KULTUR OG SAMFUNN. Eigedomsforvalting. Skjenet 2, 5354 Straume Følg Nye Øygarden kommune på Facebook

Save this PDF as:
 WORD  PNG  TXT  JPG

Størrelse: px
Begynne med side:

Download "KULTUR OG SAMFUNN. Eigedomsforvalting. Skjenet 2, 5354 Straume Følg Nye Øygarden kommune på Facebook"

Transkript

1 KULTUR OG SAMFUNN Eigedomsforvalting

2 Innhald 1. Bakgrunn Tre kommunar blir ein ny kommune Visjon Mål Intensjonsavtalen Intensjonsavtalen sine hovudmål Prinsipp for tenesteyting Digitalisering Prosjektorganisering Prosjektbestilling Organisering og ansvar Prosjektmetodikk Prosjektstyring Prinsipp for organisering av delprosjekt Framdrift og milepelsplan... Feil! Bokmerke er ikke definert. 6.1 Projectplace... Feil! Bokmerke er ikke definert. 7. Rapportering, omfang og avgrensing Rammevilkår og økonomi... 12

3 1. Bakgrunn 1.1 Tre kommunar blir ein ny kommune Nye Øygarden består av Fjell, Sund og Øygarden som utgjer eit felles geografisk område med sterk kystkultur. Den nye storkommunen med omlag innbyggjarar vil handtera framtidige velferdsoppgåver på ein betre måte enn dagens kommunar kvar for seg. Den nye kommunen vil ha betre føresetnader for å løysa framtidas utfordringar. 1.2 Visjon Øygarden - eit fyrtårn i vest. Den nye kommunen skal byggja vidare på felles kyst- og strilekultur med lokalt sjølvstyre, gode tenestetilbod til innbyggarane og framtidsretta samfunns- og næringsutvikling som sikrar attraktivitet og vekst i heile kommunen. 2. Mål 2.1 Intensjonsavtalen Nye Øygarden kommune skal vera ein framtidsretta og kunnskapsbasert samfunnsutviklar, med fortrinn innanfor energi, teknologi og marine ressursar. Kommunen skal løfta fram 3 viktige verdiar som felles kultur, språk og identitet. Beste praksis i dei noverande kommunane skal vidareførast. Nærtenesteprinsippet skal leggjast til grunn med daglege tenester som er tilgjengelege for innbyggjarane lokalt og digitalt. Me skal ha ein kommune innbyggjarane er stolte av og der det er godt og trygt å bu og leva. Nye Øygarden skal ha gode digitale løysingar, både publikumsretta og i tenesteyting. Den nye kommunen skal vera eit regionalt og nasjonalt fyrtårn innan teknologi, energi og marine næringar.

4 2.2 Intensjonsavtalen sine hovudmål Kommunen skal vera ein attraktiv bu- og arbeidsregion i bergensregionen Kommunen skal ha ein berekraftig kystkultur Kommunen skal levera tenester av høg kvalitet til beste for innbyggjarane Heile kommunen skal takast i bruk med levande lokalsamfunn og eit mangfaldig kommunesenter Kommunen skal vera ein god arbeidsgjevar der trivsel og kompetanse er grunnleggjande faktorar Infrastruktur innan veg, fiberkabling og VAR-tenester er høgt prioritert og skal framleis byggjast ut 2.3 Prinsipp for tenesteyting Nærtenesteprinsippet skal leggjast til grunn for tenesteytinga i den nye kommunen. Det betyr at dei publikumsretta tenestene skal vera sikra i kommunale servicesenter, og dei brukarretta tenestene skal vera lokaliserte så nær brukarane som mogeleg. Tenestene skal vera på same nivå som i dag, eller betre, og gjeldande planar skal vidareførast. Tenester som innbyggjarane ikkje nyttar dagleg, kan sentraliserast til kommunesenteret eller kommunedelsentera. Effektiviseringsvinstar ved etablering av ein ny større kommune skal gje betre tenester til innbyggjarane Kommunen skal ha ein handlekraftig og effektiv kommunal organisasjon med god leiing, høg kompetanse og kvalitet i alle ledd. Kommunen skal jobba for effektiv internkommunikasjon. Digitalisering skal kompensera for fysiske avstandar. Vår nye storkommune skal ha gode digitale løysingar, både publikumsretta og i tenesteyting som til dømes velferdsteknologi.

5 2.5 Digitalisering Digital samanslåing byr på mange utfordringar og mogligheiter. Kommunesamanslåinga er eit unikt høve til å byggje ein ny og framtidsretta kommune. I omstillingsprosessen skal det leggjast vinn på å finne nye løysingar og auka graden av digitalisering Eksisterande kommunar har ulike digitale løysningar som må handterast i samanslåingsprosessen. Nokre løysingar vert avslutta, nokre vert vidareført og andre må skaffast på nytt Data som ligg elektronisk lagra i ulike system må overførast til nye system, og samanhengen mellom kommunen sine interne løysningar og kommunale og nasjonale fellesløysingar må ivaretakast for å sikre god informasjonsflyt og effektiv oppgåveløysning. 3. Prosjektorganisering Prosjektrådmann Overordna styringsgruppe Prosjekt: Kultur og samfunn Delprosjekt: Eigedomsforvaltning

6 4. Prosjektbestilling Dei beste løysningane frå dagens kommunar må identifiserast og vurderast opp mot morgondagens oppgåver og utfordringar. I dei tilfella beste praksis ikkje er god nok, må vi sjå etter nye og betre løysningar (neste praksis). Det er eit mål at velferdstenestene i den nye kommunen skal vera organisert så nær innbyggjarane som mogeleg. Det skal sikrast gode og likeverdige tenester og i framtida skal det vera tilstrekkeleg kapasitet og kompetanse. Kommunen skal satse på innovasjon og digitalisering for å oppnå forbetring, fornying og effektivisering. Dette vil vera viktige element for å ivareta målsettinga om ressursoptimalisering. Bestilling: Kva behov skal dekkast innan delprosjekt? Døme på teneste Bustadutleige: (viktig å sjå på korleis organisere bustad utleige) Startlån Bustøtte Omsorgsbustad Kommunal bustad Prosjektering, planlegging og kjøp (Byggprosjekt?) Vakttelefon Vaktmesterteneste? Bruksbygg: (viktig å sjå på korleis organisere bruksbygg) Drift og vedlikehald: Kulturhus og idrettsanlegg Drift og vedlikehald: Park, turvegar, badeplass, gravplass etc. Drift og vedlikehald: Vedlikehald av kommunale bustader Reinhald Vaktmestertenesta Utbygningsavtaler Etterbruk av skuler/bygg Kjøp og sal av kommunale eigedommar

7 Leigeavtaler/utleigeavtaler Overtakelse av areal til park etc. Tilsyn Vakttelefon Byggprosjekt? Med meir.. Sikre samhandling med andre prosjekt i forhold til teneste, til dømes: «Drift og vedlikehald: Skule og barnehage» «Drift og vedlikehald: Helse, sosial og omsorg» «Byggprosjekt?» Med meir.. Punktlista over er ikkje uttømmande og fagområder som naturleg høyrer til opplistinga må takast omsyn til i arbeidet til delprosjektet. Dersom delprosjektgruppa erfarer at det er fagområder går over i ansvarsområdet til andre delprosjekt, er delprosjektleiar ansvarleg for å løfte problemstillinga opp til prosjektgruppe kultur og samfunn. Oppdraget til delprosjektgruppa vert delt inn i fire oppgåver. Det er utarbeidd ein mal for oppgåva med å kartlegge nosituasjon, kalla M1.1. M1.1 Kartlegge dagens no situasjon: Skaffe oversyn over innhald, organisering og IKT verktøy i dei tre kommunane. Skildre fordeler og ulemper med dagens organisering og tenesteomfang. Arbeid som pågår i andre prosjekt/arbeidsgrupper knytt til kommunesamanslåing må inngå i dette prosjektet. Sikre tverrfaglig samarbeid og samhandling med tverrgåande prosjekt.

8 M1.2 Foreslå satsingsområde, mål og strategiar for Nye Øygarden kommune Ta omsyn til at den nye kommunen vil ha eit innbyggjartal på Ta omsyn til nasjonale føringar Ta omsyn til lokale forhold utfordringar og kva som er mogeleg. M1.2 - Tilrå tenesteomfang, organisering, struktur, kompetanse og lokalisering i den nye kommunen, for å sikra best mogelig Heilskapleg, samanhengande og framtidsretta tenestetilbod Brukarvennlege tenester med ny framtidsretta praksis eller beste praksis i dei noverande kommunane skal vidareførast. Referansegrupper brukarperspektiv og høyringar Effektivisering av arbeidsprosessar Effektive teneste Nærtenesteprinsippet og tilgjengelege teneste både lokalt og digitalt Arbeidsgivarpolitikk der trivsel og kompetanse er grunnleggjande faktorar M1.3 Prioriteringsplan 1. Prosjektrapporten må innehalda ein prioritert tiltaksplan før og etter Prosjektrapporten må innehalda ein kostnadskisse ved evt. innkjøp. Bestilling med fristar M1, M1.2 og M13:

9 5. Organisering og ansvar Prosjektleiar: Prosjektdeltakarar: June Johannessen (F) Leiar Bustadkontoret Ruth Paulsson(F) Leiar reinhald Bjørn Terje Olsen(F) Einar Hjørnevik (S) Liv Anne Forland(S) Arne Monsen(F) Leiar Drifts- og vedlikehald/lars Fjærtoft(F) Leiar grøn etat Knut Semshaug (Ø) VO/PTV er invitert inn i delprosjekta, men det må avklarast med vedkommande sin overordna leiar, og det følgjer ikkje midlar med. 5.1 Prosjektmetodikk «Prosjektveiviseren» er Difis anbefalte prosjektmodell for styring av digitaliseringsprosjekter i offentlige virksomheter. Denne prosjektmodellen er lagt til grunn for prosjektet med etablering av den nye kommunen. 5.2 Prosjektstyring

10 Overordna styringsgruppa Overordna stryringsgruppe tek stilling til politiske og prinsipielle spørsmål som må vidare til fellesnmenda for avgjerd Andre spørsmål frå prosjektgruppene kan overordna styringsgruppe ta avgjerd om Prosjektgruppe/ styringsgruppe Prosjektleiar rapporterer til overordna styringsgruppe via prosjektrådmannen som utarbeider grunnlag til møte i styringsgruppa Politiske og prinsipielle spørsmål må løftast til overordna styringsgruppe via prosjektrådmannen Delprosjekt Delprosjekt rapporterer til prosjektgruppa som er styringsgruppe for delprosjekta Politiske og prinispielle spørsmål må løftast til prosjektgruppa som er styringsgruppe for delprosjekt 5.3 Prinsipp for organisering av delprosjekt Delprosjektleiar har mynde til å organisera arbeidet på ein tenleg måte som gir framdrift og resultat i tråd med milepelsplan. Deltakarar i prosjektgruppa og tillitsvalte kan inngå i delprosjekt, både som deltakarar og delprosjektleiarar. Prosjektleiar skal ikkje inngå som deltakar i delprosjekt. 6. Framdrift og milepelsplan M1.1 kartlegging av dagens no situasjon skal leverast til prosjektgruppa Kultur og samfunn innan M1.2 Framtidig satsingsområde og organisering skal leverast til prosjektgruppa Kultur og samfunn innan M1.3 Prioriteringsplan situasjon skal leverast til prosjektgruppa Kultur og samfunn Delprosjektleiar og gruppa legg sjølv oppgåver, fristar og ansvar for gjennomføring i milepelsplanen. Delprosjektgruppa skal lage ein tydelig plan for arbeidet. Til dømes, møtast kvar måndag.

11 6.1 Projectplace Alle delprosjekt skal ta i bruk Projectplace. Der skal det utarbeidast eit gant-diagram som gir tydeleg oversyn over milepelar og aktivitetar knytt til prosjektet. Kvar aktivitet skal brytast ned til spesifikke arbeidsoppgåver som vert delegert. Se døme på milepælsplan: Fasar Aktivitetar Milepælar frist Konsept Konsept Skaffe oversyn over innhald, organisering og IKT verktøy i dei tre kommunane. Foreslå satsingsområde, mål og strategiar for Nye Øygarden kommune M M1.2 Plan Planlegging Tilrå tenesteomfang, organisering, struktur, kompetanse og lokalisering i den nye kommunen, for å sikra best mogelig Prioritert tiltaksplan før og etter M M Rapportering, omfang og avgrensing Delprosjektleiar leverer statusrapport til prosjektgruppa kvar 14.dag eller oftare. Det skal rapporterast på status og framdrift i henhold til milepelsplanen. Delprosjektleiar skal sikre at alle prosjektdeltakarane tek i bruk «Projectplace» som prosjektstyringsverktøy og får naudsynt opplæring

12 8. Rammevilkår og økonomi Naudsynte personressursar vert tilført prosjektet frå overordna styringsgruppe Behov for økonomiske ressursar må avklarast med overordna styringsgruppe i forkant Behov for ekstern kompetanse/ ressursar må avklarast med overordna styringsgruppe i forkant