SAKSPROTOKOLL - KOMMUNAL ELLER PRIVAT INNHENTING AV AVFALL

Transkript

1 SAKSPROTOKOLL - KOMMUNAL ELLER PRIVAT INNHENTING AV AVFALL Formannskapet behandlet saken den , saksnr. 25/18 Behandling: Gaard (H) fremmet følgende endring/tillegg: Pkt. 4. senest innen 2 år. Pkt. 5. I denne perioden skal Karmøy kommune utrede inntreden i HIM og legge frem sak for kommunestyret. Gaard trakk sitt forslag til endring i pkt. 4. Innstillingen enstemmig vedtatt. Gaards tilleggsforslag (pkt. 5) vedtatt med 7 stemmer mot 4 (Ap 4). Vedtak: 1. Karmøy kommune vedtar egendrift av innhenting av husholdningsavfall. 2. VAR-avdelingen styrkes med ett årsverk dedikert til innhenting av husholdningsavfall og fremtidig digitalisering av renovasjonstjenesten. 3. Fremtidig innhenting av husholdningsavfall vurderes i forbindelse med sak om avfallsstrategi, og kommer til politisk behandling i løpet av Innhenting skal evalueres etter 2 år. 5. I denne perioden skal Karmøy kommune utrede inntreden i HIM og legge frem sak for kommunestyret.

2 SAKSPROTOKOLL - KOMMUNAL ELLER PRIVAT INNHENTING AV AVFALL Hovedutvalg teknisk og miljø behandlet saken den , saksnr. 34/18 Behandling: Rådmannens innstilling enstemmig vedtatt. Vedtak: 1. Karmøy kommune vedtar egendrift av innhenting av husholdningsavfall. 2. VAR-avdelingen styrkes med ett årsverk dedikert til innhenting av husholdningsavfall og fremtidig digitalisering av renovasjonstjenesten. 3. Fremtidig innhenting av husholdningsavfall vurderes i forbindelse med sak om avfallsstrategi, og kommer til politisk behandling i løpet av Innhenting skal evalueres etter 2 år.

3 SAKSPROTOKOLL - KOMMUNAL ELLER PRIVAT INNHENTING AV AVFALL Administrasjonsutvalget behandlet saken den , saksnr. 14/18 Behandling: Innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak: 1. Karmøy kommune vedtar egendrift av innhenting av husholdningsavfall. 2. VAR-avdelingen styrkes med ett årsverk dedikert til innhenting av husholdningsavfall og fremtidig digitalisering av renovasjonstjenesten. 3. Fremtidig innhenting av husholdningsavfall vurderes i forbindelse med sak om avfallsstrategi, og kommer til politisk behandling i løpet av Innhenting skal evalueres etter 2 år.

4 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Torbjørn Heggheim Arkiv: M52 Arkivsaksnr.: 18/117 Sign: Dato: Utvalg: Administrasjonsutvalget Hovedutvalg teknisk og miljø Formannskapet Kommunestyret KOMMUNAL ELLER PRIVAT INNHENTING AV AVFALL Rådmannens forslag til vedtak: 1. Karmøy kommune vedtar egendrift av innhenting av husholdningsavfall. 2. VAR-avdelingen styrkes med ett årsverk dedikert til innhenting av husholdningsavfall og fremtidig digitalisering av renovasjonstjenesten. 3. Fremtidig innhenting av husholdningsavfall vurderes i forbindelse med sak om avfallsstrategi, og kommer til politisk behandling i løpet av Innhenting skal evalueres etter 2 år.

5 SAKSFRAMSTILLING Sammendrag av saken: I september 2017 gikk RenoNorden konkurs. Karmøy kommune unngikk problemer for innbyggerne ved effektiv krisehåndtering, overtakelse av leasingavtaler for biler/avtaler og midlertidig ansettelse av renovatørene. Karmøy kommune må nå ta stilling til hvorvidt innhenting av avfall skal ut på anbud og igjen leveres av private eller drives i egenregi. Analyser viser at kommunen selv kan drive under kostnadsnivået til anbyder, selv med et ekstra årsverk i administrasjon av renovasjonen, og med potensielt høyere sykefravær. En slik løsning vil legge bedre grunnlag for kontinuerlig forbedring av innhentingen, redusere risiko for uavhentet avfall i forbindelse med bytte av leverandør, samt sikre en mer stabil arbeidsstyrke og styrke renovasjonsteamet faglig. Det vil også gi kommunen større fleksibilitet i forhold til endring av innsamlingsordningen. I sum vil kommunal drift være å foretrekke av hensyn til servicetilbudet til innbyggerne og generell faglig styrking av renovasjonsteamet. Rådmannen anbefaler derfor å kommunalisere avfallsinnhentingen. Fakta/saksopplysninger: Bakgrunn for saken Innhenting av husholdningsavfall er en av kommunens mange oppgaver. Da man tidligere satte slike tekniske tjenester på anbud var det med forhåpninger om at private aktører kunne levere oppgavene rimeligere. Det er i dag vanskelig å sammenligne gebyrnivået i kommuner med privat og kommunal innhenting, ettersom det er for mange ulike ordninger til at sammenligningen blir korrekt. Analyser fra Avfall Norge viser ikke noe entydig bilde, hverken på hvilken modell som er mest kostnadseffektiv eller hvilken som gir best kvalitet. Man finner gode og dårlige eksempler på begge sider. Benchmarking foretatt av EDC AS viser også at det ikke er noen statistisk sammenheng mellom grad av utsetting av innsamlingsaktivitet og driftseffektivitet (Kretsløpet, desember 2017 s. 20). Det betyr at høy driftseffektivitet kan oppnås ved begge modeller. Eksempler på kommuner med egendrift er Stavanger, Trondheim, Oslo, Kragerø og Odda. I Trondheim overtok Norsk Gjenvinning innhenting for Trondheim Vest i 1998 samtidig med innføring av ny kildesorteringsordning. Etter konkursen i RenoNorden ble egendrift valgt i 72 av de 150 berørte kommuner. Av disse ligger hele 56 på vestlandet (Ryfylke Miljøverk, HIM, Nord- Hordland, BiR utenom Bergen, Indre Sogn, Nordfjord og Årim i Ålesund). HIM var forberedt på at de ville miste RenoNorden som leverandør før konkursen ettersom de satt på en av de 10 tapskontraktene som felte selskapet. HIM har derfor opprettet HIM Transport AS for å drive innhenting. Det å overlate innhentingen direkte til HIM Transport AS er ikke et alternativ. På grunn av loven om offentlige anskaffelser må vi må enten velge egendrift eller å ha oppdraget på anbud hvor HIM Transport AS må konkurrere med andre private aktører. Egendrift vil imidlertid ikke være noe hinder for eventuelt mer samarbeid med HIM i framtiden. Administrasjonen har et godt samarbeid med HIM i dag, og vil vurdere en gjensidig samarbeidsavtale med HIM Transport AS eller andre for å bedre kvalitet og kostnadseffektivitet. Det er viktig å presisere at denne saken ikke har noe med hvorvidt Karmøy bør bli med i HIM eller ikke. Det er et helt annet spørsmål som

6 vil bli drøftet i avfallsstrategien som er satt opp i Planstrategien til politisk behandling i løpet av 2018 jmf kommunestyresak 11/18. De siste to årene har to private renovasjonsaktører gått konkurs. Det er lite trolig at det vil skje igjen i samme takt, men det viser at innhenting er forbundet med risiko. Et viktig poeng er at kommunen sitter med problemet i situasjoner hvor leverandøren ikke er i stand til å løse oppgavene. Det er for tidlig å si noe om hvordan konkursene og dermed mindre konkurranse i markedet vil påvirke prisnivået. I kalkylen har imidlertid administrasjonen lagt inn en 15 % prisøkning fra forrige kontrakt fra I anbudskonkurranse om innsamling av husholdningsavfall som ble utlyst og avlyst våren 2014 var kontraktsum kr /år. I ny konkurranse som Renonorden vant høsten 2014 ble kontraktsummen kr 1.6 mill/år lavere, kr Ut fra utviklingen med to konkurser og økt fokus på risiko vil det være en forsiktig utvikling med 15 % økning av kontraktsum. så vidt i overkant av tilbud fra Norsk Gjenvinning Renovasjon i Karmøy kommune har i dag en liten organisasjon til å håndtere en voksende arbeidsmengde på renovasjon. Administrativt er kun to personer dedikert til renovasjonsteamet, og ressurser lånes fra andre avdelinger. Nasjonale krav øker i takt med overgangen til det som omtales som sirkulærøkonomien, og renovasjonen står foran større krav og forventninger enn tidligere. Renovasjonen er imidlertid i gang med et lengre forbedringsløp som skal gi et betydelig løft. Programmet «Borgaredalen 2020» er en sentral del av forbedringsprogrammet. Strategien som legges fram 2018 skal bidra til å gi Karmøy en moderne og god renovasjonsordning for framtiden. Med så få ressurser involvert er man imidlertid avhengig av samarbeid med andre, og oppgaver må ofte settes på vent i påvente av kapasitet. Dersom renovasjonsoppgavene skal utvides til å inkludere innhenting av avfall, er en utvidelse av administrasjonsteamet med et årsverk en forutsetning. Årsverket skal jobbe med særlig innhentingslogistikk, men også andre oppgaver i renovasjonen. Dette vil bidra til et større fagteam som vil være med å løfte organisasjonen, innenfor dagens renovasjonsgebyr. Det skal på sikt innføres elektronisk system i renovasjonsbilene, og økt kompetanse på logistikk i administrasjonen vil helt klart være en styrke for dette arbeidet. Problemanalyse Økonomi: Kalkyler gjort av administrasjonen viser at kommunal drift kan være rimeligere. Da det hefter usikkerhet til fremtidige kostnader ved utvikling av tjenesten kan man imidlertid ikke legge opp til at kommunal overtakelse skal bety besparelser, men at man kan utføre tjenesten kommunalt innenfor samme kostnadsramme må være målsettningen. Ved privat innhenting vil kostnadene være knyttet til en avgift per tonn innhentet avfall. Dette gir høy grad av forutsigbarhet.

7 Kostnadsestimat - egenregi Kostnad Kommentar Lønnskostnader renovatører og formann som i dag, pluss 1 årsverk knyttet til administrativ støtte og logistikk. 5 % sykefravær. Bilkostnader nye biler over 7 år+ varebil, IT-system, service, bom, diesel, forsikring, skader osv Andre kostnader Leie av bygg, kursing, kommunale kostnader Totalkost egenregi Kostnadsestimat - privat innhenting Kostnad Kommentar Årlig tonnasje Pris per tonn Estimert 15 % økning fra 2015 kontrakten Sum tonnasjepris Andre anbudskostnader Totalkost privat ,99 millioner over estermert egenregi Det er for tidlig å si noe om hvordan endring i innsamlingsordningen og digitalisering vil påvirke kostnadsbildet. Dunker for matavfall og glass/metallemballasje vil innebære nye kjøreruter, hentefrekvenser og bemanningsbehov. Kostnadene avhenger av en rekke valg som skal tas i tiden fremover, og vil påvirke både kommunal og privat innhenting. Digitalisering vil kreve mer av administrasjonen, og vil også innebære kostnader i utstyr og programvare. Selv om digitaliseringen vil innebære vesentlige kostnader i implementering og drift vil det løfte kvaliteten mot innbyggerne. I dag har man avvik per måned på dunker som ikke blir tømt. Det genererer unødvendig mye arbeid, kostnader og ikke minst frustrasjon for innbyggerne. Selv om digitalisering vil bidra til å effektivisere innhentingen vil kvalitetsøkningen overfor innbyggerne være hovedelementet. Vurdering: Dersom man kan levere kostnaden til samme eller lavere pris for innbyggerne blir spørsmålet hvilket alternativ som vil gi best tjenestetilbud for innbyggerne. Nasjonale transportørers evne til å drive innhenting effektivt skal ikke undervurderes. For at kommunen skal lykkes med egenregi bør man spille på lag med andre aktører som Renovasjonen IKS (Stavanger), HIM Transport AS eller tilsvarende for å sikre tilstrekkelig kompetanse og samarbeid. Utvidelse av administrasjonen med en person dedikert mot logistikk og innhenting vil også være en forutsetning. RenoNorden s avdelinger på Haugalandet ble drevet som nokså autonome avdelinger hvor støtten fra konsernet i stor grad var knytt til merkantile funksjoner som lønn, regnskap osv. Med rett personell og samarbeid med andre aktører er det derfor høyst mulig å drive denne kjerneoppgaven godt i egen regi.

8 Renovatørenes lokale ruteerfaring skal heller ikke undervurderes. I et anbudsregime er det større fare for driftsproblemer ved innleide og nye renovatører uten erfaring i rutene. Det kan svekke servicetilbudet overfor innbyggerne og være kritisk ved bytte av kontraktør. Renovasjon er en samfunnskritisk tjeneste, og en er avhengig av kontinuerlig drift. Egendrift vil gi større fleksibilitet til å gjennomføre endringer. Miljødirektoratet la i januar frem forslag om obilgatorisk utsortering av matavfall og plast. I forbindelse med strategien som legges fram i løpet av 2018 vil administrasjonen foreslå flere endringer i henteordningen. Sentrale stikkord er digitalisering av rutene, matavfall, plast og dunk for glass og metall og utskifting av hele dunkparken. Dette er omfattende endringer som også betyr helt nye ruter og frekvenser. Digitaliseringingen er i tråd med kommunens ambisjon om å bli heldigital, og forventes å medføre en betydelig kvalitetsøkning overfor innbyggerne. Blant annet vil det gi en markant reduksjon i antall glemte dunker og gi en mer effektiv flåtestyring. De nye dunkene vil utstyres med RFID brikker koblet til abonnenten. Det kan åpne opp for mer fleksibel betaling, for eksempel i forhold til antall tømminger i året eller potensielt etter vekt i framtiden. Hele operasjonen med digitalisering av biler, ruter, utsetting av potensielt dunker, kommunikasjon om endringer til innbyggere osv vil være krevende for renovasjonen. En må derfor legge opp til en midlertidig prosjektorganisasjon som kan håndtere en slik vesentlig endring. Nye dunker må settes ut ved tømming hos abonnenten, og gamle dunker tas inn for resirkulering om ikke abonnenten ønsker disse til andre formål. Hele operasjonen vil ta lang tid, og erfaring viser at slike vesentlige endringer parallelt med bytte av renovatører medfører risiko. Administrasjonen ønsker å sette fart på planleggingsarbeidet, og ser derfor behovet for å øke staben med en person knyttet til logistikk og innhenting snarest. Når transportoppdrag settes ut på anbud, må den jobben som skal utføres de neste årene være detaljert definert i anbudsgrunnlaget. Selv om det er mulig med opsjoner på endringer vil jobben i grove trekk være «låst» i anbudsperioden. Det er utfordrende å spesifisere slike endringer i et anbudsdokument og krevende å være klar på en gitt dato et år eller to i forveien. Ved kommunal innhenting kan man fase inn område etter område når dette er klart, og fokuset kan være på endringene og mindre på det juridiske. Egendrift kan gi et sterkere fundament for kontinuerlig forbedring og dermed bedre service for innbyggerne. Ved egendrift kommer administrasjonen tettere på innhentingen. Det vil bli enda viktigere i årene framover hvor ordningene kan bli mer komplisert med innfasing av nedgravde løsninger, digitalisering med mer. Kommunal regi vil gi en stabil arbeidsstyrke som får bygget opp en god kjennskap til de lokale forholdene. I et anbudsregime risikerer man i større grad utfordringer når nytt mannskap skal læres opp på rutene etter ny kontraktør er på plass. Bilparken er ikke et avgjørende element i beslutningsprosessen. Karmøy kommune måtte overta leasingavtaler som løper til 2025 for fem av renovasjonsbilene. I kalkylen som viser at egendrift er rimeligst har man lagt inn prisen for nye renovasjonsbiler som avskrives over 7 år, ettersom spørsmålet om driftsform er en langsiktig beslutning som ikke bør forstyrres av kortsiktige hensyn til eksisterende bilpark. Utgifter til bilene dekkes i uansett av kommunen uavhengig av driftsform enten direkte eller via tonnasjeavgift.

9 Fordeler og ulemper med begge driftsmodeller PRIVAT INNHENTING Fordeler Forutsigbare utgifter Krever mindre administrasjon, så administrasjonen kan fokusere på andre oppgaver Problemer knyttet til sykemeldinger, bildrift osv håndteres av leverandør Slipper arbeidsgiveransvar og administrasjon knyttet til renovatørene Ulemper Risiko for større problemer ved bytte av leverandør Det er krevende å utarbeide anbud på offentlige anskaffelser som skal sikre god kvalitet på tjenesten, særlig med tanke på fremtidige endringer i innsamlingsordningen. Mindre fleksibelt med tanke på endringer i innsamlingsordningen og forbedringer underveis i kontrakten Mindre kontroll med «kommunens ansikt utad». Innbyggerne oppfatter renovatørene som kommunen selv om de er ansatt i privat selskap. Historisk sett utfordringer med språknivå på renovatører i hele landet går ut over kundetilfredshet Fare for at gode renovatører vil søke seg over til fast jobb i HIM i stedet for kontrakt i Karmøy Fare for lav «bestillerkompetanse» når adminsitrasjonen mister fokuset på innhentingen EGENDRIFT Fordeler Kan finansiere en ekstra rådgiverstilling uten økning i gebyret. Denne stillingen vil nok uansett bli påkrevd om man velger privat grunnet økte nasjonale krav og kompleksitet Egendrift kan være rimeligere Mindre fare for store driftsproblemer ettersom man ikke bytter leverandør og mannskap hver 4-6 år. Større mulighet til å sikre stabil arbeidsstyrke som snakker norsk og har god kjennskap til Ulemper Kommunen har ikke historikk på å drive denne virksomheten Risiko for manglende kompetanse på anskaffelse, drift og vedlikehold av renovasjonsbiler Økt sårbarhet knyttet nøkkelpersonell. Kan delvis motveies med samarbeidsavtale med annen part Må håndtere eventuelle problemer knyttet til arbeidsmiljø, samarbeid, sykemelding osv. rutene Større fleksibilitet til endring av ruter og innsamlingsordning Annet I forbindelse med budsjettet for 2018 ba Kommunestyret i tiltak 22 administrasjonen å vurdere muligheter for økt kildesortering i saken om kommunal eller privat innhenting. Administrasjonen har i lengre tid jobbet med planer for vesentlige forbedringer i kildesorteringstilbudet hos

10 innbyggerne. Dette er et større tema som vil bli lagt fram i avfallsstrategien Ved kommunal drift vil man ha langt større fleksibilitet til å innføre endringer i innsamlingsordningen enn i et anbudsregime som reguleres av kontraktsspesifikasjoner. Rådmannens kommentarer: Begge driftsformer vil fungere. Kalkylen viser at egendrift kan være noe rimeligere enn privat innhenting, selv med kostnader til en forsterkning av renovasjonsteamet. Denne forsterkningen er nødvendig da vi går inn i en fremtid med flere oppgaver og strengere krav til renovasjonen. Ettersom egendrift vil sikre mer stabil bemanning og redusere faren for større driftsproblemer knyttet til overgang mellom kontraktører mener rådmannen at egendrift vil være å foretrekke av hensyn til innbyggernes interesser. Rådmannens konklusjon: Rådmannen anbefaler at kommunestyret vedtar egendrift av avfallsinnhenting. Rådmannen i Karmøy, Sigurd Eikje sign. Oversikt over vedlegg:

11 SAKSPROTOKOLL - KOMMUNAL ELLER PRIVAT INNHENTING AV AVFALL Kommunestyret behandlet saken den , saksnr. 28/18 Behandling: Innstillingen enstemmig vedtatt. Vedtak: 1. Karmøy kommune vedtar egendrift av innhenting av husholdningsavfall. 2. VAR-avdelingen styrkes med ett årsverk dedikert til innhenting av husholdningsavfall og fremtidig digitalisering av renovasjonstjenesten. 3. Fremtidig innhenting av husholdningsavfall vurderes i forbindelse med sak om avfallsstrategi, og kommer til politisk behandling i løpet av Innhenting skal evalueres etter 2 år. 5. I denne perioden skal Karmøy kommune utrede inntreden i HIM og legge frem sak for kommunestyret.