ProffNett Sentralbord Pluss. Brukerveiledning for Sentralbordapplikasjonen. PNSP V2.1 Dokumentversjon 1.1

Transkript

1 ProffNett Sentralbord Pluss Brukerveiledning for Sentralbordapplikasjonen PNSP V2.1 Dokumentversjon 1.1

2 Innholdsfortegnelse 1 Innledning KRAV TIL UTSTYR LITT TEKNISK: START AV PROFFNETT SENTRALBORDAPPLIKASJONEN SKJERMBILDET FUNKSJONSKNAPPER INNSTILLINGER Søk i telefonkatalog SØKE ETTER KONTAKT I TELEFONKATALOG KOMBINASJONSSØK: FRITEKSTSØK Samtalehåndtering BESVARE/AVSLUTTE INNKOMMENDE ANROP SETTE OPP EN UTGÅENDE SAMTALE SETTE OVER INNKOMMENDE ANROP, MED KONSULTERING Ved bruk av telefonkatalog: Bruk av Ring - feltet: A-nummervisning SETTE OVER INNKOMMENDE ANROP, DIREKTE Ved bruk av telefonkatalog: Bruk av Ring - feltet: A-nummervisning SLÅ AV MIKROFONEN VEKSLE MELLOM SAMTALER SETTE OPP SAMTALE TIL OPPTATT ELLER FRAKOBLET MOBIL Informasjon STATUS KØ-INFORMASJON INN OG UT LOGGING AV KØ Flere operatører/sentralbord på samme kø Logge inn på en annen kø Se hvilke operatører som er logget på køen SMS SENDE/MOTTA SMS Vedlikeholde kontakter / telefonkatalog Sende DTMF-toner Anropslogg Fraværsmarkering SETT FRAVÆR FRA SENTRALBORDET VIA SMS Tidsbasert fravær Benyttes når fraværet gjelder en spesifisert tidsperiode samme dag Datobasert fravær KANSELLERING AV FRAVÆR Statistikk Telefonkatalog Rapportgenerator EKSEMPEL PÅ Å LAGE EN RAPPORT FRA KATALOGDATABASE Statusfelt...54 Hurtigtaster HOVEDVINDU TASTEFUNKSJONER FOR KATALOG OG VEDLIKEHOLD (VEDLIKEHOLDSBILDET) Talemeldinger for stengt sentralbord Ved problemer...58 FAQ

3 - 3 -

4 1 Innledning ProffNett Sentralbord Pluss er en tilleggstjeneste til ProffNett Mobil, ProffNett Felles og ProffNett Total. Tjenesten gir bedriften en sentralbordløsning der operatøren får et oversiktelig grafisk brukergrensesnitt på en PC. Operatøren kan med denne tjenesten motta og sette over samtaler ved bruk av funksjonstaster på tastaturet, eller ved å benytte mus til å klikke på knapper i skjermbildet. Dersom en bedriftsintern ProffNettabonnent er opptatt, eller det foreligger en fraværsmelding på en oppføring i adresseboken vil operatøren bli varslet om dette i skjermbildet. Dersom sentralbordet er opptatt, settes innringere i kø. Inntil 26 innringere kan samtidig stå i kø med ventemelding og musikk. Operatøren vil til en hver tid kunne se hvor mange innkommende samtaler som står i kø. Køen kan håndteres av ett eller flere sentralbord. Opp til 21 operatører kan betjene samme kø. Operatøren vil også kunne se hvilke sentralbord som til en hver tid er logget på køen. Sending og mottak av SMS-meldinger og gruppemeldinger støttes også av Sentralbordappliaksjonen. ProffNett Sentralbord Pluss lar seg også kombinere med ProffNett tjenestene: Innvalg (IVR) Velkomsthilsen Hovednummer Tidsstyring I denne brukerveiledningen beskrives hvordan ProffNett Sentralbordapplikasjonen betjenes med tastetrykk og/eller museklikk. Dersom en kommando på tastaturet skal beskrives vil denne beskrives som at sentralbordoperatøren taster en spesifisert tast på tastaturet tilknyttet sentralbordets PC. Dersom mus skal benyttes spesifiseres dette ved at sentralbordoperatøren klikker eller dobbeltklikker på en spesifisert knapp i skjermbildet. Dersom det beskrives at noe skal velges eller merkes betyr dette at det skal klikkes en gang på den spesifiserte knappen/ikonet, med mindre annet er beskrevet. For en kort beskrivelse av hva de ulike feltene i skjermbildet betyr: Klikk på Help i menylinjen og velg Lynguide. Det skal da komme frem en oversikt der det er mulig å klikke med musen på de ulike områdene i skjermbildet for å få en kort forklaring. Med PNSP V2.1 er det mulig å velge mellom 3 ulike knapper som skal brukes til å besvare/avslutte samtaler. Disse er: Enter/Retur ( ) Funksjonstast: F1 Eller knappen / på tastaturet. I denne brukerveiledningen brukes for enkelhets skyld Enter/Retur ( ) for å besvares/avslutte anrop

5 1.1 Krav til utstyr Godkjente telefoner for bruk med ProffNett Sentralbord: Siemens TC35, MC35 Sony Ericsson GM29, GM49 SAMBA 55, Tango 55 MultiTech Systems Multimodem (USB) HSDPA 180C Minimumskrav til sentralbord PC: Windows XP eller Vista 20 MB ledig plass på Hard Disk. Ledig USB/serieport for kobling mot mobilterminal Lydkort (Kun nødvendig dersom det er ønskelig at det skal spilles av lyd gjennom sentralbordets PC ved innkommende anrop.) Min ledig 256MB internminne. Skjermkort: VGA minimum 1024 x 768 punkter Mobiltelefonnummer som skal brukes til sentralbordklienter må være knyttet til et ProffNett abonnement. Tjenesten samtale venter må deaktiveres på SIM-kort knyttet til sentralbordtelefonene (blackbox). Mobiltelefonnummeret som brukes til Sentralbord/Hovednummer kan velge mellom følgende ProffNett profiler: Talepostkasse slått av (Det vil ringe på sentralbordet til samtalen blir besvart.) Samtalen vil ikke rutes til sentralbordets talepostkasse) Talepostkasse direkte (Innkommende anrop vil bli direkte viderekoblet til sentralbordets talepostkasse) Nattstilling (Innkommende anrop vil bli direkte viderekoblet til en alternativ talepostkasse for bedriften, som for eksempel informerer om bedriftens åpningstider og hvilket nummer man kan ringe i nødstilfelle utenom åpningstid.) Svarkjede. SIM-kortet som har sentralbordtjenesten (hovednummeret) knyttet til seg må ikke brukes i en sentralbordklient, men må legges i skuffen. Dette p.g.a. håndtering av anrop ved stengt sentralbord. Ved installasjon må ikke dette SIM-kortet benyttes i Blackboxen (sentralbord telefonen). Under installasjon skal de SIM-kortene som skal brukes på det enkelte sentralbord settes i Blackboxen (se installasjonsveiledning for ProffNett Sentralbord Pluss). Det anbefales at sentralbordet benytter tidsstyrte profiler, som automatisk trer i kraft til faste tider i døgnet. Les mer om ProffNett profiler og aktivering/endring av disse ved å logge inn på Mine Sider ( og deretter velge ProffNett

6 1.2 Litt teknisk: ProffNett Sentralbord Pluss har to tekniske grensesnitt: 1. En internettforbindelse til Telenor, som bl.a. gir informasjon om mobilstatus (opptatt/ledig) og køstatus. 2. En data forbindelse mellom sentralbord-pc og mobiltelefon (blackbox), som gjør at ekspedienten kan sette over og besvare samtaler fra PCen. Figuren under viser en prinsippskisse på den tekniske løsningen: 2 1 Internett Telenor ASP server BlackBox 1 Sentralbordklient 1 Telenor GSM LAN Sentralbordserver BlackBox 2 Sentralbordklient 2 Figur 1, Prinsippskisse ProffNett Sentralbord Pluss Når et sentralbord logger seg på, vil køtjenesten bak hovednummeret registrere dette og sette innkommende samtaler på hovednummeret til sentralbordet. Er sentralbordet opptatt vil innkommende samtaler holdes i køen frem til sentralbordet blir ledig igjen. Dette kontrolleres av systemer i Telenor sitt nett

7 1.3 Start av ProffNett Sentralbordapplikasjonen For at PNSP skal fungere må følgende være på plass 1. Mobiltelefonen (blackbox) er slått på. 2. Mobiltelefonen (blackbox) er koblet til PC 3. SentralbordPC har tilgang til bedriftens datanett (LAN) Sentralbordapplikasjonen kan startes fra sentralbord PC-ens Desktop ved å dobbeltklikke på ikonet: ProffNett Sentralbord Pluss Eller ved å starte programmet fra Windows Startknappen, f.eks Start -> Programmer/All Programs -> ProffNettSentralbordPluss v2 -> ProffNett Sentralbord Pluss Du skal nå få frem sentralbord applikasjonen vist i Figur 1 Skjermbilde ProffNett Sentralbord Pluss

8 1.4 Skjermbildet Skjermbildet i ProffNett Sentralbord er konstruert for å gjøre anropshåndtering så enkel som mulig for operatøren. Alle tjenester utføres fra sentralbordets PC ved bruk av tastatur og/eller mus. Nedenfor vises en oversikt over hvordan skjermbildet i ProffNett Sentralbord er bygget opp: Informasjon om innkommende og utgående anrop Informasjon om anrop til 3. part Kølengde Funksjonsknapper Aktive sentralbord Statusfelt Søkefelt Telefonstatus Telefonkatalog m/click2call Tilleggsinformasjon på oppføring i telefonkatalog. Fraværsinformasjon Inntastingsfelt for telefonnr. Besvare/ avslutte anrop. Ring valgt nummer/oppføring Ringe til 3. part Pendle/veksle mellom samtaler Kansellere (legg på) samtalen til 3. part Figur 1 Skjermbilde ProffNett Sentralbord Pluss Sett anropet direkte til 3. part - 8 -

9 1.5 Funksjonsknapper Nedenfor vises funksjonsknappene som brukes i ProffNett Sentralbord Pluss Figur 2 Funksjonsknapper ProffNett Sentralbord -Hurtigtaster beskrives i parentes etter beskrivelsen av funksjonsknappen, les i kapittel 0 om flere hurtigtaster. 1. Blank side/tøm felt (F10) 2. Detaljer: Dersom det foreligger mer informasjon om personen i telefonkatalogen enn det som vises på skjermen, kan disse hentes frem ved å klikke på denne knappen. 3. Fravær: Her kan operatøren manuelt legge inn en fraværsmelding på en kontakt i telefinkatalogen (F6) 4. Med denne knappen åpnes et SMS-vindu der operatøren kan sende enkle og gruppe SMSer, samt lese innkommende SMS meldinger (F7). 5. Anropslogg. Her kan operatøren se alle innkommende, utgående og ubesvarte samtaler til sitt bord (ALT+L) 6. Kontakt info.: Det er mulig å åpne filer eller web-sider som er knyttet mot aktiv kontakt i telefonkatalogen ved å klikke på denne knappen (F9). Filen legges inn via Vedlikeholdsvinduet (F11). 7. DTMF: Ved å klikke på denne knappen åpnes et vindu for tonesignalering (brukes for eksempel med nettbank), (ALT+D) 8. Talepost: Ved å kikke på denne knappen kan operatøren lytte til sin talepostkasse (Alt+T) 9. Mic. Av/På: Ved å klikke på denne knappen skrus mikrofonen helt av. Klikk en gang til på denne knappen for å skru mikrofonen på (ALT+M) 10. Oversikt over hvilke operatører som er logget inn på hvilken kø for å besvare innkommende anrop. 11. Vedlikehold: Ved å klikke på denne knappen er det mulig å redigere oppføringene i telefonkatalogen, samt legge inn nye oppføringer (F11) 12. Skjermutskrift: Skriver ut det aktuelle skjermbildet på en skriver

10 1.6 Innstillinger Ved å gå inn på menylinjen og velge Vindu og så velge Programinnstillinger kan operatøren tilpasse sentralbordapplikasjonen slik det ønskes (se Figur 3). Figur 2 Aktivering av Programinnstillinger Det kommer nå frem et nytt vindu som heter Programinnstillinger. Figur 3 Vindu for Programinnstillinger Her kan operatøren om ønskelig: Velge språk (N=Norsk, E=Engelsk) Legge inn en lydfil som skal avspilles på PC-en hver gang telefonen ringer. Velge hvilken knapp som skal brukes til å besvare/legge på anrop: Standard er Enter/Return ( ). Alternativt kan funksjonstasten F1 velges Gråtastatur: Her benyttes tastene på det numeriske tastaturet for å betjene anropene (eks. / = Svare, += Veksle, *=Konsultere og - = Kansellere) Aktivere/deaktivere om operatøren skal få spørsmål om å registrere et innkommende anrop i telefonkatalogen dersom telefonnummeret er ukjent. Om Innkommende SMSer skal lagres på mobiltelefonen i tillegg til sentralbordapplikasjonen (anbefaler at denne ikke er aktiv). Om sentralbordet automatisk skal logge seg på køen ved oppstart av sentralbordapplikasjonen. Tilpass sentralbordapplikasjonen slik du ønsker og klikk OK for å lagre innstillingene

11 Volumkontroll: For å justere lydnivået på telefonen/headsetet må man dobbeltklikke på den lille grønne telefonen nederst i høyre hjørne av skjermen. Det kommer da et nytt vindu der lydnivået kan justeres med en skyveknapp (bruk musen). Etter at ønsket lydnivå er valgt lukkes vinduet igjen ved å klikke på Skjul knappen

12 2 Søk i telefonkatalog 2.1 Søke etter kontakt i telefonkatalog ProffNett Sentralbord har en telefonkatalog som gjør det enkelt å søke i bedriftens kontakter. Kontaktene kan legges/skrives direkte inn i applikasjonen (se kapittel 6), eller importeres fra Microsoft eller fra en kommaseparert fil (import gjøres på Sentralbord Server). I ProffNett Sentralbord applikasjonen kan det søkes på kriterier som navn, telefonnummer, funksjon, avdeling/firma og adresse. Dette gjøres ved å taste inn søkeordet i Søk-feltet. Som standard vil den alltid søke i navnefeltet, men dersom det ønskes et søk på en av de andre kriteriene merkes ønsket kolonne med musen eller velges med Tab-tasten. Hjelpeteksten til høyre for søkefeltet vil alltid vise hva det søkes på. Når ønsket søkekriterium er valgt tastes søket inn i søkefeltet. I Figur 4 vises et eksempel på navnesøk hvor søkeordet er H. Hansen er i dette eksemplet eneste treff og her blir Navnefeltet markert. Dersom det er flere treff på et gitt søkeord kan søkeordet forlenges for å begrense antall treff. Alternativt kan sentralbordoperatøren klikke direkte på oppføringen som skal ringes til dersom denne vises, eller benytte piltastene på tastaturet for å bevege seg opp og ned i telefonkatalogen. Den valgte/markerte oppføringen kan deretter ringes ved å: klikke på knappen Svar/Ring, ELLER ved å dobbeltklikke på navnet i telefonkatalogen, ELLER ved å taste Enter/Retur ( ). Figur 4 Eksempel på navnesøk i telefonkatalog

13 2.2 Kombinasjonssøk: Sentralbordklienten støtter også kombinasjonssøk ved å skille søkeparametrene med \. Hjelpeteksten til høyre for søkefeltet angir alltid hvilke parametere det søkes på. 1. Velg først søkekriteriet ved å klikke på ønsket kolonne (navn, nummer, funksjon ) 2. Skriv inn søkeord søk i søkefeltet 3. Utvid søket med Navn ved å henge på \navn etter søkeordet Eksempler på kombinasjonssøk (antar at navnet er lagt inn med formatet Etternavn Fornavn i navnefeltet i telefonkatalogen): \Navn - vil søke på Fornavn. \hans vil for eksempel finne alle i telefonboken som heter Hans (se eksempel under). Etternavn\Fornavn vil søke på treff med etternavn i kombinasjon med fornavn. Firma/avdeling/Navn vil søke på treff med Firma/avdeling i kombinasjon med Etternavn Funksjon\Navn vil søke på treff med Funksjon i kombinasjon med etternavn. Adresse\Navn vil søke på treff med Adresse i kombinasjon med etternavn. O\O vil for eksempel finne alle som har dresse som begynner på O med etternavn som begynner på O

14 2.3 Fritekstsøk Det er mulig å enkelt søke gjennom hele telefonkatalogen etter en bestemt forekomst av et ord ved bruk av knappen Fritekstsøk. 1. Skriv inn søkeordet 2. Trykk på knappen Fritekstsøk I eksemplet i Figur 5 har man søkt på forekomsten engelsk og funnet 3 treff under kolonnen funksjon. Figur 5 Eksempel på Fritekstsøk

15 3 Samtalehåndtering 3.1 Besvare/Avslutte innkommende anrop Dersom sentralbordet mottar en innkommende samtale, vil denne vises i feltet for Innkommende anrop. Dersom den som ringer allerede ligger i telefonkatalogen, vil informasjonen som er registrert på brukeren (Navn og firmanavn) vises i tillegg til innringerens telefonnummer. (Se Figur 6). Anropet besvares ved å klikke på knappen Svar/Ring, eller ved å taste Enter/Retur ( ). Anrop avsluttes ved å klikke på knappen Legg på, eller ved å taste Enter/Retur ( ). Dersom en ikke ønsker å besvare anropet er det mulig å sette anropet rett til talepostkassen eller sende anropet videre til neste ledd i en svarkjede, ved å klikke på knappen Avvis eller taste F2. Figur 6 Eksempel på innkommende samtale

16 3.2 Sette opp en utgående samtale Fra telefonkatalog: Dersom det skal ringes til en oppføring i telefonkatalogen gjøres dette ved å først søke etter personen (Se kapittel 2.1), og deretter sette opp samtalen ved å: klikke på knappen Svar/Ring, ELLER ved å dobbeltklikke på navnet i telefonkatalogen, ELLER ved å taste Enter/Retur ( ) Figur 7 Oppsett av utgående samtale Fra Ring feltet: Dersom operatøren skal ringe et nummer som ikke er oppført i telefonkatalogen, kan dette tastes direkte inn i Ring feltet. Når operatøren har tastet inn hele nummeret, settes samtalen opp ved å klikke på knappen Svar/Ring, eller ved å taste Enter/Retur ( ). De 10 siste ringte numrene kan hentes frem ved behov ved å klikke på rullegardinknappen til høyre i Ring feltet. Alternativt kan samtaler settes opp direkte fra Anropsloggen. Anropsloggen vises ved å klikke på funksjonsknapp nr. 5 (Se kapittel 1.5) eller taste Alt+L. En samtale avsluttes ved å klikke på knappen Legg på, eller ved å taste Enter/Retur ( )

17 3.3 Sette over innkommende anrop, med konsultering Ved bruk av telefonkatalog: Dersom en innkommende samtale skal settes over til en oppføring i telefonkatalogen med konsultering (ekspedienten snakker med 3. part før samtalen settes over), gjøres dette som følger: 1. Besvar det innkommende anropet ved å klikke på knappen Svar/Ring eller ved å taste Enter/Return ( ). 2. Søk etter oppføringen det skal settes over til i telefonkatalogen (Beskrevet i kapittel 2.1). 3. Pass på at riktig person er markert i telefonkatalogen (dette gjøres ved å klikke en gang på oppføringen). Status på telefonen vises helt til venstre for oppføringen (les mer om Status i kap. 4.1). 4. Klikk på knappen Konsultere, eller tast F2. Innringeren vil deretter bli satt på vent, og sentralbordoperatøren vil kunne snakke med oppføringen det skal settes over til. 5. Idet sentralbordet legger på (Avbryt/Formidle ( )), vil den innkommende samtalen automatisk bli formidlet til oppføringen som ble oppringt. Dersom sentralbordet ønsker å avbryte oppringingen/samtalen til/med 3. part, klikker operatøren på knappen Kansellere, eller taster F4. Samtalen vil deretter returnere til innringeren som står på vent. Figur 8 Eksempel på Sett Over funksjonen I eksempelet i Figur 8 har sentralbordet mottatt et innkommende anrop fra Hans Ericsson, som ønsker å settes over til Per Hansen. Sentralbordet søker opp Per Hansen ved å skrive begynnelsen av

18 etternavnet ( H ) i søkefeltet og deretter klikke på knappen Konsultere eller taste F2. Hadde det vært flere treff på søkeordet H hadde operatøren merket hvilken oppføring det skulle settes over til ved å klikke på oppføringen før brukeren klikket på knappen Konsultere eller tastet F2. Merk også at Per Hansens telefon er ledig (grønn) Bruk av Ring - feltet: Dersom sentralbordet besvarer en innkommende samtale og ønsker å sette samtalen over til et nummer som ikke er registrert i Telefonkatalogen, gjøres dette som følger: 1. Tast inn nummeret innringeren skal settes over til i Ring feltet. 2. Klikk på knappen Konsultere, eller tast F2. Innringeren vil deretter bli satt på vent, og sentralbordoperatøren vil etter noen sekunder høre at det ringer hos oppføringen det skal settes over til. 3. Idet sentralbordet legger på, enten før eller etter det svarer hos oppføringen det settes over til, vil den innkommende samtalen automatisk bli koblet til nummeret som ble tastet inn i Ring feltet. Dersom sentralbordet ønsker å avbryte forbindelsen til oppringt 3. part, klikker operatøren på knappen Kansellere, eller taster F4. Samtalen vil deretter returnere til innringeren som står på vent. Det er ikke mulig å sette over til en ProffNett abonnent som har aktivert profilene: Møteprofil, Fritidsprofil, Sekretær direkte og Sentralbord direkte A-nummervisning Dersom sentralbordet setter over en samtale med konsultering vil den som ringesopp se sentralbordet sitt nummer (Hovednummer) som innringer

19 3.4 Sette over innkommende anrop, direkte Ved bruk av telefonkatalog: Dersom en innkommende samtale skal settes direkte over til en oppføring i telefonkatalogen (sentralbordet vil ikke ha mulighet å konsultere med 3. part før samtalen settes over), gjøres dette som følger: 1. Besvar det innkommende anropet ved å klikke på knappen Svar/Ring eller ved å taste Enter/Return ( ). 2. Søk etter oppføringen det skal settes direkte over til i telefonkatalogen (Beskrevet i kapittel 2.1). 3. Pass på at riktig person er markert i telefonkatalogen (dette gjøres ved å klikke en gang på oppføringen). Status på telefonen vises helt til venstre for oppføringen (les mer om Status i kap. 4.1). 4. Klikk på knappen Sett over direkte, eller tast F5. Innringeren vil deretter bli satt direkte til 3.part. 5. Sentralbordet blir ledig og klart til å motta neste samtale Dersom 3. parten ikke besvarer anropet, vil innringeren følge ProffNett profilen satt av 3. part. NB: Det er ikke mulig å sette over til en ProffNett abonnent som har aktivert profilene: Møteprofil, Fritidsprofil, Sekretær direkte og Sentralbord direkte

20 3.4.2 Bruk av Ring - feltet: Dersom sentralbordet besvarer en innkommende samtale og ønsker å sette samtalen direkte over til et nummer som ikke er registrert i Telefonkatalogen, gjøres dette som følger: 1. Tast inn nummeret innringeren skal settes over til i Ring feltet. 2. Klikk på knappen Sett over direkte, eller tast F5. Samtalen settes nå direkte til nummeret som ble tastet inn i Ring feltet. Det er ikke mulig å sette over til en ProffNett abonnent som har aktivert profilene: Møteprofil, Fritidsprofil, Sekretær direkte og Sentralbord direkte A-nummervisning Dersom sentralbordet setter over en samtale direkte vil 3. parten se innringerens telefonnummer som innringer (på noen mobiltelefoner vil det også varsles at dette er en samtale som er videreformidlet). 3.5 Slå av mikrofonen Med funksjonsknapp nummer 9, Mic Av/På, (se kapittel 1.5) kan sentralbordet sette en samtale på vent, slik at innringeren ikke lenger vil høre hva sentralbordoperatøren sier. Sentralbordoperatøren vil høre summetonen så lenge samtalen står på vent. (Summetonen minner operatøren på at en samtale står på vent.) Når samtalen skal hentes inn igjen klikker sentralordoperatøren på funksjonsknapp nummer 9 igjen. Innringeren vil deretter kunne høre sentralbordoperatøren igjen. I statusfeltet er det mulig å se om mikrofonen er avslått eller ikke. MERK: Innringeren som står på vent hører vente musikk. Etter 1 minutt kobles innringer automatisk til sentralbordet igjen

21 3.6 Veksle mellom samtaler Dersom sentralbordet har besvart en innkommende samtale og satt opp en utgående samtale (beskrevet i kapittel 3.3) er det mulig å veksle (Pendle) mellom den innkommende og den utgående samtalen. Dette gjøres ved å klikke på knappen Veksle eller taste F3. For hvert museklikk/tastetrykk veksler sentralbordet mellom den innkommende og den utgående samtalen. Dersom den utgående samtalen skal avsluttes klikker sentralbordoperatøren på knappen Kansellere, eller taster F4, mens den utgående linjen er aktiv. Figur 9 Eksempel på skjermbilde ved veksling/pendling mellom samtaler

22 3.7 Sette opp samtale til opptatt eller frakoblet mobil Dersom sentralbordet forsøker å ringe til en mobil som er markert med ststus opptatt vil dette varsles som i vist i eksemplet i Figur 10. Ved å velge Yes i Bekreft-vinduet som dukker opp (Abonnent er opptatt. Fortsette?) kan sentralbordet likevel ringe denne oppføringen. Hva som skjer med denne samtalen er avhengig av ProffNett profilen til denne oppføringen. For eksempel havner samtalen i oppføringens talepostkasse. Figur 10 Eksempel på skjermbilde ved kall til opptatt mobil

23 4 Informasjon 4.1 Status I ProffNett Sentralbord Pluss er det mulig å vise status på bedriftsinterne mobiltelefoner med tjenesten ProffNett. Til venstre for hver oppføring i telefonkatalogen vises et symbol om tilstanden på mobiltelefonen for bedriftens ansatte. Følgende status markeringer kan vises på oppføringene i telefonkatalogen: Grønn telefon: Mobiltelefonen er ledig. Rød mobiltelefon: Mobiltelefonen er opptatt eller slått av. Gul mobiltelefon: Ukjent mobilstatus (oppdateres når status foreligger) I eksemplet i Figur 11 ser man at oppføringen Hansen Per er opptatt i telefonen (rød mobiltelefon), og kan derfor ikke nås direkte av operatøren. Figur 11 Eksempel på statusmarkering på mobiltelefoner

24 4.2 Kø-informasjon Skulle alle sentralbord bak et hovednummer være opptatte vil innringeren havne i en kø der denne får beskjed om at det er mye trafikk, og bes om å vente (innringeren hører musikk mellom talemeldingene). Sentralbordet vil stadig kunne se hvor mange som venter i køen. Figur 12 viser et eksempel der sentralbordet snakker med Kari Olsen, mens det er ett (1) anrop på vent i køen. Så fort sentralbordet blir ledig vil anropet som har ventet lengst i køen settes over til sentralbordet. Ved mange samtaler i kø kan det anbefales å logge inn flere operatører for å avikle køen, se kapittel 4.3. Dersom kølengden overskrider en terskelverdi, blir tallet som angir kølengden rødt. Figur 12 Eksempel med ett (1) anrop i køen

25 4.3 Inn og ut logging av kø Flere operatører/sentralbord på samme kø. Med ProffNett Sentralbord Pluss er det mulig å aktivere/åpne flere sentralbord for å håndtere samme kø. Sentralbordet som har vært lengst ledig vil motta neste anrop i køen. Når sentralordapplikasjonen er startet åpnes/aktiveres sentralbordet ved å trykke funksjonstasten F12, eller ved å klikke på Funksjon på menylinjen og deretter velge Åpne/stenge Sentralbord. Når sentralbordet er aktivt/åpnet markeres dette med en grønn i statusfeltet, se Figur 13. Stengt sentralbord symboliseres med et rødt kryss på samme plass i statusfeltet. Sentralbordet stenges på samme måte som man åpner det ved å trykke funksjonstasten F12, eller ved å klikke på Funksjon på menylinjen og deretter velger Åpne/stenge Sentralbord. Dersom alle sentralbordene er stengt samtidig vil anropet følge ProffNett profilen til hovednummeret (hovedsentralbordet). Dersom en sentralbordklient ikke besvarer et innkommende anrop, vil ProffNett profilen til SIM-kortet i balckbox telefonen følges. Figur 13, slik åpnes/stenges et sentralbord I feltet Aktive SB vil ekspedienten se hvor mange andre ekspedienter som for øyeblikket er logget inn på samme kø, se Figur 14. Figur 14, Felt som viser aktive sentralbord

26 4.3.2 Logge inn på en annen kø Dersom bedriften har flere hovednummer/køer kan ekspedienten velge hvilken kø denne ønsker å logge seg inn på. Administrator bestemmer hvilken kø ekspedienten automatisk skal logge seg på ved oppstart (standardkø), men ekspedienten kan siden manuelt logge seg på en annen kø. Ekspedienten kan kun være logget inn på en kø om gangen. Å logge inn på en annen kø, dvs. besvare anrop på et annet hovednummer gjøres ved å velge Funksjon og så velge Velg anropskø. Det vil nå komme opp et felt der alle bedriftens hovednummer listes opp. Et klikk på ønsket kø vil logge ekspedienten automatisk ut av nåværende kø, og automatisk inn på ny valgt kø. I figur Figur 15 viser et eksempel på dette. Haken ved siden av kønavnet viser hvilken kø ekspedienten er logget inn på. Stjernetegnet viser hvilken kø som administrator har satt som standardkø på det aktuelle sentralbordet. Figur 15, Logge på en annen kø

27 4.3.3 Se hvilke operatører som er logget på køen Ved å klikke på funksjonsknapp 10 SB monitor (Se kapittel 1.5), vil operatøren åpne SB monitor vinduet. Her kan ekspedienten se hvilke ekspedienter som er logget på hvilken kø, samt om ekspedientene er opptatt i telefon eller ikke. Figur 16 viser et eksempel på dette. Følgende status gjelder: Ekspedient ikke logget inn på kø. Ekspedient logget inn og ledig Ekspedient logget inn, men opptatt i telefon. Figur 16, Se hvilke operatører som er logget av/på køen Dersom det skulle være nødvendig kan en ekspedient logge av en annen operatør fra sitt eget sentralbord ved å klikke på knappen Loggoff SB, og deretter angi hvilken klient (mobilnummer på blackbox) som skal logges av. Denne tjenesten brukes for eksempel i de tilfellene der en operatør har glemt å logge seg av før denne forlot sentralbordet sitt

28 5 SMS 5.1 Sende/Motta SMS Med ProffNett Sentralbordapplikasjonen er det mulig å både sende og motta SMS. Motta SMS. Dersom ProffNett Sentralbord applikasjonen mottar en SMS, vises dette med en blinkende konvolutt i statusfeltet, som vist i Figur 17. Figur 17 Eksempel på skjermbilde for mottatt SMS melding SMS meldingen kan leses ved å klikke på konvolutten, klikke funksjonsknapp 4 (se kap.1.5), trykke F7, eller ved å velge Vis og så SMS i menylinjen. Vinduet for SMS behandling vil deretter vises, og ser ut som i Figur

29 Figur 18 Vindu for SMS behandling Forklaring til Vindu for SMS behandling Klikk på arkfane for Mottatt SMS øverst i vinduet for å lese nye og gamle innkommende SMS meldinger. Merk/klikk på meldingen som skal leses. Meldingen vises i feltet nederst i vinduet for SMS behandling. Klikk på arkfane for Sendt SMS for å lese SMS meldinger som er sendt fra sentralbordet. Merk/klikk på meldingen som skal leses. Meldingen vises i feltet nederst i vinduet for SMS behandling. Sende SMS til kontakt i adresselisten: Søk opp oppføringen du ønsker å sende en SMS til og åpne SMS behandlingsbildet ved å enten høyreklikke med musen på oppføringen og velg SMS, bruk funksjonsknapp 4 (se kap.1.5) eller ved å trykke F7. Vinduet for SMS behandling vil deretter vises som illustrert i Figur 18. Operatøren skriver deretter inn meldingen som skal sendes i tekstfeltet nederst i vinduet for SMS behandling, i feltet SMS til skal telefonnummeret/navnet være fylt inn automatisk. Når teksten er skrevet sendes meldingen ved å klikke på knappen Send SMS (eller ved å taste F7). Sende SMS til telefonnummer som ikke ligger i adresselisten: Åpne behandlingsvinduet for SMS (tast F7), og skriv telefonnummeret i feltet SMS til. Teksten skrives i det nederste feltet. Når teksten er skrevet sendes meldingen ved å klikke på knappen Send SMS (eller ved å taste F7). Sletting av SMS meldinger: En individuell SMS kan slettes ved å klikke på meldingen i vinduet for SMS behandling og deretter taste Ctrl+F5 eller klikke på knappen Slett. Dersom det er ønskelig å slette alle SMS meldinger må dette av sikkerhetsgrunner gjøres fra Sentralbord serveren. Vær oppmerksom på at denne prosedyren vil slette all lagret SMS, både mottatt og sendt. Vinduet lukkes ved å klikke på Avslutt

30 Sending av gruppe-sms til forhåndsdefinerte grupper I ProffNett Sentralbord Pluss er det mulig å sende SMS meldinger til forhåndsdefinerte grupper. Klikk på arkfanen SMS gruppe. Du vil nå få opp et vindu som viser eksisterende grupper (i venstre felt) og medlemmer i merket gruppe (i høyre felt). Figur 19 Vindu for SMS behandling (Opprettelse av SMS Gruppe) Sending av SMS til forhåndsdefinerte SMS grupper: Merk gruppen det skal sendes gruppe SMS til (for eksempel SMS Salgsavdelingen i figuren over). Enkeltmedlemmer kan enkelt tas ut av gruppen ved å markere disse med musen i høyre felt, og deretter klikke på knappen - (under). Rød hake ved siden av navnet indikerer at medlemmet vil motta gruppe SMS. Så skrives meldingen i det nederste feltet før gruppemeldingen sendes ved å klikke på Send SMS knappen eller ved å taste F7. For å legge til nye medlemmer dobbeltklikker man på gruppenavnet, for eksempel SMS Salgsavdelingen. Det kommer opp et nytt vindu vist i Figur

31 Figur 20, SMS gruppe administrasjon Her er det mulig å: Legge til (F5), legger til medlemmer fra adresselisten Fjerne (F6), fjerne merket medlem i gruppen Lagre (Ctrl +l F1), lagrer endinger i gruppen Slett (Ctrl +F5), sletter hele gruppen Når man skal legge til medlemmer i gruppen klikker man på knappen Legge til (F5). Da åpnes et nytt vindu vist i Figur 21. Klikk og merk oppføringen som skal legges til SMS gruppen og klikk på OK-knappen (eller tast Enter). Dette gjentas til alle medlemmer i gruppen er lagt til. Husk å klikke på Lagre knappen før en lukker SMS gruppe vinduet Figur 21, Velg medlem som skal legges til SMS gruppe

32 Lage Ny SMS gruppe. Klikk på knappen Ny SMS gruppe (F5) i vinduet vist i Figur 19. Det åpnes nå et tomt SMS gruppe vindu der man skriver inn ønsket gruppenavn i feltet Navn, og legger til nye medlemmer som beskrevet over (klikk på knappen Legge til eller tastf5). Merk: Det lagres maksimalt 300 innkommende/utgående SMS-meldinger. Etter at maksgrensen er nådd, overskrives de eldste meldingene. Alle innkommende og alle sendte SMSer er synlige for alle sentralbord klientene. SMS sendes med PNSP V2.1 over internettforbindelsen. Det er administrator som under installasjon av Server som bestemmer hvilket avsendernummer som skal vises hos mottakeren. Avsendernummeret er som regel knyttet til ett av SIM-kortene som brukes av sentralbordet

33 6 Vedlikeholde kontakter / telefonkatalog Dersom operatøren ønsker å legge inn en ny, endre, kopiere eller slette en kontakt i telefonkatalogen gjøres dette i vinduet Vedlikehold. Dette vinduet vises ved å klikke på Vis og deretter velge Vedlikehold telefonkatalog, eller ved å klikke på funksjonsknappknapp nr. 10 (Se kapittel 1.5) Alternativt kan vinduet Vedlikehold vises ved å taste F11. Vinduet for Vedlikehold vil deretter vises (Figur 22). Dersom du har markert en oppføring i telefonkatalogen på forhånd, vil denne automatisk komme opp i vedlikeholdsbildet. I Figur 22 vises et eksempel på dette. Figur 22 Eksempel på vindu for vedlikehold av telefonkatalog

34 For hver oppføring kan operatøren legge inn ønsket informasjon for: Navn: Navnet på kontaktpersonen (Navn skrives inn slik de skal søkes opp i telefonkatalogen, for eksempel Etternavn Fornavn dersom det skal søkes på etternavn i telefonkatalogen.) Funksjon: beskriver oppføringens stilling Nummer: Her kan operatøren legge inn telefonnummeret til oppføringen. Dersom vedkommende er tilgjengelig på flere nummer kan disse fylles inn i de ledige feltene. NB: Det er vil ikke fungere å legge inn nummeret til felles mobilsvar ( ) for å kunne sette rett til oppføringens mobilsvarer. Firma/Avd.: Firmanavnet og eller avdelingen der oppføringen jobber Adresse: Firmaets besøk- eller postadresse. Signatur: Den ansattes signatur Ansattnummer: Hvis bedriften bruker ansattsnummer kan dette føres her. Mailadresse Her kan operatøren skrive inn oppføringens E-post adresse Notat 1 og 2: Her kan operatøren notere informasjon om kontakten, for eksempel om denne er syk eller er på ferie. Innholdet operatøren skriver i Notatfeltet vil vises i Sentralbordvinduets Notatfelt når denne oppføringen søkes opp. Kontaktinfo: Her kan operatøren legge inn link til en fil/webadresse som skal knyttes opp mot oppføringen. Dette gjøres ved å klikke på knappen helt til høyre i feltet Kontaktinfo og deretter å søke opp ønsket dokument. Dersom en webadresse skal knyttes opp mot oppføringen tastes webadressen direkte inn i feltet Kontaktinfo. Når operatøren senere klikker på knappen Kontaktinfo. i hovedvinduet eller taster F9 vil filen/webadressen som er knyttet til oppføringen åpnes. Dersom det foreligger kontaktinfo hos en oppføring merkes dette i telefonkatalogen med en liten diamant ved siden av oppføringen. Arb.oppg. Her er det mulig å legge inn informasjon om den enkelte kontakts arbeidsoppgaver. Denne informasjonen vil vises når operatøren merker den aktuelle oppføringen i telefonkatalogen og klikker på funksjonsknapp 2 Detaljer, se kap. 1.5 (eller taster F5) Et eksempel på dette vises i Figur 23 Figur 23 Eksempel på innhold i Detaljer

35 Ved hjelp av funksjonsknappene vist i menylinjen kan operatøren utføre ønskede endringer i Vedlikeholdsvinduet: 1. (F10) Blank skjerm 5. (Ctrl F1) Lagre registrering 2. (F3) Søk forrige abonnent 6. (Ctrl F5) Slette registrering 3. (F4) Søk neste abonnent 4. (F8) Oppslag 7. (Ctrl A) Kopiere registrering 8. Aktivere rapportprogram Figur 24 Aktuelle funksjonsknapper for vedlikehold av telefonkatalog Forklaring av knapper (ref: nummer i figuren over): 1. Legge inn ny Kontakt (=Tømmer alle felt slik at informasjon for den nye kontakten kan legges inn.) 2. Gå til forrige oppføring 3. Gå til neste oppføring 4. Søke etter kontakter i telefonkatalogen. Når det klikkes på denne knappen vises alle oppføringer i telefonkatalogen, og brukeren kan søke etter navn. Når oppføringen det søkes etter vises merker operatøren denne ved å klikke på oppføringen, og deretter klikke på knappen OK. Den valgte oppføringen vil deretter vises i vinduet for Vedlikehold telefonkatalog. 5. Lagre registrering. For en ny oppføring i Vedlikeholdsbildet vil programmet før lagring spørre om du vil lagre, svar Yes på dette. Dersom en eksisterende registrering har blitt redigert vil programmet spørre om følgende etter at lagreknappen har blitt valgt: Lagre endring: Her lagres endringene på oppføringen Ny oppføring: Ved valg av denne beholdes den gamle oppføringen uendret, mens det lagres en ny oppføring i telefonkatalogen som inneholder endringene. Med bruk av denne opsjonen er det enkelt å legge inn nye brukere som har mye felles informasjon

36 6. Slette oppføring 7. Kopiere oppføring (Benyttes dersom flere oppføringer har delvis lik informasjon, slik at sentralbordoperatøren ikke må legge inn den samme informasjonen flere ganger.) 8. Denne knappen åpner et vindu der det er mulig å eksportere data eller lage ulike typer rapporter, les mer om dette i kapittel 10 Når alle endringer er utført og lagret kan vedlikeholdsvinduet stenges for å returnere til hovedvinduet

37 7 Sende DTMF-toner I enkelte tilfeller er det nødvendig å sende DTMF-toner for å foreta valg via telefonen, for eksempel dersom operatøren ringer en bedrift og hører følgende talemelding: For serviceavdeling, tast 1. For regnskapsavdeling, tast 2. For regnskapsavdeling, tast 3 Sending av DTMF-toner er også mulig ved hjelp av Proffnett Sentralbord applikasjonen. Når det skal foretas et valg, klikker operatøren på funksjonsknapp nr. 7 (se kapittel 1.5), eller taster ALT+D. Følgende vindu vises: Figur 25 Vindu for sending av DTMF-toner Tast inn ønsket nummer og klikk på knappen Send DTMF (Enter). Gjenta etter behov. I enkelte tilfeller er det ønskelig å taste inn flere nummer samtidig, for eksempel ved innleggelse av kundenummer, fakturanummer, kontonummer el. Dette kan også gjøres i ProffNett Sentralbord applikasjonen, ved å taste inn nummerserien (For eksempel kontonummeret) i feltet merket DTMF, og deretter klikke på knappen Send DTMF (Enter).. Dersom ikke alle numrene som tastes inn fanges opp, kan dette være fordi det er for kort pause mellom DTMF tonene. Dersom dette er tilfelle må operatøren hake av feltet Siffer Pause før det klikkes på knappen Send DTMF (Enter). Det vil deretter legges inn en lengre pause mellom hvert nummer (DTMF tone), slik at hver tone lettere kan mottas Når alle DTMF toner er sendt stenges vinduet for sending av DTMF toner ved å klikke på krysset øverst i høyre hjørne av vinduet

38 8 Anropslogg Med ProffNett Sentralbord kan operatøren få en oversikt over alle anrop som er håndtert av operatøren. Ved å klikke på funksjonsknapp nr. 5 (se kapittel 1.5), kommer vinduet for Anropslogg frem: Figur 26 Anropslogg I anropsloggen får sentralbordoperatøren oversikt over de 300 siste samtalene til og fra sentralbordet, under kategoriene: Ubesvarte anrop Besvarte anrop Utgående anrop Ved å klikke på et nummer og deretter klikke på knappen Ringe til eller ved å dobbeltklikke på et nummer/navn kan sentralbordoperatøren sette opp anrop direkte fra samtaleloggen. Slette Anropslogg: Dette kan av sikkerhetsgrunner kun gjøres fra Sentralbord Serveren

39 9 Fraværsmarkering Med ProffNett Sentralbord Pluss er det mulig å sette fraværsinformasjon fra meny på sentralbordapplikasjonen eller ved at mobilabonnentene sender sms. En oppføring som har en aktiv fraværsmarkering vil i telefonkatalogen bli markert med et utropstegn (!) i statusfeltet ved siden av oppføringen Nederst til høyre i sentralbordvinduet kan operatøren raskt se årsak til fravær, samt hvor lenge fraværet varer. Aktivt fravær er merket med en rød hake. For ytterligere detaljer om fraværet merkes oppføringen i telefonkatalogen og man taster F6 eller klikker på funksjonsknapp 3 (se kapittel 1.5). Se eksempel i Figur 27. Når fraværet ikke lenger er aktivt forsvinner utropstegnet og fraværsmeldingen automatisk. Figur 27 Eksempel der markert oppføring har et aktivt fravær

40 9.1 Sett fravær fra Sentralbordet Operatøren kan fraværsmarkere en oppføring ved å først merke oppføringen og så klikke på funksjonsknapp 3 (se kapittel 1.5), eller trykke F6 tasten. Det vil komme frem et Fraværsvindu som vist i Figur 28. Etter at fraværsfeltene er fylt ut lagres fraværet ved å klikke på Lagre. Klikk på Avslutt for å forlate fraværsvinduet. Dersom det er et aktivt fravær vil dette markeres med en rød hake til venstre for fraværet. Lagrede fravær kan redigeres ved å dobbeltklikke på linjen som innholder fraværet. Fravær kan slettes ved å merke aktuelt fravær og så trykke på Slett knappen ("Slett alle"- knappen sletter alle fravær på oppføringen). Vær oppmerksom på at det kan ta noe tid fra fraværet slettes før fraværet blir borte i fraværsvinduet, dette skyldes at disse dataene ligger lagret på sentralbordserver. Figur 28 Fraværsvindu for operatøren 9.2 Via SMS Ved å sende SMS meldinger direkte til sentralbordet (nummeret på SIM-kort i Blackbox) kan hver enkelt ansatt i bedriften fraværsmarkere seg. Grunnen for fraværet bestemmer den ansatte selv, og kan i meldingen sende nyttig informasjon til sentralbordet, for eksempel om den ansatte ønsker å motta samtaler eller ikke. Løsningen støtter tidsbasert og datobasert fravær Tidsbasert fravær Benyttes når fraværet gjelder en spesifisert tidsperiode samme dag Formatet for tidsbasert fravær er som følger:..####.årsak tekst # indikerer siffer, og brukes til å indikere tiden fraværet varer til. Årsaken er valgfri og bestemmes av brukeren. Et eksempel på slik fraværsmelding er som følger: samling MED KUNDE Følgende vil vises i fraværsfeltet for oppføringen som sendte fraværsmeldingen:

41 Figur 29 Fraværsmarkering samme dag Årsaken blir synlig i sentralbordvinduet, mens resterende tekst MED KUNDE er synlig i Fraværsvinduet (tast F6). NB! De fire sifrene som indikerer tid i fraværet baserer seg på bruk av 24-timers klokke. (TTMM) Datobasert fravær Benyttes når fraværet varer i flere dager Dersom fraværet varer i flere dager kan den ansatte fraværsmarkere seg ved å spesifisere datoen de kommer tilbake. Formatet for slikt fravær er som følger:..######.årsak tekst # indikerer siffer, og brukes til å indikere datoen (DDMMÅÅ) fraværet varer til. Årsaken er valgfri og bestemmes av brukeren. Et eksempel på slik fraværsmarkering er som følger: ferie med jobben Følgende vil deretter bli vist for oppføringen som sendte fraværsmeldingen: Figur 30 Fraværsmarkering over flere dager Årsaken blir synlig i sentralbordvinduet, mens resterende tekst MED JOBBEN er synlig i Fraværsvinduet (tast F6). Når en oppføring i telefonkatalogen er fraværsmarkert, vil dette markeres med et utropstegn (!) ved siden av oppføringen i telefonkatalogen. 9.3 Kansellering av fravær Dersom en ansatt har sendt feil fraværsmarkering, kan brukeren enten sende en korrigert fraværsmarkering eller kansellere fraværet. En korrigert fraværsmelding vil overskrive den tidligere fraværsmeldingen. Alternativt kan den ansatte kansellere fraværsmarkeringen: k Denne meldingen vil resultere i at fraværsmarkeringen for den ansatte som sender kanselleringsmeldingen vil bli slettet

42 10 Statistikk ProffNett Sentralbord Pluss statistikkmodul støtter følgende statistikker som funksjon av tiden: Besvarte anrop Utgående anrop Gjennomsnittlig kølengde Maksimal kø belasting Statistikk tjenesten startes i vinduet Vedlikehold Telefonkatalog, tast F8 i hovedvinduet. Velg Funksjon og så Trafikkmåling i menyen (se Figur 31) Figur 31 Det kommer nå opp et lite vindu der du angir for hvilken dato du ønsker å se statistikken for. Angi dato og Klikk så på Start rapport for å vi se statistikkene. ALL vil vise all trafikk (fra alle køer) til det gjeldene sentralbordet. Ved å velge 1 21 er det mulig å sile ut trafikken som har kommet til sentralbordet fra den enkelte kø. Nummeret gjenspeiler kø-nummeret Administrator har gitt de ulike køene på Server. Du kan velge å se statistikkgrafene i 2D eller 3D format. Eksempel på statistikk i 3D format vises i Figur

43 Figur 32 Eksempel på statistikk i 3D Dersom det er enelte områder i statistikken som ønskes å studeres nærmere er det mulig å zoome inn på området ved å bruke musen. Hold høyre museknapp inne mens musen dras over det interessante området. Klikk på Exit for å stenge statistikkvinduet. Det er også mulig å eksportere statistikk data til andre formater som igjen kan brukes i andre programmer, se kapittel 11. På selve sentralbordet er det kun begrenset statistikk. Mer statistikk er tilgjengelig på sentralbord serveren

44 11 Telefonkatalog Med ProffNett sentralbord Pluss er det enkelt å skrive ut sin egen telefonkatalog basert på innholdet i adresselisten. Tast F11 i sentralbordbildet for å åpne Vedlikeholdsvinduet. Klikk på figuren med teksten Utskrift under, som merket i Figur 33. Figur 33 Lag telefonkatalog Det vil nå komme frem et vindu som kan skreddersy utseendet på katalogen, se figur Figur 34. I feltet til venstre, Telefonkatalog, kan man velge hva det skal sorteres etter: Navn, nummer, funksjon osv. I feltet Utvalg er det mulig å avgrense telefonkatalogen, for eksempel alle navn som begynner med B til F. I feltet Utskrift kan det bestemmes hvilket format katalogen skal ha (Visning på skjerm, skrives ut på skriver eller lagres i ulike filformater). Når feltene er valgt klikker man på Start knappen for å generere telefonkatalogen. Figur 34 Telefonkataloggenerator Figur 35 Eksempel på telefonkatalog med sortering på Navn

45 12 Rapportgenerator Rapportfunksjonen startes i vinduet Vedlikehold Telefonkatalog, tast F11 i hovedvinduet. Velg Funksjon og så Rapport/utskriftsprogram i menyen (se Figur 36). Figur 36 Det kommer nå opp ett nytt vindu som kan brukes til å generere diverse ulike rapporter. Figur 37 Det er mulig å generere mange ulike rapporter fra ulike databaser. Fremgangsmåten er eksemplifisert under: