STYREPORTAL - ELEKTRONISK SIGNATUR TRINNVIS BRUKERVEILEDNING DENNE VEILEDNINGEN ER OPPDATERT FOR WEB-VERSJON 4.5 OG IOS APP-VERSJON 4.

Transkript

1 STYREPORTAL - ELEKTRONISK SIGNATUR TRINNVIS BRUKERVEILEDNING DENNE VEILEDNINGEN ER OPPDATERT FOR WEB-VERSJON 4.5 OG IOS APP-VERSJON 4.5 W W W. A D M I N C O N T R O L. C O M

2 INNHOLD 1. INNSTILLINGER ELEKTRONISK SIGNATUR KONFIGURERE AVANSERT SIGNATUR KONFIGURERE BEGRENSET SIGNATUR 4 2. OPPRETTE SIGNATURFORESPØRSEL VELGE BRUKERE OG VILKÅR 4 3. ADMINISTRERE SIGNATURFORESPØRSLER SIGNERE ET DOKUMENT 7 STYREPROSESSEN FRA START TIL SLUTT MED ADMINCONTROL 7 W W W. A D M I N C O N T R O L. C O M

3 3 1. INNSTILLINGER ELEKTRONISK SIGNATUR Under "Min profil" finner du alternativet Passord og elektronisk ID. For Avansert elektronisk signatur støtter Admincontrol BankID og Bank ID mobil (Norge og Sverige), NemID (Danmark) og TUPAS (Finland). Begrenset elektronisk signatur er basert på brukerens registrerte navn og telefonnummer i Admincontrol med verifisering via en systemgenerert SMS-kode Brukeren må konfigurere sin elektroniske signatur i innstillingene for å kunne signere dokumenter i en portal. Hvis ingen elektronisk signatur er valgt før en signeringsforespørsel mottas, blir brukeren bedt om å konfigurere sin elektroniske signatur før vedkommende får mulighet til å signere dokumentet. Under seksjonen for elektronisk signatur kan brukeren velge den elektroniske signaturen som skal brukes som standard til å signere dokumenter i brukerens portaler. To nivåer av elektronisk signatur er tilgjengelige: Avansert elektronisk signatur og Begrenset elektronisk signatur. 1.1 KONFIGURERE AVANSERT SIGNATUR Når en elektronisk signatur konfigureres, må brukeren oppgi bruker-id (personnummer) med verifisering via den tilhørende applikasjonen, sikkerhetskodegenerator eller PIN-koder.

4 4 1.2 KONFIGURERE BEGRENSET SIGNATUR Ved konfigurering av Begrenset elektronisk signatur må brukeren bekrefte navnet og telefonnummeret som er registrert i Admincontrol-tjenesten ved å angi en systemgenerert SMS-kode. 2. OPPRETTE SIGNATURFORESPØRSEL Gå til mappen som inneholder dokumentet du ønsker signert for å opprette en signaturforespørsel. Velg dokumentet i boksen på venstre side, og klikk Flere handlinger og deretter Signature request (Signaturforespørsel). 2.1 VELGE BRUKERE OG VILKÅR Velg brukere som skal signere i listen over brukere. Du kan velge å varsle brukerne via e-post, SMS eller push-melding. Når brukerne er valgt, kan du angi vilkårene for signaturforespørselen. Standard utløpsdato er 30 dager, og du kan angi en tilleggspåminnelse for signaturer som venter. Standardinnstillingen for denne påminnelsen er 3 dager før utløpsdato, men du kan velge den datoen som passer for deg. Standardnivået er Avansert elektronisk signatur. Vær oppmerksom på at en bruker med Begrenset elektronisk signatur ikke kan signere dokumentet med høyeste nivå hvis brukeren ikke endrer sine innstillinger for elektronisk signatur (hvis mulig), ellers må nivået endres til Begrenset elektronisk signatur. Hvis signaturnivået er satt til Begrenset elektronisk signatur, kan alle brukere signere dokumentet (med Avansert elektronisk signatur eller Begrenset elektronisk signatur).

5 5 Du kan forlenge utløpsdatoen for en forespørsel hvis det mangler signaturer når utløpsdatoen nærmer seg. Du kan også velge å varsle brukere som ikke har signert ennå. Forlengelsen kan angis én gang per signaturforespørsel, og i maksimalt 10 dager. Vær oppmerksom på at du må foreta disse endringene før den opprinnelige utløpsdatoen er passert. Den siste siden viser et sammendrag. Klikk Send forespørsel for å fullføre prosessen. Du kan legge til flere brukere i forespørselen etter at den er opprettet og før utløpsdatoen, ved å bruke samme fremgangsmåte som beskrevet over eller snarveien via Innstillinger -ikonet (tannhjulet) i oversikten over signaturforespørsler.

6 6 3. ADMINISTRERE SIGNATURFORESPØRSLER Når en signaturforespørsel er opprettet, kan forespørselen administreres i Signatures (Signaturer) innenfor samme bruksområde dokumentet befinner seg i. Denne oversikten kan bestå av én eller to deler. For brukere som er bedt om å signere, finnes en del som heter Documents to sign (Dokumenter å signere), som viser en oversikt over ventende og fullførte signaturforespørsler. Vær oppmerksom på at hvis en forespørsel utløper uten alle nødvendige signaturer, blir forespørselen ugyldig og må sendes til alle underskrivere igjen. For administratorer finnes ytterligere en del, som heter Signaturforespørsler. I denne delen kan administratoren administrere og følge status for signaturforespørsler. Hvis du klikker på gjeldende status for signaturforespørselen, kan du se detaljer eller gjøre endringer i forespørselen. Ved å klikke på innstillinger -ikonet finner du også snarveier for å forlenge utløpsdatoen eller legge til brukere.

7 7 3.1 SIGNERE ET DOKUMENT Klikk på Sign (Signer) for å signere et dokument. Dokumentet åpnes på skjermen, slik at det kan leses og signeres. En bruker kan også velge å avslå å signere dokumentet. I så fall åpnes et vindu der brukeren kan skrive årsaken til avslaget. Vær oppmerksom på at hvis en bruker avslår å signere dokumentet, blir signaturforespørselen ugyldig, og en ny signaturforespørsel må opprettes og sendes til alle underskrivere. STYREPROSESSEN FRA START TIL SLUTT MED ADMINCONTROL Vår visjon er å støtte hele styreprosessen fra start til slutt. Styreportalløsningen vår støtter ledelsen, administrasjonen og styret hele veien fra planlegging til gjennomføring og arkivering. Den er en sikker og dedikert løsning for deling og samarbeid for styret og dets medlemmer.

8 KONTAKT OSS GJERNE DERSOM DU HAR SPØRSMÅL TIL OSS W W W. A D M I N C O N T R O L. C O M