Saksframlegg. Prosjektrådmann tilrår budsjettet slik det ligg føre med tilhøyrande kommentarar.

Transkript

1 Saksframlegg Sakshandsamar: Svein Feidje Arkiv: Arkivsaksnr.: 18/ Budsjett og økonomiplan 2018/ nye Sogndal kommune * Tilråding: Prosjektrådmann tilrår budsjettet slik det ligg føre med tilhøyrande kommentarar. Saksutgreiing: Framlegg til revidert budsjett for fellesnemnda og prosjektorganisasjonen for 2018 og 2019.

2 Prosjektbudsjett Nye Sogndal kommune Budsjett 2018 Budsjett 2019 Endring i høve framlegg * Unytta fondsmidlar Tilskot Fornying og utvikling Renteinntekter Sum inntekter Godtgjersle og andre utgifter folkevalte Støtte politiske parti - FN sak 15/ Bli kjent-fond - FN sak 11/ Kulturarrangement Val - Kommunevåpen/ordførakjede Tilskot Kyrkjeleg fellesråd, FN sak 24/ Digitale gravkart Prosjekttilsette Prosjekttilsette frikjøp inkl. økonomiteneste Drift arbeidsgrupper - reiseutg/kick off Reiser - overnatting Reisere/kurs/seminar Frikjøp HTV/HVO - FN sak 12/ Bevertning møter IKT Innbyggartorg Kontormøblar/kontormaskiner Annonsar og kommunikasjon Konsulenttenester Merkantilt Uventa utgifter Personalsamling Arkiv - Infrastrukturmidlar Digital kommune Infrastrukturmidlar Rassikring Infrastrukturmidlar Hangar Sum utgifter Resultat * positvit tal = meirinntekter/mindreutgifter Kommentar til budsjettpostane Godtgjersle og andre utgifter folkevalte Møtegodtgjersle, tapt arbeidsgodtgjersle mv til folkevade. Støtte politiske parti - FN sak 15/17 Støtte til politiske parti. Vedteke i Fellesnemnda ref. sak 15/17 Bli kjent-fond - FN sak 11/18 Det er avsett kr for kvart av åra 2018/2019 til felles aktiviteter på tvers av dei tre kommunane. Midlane blir å tildela etter søknad. Vedteke i Fellesnemnda, ref. sak 11/18.

3 Kulturarrangement Prosjektrådmann kan nytta midlar i samband med markeringar og arrangement for samanslåingsprosessen, i samarbeid med politisk arbeidsgruppe. Val 2019 Ein føresett at utgifter knytt til valet 2019 ligg innarbeid i dei tre respektive kommunane sine budsjett. Kommunevåpen/ordførarkjede Kostnad knytt til prosess rundt nytt kommunevåpen og ordførarkjede. Prisar og prosess er innhenta frå andre. Tilskot Kyrkjeleg fellesråd Løyving til arbeidet med å slå saman og etablere ein ny kyrkjeleg administrasjon for nye Sogndal kommune vert auka med kr i samråd vedtak i Fellesnemnda ref. sak 24/18. Digitale gravkart Øyremerka tilskot til utarbeiding av nye digitale gravkart, vedteke i Fellesnemnda ref. sak 24/18 Prosjekttilsette/Prosjekttilsette frikjøp inkl. økonomiteneste Dette er løn og sosiale kostnader knytt til prosjektgruppe Nye Sogndal kommune samt økonomiteneste Balestrand kommune. IKT leiar vart tilsett frå primo februar Prosjektrådmann og prosjektkoordinator vart tilsett frå medio mars I andre halvår 2018 er det tilsett kommunalsjefar og økonomisjef. Samla vil dette utgjera heilårskostand for 4,9 årsverk i Årsaka til at det ikkje er meir, er at tre av kommunalsjefane fortsatt har sitt virke i Balestrand og Sogndal og berre jobbar i delårsverk i prosjektet. I tillegg vil det vera naudsynt med frikjøp av om lag 2,1 årsverk for å samordna og førebu felles oppstart av ny kommune Kostnad med økonomiteneste for fellesnemnda blir rekna til 25 % av løn økonomisjef Balestrad kommune. Prosjektrådmann gjer merksam på at ein har ein dialog med rådmennene, der ein ber om at det ikkje blir sendt refusjonskrav på stillingar som vert haldne vakante i dei tre kommunane. Dersom ein får dette til vert prosjektøkonomien vesentleg betra og trygga for utgifter som ein i dag ikkje kjenner. Prosjektrådmann vonar å finna ei god løysing på dette innan desember Ein ser føre seg at det kjem behov for meir personell og fleire kostnader frametter. Kapasiteten i prosjektet er særs utfordra. Drift arbeidsgrupper - reise/kick off I dette ligg til dømes reise og møtekostnader for 8 administrative arbeidsgrupper. Arbeidsgruppene skal kartlegge og klargjera overgang til ein kommune, det er venta meir arbeid frametter. Nokre av kostnadane dekkjer kommunane ved å ikkje sende refusjonskrav til prosjektet på vegen til å verte ein ny felles kommune. Reiser overnatting Ein må pårekna vesentlege utgifter til naudsynte reier, kurs og seminar. Nokre er pålagde/forventa deltaking, sjå og punktet under. Reiser/kurs/seminar

4 Utgifter til administrativ og politisk leiarskap Frikjøp HTV/HVO - FN sak 12/2018 Frikjøp gjeld 4 HTV og 1 HVO i samsvar med vedtak FN. For 2019 vil dette utgjera 220 årsverk. Prosjektrådmannen gjer merksam på at behovet for frikjøp kan verte auka etter kvart som ein må drøfta med tilsettrepresentantar viktige avgjerder i PSU, Administrativ styringsgruppe med vidare. Prosjektrådmannen har dialog med rådmennene vedkomande refusjonskrav for dei det ikkje vert teke inn vikar for, sjå ovanfor. IKT I alle kommunesamanslåingar utgjer IKT vesentleg kostnad. Arbeidet er omfattande og krevjande, og ein har heller ikkje på noverande tidspunkt oversikt over alle kostnader på feltet. Ein må gjennomføra mykje kartlegging, analysere, utarbeide design av tiltak og implementering av desse. Ein gjer mykje sjølv, men det vert og naudsynt kjøp av konsulenttenester. I tillegg er infrastruktur, materiell og programvare kostnadskrevjande. Dei tre kommunane har i ulik grad kjøpt tenester frå Sogn og Fjordane fylkeskommune. Innbyggartorg Det vert vurdert at det vil vera naudsynt med noko oppgradering/tilpassing av innbyggartorg i kvar av dei tre kommunane, bl.a. ny design, skilt samt innhaldsmeny for å kunne møte innbyggjarar, næringsliv, lag og organisasjonar. Det er ikkje funne rom for denne utgifta i budsjett 2018/2019. Dette vil kome som investeringstiltak i nye Sogndal kommune, estimert MNOK 1. Kontormøblar Dette er innbu og kontormaskiner knytt til møterom, arbeidsplassar/kontor for prosjektgruppa, i hovudsak på Leikanger. Annonsar og kommunikasjon Det må setjast av midlar til annonsar og kommunikasjon retta mot innbyggjarane fram mot Merkantilt Det må påreknast noko kostnad til kontormateriell. Uventa utgifter Ein må pårekna uventa utgifter grunna nye behov som vil dukka opp i arbeidet med samanslåinga Balestrand, Leikanger og Sogndal. Personalsamling Personalsamlingar er anbefalte verkemiddel for mellom anna å skape kjensle for samhald og felles identitet, skapa organisasjonskultur og er rekna som naudsynte aktivitetar. Arkiv Det er kjent at det vil bli ein stor kostnad knytt til avlevering av arkivmateriell frå kommunane ved overgang til ny kommune. Det vert føresett at den einskilde kommune sjølv ryddar og tek kostnad i høve dette. Det er tidligare kartlagt over hyllemeter «ikkje arkivverdig» materiale som må ryddast og gjennomgåast før det vert «arkivverdig».

5 Infrastrukturmidlar Digital kommune Øyremerka infrastrukturmidlar i hovudsak nytta til løn prosjektkoordinator, jf. vedtak i Fellesnemda, sak 10/17. Infrastrukturmidlar skredsikring Øyremerka infrastrukturmidlar til «Planlegging/reguleringsplan ny rassikringsbru Esefjorden», jf. vedtak i Fellesnemnda, sak 10/17. Infrastrukturmidlar Hangar på Haukåsen Øyremerka infrastrukturmidlar «Hangar på Sogn lufthamn», jf. vedtak i Fellesnemnda, sak 10/17. Bakgrunn: Stortinget fatta den 8. juni vedtak om at kommunane Sogndal, Leikanger og Balestrand skal slåast saman til ein kommune frå I tråd med inndelingslova 15 har departementet i 2017 betalt ut eingongstilskot på kr 30,8 millionar kroner som skal dekke deler av kostnadane med kommunereforma. I tillegg har kommunane motteke infrastrukturmidlar på 4,0 millionar kroner. Unytta midlar per er på 34,8 millionar kroner. Då er og rente ført som inntekt. Fellesnemnda handsama i sak 27/18 framlegg til budsjett for 2018/2019. Framlegget viste eit meirforbruk på kr Fellesnemnda fatta i saka slikt vedtak: «Fellesnemnda tek prosjektbudsjett til vitande. Fellesnemnda ber prosjektrådmann legge fram eit prosjektbudsjett i balanse og synleggjer konsekvens av vedtak.» Vurdering: Prosjektrådmannen si vurdering er at dei tiltaka som er gjennomført er realistiske, men svært krevjande. Vurderinga er og at det vil koma kostander i prosjektet som ein i dag ikkje kjenner til grunna nye behov som kan kome, og nye politiske vedtak som krev oppfølging. Prosjektrådmann ser føre seg at ein må ha personell/kompetanse til ymse utgreiingar (gebyr kan vera eit område, innkjøpsvurderingar eit anna), arbeid og møter skal gjennomførast grunna behov og tilpassingar, IKT er ukjent farvatn for alle kommunesamanslåingane i landet. Prosjektrådmannen vil søkje gode løysingar med dei tre respektive rådmennene om bistand vidare, samt avklara refusjonskrav med meir.