2013 Internkontroll. Styret. Skogen Sør Velforening

Transkript

1 2013 Internkontroll Skogen Sør Velforening 11/1/2013

2 0 Innhold 0 Innhold Revisjon Bakgrunn Hvem har ansvaret? Om Skogen Sør Velforening Plan for internkontroll De sentrale HMS-handlingene Brannsikring Forskrift om brannforebyggende tiltak og tilsyn Krav til røykvarslere Krav til brannslukningsapparat Krav til rømningsveier Elektriske anlegg Skadedyrbekjempelse Snømåking og strøing av veier Snømåking av tak Strøing på vinteren på stier og gangveier Garasjeanleggene Oppbevaring av brannfarlig vare Sjekklister for Skogen Sør velforening Sjekkliste for brannsikkerhet, rømningsveier, brannslukningsutstyr og lignende Sjekkliste for velforeningens garasjer Informasjon om internkontrollarbeidet i velforeningen Sjekkliste for egenkontroll av det elektriske anlegget i boenhet... 11

3 1 Revisjon Revisjon Dato Hvem Kommentar utkast Endelig versjon 2 Bakgrunn Alle boligvirksomheter skal gjennomføre internkontroll. Det skal bidra til at sikkerheten ivaretas, slik at beboerne er trygge i sine nærområder. Hensikten med internkontroll i borettslag, sameier og vel, er at sikkerheten skal være så god som mulig, slik at beboerne til enhver tid er trygge i sine nærområder samt verne om liv, helse og materielle verdier. Det skal finnes skriftlige beskrivelser av de farer og problemer styret har kartlagt, samt hvilke tiltak som er gjennomført eller skal gjennomføres for å hindre at ulykker oppstår. Internkontroll er tiltak som skal sikre at borettslag, sameier og velforeninger organiserer virksomheten sin i samsvar med helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen (Internkontrollforskriften). i et borettslag, sameier eller vel skal kartlegge hvilke ulykker som kan inntreffe, og sørge for å gjennomføre forebyggende tiltak som hindrer at disse ulykkene skjer. Det er i forskrift om internkontroll vi finner bestemmelsene om systematisk HMSarbeid i virksomheter. Forskriften bruker altså begrepet virksomheter. Dette omfatter ikke bare næringsvirksomhet, men også boligeieformer hvor flere mennesker eier noe sammen. Derfor er boligvirksomheter underlagt denne forskriften som man kaller for internkontrollforskriften, som trådde i kraft 1. januar 1992 og ble revidert fra 1.januar Internkontrollforskriften inneholder ikke selv konkrete krav når det gjelder sikkerhetstiltak som skal gjennomføres, men den gjelder for enhver virksomhet som blant annet omfattes av følgende lover og forskrifter: lov om tilsyn med elektriske anlegg og elektrisk utstyr med forskrifter lov om brannvern med forskrifter lov om brannfarlige varer med forskrifter lov om kontroll med produkter og forbrukertjenester (produktkontrolloven) med forskrifter lov om arbeidervern og arbeidsmiljø med forskrifter lov om vern mot forurensninger og om avfall ( forurensningsloven ) med forskrifter

4 2.1 Hvem har ansvaret? Direktoratet for Samfunnssikkerhet og Beredskap (DSB) kunngjorde i en pressemelding 3. juni 2005 at styrene i borettslag, sameier og vel har ansvaret for å innføre internkontroll. Det er styret som både har ansvaret for å innføre og vedlikeholde HMS-tiltakene i boligvirksomheten. Hvis styret ikke tar dette alvorlig, kan det bli holdt ansvarlig dersom en ulykke skulle inntreffe. I tillegg kan boligvirksomheten bli holdt økonomisk ansvarlig dersom personer skader seg på områder som borettslaget, sameiet eller velforeningen eier - og dermed er ansvarlige for. 3 Om Skogen Sør Velforening Skogen Sør velforening består av 25 boenheter fordelt på 10 2-mannsboliger og 5 eneboliger pr Dette er et boligområde i vekst, og det er totalt planlagt 165 boenheter når alt er ferdig utbygd. Skogen Sør Velforening har ingen ansatte. og styreleder jobber på frivillig basis. består av 6 personer, inkludert styreleder og varamedlemmer. 4 Plan for internkontroll skal årlig gjennomføre internkontroll. Resultatet av internkontrollen skal omhandles i årsberetningen for velforeningen. skal årlig sende ut informasjon til boenhetene om internkontrollarbeidet (HMS) i Skogen Sør Velforening, inkludert Sjekkliste for egenkontroll av det elektriske anlegget i boenheten. Boenhetene skal fylle ut sjekklisten og sende den til styret. Se kap: 5.3 Informasjon om internkontrollarbeidet (HMS) i Skogen Sør Velforening. skal årlig gjennomgå brannslokkningsutstyr og elektrisk anlegg i fellesarealene. skal årlig gjennomføre en kontroll av garasjeanleggene og rapportere ved hjelp av 5.2 Sjekkliste for selskapets garasjer. Resultatet av innrapporterte skjemaer registreres i 5.1 Sjekkliste for brannsikkerhet, rømningsveier, brannslokningsutstyr o.l. Tiltak igangsettes ved behov etter resultatene fra internkontrollen. 4.1 De sentrale HMS handlingene Under er det listet opp de sentrale HMS- handlingene (i et selskap uten egen ansatt vaktmester). Disse skal styret sørge for at blir gjennomført ved hjelp av

5 internkontroll. SAK TILTAK ANSVAR HYPPIGHET REF OK Informasjon om Introduksjonsbrev og Ved nyinnflytting velforeningens rutiner invitasjon til samtale med nyinnflyttede Tilsyn med utviklingen av HMSområdet Vernerunde 1 gang pr år 4.1 Brannvern, beboere Elektriske anlegg og utstyr, beboerne Garasjer Innkjøp av vedlikeholdstjenester Framkommelige veier og gangveier Skadedyrbekjempelse Ombygging/Nybygg Revisjon av systemet Sjekk av røykvarslere og håndslokkere. Fysisk kontroll av håndslokkere og varslere Beboers egenkontroll etter skjema Vernerunde etter skjema HMS erklæring; krav om operativt Internkontroll fra leverandør Brøyting og strøing, se egenavtale Forebygge; bekjempe ved behov Foreta HMSkonsekvensanalyse Gjennomgang av handlingsplanen og utførte handlinger Beboere i hver boenhet 1 gang pr år Hvert 5.år 5.3 Beboer i hver 1 gang pr år, ved skriv 5.2 boenhet til generalforsamling 1 gang pr år 5.4 Der det er vurdert risiko Ved snøfall og glatte forhold Beboer i hver Kontinuerlig enhet Ved behov Årlig, i forbindelse med beretningsarbeidet 4.2 Brannsikring Velforeningen har et lovpålagt ansvar for brannvern. Det er styrets ansvar sammen med beboere at brannsikkerhetsutstyr og brannsikkerheten i bygningene er ivaretatt på en forskriftsmessig måte. Samt at det følges opp med kontroll og service. Forebyggende brannvern og brannsikringstiltak er en svært sentral og viktig del av styrets internkontroll Forskrift om brannforebyggende tiltak og tilsyn 1-3 Definisjoner Bruker: Den som i egenskap av eier, eller i henhold til avtale med eier har total eller partiell bruksrett til et brannobjekt, og har tiltrådt bruksretten. Eier: Den som har grunnbokshjemmel til et brannobjekt. 2-2 Generelle krav til virksomhet/bruker Virksomhet/bruker av brannobjekt skal innrette seg slik at brann ikke lett kan oppstå og slik at sikringstiltak og sikringsinnretninger virker som forutsatt.

6 Virksomhet/bruker skal påse at bygningstekniske brannverntiltak og øvrige sikringstiltak ikke forringes. Virksomhet/bruker skal rapportere til eier alle forhold av betydning for brannsikkerheten. 2-3 Rømning av personer Eier av ethvert brannobjekt skal sørge for at rømningsveiene til enhver tid dekker behovet for rask og sikker rømning. Eier skal i brannobjekt, der det er nødvendig, sørge for at rømningsveiene har et tilfredsstillende ledesystem. 2-4 Ettersyn og vedlikehold av installasjoner, utstyr, bygningsdeler, fyringsanlegg m.v. Eier av ethvert brannobjekt skal, der det er nødvendig, sørge for at kvalifisert personell foretar jevnlig kontroll, ettersyn og vedlikehold av installasjoner, utstyr, konstruksjoner m.m. for å forhindre teknisk forfall som kan redusere brannsikkerheten. Eier må sørge for at røyk- og branncellebegrensende bygningsdeler er intakte og ikke svekket av hull, samt at konstruksjoner hvor det er krav om brannmotstand virker som forutsatt. Kanaler, rør og lignende som krysser røyk- og branncellebegrensende bygningsdeler, og gjennomføringer for disse, skal være utført slikt at brannmotstanden ikke reduseres. Eier skal melde fra til kommunen når det har vært installert nytt ildsted eller foretatt andre vesentlige endringer ved fyringsanlegget. Eier må sørge for at skorstein og øvrig fyringsanlegg er intakt og virker som forutsatt. Blir det oppdaget feil eller mangler som åpenbart kan øke risikoen for brann må fyringsanlegget ikke brukes. 2-5 Røykvarsler og manuelt slokkeutstyr i bolig Eier av bolig skal sørge for at boligen er utstyrt med minst en godkjent røykvarsler, plassert slik at den høres tydelig på alle soverommene når dører er lukket. Eier skal også sørge for at boligen er utstyrt med manuelt slokkeutstyr som kan benyttes i alle rom Krav til røykvarslere Alle boenheter skal ha montert minst én røykvarsler i boligen. Den skal monteres slik at den høres tydelig på soverom når døren er lukket. For større boliger og boliger over flere etasjer anbefales det at man monterer flere røykvarslere og at disse sammenkobles Krav til brannslukningsapparat Alle boenheter skal ha manuelt slokkingsutstyr tilgjengelig som kan benyttes i alle rom. Fellesområder som garasjer og fellesrom skal være utstyrt med tilstrekkelig slokkeutstyr. For husbrannslange: tilfredsstillende trykk at den er lang nok til å nå alle rommene at den ikke lekker tilknyttet en fast kran som ikke er vanskelig å åpne For pulverapparat: kontroll minst én gang i året, se at manometernålen står på grønt

7 vende på apparatet minst én gang i året, slik at pulveret ikke klumper seg se til at splinten er på plass se til at det blir etterfylt etter bruk Krav til rømningsveier Rømningsveiene skal til enhver tid være ryddige og fri for hindringer. Hver boenhet skal ha tilgang til to uavhengige rømningsveier. Heis regnes ikke som rømningsvei. Rømning ut av vinduet ved hjelp av brannvesenets stigebiler eller skyvestiger gjelder som rømningsvei. Dørene i rømningsveiene skal slå ut i rømningsveiene, og de skal kunne åpnes fra innsiden uten bruk av nøkkel. Rømningsveiene bør være tydelig merket og godt opplyst. Vedlegg: 5.1 Sjekkliste for brannsikkerhet, rømningsveier, brannslokningsutstyr o.l. 4.3 Elektriske anlegg Hver enkelt beboer er ansvarlig for at det elektriske anlegget i boenheten er i orden. er ansvarlig for at det elektriske anlegget i garasjene er i orden. 4.4 Skadedyrbekjempelse Hver enkelt beboer i boenhetene er ansvarlig for å rapportere til styret ved evt skadedyr som kan forårsake skade i egen og nærliggende boenheter. Den som skal foreta skadedyrbekjempelse skal varsle naboer og andre som kan bli berørt av skadedyrbekjempelsen. Disse skal bli orientert om når tiltaket skal gjennomføres, hvilket bekjempelsesmiddel som skal brukes og om faresignaler og forholdsregler som må tas. Nabovarsel kan utelates dersom dette anses åpenbart unødvendig eller ikke er praktisk gjennomførbart. Før tiltaket iverksettes skal den som skal foreta skadedyrbekjempelsen forvisse seg om at naboer og berørte er klar over gjennomføringstidspunktet. 4.5 Snømåking og strøing av veier Bilveiene og parkeringsplassene blir måkt og strødd av eksternt firma Snømåking av tak Ingen hustak skal måkes av beboerne selv. Ved evt behov for måking av tak skal styret kontaktes Strøing på vinteren på stier og gangveier Beboerne er ansvarlig for å strø inngangsparti og stier til rekkehusene når det er glatt.

8 4.6 Garasjeanleggene er ansvarlig for å utøve årlig internkontroll av garasjeanleggene, og som må foreta denne inspeksjonen Oppbevaring av brannfarlig vare Oversikten viser maks volum av brannfarlig vare: KLASSE TYPE LITER PR. BOENHET A B C Væsker med flammepunkt høyst 23 C; som bensin, aceton, rødsprit (96 %), lynol, propan og butan Væsker med flamme punkt over 23 C og under 55 C; som parafin, white spirit, terpentin, rødsprit (60 %) Motorbrensel og fyringsolje med flammepunkt over 55 C, som diesel 55 liter brannfarlig gass (ikke i kjeller eller på loft) 5 liter brannfarlig væske (ikke på loftet) 50 liter brannfarlig væske 200 liter brannfarlig væske I GARSJE, LAGERHUS, SKUR eller BOD 55 liter brannfarlig gass (ikke i kjeller eller på loft) 100 liter brannfarlig væske (ikke på loftet) 500 liter brannfarlig væske 500 liter brannfarlig væske Mengden for garasje osv. kan dobles dersom oppbevaringen skjer i egen branncelle. KLASSE MERKING A Ekstremt brannfarlig (F+) Meget brannfarlig (F) B Brannfarlig ( ) 5 Sjekklister for Skogen Sør velforening 5.1 Informasjon om internkontrollarbeidet i velforeningen I Skogen Sør Velforening ønsker vi å skape et trivelig og sikkert arbeids- og bomiljø for alle beboere. Vi skal ta vare på boligselskapets bygninger og materiell, forhindre belastning på det ytre miljø, og velge produkter og tjenester som ikke skal kunne skade beboerne. Disse målene skal vi nå gjennom stadige forbedringer. Både styret og beboerne skal delta aktivt i dette forbedringsarbeidet. Hva menes med systematisk internkontrollarbeid? Internkontroll innebærer at vi skal registrere, dokumentere og systematisere alt

9 som har med HMS å gjøre. Internkontrollforskriften samler alle forpliktelsene i HMS-lovgivningen og formålet med forskriften er i forhold til velforeningen bl.a.: å gi god opplæring av styret slik at det kan bli bedre oppfølging av de krav som stilles i arbeidet med helse-, miljø- og sikkerhet i boligselskapet å forbedre arbeidsrutinene og fremme arbeidsmiljø og sikkerhet å verne mot helse- og miljøskader fra produkter, lekeplassutstyr og elektriske anlegg å hindre brann og branntilløp å fremme vern av det ytre miljø mot forurensninger å sørge for bedre behandling av avfall Hva kan du gjøre for at velforeningen skal bli et tryggere og bedre sted å bo? Oppdager du feil og mangler eller andre forhold som kan medføre skade på person eller bygninger, så ber styret deg om å melde fra om dette. Ansvar har et særskilt ansvar for at det innføres og utøves internkontroll. Styrelederen i velforeningen er pålagt hovedansvaret for gjennomføringen av et fullt forsvarlig internkontrollarbeid. Ansvarsfordeling Hva Brannsikring av fellesområdene Bekjempelse av skadedyr utendørs Vedlikehold av bygningsmasse Veier og trafikk Måking og strøing på gangveier Måking og strøing på trapper og gangvei fra parkering Vedlikehold og overvåking av elektrisk anlegg i fellesgarasjene Elektrisk anlegget og utstyr i boligen Bekjempelse av skadedyr innendørs Brannvernutstyr i boenheten Hvem Beboer Beboer Beboer Beboer Beboer Elektriske anlegg og utstyr Rundt 40 % av alle husbranner skyldes feil og mangler ved det elektriske anlegget eller utstyret. Herunder også feil bruk av anlegget og utstyret. Derfor må vi ha en særlig oppmerksomhet mot alt som har med det elektriske å gjøre. er ansvarlig for at det elektriske anlegget og utstyret i garasjene er til enhver tid er i orden. I forhold til anlegg og utstyr i den enkelte boenhet er styrets plikt å gjøre eier eller bruker av den enkelte boenhet oppmerksom på det ansvar som den enkelte har etter lov og forskrift. Beboer må selv sørge for at det innenfor boenheten (fra sikringsskap, inklusive sikringer og sikringselementer) blir foretatt nødvendig ettersyn og vedlikehold.

10 Det elektriske anlegget i boenheten skal til enhver tid tilfredsstille gjeldende sikkerhetskrav. Velforeningen har utarbeidet en sjekkliste som beboerne kan bruke for sin årlige kontroll. Feil og mangler må rettes snarest, og det er beboeren som må dekke kostnadene ved reparasjon og vedlikehold. Som hovedregel vil det være krav om at autorisert installatør utbedrer feilene. Alle installatører plikter å skrive ut en samsvarserklæring etter utført arbeid, der de bevitner at arbeidet er utført i samsvar med gjeldende regler. anbefaler beboerne til ikke å betale regningen før samsvarserklæring er mottatt. Samsvarserklæringen er viktig dokumentasjon ved seinere forsikringsoppgjør, ved salg og andre tilfeller. Beboernes egenkontroll, sjekkliste for elektriske anlegg i boenhetene, ligger ved dette informasjonsskrivet. Brannvern og brannvernutstyr I velforeningen skal det være installert følgende typer utstyr: Håndslukkeapparat i hver boenhet. Godkjent røykvarsler i hver boenhet. Røykvarsler Røykvarsleren skal monteres slik at den høres tydelig på soverom når døren er lukket. For større boliger og boliger over flere etasjer anbefales det at man monterer flere røykvarslere og at disse sammenkobles. Beboer har ansvar for vedlikehold og overvåking av røykvarslerne. Vedlikehold er bl.a. testing av at batteriet virker, og at varsleren ellers virker tilfredsstillende. Brannslokkingsutstyr Alle boenheter skal ha manuelt slokkingsutstyr som kan benyttes i alle rom tilgjengelig. Det er beboer som har ansvar for vedlikeholdet og kontrollen av brannslokkingsutstyret i boenhetene. Med vedlikehold menes blant annet: Foreta kontroll av pulverapparatet minst én gang i året, se at manometernålen står på grønt. Vend på apparatet minst én gang i året, slik at pulveret ikke klumper seg. Sjekk at splinten er på plass, pass på at apparatet blir etterfylt etter bruk. Velforeningen sørger for at det foretas fysisk kontroll og vedlikehold av varsler og pulverapparat hvert femte år. Der man har husbrannslange må følgende sjekkes årlig: at det er tilfredsstillende trykk i slangen, at den er lang nok til å nå alle rommene, at den ikke lekker og kranen ikke er vanskelig å åpne. Ta kontakt med styret hvis det er oppdaget feil eller mangler på brannvernutstyret. Rømningsveier

11 Rømningsveiene skal til enhver tid være ryddige og fri for hindringer. Hver boenhet skal ha tilgang til to uavhengige rømningsveier. Heis regnes ikke som rømningsvei. Beboerne har ansvar for å holde rømningsveiene ryddige, og ikke hindre framkommelighet for brannvesenet eller andre redningsbiler. Vedlagt ligger Beboernes egenkontroll, sjekkliste for elektriske anlegg i boenhetene 5.2 Sjekkliste for egenkontroll av det elektriske anlegget i boenhet Sjekkpunkter JA NEI Sjekker du om sikringene dine er skikkelig tilskrudd én gang i året? (gjelder gamle sikringsskap hvor sikringene byttes når de går) Dette bør du helst gjøre før det blir vinter/kaldt ute. Hvis sikringselementene er unormalt varme kontakt en autorisert elektroinstallatør. Trekker du ut støpselet på forbruksapparatene dine etter bruk? For eksempel kaffetrakter, brødrister, hårføner etc. Skrur du av TV apparatet med av/på knappen hver kveld? Det oppstår ofte feil i slike apparater pga. svikt i loddinger/kretskort, som kan føre til brann. Antenne/strømledninger bør dras ut når du reiser på ferie. (pga. tordenvær). Elektriske ledningsopplegg bør etterses med jevne mellomrom. Gjør du det? Se/kjenn etter om noe er unormalt varmt (varmegang), slitte brytere og stikkontakter (slappe "fjærer"), tørre og sprø ledninger, og om ledningene til forbruksapparatene er i orden. Ved feil på den faste installasjonen, kontakt autorisert elektro installatør. Er noen av dine panelovner/gjennomstrømningsovner tildekket? Dette er en av de største årsakene til brann. Sjekk dette jevnlig. Fjern alt som tildekker ovnene. Tørk ALDRI klær på ovnen. Har det hendt at du har glemt å slå av platen på komfyren? Det finnes utstyr (komfyrvakt) på markedet for å koble ut komfyren hvis du skulle glemme det. (Distré/glemske kan ha krav på å få dekket utgiftene til komfyrvakt. Ta kontakt med Hjemmehjelpstjenesten i tilhørende kommune eller bydel for å få en vurdering.) Bruker du vifteovner som permanent varmekilde? En vifteovn skal bare brukes under tilsyn. Når den brukes, skal den stå stødig og må ikke plasseres for nær brennbare ting. Filteret må renses regelmessig for støv. Bruker du sterkere lyspærer i lampen enn det den er beregnet for? Se etter brunsvidde skjermer. En 100W lyspære kan ha en overflate temperatur på over 200! Bruker du skjøteledning til annet enn lamper? (F.eks. varmeovner) Dette bør du ikke gjøre. Skjøteledninger tåler i de fleste tilfeller mindre strøm enn kablene i den faste installasjonen. En skjøteledning skal kun brukes i de rom de er tilkoblet i og er å betrakte som midlertidig installasjon. Bruker du skjøteledning som fast installasjon kontakt autorisert elektroinstallatør for å få montert flere faste stikkontakter. Renser du jevnlig lofilteret i tørketrommelen din? Filteret bør renses ofte, helst etter hver gang den brukes. Tett filter kan forårsake brann i tørketrommelen. Dette gjelder også filteret i kjøkkenventilatoren.

12 5.3 Sjekkliste for brannsikkerhet, rømningsveier, brannslukningsutstyr og lignende KRAV MERKNAD SPØRSMÅL Kontrollpunkter for brannvarsling Har du røykvarsler i boligen? Har du/dere rutiner for jevnlig kontroll av røykvarslerne/brannvarslingsanlegg? Er det røykvarslere plassert hensiktsmessig og hørbare fra soverom? Kontrollpunkter for brannslokkingsutstyr Er det slokkingsutstyr i din bolig? Kan alle beboere bruke dette utstyret? Har dere rutiner for jevnlig ettersyn av utstyret? Kontrollpunkter for rømningsveier Er rømningsveiene egne brannceller? Er rømningsveiene fri for søppel, sykler og henstilte gjenstander? Leder rømningsveiene ut i det fri, og slår dørene utover? Er adkomsten for brannvesenetsutstyr, stigebil, brannkum mv god? Kontrollpunkter for informasjon til beboere Er du/dere kjent med kravene til årlig kontroll med røykvarslerne og batteribytte? Er du/dere kjent med kravene til kontroll av slokkingsutstyr og årlig risting av pulverapparat? Er du/dere kjent med de strenge reglene for oppbevaring av brannfarlige væsker? OK NEI IKKE AKTUELT 5.4 Sjekkliste for velforeningens garasjer KRAV SPØRSMÅL Finnes det brannfarlige/skadelige (bilbatteri) væsker i garasjen utover det som er i kjøretøyene? Er det lagret brannfarlig gods som ikke hører naturlig hjemme i anlegget? Finnes det brannslokkingsutstyr og er det godt synlig? Er det laget skriftlige regler for bruk av garasjeanlegget? Er el anlegget kontrollert og i orden? OK NEI IKKE AKTUELT MERKNAD

13