Helse Miljø Sikkerhet (HMS) i Vesteråsveien 14. [Forfatterens navn] [Her skriver du inn et kort sammendrag av innholdet i dokumentet.

Transkript

1 Helse Miljø Sikkerhet (HMS) [Forfatterens navn] [Her skriver du inn et kort sammendrag av innholdet i dokumentet.] i Vesteråsveien 14 [Bedriftens adresse]

2 1. Sameiet 1.1. Ma l I Sameiet Vesteråsveien 14 skal det skapes et trivelig og sikkert bomiljø for alle beboere og de som er på besøk. Sameiet har ingen egne ansatte og for ansatte hos tjenesteleverandører som utfører arbeid hos oss er det arbeidsgiver selv som har ansvar for HMS og internkontroll. Styret skal ta vare på sameiets bygning og materiell, forhindre belastning på det ytre miljø, og va re valg av produkter og tjenester skal ikke skade beboerne. Disse ma lene skal na s gjennom stadig forbedringer. Både styret, beboere og ansatte hos tjenesteleverandører skal delta aktivt i forbedringsarbeidet. Systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid skal bedre driftssikkerhet og bidra til reduserte kostnader. Sameiets installasjoner og tjenester skal oppfylle beboernes krav til kvalitet og punktlighet, både i dag og i overskuelig fremtid Fakta om sameiet Fullt navn: Sameiet Vesteråsveien 14 Org.nr: Besøksadresse: Vesteråsveien 14, 0382 Oslo Postadresse: Styret v/ Arne Falla, Vesteråsveien 14E, 0382 Oslo Fakturaadresse: Sameiet Vesteråsveien 14 (1457) v/ HBRI, Postboks 6666, St. Olavs plass, 0129 OSLO Antall ansatte: 0 Regnskapsfører: OBOS, St. Olavs plass, 0129 OSLO Revisor: Hjemmeside: Epost: HBRI, arnefalla@mac.com Styret har utarbeidet oppgavebeskrivelse (arbeidsinstruks) for vaktmestertjenesten. Siden sameiet ikke har noen ansatte, har vi heller ingen skriftlige arbeidsavtaler, bedriftshelsetjeneste eller yrkesskadeforsikring Ansvar Styret har et særskilt ansvar for at det innføres og utøves internkontroll, og at dette gjøres i samarbeid med sameiets tjenesteleverandører. Styrelederen i sameiet er pålagt hovedansvaret for gjennomføringen av et fullt forsvarlig HMS arbeid. Utøver av vaktmestertjenesten plikter ikke a rette seg etter instrukser gitt av andre enn styret/styrets leder eller den i styret som er bemyndiget som overordnet Styrende dokumenter De viktigste styrende dokumentene for sameiet er: Sameiets vedtekter Styrets målsettinger Side 3 av 17

3 Handlingsplaner Disse dokumentene finnes pa sameiets hjemmeside Opplæring Siden sameiet aldri har hatt ansatte, finnes det ingen rutiner for nødvendig opplæring i utstyr og instrukser som de aktuelle forskriftene krever. Nye styremedlemmer skal fortløpende gis opplæring i det systematiske HMS arbeidet. Planlagt opplæring registreres i handlingsplanene. Styrets leder er ansvarlig for vurdering og planlegging av opplæring HMS ha ndboken og tilgjengelighet HMS ha ndboken er til enhver tid a jour, og danner grunnlaget for de systematiske handlingene i sameiet. Ha ndboken er tilgjengelig hos alle styremedlemmer, i styrerommet og pa sameiets hjemmeside Oversikt over de sentrale HMS handlingene SAK TILTAK ANSVAR HYPPIGHET OK Måldokumenter Revisjon Styret Årlig 2014 Risikoanalyse Revisjon Styret Halvårlig 2014 Handlingsplaner Oppfølging Styret Løpende 2014 Avvikshåndtering Oppfølging Styret Løpende Hvordan bli bedre 2.1 Kartlegging og risiko Sameiet har rutiner for a kartlegge og forbedre helse-, miljø- og sikkerhetsstandarden. Hensikten er a avdekke feil og mangler som ikke nødvendigvis blir fulgt opp i det daglige. Alt som gjøres som følge av daglige diskusjoner og beslutninger er en viktig del av sameiets forbedringsarbeid. Like viktig er det a fange opp innspill fra Seksjonseiere og beboere. Det vil skje gjennom skriftlig forslag til styret, som sak i styremøter og de a rlige Sameiermøtene. 2.2 Risikoforhold Sameiet bruker en enkel form for vurdering av risikoforhold: Hva kan ga galt? Hvilke negative forhold, skader og ulykker kan ramme mennesker, verdier og gjenstander i va rt sameie? Hva kan vi gjøre for a forhindre dette? Hva kan vi gjøre for a redusere konsekvensene hvis noe skjer? Ut i fra denne risikovurderingen har vi utviklet de sentrale HMS handlingene. Side 4 av 17

4 Hvis det oppsta r nesten ulykker, feil, skader eller andre uheldige forhold skal dette meldes omga ende til styrets leder. 2.3 Melding av feil og mangler (avviksbehandling) Na r det blir observert feil og mangler eller vi fa r melding om slike, fylles det ut en avviksmelding. Er ikke slik tilgjengelig sendes annen skriftlig melding til styret. Avvik av stor viktighet blir utbedret straks, andre blir satt opp pa handlingsplanen. 2.4 Faste møter I styremøter vil HMS jevnlig være sak pa dagsorden. Referater og handlingsplaner fra styremøtene er en viktig del av sameiets dokumentasjon av helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet. Utdrag fra styremøtene som omhandler vedtak i HMS saker vil finnes på HMS siden i styrerommet. Om en ansatt hos tjenesteleverandører ønsker direkte møte med styret, er dette mulig i forkant av ordinære styremøter. 2.5 Registrering av sykefravær og skader Siden sameiet ikke har egne ansatte, har sameiet heller ikke ansvar for registrering av sykefravær og skader. Dette ansvaret tilhører innleide tjenesteleverandører. 2.6 Handlingsplan og oppfølging Prioritering og planlegging av tiltak gjøres etter kartleggingen. Forslag til forbedringer av rutiner og utstyr diskuteres og prioriteres. De som berøres av aktuelle tiltak bør delta i planleggingen. Prioriteringene ma basere seg pa en helhetsvurdering av risiko og sameiets kapasitet og budsjettsituasjon. Vedtatte tiltak registreres i handlingsplanen. Handlingsplanen inneholder hva som skal gjøres, av hvem og na r. En person er ansvarlig for at handlingsplanen følges opp og at tidsfristene overholdes. Ansvarlig for oppfølgingen av handlingsplan er styrets leder. Resultatet av HMS arbeidet og oppfølgingen av handlingsplanen gjøres kjent for Seksjonseierne og beboerne i a rsberetningen. Sameiets handlingsplaner er et praktisk verktøy for a bli bedre og det viktigste beviset pa at kravet om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid tilfredsstilles. 2.7 Årlig gjennomgang Styrets leder gjennomga r hvert a r sameiets helse-, miljø- og sikkerhetsarbeide. Sameiets dokumentasjon gjennomga s punkt for punkt. Hensikten er a se om det som er skrevet stemmer overens med virkeligheten. Forhold som ma rettes opp føres opp i sameiets oppfølgingsplan. Gjennomgangen foretas hvert a r i forbindelse med utarbeidelse av styrets a rsberetning. 3 Rutiner i sameiet 3.1 Arbeidsrutiner Sameiets styre og tjenesteleverandører har i samarbeid satt opp rutiner for arbeidet i sameiet. Fordeling av arbeidsoppgaver utføres av styrets leder. Overholdes ikke sameiets rutiner og det oppsta r nesten ulykker, feil, skade og/eller andre uheldige forhold, skal feilen om mulig rettes Side 5 av 17

5 straks. Tjenesteleverandøren skal gi melding til styret om slike tilfeller. Hensikten er a unnga at noe slikt skjer igjen.. Alle forslag til forbedringer vurderes i samarbeid med dem som er/blir berørt og kan for eksempel være innskjerping av rutiner, klarere ansvarsforhold eller tekniske forbedringer. Tiltakene registreres i oppfølgingsplanen. 3.2 Informasjon Sameiet har faste rutiner for informasjon og kommunikasjon Sameiet har egen hjemmeside ( pa internett. Informasjon publiseres og oppdateres fortløpende. Styremøter avholdes i.h.t en kalenderplan og ekstra i forbindelse med utarbeidelse og godkjennelse av regnskap, budsjett og a rsmelding hvert a r Informasjonsskriv blir utarbeidet ved behov, og sendes ut pr e-post til Seksjonseiere og/eller beboere (ut fra informasjonsbehov) Informasjon om sameiets HMS arbeid blir sendt ut a rlig 3.3 Orden og vedlikehold Sameiets rutiner for orden og renhold er beskrevet i Trivselsreglene Utvendig og innvending renhold (postrom, kjeller, heisdører og vegger) utføres av vaktmester i henhold til arbeidsbeskrivelsen 3.4 Vedlikehold Sameiet eier ikke selv maskiner og/eller utstyr som benyttes i drift og vedlikehold. Den innleide brøyte-, strøing- og renholdstjenesten (vaktmesteren) har selv ansvar for alt vedlikehold av maskiner og utstyr som de tar med i utførelsen av arbeid i sameiet. 3.5 Lekeplass og utstyr Sameiet har ingen lekeplass eller utstyr. 3.6 Tekniske installasjoner I dette punktet behandles kun installasjoner som krever spesiell aktsomhet i henhold til lover og forskrifter Fyrhus eller fellesvaskeri Sameiet har ikke fyrhus eller fellesvaskeri Oppholdsrom og kontor for vaktmester Sameiet har ikke egen ansatt vaktmester (kun innleid pa kontrakt). Det finnes ikke eget oppholdsrom eller kontor for innleid vaktmester Garasjeanlegg og garasjeport Det foretas periodisk kontroll av den automatiske garasjeporten. Side 6 av 17

6 3.6.4 Heis Sameiet besitter ingen heiser som forvaltes av sameiet. En beboer disponerer og vedlikeholder en stolheis til egen inngang uavhengig av andre beboere Ventilasjonsanlegg Ventilasjonsanlegget vedlikeholdes ved en løpende serviceavtale med ekstern leverandør Elektriske anlegg og utstyr Sameiet er ansvarlig for at det elektriske anlegget og utstyret i fellesarealene til enhver tid er i orden. Na r det gjelder anlegg og utstyr i den enkelte seksjonen er styrets plikt a gjøre eier eller beboer av den enkelte leilighet oppmerksom pa det vedlikeholdsansvaret den enkelte har etter lov og forskrift. Dette er beskrevet i sameiets HMS orientering til Seksjonseierne og beboerne. Feil eller mangler ved sameiets elektriske anlegg og utstyr blir umiddelbart utbedret etter avtale. Sameiet bruker alltid autorisert installatør ved nyinstallasjoner, vedlikehold og reparasjoner. Kontrolltiltakene er: Sameiet har avtale med autorisert installatør om a rlig tilsyn med det elektriske fellesanlegget. Beboere skal utføre a rlig egenkontroll 3.7 Brannvernutstyr Alle leilighetene skal ha egnet brannslokkingsutstyr. I sameiet er det installert følgende type utstyr: Ha ndslukkeutstyr i hver leilighet, i garasjeanlegget og i kjeller. Sameiet har inngått avtale med Norsk Brannvern A.S for årlig oppfølging og vedlikehold. 3.8 Førstehjelpsutstyr Sameiet har ingen ansatte og har heller ikke førstehjelpsutstyr. 3.9 Beredskap Dersom brann eller ulykke oppdages, varsles øvrige naboer. Brannvesen, politi og ambulanse varsles etter behov. Rednings- og slukkingsarbeidet startes i samsvar med branninstruksen inntil politi og/eller brannvesenet er pa plass. Ved personskade gis førstehjelp. Ulykker som medfører alvorlig personskade skal straks meldes til lege/ambulanse og politi. Ulykker og brann med elektrisk a rsak skal meldes til det lokale el-tilsyn (skjema finner man pa Melding om skader og ulykker utføres av styrets leder. Oppslag over de viktigste telefonnumrene finnes pa hjemmesiden. Sameiet har ikke eget tilfluktsrom Kjemikalier og stoffkartotek Sameiets tjenesteleverandør vil til enhver tid bruke de minst farlige kjemikaliene for forma let. Stoffkartotekforskriften og kjemikalieforskriften gjelder bare for de boligselskap som bruker eller oppbevarer stoffer som kan innebære en helserisiko. Na r tjenesteleverandører benytter slike stoffer og kjemikalier, er det de som har ansvar for a overholde forskriftene. Side 7 av 17

7 3.11 Bruk av verneutstyr Tjenesteleverandører har selv ansvar for tilgang til personlig verneutstyr til sine ansatte og til a informere om na r, hvor og hvordan dette skal brukes. Sameiet disponerer ikke slikt utstyr Bruk av arbeidsutstyr Sameiet har ingen ansatte eller eget arbeidsutstyr. Tjenesteleverandørene har selv ansvaret for opplæring og bruk av arbeidsutstyr for sine ansatte Avfall Rutiner for avfallsha ndtering skal bidra til a redusere avfallsmengden, forekomst av skadedyr, forurensning, brannfare og skader pa personer og utstyr. Sameiet følger de til en hver tid gjeldene regler som Oslo Kommune har pa lagt oss. Vaktmesteren skal i følge arbeidsbeskrivelsen holde søppelboden ren. Sameiet har ikke separate beholdere for brannfarlig avfall. Eiere/beboere som ønsker a kvitte seg med slik avfall ma selv levere slikt avfall. Farlig avfall lagres forsvarlig og avrenning eller avdamping unnga s. Farlig avfall er merket slik at det kan identifiseres. Farlig avfall leveres gratis pa avfallsanlegg hos Oslo Kommune Ombygginger og nybygg- avfallsplan Ved store arbeider pa boligmassen vil Byggherreforskriftene gjelde. Den krever blant annet at byggherre (sameiet) foretar HMS konsekvensutredning og følger byggeprosjektet tett fra start til ferdigstillelse. Kravet er svært omfattende og krever en egen HMS koordinator. Styret vil i slike tilfeller kjøpe denne tjenesten. Før riving- eller reparasjonsarbeid igangsettes, undersøker sameiet om arbeidet kan medføre risiko. Det pa hviler sameiet som byggherre a samordne arbeidet pa bakgrunn av risikoforholdene. Det ma utarbeides avfallsplan og miljøsaneringsbeskrivelse ved nybygg og rehabilitering. I avfallsplanen oppgis en oversikt over byggavfall man forventer a ma tte ta ha nd om i forbindelse med tiltaket og en plan for ha ndtering og disponering av dette avfallet. Ved rehabilitering og riving skal det i tillegg lages en miljøsaneringsbeskrivelse med planer for ha ndtering av farlig avfall. For alle tiltakene krever forurensningsmyndighetene at minst 60 vekstprosent av avfallet blir kildesortert. Dette skal gjøres pa byggeplassen Nedgravde oljetanker Sameiet har ikke nedgravde oljetanker Va trom, varme og ventilasjon Skader i forbindelse med va trom, vannlekkasjer og ventilasjon kan pa føre sameiet store økonomiske utlegg. Hvert a r skal Seksjonseier/beboer kontrollere va trom, varmekabler og ventilasjon i henhold til sjekkliste for egenkontroll. Feil og mangler som den enkelte Seksjonseier har ansvar for ma rettes opp snarest. Mangler og feil som kan fa betydning for øvrige beboere ma snarest meldes styret Dugnad Na r sameiet arrangerer dugnad, eller initierer aktiviteter pa den enkelte Seksjonseier/beboers boenhet skal dugnadsansvarlig forsikre seg om at arbeidet forega r pa en fullt ut forsvarlig ma te. Sameiet ma vurdere om det er forsvarlig a gjennomføre det aktuelle arbeidet ved dugnadsinnsats. Side 8 av 17

8 Her ma man ta i betraktning ba de faremomenter ved arbeidet og Seksjonseier/beboers personlig forutsetninger for a utføre arbeidet. Seksjonseier/beboerne skal fa nødvendig informasjon om hvilke farer ved arbeidet som skal vies oppmerksomhet. Kun godkjent utstyr skal brukes. Krever utstyret særskilt øvelse eller sertifikat skal dette kontrolleres før Seksjonseier/beboer tar utstyret i bruk. Krever arbeidet at det ogsa blir brukt personlig verneutstyr skal dette stilles til disposisjon og brukes. Arbeidstilsynet har tidligere lagt til grunn at Seksjonseiere og beboere som tar del i dugnad pa boligselskapets egen eiendom ikke er a anse som arbeidstakere i lovens forstand og sameiet har følgelig ikke noen formel arbeidsgiveransvar for disse Skadedyrbekjempelse Sameiet har rutiner for avfallsha ndtering som reduserer forekomst av skadedyr som rotter. Sameiet overva ker tilstanden i fellesomra dene (kjeller, garasje og uteomra det) men den enkelte Seksjonseier/beboer overva ker egen bolig. Seksjonseier/beboer varsler omga ende styret om observasjoner av skadedyr (rotter, insekter, maur etc.) Utsetting av musefeller og enklere midler mot skadedyr ha ndteres av styret. Ved større tiltak vil styret be vaktmester eller spesialfirma bista. Bestemmelsene om skadedyrbekjempelse finnes i forskrift av 21. desember 2000, nr om skadedyrbekjempelse (sist endret 17. desember 2009) 4 Avtaler og kontakter Sameiet har avtaler og kontakter som er nyttige i forbindelse med helse-, miljø og sikkerhetsarbeidet. De til enhver tid gjeldne avtaler er publisert på våre hjemmesider. 5 Orientering om systematisk helse- miljø- og sikkerhetsarbeid Sameiet har ingen ansatte, slik at ansvaret for HMS arbeid pa hviler sameiets styre i samarbeid med innleide tjenesteleverandører. Dette kapittelet inneholder generell informasjon om HMS arbeid for boligselskaper og ma leses i lys av at sameiet ikke har ansatte. Forskrifter om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter ble fastsatt ved kgl.res. 6. desember 1996 med ikrafttredelse 1. januar Forskriften stiller krav om at den enkelte virksomhet skal systematisere arbeidet med a etterleve bestemmelsene i lover og forskrifter gitt av det offentlige. Et internkontroll system er en beskrivelse av hvordan helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet skal drives. Styrets leder skal sammen med de andre medlemmene i styret kontrollere at ordningen etterleves og at arbeidet fører til systematiske forbedringer. Styret i sameiet skal vite hvilke bestemmelser som gjelder for sameiet innenfor dette omra det. Ledelses- og ansvarsforhold ma være klarlagt og organiseringen skal være dokumentert. 5.1 Forma l Internkontrollforskriften samler alle forpliktelsene i HMS lovgivningen og skal virke for et samordnet og systematisk arbeid med disse. Den vil ogsa gjøre det letter for tilsynsmyndighetene a føre et samordnet tilsyn. Forma let med forskriften er: A gi god opplæring av ledelse og arbeidstakere slik at det kan bli bedre oppfølging av de krav som stilles i arbeidet med helse-, miljø- og sikkerhet i sameiet A forbedre arbeidsrutinene og fremme arbeidsmiljø og sikkerhet A verne mot helse- og miljøskader fra produkter, utstyr og elektrisk anlegg A hindre brann og branntilløp Side 9 av 17

9 A fremme vern av det ytre miljø mot forurensninger A sørge for bedre behandling av avfall For a fylle dette forma let er det i forskriften fastsatt krav om at den ansvarlige skal organisere systematiske tiltak for at ulike regler om miljø og sikkerhet overholdes. 5.2 Forutsetning Forutsetninger for et forsvarlig HMS arbeid er: At styret og Seksjonseierne setter seg inn i alle aktuelle krav til lover og forskrifter At kravene systematiseres og grupperes i forhold til aktivitetene At Seksjonseierne deltar i nødvendig opplæring for a kunne bidra aktivt i de organiserte miljøtiltakene At det blir gjort klart hvem som har ansvar for a se til at kravene etterleves At det utarbeides plan for a kontrollere vern- og sikkerhetsforholdene At det utvikles dokumentasjon for offentlige kontrollmyndigheter Systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid skal Klargjøre ansvar Bedre samarbeid Sikre større medvirkning og deltakelse fra sameiene Gi totaloversikt over ulike arbeidsmiljøfaktorer og grunnlag for utarbeidelse av handlingsplaner for arbeidsmiljøtiltak Krav Det kreves at det føres statistikk over sykefravær, yrkesskader og utslipp. Det skal vurderes hva slags risiko for helseskade det eventuelt finnes hos de ansatte, branner, forurensninger, da rlige samarbeidsforhold og lignende. Ved innkjøp av utstyr skal det tas hensyn til helse, miljø og sikkerhet. Oppsta r det feil eller mangler med hensyn til etterlevelse av regelverket, skal a rsaken til dette klargjøres. Tiltak som gjøres for a rette pa disse forholdene skal være beskrevet ba de med hensyn til hva tiltaket konkret ga r ut pa og hvem som har ansvar for a sette det i verk og følge det opp. Videre skal det beskrives hvordan HMS systemet oppdateres og hvordan eventuelle endringer blir meddelt ansatte og øvrige berørte. 5.3 Leders og medarbeiders ansvar Internkontrollforskriften understreker styrets særlige ansvar men forutsetter bred medvirkning fra alle i sameiet. Dette ansvaret innebærer: A klargjøre ma l, ansvar og oppgaver for sameiets miljø- og sikkerhetsaktiviteter A ha ansvar for a identifisere og bedømme risiko, problemer og utarbeide handlingsplaner med tiltak Systematisk overva ke at sameiets aktiviteter er i tra d med de ma lene som er satt for sameiet 5.4 Ansvar og organisering Styrets leder i sameiet er pa lagt hovedansvaret for gjennomføring av HMS lovens bestemmelser Hovedregelen er at arbeidsmiljøet skal være fullt forsvarlig og at det skal foretas en samlet vurdering av alle miljøbelastninger som ansatte og beboere/tredje person kan utsettes for Det skal drives planmessig og kontinuerlig arbeid for a bedre miljøet utover de minstekrav som loven stiller. Side 10 av 17

10 5.5 De viktigste lovene og tilsynsmyndighetene Arbeidsmiljøloven tilsynsmyndighet er Arbeidstilsynet Forurensningsloven tilsynsmyndighet er Klima- og forurensningsdirektoratet (KLIF) og Fylkesmannen Produktkontrolloven tilsynsmyndighet er Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB) og Klima- og forurensningsdirektoratet. For lekeplassutstyr vil DSB være tilsynsetat. Sivilforsvarsloven tilsynsmyndighet er Næringslivets Sikkerhetsorganisasjon (NSO) Brann- og eksplosjonsloven tilsynsmyndighet er Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB) og kommunale brannvernmyndigheter Lov om tilsyn med elektrisk anlegg og elektrisk utstyr tilsynsmyndighet er Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB) og lokalt el-tlsyn. 5.6 Forskrifter, sentrale og lokale Bak i dokumentet er det listet opp de viktigste sentrale forskriftene til lovene i punkt 5.5. Det er i tillegg utarbeidet en rekke lokale forskrifter. Særlig pa brannvern- og forurensningsomra det. Sameiet vil ogsa være forpliktet til a følge disse i like stor grad. Lokale forskrifter vil man finne fram til ved henvendelse til Bærum kommunen eller ved søk i Lovdata ( 5.7 Forholdet til andre lover og regler Flere andre lover inneholder bestemmelser for hvordan et sameiet skal drives. I tillegg til bustadbyggesakslov (BRL) og eierseksjonsloven (S/E) er plan- og bygningslova særlig viktig for sameiet. Den siste loven stiller blant annet krav til at sameiet vedlikeholder sine bygninger pa en slik ma te at de ikke er til skade for tredje part. Her tenkes det pa at fasadedeler, takstein og annet ikke faller ned. Endringene i forskriftene om miljørettet helsevern om a hindre legionellasmitte fra VVS anlegg, stiller krav til sameiet om a utøve internkontroll pa dette omra det. Kravene knyttet til VVS og/eller bygningsvedlikehold dekkes ikke av krav til HMS systemet men anbefaler sterkt at styret samordner sine aktiviteter i ett system. 6. Brannvern Brann- og eksplosjonsvernloven og forskriften om brannforebyggende tiltak og tilsyn samt om brannfarlig vare, ligger til grunn for sjekklisten og forklaringen som følger med. Det kommunale branntilsyn kan ytterligere konkretisere pa bud etter en konkret befaring og vurdering. De vil ogsa kunne veilede sameiet og hjelpe til med a arrangere brannøvelser. Ved større ombygginger og nybygg ma styret sikre at det blir foretatt en særskilt risikovurdering av brannfaren i byggefasen og om brannsikkerheten (for eksempel brannvegger, rømningsveier) er fullt ut forsvarlig etter at endringene er foretatt Røykvarsler/brannvarsler Krav: Alle bolig- og forretningsseksjoner skal ha montert minst eń røykvarsler. For leilighetene skal den monteres slik at den høres tydelig pa soverom na r døren er lukket. For leilighetene over flere etasjer anbefales det at man monterer flere røykvarslere og at disse sammenkobles. Ansvar: Side 11 av 17

11 Det er seksjonseier/beboer som har ansvaret for at det finnes røykvarsler i leiligheten. Eier har informasjonsansvar ovenfor eventuelle leietakere. Det er bruker (beboer) som har ansvar for vedlikeholdet av røykvarslerne. Som vedlikehold anses bl.a. testing av at batteriet virker (hvis det er installert varslere uten tilknytning til brannvarslingsanlegget), og at varsleren ellers virker tilfredsstillende. Anbefalinger: Er det installert brannvarslere uten tilknytning til brannvarslingsanlegget anbefales det at seksjonseiere/beboere sørger for at batteri blir byttet hvert a r, eller at det benyttes batterier som varer lenger og innfører rutine for a ha ndtere dette Brannslokkingsutstyr Krav: Alle leiligheter skal ha et manuelt slokkingsutstyr tilgjengelig som kan benyttes i alle rom Fellesomra der som garasjer og kjellerbodene skal være utstyrt med tilstrekkelig slokkeutstyr. Ansvar: Det er sameiet som har ansvaret for at det anskaffes og utplasseres brannslokkingsutstyr i fellesomra der. Det er seksjonseier som har ansvaret for at det anskaffes og utplasseres brannslokkingsutstyr i den enkelte seksjon. Det er bruker (beboer) som har ansvar for vedlikeholdet og kontrollen av brannslokkingsutstyret i seksjonene. For brannslange: Tilfredsstillende trykk Brannslangen er lang nok slik at den na r alle rommene At brannslangen ikke lekker Tilknyttet en fast kran som ikke er vanskelig a a pne For pulverapparat: Kontroll minst eń gang i a ret, se at manometerna len sta r pa grønt Vende pa apparatet minst eń gang i a ret, slik at pulveret ikke klumper seg Se til at splinten er pa plass Se til at det blir etterfylt etter bruk Anbefalinger: Seksjonseier sørger for at pulverapparater tas inn til bytte/refylling og kontroll hvert 5. a r. Seksjonseier sørger for kontroll av husbrannslange eń gang pr a r. Sameiet monterer slokkingsutstyr i kjelleren, evt. andre steder etter en risikovurdering 6.3. Rømningsveier Krav: Rømningsveiene skal til enhver tid være ryddige og fri for hindringer. Hver boenhet skal ha tilgang til to uavhengige rømningsveier. Heis regnes ikke som rømningsvei. Rømning ut av vinduet ved hjelp av brannvesenets stigebiler eller skyvestiger gjelder som rømningsvei. Dørene i rømningsveiene skal sla ut i rømningsveiene, og de skal kunne a pnes fra innsiden uten bruk av nøkkel. Rømningsveiene bør være tydelig merket og godt opplyst. Side 12 av 17

12 Ansvar: Det er eier som har ansvaret for alle faste installasjoner og rømningsveier. Brukerne har ansvar for a holde rømningsveiene ryddige, og ikke hindre framkommelighet for brannvesenet eller andre redningsbiler. Anbefaling: Alle leilighetene skal ha 2 rømningsveier, via trappeoppgangen/utgangsdør og terrasse 7. Branninstruks Branninstruksen bør henges opp pa synlig sted pa fellesomra dene, som pa oppslagstavler i postrommet, og i tillegg deles ut til alle beboerne. Branninstruksen bør inneholde: Telefonnummer til brannvesenet 110 Korrekt adresse pa eiendommen/bygningen Oppmøteplass for beboerne Plassering av slokkingsutstyr i fellesomra dene Bruk av felles brannvarslingsanlegg Viktigheten av ryddige rømningsveier 8. Beredskapsplan Bolig/seksjonseier anbefales a utarbeide en beredskapsplan for tilfeller av brann, vannskader og lignende som har et visst omfang. Beredskapsplanen bør dekke tiltak som sameiet setter i verk for evakuering av beboere, oppfølging av ofre for hendelsene, sikring av verdier, informasjon til øvrige beboere og kontakt med media. Lovverket stiller ingen krav til dette men erfaringer tilsier at organisert omsorg fra styret og naboer er av stor betydning for helseutviklingen, skadeomfanget og tryggheten i sameiet. Styret i sameiet har foreløpig vurdert det slik at det ikke er behov for en beredskapsplan. 9. Ombygging og nybygg 9.1 Byggherreforskriften Byggherreforskriften kommer til anvendelse pa midlertidige eller skiftende bygge- og anleggsarbeidsplasser. Enhver arbeidsplass hvor det utføres bygge- og anleggsvirksomhet. For et sameie kan dette gjelde følgende: Innrednings- og installasjonsarbeid Oppføring av bygninger Riving, ombygging og istandsetting Taktekking, fasadeombygging Sanering og vedlikehold Byggherre er definert til a være enhver fysisk eller juridisk person som fa r utført et bygge- eller anleggsarbeid. HMS koordinator kan man være selv men det ma i alle tilfeller avtales mellom partene pa plassen. Kravene til en forsvarlig byggeplass er svært omfattende og det anbefales a kjøpe inn denne tjenesten av profesjonelle som OPAK. For mindre arbeider anbefales a bruke HMS erklæring ved innleide tjenester. Byggherreforskriften ma leses i forsta else med Arbeidsmiljølovens øvrige bestemmelser; 2-1 Arbeidsgiverens plikter 2-2 Flere Arbeidsgivere pa samme arbeidsplass 18-9 Samtykke fra arbeidstilsynet ved oppføring, ombygging m.v Side 13 av 17

13 og HMS forskriften 6 om samordning av virksomhetens IK arbeid, samt forskriftene om arbeidsplasser om sikkerhetsskilting og signalgivning, om bruk av personlig verneutstyr, om bruk av arbeidsutstyr, om støy pa arbeidsplassen og om stillaser, stiger, arbeid pa tak. 9.2 Arbeidstilsynets byggesamtykke Forskriften gjelder for den som vil oppføre bygning eller utføre bygningsmessig arbeid som er meldepliktig etter gjeldende bygningslov og som skal brukes eller forventet brukt av virksomhet som omfattes av arbeidsmiljøloven. For sameiet vil det bety bygging av verksted, omdisponering av garasje til kontorer og lignede. Forskriften gir en innføring i hvilke faktorer som det kreves at arbeidsgiveren har gjort en HMS vurdering av: Er arbeidstakeren informert om planlagte endringer? Er det vurdert om endringene fa r betydning for HMS tilstanden i bedriften? Har arbeidstakerne deltatt i disse vurderingene? Er det søkt arbeidstilsynet om byggesamtykke? 9.3 Gebyr for byggesaksbehandling etter arbeidsmiljøloven Det blir beregnet gebyr for a fa utført saksbehandling na r man søker om samtykke etter arbeidsmiljøloven Gebyrene skal i prinsippet dekke selvkost. 9.4 Byggavfall ved nybygg eller rehabiliterning Regelverket krever avfallsplan for riving, rehabilitering og nybygg. Det skal lages en avfallsplan og miljøsaneringsbeskrivelse. Dette ma gjøres av personell med kompetanse pa omra det. Sameiet skal bidra til at virksomheten som utfører rehabiliteringen og er definert som avfallsprodusent fa r tilstrekkelig dokumentasjon for at planen skal bli sa god som mulig. Avfallsplan og miljøsaneringsbeskrivelse skal oversende kommunen for godkjenning. Kommunen skal pa se at planen for ha ndtering og disponering av byggavfall er i tra d med krav gitt i tra d med forurensningsloven. Igangsettingstillatelse etter plan- og bygningsloven skal ikke gis før avfallsplan og miljøsaneringsbeskrivelse er godkjent. 9.5 Om ID-kort Ordningen med identitetskort i bygge- og anleggsnæringen ble innført 1. januar 2008 og er et tiltak som skal bidra til mer effektiv kontroll med helse. Miljø og sikkerhet til personer som arbeider pa bygge- og anleggsplasser. Kravet om id-kort skal bidra til mer seriøsitet i bransjen. Sameiet bør forvisse seg om at arbeidstakerne i virksomheten man kjøper tjenester fra for større ombygginger har nødvendig ID-kort. 10. Skadedyrbekjempelse 10.1 Forskrift om skadedyrbekjempelse. Fastsatt av Sosial- og helsedepartementet 21. desember Teksten under er et utdrag av forskriftsteksten. De fleste bestemmelsene omhandler krav til skadedyrbekjemper, godkjenning av disse og tilsyn. Forskriften krever at det utøves internkontroll pa omra det. Det anbefales at de aktivitetene et boligselskap har for skadedyrbekjempelse blir en del av HMS systemet. Pliktene til eier og bruker Forskriften fastsetter at eier eller bruker av bygning skal sørge for at det settes i verk nødvendige tiltak for a forebygge og eventuelt oppdage forekomst av skadedyr. Side 14 av 17

14 Det er videre eier eller bruker av bygningen som skal sørge for at det settes i verk nødvendige tiltak for a utrydde skadedyr na r forekomst av skadedyr tilsier dette. Hvem som kan utføre skadedyrbekjempelse Eier eller bruker av bygning og bolighus kan selv utføre skadedyrbekjempelse pa egen eiendom. For a bruke midler klassifisert som meget giftig (T+) og giftig (T) samt midler som har kroniske langtidsvirkninger og skal merkes med faresymbol giftig er det krav om at man er skadedyrbekjemper. Kun skadedyrbekjempere har rett til a planlegge og a utføre ervervsmessig skadedyrbekjempelse. Skadedyrbekjempere kan benytte ikke-godkjente personer som medhjelpere, men kan ikke overlate ansvaret for noe tiltak til medhjelperen. Hvem er skadedyrbekjempere En skadedyrbekjemper er en person som har godkjenning til a foreta skadedyrbekjempelse. Nasjonalt folkehelseinstitutt godkjenner som skadedyrbekjempere personer som kan godtgjøre at de har den nødvendige kunnskap om, og praksis fra skadedyrbekjempelse. De skal ha gjennomga tt teoretisk utdanning, relevante kurs og praksis Bruk av bekjempelsesmidler Den som skal foreta skadedyrbekjempelse plikter a bruke det middel og den metode som gir minst skadevirkninger for miljø og helse og som kan føre til ønsket resultat. Kjemiske midler som benyttes til skadedyrbekjempelse skal være godkjent i henhold til de enhver tid gjeldende bestemmelser for slike produkter og være deklarert og merket i henhold til forskrift av 21. august 1997 nr. 996 om klassifisering, merking mv. av farlige kjemikalier og utfyllende forskrifter. Opplysningsplikt Skadedyrbekjemperen har opplysningsplikt overfor oppdragsgiver for opplysninger om tidspunkt for tiltaket, sted, eier, oppdragsgiver, anvendt middel, kvantum, metode, resultat, hvilken type skadedyr, nabovarsel og eventuelle skader. Varsling Dersom skadedyrbekjempelse skal gjennomføres ved bruk av midler som etter sin sammensetning er merket med faresymbol og farebetegnelse giftig (T) eller meget giftig (T+) skal skadedyrbekjemperen senest tre uker før tiltaket legge frem melding for kommunen med en vurdering av alle forhold som kan ha innvirkning pa helse, hygiene eller sikkerhet ved skadedyrbekjempelsen. Gjenpart av nabovarsel skal sendes kommunen sammen med meldingen. Senest tre uker etter gjennomføringen skal skadedyrbekjemperen gi ny melding til kommunen om at tiltaket er gjennomført og om resultatet av tiltaket. Nabovarsel Enhver som skal foreta skadedyrbekjempelse skal varsle naboer og andre som kan bli berørt av skadedyrbekjempelsen. Disse skal bli orientert om na r tiltaket skal gjennomføres, hvilket bekjempelsesmiddel som skal brukes og om faresignaler og forholdsregler som ma tas. Nabovarsel kan utelates dersom dette anses a penbart unødvendig eller ikke er praktisk gjennomførbart. Før tiltaket iverksettes skal den som skal foreta skadedyrbekjempelsen forvisse seg om at naboer og berørte er klar over gjennomføringstidspunktet. Tilsyn Kommunen skal føre systematisk tilsyn med at bestemmelsene i forskriften overholdes Hvordan skal boligselskapene forholde seg til dette Forebyggende tiltak: Side 15 av 17

15 Orden og renhold rundt søppelkonteinere for bl.a. a hindre at rotter og fugler sprer avfall som kan inneholde smitte, eller fa r næring til formering. Overva king av kjellere og loft med hensyn til insekter, maur, rotter etc. Informere alle beboere om brukernes plikter til a overva ke egen bolig med hensyn til skadedyr, samt forhindre rotteplage ved god avfallsha ndtering. Ha gode meldingsrutiner fra beboerne slik at tiltak kan settes i gang straks. Skadedyrbekjempende tiltak: Vurdere om tiltakene kan utføres av sameiets egne folk, eller om det ma brukes giftige eller meget giftige midler. Innga avtale med skadedyrbekjemper som kan utføre nødvendige tiltak. Liste over godkjente skadedyrbekjempere, se folkehelseinstituttets hjemmeside Dokumentasjon 11.1 Dokumentoversikt Her er oversikt over de dokumentene som skal oppbevares sammen med HMS systemet: 1. Boligselskapets vedtekter 2. Husordensregler 3. Arbeidsbeskrivelser/instrukser 4. A rlig gjennomgang av HMS-/Vernerunden, utfylt 5. Handlingsplan 6. Avviksskjemaer 7. Avviksprotokoller 8. HMS-erklæringer fra innleide firmaer a. Oversikt over de kjemiske stoffene 9. Tilstandsrapport og dokumentasjon for utførte arbeider for det elektriske anlegget 10. Oversikt over de tekniske installasjonene 11. Styrevedtak som omhandler HMS-saker Det er en del dokumenter som ikke er aktuelle for oss siden vi ikke har ansatte og ikke har lekeplass eller -utstyr. Disse er: 1. Arbeidsavtaler 2. Skjema for kontroll av arbeidsutstyr 3. Oversikt over maskiner og utstyr 4. Sykefraværsregistrering 5. Dokumentert sikkerhetsopplæring 6. Dokumentasjon fra leverandører ved innkjøp av lekeplassutstyr 11.2 Hvordan bruke dokumentasjonen? Det er ingen direkte krav til hvordan dokumentasjonen skal lages eller oppbevares, unntatt i helt spesielle tilfeller. Det kan være dokumentasjon i følge regnskapsloven, eller krav i enkelte forskrifter (f.eks. kjemikalier og asbest). For et mindre boligselskap vil fakturaunderlaget for utførte arbeider og tjenester være dokumentasjon nok for a fylle de fleste krav. I mange tilfeller vil regnskapsføreren ha den viktigste dokumentasjonen elektronisk i søkbar form. 12 Lover og forskrifter Nedenfor er listet opp viktige lover og forskrifter i forbindelse med internkontroll. Alle lover og forskrifter som gjelder for va rt boligselskap er tilgjengelig pa Side 16 av 17

16 Oppdatering utføres av styreleder. Vær oppmerksom pa at lover og forskrifter kan endres i perioden mellom to oppdateringer. Revisjonsdato er uthevet for de lover og forskrifter som er revidert eller tilføyd siden forrige versjon Arbeidstilsynet- Lovomarbeidervernogarbeidsmiljø(arbeidsmiljøloven) Best. nr. Navn Best. hos: Siste revisjon 7544 Arbeidsmiljøloven. Jan Forskrift om bruk av personlig verneutstyr pa arbeidsplassen. April Forskrift om arbeidsplasser og arbeidslokaler. Juli Sikkerhet-, helse- og arbeidsmiljø pa bygge- og anleggsplasser (Byggherreforskriften). Feb Systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften) Jan Forskrift om bruk av arbeidsutstyr. Sept Stoffkartotekforskriften Des Kjemikalieforskriften. April 2005 Annen nyttig informasjon fra arbeidstilsynet: 324 Arbeidstilsynets byggesamtykke. Nov Tilrettelegging av arbeidet. (veil.) Stillaser, stiger og arbeid pa tak med mer. Side 17 av 17

17 Sept Verne- og helsepersonale. Jan Arbeid av barn og unge. Aug Klima- og forurensningsdirektoratet (KLIF) 7520 Lov om vern mot forurensning og om avfall. (Forurensingsloven) Jan Forskrift om begrensning av forurensning (forurensningsforskriften) 3) Feb Forskrift om begrensning i bruk av helse- og miljøskadelige kjemikalier og andre produkter (produktforskriften) 3) Jan Forskrift om gjenvinning og behandling av avfall (avfallsforskriften) 3) Juli 2009 Annen nyttig informasjon KLIF: T 914 Forskrift om varsling av akutt forurensning eller fare for akutt forurensning. 3) Jan.2002 Side 18 av 17