Utvalg: Administrasjonsutvalg Møtested: Porsanger rådhus - Kommunestyresalen Dato: Tidspunkt: 10:00

Transkript

1 Porsanger kommune Porsáŋggu gielda Porsangin komuuni Møteinnkalling Utvalg: Administrasjonsutvalg Møtested: Porsanger rådhus - Kommunestyresalen Dato: Tidspunkt: 10:00 Forfall meldes til offentlig servicekontor på telefonnr.: , eller e-post: postmottak@porsanger.kommune.no. Offentlig servicekontor sørger for innkalling av varamedlemmer. Varamedlemmer møter kun ved spesiell innkalling Lakselv, Mona Skanke Bente Larssen Rådmann Dette dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ingen håndskrevet signatur 1

2 2

3 Saksliste Saksnummer. Tittel PS 1/18 Godkjenning av innkalling, saksliste, samt signering av protokoll RS 18/1 Orienteringer PS 2/18 Implentering av ny vedlikeholdsstrategi og organisering av avdeling for kommunalteknikk og beredskap PS 3/18 Rekrutteringstiltak 2018 Lukket 3

4 PS 1/18 Godkjenning av innkalling, saksliste, samt signering av protokoll RS 18/1 Orienteringer 4

5 Arkiv: 610 Arkivsaksnr: 2018/79-1 Saksbehandler: Helge Nicolaisen Saksframlegg Saknummer Utvalg Møtedato 18/2 Sektorstyre for næring, forvaltning og kommunalteknikk 2/18 Administrasjonsutvalg Arbeidsmiljøutvalget Implentering av ny vedlikeholdsstrategi og organisering av avdeling for kommunalteknikk og beredskap Vedlegg til saken: Plan for implementering Sakens bakgrunn Det vises i denne sammenheng til omorganisering av teknisk avdeling. Som tidligere vedtatt ble daværende teknisk avdeling delt i to utviklingsavdelingen og avdeling for kommunalteknikk og beredskap. Videre er det igangsatt ett større arbeid med tilstandsvurdering av kommunale bygg, veier, VAR områder og uteområder. Sentralt i denne sammenhengen vil også være implementering av ny vedlikehold strategi og dermed krav til organisering for fullført saksbehandling og optimal bemanning. Førende for dette arbeidet vil være hensynet til dagens bemanning. Det vil i praksis si at man skal løse oppgavene som er delegert til avdelingen innenfor vedtatte årsverksramme. I følgende gis det kunnskap om pågående arbeid, mål og tidslinjer. Selve tilstandsvurderingen av bygg og anlegg omtales dog ikke videre i dette dokumentet da dette vil utvikles i påfølgende organisering med frist fram til juni. Innledning: Porsanger kommune har bestemt seg for å gjøre en omstilling vedrørende drift og vedlikehold av kommunal infrastruktur. Primærhensikten er å ta igjen etterslepet på forsømt vedlikehold og å effektivisere vedlikeholdet og redusere kostnadene. Dette vil kreve en ny vedlikeholds strategi. Eierskap: Foreslått vedlikeholds strategi er et relativt omfattende og komplisert dokument. For at den planlagte omleggingen av kommunens drift og vedlikehold skal lykkes, er det nødvendig at prosessen har en solid forankring i hele kommunens ledelse, både administrativt og politisk. 5

6 Videre er det viktig at sektorledelsen eier ansvaret for de årlige og langsiktige målsettingene, mens drift- og vedlikeholds ledelsen eier prosessene. Samarbeide internt og over sektorgrensene er helt essensielt for å lykkes. Helse, miljø og sikkerhet: Det etableres et system som registrerer og rapporterer alle uønskede hendelser vedrørende helse, sikkerhet, miljø og kvalitet. Disse rapportene skal lagres i eget arkiv. Hendelser vedrørende sikkerhet deles i 4 grupper: Fraværsskader Skader som må behandles av lege/sykepleier Skader som behandles «lokalt», f.eks. plastring av en kuttskade Farlige situasjoner som kunne ha medført skade For sikkerhetsrelaterte hendelser skal det lages en ytelsesindikator som angir antall skader pr arbeidede timer. Ytelsesindikatorer er en statistikk som gir enheter for å måle effektiviteten til en prosess. Helse, miljø, sikkerhet og kvalitet skal være første agendapunkt på alle formelle møter Organisering: Kommunens infrastruktur er delt opp i følgende områder: Bygninger Kommunale veier og gatelys Vann og avløp Uteområder Brann og beredskap Det opprettes et kostsenter for hvert område. Organisasjon: Sektoren Kommunalteknikk og Beredskap vurderes organisert i henhold til vedlikeholds prinsippene, dvs. i 3 avdelinger og en stabsfunksjon. Hver av avdelingene kan videre deles opp i Produksjonsteam i henhold til de arbeidsoppgaver hver avdeling skal løse. Det opprettes produksjonsteam med en teamleder for hvert hovedarbeidsområde som får ansvaret for at alle arbeidsoppgaver innenfor deres ansvarsområde blir løst på en tilfredsstillende måte (drift og vedlikehold). Hvert hovedarbeidsområde deles opp i vedlikeholds objekter. Kostnadsrapporteringen må være slik at kostnadene for hvert vedlikeholds objekt er lett tilgjengelig, og vil være et verktøy i budsjetteringen. Følgende aktiviteter vil være påkrevd: Det må etableres en aksept for omorganiseringen på alle nivå i organisasjonen, dvs. politisk, kommuneledelsen, sektorledelsen og de ansatte i sektoren 6

7 Utførende drift og vedlikehold organiseres i integrerte produksjonsteam med et definert arbeidsområde Det må gjøres en gjennomgang av antall stillinger som behøves og kompetansekravet til de forskjellige stillingene. Antall stillinger må gjenspeile mengden drift og vedlikehold som kommunen ønsker å utføre selv og mengden som det vil være økonomisk å kjøpe. Det må tas hensyn til at administrasjon av innkjøpene også krever interne ressurser. Stillingsinstruksene må gjennomgås og justeres til å dekke de arbeidsoppgavene hver enkel stilling skal ha. Det må fremgå klart hva slags ansvar og myndighet hver enkel stilling har. Det må streves etter at beslutningene tas på et lavest mulig nivå i organisasjonen og at den ansatte får eierskap til sitt hovedansvarsområde. Ansvar og myndighet: Myndighets og ansvarsdefinisjonene må være helt klare i sektoren, slik at alle er klar over sin myndighet og sitt eget ansvar. Men det må også informeres hva andre er ansvarlige for. Sektorledelse/ stab har ansvaret for langtidsplanlegging og målsettinger (sektorledelse = sektorleder, avdelingslederne og stab). For langsiktige vedlikeholdsplaner deles dette ansvaret med drifts- og vedlikeholds ledelsen (team lederne) Vedlikeholds ledelsen har ansvaret for alle disipliner innen vedlikehold Forbedringsplaner utvikles av avdelingsleder sammen med hvert vedlikeholdsteam, eventuelt i samarbeide med sektorledelsen Andre prinsipper Det må opprettes et revidert arbeidsordresystem. Alle i kommunen skal i prinsippet kunne rekvirere en arbeidsanmodning. Arbeidsordre lages hovedsakelig for vedlikeholdsarbeider, men kan også omfatte annet (f.eks. hjelp til tekniske innkjøp Tjenesteleveranser: Sektor for Kommunalteknikk og beredskap leverer tjenester både til Porsangers befolkning og drift av Porsanger kommune. Tjenester til Porsangers befolkning er: Forebyggende branntilsyn og feiing og tilsyn av fyringsanlegg som brukes til oppvarming av bygg. Tømming av septiktanker Vannforsyning Kloakkanlegg Søppeltømming Kommunale veier Brannvern Saksbehandling etter gjeldende delegasjoner I tillegg leveres en begrenset mengde tjenester til andre kommuner. Drift og vedlikehold i Porsanger kommune omfatter all kommunal infrastruktur: 7

8 Kommunens bygninger og uteområder, inklusive tilsyn og feiing Veier med tilbehør (gatelys, bruer, stikkrenner, skilting, områder langs veiene) Vannforsyning (sprede nett og 6 vannverk) Kloakk og avløpsanlegg Drift og vedlikehold som hovedsakelig skal utføres av eksterne leverandører: Tjenester som det er naturlig at kommunen kjøper, skal alltid utføres av eksterne leverandører. Følgende tjenester utføre av eksterne leverandører i dag: Vintervedlikehold av kommunale veier Tømming av septiktanker Innsamling av husholdningsavfall Utleie av kommunale bygg Handtering av næringsavfall Vedlikehold av veibelysning Myndighetspålagt tilsyn (årskontroll av brannalarmer og sprinkleranlegg, årskontroll av slukkemidler, kontroll av heiser, løfteutstyr osv.) Følgende tjenester kan videre vurderes satt ut på anbud: Feiing av kommunale veier og gater (Entreprenør) Sommervedlikehold av uteområder (park og grøntarealer, langs veier, osv.) hvis man ikke ønsker å ha dette som alternativt arbeide fore egne ansatte eller tilbud som sommervikarer til studenter og ansattes barn eller lignende Rammeavtale på veivedlikehold Anbefaling for å dekke leveringsbehovet Det anbefales at dagens nivå på aktiviteter som utføres med egne ansatte videreføres. For å ivareta variasjoner i kapasitet og for å dekke spesielle fag inngås det nødvendige rammeavtaler Handlingsplan for etterslep i vedlikehold av kommunal infrastruktur: Det daglige vedlikeholdet må organiseres og budsjetteres slik at ikke nye etterslep i vedlikehold oppstår. Det lages en handlingsplan for å ta igjen tidligere forsømt vedlikehold av kommunens veier, vann og avløp, bygninger og uteområder: Planen skal ha som mål at etterslepet er tatt igjen i løpet av 5 år Planleggingen må beskrive hvilket vedlikehold som anses som nødvendig å gjennomføre Planer lages for hvem og når vedlikeholdes skal gjennomføres Kostnadene for hver aktivitet skal budsjetteres Budsjettet følger kommuneplanen og lages for 4 år (årlig budsjett og et langtidsbudsjett - Økonomiplanen). Vurdering 8

9 Det vurderes dithen at dette er en stor og omfangsrik prosess. Allikevel vil denne prosessen være avgjørende for å sikre effektiv drift, med formål og effektivisere driften, samt å sikre tilfredsstillende kvalitet på alle kommunale anlegg. For at prosessen skal ha nødvendig forankring og at rådmannen skal ha nødvendig mandat er det avgjørende at politisk nivå gir sin tilslutning til at prosessen kan rulles ut i løpet av februar. Dette krever at rådmannen har mandat til justering av stillingsbeskrivelser og oppgaver innen eksisterende årsverksramme. Prosessen utføres med andre ord innenfor eksisterende budsjettvedtak, vedtatt årsverksramme, men det vil være behov for justering og endring av organisering, stillingsinstrukser og operativ oppbygging. I denne sammenheng er det derfor valgt følgende politisk behandling. (sektorstyret, administrasjonsutvalg samt arbeidsmiljøutvalg) Endelig behandling av selve vedlikeholds strategi, tilstandsrapporter og utøsende prioriteringer oversendes sektorstyret, formannskap og kommunestyre i løpet av juni då. En kritisk suksessfaktor er at ny organisasjonsplattform er utviklere og bærende i ny vedlikeholds strategi, et godt forankret eierskap gir opplæring og kompetanse slik at vedlikeholds strategien og kartleggingen av kommunale anlegg blir utført av personellet som skal utføre fremtidig vedlikehold. Nærmere om forslag til ny organisering. Følgende aktiviteter vil være påkrevd: Det må etableres en aksept for omorganiseringen på alle nivå i organisasjonen, dvs. politisk, kommuneledelsen, sektorledelsen og de ansatte i sektoren Utførende drift og vedlikehold organiseres i integrerte produksjonsteam med et definert arbeidsområde For enkelte disipliner opprettes det en stilling som betjener alle eller noen team på tvers av avdelingene (eks.: elektrodisiplinen) Det må gjøres en gjennomgang av antall stillinger som behøves og kompetansekravet til de forskjellige stillingene. Antall stillinger må gjenspeile mengden drift og vedlikehold som kommunen ønsker å utføre selv og mengden som det vil være økonomisk å kjøpe. Det må tas hensyn til at administrasjon av innkjøpene også krever interne ressurser. Settes til ca. 5 % av kjøpesum. Stillingsinstruksene må gjennomgås og justeres til å dekke de arbeidsoppgavene hver enkel stilling skal ha. Det må fremgå klart hva slags ansvar og myndighet hver enkel stilling har. Det må streves etter at beslutningene tas på et lavest mulig nivå i organisasjonen og at den ansatte får eierskap til sitt hovedansvarsområde Tidstyver fjernes eller reduseres 9

10 Forslag til ny organisering, vurdert etter gjeldende årsverksramme. Rådmannens innstilling Saksprotokoll i Sektorstyre for næring, forvaltning og kommunalteknikk Behandling: Sektorstyre for næring, forvaltning og kommunalteknikk vedtak: 10

11 Administrasjonsutvalget gir rådmannen fullmakter til organisering av avdeling for kommunalteknikk og beredskap etter gjeldende fullmakter, samt mandat til endelig fastsettelse av nytt organisasjonskart innenfor vedtatt årsverksramme. 11

12 Plan for implementering av ny vedlikeholdsstrategi Planen for implementering av ny vedlikeholdsstrategi i Porsanger kommune bygger på Vedlikeholdsstrategi og Handlingsplan for implementering av vedlikeholdsstrategi. Numrene i kolonnen for aktivitet henviser til kapitlene/avsnittene i Handlingsplan for implementering av vedlikeholdsstrategi. Disse dokumentene er styrende for denne planen. Aktivitet Ansvarlig Hovedansvarlig Rådføres Informeres Påbegynnes Ferdig 1: Implementering av ny vedlikeholdsstrategi Rådmann Tillitsvalgte Sektorstyre : Omorganisering Kommunalteknikk og Beredskap 2: Skape eierskap til strategi og omstilling/organisering 3.1: HSM&K Etableres et system som registrere og rapporterer alle uønskede hendelser vedrørende HSM&K Ytelsesindikator for sikkerhetsrelaterte hendelser HSM&K første agendapunkt på alle formelle møter Rådmann Tillitsvalgte Rådmann Sektorstyre Kommunestyre FDV - leder FDV - leder Møteledere Personalavdeling Administrasjonsutvalget Sektorstyre Kommunestyre Arbeidsmiljøutvalget Tillitsvalgte Sektorstyre Tillitsvalgte Verneombud Hver ½ år

13 Aktivitet Ansvarlig Hovedansvarlig Rådføres Informeres Påbegynnes Ferdig 3.2.1: Organisasjon (gjøres innenfor årsverksrammen) Rådmann Opprette og dimensjonere produksjonsteam i hver avdeling og utnevne teamledere Personalavdeling Administrasjonen Tillitsvalgte Sektorstyre Definere arbeidsoppgaver og ansvarsområde for hver team definere eventuelle fagstillinger Revidere stillingsbeskrivelsene for alle ansatte og definere ansvar og myndighet for stillingene i henhold til avsnitt 3.3. Lage plan for medarbeider/utviklingssamtaler: o Lage gap-analyse vedrørende de ansattes kompetanse og ønsket kompetanse. o Lage planer for opplæring og kompetanseutvikling Lage plan for behov for ekstern kompetanse Lage rekrutteringsplan 3.2.2: Teknisk vaktordning Sektorstyre Revidere og samordne dagen vaktordninger til å dekke nødvendig behov for beredskap Berørte ansatte Tillitsvalgte Kommunestyret Befolkningen Lage ny vaktinstruks Definere alle vedlikeholdsobjekter FDV - leder Objekteiere Ressurspersoner Implementere arbeidsordresystem FDV - leder Økonomiavdeling Planleggere Rutinevedlikehold Objekteiere Definere objekter for korrigerende vedlikehold Inspeksjon Lage program for forebyggende vedlikehold Definere objekter og lage program for tilstandsbasert vedlikehold Lage rutine for gransking av havarier FDV - leder Ressurspersoner Kartlegge potensialet for flerfaglige medarbeidere Personalavdeling Tillitsvalgte 4.2: Utføres av eksterne leverandører Økonomiavdelingen Definere hvilke tjenester som Porsanger kommune skal kjøpe eksternt Oppnevne ansvarlig person for oppfølging 13 2

14 Aktivitet Ansvarlig Hovedansvarlig Rådføres Informeres Påbegynnes Ferdig 4.3.1: Vurdere opplegg for å dekke fluktuerende Økonomiavdelingen Tillitsvalgte mannskapsbehov 5: Organisere material- og reservedels-handtering i Økonomiavdelingen Objekteiere henhold til Kapittel 5. Registrere lagerbeholdning 6: Grensesnitt skal beskrive og strukturere kommunikasjon mellom de forskjellige partene i kommunen. Kapitel 6 Objekteiere Rådmann : Opplæring, trening og nettverk Lage en rullerende plan for opplæring og kompetanseutvikling, basert på behov og medarbeider/utviklingssamtaler 8: Utstyrsstrategi. Lage system for oppfølging av levetidskostnader Lage vedlikeholdsstrategi for alt kritisk elle kostbart utstyr baser på en kritikalitetsanalyse Inspeksjon er en del av utstyrsstrategien Forbedringer er en kontinuerlig prosess 9. Formalisere inspeksjon Skal være planlagt aktivitet Bruke inspeksjon til vedliheholdsbeslutninger Gjennomføre lovpålagt tilsyn og kontroll 10: Prosedyrer, rapportering, dokumentasjon og historikk. Implementere forslagene i Kapittel 10 11: Systemer og verktøy Vurdere om nevnte systemer er tilstrekkelig, om noen kan fases ut, om noen må utvides og behov for eventuelt nye verktøy. 12: Planlegging Implementere planlegging som fast aktivitet ved vedlikehold og prosjekter slik som beskrevet i Kapitel 12. Å lage årsbudsjett og langtidsbudsjett er en essensiell del av planleggingsprosessen Rådmann FDV - leder FDV - leder FDV - leder FDV - leder Objekteiere Økonomiavdelingen Planleggere Planleggere Planleggere Andre brukere IT Økonomiavdelingen Driftsoperatører Tillitsvalgte Objekteiere Sektorstyret Kommunestyret

15 Aktivitet Ansvarlig Hovedansvarlig Rådføres Informeres Påbegynnes Ferdig 13: Innkjøp Revidere kommunens retningslinjer for innkjøp slik at de dekker behovene nevnt i Kapitel 4 og Kapitel 13 Kontroller Brukere : Regnskap Tilpasse regnskap slik at totalkostnadene for hver produksjonsteam og kostnadene for hvert enkelt vedlikeholdsobjekt blir lett tilgjengelig 15: Etterslep i vedlikehold Lage en langsiktig handlingsplan for etterslep av forsømt vedlikehold Foreslå budsjett for politisk behandling Innkjøp Økonomiavdelingen FDV - leder Objekteiere Rådmann Planleggere Sektorstyre Brukere Revisjon av at vedlikeholdsprinsippene følges Rådmann Rådmann 2019 Annen hvert år 15 4

16 Arkiv: Arkivsaksnr: 2018/134-1 Saksbehandler: Gunhild Ingilæ Haukenes Saksframlegg Saknummer Utvalg Møtedato 3/18 Administrasjonsutvalg Rekrutteringstiltak 2018 Sakens bakgrunn Kommunestyret vedtok i desember 2017 å bevilge kr ,- til rekruttering av lærere, barnehagelærere, sykepleiere, mv til kommunen, med et mål om å rekruttere flere nyutdannede innen ulike fagområder. Det ble videre gitt i oppgave til rådmannen å utarbeider forslag til innretning på tiltaket. Kommunestyret foreslo at innretninga for eksempel kan omfattes av stipend, økt lønn eller andre arbeidsrettede vilkår som gjør det mer attraktivt for unge, nyutdannede å søke seg til Porsanger kommune. Tall fra NAV`s bedriftsundersøkelse for 2017 viser at det totalt på landsbasis mangler 8850 personer innenfor helse-, pleie- og omsorgsyrker i Norge. Over halvparten av kommunene sier også ifølge kommunesektorens arbeidsgivermonitor at det er utfordrende å rekruttere innenfor denne sektoren. Videre opplever 42 prosent av kommunene det krevende å rekruttere ingeniører, mens 38 prosent svarer det samme om sivilingeniører, psykologer og vernepleiere. Porsanger kommune opplever de samme rekrutteringsutfordringene som på landsbasis. I tillegg opplever Porsanger kommune utfordringer med rekruttering av lærere. Arbeidsgivermonitoren 2017 for Porsanger kommune definerer derfor rekruttering av fagpersonell som den største av arbeidsgiverutfordringen for vår kommune etterfulgt av evne til nyskaping og innovasjon og ledelse. Rekruttering handler om å få tak i en konkret person til en bestemt stilling, ideelt til lavest mulig kostnad. I kommuner og fylkeskommuner utgjør lønns- og pensjonskostnader om lag 70 prosent av kommunens budsjetter. Å rekruttere og beholde kvalifisert og relevant kompetanse er derfor en viktig oppgave som krever tid og ressurser. Hvorvidt en lykkes i rekrutteringsarbeidet avhenger ikke bare av tilgang og etterspørsel i arbeidsmarkedet, men også om rekrutteringsarbeidet skjer planmessig og strukturert. Vurdering Rådmannen vurderer det som avgjørende at om Porsanger kommune skal vinne kampen om arbeidskraften bør vi først og fremst ha et planmessig og strukturert rekrutteringsarbeid, både når det gjelder å identifisere og tiltrekke oss gode nye ansatte. Som beskrevet i Porsanger kommunes arbeidsgivermonitor for 2017 har vi et så stort rekrutteringsbehov at dette representerer en utfordring for kommunen. Denne 16

17 utfordringen står sentralt i kommunens arbeidsgiverpolitikk. Rådmannen vurderer derfor utfordringen som todelt. For det første må kommunen fremstå som en attraktiv arbeidsgiver for å tiltrekke seg søkere. For det andre må kommunen være en attraktiv arbeidsgiver for å beholde den eksisterende arbeidskraften. Vi har en god arbeidsiverstrategi, vedtatt i august i 2017 som skal ivareta det siste, men vi mangler en rekrutteringsstrategi som på mellomlang sikt skal gjøre oss i stand til å treffe godt i rekrutteringsarbeidet. På kort sikt har det vist seg at personlige stimuli som stipendordninger og nedskriving av studielån har vært attraktive rekrutteringstiltak i Finnmark. Rådmannen vurderer det derfor som hensiktsmessig av Porsanger kommune å forsterke denne stimuli ytterligere og fremmer to alternative forslag til vedtak: 1. Porsanger kommune bruker kr ,- til utarbeidelse av rekrutteringsstrategi, kursing og materiell. Porsanger kommune bidrar til ytterligere nedskrivning av studielån for nyansatte i Porsanger kommune: o Ved tilsettelse nedskrives 10% av studielånet, max kr ,- o Etter 1 år som ansatt nedskrives ytterligere 7,5 % av studielånet, max. kr o Etter 2 år som ansatt nedskrives ytterligere 5 %, max ,- Etter hvert år påløper det en bindingstid på to år. 2. Porsanger kommune bruker kr ,- til utarbeidelse av rekrutteringsstrategi, kursing og materiell. Porsanger kommune bidrar med stipend for nyansatte mot 2 års bindingstid kr ,- Rådmannen vurderer også Porsanger kommunes generelle ansatte goder stimuleringstiltak og som med fordel bør frontes høyere i rekrutteringssammenheng. Gode pensjonsordninger, Statens lånekasses nedskriving av studielån, at vi er behjelpelig med å skaffe bolig, at vi forskutterer 4 måneder depositum jfr husleiekontrakt hos Porsanger boligstiftelse og at vi kan dekke flytteutgifter. Rådmannens innstilling Rådmannen fremmer saken uten innstilling til vedtak 17