Case: Fylkesmannen i Trøndelag. Brit Skjelbred

Transkript

1 Case: Fylkesmannen i Trøndelag Brit Skjelbred

2 Utenriksdep. Kongehuset Arbeids- og sosialdep. Samferdselsdep. AVdir IMDI BUF dir Barne-, likestillings- og inkluderingsdep. Landbruksog matdep. Ldir Htil Hdir Helse- og omsorgsdep. dep. Kunnskapsdep. Udir DSB Mdir SRF Justis- og Beredskaps- Kulturdep. Klima- og miljødep. Kommunal- og moderniserings dep.

3 Vi har levd et beskyttet liv Etablert 1662 Delt i Nordre og Søndre Trondhjems amt 1804 Skilt fra fylkeskommunen 1976 Slått sammen til ett Trøndelag 2018 (underveis er ansvar og oppgaver endret) Omorganiseringer i Skatteetaten siste 50 år: 1965, 1972, 1997, 2002, 2008, 2011, 2017

4 Beskjed om sammenslåing Trøndelagsmøtet og brev fra Sanner Felles fylkesting Kgl.res Omstillingsavtale Mandat og rammer for formell lokal prosess Frist for oversending av forslag til organisering til KMD Ny organisasjon operativ

5 Sentrale føringer Stillinger og oppgaver både i Trondheim og Steinkjer Hovedsete på Steinkjer dette vil innebære at den nye fylkesmannen har sitt hovedsete i Steinkjer med de funksjoner som er nødvendig for å kunne utøve rollen som fylkesmann

6 Ta vare på medarbeiderne Viktig å beholde kompetansen Forutsetninger ingen skal miste jobben som følge av omstillingen beholde lønnen felles ambisjon om at ingen som ikke har lederansvar, skal måtte flytte arbeidssted hvis de ikke selv ønsker det mulighet for endringer i arbeidsoppgaver mv.

7 Hva skjedde lokalt? Samtaler og møter mellom embetene Administrative prosesser Intern regigruppe (saksforberedende) Ekstern prosessbistand Sentral omstillingsgruppe (pss) Lokal omstillingsgruppe (pss)

8 Medbestemmelseskart Administrativ Informasjon Drøfting Forhandling Medbestemmelseskart og Tidsplan FMTL Versjonsdato: Sammenslåingen av embetene FMNT og FMST A = Administrativ beslutning/gjøremål LOG = Lokal omstillingsgruppe I = Informasjon EL = Embetsledelsen D = drøfting F = forhandling Ferdig Oppgave Sakstype Ansvarlig Tidsfrist Utført Merknad Organisasjonsnummer I Informasjons- og kommunikasjonsstrategi A Arbeidsgiver Møteplan - framdriftsplan og arbeidsprosess LOG Kompetansekartlegging sendes ansatte. LOG Igangsettelse av lokal omstillingsprosess. Oppstart av lokal omstillingsgruppe. Møteplan. Arbeidsgiver hovedsammen-slutningene Hovedsammenslutingene må peke ut sine representanter til den lokale omstillingsgruppen Oppgavekartlegginga - innspill til ledersamling LOG Felles ledermøte Kompetansekartlegging A Samtlige ansatte har nå registrert sin kompetanse. Mandat og premisser for videre arbeid og involvering avdelingene LOG En eller to postadresser A Embetsledelsen Tilbakemelding fra avdelingene på oppgaver gitt LOG Utarbeidelse av framdriftsplan - sendes KMD til orientering Kartlegge avtaler mv. personal alle avtaler, retningslinjer, rutiner, politikker Behandle og gi sin anbefaling på organisasjonsplan og oppgavefordeling med ressurser til fylkesmennene LOG Mobile enheter, fjernaksess - policy/veiledning I Organisasjonskart, inklusive lokalisering (arbeidsoppgaver/funksjoner), hva hovedsete innebærer og oversikt over fordeling av antall årsverk mellom de ulike lokasjonene. Forslag til organisasjonskart sendes KMD for beslutning. D Forhandles ikke etter Hovedavtalen 19. Forslag fra LOG av behandles av fylkesmennene og oversendes KMD Stillingsbeskrivelser avdelingsdirektører og assisterende fylkesmann A Embetsledelsen utarbeider stillingsbeskrivelse for assisterende fylkesmann og avdelingsdirektørene. Grunnlag for krav på stillinger. Innplassering av avdelingsdirektører. Sendes KMD til orientering. I/A/D Aktuelle leverer krav, Embetsledelsen innplasserer. Oversendes KMD Kriterier drøftes. IKT Struktur Hvordan skal IKT Struktur FM Trøndelag se ut Stillingsbeskrivelser seksjonsledere I/A Avdelingsdirektører utarbeider stillingsbeskrivelse for seksjonslederstillinger avdelingene. Grunnlag for krav på stillinger. Grafisk profil I Alle med seksjonslederroller innplasseres. I/A/D Aktuelle leverer krav, avdelingsdirektører innplasserer. Kriterier drøftes. Egen prosess for ledere som ikke har får innfridd sine krav om innplassering lederstillinger. Bruk av virkemidler ved omstilling Staten D Bruk av virkemidler vil drøftes LOG, kollektive og individuelle vurderinger. Stillingsbeskrivelser øvrige stillinger I/A Avdelingsdirektører utarbeider stillingsbeskrivelser for alle typer stillinger avdelingene. Grunnlag krav på stillinger Grensesnitt lokalt/engerdal Innkjøpsrutiner inkl. myndighet I Sentralt regelverk Oversikt over inngåtte avtaler inkl. BHT og Jobbnorge. Oppsigelse og inngåelse av nye avtaler om mulig innen. Få oversikt over avtaler inngått med fylkeskommunen/rigging av avtaler ny fylkeskommune. Fagsystemer A Må avklares grenssnitt KMD/Eierdep./Avd/IKT IKT-tjenester I Struktur på plass og operativ Saksbehandlingsrutiner (ephorteprosjekt) A Språk/maler - brevmaler A Arkivplan A Arbeidsgruppe Budsjettstruktur og fullmakstruktur I Arbeidsgruppe Budsjettdisponeringsmyndighet fastlagt Arbeidsgruppe Innplassering av alle ansatte org. I/A Med grunnlag stillingsbeskrivelser og org.plan samt krav. Tillitsvalgte informeres. Ny sikkerhetspolicy I/A Delegasjoner A DFØ-prosjektet - arbeidsflyt SAP. Beskrivelse av stillingskoder A/D Partssammensatt gruppe Digipost I Kommunikasjonspolicy I Strategi for inter-/intranett I Innsynskrav avklare fagavd/arkiv I AKAN-retningslinjer D Arbeidsgruppe som utarbeider forslag til retningslinjer Varsling av kritikkverdige forhold I Lokal tilpasningsavtale F Partssammensatt arbeidsgruppe, Arbeidstid (sommertid,jul mv) D Embetsledelsen Etiske retningslinjer A Prosess bør omfatte alle ansatte, brukes til kulturbygging Sykefraværsoppfølging A/I Gaver og oppmerksomhet I/D inkl. erkjentlighet for lang og tro tjeneste i embetet Fysisk aktivitet i arbeidstiden/retningslinjer for fysisk aktivitet I/D AMU Retningslinjer for Hjemmekontor/hjemmearbeid I/D samt fjernkontor. Velferdsutvalg/kulturgruppe I/D Også ift prosess? Retningslinjer for tildeling av parkeringsplass A/I/D Retningslinjer for velferdspermisjoner A/I/D jf. HTA fellesbestemmelser 22 IKT Informasjon til brukerne I Mobile enheter, Fjernaksess - policy/veiledning I Språk/maler - brevmaler A Lokal tilpasningsavtale F Partssammensatt arbeidsgruppe, gjennomføres høsten Div. Permisjonsreglement D Lokale avtaler og særavtaler F tjtvl Alle nåværende avtaler må sies opp innen Nye avtaler må forhandles innen med virkningstidspunkt Avtale om fleksibel arbeidstid herunder avtale om overføring av plusstid og reisetid gjennomføres høsten Avtale om studiepermisjoner Avtale om overføring av ferie Særavtale om feltarbeid Særavtale om feltutstyr Særavtale om arbeid og reise ut over normal arbeidsdags lengde 2017 Særavtale om arbeidsfrie dager for seniorer, HTA pkt b Postbehandling /inn- og utgående post) Rutine for rekrutteringsprosessen og introduksjonsprogram for nytilsatte Nytilsattkurs Rutiner ved avslutning av arbeidsforhold Rutiner ved ordensstraff og oppsigelse I A/I I I A/I Rutiner ved dødsfall A/I Rutine for lokale lønnsforhandlinger inkl D Sosiale medier I Nytt sikkerhetsutvalg Oppnevning - operativt fra Velferdsutvalg/kulturgruppe Oppnevning - operativt fra Div. permisjonsreglement D Medbestemmelsesutvalg Oppnevning - operativt fra Arbeidsmiljøutvalg Oppnevning - operativt fra Tilsettingsråd Oppnevning - operativt fra AKAN Oppnevning - operative fra Avlevering A Avd. samordner rutiner og legger RM A RM=RiskManager Strategisk plan - oppstart D Ny fylkesmann tiltrådt. Risikopolicy I RiskManager Delegasjonsreglement I/A Embetsledelse og avdelingsdirektører Sikkerhetsregler for feltarbeid D Har felles Retningslinjer for skjermbriller A/I Må inngå ny innkjøpsavtale med Fylkeskommunen Trøndelag Retningslinjer for utbetaling av delvis stedfortredergodtgjøresle etter HTA 12 D Overordnet personalpolitikk omforen Grunnlag for politikk på spesifikke områder som lønn, kompetanse. Alle ansatte bør delta i innledningen, deretter partssammensatt gruppe. Rutine for medarbeidersamtaler og lønnssamtaler A/I HMS-system F jf. tilpasningsavtalen til HA, må etableres først Retningslinjer for avdelingenes studieturer D Lønnsharmonisering HTA c F tjtvl Det må settes av midler til disse forhandlingene Ny IA-avtale D/F AMU eller TV, jf. tilpasningsavtalen Ny handlingsplan for Inkluderende arbeidsliv D Samarbeidsforum

9 Prinsipper for arbeidet Hyppig, felles og samtidig informasjon Prosessen skal ikke gå ut over tjenestene utad Tillitsvalgte må kunne bruke tid Medarbeiderne skal selv kunne formulere mål Arbeidet skal utføres i fellesskap mellom nord og sør Kompetansekartlegging Oppgavekartlegging

10 Fylkesmannens roller Faglig sektormyndighet Samordner Rettssikkerhetsinstans Initiativtaker Tilbakemelder

11 Omstillingen må gi gevinster God tilgjengelighet for kommuner og innbyggere Styrkede forutsetninger for samvirke og samordning i staten Rettssikkerhet Styrking av fagmiljøene Effektivisering Trøndelagsperspektivet for alle Fokus på muligheter som åpner seg Satsinger og «fyrtårn» Medarbeiderne som kraft i omstillingsprosessen

12 FYRTÅRN Digitalisering Sørsamisk kulturforståelse og folkerett Mat og fiber fra den grønne og blå åker 0-24 satsingen for utsatte barn og unge Opplæring og tidlig dialog med kommunene i planarbeid Klima og klimatilpasning

13 Trøndelagsperspektivet for alle Sammenhengende forvaltningsområder fx samiske områder samt Forsvaret og forsvarsrelatert virksomhet Bedre sammenfall med regional stat felles satsinger, fx Velferdsnettverket Enda bedre tjenester til kommunene videreutvikle fagsamarbeid og -nettverk i og mellom nivåene Styrke alle deler av fylket bygge tyngdepunkt, jf kommunereformen Tydeligere stemme fra Trøndelag ressursfordeling og tilpasning av nasjonal politikk

14 Delt lokalisering Flere kontorsteder bygge Steinkjer som administrasjonsby og beholde nærhet til miljøene i Trondheim bedre tilgjengelighet effektivisering reising IKT styrkede, ikke splittede fagmiljøer helhetlig oppgaveløsning tverrfaglig samhandling felles kultur lederes ansvar og legitimitet Hovedsetet og «det andre stedet» A- og B-lag eller to A-lag ulike forventninger i embetene

15 Hovedsetet Embetsledelsen Ledergruppa og ledermøtene Støttefunksjoner Kommunikasjon Tilrettelegging Fagstab utredes mot 2021 Andre funksjoner Samordning kommunedialog, kommuneøkonomi, plansaker Samfunnssikkerhet i kommunene Strategisk HR og organisasjonsutvikling

16 To-lokaliseringsprinsipper Faglige tyngdepunkt både i Steinkjer og Trondheim

17 Fokus på ledere på alle nivå Lederne blir mest berørt faglig, praktisk og personlig tilbud om samtaler Gode løsninger for alle Eksisterende ledere er fortsatt ledere inntil sammenslåingen legitimitet samarbeid om innplasseringer Hvilken rolle får den nye ledergruppa i overgangsperioden?

18 Lederutvikling starter våren 2018 Direktører, seksjonsledere og tillitsvalgte Felles forståelse av de ulike ledernivåene Felles verdier, ledelsesstrategi og organisasjonskultur Utvikling av egen lederrolle i tråd med ledelsesstrategien Nettverksutvikling: samspill, åpenhet og trygghet Medbestemmelsesprogram og samarbeidsarenaer Fjernledelse og tolokalisering Ledergruppen som strategisk forum Ny strategisk plan

19 Mye er på plass Organisasjonen er fastlagt Ledere og seksjonsledere er på plass De som ikke fortsetter som ledere, har fått nye oppgaver Alle medarbeidere er innplassert Alle vet hvor de har oppmøtested, og alle har kontorplass Omstillingsvirkemidlene er innvilget Ny felles ephorte er klar Nettverkene er slått sammen Alle får lønn i januar Rutinene er i ferd med å bli samordnet Fagmiljøene jobber sammen Felles hovedtillitsvalgte er valgt Ansvar for fyrtårnene er plassert Grafisk profil er på plass Men mye mangler ennå og det gjenstår å se om alle våre gode tanker fungerer i praksis

20 Råd og tips Lik, samtidig og hyppig informasjon Administrative prosesser startes raskt Medbestemmelseskart Tillitsvalgte må få tid til å delta Medvirkning helt ut i organisasjonen Fokus på muligheter og satsinger Samfunnsrollen som test Omsorg for lederne God kompetanse på innplassering Omstillingsvirkemidlene på plass tidlig Vi er alle best på noe