Årsmelding Byombudet

Transkript

1 Årsmelding 2013 Byombudet

2 Til Bystyret I samsvar med Instruks for byombudet i Bergen kommune 7, gir byombudet med dette melding om sin virksomhet i 2013 Byombudets instruks følger som vedlegg. Bergen, mai 2014 Erik Dahl byombud 1

3 INNHOLD side I Organisering, instruks, arbeidsform 3 I.1 Organisering. 3 I.2 Instruks. 3 I.3 Arbeidsform.. 4 I.4 Informasjonsmøter, utadrettet virksomhet.. 4 II Virksomheten 5 II.1 Henvendelser. 5 II.2 Oversikt over saker 5 II.3 Tilsynsordning for personer med utviklingshemming... 6 III Kommentarer 9 Vedlegg Instruks for byombudet i Bergen kommune 2

4 I Organisering, drift, arbeidsform I.1 Organisering, drift Byombudet er opprettet som en permanent ordning av Bergen bystyre og skal påse at det i den kommunale forvaltning ikke blir gjort feil eller urett mot den enkelte innbygger. Byombudet holder til i 7. etasje i Bergen Rådhus og mottar administrative og tekniske støttetjenester fra bystyrets kontor. Byombudet bestod i 2013 av: Byombud: Rådgiver: Rådgiver: Erik Dahl Benedicte Gram-Knutsen Hege Hansen I.2 Instruks Hovedinnholdet er følgende: Byombudet er bystyrets uavhengige kontrollorgan for den kommunale forvaltning Byombudet skal arbeide for at det i den kommunale forvaltning ikke blir gjort urett mot byens innbyggere Byombudet skal ha spesielt fokus rettet mot eldre og særlig pleietrengende og barn og unge Byombudet skal se til at kommunalt ansatte ikke gjør feil eller forsømmer sine plikter Byombudet skal informere publikum om regler for kommunal saksbehandling og bistå ved klager Byombudet kan ta opp faglige og administrative forhold direkte med den instans det gjelder Det forvaltningsorganet saken gjelder skal alltid høres 3

5 I.3 Arbeidsform Byombudet er etablert som et uavhengig kontrollorgan og skal arbeide for at det i den kommunale forvaltning ikke blir gjort urett mot den enkelte innbygger. Det fremgår av instruks for byombudet at i tillegg til den generelle funksjonen overfor hele den kommunale forvaltning skal byombudet ha spesiell fokus rettet mot kommunens eldre og særlig pleietrengende og barn og unge. En viktig oppgave ved ombudskontoret er å gi informasjon, råd og veiledning til kommunens innbyggere. Henvendelsene gjelder både klager på kommunens behandling av enkeltsaker og forespørsler av mer generell karakter. Det er et mål at saker løses på lavest mulig nivå med minst mulig brevveksling. Det er en akseptert arbeidsform at byombudet tar direkte kontakt med saksbehandler på den aktuelle avdeling. I praksis løses de langt fleste saker på denne måten. Slik tilnærmingsmåte forutsetter at man har tillit og respekt for hverandres arbeidsoppgaver. Byombudet har som sin primære oppgave å ivareta innbyggernes interesser, påse at spillereglene blir fulgt. Det er samtidig viktig å presisere at byombudet ikke er en partsrepresentant for de som tar kontakt. I en del konfliktsaker har det vist seg formåltjenlig at byombudet deltar på møte med klager og involvert avdeling med sikte på å løse saken. Byombudets deltakelse i slike møter har medført at saken har fått en løsning som partene kan akseptere. Dersom det i forbindelse med enkeltsaker oppdages feil/mangler ved rutiner tas dette opp med den avdeling det gjelder. Slike tilbakemeldinger til avdelingene vil være nyttig i forbindelse med kvalitetssikring og arbeid med gjennomgang av rutiner, og vil på den måten få betydning utover løsning av den enkelte sak. I.4 Informasjonsmøter, utadrettet virksomhet Byombudet er avhengig av en konstruktiv og god dialog med kommunens ulike avdelinger. Et satsingsområde har derfor vært å delta på avdelingsmøter for å orientere om byombudsordningen. Ved å delta på denne type informasjonsmøter har det vist seg å være lettere å få en god dialog i forbindelse med henvendelser i enkeltsaker. Det er utarbeidet brosjyre som gir nærmere opplysninger om hva byombudet kan hjelpe med. Brosjyren skal være tilgjengelig i alle kommunens ekspedisjoner som har publikumskontakt. Informasjon om ombudsordningen er også tilgjengelig på kommunens internettsider. Byombudet har felles samarbeidsmøter med Konfliktrådet i Hordaland og Forbrukerrådet. Et resultat av dette samarbeidet er bl.a. åpen dag som arrangeres 1-2 ganger årlig. Publikum inviteres til å komme med sine spørsmål og problemer. Åpen dag er med på å synliggjøre de ulike ordningene, samtidig som man møter et bredere publikum enn de som oppsøker oss på kontoret. Byombudet har også møter/dialog med Pasientombudet i Hordaland. 4

6 II Virksomheten II.1 Henvendelser Det har i de senere år vært en klar tendens til at publikum tar kontakt med byombudet muntlig, og da i hovedsak pr. telefon. Dersom det er behov for en nærmere gjennomgang av saken avsettes det tid til timeavtale. En stor del av dette arbeidet består i å håndtere klager samt gi informasjon, råd og veiledning til enkeltpersoner. Byombudet mottok i 2013 ca henvendelser. Det er kun saker som krever en nærmere oppfølging som inngår i det statistiske materialet. Av disse resulterte 623 i konkrete saker. Vi har en økning i henvendelser fra personer med sammensatte behov. Dette er personer som trenger mer omfattende bistand fra vår side. Byombudet registrerer også en økning av henvendelser knyttet til NAV stat. Dette er henvendelser som ligger utenfor vårt mandat men vi gir råd og prøver å henvise videre til rette vedkommende. Byombudet mottar endel henvendelser fra misfornøyde brukere av NAV stat. Lang saksbehandlingstid hos NAV er den vanligste årsaken til kontakt. Noen brukere opplever også at de ikke mottar tilfredsstillende informasjon vedrørende deres rettigheter. Selv om den statlige delen av NAV ligger utenfor vårt mandat prøver vi etter beste evne å formidle videre til rette vedkommende. II.2 Oversikt over saker Fordeling av behandlede saker mellom byrådsavdelingene Byrådsavdeling for finans, konkurranse og omstilling Byrådsavdeling for helse- og inkludering Byrådsavdeling for barnehage og skole Byrådsavdeling for byutvikling, klima og miljø Byrådsavdeling for næring, eiendomsforvaltning og samferdsel Byrådsavdeling for kultur, kirke og idrett og eierskap Fordeling av behandlede saker mellom byrådsavdelingene Byrådsavdeling for finans, eiendom og eierskap 15 6 Byrådsavdeling for helse og omsorg Byrådsavdeling for barnehage og skole Byrådsavdeling for byutvikling, klima og miljø Byrådsavdeling for kultur, næring, idrett og kirke 9 5 Byrådsavdeling for sosial, bolig og områdesatsing Inkl. tilsynsordning 5

7 II. 3 Tilsynsordning for personer med utviklingshemning og nedsatt funksjonsevne Tilsynsordningen for personer med utviklingshemning ble opprettet som en forsøksordning i 2008 som en integrert del av byombudet. I bystyresak 40/11 ble ordningen gjort fast med virkning fra januar Mandatet ble utvidet fra å rette seg mot personer med utviklingshemning til også å omfatte mennesker med nedsatt funksjonsevne for øvrig. Rådgiverstillingen stod vakant fra mars 2011 til januar I januar 2012 ansatte byombudet en rådgiver i 100 % stilling som jobber spesifikt med denne gruppen. Arbeidsform Rådgiver mottar enkelthenvendelser fra brukere, pårørende og verger. Med utgangspunkt i henvendelsene blir det gitt veiledning og bistand ved eventuell klage. Brukerorganisasjonene er viktige samarbeidspartnere og premissleverandører. Gjennom faste møter kan organisasjonene ta opp tema som angår deres medlemmer. Som følge av tilsynsordningens utvidete mandat har man nå flere brukerorganisasjoner å forholde seg til. Utfordringer som avdekkes rapporteres til kommunens ledelse. Informasjonsarbeid ble prioritert ved oppstart av ordningen. Brosjyremateriell har blitt delt ut til aktuelle publikumsmottak. Rådgiver har hatt møter med Etat for forvaltning, Etat for tjenester til utviklingshemmede og Etat for hjemmesykepleie. I tillegg har det blitt informert om ordningen til Kommunalt råd for funksjonshemmede og til studenter innen helse- og sosialfag. Det har resultert i et økende antall enkelthenvendelser, samt økt oppslutning fra brukerorganisasjonene. Henvendelser Antallet henvendelser økte fra 79 i 2012 til 113 i I mange av sakene er det behov for tett oppfølging over lengre tid. Henvendelsene har i hovedsak kommet fra brukere med nedsatt fysisk funksjonsevne, foreldre til barn med utviklingshemning/nedsatt funksjonsevne, brukere med Aspergers syndrom og deres pårørende. Tilsynsordningen har hatt en markant økning i antall henvendelser om brukerstyrt personlig assistanse (BPA). Øvrige henvendelser har omhandlet avlastning til familier med funksjonshemmede barn, omsorgslønn, støttekontakt, hjemmesykepleie/helsehjelp, praktisk bistand i hjemmet, dagtilbud, økonomisk sosialhjelp, SFO/STO, Individuell plan/koordinator og service. 6

8 Fordeling av behandlede saker mellom byrådsavdelingene: 2012 Byrådsavdeling for helse og omsorg 57 Byrådsavdeling for sosial, bolig og områdesatsing 15 Byrådsavdeling for barnehage og skole 2 Byrådsavdeling for finans, eiendom og eierskap 1 Annet 4 79 Fordeling av behandlede saker mellom byrådsavdelingene: 2013 Byrådsavdeling for helse og omsorg 71 Byrådsavdeling for sosial, bolig og områdesatsing 35 Byrådsavdeling for barnehage og skole Kommentarer Enkelthenvendelser er ikke nødvendigvis representative for tjenestene i Bergen kommune. Informasjon fra brukerorganisasjonene kan imidlertid gi supplerende informasjon og bekrefte de funn byombudet har gjort gjennom sin kontakt med publikum. Brukerstyrt personlig assistanse (BPA) I følge lov om helse- og omsorgstjenester 3-8 skal kommunen ha tilbud om personlig assistanse etter 3-2. Ordningen er en alternativ organisering av praktisk og personlig hjelp for personer med omfattende funksjonsnedsettelser. Brukeren har vanligvis rollen som arbeidsleder for assistenten(e). Målet er at brukeren skal få et mest mulig aktivt og uavhengig liv. Brukerne av BPA og brukerorganisasjoner har gitt tydelige signaler om at de bekymrer seg for utviklingen i den kommunale praksis. Det meldes om reduksjon i timetall og avslag på søknad om mer hjelp ved forverret helsetilstand. I følge kommunale retningslinjer kan BPA bare benyttes utenfor kommunen inntil 5 uker i året. Konsekvensene er at rehabiliteringsopphold, besøk hos slekt og venner, deltakelse i fritidsaktiviteter eller annet som foregår utenfor kommunen, utover de 5 «ferieukene» ikke lar seg gjennomføre. Byombudet deler brukernes bekymring. Det etterlyses fleksibilitet slik at den enkeltes frihet, helse og deltakelse i samfunnet i større grad fremmes. Avlastning til familier med funksjonshemmede barn og unge Avlastning er hjemlet i helse- og omsorgstjenesteloven 3-2. Foreldre har rett på hjelp dersom vilkårene i pasient- og brukerrettighetsloven 2-1 er oppfylt. Avlastning ytes i institusjon, på timebasis eller i weekendhjem. Avlastning er ment som en forbyggende tjeneste. Formålet er å hindre utmatting hos foreldrene/omsorgspersonene. Byombudet har fått henvendelser som tyder på at kapasiteten fremdeles ikke er tilstrekkelig til å dekke behovet. Terskelen synes for høy for nye søkere. Noen foreldre får innvilget omsorgslønn i påvente av ledig avlastning. Timetallet blir ofte satt lavt og kompenserer ikke for manglende avlastning. 7

9 Bofellesskap for personer med utviklingshemning Brukerorganisasjonene har pekt på at det gjennom en årrekke har vært stor mangel på plasser i kommunale bofellesskap. Byombudet har også mottatt en del enkelthenvendelser vedrørende temaet. Byombudet observerer at stadig flere ressurssterke foreldre går sammen og bygger private bofelleskap til sine barn. Det er selvsagt positivt for dem som har muligheten. Byombudet er likevel bekymret for de som ikke har anledning til å skaffe plass i bofelleskap selv/ved hjelp av familien. Videre ser vi eksempler på at personer som har fylt 18 år opptar avlastningsplass eller «bosettes» i heldøgns institusjon. De må betale en egenandel tilsvarende sykehjemsats. Byombudet stiller spørsmålstegn ved om dette fremmer selvstendighet og normalisering. Støttekontakt til personer i bofellesskap Støttekontakt er hjemlet i helse- og omsorgstjenesteloven 3-2. Personer kan ha rett på bistand til å komme ut av sosial isolasjon, jf. pasient- og brukerrettighetsloven 2-1. Formålet med tjenesten er å bidra til en aktiv og meningsfull fritid. Tjenesten kan organiseres på ulike måter; individuelt, i gruppe eller organisasjon. Støttekontakter rekrutteres vanligvis blant lekfolk. Bergen kommune har i de senere år organisert fritidsaktiviteter for beboere i bofellesskap som en del av tjenestene i bofelleskapet. Ordningen har ikke fungert for alle. De kommunale retningslinjene tilsier nå at beboere i bofellesskap kan velge mellom individuell støttekontakt og bistand gjennom bofelleskapet. Byombudet har grunn til å tro at valgmuligheten er lite kjent blant brukere, pårørende og verger. Informasjon etterlyses. Tjenester til personer med Aspergers syndrom Byombudet har fått henvendelser fra pårørende og personer med Aspergers syndrom og fra brukerorganisasjoner. Det gjelder utfordringer med å finne bolig, økonomisk sosial hjelp, koordinator, støttekontakt, dagtilbud og helsetjenester. Et gjennomgående tema har vært at kommunens tilbud til denne målgruppen oppleves som mangelfullt. Tiltakene som organiseres innenfor psykisk helse synes ikke å treffe. Mange blir isolerte og får ikke utnyttet sine evner. 8

10 Kap. III Kommentarer Innledning Bergen kommune har i sin virksomhet som sitt viktigste formål å holde seg til lover, forskrifter og vedtak fattet av politiske organ. Det er i denne forbindelse viktig at kvaliteten på saksbehandlingen prioriteres. Gode kunnskaper, om kravene blant annet i forvaltningsloven, er viktig for å sikre riktige avgjørelser. Kommunens avdelinger skal gjennom sin saksbehandling ivareta hensynet til god forvaltningskikk, likebehandling og rettsikkerhet. Byens innbyggere skal ha tillitt til at kommunens styring og inngrep er begrunnet, rettferdig og forutberegnelig. Når det gjelder saker som anses som enkeltvedtak er byombudets oppgave først og fremst å orientere om de rettigheter man har som part i saken. De avgjørelser som fattes skal tilfredsstille visse kvalitetskrav som er nedfelt i lovverket. Særlig gjelder dette krav til begrunnelse, rett til å påklage vedtaket, men også det å gjøre seg kjent med sakens dokumenter kan være viktig for å få innsikt i grunnlaget for avgjørelsen. Realitetene i saken er det klageinstansen som skal ta stilling til. For at innbyggerne skal kunne ivareta sine rettigheter kreves det kunnskap om gjeldende regelverk. Lover og forskrifter som har stor betydning for den enkelte innbygger er økende. Formålet med denne type lovgivningen er i stor utstrekning å fordele goder på en mest mulig rettferdig måte. Samtidig er det en kjensgjerning at en økning i antall rettigheter medfører behov for bistand for å oppnå det man har krav på. Det bør være en offentlig oppgave å sørge for at den enkelte får kunnskap om sine rettigheter uavhengig av om vedkommende har ressurser til dette selv. I denne forbindelse er det positivt at Bergen kommune har ordning med byombud hvor en kan få nødvendig råd og veiledning, og samtidig hjelp til å følge opp sin sak. Det kan være vanskelig å trekke generelle konklusjoner om kommunens saksbehandling basert på de sakene som har vært gjenstand for behandling. Med utgangspunkt i mottatte henvendelser / klager kommenteres nedenfor noen tendenser som gjør seg gjeldende ved kommunens saksbehandling. Saksbehandlingstid /tilgjengelighet Særlig fokus på saksbehandlingstid og tilgjengelighet vil alltid være en viktig ombudsoppgave. Som tidligere år mottar byombudet henvendelser som gjelder saksbehandlingstid og dårlig tilgjengelighet. Disse sakene fordeler seg på alle avdelinger med mye publikumskontakt. Innen helse- og sosialtjenesten er det spesielt viktig med god tilgjengelighet. Videre er det viktig at de som søker hjelp blir møtt med respekt og ellers behandlet på en skikkelig måte. Etter etablering av etater i Bergen kommune har Etat for sosiale tjenester arbeidet med rutiner/retningslinjer for tildeling av økonomiske ytelser. Byombudet ser positiv på dette arbeidet som har medført mer enhetlig praksis ved sosialkontorene. 9

11 Klagesaker Det er viktig prinsipp innen offentlig forvaltning at vedtak kan påklages. I forhold til det totale antall vedtak er det relativt få som benytter denne retten. I de tilfeller det foreligger gode grunner til å påklage vedtaket er byombudet behjelpelig med utforming av klage. Skal klageadgangen være reell er det viktig at disse sakene undergis en rask og korrekt behandling. Det er ingen grunn for at administrasjonens saksbehandling skal ta særlig lengre tid med forberedelse av klagen enn de brukte på behandling av selve saken. Kommunens klagenemd behandler årlig i overkant av 100 saker. I forhold til det totale antall vedtak er dette et forholdsvis beskjedent tall. Når det gjelder saker som kommer fra forvaltningsenhetene er det etablert gode rutiner som sikrer en rask behandling av klagene. Saksfremstilling oversendes til Byrådsavdeling for finans, eiendom og eierskap (BFEE), som forbereder sak for klagenemden. Når det gjelder klagesaker fra Boligetaten har det vist seg at disse tar uforholdsmessig lagt tid før de kommer til klagenemden. Dette har sammenheng med at Boligetaten sender sin saksfremstilling til Byrådsavdeling for sosial, bolig og områdesatsing som behandler saken og videresender til BFEE. For å redusere den totale saksbehandlingstiden bør det vurderes om disse sakene skal sendes direkte fra Boligetaten til BFEE. Sosialtjenestens bruk av vilkår Lov om sosiale tjenester i NAV 20 gir hjemmel til bruk av vilkår ved tildeling av økonomisk stønad. Bestemmelsen inneholder nærmere krav til bruken av vilkår. Det sentrale vurderingstema er at det skal være tilstrekkelig nær saklig sammenheng mellom vedtak og vilkår. Det er videre et krav om forholdsmessighet i bruken av slikt virkemiddel. Bruk av vilkår gir sosialtjenesten mulighet til å motivere, kontrollere eller påvirke bruker til ønsket adferd. For at bruken av vilkår skal fungere etter sin hensikt er det imidlertid viktig at bruker har fått nødvendig kunnskap om forhold som krever en eller annen aktivitet fra deres side. Undersøkelser har vist at mottakere av sosialhjelp i liten grad leser selve vedtaket og det kan også virke tilfeldig om innholdet formidles på annen måte. Byombudet har i tidligere årsmeldinger tatt opp at sosialtjenesten må utarbeide mer brukervennlige vedtak. I de tilfeller vedtaket inneholder uforholdsmessig mange vilkår er det stor risiko for at bruker ikke får med seg viktig informasjon. Det er derfor viktig at innholdet kommuniseres på en hensiktsmessig måte i dialog med bruker. Bolig Det har de siste årene vært en jevn økning av henvendelser fra mennesker som ikke har en tilfredsstillende bosituasjon. Et fellestrekk for mange av disse henvendelsene er at det gjelder personer som av ulike årsaker har problemer med å komme inn på det private leiemarkedet og som opplever lang ventetid for tildeling av kommunal bolig. Det å ha et tilfredsstillende sted og bo er grunnleggende for alle. I henhold til lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen skal kommunen medvirke til å skaffe boliger til vanskeligstilte personer som ikke kan ivareta sine interesser på boligmarkedet. 10

12 Betalingssatser for tjenester gitt av Bergen kommune Bergen bystyre fastsetter årlig egenandel for blant annet trygghetsalarm og hjemmehjelp. Egenandelen er inntektsgradert og beregnes ut ifra den enkeltes inntekt. Gjennom å inntektsgradere satsene vil egenandelen i noen tilfeller bli urimelig høy og ikke stå i forhold til den reelle økning i pensjonen. Ved å differensiere gjennom inntektssatser har man et lite fleksibelt verktøy som i en del tilfeller får et svært urimelig utfall. Byombudet har sett eksempler på at en liten økning av minstepensjonen har ført til en formidabel økning av egenandelen. Egenandelen har i disse tilfellene blitt langt høyere en den faktiske økning av inntekt. Byombudet mener at bruken av differensierte satser må revurderes da de i en del tilfeller får et svært uheldig og uønsket utfall. Støtte til barnehageutgifter for barn med integrerings behov Byombudet har avdekket at Bergen kommunes interne retningslinjer hva angår utgifter til barnehage ikke har blitt fulgt ved et NAV kontor i Bergen. I Bergen kommunes sosialrundskriv nr. 05/96 «Dekning av barnehageutgifter til barn i fremmedspråklige familier» heter det at barnehagetilbud til barn i denne gruppen er et viktig integreringstiltak, det anbefales således at familier som lever på sosialhjelpsnivå får dekket disse utgiftene. Videre er det foretatt en ytterligere presisering i kommunens intern korrespondanse med saksnummer «Rutine vedrørende bruk av barnetrygd og samordning av økonomisk sosialhjelp» Her heter det at barnetrygden ikke skal tas i betraktning ved stønad til barnehageutgifter for flyktninger, familiegjenforente eller personer på humanitært grunnlag. Byombudet har fått en rekke henvendelser fra brukere som har fått avslag på støtte til barnehage til tross for manglende integrering og dårlige kunnskaper i norsk. Det er usikkert hvor lenge denne praksisen har pågått. Ettersom Fylkesmannen ikke har vært kjent med Bergen kommunes interne rundskriv har disse sakene tidligere blitt stadfestet av klageinstansen. Familier med lav inntekt. Byombudet mottar en del henvendelser fra familier med lav inntekt som bor i kommunale boliger. Inntekten er ofte variabel grunnet ufrivillig deltid, med tidvis mulighet til å øke inntekten gjennom ekstra vakter. Byombudet påpeker at det er store utfordringer for familier med inntekt rett over eller under sosialtjenestens satser. Med høyere inntekt vil husleien automatisk øke. Boligetaten og sosialtjenesten samhandler i liten grad sammen før de fatter vedtak. Tjenestemottaker må bruke uforholdsmessig mye tid og krefter på å løpe mellom kontorene for å sikre riktig vedtak. Realiteten er at denne gruppen ofte kommer dårligere ut av det økonomisk enn om de hadde vært helt avhengig av sosialhjelp. Mange opplever det som lite motiverende å jobbe da inntektsgrunnlaget blir svakere og mer uforutsigbart. Situasjonen oppleves som svært stressende og demotiverende. Fravær knyttet til barnas psykososiale skolemiljø Byombudet har hatt relativt få mobbesaker. I de sakene vi har vært involvert i har det tatt noe tid før skolen har fattet vedtak vedrørende tiltak. Dette er komplekse saker og det kan være vanskelig å få kartlagt barnets psykososiale skolemiljø. Foreldre er fortvilte og føler seg 11

13 maktesløs. En god dialog mellom skole og foreldre er derfor svært viktig. I samtlige saker byombudet har fulgt, har barnet opplevd hverdagen som så vanskelig at det har gitt seg utslag i psykisk og fysisk sykdom som igjen har medført høyt fravær. Fraværet har ført til at skolene har sendt bekymringsmelding til barnevernet. Dette opplever foreldrene som svært krenkende og tilliten til skolen svekkes. Byombudet viser til at skolen har ansvar for det psykososiale miljøet jf. Opplæringsloven, dersom fraværet skyldes mobbing har ikke skolen grunnlag for å sende bekymringsmelding til barnevernet. Bekymringsmelding oppleves som en stor tilleggsbelastning for både foreldre og barn. 12

14 Vedlegg: INSTRUKS FOR BYOMBUDET I BERGEN KOMMUNE Vedtatt av Bergen bystyre 16. desember Formål Byombudet skal, som uavhengig kontrollorgan på vegne av bystyret, arbeide for at det i den kommunale forvaltning ikke blir gjort urett mot den enkelte borger og at kommunens ansatte og andre som virker i kommunens tjeneste, ikke gjør feil eller forsømmer sine plikter overfor kommunens innbyggere. 2 Arbeidsområde Byombudets arbeidsområde omfatter den kommunale forvaltning og alle som virker i dens tjeneste med unntak av avgjørelser som treffes av bystyret. Byombudet har hele byens befolkning som målgruppe og skal ha fokus spesielt rettet mot kommunens eldre og særlig pleietrengende og barn og unge. Bystyret fastsetter instruks for byombudets virksomhet. For øvrig utfører Byombudet sitt arbeid selvstendig og uavhengig av kommunen. 3 Arbeidsoppgaver Byombudet skal informere publikum om regler for kommunal saksbehandling, herunder klageordninger. I den utstrekning det er ressurser til det, skal Byombudet bistå ved utforming og ekspedisjon av klager. Publikum kan klage til Byombudet over så vel saksbehandlingen som vedtak i en sak. Gjelder klagen vedtak i en sak, skal den administrative klageadgangen være utprøvd før Byombudet kan behandle klagen. Byombudet kan ikke behandle saker som er eller har vært til behandling hos Sivilombudsmannen eller som står for eller har vært behandlet av domstolene. Byombudet kan etter henvendelse eller av eget initiativ ta opp faglige og administrative forhold som ombudet mener kan forbedres direkte med den instans forholdet gjelder. I den utstrekning det er ressurser til det, skal Byombudet drive oppsøkende virksomhet for å kartlegge problemer prioriterte brukergrupper møter i den kommunale forvaltningen. 4 Rett til opplysninger Forvaltningen har rett og plikt til å legge frem alle dokumenter for Byombudet, innenfor de rammer Forvaltningsloven og Offentlighetsloven setter. Byombudet kan ikke informere klageren om andre dokumenter enn de klageren har adgang til etter Forvaltningsloven eller Offentlighetsloven. 5 Uttalelser fra Byombudet Det forvaltningsorgan eller vedkommende saken gjelder, skal alltid gis anledning til 13

15 å uttale seg før Byombudet gir uttalelse. Byombudet kan påpeke at det er gjort feil eller utvist forsømmelige forhold i den kommunale forvaltning. Byombudets uttalelse er av rådgivende karakter. Byombudet skal underrette dem saken gjelder om resultatet av byombudets behandling. Byombudet kan også gi overordnet forvaltningsorgan slik underretning. Byombudet avgjør selv om, og hvilke form, offentligheten skal meddeles behandlingen av en sak. 6 Taushetsplikt Byombudet har taushetsplikt i samsvar med Offentlighetsloven og Forvaltningslovens bestemmelser. Taushetsplikten varer også ved etter byombudets fratreden. 7 Årsmelding Byombudet skal avgi årlig rapport om sin virksomhet til bystyret innen utgangen av mars hvert år. Dersom det er oppdaget mangler ved klageordninger, saksbehandlingsrutiner eller annen kommunal praksis, bør Byombudet peke på dette i meldingen. Meldingen bør videre inneholde en oversikt over behandlingen av de enkelte saker som Byombudet mener har alminnelig interesse. 14