellomromskompetanse for å sikra samhandling på tvers i organisasjonen, og slik unngå «gråsoner»

7 3. Prosjektorganisering

8 4. Prosjektbestilling til Organisasjon og Digitalisering Dei beste løysningane frå dagens kommunar må identifiserast og vurderast opp mot morgondagens oppgåver og utfordringar. I dei tilfella beste praksis ikkje er god nok, må vi sjå etter nye og betre løysningar (ny praksis). Det skal sikrast gode og likeverdige tenester og i framtida skal det vera tilstrekkeleg kapasitet og kompetanse. Kommunen skal satse på innovasjon og digitalisering for å oppnå forbetring, fornying og effektivisering. Dette vil vera viktige element for å ivareta målsettinga om ressursoptimalisering. Spørsmål som må vurderast er mellom anna: 1. Kva tenester og oppgåver høyrer naturleg inn under kommunalsjefområdet? 2. Korleis skal tenester og oppgåver løysast i den nye kommunen? 3. Korleis skal vi organisera og dimensjonera tenester og oppgåver? 4. Kva kompetanse treng vi til ulike oppgåver? 5. Kva IKT system og anna utstyr treng vi i den nye kommunen? 6. Kva behov har vi knytt til lokale i den nye kommunen? 7. Kva må vera på plass før ? 8. Kva mål må realiserast etter ? 9. Kva opplæring vil det vera behov for? 10. Korleis sikra konvertering av data frå eksisterande kommunar? 11. Kva plan for framdrift må vi ha for å koma i mål til ? Prosjektbestilling: Definera framtidig organisering i kommunalområde Definera kva teneste og oppgåver kommunalsjefområdet skal omfatta Organisering, dimensjonering, roller og funksjonar Kompetansebehov

9 Behov lokale og utstyr 2. Definere delprosjekt - prosjektorganisasjon Kva delprosjekt er det behov for å etablera? Mandat til delprosjekt Referansegrupper brukarperspektiv og høyringar Avhengighet mellom delprosjekt Tverrfagleg avhengigheit (samarbeid med prosjekt for andre kommunalsjefområde) Utarbeide framdriftsplan og milepelsplan for prosjektet og delprosjekt Rapportering av framdrift og avvik Sikra god prosjektstyring Sikra at personvernet i lov og forskrift vert følgt opp (GDPR) Vera styringsgruppe for eigne delprosjekt Vurdera risiko og prioritere Laga målbildestyring før og etter Rapportere om status og framdrift av kommunalsjefområdet til overordna styringsgruppe etter oppsett plan 4. Løfta politiske og prinsipielle spørsmål til overordna styringsgruppe 5. Avklare økonomiske behov med overordna styringsgruppe, til dømes behov for ekstern kompetanse og eller innkjøp

10 5. Organisering og ansvar 5.1 Prosjektmetodikk Prosjektveiviseren er Difis anbefalte prosjektmodell for styring av digitaliseringsprosjekter i offentlige virksomheter. Denne prosjektmodellen er lagt til grunn for prosjektet med etablering av den nye kommunen. 5.2 Prosjektstyring Overordna styringsgruppa Overordna stryringsgruppe tek stilling til politiske og prinsipielle spørsmål som må vidare til fellesnmenda for avgjerd Andre spørsmål frå prosjektgruppene kan overordna styringsgruppe ta avgjerd om Prosjektgruppe/ styringsgruppe Prosjektleiar rapporterer til overordna styringsgruppe via prosjektrådmannen som utarbeider grunnlag til møte i styringsgruppa Politiske og prinsipielle spørsmål må løftast til overordna styringsgruppe via prosjektrådmannen Delprosjekt Delprosjekt rapporterer til prosjektgruppa som er styringsgruppe for delprosjekta Politiske og prinispielle spørsmål må løftast til prosjektgruppa som er styringsgruppe for delprosjekt

11 5.3 Ansvaret til prosjektleiar Prosjektleiar leverer statusrapport til overordna styringsgruppe 14 dagar før fellesnemnda sine møte Prosjektleiar må sikra at IKT, arkiv og andre tenester vert involverte. Prosjektleiar utarbeider overordna framdriftsplan for prosjektet Prosjektleiar skal sikra at prosjektgruppa og leiarar i delprosjekt tek i bruk «Projectplace» som prosjektstyringsverktøy, og sørgje for naudsynt opplæring Prosjektleiar har ei viktig rolle med å koordinera delprosjekt og sikra framdrift Prosjektleiar skal sikra at prosjektarbeidet gjennomførast med medverknad og involvering av tillitsvalde og tilsette Allereie etablerte delprosjekt må vurderast på nytt når det gjeld mandat og styringsgruppe 5.4 Ansvaret til prosjektgruppa Prosjektgruppa har eit kollektivt ansvar for å identifisera tenester og oppgåver som er viktige for å nå måla for den nye store kommunen Prosjektgruppa har eit kollektivt ansvar for å sikra framdrift og bidra til optimale løysningar både innanfor eige prosjekt og når det gjeld samarbeid på tvers av prosjektgruppene Prosjektgruppa skal i fellesskap utarbeida forslag til korleis skal vi organisera og dimensjonera tenester og oppgåver for å oppnå effektiv, god og brukarretta tenesteyting Det må utviklast ein organisasjonskultur som legg vekt på gode normer og verdiar for samarbeid, samskaping og tenesteutvikling.

12 5.4 Prinsipp for etablering av delprosjekt Prosjektgruppene kan sjølv oppretta eigne delprosjekt Delprosjektleiar har mynde til å organisera arbeidet på ein tenleg måte som gir framdrift og resultat i tråd med milepælsplan Prosjektleiar bør ikkje inngå som deltakar i delprosjekt 6. Framdrift og milepælsplan Prosjektleiar skal definera milepælar og framdrift i prosjektet. Sjå døme på milepælar og framdrift i tabellen under Faser Aktivitet Milepæl Frist Konsept Definera tenester i kommunalsjefområdet M1 Definera delprosjekt Utarbeida delprosjektmandat Kartlegging og tiltaksrapport i delprosjekt ferdig M2 M3 M4 Konseptfase ferdig M5 28. JANUAR Planlegging Gjennomføring og avslutning Mål og tiltak for delprosjekt før og etter Konsekvensanalyse - risiko Identifisera dobbeltarbeid og evt. manglar Identifisera tiltak som må i setjast i verk for å realisera den nye kommunen Planleggingsfase ferdig Starta aktivitetar som må realiserast før Identifisere tiltak som kan strekka seg lengre enn M5 M6 M7 M8 M9 M10 M FEBRUAR

13 Tiltak som kan starte etter Gjennomføringsfase ferdig M12 M DESEMBER Realisering Ny kommune M Rammevilkår og økonomi Prosjektleiar må definera behov for personressursar inn i prosjektet og rådmennene må frigje ressursar Prosjektleiar må definera behov for økonomiske ressursar som må avklarast med overordna styringsgruppe på førehand Prosjektleiar må definera behov for ekstern kompetanse som må avklarast med overordna styringsgruppe på førehand Sikre reell medverknad frå arbeidstakarrepresentantar i høve til ressursar og frikjøp