Framtidas mål, strategiar, organisering og prioritering (jf. M.1.2 og M.1.3): Prosjekt og delprosjekt: sekretariat for politisk verksemd

Transkript

1 Framtidas mål, strategiar, organisering og prioritering (jf. M.1.2 og M.1.3): Prosjekt og delprosjekt: sekretariat for politisk verksemd 1 INNLEIING SAMANDRAG NASJONALE FØRINGAR OG KOMMUNALE FØRINGAR FOR TENESTENE STATUS, TRENDAR OG UTFORDRINGAR STYRKAR OG SVAKHEITER MED NOSITUASJONEN VIKTIGE TRENDAR INNAN FAG-/TENESTEOMRÅDET UTFORDRINGAR MED NYE TRENDAR SATSINGSOMRÅDE, MÅL OG STRATEGIAR FOR TENESTENE ORGANISERING AV TENESTENE «BESTE PRAKSIS» - TENESTER ETTER NÆRTENESTEPRINSIPPET OG SKAPE INNOVASJON I ORGANISASJONEN FORSLAG TIL ORGANISERING SOM SIKRAR INNOVASJON I MÅTEN Å UTFØRE OG TILBY TENESTER OG OPPGÅVE PÅ KORLEIS SIKRE GOD SAMHANDLING PÅ TVERS AV TENESTEOMRÅDA UNDER KOMMUNALSJEFOMRÅDET OG MELLOM KOMMUNALSJEFOMRÅDA OPPGÅVER, FUNKSJONSOMTALE OG DIMENSJONERING KVA FOR TENESTER, OPPGÅVER OG FUNKSJONAR ER OMFATTA AV DELPROSJEKTET OG SKAL LØYSAST/UTFØRAST? FORSLAG TIL DIMENSJONERING/STILLINGSRESSURSAR I OPPGÅVELØYSINGA OG TENESTETILBODET KOMPETANSEBEHOV/OPPLÆRINGSBEHOV LOKALISERING LOKALISERINGSKONSEKVENSAR AV FORESLÅTT ORGANISERING OG OPPGÅVE-/TENESTELØYSING: KVA ER BEHOVET KNYTT TIL LOKALE, AREAL, INVENTAR OG UTSTYR LOKALE FORSKRIFTER OG INTERNE REGLEMENT AVTALER MED EKSTERNE LEVERANDØRAR AVTALER MED EKSTERNE SAMARBEIDSPARTNARAR BEHOV FOR DIGITALE VERKTØY OG SYSTEM BEHOV FOR DIGITALE VERKTØY OG SYSTEM SOM TEK OMSYN TIL DIGITALISERING OG INNOVASJON I TENESTETILBODET OG ORGANISASJONEN KORLEIS SIKRE INTEGRERING MELLOM ULIKE IT-SYSTEM? KORLEIS SIKRE KONVERTERING AV DATA FRÅ EKSISTERANDE KOMMUNAR KONSEKVENSAR ØKONOMI TILSETTE DIGITALISERING M OVERSIKT TILTAK (PRIORITERT LISTE FØR OG ETTER ) OVERSIKT TILTAK SOM MÅ GJENNOMFØRAST INNAN OVERSIKT TILTAK SOM KAN VENTE TIL ETTER

2 1 Innleiing Politisk sekretariat skal ta i vare sekretariatfunksjonen for dei politiske utvala i kommunen. Politisk sekretariat har også ansvar for gjennomføring av val. Sekretariatet skal legge forholda best muleg til rette for arbeidet i kommunen sine politiske organ når det gjeld førebuing og gjennomføring av desse. Sekretariatet er eit støtteapparat for ordførar og resten av den politiske leiinga og øvrige folkevalde, og gir råd, rettleiing og informasjon til folkevalde, administrasjon, presse og publikum. I tillegg fungerer politisk sekretariat som rådgjevarar for administrasjonen i politisk saksbehandling. Grunnlaget for sekretariatet sitt ansvar er i hovudsak nedfelt i kommuneloven, offentlighetsloven, forvaltningsloven og i reglement gitt av kommunestyret. Utover desse lovpålagte oppgåvene har alle dei tre politiske sekretariata blitt tillagt fleire funksjonar og har eit bredt og variert oppgåvefelt. 2 Samandrag Trendar: Hovudtrendane i samfunnet er korleis få medborgarskap til lokaldemokratiet for innbyggjarane, frivilligheit og næringslivet. Papirlaus saksflyt med gode innsynsløysingar, portal for politikarar der ein kan votera elektronisk og opptak frå møta er viktige trendar i samband med drifta av den politiske verksemda. Slik vert det effektivt for administrasjonen, oversiktleg for folkevalde og informativt for innbyggjarane. Lokalisering Politisk sekretariat må lokaliserast i rådhuset tett på politisk og administrativ leiing, nær aktuelle møtelokale. Ofte individuelt arbeid ved denne tenesta ope kontorlandskap er difor ikkje tenleg, men ein må leggja til rette for tett samarbeid og høve til å arbeida i team. Organisering og årsverk Det er foreslått to alternativ til organisering. Alternativ 1 - Politisk sekretariat Organisert i eigen avdeling rett under kommunalsjefen. På bakgrunn av oversynet over oppgåver i pkt. 7.1 er det lagt til grunn minimum 3 årsverk i det politiske sekretariatet. Alternativ 2 For å unngå for mange små einingar organisert direkte under kommunalsjefen må ein vurdere om andre oppgåver og funksjonar kan samlokaliserast med sekretariat for politisk verksemd og organiserast i ei større «administrativ» avdeling. Behov for stillingar i samsvar med denne organiseringa er ikkje utgreidd. Tiltak som må gjennomførast innan Det er stort sett system for sak, arkiv og møtebehandling som må vera på plass. Vi har ikkje data som treng konvertering. Oppslag frå tidlegare saker må gjerast via historiske databasar. 2

3 3 Nasjonale føringar og kommunale føringar for tenestene Nasjonale føringar Regjeringa har utarbeidd ein rettleiar for lokaldemokrati i kommunesamanslåingsprosessen «Lokaldemokrati og kommunereform». Ein må legga til rette for medborgarskap i lokaldemokratiet Kommunen bør tenkja gjennom korleis mangfaldet av innbyggjarane, frivilligheit og næringslivet kan involverast. Medverknad frå innbyggjarutval - samarbeid med og involvering av innbyggjarane for å utvikla lokalsamfunnet. Korleis få eit levande og enda betre lokalt folkestyre Digitaliseringsrundskrivet Regjeringa la i 2016 fram Meld. St. 27 ( ) Digital agenda for Norge IKT for en enklere hverdag og økt produktivitet. Meldinga presenterer regjeringa sin overordna politikk for korleis vi kan utnytte IKT til samfunnet sitt beste. Digitaliseringsrundskrivet er ei samanstilling av pålegg og anbefalingar om digitalisering i offentleg sektor. I rundskrivet er desse punkta nemnde: Setja brukaren i sentrum Gjennomføre digitalt førsteval Tilrettelegging for gjenbruk og vidarebruk av informasjon Følg opp informasjonstryggleik Bygg inn personvern Bruk nasjonale felleskomponentar og fellesløysningar Bruk digital postkasse til innbyggarar Følg krav om arkitektur og standardar Grenseoverskridande tenester Ta i bruk elektronisk faktura Lag sourcingstrategi Bruk skytenester Meld. St. 27 ( ) «Arbeidet med digitalisering av offentlige tjenester skal fortsette i tråd med føringene i Meld. St. 27 ( ) Digital agenda for Norge IKT for en enklere hverdag og økt produktivitet». Kommunale føringar Intensjonsavtale - Nye Øygarden kommune Sluttrapport frå Utval for politisk styringsstruktur - Nye Øygarden kommune Sak overordna administrativ organisering - Nye Øygarden kommune 3

4 4 Status, trendar og utfordringar 4.1 Styrkar og svakheiter med nosituasjonen Styrkar med nosituasjonen Svakheiter med nosituasjonen Samlokalisering av møtesekretærar i politisk sekretariat God kompetanse og lang erfaring Kjennskap til fleire ulike system Dei små kommunane har større generell kompetanse Fjell kommune har større fleksibilitet og kontinuitet i utføring av oppgåver I dei minste kommunane er det vanskeleg å kunne spesialisere seg. Drifta er ofte personavhengig, sårbar og avhengig av at alle er til stades til ei kvar tid for at arbeidet skal verta utført tilfredsstillande. Har ikkje alltid teke ut potensiale i digitale system Status: Det er litt forskjellar i dei tre kommunane. Fjell kommune har eit meir reindyrka politisk sekretariat, medan dei tilsette som jobbar med den politiske verksemda i Sund og Øygarden, utfører eit breiare spekter oppgåver fordelt på færre tilsette enn det som er tilfelle i Fjell. Kva tenestene som er organisert i dei ulike stabsfunksjonane er noko ulikt i kommunane. Felles for alle tre politiske sekretariata er at dei tilsette har andre oppgåver i administrasjonen. For einsretta arbeid med berre møtesekretæroppgåver vert ikkje tilrådd. 4.2 Viktige trendar innan fag-/tenesteområdet Papirlaus saksflyt Møteportal for politiske verksemd - Innkalling og protokollering - System for digital dialog mellom politisk sekretariat og politikarar og i mellom politikarane - Levering av forslag til vedtak direkte i møteportalen - Forfallsstyring via møteportalen Melde forfall for politikarane automatisert innkalling til vara - System for elektronisk votering via ipad - System for elektronisk behandling og utbetaling av møtegodtgjersle Opptak frå møta (strømming) Korleis få medborgarskap til lokaldemokratiet for innbyggjarane, frivilligheit og næringslivet 4.3 Utfordringar med nye trendar Gode digitale system (siste nye) som vert nytta fullt ut og som er kompatibel med andre fagsystem (legge inn informasjon ein gong) God opplæring rett kompetanse Utvikla gode nok arena for samskaping og metodar for å engasjera innbyggjarar til lokaldemokratiet 4

5 5 Satsingsområde, mål og strategiar for tenestene Mål og satsingsområde Utvikla best mogeleg tenester til politisk leiing Auka saksbehandlingskompetanse Gode digitale og innovative løysingar for gjennomføring av møtebehandlingsprosessen og samhandling med politiakarane Strategiar og tiltak for å nå måla Gjere dette i samarbeid med ordførar og resten av den politiske leiinga Overføra kunnskap som er eksisterande kommunar og bygga vidare på denne Delta i oppbygging av nye system og ta desse i bruk fullt ut 6 Organisering av tenestene 6.1 «Beste praksis» - tenester etter nærtenesteprinsippet og skape innovasjon i organisasjonen Våre «kundar» er primært interne og dei valde politikarane. Politisk sekretariat skal i første omgang tilby tenester til politisk leiing og vil vere naturleg plassert i rådhuset nær ordførar og anna politisk leiing. Vi ser og at det kan vera føremålstenleg at rådmannen sit tett på. 6.2 Forslag til organisering som sikrar innovasjon i måten å utføre og tilby tenester og oppgåve på Framtidig organisering av den politiske verksemda Organisasjonskart Alternativ 1 - Eit politisk sekretariat med utvida oppgåveportefølje Kommunalsjef Organisasjon og digitalisering Sekretariat for politisk verksemd 5

6 For å unngå for mange små einingar organisert direkte under kommunalsjefen foreslår vi følgjande organisering: Organisasjonskart Alternativ 2 Kommunalsjef Organisasjon og digitalisering Administrative tenester Næring Verksemd politisk sekretariat Informasjon og kommunikasjon Juridiske tenester Kontordrift (service) resepsjon, kontorlærling, vedlikehald av rekvisitalager, gåver etc Behov for stillingar i samsvar med denne organiseringa er ikkje utgreidd. 6.3 Korleis sikre god samhandling på tvers av tenesteområda under kommunalsjefområdet og mellom kommunalsjefområda Kommunikasjon sin ordlyd: Kommunikasjonsavdelinga må integrerast i heile organisasjonen, ikkje minst i leiinga. Dette inneber mellom anna at kommunikasjonsleiar i det daglege må ha eit tett samarbeid med politisk og administrativ leiing. 7 Oppgåver, funksjonsomtale og dimensjonering 7.1 Kva for tenester, oppgåver og funksjonar er omfatta av delprosjektet og skal løysast/utførast? Sekretariat for politisk leiing Administrativt ansvar for gjennomføring av val Møtebehandling i alle utval (utsending med meir) Møtesekretær i dei fleste utvala, men drøfta om reine fagutval bør handterast av aktuell avdeling, som landbruksnemnd, likestillingsutval, AMU med fleire?) Saksbehandling og utgreiing av politiske saker Opplæring, rådgjeving og informasjon til de folkevalde 6

7 Møtegodtgjersle/frikjøp Planlegging og gjennomføring av arrangement, møter, representasjonsoppgåver mm der ordføraren er vertskap Sikre god saksflyt mellom administrasjon og politiske utval Sikre effektiv oppfølging og gjennomføring av politiske vedtak, planar mv Legge til rette for oppfølging gjennom møtebehandlingssystem Sikre gjennomgåande kvalitet i tenesteytinga Må ha god tilgang til juridisk kompetanse når behovet oppstår Saksbehandling med vigsel og administrativ tilrettelegging Stabsfunksjon for rådmannen Utføre oppgåver som ikkje naturleg høyrer til under andre kommunalsjefsområder, eksempelvis tilrettelegging for møte, arrangement og liknande Vurdere om følgjande andre oppgåver og funksjonar kan samlokaliserast med sekretariat for politisk verksemd og organiserast i ei større «administrativ» avdeling: Alkohol- og serveringsløyveforvaltning o Saksbehandling på alle saker som har med forvaltning alkohollov, tobakksskadelov, serveringsloven Saksbehandling og forvaltningskompetanse o Det er viktig å bygge opp god saksbehandlingskompetanse for skriving av krevjande politiske saker o Nøytral saksbehandling til kommunal klagenemnd for å unngå habilitetskonflikt (øyremerka saksbehandlarar frå fleire avdelingar) Informasjon og kommunikasjon o Service til media, informasjon til publikum om vedtak og det politiske systemet, men kanskje også alt anna informasjonsarbeid kan samlast i denne avdelinga, tett på ordførar og rådmann. Juridiske tenester organisering og plassering må drøftast: o Oppfølging av kommunale selskap bør leggjast til ein ny juridisk avdeling o Saker som vert utført av funksjonen Kommuneadvokaten Kontaktpunkt for næringslivet, styresekretær for Gode Sirklar AS avhengig av korleis næringsutviklingsarbeidet vert organisert. Oppfølging av lærlingar for kontorfaget Resepsjonsteneste for rådhuset 7

8 7.2 Forslag til dimensjonering/stillingsressursar i oppgåveløysinga og tenestetilbodet Behov for stillingsressursar i nye Øygarden kommune For å løysa alle oppgåvene i punkt 7.1 og behov for å utvikla innovative og framtidsretta tenester, treng avdelinga desse stillingsressursane: Stillingsressursar (primærområde) Årsverk Fagleiar politisk verksemd (utan økonomi og personalansvar) 1,0 Konsulentar/rådgjevarar/møtesekretærar 2,0 Samla årsverk 3,0 Ut i frå erfaringar med noverande organisering i dei tre kommunane meiner vi at minimum 3 årsverk vil vera tilstrekkeleg for å løysa oppgåvene skissert i organisering alternativ 1. Vi har og sett til andre kommunar på tilsvarande storleik og same organisering, der tal på tilsette er 3-4 personar. Stillingsressursar i noverande kommunar Stillingsressursar (primærområde) Årsverk Fjell kommune 3,0 Sund kommune 1,0 Øygarden kommune 1,0 Samla årsverk 5,0 7.3 Kompetansebehov/opplæringsbehov Kommunane har i dag den kompetansen vi treng for å levera gode tenester, men det er behov for opplæring i samband med nye program, system og saksbehandling. 8 Lokalisering 8.1 Lokaliseringskonsekvensar av foreslått organisering og oppgåve- /tenesteløysing: Må lokaliserast i rådhuset tett på politisk og administrativ leiing, nær aktuelle møtelokale. Alle politiske møter bør haldast i rådhuset Ofte individuelt arbeid ved denne tenesta ope kontorlandskap er difor ikkje tenleg, men ein må leggja til rette for tett samarbeid og høve til å arbeida i team Dei publikumsretta tenestene er foreslått organisert i innbyggjartorg, lokalisert i kvart kommunesenter 8.2 Kva er behovet knytt til lokale, areal, inventar og utstyr Vi treng eigne kontor grunna oppgåveløysing. Avdelinga ønskjer å ha eit fellesskap ved å ha kontora samla og dermed utnytta fagmiljøet optimalt. På grunn oppgåvene sin karakter og tidsfristar treng ein konsentrasjon for å utføra oppgåvene effektivt og best mogleg. Tal på kontor er avhengig av kor mange som vert tilsette i avdelinga. Inventar og utstyr: Gode digitale verktøy og utstyr for kontor, stolar for plass til besøkande, møterom i nærleik til avdelinga. 8

9 9 Lokale forskrifter og interne reglement Sluttrapport frå Utval for politisk styringsstruktur Etiske retningsliner for folkevalde og tilsette Reglement for folkevalde - samla Alkoholpolitisk handlingsplan med retningsliner Politisk delegasjonsreglement 10 Avtaler med eksterne leverandørar Kjøp av sekretariatsfunksjon for Kontrollutvalet Kjøp av kontrolltenester sal- og skjenkekontroll alkohol og tobakk Kjøp av valutstyr Innkjøpsavtale med Bergen Kjøp av juridiske tenester Må utarbeide eigne lister for oppseiing av gjeldande avtalar 11 Avtaler med eksterne samarbeidspartnarar Valgdirektoratet Andre kommunar 12 Behov for digitale verktøy og system 12.1 Behov for digitale verktøy og system som tek omsyn til digitalisering og innovasjon i tenestetilbodet og organisasjonen Digitale verktøy og system Merknad System for møtebehandling Dette vert levert i samband med nytt saksystem Politikarportal - System for digital dialog mellom politisk sekretariat og politikarar og i mellom politikarane - Levering av forslag til vedtak direkte i møteportalen - Forfallsstyring via møteportalen Melde forfall for politikarane automatisert innkalling til vara - System for elektronisk votering via ipad - Forfallsstyring via møteportalen Melde forfall for politikarane automatisert innkalling til vara - System for digital dialog mellom politisk sekretariat og politikarar og i mellom politikarane - System for elektronisk behandling og utbetaling av møtegodtgjersle System for administrasjon av valmedarbeidarar Opptak frå møta (strømming) Mykje vert levert i samband med nytt saksystem Vi har tilgjengeleg ein «eventapp» Tappin til bruk for delar av dette arbeidet Utstyr til bruk er tilgjengeleg i kommunane 9

10 12.2 Korleis sikre integrering mellom ulike it-system? Det burde vore ein måte å eksportera data frå valprogrammet «Eva» til nytt saks og arkivsystem. Integrasjoner vil vere ein viktig del av anskaffingar og ved gjenbruk av applikasjonar. Dokumentfangst og sikker handtering av data må ivaretakast ved innføring av nye digitale løysingar, system og tenester. Krav og forventningar hos politikarar til digitale tenester og tilgjengelege data er aukande. Behov for gjennomtenkte løysningar er vesentleg for å kunne nå ønska mål. For å oppnå dette ønskjer vi løysingar som i sin arkitektur er tilrettelagt, samt leverandører som arbeider etter det same målbiletet. Ved anskaffingar er det viktig at løysinga skal handtera eksport/import av data i opne standardar med web-services grensesnitt for å sikre gode rammevilkår for eksisterande og framtidige integrasjonsbehov Korleis sikre konvertering av data frå eksisterande kommunar Vi har ikkje data som treng konvertering i denne verksemda. Arkivverdig data vert ivaretatt i sakssystemet, og oppslag må gjerast via historiske databaser. 13 Konsekvensar 13.1 Økonomi Det er allereie tilstrekkeleg med kontorutstyr og IKT-verktøy i dei tre kommunane og som kan nyttast vidare i den nye kommunen. Det kan vera behov for innkjøp av system for administrasjon av politikarar og valmedarbeidarar Tilsette I oversynet i pkt. 7.2 er det lagt til grunn minimum 3 årsverk i den politiske verksemda Digitalisering Digitalisering handlar om å nytte teknologi til å fornye, forenkle og forbetre. Det handlar om å tilby tenester som er enkle å nytte, effektive og pålitelige. Digitalisering legg til rette for å auka verdiskaping og innovasjon, og kan bidra til å auka produktiviteten i både privat og offentlig sektor. Satsingsområde i samband med digitalisering Vi må få til gode digitale og innovative løysingar for gjennomføring av møtebehandlingsprosessen og samhandling med politiakarane: - System for digital dialog mellom politisk sekretariat og politikarar og i mellom politikarane - Levering av forslag til vedtak direkte i møteportalen - Forfallsstyring via møteportalen Melde forfall for politikarane automatisert innkalling til vara - System for elektronisk votering via ipad - System for elektronisk behandling og utbetaling av møtegodtgjersle 10

11 M Oversikt tiltak (prioritert liste før og etter ) 14.1 Oversikt tiltak som må gjennomførast innan For denne verksemda må det aller meste vera klart til Tiltak Sak, arkiv og møtesystem - Ta i bruk alle funksjonar i systemet frå starten av - Få lagt inn alle grunnlagsdata Laga utkast til arbeidsrutinar Integrasjon mellom ITsystema Program er ikkje vald og ein har pr d.d ikkje oversikt over alle funksjonar i systemet. Konvertering frå eksisterande kommunar Vi har ikkje data som treng konvertering. Oppslag frå tidlegare saker må gjerast via historiske databasar. Opplæring Opplæring må vera utført før oppstart 14.2 Oversikt tiltak som kan vente til etter Utvikling av nye og interne rutinar Rydding og avslutning av andre system enn sakssystemet 11