Årsmelding Byombudet

Transkript

1 Årsmelding 2012 Byombudet

2 Til Bystyret I samsvar med Instruks for byombudet i Bergen kommune 7, gir byombudet med dette melding om sin virksomhet i 2012 Byombudets instruks følger som vedlegg. Bergen, mai 2013 Erik Dahl byombud 1

3 INNHOLD side I Organisering, instruks, arbeidsform 3 I.1 Organisering. 3 I.2 Instruks. 3 I.3 Arbeidsform.. 4 I.4 Informasjonsmøter, utadrettet virksomhet.. 4 II Virksomheten 5 II.1 Henvendelser. 5 II.2 Oversikt over saker 5 II.3 Tilsynsordning for personer med utviklingshemming... 6 II.4 Prosjekt pårørende - en ressurs 8 III Kommentarer 8 Vedlegg Instruks for byombudet i Bergen kommune 2

4 I Organisering, drift, arbeidsform I.1 Organisering, drift Byombudet er opprettet som en permanent ordning av Bergen bystyre og skal påse at det i den kommunale forvaltning ikke blir gjort feil eller urett mot den enkelte innbygger. Byombudet holder til i 7. etasje i Bergen Rådhus og mottar administrative og tekniske støttetjenester fra bystyrets kontor. Byombudet bestod i 2012 av: Byombud: Rådgiver: Rådgiver: Erik Dahl Benedicte Gram-Knutsen Hege Hansen I.2 Instruks Hovedinnholdet er følgende: Byombudet er bystyrets uavhengige kontrollorgan for den kommunale forvaltning Byombudet skal arbeide for at det i den kommunale forvaltning ikke blir gjort urett mot byens innbyggere Byombudet skal ha spesielt fokus rettet mot eldre og særlig pleietrengende og barn og unge Byombudet skal se til at kommunalt ansatte ikke gjør feil eller forsømmer sine plikter Byombudet skal informere publikum om regler for kommunal saksbehandling og bistå ved klager Byombudet kan ta opp faglige og administrative forhold direkte med den instans det gjelder Det forvaltningsorganet saken gjelder skal alltid høres 3

5 I.3 Arbeidsform Byombudet er etablert som et uavhengig kontrollorgan og skal arbeide for at det i den kommunale forvaltning ikke blir gjort urett mot den enkelte innbygger. Det fremgår av instruks for byombudet at i tillegg til den generelle funksjonen overfor hele den kommunale forvaltning skal byombudet ha spesiell fokus rettet mot kommunens eldre og særlig pleietrengende og barn og unge. En viktig oppgave ved ombudskontoret er å gi informasjon, råd og veiledning til kommunens innbyggere. Henvendelsene gjelder både klager på kommunens behandling av enkeltsaker og forespørsler av mer generell karakter. Det er et mål at saker løses på lavest mulig nivå med minst mulig brevveksling. Det er en akseptert arbeidsform at byombudet tar direkte kontakt med saksbehandler på den aktuelle avdeling. I praksis løses de langt fleste saker på denne måten. Slik tilnærmingsmåte forutsetter at man har tillit og respekt for hverandres arbeidsoppgaver. Byombudet har som sin primære oppgave å ivareta innbyggernes interesser, påse at spillereglene blir fulgt. Det er samtidig viktig å presisere at byombudet ikke er en partsrepresentant for de som tar kontakt. I en del konfliktsaker har det vist seg formåltjenlig at byombudet deltar på møte med klager og involvert avdeling med sikte på å løse saken. Byombudets deltakelse i slike møter har medført at saken har fått en løsning som partene kan akseptere. Dersom det i forbindelse med enkeltsaker oppdages feil/mangler ved rutiner tas dette opp med den avdeling det gjelder. Slike tilbakemeldinger til avdelingene vil være nyttig i forbindelse med kvalitetssikring og arbeid med gjennomgang av rutiner, og vil på den måten få betydning utover løsning av den enkelte sak. I.4 Informasjonsmøter, utadrettet virksomhet Byombudet er avhengig av en konstruktiv og god dialog med kommunens ulike avdelinger. Et satsingsområde har derfor vært å delta på avdelingsmøter for å orientere om byombudsordningen. Ved å delta på denne type informasjonsmøter har det vist seg å være lettere å få en god dialog i forbindelse med henvendelser i enkeltsaker. Det er utarbeidet brosjyre som gir nærmere opplysninger om hva byombudet kan hjelpe med. Brosjyren skal være tilgjengelig i alle kommunens ekspedisjoner som har publikumskontakt. Informasjon om ombudsordningen er også tilgjengelig på kommunens internettsider. Byombudet har felles samarbeidsmøter med Konfliktrådet i Hordaland og Forbrukerrådet. Et resultat av dette samarbeidet er bl.a. åpen dag som arrangeres to ganger årlig. Publikum inviteres til å komme med sine spørsmål og problemer. Åpen dag er med på å synliggjøre de ulike ordningene, samtidig som man møter et bredere publikum enn de som oppsøker oss på kontoret. 4

6 Det er etablert nettverk med andre kommunale ombudsordninger. Formålet er å samle kommunale ombud for å sette aktuelle tema på dagsorden samt diskutere problemstillinger knyttet til ombudsrollen. Slike møter er nyttige og bidrar til utveksling av erfaring med andre kommuner. Byombudet har også jevnlige møter/dialog med Pasientombudet i Hordaland. II Virksomheten II.1 Henvendelser Det har i de senere år vært en klar tendens til at publikum tar kontakt med byombudet muntlig, og da i hovedsak pr. telefon. Dersom det er behov for en nærmere gjennomgang av saken avsettes det tid til timeavtale. En stor del av dette arbeidet består i å håndtere klager samt gi informasjon, råd og veiledning til enkeltpersoner. Byombudet mottok i 2012 ca henvendelser. Det er kun saker som krever en nærmere oppfølging som inngår i det statistiske materialet. Av disse resulterte 609 i konkrete saker. I de senere år har det vært en klar tendens at vi mottar flere henvendelser fra personer med sammensatte behov. Dette er personer som trenger mer omfattende bistand fra vår side. II.2 Oversikt over saker Fordeling av behandlede saker mellom byrådsavdelingene Byrådsavdeling for finans, konkurranse og omstilling Byrådsavdeling for helse- og inkludering Byrådsavdeling for barnehage og skole Byrådsavdeling for byutvikling, klima og miljø Byrådsavdeling for næring, eiendomsforvaltning og samferdsel Byrådsavdeling for kultur, kirke og idrett og eierskap Fordeling av behandlede saker mellom byrådsavdelingene 2012 (inkl. tilsynsordning) 2012 Byrådsavdeling for finans, eiendom og eierskap 15 Byrådsavdeling for helse og omsorg 162 Byrådsavdeling for barnehage og skole 23 Byrådsavdeling for byutvikling, klima og miljø 106 Byrådsavdeling for kultur, næring, idrett og kirke 9 Byrådsavdeling for sosial, bolig og områdesatsing

7 II. 3 Tilsynsordning for personer med utviklingshemning og nedsatt funksjonsevne Tilsynsordningen for personer med utviklingshemning ble opprettet som en forsøksordning i 2008 som en integrert del av byombudet. I bystyresak 40/11 ble ordningen gjort fast med virkning fra januar Mandatet ble utvidet fra å rette seg mot personer med utviklingshemning til også å omfatte mennesker med nedsatt funksjonsevne. Rådgiverstillingen stod vakant fra mars 2011 til januar I januar 2012 ansatte byombudet en rådgiver i 100 % stilling som skal jobbe spesifikt med denne gruppen. Arbeidsform Rådgiver mottar mange enkelthenvendelser fra brukere, pårørende, hjelpeverger og verger. Med utgangspunkt i henvendelsene blir det gitt veiledning samt bistand ved eventuell klage. Rådgiver kan også bistå i møter med tjenesteapparatet. Deltagelse på møter kan dempe konflikter samt bidra til at saker finner sin løsning. Brukerorganisasjonene er viktige samarbeidspartnere og premissleverandører. Gjennom faste møter kan organisasjonene ta opp tema som angår deres medlemmer. Som følge av tilsynsordningens utvidete mandat har man nå fått flere brukerorganisasjoner å forholde seg til. Utfordringer som avdekkes rapporteres til kommunens ledelse. Det kom få henvendelser ved oppstart i Informasjonsarbeid ble derfor en prioritert arbeidsoppgave. Brosjyremateriell har blitt delt ut til aktuelle publikumsmottak. Rådgiver har hatt møter med henholdsvis Etat for tjenester til utviklingshemmede, Etat for forvaltning, samt forvaltningsenhetene i hver sone og botjenestene i alle bydelene. I tillegg har det blitt informert om tilsynsordningen i artikler i «Bergenseren» og fagtidsskriftet SOR Rapport. Informasjonsvirksomheten har gitt resultater i form av et økende antall henvendelser. Henvendelser Tilsynsordningen mottok totalt 79 henvendelser i I mange av sakene er det behov for tett oppfølging over lengre tid. De fleste henvendelsene gjaldt helse og omsorgstjenester til personer med utviklingshemning/multifunksjonshemning, deretter fulgt av henvendelser fra personer med fysisk funksjonshemning eller psykiske vansker. Tilsynsordningen har mottatt mange henvendelser vedrørende avlastning til familier med funksjonshemmede barn og unge voksne. De resterende henvendelsene har omhandlet støttekontakt, hjemmetjenester, individuell plan, brukerstyrt personlig assistanse, omsorgslønn, dagtilbud og bolig. Et flertall av henvendelsene har vært knyttet til spørsmål relatert til vedtakene. Nedenfor følger en oversikt over behandlede saker. Det presiseres at antall saker knyttet til tilsynsordningen også er lagt inn i det totale antall saker hos byombudet for Fordeling av behandlede saker mellom byrådsavdelingene: Byrådsavdeling for helse og omsorg 57 Byrådsavdeling for sosial, bolig og områdesatsing 15 Byrådsavdeling for barnehage og skole 2 Byrådsavdeling for finans, eiendom og eierskap 1 Annet

8 Kommentarer Enkelthenvendelser er ikke nødvendigvis representative for tjenestene i Bergen kommune. Informasjon fra brukerorganisasjonene kan imidlertid gi supplerende informasjon og bekrefte de funn byombudet har gjort gjennom sin kontakt med publikum. Avlastningstilbud til familier med funksjonshemmede barn og unge Foreldre til barn med ekstra store omsorgsbehov har rett på helse- og omsorgstjenester jf. pasient- og brukerrettighetsloven 2-1. Kommunens hjelpeplikt følger av helse- og omsorgstjenesteloven 3-1. Kommunen skal bl.a. tilby støttekontakt jf Tilsynsordningen har mottatt mange henvendelser vedrørende avlastningstilbud. Foreldre opplever å ha liten innflytelse på avlastningens innhold og utforming. Blir det gitt et tilbud er det ofte utilstrekkelig i omfang og dårlig tilpasset familiens situasjon. Videre pekes det på tidkrevende og utmattende søknads og klageprosesser. Det er den enkelte families individuelle behov som skal danne utgangspunktet for tjenestetilbudet. Det kan synes som om det er kommunens kapasitet framfor det reelle behovet som danner grunnlaget for tjenesten. Støttekontakt til beboere i bofelleskap Mennesker som er avhengig av hjelp for å greie dagliglivets gjøremål har rett på helse- og omsorgstjenester etter pasient- og brukerrettighetslovens 2-1. Kommunens hjelpeplikt er hjemlet i helse- og omsorgstjenestelovens 3-1 og skal bl.a. kunne tilby støttekontakt jf. 3-2 Støttekontakter rekrutteres vanligvis blant lekfolk. Kommunen har de senere år prioritert støttekontakter til hjemmeboende personer med utviklingshemning fremfor de som bor i bofellesskap. De som bor i bofellesskap skal primært få hjelp gjennom personalet i boligen. Byombudet har fått tilbakemeldinger om at denne måten å organisere tjenesten på ikke fungerer i praksis for alle det gjelder. I noen tilfeller klarer ikke får ikke brukerne den hjelpen de er forespeilet gjennom bofellesskapet. Det er opp til kommunen å bestemme hvordan tilbudet skal organiseres. Byombudet ser det som bekymringsfullt at dersom organiseringen bidrar til at noen beboere i bofellesskap for utviklingshemmede ikke får den bistand de har behov for å få en meningsfull fritid. Individuell plan og personlig koordinator Kommunens plikt til å utarbeide individuell plan og tilby koordinator er regulert i helse- og omsorgstjenesteloven 7-1 og 7-2, mens retten til individuell plan er regulert i pasient- og brukerrettighetsloven 2-5. Flere brukergrupper har meldt at informasjonen kommunen gir brukerne er mangelfull, og mange er således ikke klar over sine rettigheter. Videre meldes det at det er vanskelig for brukerne å få startet opp arbeidet med individuell plan, da koordineringsansvaret oppleves som uklart. Mange brukere melder at de selv må gjøre koordineringsarbeidet for at arbeidet skal komme i gang. Byombudet påpeker at skal man få et godt resultat er det viktig at koordinator har tid og kunnskap til å kunne ivareta oppgaven på en tilfredsstillende måte. 7

9 Brukerstyrt personlig assistanse (BPA) I følge lov om kommunale helse- og omsorgstjenester 3-8 skal kommunen ha tilbud om personlig assistanse etter 3-2. Ordningen er en alternativ organisering av praktisk og personlig hjelp for sterkt funksjonshemmede. Brukeren har vanligvis rollen som arbeidsleder for assistenten. Målet er at brukeren får et aktivt og mest mulig uavhengig liv. Brukere melder at kommunens praksis er blitt mer restriktiv med hensyn til timetall og graden av brukerstyring med timene, samt at loven tolkes snevert med tanke på hvem som kan få BPA. BPA-ordningen er et viktig virkemiddel for å øke funksjonshemmedes muligheter for samfunnsdeltakelse. Byombudet ser det som bekymringsfullt dersom ordningen innskrenkes. II. 4 Prosjekt pårørende - en ressurs Prosjekt pårørende - en ressurs drives i NAV Årstad sosialtjeneste. Byombudet har vært med i referansegruppe siden oppstart høst Prosjektet er finansiert av Helsedirektoratet med en varighet på 4 år. Målgruppen er pårørende til rusavhengige i Årstad bydel. Prosjektet ønsker å bruke pårørende som ressurs for å styrke kunnskapen og erfaringsgrunnlaget i sosialtjenesten. Det er et mål på sikt at også sosialtjenesten i andre bydeler skal kunne dra nytte av denne metoden. Tilbakemeldingene fra pårørende har vært udelt positive. Kap. III Kommentarer Innledning Bergen kommune har i sin virksomhet som sitt viktigste formål å holde seg til lover, forskrifter og vedtak fattet av politiske organ. Det er i denne forbindelse viktig at kvaliteten på saksbehandlingen prioriteres. Gode kunnskaper, om kravene blant annet i forvaltningsloven, er viktig for å sikre riktige avgjørelser. Kommunens avdelinger skal gjennom sin saksbehandling ivareta hensynet til god forvaltningskikk, likebehandling og rettsikkerhet. Byens innbyggere skal ha tillitt til at kommunens styring og inngrep er begrunnet, rettferdig og forutberegnelig. Når det gjelder saker som anses som enkeltvedtak er byombudets oppgave først og fremst å orientere om de rettigheter man har som part i saken. De avgjørelser som fattes skal tilfredsstille visse kvalitetskrav som er nedfelt i lovverket. Særlig gjelder dette krav til begrunnelse, rett til å påklage vedtaket, men også det å gjøre seg kjent med sakens dokumenter kan være viktig for å få innsikt i grunnlaget for avgjørelsen. Realitetene i saken er det klageinstansen som skal ta stilling til. For at innbyggerne skal kunne ivareta sine rettigheter kreves det kunnskap om gjeldende regelverk. Lover og forskrifter som har stor betydning for den enkelte innbygger er økende. Formålet med denne type lovgivningen er i stor utstrekning å fordele goder på en mest mulig rettferdig måte. Samtidig er det en kjensgjerning at en økning i antall rettigheter medfører behov for bistand for å oppnå det man har krav på. Det bør være en offentlig oppgave å sørge for at den enkelte får kunnskap om sine rettigheter uavhengig av om vedkommende har ressurser til dette selv. I denne forbindelse er det positivt at Bergen kommune har ordning 8

10 med byombud hvor en kan få nødvendig råd og veiledning, og samtidig hjelp til å følge opp sin sak. Det kan være vanskelig å trekke generelle konklusjoner om kommunens saksbehandling basert på de sakene som har vært gjenstand for behandling. Med utgangspunkt i mottatte henvendelser / klager kommenteres nedenfor noen tendenser som gjør seg gjeldende ved kommunens saksbehandling. Saksbehandlingstid /tilgjengelighet Særlig fokus på saksbehandlingstid og tilgjengelighet vil alltid være en viktig ombudsoppgave. Som tidligere år mottar byombudet et stort antall henvendelser som gjelder saksbehandlingstid og dårlig tilgjengelighet. Disse sakene fordeler seg på alle avdelinger med mye publikumskontakt. Innen helse- og sosialtjenesten er det spesielt viktig med god tilgjengelighet. Videre er det viktig at de som søker hjelp blir møtt med respekt og ellers behandlet på en skikkelig måte. Klagesaker Det er viktig prinsipp innen offentlig forvaltning at vedtak kan påklages. I forhold til det totale antall vedtak er det relativt få som benytter denne retten. I de tilfeller det foreligger gode grunner til å påklage vedtaket er byombudet behjelpelig med utforming av klage. Skal klageadgangen være reell er det viktig at disse sakene undergis en rask og korrekt behandling. Det er ingen grunn for at administrasjonens saksbehandling skal ta særlig lengre tid med forberedelse av klagen enn de brukte på behandling av selve saken. Når det gjelder klagesaker etter lov om sosiale tjenester i NAV har Fylkesmannen begrenset adgang til å overprøve vedtak. En slik begrensning gjelder til sammenligning ikke for byggesaker. Hovedregelen etter forvaltningsloven er full overprøving av alle sider av saken. Klagesaker på økonomisk sosialhjelp betyr mye for enkeltpersoner og familier, da det handler om å sikre inntektsgrunnlaget for dem som ikke kan sørge for eget livsopphold. Med utgangspunkt i at det ofte er rettssvake som trenger sosialhjelp er det et alvorlig tankekors at en sentral rettssikkerhetsgaranti som full overprøvelsesadgang ikke gjelder etter lov om sosiale tjenester i NAV. Bolig Det har de siste årene vært en jevn økning av henvendelser fra mennesker som ikke har en tilfredsstillende bosituasjon. Et fellestrekk for mange av disse henvendelsene er at det gjelder personer som av ulike årsaker har problemer med å komme inn på det private leiemarkedet og som opplever lang ventetid for tildeling av kommunal bolig. Det å ha et tilfredsstillende sted å bo er et grunnleggende behov. I henhold til lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen skal kommunen medvirke til å skaffe boliger til vanskeligstilte personer som ikke kan ivareta sine interesser på boligmarkedet. 9

11 Refusjon av trygdeytelser Sosialtjenesten kan med hjemmel i lov om sosiale tjenester i NAV 26 ta refusjon i etterbetaling fra folketrygden i de tilfeller man har fått sosialhjelp i påvente av at søknad om trygd skal ferdigstilles. Når uføretrygd innvilges mottar gjerne søker en etterbetaling. NAV kommune får gjennom refusjon dekket sine utlegg forutsatt at de er til samme formål og for samme tidsrom som uføretrygden. NAV sosialtjeneste har gode rutiner på refusjon og bruker varsles i forkant. Problemstillingen er imidlertid at etter sosialtjenesten har tatt refusjon vil boligetaten noe senere bli oppmerksom på innvilget uføretrygd. Ettersom husleien er tilpasset inntekt vil denne nå bli satt opp med tilbakevirkende kraft. Leietaker mottar et krav fra boligetaten uavhengig av om kommunen gjennom sosialtjenesten allerede har inndratt hele etterbetalingen fra staten. Leietaker skjønner i liten grad hva som skjer og føler seg maktesløs mellom to kommunale enheter som ikke koordinerer penge kravene sine. Eldre og støttekontakt Støttekontakt er en lovpålagt tjeneste jf. Helse- og omsorgstjenesteloven 3-2, forutsatt at vilkårene i 3-1 er oppfylt. Støttekontakt er et vel innarbeidet tiltak i Bergen kommune som nyttes overfor flere brukergrupper. Byombudet skal ha et særlig fokus på eldre og er jevnlig i kontakt med eldre og deres pårørende. Byombudet ser at en del eldre fyller vilkårene til støttekontakt uten at kommunen gjør dem kjent med dette. Blant våre eldre finner man endel ensomme mennesker med psykiske problemer som grunnet depresjon og fysisk sykdom isolerer seg. En del av disse ville kunne få en langt bedre livskvalitet om man kunne tilby dem støttekontakt. Det kan synes som om eldre i Bergen kommune ikke er i målgruppen for støttekontakt og derfor ikke blir tilbudt denne tjenesten. Barnefamilier med dårlig økonomi Byombudet registrerer at barn i familier som lever på et minimum ikke har de samme mulighetene som andre barn. Deres barndom er preget av familiens vanskelige økonomi. I Bergen kommune har man valgt å holde barnetrygden utenfor, dvs. at den ikke føres opp som inntekt. Byombudet mener dette er fornuftig da barnetrygden indirekte er ment å skulle komme barna til gode, samt til en viss grad kompensere for de ekstrautgifter det medfører å ha barn. Økonomisk støtte til dekning av utgifter som er nødvendig for å sikre den enkelte et forsvarlig livsopphold skal innvilges etter lov om sosialtjenester i NAV 18. Dersom utgiften ikke er nødvendig for livsoppholdet eller ligger utenfor utgiftene som inngår i et forsvarlig livsopphold skal stønad vurderes etter 19. I lovens rundskriv heter det at om tjenestemottaker har barn skal det tas særlig hensyn til deres behov i alle vurderinger som foretas. Dette betyr at sosialtjenesten skal utøve sitt faglige skjønn i sin vurdering om barnefamilie skal få dekket ekstrautgifter til for eksempel egenandel til tannlege/briller, merkedager, skoletur, reiseutgifter, sportsutstyr, ferier osv. Byombudet ser at i noen bydeler avslås alle ekstra utgifter knyttet til barn. Vedtaket begrunnes med at sosialtjenesten ved den skjønnsmessige vurderingen etter 19 har adgang til å legge barnetrygden til grunn ved utmåling av hjelp. Byombudet bestrider ikke at man ved søknad om ekstrautgifter knyttet opp mot barn kan se hen til barnetrygden, men man er skeptisk til at noen kontorer kategorisk avslår med denne begrunnelse. Dette uten å se hen til hvor mange av barnefamiliens utgifter som faktisk er knyttet opp mot barnetrygden. Disse 10

12 barna får ikke de samme muligheter til å utfolde seg på lik linje med sine venner på skolen og fritiden. Byombudet har sett at konsekvensen av denne praksisen er at foreldrene prioriterer bort disse utgiftene med det resultat at barnet ikke får nødvendig tannregulering. Fylkesmannen kan ikke overprøve kommunens frie skjønn med mindre den er åpenbart urimelig. Det vil derfor ikke ha noe for seg å klage til fylkesmannen. Støtte til fritidsaktivitet for barn Bystyret godkjente i sak 171/07 at det etableres en stønadsordning for å sikre barn mulighet for deltakelse i en fritidsaktivitet med inntil kr ,- pr. år. Vedtaket er viktig da det gir barna en rettighet uavhengig av sosialtjenestens frie skjønn. Det er av stor betydning for barna og fremmer rettsikkerhet og likebehandling i bydelene. Imidlertid er det vanlig blant dagens barn at man de første skoleårene går på flere aktiviteter i regi av idrettslag, kommune og skole. Utgiftene er i utgangspunktet ikke kostbare aktiviteter men med en stram familieøkonomi vil ikke barna kunne delta da foreldrene kun får refundert utgifter knyttet til en aktivitet. Byombudet mener at det er en svakhet med ordningen at beløpet er øremerket en aktivitet. Det vil si at barnet ikke vil få dekket flere aktiviteter til tross for at man holder seg langt under beløpsgrensen på kr 3000,- pr år. 11

13 Vedlegg: INSTRUKS FOR BYOMBUDET I BERGEN KOMMUNE Vedtatt av Bergen bystyre 16. desember Formål Byombudet skal, som uavhengig kontrollorgan på vegne av bystyret, arbeide for at det i den kommunale forvaltning ikke blir gjort urett mot den enkelte borger og at kommunens ansatte og andre som virker i kommunens tjeneste, ikke gjør feil eller forsømmer sine plikter overfor kommunens innbyggere. 2 Arbeidsområde Byombudets arbeidsområde omfatter den kommunale forvaltning og alle som virker i dens tjeneste med unntak av avgjørelser som treffes av bystyret. Byombudet har hele byens befolkning som målgruppe og skal ha fokus spesielt rettet mot kommunens eldre og særlig pleietrengende og barn og unge. Bystyret fastsetter instruks for byombudets virksomhet. For øvrig utfører Byombudet sitt arbeid selvstendig og uavhengig av kommunen. 3 Arbeidsoppgaver Byombudet skal informere publikum om regler for kommunal saksbehandling, herunder klageordninger. I den utstrekning det er ressurser til det, skal Byombudet bistå ved utforming og ekspedisjon av klager. Publikum kan klage til Byombudet over så vel saksbehandlingen som vedtak i en sak. Gjelder klagen vedtak i en sak, skal den administrative klageadgangen være utprøvd før Byombudet kan behandle klagen. Byombudet kan ikke behandle saker som er eller har vært til behandling hos Sivilombudsmannen eller som står for eller har vært behandlet av domstolene. Byombudet kan etter henvendelse eller av eget initiativ ta opp faglige og administrative forhold som ombudet mener kan forbedres direkte med den instans forholdet gjelder. I den utstrekning det er ressurser til det, skal Byombudet drive oppsøkende virksomhet for å kartlegge problemer prioriterte brukergrupper møter i den kommunale forvaltningen. 4 Rett til opplysninger Forvaltningen har rett og plikt til å legge frem alle dokumenter for Byombudet, innenfor de rammer Forvaltningsloven og Offentlighetsloven setter. Byombudet kan ikke informere klageren om andre dokumenter enn de klageren har adgang til etter Forvaltningsloven eller Offentlighetsloven. 5 Uttalelser fra Byombudet Det forvaltningsorgan eller vedkommende saken gjelder, skal alltid gis anledning til 12

14 å uttale seg før Byombudet gir uttalelse. Byombudet kan påpeke at det er gjort feil eller utvist forsømmelige forhold i den kommunale forvaltning. Byombudets uttalelse er av rådgivende karakter. Byombudet skal underrette dem saken gjelder om resultatet av byombudets behandling. Byombudet kan også gi overordnet forvaltningsorgan slik underretning. Byombudet avgjør selv om, og hvilke form, offentligheten skal meddeles behandlingen av en sak. 6 Taushetsplikt Byombudet har taushetsplikt i samsvar med Offentlighetsloven og Forvaltningslovens bestemmelser. Taushetsplikten varer også ved etter byombudets fratreden. 7 Årsmelding Byombudet skal avgi årlig rapport om sin virksomhet til bystyret innen utgangen av mars hvert år. Dersom det er oppdaget mangler ved klageordninger, saksbehandlingsrutiner eller annen kommunal praksis, bør Byombudet peke på dette i meldingen. Meldingen bør videre inneholde en oversikt over behandlingen av de enkelte saker som Byombudet mener har alminnelig interesse. 13