SOGNDAL KOMMUNE REGLEMENT FOR KONTROLLUTVALET UTKAST

Transkript

1 SOGNDAL KOMMUNE REGLEMENT FOR KONTROLLUTVALET UTKAST 1

2 REGLEMENT FOR KONTROLLUTVALET VAL OG SAMANSETTING MØTEPLAN OG MØTEPRINSIPP ARBEIDSOPPGÅVER/MYNDE SAKSHANDSAMINGSREGLAR Sakliste Møteleiing Innkalling Møteplikt, møterett og møteforfall Sekretariat Ordskiftet Vedtak og røysting Røysteplikt Møtebok Opne eller lukka møte Innhenting av opplysningar og teieplikt Ugildskap og fritak Brev til kontrollutvalet Etiske retningsliner...7 2

3 REGLEMENT FOR KONTROLLUTVALET 1. VAL OG SAMANSETTING Kommunestyret vel sjølv, i sitt konstituerande møte, eit kontrollutval med medlemer og varamedlemer for valperioden. Utvalet skal ha fem medlemer. Kommunestyret vel og leiar og nestleiar. Minst eitt av utvalet sine medlemmar skal vere medlem i kommunestyret. Utelukka frå val er ordførar, varaordførar, medlem og varamedlem av formannskap, medlem og varamedlem av kommunal nemnd med avgjerdsmynde, samt tilsette i kommunen. Dersom eit medlem fell frå eller vert løyst frå vervet vel kommunestyret nytt medlem. Dersom leiar fell frå eller vert løyst frå vervet, vel kommunestyret ny leiar. 2. MØTEPLAN OG MØTEPRINSIPP Dei ordinære møta i kontrollutvalet vert haldne i samsvar med vedteken møteplan som omfattar eit heilt år. Møteplanen vert vedteken i siste møte i det føregåande år. Leiar i kontrollutvalet eller minst 3 medlemer kan krevje at det vert kalla inn til ekstraordinært møte. Utvalet gjer vedtaka i møte, jf. kommunelova 30, nr 1. Leiaren kan avgjere at ei sak skal handsamast ved fjernmøte eller ved skriftleg handsaming, jf. kommunelova 30, nr 2. Slik handsaming kan ikkje nyttast for personalsaker eller saker som er underlagt teieplikt, jf. forskrift frå kommunedepartementet av ARBEIDSOPPGÅVER /MYNDE Kontrollutvalet sine oppgåver og verksemd er nærare beskrive i kommuneloven si 77 og i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner av 15. juni 2004, nr Kontrollutvalet skal bidra til eit funksjonsdyktig folkestyre for kommunen innanfor lovverket sine rammer og arbeide for å sikre ei rasjonell og effektiv forvaltning av kommunen sine ressursar. Kontrollutvalet skal sjå til at kommunen sine rekneskapar blir revidert på ein betryggande måte, og at kommunen si verksemd årleg blir gjenstand for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalet skal videre sjå til at det vert ført kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldande regelverk og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderingar av økonomi, produktivitet, måloppnåing og verknader ut fra kommunestyret sine vedtak og føresetnader. Kontrollutvalet skal minst ein gong i valperioden og seinast innan utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeida ein plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalet skal sjå til at det vert ført kontroll med forvaltninga av kommunen sine interesser i selskap, samt kontrollera at dei som utøver kommunen sine eigarinteresser gjer det i samsvar med kommunestyret sine vedtak og føresetnader. 3

4 Kontrollutvalet skal årleg rapportera resultata av sitt arbeid til kommunestyret. Kontrollutvalet skal legge fram budsjett, plan for forvaltningsrevisjon og plan for selskapskontroll innanfor dei fristar som vert fastsette av kommunestyret. 4. SAKSHANDSAMINGSREGLAR 4.1 Sakliste Leiaren i kontrollutvalet set opp sakliste for det enkelte møte, jf. kommunelova 32, nr 2. Saklista har desse faste punkt: - godkjenning av protokoll frå siste møte - orienteringar, skriftlege og munnlege - saker til handsaming. Kontrollutvalet kan med vanleg fleirtal vedta å utsetje handsaminga av ei sak på saklista, jf. kommunelova 34, nr 1. Kontrollutvalet kan også vedta å gjere vedtak i ei sak som ikkje er oppført på saklista dersom møteleiaren eller 1/3 av dei møtande ikkje motset seg dette. 4.2 Møteleiing Leiaren i kontrollutvalet leiar møta i kontrollutvalet. Dersom leiaren i kontrollutvalet er fråverande, leiar nestleiaren i kontrollutvalet møta. Dersom begge har forfall, vert det vald ein særskilt møteleiar ved fleirtalsval, jf. kommunelova 32, nr Innkalling Kontrollutvalet vert kalla inn skriftleg med minst 7 dagars varsel (møte- og innkallingsdag inkl.). Saksdokumenta vert sende elektronisk til medlemar, og ev. andre innan same frist. Unntaksvis kan endeleg saksutgreiing og tilråding ettersendast/leggjast fram i møte. Ordførar, rådmann og revisor får kopi av innkallinga. Sekretæren syter for at sakspapir og møteprotokoll vert sendt ut. Ikkje offentlege dokument blir omdelt i møtet og samla inn att etter at saka er handsama. 4

5 4.4 Møteplikt, møterett og møteforfall Medlemane har plikt til å delta i utvalet sine møte med mindre det ligg føre gyldig forfallsgrunn. Som gyldig forfallsgrunn vert rekna sjukdom, viktige velferdsgrunnar eller viktige og uoppsettelege forretningar eller plikter som ikkje kan forsømast. Forfall skal meldast til leiar/sekretariatet i god tid før møte. Er det reist tvil om eit forfall er gyldig, vert dette handsama før sakene på saklista. Etter at møte er sett, kan medlemar ikkje forlate møte utan å melde frå til møteleiaren på førehand. Revisor har møte og talerett i kontrollutvalet sine møter og kan forlange sine synspunkt framlagt på møtet protokollert. Ordførar har møte- og talerett med unntak av saker som gjelder ordføraren personleg. Rådmannen kan innkallast/invitererast til møta ved behov. 4.5 Sekretariat Kommunestyret skal sørge for at kontrollutvalet har tilfredstillande sekretariatsbistand. Sekretariatet førebur sakene til utvalet og har ansvar for at sakene er forsvarleg utgreidde og at utvalet sine vedtak vert sette i verk. Sekretariatsfunksjonen er direkte underordna kontrollutvalet og skal følgje dei retningsliner og pålegg som utvalet gir. 4.6 Ordskiftet Leiaren i kontrollutvalet klargjer saka. Leiar refererer eventuelle dokument som er komne inn etter utsendinga av saka. Medlemane får ordet i den rekkjefølgje dei ber om det. 4.7 Kontrollutvalet sin virkemåte, vedtak og røysting Rolla som medlem i kontrollutvalet tilseier at ein ikkje tenkjer parti, men kontroll. Kontrollutvalet skal legge vekt på å opptre partipolitisk nøytralt. Utvalet skal vektlegge faglege og profesjonelle omsyn. I sin funksjon skal kontrollutvalet opptre som kollegium for å få betre gjennomslag for dei sakene som utvalet tek opp. Kontrollutvalet kan gjere vedtak når minst halvparten av medlemane er til stades og kan røysta, jf. kommunelova 33. Vedtak vert gjort med vanleg fleirtal dersom anna ikkje er bestemt i kommunelova, jf. 35, nr 1. Dersom røystene står likt, er møteleiaren si røyst avgjerande. 5

6 4.8 Røysteplikt Medlem som er til stades i kontrollutvalet når ei sak vert teken opp til avrøysting, pliktar å røyste, jf. kommunelova 40, nr Møtebok Det skal førast møtebok. Kopi av møteboka vert send elektronisk til medlemane, ordførar rådmann og evt andre etter behov Opne eller lukka møte Møta vert haldne for opne dører, jf. kommunelova 31, men likevel slik at saker merka "lukka" (ikkje offentleg) i saklista vert handsama i lukka møte. Kontrollutvalet kan gjere vedtak om avvik frå sekretariatet sitt framlegg til ope eller lukka handsaming av ei sak innan rammene av 31 i kommunelova. Forhandlingar om dette går føre seg for stengde dører om møteleiaren krev det eller utvalet vedtek det. Personalsaker skal alltid handsamast for lukka dører. Kontrollutvalet kan vedta å endre handsamingsmåten med framtidig verknad også etter at ei sak er teken opp til handsaming. Blir det fremja forslag om dette, må handsaminga av saka avbrytast. Forhandlingar om kor vidt den vidare handsaminga av saka skal vere i ope eller lukka møte, går føre seg for stengde dører om møteleiaren eller utvalet krev det Innhenting av opplysningar og teieplikt Kontrollutvalet kan, uten hinder av teieplikt krevje ei kvar opplysning, utgreiing, eller eit kvart dokument og foreta dei undersøkingar som dei finn naudsynt for å gjennomføre sine oppgåver. Medlemar og varamedlemer har teieplikt om det dei får vite om einskildpersonar, verksemder m.v. dersom opplysningane er underlagt teieplikt etter forvaltningslova 13 og 13a - 13f og ev. særlover Ugildskap og fritak Habilitetsreglane i forvaltningslova kap II og kommunelova 40, nr 3 gjeld for medlemmane av utvalet. Medlemer som er ugilde deltek ikkje ved handsaming av saka, og forlet møte dersom det er eit lukka møte. Medlem som er friteken frå å delta i handsaminga av ei sak ut frå personlege grunnar, jf. kommunelova 40, nr 4, deltek ikkje ved handsaminga av saka. 6

7 4.13 Brev til kontrollutvalet. Skriftlege henvendingar og saker som er stila til kontrollutvalet, skal opnast/vurderast av sekretariatet. Dersom det er tvil om korleis henvendinga skal handsamast, avgjer leiaren i kontrollutvalet den vidare saksgangen Etiske retningslinjer Etiske retningslinjer for folkevalde i Sogndal gjeld for medlemene i kontrollutvalet, til liks som for alle andre folkevalde og oppnemnde medlemer i kommunale organ. 7