INNHOLD side I Organisering, instruks, arbeidsform 5. I.1 Organisering. 5. I.2 Instruks. 5. I.3 Arbeidsform.. 6

Transkript

1 Saksnr: Saksbehandler: ERDA Delarkiv: BYST-0102 INNHOLD side I Organisering, instruks, arbeidsform 5 I.1 Organisering. 5 I.2 Instruks. 5 I.3 Arbeidsform.. 6 I.4 Informasjonsmøter, utadrettet virksomhet.. 7 II Virksomheten 7 II.1 Henvendelser. 8 II.2 Oversikt over saker. 8 II.3 Tilsynsordning for personer med utviklingshemming... 8 II.4 Tilsyn med botilbudet ved Alrekstad skole.. 8 II.5 Utvidelse av pasientombudsordningen. 9 III Kommentarer 9 Vedlegg Instruks for byombudet i Bergen kommune

2 I Organisering, drift, arbeidsform I.1 Organisering, drift Byombudet er opprettet som en permanent ordning av Bergen bystyre og skal påse at det i den kommunale forvaltning ikke blir gjort feil eller urett mot den enkelte innbygger. Byombudet holder til i 7. etasje i Bergen Rådhus og mottar administrative og tekniske støttetjenester fra bystyrets kontor. Byombudet bestod i 2008 av: Byombud: Rådgiver: Rådgiver: Erik Dahl Benedicte Gram-Knutsen Torill Vebenstad Benedicte Gram-Knutsen hadde permisjon fra 1. oktober 2007 til 30. april Mona Kay Haaland ansatt som vikar i samme periode. Det er opprettet tilsynsordning for utviklingshemmede i Bergen kommune, bystyresak Ordningen ivaretas på bystyresiden ved byombudet. Torill Vebenstad er ansatt som rådgiver for å ivareta oppgavene knyttet til ordningen. Hun begynte i stillingen mars Det er etablert tilsynsordning for bo- og miljøtilbudet ved Alrekstad skole, bystyresak Ordingen ivaretas på bystyresiden ved byombudet. I.2 Instruks Hovedinnholdet er følgende: Byombudet er bystyrets uavhengige kontrollorgan for den kommunale forvaltning Byombudet skal arbeide for at det i den kommunale forvaltning ikke blir gjort urett mot byens innbyggere Byombudet skal ha spesiell fokus rettet mot eldre og særlig pleietrengende og barn og unge Byombudet skal se til at kommunalt ansatte ikke gjør feil eller forsømmer sine plikter Byombudet skal informere publikum om regler for kommunal saksbehandling og bistå ved klager Byombudet kan ta opp faglige og administrative forhold direkte med den instans det gjelder

3 Det forvaltningsorgan saken gjelder skal alltid høres Byombudet kan påpeke at det er gjort feil eller er utvist forsømmelige forhold i den kommunale forvaltning I.3 Arbeidsform Byombudet er etablert som et uavhengig kontrollorgan og skal arbeide for at det i den kommunale forvaltning ikke blir gjort urett mot den enkelte innbygger. Det fremgår av instruks for byombudet at i tillegg til den generelle funksjonen overfor hele den kommunale forvaltning skal byombudet ha spesiell fokus rettet mot kommunens eldre og særlig pleietrengende og barn og unge. En viktig oppgave ved ombudskontoret er å gi informasjon, råd og veiledning til de som henvender seg. Henvendelsene gjelder både klager på kommunens behandling av enkeltsaker og forespørsler av mer generell karakter. Det er et mål at saker løses på lavest mulig nivå med minst mulig brevveksling. Det er en akseptert arbeidsform at byombudet tar direkte kontakt med saksbehandler på den aktuelle avdeling. I praksis løses de langt fleste saker på denne måten. Slik tilnærmingsmåte forutsetter at man har tillit og respekt for hverandres arbeidsoppgaver. Byombudet har som sin primære oppgave å ivareta innbyggernes interesser påse at spillereglene blir fulgt. Det er samtidig viktig å presisere at byombudet ikke er en partsrepresentant for de som tar kontakt. I endel konfliktsaker har det vist seg formåltjenlig at byombudet deltar på møte med klager og involvert avdeling med sikte på å løse saken. Byombudets deltakelse i slike møter har medført at saken har fått en løsning som partene kan akseptere. Dersom det i forbindelse med enkeltsaker oppdages feil/mangler ved rutiner tas dette opp med den avdeling det gjelder. Slike tilbakemeldinger til avdelingene vil være nyttig i forbindelse med kvalitetssikring og arbeid med gjennomgang av rutiner, og vil på den måten få betydning utover løsning av den enkelte sak.

4 I.4 Informasjonsmøter, utadrettet virksomhet Byombudet er avhengig av en konstruktiv og god dialog med kommunens ulike avdelinger. Et satsingsområde har derfor vært å delta på avdelingsmøter for å orientere om byombudsordningen. Ved å delta på denne type informasjonsmøter har det vist seg å være lettere å få en god dialog i forbindelse med henvendelser i enkeltsaker. Det er utarbeidet brosjyre som gir nærmere opplysninger om hva byombudet kan hjelpe med. Brosjyren skal være tilgjengelig i alle kommunens ekspedisjoner som har publikumskontakt. Informasjon om ombudsordningen er også tilgjengelig på kommunes internettsider. Byombudet har felles samarbeidsmøter med Konfliktrådet i Hordaland og Forbrukerrådet. Et resultat av dette samarbeidet er bl.a åpen dag som arrangeres to ganger årlig. Publikum inviteres til å komme med sine spørsmål og problemer. Åpen dag er med på å synliggjøre de ulike ordningene, samtidig som man møter et bredere publikum enn de som oppsøker oss på kontoret. Det er etablert nettverk med andre kommunale ombudsordninger. Intensjonen er å samle kommunale ombud for å sette aktuelle tema på dagsorden samt diskutere problemstillinger knyttet til ombudsrollen. Slike møter er nyttige og bidrar til utveksling av erfaring med andre kommuner. II Virksomheten II.1 Henvendelser Det har i de senere år vært en klar tendens til at publikum tar kontakt med byombudet muntlig, og da i hovedsak pr. telefon. Dersom det er behov for en nærmere gjennomgang av saken avsettes det tid til timeavtale. En stor del av dette arbeidet består i å håndtere klager samt gi informasjon, råd og veiledning til enkeltpersoner. Det er en viktig målsetting å kunne tilby timeavtale så raskt som mulig og senest innen en uke. Byombudet mottok i 2008 ca henvendelser. Det er kun saker som krever en nærmere oppfølging som inngår i det statistiske materialet. Av disse resulterte 364 i konkrete saker. Det er fortsatt en økning av personer med sammensatte behov som trenger mer omfattende bistand. Byombudet opplever en klar økning i henvendelser fra misfornøyde brukere av NAV. For de det gjelder er det fortvilende når helt grunnleggende velfredsordninger ikke fungerer tilfredstillende. Den statlige delen av NAV ligger utenfor vårt mandat men vi prøver etter beste evne å formidle videre til rette vedkommende.

5 II.2 Oversikt over saker Fordeling av behandlede saker mellom byrådsavdelingene Byrådsavdeling for byutvikling Byrådsavdeling for oppvekst Byråd for helse og omsorg Byrådsavdeling for finans, kultur og næring II. 3 Tilsynsordning for personer med utviklingshemming. Tilsynsordning for personer med utviklingshemming ble iverksatt 1. januar 2008 og er en forsøksordning som skal evalueres etter 2 år. Bergen kommune er eneste kommune i landet som har etablert egen tilsynsordning for utviklingshemmede og arbeidet er derfor nybrottsarbeid. Ordningen skal være et supplement til allerede eksisterende tilsynsordninger som Fylkesmannen og Helsetilsynet administrerer. Den inngår som en integrert del av de områder byombudet dekker. Ordningen innebærer at byombudet skal ha et spesielt fokus på det kommunale tjenestetilbud til personer med utviklingshemming. Dette gjøres gjennom håndtering og oppfølging av henvendelser i enkeltsaker. I form av bistand som hjelp til søknad, utforming av klage samt råd og veiledning. Faglige og administrative problemstillinger og utfordringer som byombudet blir gjort kjent med gjennom dette arbeidet tas opp med kommunens ledelse. Rapportering blir gitt regelmessig til det politiske system. Byombudet skal også drive informasjon og utadrettet virksomhet, både ut mot tjenesteapparatet, brukere, pårørende og hjelpeverger. Dette året har fokus vært på å få ut informasjon om ordningen, noe som har blitt gjort gjennom innlegg i Bergenseren, Info-posten, utarbeiding av ny brosjyre og videre besøk ut i fagavdelingene. Brukerorganisasjonene er viktige samarbeidspartnere og premissleverandører, og kontakten med dem skjer gjennom etablert fora med kvartalsvise møter. II.4 Tilsyn med botilbudet ved Alrekstad skole Bergen bystyre vedtok i bystyresak å etablere tilsynsordning ved bo- og miljøtilbudet ved Alrekstad skole. Byombudet foretok høsten 2008 tilsyn ved skole. Tilsynet ble gjennomført ved besøk på botilbudet, gjennomgang av dokumentasjon og intervju med ansatte. I forkant av tilsynet ble det sendt ut informasjon til elever/foresatte med tilbud om samtaler, og det ble gjennomført 5 samtaler med elever/foresatte. Tema for tilsynet var: opplæring/kompetanse, samarbeid skole/internat, samarbeid internat/foresatte og rapporteringsrutiner. Det foreligger egen rapport etter tilsynet.

6 II. 5 Utvidelse av pasientombudsordningen Stortinget har vedtatt en utvidelse av pasientombudsordningen til også å gjelde for kommunale helse- og sosialtjenester. Ordningen skal gjelde for kommunale helsetjenester med unntak av miljørettet helsevern og for kommunale sosialtjenester med unntak av økonomisk stønad. Pasientombudet i Hordaland blir i denne forbindelse styrket med et årsverk for å ivareta ordningen. Nytt navn blir pasient og brukerombud og skal iverksettes fra Byombudet har dialog med Pasientombudet i Hordaland og vil i løpet av året fremlegge sak om hvilke konsekvenser dette får for Bergen kommunes ordning med byombud. Kap. III Kommentarer Innledning Bergen kommune har i sin virksomhet som sitt viktigste formål å holde seg til lover, forskrifter og vedtak fattet av politiske organ. Det er i denne forbindelse viktig at kvaliteten på saksbehandlingen gies høyeste prioritet. Gode kunnskaper, om kravene blant annet i forvaltningsloven, er viktig for å sikre riktige avgjørelser. Kommunens avdelinger skal gjennom sin saksbehandling ivareta hensynet til god forvaltningskikk, likebehandling og rettsikkerhet. Byens innbyggere skal ha tillitt til at kommunens styring og inngrep er begrunnet, rettferdig og forutberegnelig. Når det gjelder saker som anses som enkeltvedtak er byombudets oppgave først og fremst å orientere om de rettigheter man har som part i saken. De avgjørelser som fattes skal tilfredsstille visse kvalitetskrav som er nedfelt i lovverket. Særlig gjelder dette krav til begrunnelse, rett til å påklage vedtaket, men også det å gjøre seg kjent med sakens dokumenter kan være viktig for å få innsikt i grunnlaget for avgjørelsen. Realitetene i saken er det klageinstansen som skal ta stilling til. For at innbyggerne skal kunne ivareta sine rettigheter kreves det kunnskap om gjeldende regelverk. Lover og forskrifter som har stor betydning for den enkelte innbygger er økende. Formålet med denne type lovgivningen er i stor utstrekning å fordele goder på en mest mulig rettferdig måte. Samtidig er det en kjensgjerning at en økning i antall rettigheter medfører behov for bistand for å oppnå det man har krav på. Det bør være en offentlig oppgave å sørge for at den enkelte får kunnskap om sine rettigheter uavhengig av om vedkommende har ressurser til dette selv. Det kan være vanskelig å trekke generelle konklusjoner om kommunens saksbehandling basert på de sakene som har vært gjenstand for behandling. Med utgangspunkt i mottatte henvendelser / klager kommenteres nedenfor noen tendenser som gjør seg gjeldende ved kommunens saksbehandling.

7 Saksbehandlingstid /tilgjengelighet Som tidligere år mottar byombudet et stort antall henvendelser som gjelder saksbehandlingstid og dårlig tilgjengelighet. Innen helse- og sosialtjenesten er det spesielt viktig med god tilgjengelighet. Videre er det viktig at de som søker hjelp blir møtt med respekt og ellers behandlet på en skikkelig måte. Særlig fokus på saksbehandlingstid og tilgjengelighet vil alltid være en viktig ombudsoppgave. Nå er det ikke slik at denne type saker kun gjør seg gjeldene innen helseog sosial. Disse sakene fordeler seg også på øvrige avdelinger med mye publikumskontakt. Klagesaker Det er viktig prinsipp innen offentlig forvaltning at vedtak kan påklages. I forhold til det totale antall vedtak er det relativt sett få som benytter denne retten. I de tilfeller det foreligger gode grunner til å påklage vedtaket er byombudet behjelpelig med utforming av klage. Skal klageadgangen være reell er det viktig at disse sakene undergis en rask og korrekt behandling. Det er ingen grunn for at administrasjonens saksbehandling skal ta særlig lengre tid med forberedelse av klagen enn de brukte på behandling av selve saken. Ventelister - botilbud Over 200 personer med utviklingshemming venter på botilbud i Bergen kommune ifølge bystyresak 21/07. Slik Byombudet forstår kommunens retningslinjer for tildeling av bolig vurderes den enkelte søker opp mot gitte kriterier. Det fattes så enkeltvedtak om godkjenning for tilrettelagt bolig. Av vedtaket fremgår det at søker er registrert på venteliste, men at det ikke er mulig å fastsette tidspunkt for tildeling. Byombudet er gjennom enkeltsaker kjent med at personer har ventet på bolig i opptil 8 år. Med denne praksis blir etter vår vurdering rettsikkerheten til den enkelte utviklingshemmede ikke tilstrekkelig ivaretatt, da de fratas muligheter for å påklage vedtak. Støttekontakttilbud for de som bor i bofellesskap På bakgrunn av henvendelser har byombudet gjennomført en kartlegging av støttekontakttilbudet for de som bor i bofellesskap i kommunen. Etter gjennomgang av tilbakemeldingen fra samtlige bydeler, er der forskjeller i tallmateriale som kan tyde på ulik praksis på hvorledes støttekontaktordningen praktiseres i bydelene. I fire bydeler har de fleste egne støttekontakter, mens i tre av de andre bydelene har de fleste vedtak på at fritidsaktiviteter skal ivaretas i bolig. Dette er en sårbar løsning da fritidsaktiviteter er det første som faller ut ved sykefravær eller annen reduksjon i bemanningen. I tillegg fører ordningen til at dersom en i bofellesskapet ikke kan delta på en aktivitet pga. sykdom må også de andre bli hjemme da der ikke er bemanning til å følge opp begge deler. Byombudet mener at kommunen må etablerere rutiner som sikrer likebehandling, retten til individuell vurdering og muligheter for individuelle tilbud slik at den enkeltes behov ivaretas. Rutiner/prosedyrer for håndtering av overgrepssaker Byombudet mener at kommunen bør få på plass rutiner for kommunens håndtering i saker der det er mistanke om at personer med utviklingshemming har vært eller er utsatt for overgrep.

8 Dette for bedre å ivareta en sårbar gruppe tjenestemottakere, samt gi kommunens ansatte et verktøy som sikrer rask og riktig handling. Politiattest for ledere/ledsagere på ferieturer/leirer Kommuner eller annen arbeidsgiver skal, jfr. sosialtjenestelovens 8-10, kreve politiattest fra de som ansettes i stillinger som innebærer tjenesteyting etter sosialtjenestelovens 4-2 til barn eller personer med utviklingshemming. Kommunen stiller ikke krav til politiattest når de ansetter ledere/ledsagere til ferieturer/leirer for personer med utviklingshemming. Det er heller ikke et krav etter loven. Byombudet mener at kommunen bør vurdere krav om politiattest også for ledere /ledsagere. Manglende avlastningstilbud til unge med fysisk funksjonshemming Byombudet har gjennom arbeid med flere enkeltsaker blitt kjent med at kommunen ikke har egnet avlastningstilbud (i institusjon) til unge med fysisk funksjonshemming. Det er en lovpålagt oppgave å gi avlastningstilbud også til denne gruppen. Tjenestetilbud til personer med diagnosen Asbergers syndrom Personer med diagnosen Asbergers syndrom er en gruppe som stiller spesielle krav til hjelpeapparatet rundt dem. Det være seg nødvendig fagkompetanse, klart plassert koordineringsansvar og tverrfaglig samarbeid, dette for å sikre et forsvarlig tilbud. Byombudet har mottatt mange henvendelser vedrørende personer med denne diagnosen. I disse sakene ser vi at personene ikke får de tjenester som de har krav på. Barn med særskilte behov og samarbeid mellom skole - hjem. Byombudet får en del henvendelser fra foreldre med barn i grunnskolen. Foreldrene er usikker på hvilke krav som kan stilles i forhold til undervisning og oppfølging av barn med særskilte behov. Det som har gått igjen i disse sakene er at foreldrene har opplevd samarbeidet mellom barnehage og hjem som godt. Ansvarsgruppene som ble etablert i barnehagen fungerte og dialogen var god. Foreldrene beskriver hvordan dette endret seg etter barnet begynte på skole. Det vises til uregelmessige ansvarsgruppemøter, liten vilje til å lytte på foreldrenes bekymringer, og mangel på informasjon. Foreldrene opplever at skolen viser liten vilje til å heve sin kompetanse innenfor barnets diagnose for å bedre opplæringstilbudet og de pedagogiske virkemidlene. Videre at skolen og kommunens PP -tjeneste overprøver omfattende rapporter fra spesialisthelsetjenesten. Dette svekker foreldrenes tillit til skolen og de sitter igjen med en avmaktsfølelse. Konfliktnivået i disse sakene har tidvis vært høyt og kommunen har vist liten forståelse for de bekymringer foreldrene har. Dialogen mellom skole og hjem har blitt så vanskelig at det i noen tilfeller er en fare for at barnet som følge av konflikten ikke får den oppfølging i skolen som det etter opplæringsloven har rett på.

9 Tiltak overfor rusmiddelmisbrukere I lov om sosiale tjenester 6-1 heter det at gjennom råd og veiledning og hjelpetiltak skal sosialtjenesten hjelpe den enkelte til å komme bort fra misbruk av alkohol og andre rusmidler. Byombudet har over tid mottatt en rekker klager fra rusmiddelmisbrukere og deres pårørende på kommunens manglende rusoppfølging i en bydel i Bergen. Brukerne har alle hatt et ønske om å komme ut av et tungt rusmisbruk men opplever kontakten med sosialtjenesten som vanskelig og konfliktfylt. Rusmiddelmisbrukerne blir møtt med et rigid system som de i form av sin rusavhengighet ikke er i stand til å innordne seg. Konsekvensen er at gruppen ikke får den oppfølging som de har en lovfestet rett på i sosialtjenesteloven. Byombudet ser også at sosialtjenesten holder denne bruker gruppen utenfor tjenesteapparatet ved å stille krav og vilkår som en rusmisbruker ikke har forutsetning for å oppfylle. Dette fører til et underforbruk av ytelser som bruker i utgangspunktet har et rettskrav på, jf lov om sosiale tjenester 5-1. Ingen av brukerne som har vært i kontakt med byombudet har hatt individuell plan tiltross for at de pga rus og psykiatri har behov for langvarig og koordinerte tjenester og således oppfyller kravene i lov om sosiale tjenester 4-3a. I de tilfellene klager har sendt inn formell klage på manglende oppfølging etter 6-1 er dette noe kommunen mener ligger utenfor fylkesmannens klagebehandling. Byombudet mener kommunens manglende oppfølging i kombinasjon med at klagen ikke blir overprøvd av fylkesmannen er en trussel mot en svak gruppes rettsikkerhet. Rutinesvikt i hjemmesykepleien Byombudet har mottatt en del klager fra pårørende til brukere av hjemmesykepleien. Problemstillinger som har gått igjen er feilmedisinering. Det har oppstått situasjoner hvor bruker har mottatt annen pasients medisiner. Videre har vi mottatt en del klager på at viktig informasjon som endring i dosering eller bruk av nye medisiner ikke har nådd fram til det utførende ledd. Dette tiltross for at pårørende og lege har meldt fra til hjemmesykepleien om endringene. Byombudet har også avdekket avvik i forhold til at hjemmesykepleiens morgenstell blir forskjøvet til ut på formiddagen. Med den konsekvens at bruker ikke får viktige medisiner, frokost og stell til riktig tid. Morgenstellet har tidvis nesten kollidert med hjemmesykepleiens formiddags oppdrag. Denne type tidsforskyvning i oppdraget kan føre til alvorlige situasjoner. I ett tilfelle fikk bruker kraftige medisiner gitt ved 2 timers intervall mot legens 12 timers anbefaling. I de sakene Byombudet har hatt vedrørende avvik i hjemmesykepleien er det pårørende som har avdekket feilene. Kommunen har ikke hatt gode rutiner for å avdekke tidsavvik på utført oppdrag.

10 Tiltak for barn over 18 år i barneverntjenesten Tiltak som er iverksatt før barnet fyller 18 år, kan ved samtykke fra barnet opprettholdes eller erstattes av andre tiltak inntil barnet fyller 23 år. Byombudet ser at i mange saker der foreldre selv har tatt initiativ til å søke hjelp for barn med omfattende problemer i ungdomsårene trekker barneverntjenesten seg oftere ut ved fylte 18 år. Byombudet er av den oppfatning at barneverntjenesten i langt større grad motiverer ungdom som har vært under barnevernets omsorg fra de var små til å opprettholde kontakten etter fylte 18 år. Foreldre til ungdomsgruppen har gjerne tatt kontakt med barneverntjenesten for å be om hjelp. Foreldre som har vært i kontakt med byombudet beskriver en maktesløshet da de mener at barneverntjenesten er unnvikende og at barneverntjenesten ikke kommer i gang med tiltak fort nok. I disse sakene ønsker gjerne foreldrene flere og tyngre tiltak enn det barneverntjenesten gir. Når barnet nærmer seg 18 år opplever foreldrene at barneverntjenesten er innstilt på å avslutte arbeidet med ungdommen. Dette er gjerne ungdom uten mulighet til å kunne greie seg på egen hånd. Mange har ikke fullført skolegang, de har gjerne store psykiske problemer, noen er eller er på vei inn i et rusmiljø. Felles for dem alle er at de henvises til sosialtjenesten som ikke har ressurser til å gripe fatt i ungdommens massive problemer. Vedlegg: INSTRUKS FOR BYOMBUDET I BERGEN KOMMUNE Vedtatt av Bergen bystyre 16. desember 2002

11 1 Formål Byombudet skal, som uavhengig kontrollorgan på vegne av bystyret, arbeide for at det i den kommunale forvaltning ikke blir gjort urett mot den enkelte borger og at kommunens ansatte og andre som virker i kommunens tjeneste, ikke gjør feil eller forsømmer sine plikter overfor kommunens innbyggere. 2 Arbeidsområde Byombudets arbeidsområde omfatter den kommunale forvaltning og alle som virker i dens tjeneste med unntak av avgjørelser som treffes av bystyret. Byombudet har hele byens befolkning som målgruppe og skal ha fokus spesielt rettet mot kommunens eldre og særlig pleietrengende og barn og unge. Bystyret fastsetter instruks for byombudets virksomhet. For øvrig utfører Byombudet sitt arbeid selvstendig og uavhengig av kommunen. 3 Arbeidsoppgaver Byombudet skal informere publikum om regler for kommunal saksbehandling, herunder klageordninger. I den utstrekning det er ressurser til det, skal Byombudet bistå ved utforming og ekspedisjon av klager. Publikum kan klage til Byombudet over så vel saksbehandlingen som vedtak i en sak. Gjelder klagen vedtak i en sak, skal den administrative klageadgangen være utprøvd før Byombudet kan behandle klagen. Byombudet kan ikke behandle saker som er eller har vært til behandling hos Sivilombudsmannen eller som står for eller har vært behandlet av domstolene. Byombudet kan etter henvendelse eller av eget initiativ ta opp faglige og administrative forhold som ombudet mener kan forbedres direkte med den instans forholdet gjelder. I den utstrekning det er ressurser til det, skal Byombudet drive oppsøkende virksomhet for å kartlegge problemer prioriterte brukergrupper møter i den kommunale forvaltningen. 4 Rett til opplysninger Forvaltningen har rett og plikt til å legge frem alle dokumenter for Byombudet, innenfor de rammer Forvaltningsloven og Offentlighetsloven setter. Byombudet kan ikke informere klageren om andre dokumenter enn de klageren har adgang til etter Forvaltningsloven eller Offentlighetsloven.

12 5 Uttalelser fra Byombudet Det forvaltningsorgan eller vedkommende saken gjelder, skal alltid gis anledning til å uttale seg før Byombudet gir uttalelse. Byombudet kan påpeke at det er gjort feil eller utvist forsømmelige forhold i den kommunale forvaltning. Byombudets uttalelse er av rådgivende karakter. Byombudet skal underrette dem saken gjelder om resultatet av byombudets behandling. Byombudet kan også gi overordnet forvaltningsorgan slik underretning. Byombudet avgjør selv om, og hvilke form, offentligheten skal meddeles behandlingen av en sak. 6 Taushetsplikt Byombudet har taushetsplikt i samsvar med Offentlighetsloven og Forvaltningslovens bestemmelser. Taushetsplikten varer også ved etter byombudets fratreden. 7 Årsmelding Byombudet skal avgi årlig rapport om sin virksomhet til bystyret innen utgangen av mars hvert år. Dersom det er oppdaget mangler ved klageordninger, saksbehandlingsrutiner eller annen kommunal praksis, bør Byombudet peke på dette i meldingen. Meldingen bør videre inneholde en oversikt over behandlingen av de enkelte saker som Byombudet mener har alminnelig interesse.