MØTEINNKALLING SAKSLISTE

Transkript

1 MØTEINNKALLING Utvalg: FELLESNEMND - NY KOMMUNE HALSA-HEMNE-SNILLFJORD Møtested: Snillfjord Møtedato: Tid: 10:30 Mulige forfall meldes snarest til tlf Nye Halsa-Hemne-Snillfjord Sakliste blir også utsendt til varamedlemmer, men disse skal ikke møte uten etter nærmere varsel. SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 42/17 17/2729 KOMPENSASJON FRA FELLESNEMNDA TIL EGNE KOMMUNER 43/17 17/2513 KIRKELIG FELLESNEMND - OMSTILLINGSMIDLER 44/17 17/2193 REGNSKAPSRAPPORT FELLESNEMNDA PR /17 17/2822 FELLESNEMNDAS BUDSJETT 2017, 2018 OG 2019 FOR NYE HEIM 46/17 17/2805 FELLESNEMNDAS UTTALELSE TIL HALSA - HEMNE OG SNILLFJORD KOMMUNER SINE BUDSJETT OG ØKONOMIPLANER 47/17 17/1946 TJENESTESTRUKTUR 48/17 17/2712 UTFORMING AV LOKALDEMOKRATI I NY KOMMUNE, VALG AV ARBEIDSGRUPPE OG ENGASJEMENT AV KS KONSULENT. MED MANDAT FOR GRUPPEN 49/17 17/990 MILEPÆLSPLAN / PROSJEKTPLAN - STATUS DESEMBER 2017

2 50/17 17/992 KOMMUNIKASJONSPLAN - STATUS PER DESEMBER /17 17/2722 FELLESNEMNDA - MØTEPLAN VÅREN /17 17/878 DOKUMENTER SOM REFERES I FELLESNEMNDA FOR PERIODEN Nye Halsa-Hemne-Snillfjord, Odd Jarle Svanem Leder Fellesnemnda

3 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: prosjektkoordinator Arkiv: 200 Arkivsaksnr.: 17/ KOMPENSASJON FRA FELLESNEMNDA TIL EGNE KOMMUNER Ferdigbehandles i: Fellesnemnda Saksdokumenter: Notat fra telefonmøte mellom ordførerne i Halsa, Hemne og varaordfører i Snillfjord. Saksopplysninger: Ordfører i Halsa, ordfører i Hemne og varaordfører i Snillfjord har i telefonmøte den drøftet «kompensasjon for bruk av tid på kommunereformen» - fra Fellesnemnda til egne kommuner. Det ønskes at det skal bevilges totalt kr ,- fra Fellesnemnda med fordeling etter prinsippet 50/50 på innbyggertall og samme grunnbeløp. Hemne kommune kr ,- Halsa kommune kr ,- Snillfjord kommune kr ,- Vurdering: Nye Heim kommune vil i 2020 totalt ha mottatt 35,9 mill. i engangstilskudd og reformstøtte til prosjektet sammenslåing av kommunene. Støtten er øremerket og det skal rapporteres over bruken innen I tillegg er det tilsagn på kr 4 mill. som er øremerket delprosjekt geografisk informasjonsportal. Tilskuddet må benyttes til tiltak beskrevet i søknaden og skal være ferdigstillt innen Da skal det fremlegges en bekreftelse fra kommunerevisjonen om at midlene er brukt i henhold til formålet, som rapprteres til departementet. Eventuelle ubrukte midler, tilbakeføres. Prosjektleders tilråding: Fellesnemnda vedtar ordførernes forslag til kompensasjon til kommunene 2018 som beskrevet i notat: Hemne kommune kr ,- Halsa kommune kr ,- Snillfjord kommune kr ,-

4 Notat i saken Saksnr. Arkivkode Avd/Sek/Saksb Deres ref. Dato 17/ HK/POL/OSV TELEFONMØTE DEN MELLOM ORDFØRERNE I HALSA, HEMNE OG VARAORDFØRER I SNILLFJORD 16/11-17 hadde følgende et telefonmøte: Ordfører i Hemne og leder av Fellesnemnda nye Heim kommune (FN), Odd Jarle Svanem Ordfører i Halsa og nestleder i FN, Ola Rognskog Varaordfører i Snillfjord, medlem i FN og leder for Partsammensatt utvalg (PU), Bernt Olaf Aune. Følgende ble drøftet: 1. Kompensasjon for bruk av tid på kommunereformen. Som vi har snakket om tidligere har undertegnede lansert en kompensasjon for ekstraarbeid av kommunereformen. Bli enig om fordelingsnøkkel. Alternative forslag til diskusjon: a. Det registrerte innbyggertall 1/7-17. (Samme som Snillfjords fordelingsdato) b. % vis 50/50 på innbyggertall og grunnbeløp (samme beløp) c. Samme beløp uavhengig av kommunestørrelse. 2. Svømmehall på Liabø. a. Halsa setter i gang planprosess og finansierer plan og legger inn kostnadene for utbygging. Byggestart i Søke om tippemidler i 2018 som en regional hall. b. Avventer til Nye kommunen tar vedtak. 3. Brannsamarbeid - møte på fredag. Våre synspunkter ble følgende: 1. Kompensasjon for bruk av tid på kommunereformen. Prinsippet bak saken er følgende: Kommunereformen er en utfordrende oppgave for både ansatte i de enkelte kommunene, politikerne og innbyggerne. Det er derfor viktig å vise at vi allerede nå nyter godt av denne reformen rundt om i de enkelte kommunene. o Ansatte vil helt klart måtte bruke tid også i normal arbeidstid og føring av timeliste er en uoverkommelig oppgave for den enkelte. Det er derfor et signal fra politisk hold, at det er forståelse for at de ansatte bruker tid på den nye kommunen når dette kreves. Den nye kommunen har reglement for ansatte som bruker tid utover normal arbeidstid. Prosjektleder har mandat til ansettelser av nødvendig ressurs. Kompensasjon vil komme i tillegg til dette, på generelt grunnlag. o Det politiske miljøet har både med og motstandere til kommunereformen i alle kommunene. Det er derfor viktig allerede nå å vise til «fortjeneste» for de enkelte

5 kommunene ved lettelse i deres budsjettarbeid for året 2018, ved denne kompensasjonen. o Innbyggerne og velgerne ser med denne kompensasjonen at vi mener alvor i å bygge en distriktskommune hvor også midler kommer innbyggerne til gode, ved at litt romsligere budsjett bidrar til positive tiltak i de eksisterende kommunene. Dette kan være økt bemanning i sårt tiltrengte kommunale oppgaver eller litt ekstra på ikke lovpålagte oppgaver. Vi ordførerne kom frem til enighet om å anbefale å bevilge fra den nye kommunens reformmidler en kompensasjon på totalt kr ,- for året 2018 etter prinsippet 50 / 50 % på innbyggertall og samme grunnbeløp. Dette utgjør følgende for kommunene: o Hemne kommune kr ,- o Halsa kommune kr ,- o Snillfjord kommune kr ,- Begrunnelsen for valg av alternativ 50/50% er at å ta bare hensyn til innbyggertall har ført til en liten del til Snillfjord som tilfører samme beløp som Hemne og Halsa inn i den nye kommunen Heim. Det er allikevel ikke vært rettferdig at alle de 3 kommunene har fått samme beløp, med bakgrunn i at organisasjonene er av ulik størrelse og dermed ulik bidrag inn i fellesskapet. 2. Svømmehall på Liabø Vi 3 ordførerne ble fort enig i at leders forslag a. var det beste for alle parter. Begrunnelsen for dette er: o Intensjonsavtalen viser helt klart at dette var noe Halsa hadde store ønsker om å få til om det ble en kommunesammenslåing. Vedtaket om sammenslåing er blitt gjennomført og godkjent i et enstemmig Storting juni 17. o Halsa kommune har allerede planer på gang for å få realisert en svømmehall. Halsa Kommune har ønske om å sette i gang omgående, med gjennomføringen av planene. Målet er byggestart o Det søkes om tippemidler som et regionalt anlegg og Hemne kommune støtter 5 % av driftsbudsjettet som er i tråd med forutsetningene for regionale anlegg. 3. Brannsamarbeid. Ola og Odd Jarle møter med et åpent sinn i møtet 17/11-17, for å finne ut av hva som er det beste for den nye kommunen. Notatet er å betrakte som et offentlig dokument og kan benyttes inn mot AU og Fellesnemnda som grunnlag for saken. Odd Jarle Svanem På vegne av alle 3 ordførerne. Kopi til: Prosjektkoordinator Eva Randi Oldervik Prosjektleder Torger Aarvaag

6 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Prosjektleder Arkiv: 223 Arkivsaksnr.: 17/ KIRKELIG FELLESNEMND - OMSTILLINGSMIDLER Ferdigbehandles i: Fellesnemnda Saksdokumenter: Søknad om omstillingsmidler (17/2513-1) Referat fra møte med kirkeverge (17/2513-2) Brev til kirkelig fellesråd (17/2513-4) Saksopplysninger: Kommunesammenslåingen mellom Snillfjord, Halsa og Hemne har også som konsekvens at de kirkelige fellesrådene skal slås sammen til ett fellesråd. Kirken har opprettet ei kirkelig fellesnemnd som skal ta seg av dette arbeidet på samme måte som fellesnemnda mellom kommunene. Utgiftene til sammenslåingen av kirkelig fellesråd skal dekkes innenfor det tilskudd som Kommunal og Moderniseringsdepartementet har bevilget til kommunene til dekning av engangskostnader i forbindelse med kommunesammenslåingen. Spørsmålet er dermed ikke om kostnadene skal dekkes, men hvor store kostnader en aksepterer å dekke. Alle relevante kostnader skal dekkes. Søknad med budsjett er vedlagt. Det søkes om et tilskudd på 1,7 mill.kr over 2 år. Inne i søknadssummen ligger kr ,- til 50% prosjektleder. Budsjettet inneholder en feil i og med at det står 25% stilling. Søknadssummen oppgis å være rett beløp. Kirkeverge tilrådde i saken for kirkelig fellesnemnd for Snillfjord, Halsa og Hemne 25% stilling. Dette ble økt til 50% av den kirkelige fellesnemnda. Ellers er budsjettet begrunnet i vedlagte søknad. Vurdering: Det er vanskelig å vurdere om beløpet det søkes om er rett det vil si tilstrekkelig / for mye / for lite. Prosjektledelsen har derfor tatt kontakt med kommuner som har behandlet tilsvarende søknader og kommet lengere i prosessen:

7 Trondheim / Klæbu fikk søknad på over to år fram mot De la inn for 2018 og henviste til at de måtte komme tilbake til nye vurderinger i forbindelse med økonomirapport høsten I Rissa / Leksvik søkte kirkelig fellesråd om 1,5 mill kr. Innstillingen fra prosjektleder var 1 mill kr. Dette ble senere justert ned ved budsjettkorrigering til ,-. Indre fosen (ny kommune) dekket IKT- kostnadene deres via IKT Fosen. Dette beløp seg til ca kr. Totalt havnet de da på ,-. Sandefjord, Andebu og Stokke har behandlet søknader fortløpende etter formål; IKT, kulturbygging, etc. Situasjonene er nok ikke sammenlignbare, men det kan gi en liten pekepinn på hvor vi bør ligge i kostnader. «Trondheim / Klæbu- modellen» med bevilgninger under vegs er etter prosjektleders vurdering en grei veg å gå. Sandefjord gjorde det samme, men her er det andre beløp. Det er viktig å ha kostnadskontroll under vegs i sammenslåingsprosessen. Kommunene mottar store beløp, men det vil også bli store kostnader. Prosjektleder innstiller på at kirkelig fellesnemd tildeles midler til 25% stilling over to år i tråd med kirkevergens innstilling. Dette beløper seg til kr ,- over to år. I tillegg innstilles det på at det bevilges kr ,- slik at totalt stønadsbeløp blir kr ,- over 2 år. Prosjektleders tilråding: Søknad fra Hemne kirkelig fellesråd innvilges med inntil kr ,- over to år til dekning av 25 % stilling med tillegg av kr til øvrige kostnader. Det utbetales kr som en oppstart av prosjektet. Det utbetales totalt tilskudd mot dokumentert regnskap med inntil kr

8

9

10

11

12

13

14

15

16 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: kommunalsjef Arkiv: 212 Arkivsaksnr.: 17/ REGNSKAPSRAPPORT FELLESNEMNDA PR Ferdigbehandles i: Fellesnemda Saksdokumenter: Regnskapsrapport pr Saksopplysninger: Prosjekleder har besluttet at Fellesnemda skal få seg forelagt regnskapsrapport ved hvert møte. Foreliggende rapport er tatt ut av regnskapssystemet pr og viser forbruk pr denne dato. Kontoplanen er bygget opp pr slik at Fellesnemdas budsjett/regnskap kan skilles ut fra Hemne kommune sitt budsjett/regnskapssystem på en enkel og funksjonell måte og kunne fange opp behovet for særskilt rapportering Regnskapstall for denne perioden er ikke sammenstilt med budsjett. Det vil bli gjort ved senere rapportering når budsjett er vedtatt av Fellesnemda. For nærmere informasjon vises til vedlagte rapport. Prosjektleders tilråding: Fellesnemda tar regnskapsrapport pr til etterretning.

17 Arkivsak 17/2193- REGNSKAPSRAPPORT FOR FELLESNEMDA FOR PERIODEN Pr

18 Innhold 1. Kontoplan budsjett/regnskap: Kontostruktur Kommentarer til regnskapsrapport Regnskapsrapport for perioden Regnskapsrapport til Fellesnemda pr Fellesnemda vil få seg forelagt regnskap for prosjektet ved hvert møte jfr. prosjektleder. 2

19 1. Kontoplan budsjett/regnskap: 1.1 Målsetting Kontoplanen er bygget opp slik at Fellesnemdas budsjett/regnskap kan skilles ut fra Hemne kommune sitt budsjett/regnskapssystem på en enkel og funksjonell måte og kunne fange opp behovet for særskilt rapportering. 2. Kontostruktur Følgende dimensjoner er brukt i økonomisystemet Konto Konto består av kontoklasse og art. Kontoklasse skiller mellom drift, investering og balanse i budsjett og regnskap. Art angir type av ressurs; dvs. hva slags utgift/utbetaling, inntekt/innbetaling, finansieringstransaksjon etc. som skal føres. Ansvar Bygges opp med utgangspunkt i organisasjonsstruktur og med fokus på budsjettansvar. Hemne kommune drives etter en to-nivå modell, hvor hver enhetsleder er direkte underlagt rådmannen. Grupper av ansvar er samlet under enheter ihht. vedtatt organisasjonsstruktur (jfr. vedlegg). Jfr. skjema 1B Funksjon Angir hvilke aktiviteter eller tjenester som kommunen forestår for å ivareta bestemte behov for innbyggerne, samt eksterne og interne finansieringstransaksjoner. Prosjekt Et verktøy for å tallfeste bestemte tidsbegrensede aktiviteter. Benyttes i de tilfeller hvor det er krav om eget regnskapsoppsett. Benyttes der hvor det er behov for å sammenfatte regnskap utover ansvar, funksjon og art. Alle investeringsprosjekter skal tildeles et prosjektnummer. Prosjektart Norsk standard for bygg og anlegg til bruk i investeringsregnskapet KONTOSTRUKTUREN Konto Ansvar Funksjon Prosjekt Prosjart Kontoklasse er 4 siffer for 1. siffer internt bruk Siffer 2-4 er KOSTRA art Siffer 5 for internt bruk 4 siffer for intern bruk, jfr organisasjonsstruktur De tre første siffer er KOSTRA funksjon Fjerde siffer er for internt bruk 3 siffer for internt bruk Kontoklasse, KOSTRA funksjon og art er obligatoriske inndelinger i henhold til statlige bestemmelser. 3. Kommentarer til regnskapsrapport Politikk Funksjon 1000 Under dette området føres regnskapet for Fellesnemdas egen virksomhet. 3

20 Det er utgifter til gjennomføring av møter og øvrige driftsutgifter som kan spores til Fellesnemda. Kontostrukturen ble satt opp fra Utgifter før denne tid ble ført på eget prosjektnummer i Hemne og er nå tatt inn i den nye kontostrukturen. Administrasjon Funksjon 1200 Under dette området føres regnskapet for driftsutgifter til prosjektorganisasjonen med prosjektleder i spissen. Kontostrukturen ble satt opp fra Utgifter før denne tid ble ført på eget prosjektnummer i Hemne og er nå tatt inn i den nye kontostrukturen. Finans Funksjon Kontostrukturen ble satt opp fra Under dette området føres generelle statstilskudd. 4. Regnskapsrapport pr Regnskapsrapporten er tatt ut pr og viser forbruk så langt i år. Kostnader som tilhørte prosjektet som tidligere var ført under prosjekt innenfor Hemne kommune er nå ompostert og ført innenfor kontostrukturen som nå er lagt for Fellesnemnda. Rapporten denne gang er tatt ut på det laveste nivået i kontostrukturen etter ønske fra prosjektleder. Det er mulig å ta ut rapporter på et høyere nivå om ønskelig. Pr rapportuttak er det regnskapsført tilskudd på totalt 34,8 millioner kroner som fordeler seg slik : I tråd med inndelingsloven 15 er det nå utbetalt tilskudd til dekning av engangs kostander etter en standardisert modell. Tilskuddet på kr 23,2 millioner kroner er inntektsført i regnskapet for Fellesnemda. Departementet forutsetter at kommunene benytter midlene der de finner det best. Støtten er øremerket og det bes om en rapport over bruken innen Sammenslåingen av Hemne, Halsa og deler av Snillfjord får utbetalt ekstra skjønnsmidler på 7,6 millioner kroner. Beløpet er differansen mellom det utbetalte tilskuddet og tilskudd til dekning av engangskostnader for en sammenslåing av 3 kommuner med færre enn innbyggere. Midlene er utbetalt til Hemne kommune sammen med terminutbetalingen for oktober. Kommunene skal innen 31. desember 2020 gi departementet en kortfattet rapport om bruk og disponering av tilskuddet til engangskostnader, jf. brev av 29. august Da det foreligger lite kunnskap rundt utfordringer ved deling og samtidig sammenslåing, ber departementet om at det i den forbindelse også tas med en kortfattet rapport som oppsummerer mulige nasjonale læringspunkter for lignende fremtidige saker. Kommunene Halsa, Hemne og Snillfjord skal slå seg sammen fra Kommunene har søkt om midler til digitaliseringstiltaket Geografisk informasjonsportal.. Departementet innvilger totalt 4 mill. kroner. Tilskuddet må benyttes til tiltak beskrevet i søknaden. Tiltaket må være ferdigstilt innen , og det må da rapporteres til departementet om bruken av midlene senest innen Det skal da fremlegges en bekreftelse fra kommunerevisjonen om at midlene er brukt i henhold til formålet. All finansiell rapportering skal være ekskl. merverdiavgift. Ubrukte midler, eller midler som ikke er brukt i henhold til formålet, kan bli krevd tilbakebetalt til departementet. 4

21 Ved rapportuttak er det brukt kr til prosessen. Ved regnskapsavslutningen for 2017 vil ikke brukte midler bli avsatt til et eget bundet fond for bruk for resten av prosjektperioden. Regnskapstall for denne perioden er ikke sammenstilt med budsjett. Det vil bli gjort ved senere rapportering når budsjett er vedtatt av Fellesnemda. Regnskap pr

22 Netto resultat Fellesnemda ,00 Funksjon Konto Regnskap 1000 Politisk styring , Kilometergodtgjørelse, avgiftspliktig 2 080, Godtgjørelse folkevalgte , Tapt arbeidsfortjeneste 5 342, Arbeidsgiveravgift 8 238, Varer/Bevertning u/ mva komp , Annet forbruksmateriell / råvarer og tjenester 2 910, Erkjentlighetsgaver 1 500, Telefonutgifter 1 729, Annonse, reklame, informasjon , Skyss/kost ansatte 2 639, Skyss/kost folkevalgte , Bompenger/Parkeringsavgifter 1 728, Andre transportutgifter , Husleie, leie av lokaler og grunn 5 808, Avgifter, gebyrer, lisenser m/m.v.a. 20, Leasing transportmiddel uten MVA komp , Mva momskompensasjonsordning, drift 9 532, Ref.mva påløpt i driftsregnskapet , Rådmannskontoret , Fast lønn , Annen lønn og trekkpliktige godtgjørelser 2 013, Fast bilgodtgjørelse 1 700, Kilometergodtgjørelse, avgiftspliktig 9, Pensjonsutg. KLP , Kollektiv ulykkes- og gruppelivsforsikr. 336, Arbeidsgiveravgift , Varer/Bevertning u/ mva komp 1 390, Telefonutgifter 878,00 Motpost skattepliktig del av fri telefon (mot konto ) , Skyss/kost ansatte 768, Andre transportutgifter 335, Inventar og utstyr , Juridisk bistand 3 875, Mva momskompensasjonsordning, drift 9 655, Ref.mva påløpt i driftsregnskapet , Ref. ansatte - mobilbruk -6, Diverse fellesutgifter 3 842, Kilometergodtgjørelse, avgiftspliktig 19, Arbeidsgiveravgift 1, Varer/Bevertning u/ mva komp 986, Skyss/kost ansatte 109,00 6

23 11709 Andre transportutgifter 2 727, Mva momskompensasjonsordning, drift 273, Ref.mva påløpt i driftsregnskapet -273, Statlige rammetilskudd og vrige generelle. statst Andre statlige overf ringer ,00 7

24 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: prosjektkoordinator Arkiv: 151 Arkivsaksnr.: 17/ FELLESNEMNDAS BUDSJETT 2018 OG 2019 FOR NYE HEIM Ferdigbehandles i: Fellesnemnda Saksdokumenter: Budsjettdokument Notat fra Leder i Fellesnemnda Telefonmøte den Saksopplysninger /Vurdering: Nye Heim kommune vil totalt i 2020 totalt ha mottatt 35,9 mill. i engangstilskudd og reformstøtte til prosjektet sammenslåing av kommunene. Støtten er øremerket og det skal rapporteres over bruken innen I tillegg er det et tilsagn på kr 4 mill. som er øremerket delprosjekt geografisk informasjonsportal. Tilskuddet må benyttes til tiltak beskrevet i søknaden og skal være ferdigstilt innen Da skal det fremlegges en bekreftelse fra kommunerevisjonen om at midlene er brukt i henhold til formålet, som rapporteres til departementet. Eventuelle ubrukte midler, tilbakeføres. Det er satt opp et budsjettforslag på bakgrunn av engangstilskudd og reformstøtte, samt allerede vedtatte utgifter til prosjektleder/prosjektkoordinator og frikjøp til ulike stillinger. De øvrige beløpene er satt inn etter erfaringstall fra blant annet Rissa/Leksvik sine tall. Etter oppsetter er det nå beregnet følgende: Planlagt brukt i 2017 kr Budsjett 2018 kr Budsjett 2019 kr Sum kr Sum tilskudd totalt kr Dette innebærer forskuttering av 5,1 mill. kroner i fra «ny kommunen» i prosjektperioden da 5,1 mill. ikke blir utbetalt før i 2020 det er litt usikkert hvordan dette skal håndteres rent regnskapsmessig i forhold regnskapet for gammel kommune. Gamle Hemne, Halsa og Snillfjord kommune må da forskuttere dette beløpet for prosjektet «etablering av nye Heim» Kommentarer til de ulike postene i budsjettoppsettet: Politikk Funksjon 1000: Under dette området føres regnskapet for Fellesnemndas egen virksomhet (inkludert øvrige politiske utvalg/oppnevnte grupper). Det er utgifter til gjennomføring av møter og øvrige driftsutgifter. Gjennomføring av ett møte i Partssammensatt utvalg og Fellesnemnda (inklusiv kjøregodtgjørelse og

25 bevertning) utgjør i snitt ca. kr ,-. Dette er erfaringstall fra regnskapsførte utgifter så langt i I året 2017 vil det bli totalt 7 møter for de neste to årene vil det trolig bli 10 møter per år. Andre politiske utvalg/arbeidsgrupper vil komme i tillegg. Utgifter som ikke er hensyntatt, er annen kurs/opplæring for politikere. Ca. utgifter per politiske møte (møtegodtgjørelse, reise, bevertning, tapt arbeidsfortjeneste): Fellesnemnda og PU kr ,- Au kr 6 000,- Pol. Arb. grupper kr 6 000,- (under forutsetning av at det er 2 medl. fra hver kommune) Budsjett 2017 Budsjett 2018 Budsjett 2019 Kr ,- Kr ,- Kr ,- Valg Funksjon 1007: Det er tatt utgangspunkt i Hemne kommune sin utgiftsføring ved siste kommunestyrevalg og dette er oppjustert med ca ,-. Hvor stor ekstra kostnad blir med gjennomføring av valg for Nye Heim kommune, beror på antall medlemmer i valgnemnd, hvor mange stemmesteder, utstyr som eventuelt må kjøpes, etc. Budsjett 2019 Kr ,- Rådmannskontoret/prosjektleder Funksjon 1200: Under dette området føres regnskapet for driftsutgifter til prosjektorganisasjonen med prosjektleder i spissen. Fellesnemnda har tilsatt prosjektleder/ny rådmann. Utgifter til stillingen er delt med 50/50 Hemne kommune/ny kommune, samt at tillegget på kr ,- belastes i sin helhet Fellesnemnda/ny kommune. Prosjektleder har tilsatt prosjektkoordinator i 100% stilling belastes i sin helhet Fellesnemnda/ny budsjett. Til sammen for stillingene inkludert sosiale utgifter er dette en kostnad på ca. kr ,- per år. Refusjon til Halsa (fra ) for ca. 20% kommunikasjonsmedarbeider inkl. sos.utgifter med kr ,- per år. Det er satt av kr ,- per år til funksjonstillegg etter hvert som prosjektet øker og flere ansatte deltar. Det er inngått leasingavtale om «kommunesammenslåingsbil» kr ,- per år. Da er det igjen kr ,- på oppsett budsjett til drift av kontoret (telefon, annonser reise, kurs o.l.) Budsjett 2017 Budsjett 2018 Budsjett 2019 Kr ,- Kr ,- Kr ,- Arbeidsgrupper Funksjon 1200 (samme funksjon som rådmann - men er satt opp separat): Fellesnemnda har vedtatt reglement for godtgjøring av politiske utvalg og arbeidsgrupper, samt administrative oppnevnte arbeidsgrupper. Politiske utvalg og arbeidsgrupper med en godtgjørelse på kr 800,- per møte. Administrative arbeidsgrupper med kr 300,- for leder og kr 200,- for medlemmer, med en økning på kr 100,- etter ordinær arbeidstid. Det er vanskelig å forutse hvor mye dette blir det kommer an på hvor mye arbeid som må gjennomføres via overtid på ettermiddag/kveld i tillegg til ordinær jobb. Det vil bli mange

26 arbeidsgrupper som vil ha ulike størrelser med varierende arbeidsmengde. I budsjettet er det satt opp følgende poster: Arbeidsgrupper møtegodtgjørelse mm/reisegodtgjørelse kr ,- per år Overtid kr ,- per år. Kulturbygging kr ,- per år. Budsjett 2017 Budsjett 2018 Budsjett 2019 Kr 0,- Kr ,- Kr ,- IKT Funksjon 1206: Dette er et stort og komplekst område som omfatter alle enheter i den nye kommunen. Erfaring viser at samkjøring av ulike IKT-systemer er en utfordring ved kommunesammenslåinger, og dette har vært et av de mest kostnadskrevende enkeltområdene. (ref. veileder fra KMD) En etablert IKT infrastruktur, er en forutsetning for at den nye kommunen kan operere som én enhet etter sammenslåingen. IKT infrastruktur gir også føringer for hvordan fellesløsninger og støttefunksjoner innenfor arkiv, økonomi, regnskap, lønn og personal blir. Dette er funksjoner som må fungere fra første dag i ny kommune. I tillegg til de nevnte områdene kommer også alt innenfor Helse/Omsorg, Oppvekst, Teknisk, Barnevern NAV, Samfunnsutvikling osv. Prosjektet har så vidt startet, og det er foretatt innkjøp gjennom fylkesavtalen i Sør-Trøndelag. Sopra Steria er engasjert til prosjektstøtte og gjennomføring kostnad kr ,-. Plan for gjennomføring klart til vår/sommer 2018 Kostnadsestimat - klart til vår/sommer 2018 Det er satt av ressurs IKT 100% stilling inkl. sos. utg. med kr ,- per år ut over dagens ikt stillinger. Budsjett 2017 Budsjett 2018 Budsjett 2019 Kr 0,- Kr ,- Kr ,- TLM (Teknisk) Funksjon (ikke opprettet enda): Det er innvilget tilsagn på kr 4 mill. som er øremerket delprosjekt geografisk informasjonsportal. Tilskuddet må benyttes til tiltak beskrevet i søknaden og skal være ferdigstilt innen Da skal det fremlegges en bekreftelse fra kommunerevisjonen om at midlene er brukt i henhold til formålet, som rapporteres til departementet. Eventuelle ubrukte midler, tilbakeføres. Det er opprettet delprosjekt Matrikkel. Finansiering av dette må tas av egen pott. I dette delprosjektet ligger blant annet: Ny gårdsnummerserie, lokale adresseforskrifter, adressekoder, adressenavn, grunnkretsinndelinger, overskjøte kommunale eiendommer etc. Det er satt av ressurs TLM 100% stilling inkl. sos. utg. med kr ,- per år til alt overgripende arbeidsoppgaver innenfor TLM. Budsjett 2017 Budsjett 2018 Budsjett 2019 Kr 0,- Kr ,- Kr ,-

27 Tillitsvalgte Funksjon 1800: Ender dette området føres regnskapet for driftsutgifter til frikjøpte tillitsvalgte. Tillitsvalgte er innvilget frikjøp med inntil 40% stilling fra Fordeling er 20/20 Halsa/Hemne. Budsjett 2017 Budsjett 2018 Budsjett 2019 Kr ,- Kr ,- Kr ,- Kirkelig fellesnemnd Funksjon 3900: Under dette området føres tilskuddet til Kirkelig fellesnemnd omstillingsmidler. Kommunesammenslåingen mellom Snillfjord, Halsa og Hemne har som konsekvens at de kirkelige fellesrådene skal slås sammen til ett fellesråd. Utgiftene til sammenslåingen skal dekkes innenfor det tilskuddet KMD har bevilget til kommunene for dekning av engangskostnader i forbindelse med sammenslåingen. Budsjett 2017 Budsjett 2018 Budsjett 2019 Kr ,- Kr ,- Kr ,- Kompensasjon - overføring fra Fellesnemnda sitt statlige tilskudd til egne kommuner: Ordførerne i de tre kommunene har fremforhandlet følgende forslag til bruk av midler fra Fellesemnda sitt statlige tilskudd med følgende utbetalinger (se vedlagte notat fra Fellesnemndas leder): Snillfjord kr ,- Halsa kr ,- Hemne kr ,- Sum kr ,- Budsjett 2018 Kr ,- Statlige rammetilskudd Funksjon 8400: Tilskudd til engangskostnader kr 23,2 mill. Tilskudd til engangskostnader kr 7,6 mill. (ekstra skjønnsmidler, slik at det blir 3 like tilskudd for alle tre kommunene i sammenslutningen). Tilskudd til Geografisk informasjonsportal kr 4 mill. Reformstøtte som ikke utbetales før i 2020 med kr 5,1 mill. Totalt kr 39,9 mill. i overføringer fra staten. Budsjett 2017 Budsjett 2018 Budsjett 2019 Budsjett 2020 Kr ,- Kr 0,- Kr 0,- Kr ,-

28 Prosjektleders tilråding: Foreliggende driftsbudsjett for Fellesnemnda for perioden vedtas slik det foreligger vedlagt. Etter fremforhandlet avtale mellom de tre ordførerne: Kompensasjon - overføring fra Fellesnemnda sitt statlige tilskudd til egne kommuner, januar 2018: Snillfjord kommune kr ,- Halsa kommune kr ,- Hemne kommune kr ,-

29 Konto Regnskap 2017 pr Budsjett 2017 Budsjett 2018 Budsjett 2019 Budsjett Fellesnemda/Partsammensatt utvalg/ Arbeidsutvalg Kilometergodtgjørelse, avgiftspliktig 2 080, Godtgjørelse folkevalgte , Tapt arbeidsfortjeneste 5 342, Arbeidsgiveravgift 8 238, Varer/Bevertning u/ mva komp , Annet forbruksmateriell / råvarer og tjenester 2 910, Erkjentlighetsgaver 1 500, Telefonutgifter 1 729, Annonse, reklame, informasjon , Skyss/kost ansatte 2 639, Skyss/kost folkevalgte , Bompenger/Parkeringsavgifter 1 728, Andre transportutgifter , Husleie, leie av lokaler og grunn 5 808, Avgifter, gebyrer, lisenser m/m.v.a. 20, Leasing transportmiddel uten MVA komp 6 288, Mva momskompensasjonsordning, drift 9 532, Ref.mva påløpt i driftsregnskapet ,00 Ekstern kulturbygging lag/foreninger pr d da , , , , Inneholder utg til : Arb.gr. kommunenavn/kommunevåpen Arb.gr pol. Struktur/ pol. Reglm.

30 Konto Valg Regnskap 2017 pr Budsjett 2017 Budsjett 2018 Budsjett 2019 Budsjett ,00 Sum System,opplæring,gjennomføring,valgnemd

31 Konto 1200 Rådmannskontoret Regnskap 2017 pr Budsjett 2017 Budsjett 2018 Budsjett Prosjektleder/prosjektkoordinator inkl sos utg , %Kommunikasjonsmedarbeider inkl sos utg LØNNSREGULERING (FUNKSJONSTILLEGG Annen lønn og trekkpliktige godtgjørelser 2 013, Fast bilgodtgjørelse 1 700, Kilometergodtgjørelse, avgiftspliktig 9, Pensjonsutg. KLP , Kollektiv ulykkes- og gruppelivsforsikr. 336, Arbeidsgiveravgift , Inventar , Varer/Bevertning u/ mva komp 1 390, Telefonutgifter 878, Motpost skattepliktig del av fri telefon (mot konto , Skyss/kost ansatte 768, Andre transportutgifter (anslag reise/kost) 335, Juridisk bistand 3 875, Mva momskompensasjonsordning, drift 9 655, Ref.mva påløpt i driftsregnskapet , Ref. ansatte - mobilbruk -6, Leasing transportmiddel uten MVA komp , ,00 Kommunikasjon/informasjon/eksternt omdømmearbeid Konsulenttjenester inkl juridisk/fag Leie kontor/ombygging Kommuneplan Grafisk profil - lage profil/skilt på hus bil/ profil på kontrmatr/profil elektronisk Budsjett 2020 pr dd sum , , , ,

32 Konto Arbeidsgrupper Regnskap 2017 pr Budsjett 2017 Budsjett 2018 Budsjett 2019 Arbeidsgrupper - møtegodtgj mm/reise overtid arbeidsgrupper mm Velferdstiltak/kulturbygging Budsjett 2020 Det er opprettet prosjektnummer til alle gruppene , ,

33 Konto Kompensasjon til egne kommuner Regnskap 2017 pr Budsjett 2017 Budsjett 2018 Budsjett 2019 Budsjett Snillfjord Halsa Hemne motpost I Hemne

34 Konto IKT Regnskap 2017 pr Budsjett 2017 Budsjett 2018 Budsjett 2019 Budsjett Delprosjekt 0903 digital sammenslåing Ressurs IKT 100% stilling inkl sos. Altovergripende arbeidsoppgaver knyttet til IKT i hele kommunen

35 Konto Regnskap 2017 pr Budsjett 2017 Budsjett 2018 Budsjett 2019 TLM Delprosjekt 0901 Geografisk informasjonsportal/4 mill tilskudd Delprosjekt 0901 Geografisk informasjonsportal/bidrag fra fellesnemda Budsjett 2020 Delprosjekt 0902 Matrikkel(omskilting) , ,00 Ressurs TLM 100% stilling inkl sos. Altovergripende arbeidsoppgaver knyttet til TLM

36 Regnskap 2017 pr Budsjett 2017 Budsjett 2018 Budsjett 2019 Konto Tillitsvalgte % stilling (frikjøpte tillirvalgte) Kilometergodtgjørelse, avgiftspliktig 19, Arbeidsgiveravgift 1, Varer/Bevertning u/ mva komp 986, Skyss/kost ansatte 109, Andre transportutgifter 2 727, Mva momskompensasjonsordning, drift 273, Ref.mva påløpt i driftsregnskapet -273,00 Budsjett , , ,

37 Konto Kirkelig fellesnemd Regnskap 2017 pr Budsjett 2017 Budsjett 2018 Budsjett 2019 Budsjett Tilskudd , , , , , ,

38 SUM AV DELSUMMER , , ,00 Konto Statlige rammetilskudd og vrige generelle. statst Regnskap 2017 pr Budsjett 2017 Budsjett 2018 Budsjett 2019 Budsjett Andre statstilskudd , , Andre statlige overf ringer , , prosjekt , , Avsetning til disp.fond ( fordelt til drift) Reformstøtte ,00 Netto balanse , ,00 0,00 0, ,

39 Notat i saken Saksnr. Arkivkode Avd/Sek/Saksb Deres ref. Dato 17/ HK/POL/OSV TELEFONMØTE DEN MELLOM ORDFØRERNE I HALSA, HEMNE OG VARAORDFØRER I SNILLFJORD 16/11-17 hadde følgende et telefonmøte: Ordfører i Hemne og leder av Fellesnemnda nye Heim kommune (FN), Odd Jarle Svanem Ordfører i Halsa og nestleder i FN, Ola Rognskog Varaordfører i Snillfjord, medlem i FN og leder for Partsammensatt utvalg (PU), Bernt Olaf Aune. Følgende ble drøftet: 1. Kompensasjon for bruk av tid på kommunereformen. Som vi har snakket om tidligere har undertegnede lansert en kompensasjon for ekstraarbeid av kommunereformen. Bli enig om fordelingsnøkkel. Alternative forslag til diskusjon: a. Det registrerte innbyggertall 1/7-17. (Samme som Snillfjords fordelingsdato) b. % vis 50/50 på innbyggertall og grunnbeløp (samme beløp) c. Samme beløp uavhengig av kommunestørrelse. 2. Svømmehall på Liabø. a. Halsa setter i gang planprosess og finansierer plan og legger inn kostnadene for utbygging. Byggestart i Søke om tippemidler i 2018 som en regional hall. b. Avventer til Nye kommunen tar vedtak. 3. Brannsamarbeid - møte på fredag. Våre synspunkter ble følgende: 1. Kompensasjon for bruk av tid på kommunereformen. Prinsippet bak saken er følgende: Kommunereformen er en utfordrende oppgave for både ansatte i de enkelte kommunene, politikerne og innbyggerne. Det er derfor viktig å vise at vi allerede nå nyter godt av denne reformen rundt om i de enkelte kommunene. o Ansatte vil helt klart måtte bruke tid også i normal arbeidstid og føring av timeliste er en uoverkommelig oppgave for den enkelte. Det er derfor et signal fra politisk hold, at det er forståelse for at de ansatte bruker tid på den nye kommunen når dette kreves. Den nye kommunen har reglement for ansatte som bruker tid utover normal arbeidstid. Prosjektleder har mandat til ansettelser av nødvendig ressurs. Kompensasjon vil komme i tillegg til dette, på generelt grunnlag. o Det politiske miljøet har både med og motstandere til kommunereformen i alle kommunene. Det er derfor viktig allerede nå å vise til «fortjeneste» for de enkelte

40 kommunene ved lettelse i deres budsjettarbeid for året 2018, ved denne kompensasjonen. o Innbyggerne og velgerne ser med denne kompensasjonen at vi mener alvor i å bygge en distriktskommune hvor også midler kommer innbyggerne til gode, ved at litt romsligere budsjett bidrar til positive tiltak i de eksisterende kommunene. Dette kan være økt bemanning i sårt tiltrengte kommunale oppgaver eller litt ekstra på ikke lovpålagte oppgaver. Vi ordførerne kom frem til enighet om å anbefale å bevilge fra den nye kommunens reformmidler en kompensasjon på totalt kr ,- for året 2018 etter prinsippet 50 / 50 % på innbyggertall og samme grunnbeløp. Dette utgjør følgende for kommunene: o Hemne kommune kr ,- o Halsa kommune kr ,- o Snillfjord kommune kr ,- Begrunnelsen for valg av alternativ 50/50% er at å ta bare hensyn til innbyggertall har ført til en liten del til Snillfjord som tilfører samme beløp som Hemne og Halsa inn i den nye kommunen Heim. Det er allikevel ikke vært rettferdig at alle de 3 kommunene har fått samme beløp, med bakgrunn i at organisasjonene er av ulik størrelse og dermed ulik bidrag inn i fellesskapet. 2. Svømmehall på Liabø Vi 3 ordførerne ble fort enig i at leders forslag a. var det beste for alle parter. Begrunnelsen for dette er: o Intensjonsavtalen viser helt klart at dette var noe Halsa hadde store ønsker om å få til om det ble en kommunesammenslåing. Vedtaket om sammenslåing er blitt gjennomført og godkjent i et enstemmig Storting juni 17. o Halsa kommune har allerede planer på gang for å få realisert en svømmehall. Halsa Kommune har ønske om å sette i gang omgående, med gjennomføringen av planene. Målet er byggestart o Det søkes om tippemidler som et regionalt anlegg og Hemne kommune støtter 5 % av driftsbudsjettet som er i tråd med forutsetningene for regionale anlegg. 3. Brannsamarbeid. Ola og Odd Jarle møter med et åpent sinn i møtet 17/11-17, for å finne ut av hva som er det beste for den nye kommunen. Notatet er å betrakte som et offentlig dokument og kan benyttes inn mot AU og Fellesnemnda som grunnlag for saken. Odd Jarle Svanem På vegne av alle 3 ordførerne. Kopi til: Prosjektkoordinator Eva Randi Oldervik Prosjektleder Torger Aarvaag

41 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: prosjektkoordinator Arkiv: 151 Arkivsaksnr.: 17/ FELLESNEMNDAS UTTALELSE TIL HALSA - HEMNE OG SNILLFJORD KOMMUNER SINE BUDSJETT OG ØKONOMIPLANER Ferdigbehandles i: Fellesnemnda Saksdokumenter: E-post fra Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Saksopplysninger: Med hjemmel i Inndelingslovens 26, ber Fylkesmannen om at Fellesnemnda tar stilling til følgende: - Om enkeltkommunenes driftsbudsjett/økonomiplan (tiltak/investeringer) er i samsvar med politiske prioriteringer og innenfor det handlingsrommet den nye kommunen vil få. - Hvilken grad er de tiltakene og de vedtatte investeringenr i samsvar med de fremtidige behov i den nye kommunen. Vurdering: Fylkesmannen ser det som formålstjenelig at fellesnemnda sin uttalelse er kjent før de formelle vedtak i de enkelte kommunestyrer. Det har ikke Fellesnemnda mulighet til, da budsjettvedtakene i Hemne og Halsa er behandlet før Fellesnemnda har sitt møte den Unntaket er Snillfjord kommune som har sitt møte den Fylkesmannen anbefaler at kommunene samarbeider tett om økonomiplanene allerede fra Fellesnemnda/nytt kommunestyre vil da være godt forberedt når det skal utarbeides budsjett/økonomiplan høsten 2019 for den nye kommunen for perioden , jf. Inndelingslovens 26. Det anbefales at det samarbeides om: - Kravet om realisme og bærekraft som er stilt i kommuneloven - Synliggjøring av mulige samordningsgevinster - Rigging av ny organisasjon - Samordning av øvrige styringsdokumenter (plansiden) Prosjektleders tilråding: Orientering om Halsa-, Snillfjord- og Hemne kommune sine budsjett/økonomiplaner, tas til orientering.

42 Fra: Torger Aarvaag Til: Eva Randi Oldervik Hemne Postmottak Kopi: Sendt: :20:06 Emne: VS: Dato for innsending av fellesnemndas uttalelser om budsjett og økonomiplaner fra de enkelte sammenslåingskommunene. Vedlegg: image001.png Med vennlig hilsen Torger Aarvaag Rådmann Hemne kommune Tlf Mobil Fax Fra: Rabben, Frode Sendt: 22. november :13 Til: Ragnhild Setsaas Rådmann Klæbu Torger Aarvaag Rådmann Ørland Rådmann Bjugn Rådmann Åfjord Rådmann Roan Rådmann Hitra Kopi: Hynne Sigrid Gråberg, Anne Emne: Dato for innsending av fellesnemndas uttalelser om budsjett og økonomiplaner fra de enkelte sammenslåingskommunene. Til ledere fellesnemnda Fylkesmannen viser til tidligere informasjon omkring kravene i inndelingsloven 26. En av fellesnemndens viktige oppgave er å påse en ansvarlig økonomisk inngang til den nye kommunen fra For å sikre dette sier inndelingsloven at fellesnemnda skal gi uttalelser om budsjett og økonomiplanene til den enkelte sammenslåingskommune i årene fram til sammenslåingen. Uttalelsene skal sendes departementet (som har delegert oppgaven til Fylkesmannen).

43 På bakgrunn av dette ber Fylkesmannen om å få tilsendt uttalelsen vedrørende budsjett 2018 og økonomiplan for perioden innen 15. januar Vi ber om at fellesnemda f.eks. tar stilling til: - Om enkeltkommunens driftsbudsjett/ økonomiplan (tiltak/investeringer) er i samsvar med politiske prioriteringer og innenfor det handlingsrommet den nye kommuner vil få. - I hvilken grad er de tiltakene og de vedtatte investeringer i samsvar med de fremtidige behov i den nye kommunene. Fylkesmannen ser det formålstjenlig at fellesnemndas sin uttalelse er kjent før de formelle vedtak i de enkelte kommunestyrene. Da kan enkeltkommuner ha mulighet til å gjøre eventuelle tilpasninger. Følgelig anbefales det dialog mellom fellesnemnda og enkeltkommunene i prosessen fram til vedtak. Fylkesmannen anbefaler kommunene å samarbeide tett om økonomiplanene allerede fra og i senere år. Dette ut fra: - Kravet om realisme og bærekraft som er stilt i kommuneloven - synliggjøring av mulige samordningsgevinster - rigging av ny organisasjon - samordning av øvrige styringsdokumenter (plansiden). Gjennom denne dialogen vil fellesnemnda tidlig kunne være i stand til å lage «et skyggebudsjett» for den nye kommunen. Fellesnemnda vil således være godt forberedt når nemnden høsten 2019 skal utarbeide sitt fremlegg til budsjett for perioden (jf. inndelingslovens 26). Fylkesmannen i Sør-Trøndelag og Fylkesmannen i Nord-Trøndelag er omforent om dette oppdraget til fellesnemndene. Med vennlig hilsen Frode Rabben seniorrådgiver, Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Telefon: Mobil: Fmstfra@fylkesmannen.no Tenk på miljøet før du skriver ut denne eposten

44 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Prosjektleder Arkiv: 034 Arkivsaksnr.: 17/ TJENESTESTRUKTUR Ferdigbehandles i: Fellesnemnda Saksdokumenter: Tjenestestruktur Ny kommune 2020 Halsa, Snillfjord og Hemne Saksopplysninger: Vedlagt saken er en rapport som forsøker å beskrive tjenestestrukturen i ny kommune. Overordnede perspektiver er hvordan innbyggerne i dagens Halsa skal betjenes, hvordan tjenestene skal være fysisk til stede i lokalsamfunnet og hvordan kommunene samlet kan redusere sårbarhet og skape felles fagkulturer Intensjonsavtalen er tydelig på at den nye kommunen skal ha en desentral tjenestestruktur samtidig med at den også er tydelig på at det skal bygges en ny kommune med redusert sårbarhet og felles fagkultur. Det må ligge en gevinst for alle tre kommuner i de løsninger som velges. Når det gjelder kommunereformen, så ligger mye av begrunnelsen for den i at kommunesammenslåing kan redusere sårbarhet og skape mer robuste og kompetente fagmiljø. I rapporten er anbefalingene uthevet. Vurdering: Selv om prinsippene i intensjonsavtalen er relativt tydelig formulert, er ikke saken umiddelbart enkel å utrede. Det skal være tilstedeværelse Det skal bygges felles fagkultur Det skal være felles ledelse Det skal legges opp til redusert sårbarhet Det skal bære en «base» med tjenester i Halsa med Kyrksæterøra som kommunesenter. Prinsippene kan ved første øyekast synes å inneholde innbyrdes motsetninger. I tillegg beveger temaet seg mellom overbyggende administrativ organisering og organisering av tjenester. Administrativ organisering er et eget tema nedfelt i mandatet til prosjektleder. Dette kommer som egen sak senere og må behandles i henhold til hovedavtalens bestemmelser.

45 Organisering av tjenester er lagt inn som oppgave til arbeidsgruppene. I et endringsprosjekt som involverer mange ansatte med forskjellig inngang til endringene, er det et suksesskriterium å engasjere dem i prosessen. Det er derfor viktig at en går minst mulig inn i det handlingsrommet de har fått tildelt. Det er allikevel slik at intensjonsavtalen representerer en ramme som alle må forholde seg til. Denne ligger også som en premiss for hvordan den nye kommunen blir organisert. Et annet moment er at det i en slik sak bør vises tilbakeholdenhet med å legge svært detaljerte føringer på framtidige ledere på hvordan arbeidet organiseres for å oppnå prinsippene nedfelt i intensjonsavtalen. Det kommer hverdager med utfordringer vi i dag ikke nødvendigvis ser. Da må handlingsrommet være der. I foreliggende sak mener prosjektleder at det er lagt et nivå på føringene som bør være presise nok til at den framtidige ledelsen ser oppdraget de får. Framtidig rådmann vil ha et veilednings- og kontrollansvar i forhold til at føringene blir fulgt opp. Det kan eller oppleves som om det er hårfine grenser mellom det som beskrives nederst på side 6 / øverst side 7 «andre basistjenester» og det som beskrives som tjenester i en hovedbase i avsnittet under. Forskjellen en ønsker å få fram, er at det er noe viktigere at det som beskrives som «andre basistjenester» (barnevern mv) sitter sammen for felles saksbehandlermøter og utvikler en solid fagkultur enn innenfor saksorienterte forvaltningstjenester (tekniske tjenester m.m.) uten at dette på noen måte skal oppfattes som en rangering. Det er en forskjell på å behandle enkeltsaker etter skog / jordlov, byggesak eller en næringssak i forhold til en kompleks barnevernssak med store konsekvenser for enkeltmennesker. I hovedbasen kan saksbehandlerne i større grad operere mer selvstendig selv om også de skal tilhøre en enhet under felles ledelse og at kravene til likebehandling i kommunen står fast. Prosjektleders tilråding: Foreliggende rapport om tjenestestruktur med anbefalinger legges til grunn for det videre arbeid med å organisere ny kommune Halsa, Snillfjord og Hemne 2020.

46 17/ Tjenestestruktur Ny kommune 2020 Halsa, Snillfjord og Hemne

47 1. Innledning Begrepet «tjenestestruktur» kan vi i vår sammenheng enkelt definere som måten tjenestene er spredt ut geografisk i kommunen og hvordan de er gjort tilgjengelige for innbyggerne. Prosess med organisering av sentraladministrasjonen og tjenester i administrative enheter med ledelse og innhold må følge bestemmelsene i hovedavtalen med involvering av tillitsvalgte og drøftingsplikt. Dette er ikke en del av denne saken. Intensjonsavtalen legger sterke føringer på tjenestestrukturen i den nye kommunen. 6 kriterier som bør ivaretas: Tjenester som folk trenger til daglig må være tilgjengelig der folk bor. Tjenester med ansatte som er gjensidig avhengig av hverandre, må ha anledning til å treffes. Tjenestene skal holde høy faglig kvalitet gjennom kompetansebygging og felles fagkultur. Sårbarhet må reduseres ved at det er overlappende funksjoner som kan tre inn ved fravær og vakanser. Økonomisk bærekraft den nye kommunen må også tenke økonomisk forsvarlig drift. Kommunale arbeidsplasser er viktig for lokalsamfunnet. En fallgruve er at en fortsetter å drive to kommuner etter sammenslåingen. Dette må unngås da det er dyrt. Endringer må gjennomføres før eller siden. Det er imidlertid mulig å ta fornuftige grep som både sikrer god tilgjengelighet til tjenester og livskraftige lokalsamfunn samtidig som tjenestene gjøres mer effektive gjennom redusert sårbarhet og solide fagmiljø uten at kostnadene øker. Denne rapporten har som intensjon å forsøke å bidra til at fellesnemda operasjonaliserer intensjonsavtalens formuleringer slik at det framstår som forutsigbart hvordan den nye kommunen kommer til å opptre som arbeidsgiver og tjenesteleverandør. 2

48 2. Hva sier intensjonsavtalen? Kommunesenter videre bruk av rådhus (s. 4). Kyrksæterøra blir kommunesenter i den nye kommunen. Her lokaliseres ordfører, rådmann med stab og andre sentrale administrative funksjoner som naturlig hører sammen med en sentraladministrasjon. Øvrige sentra/tidligere rådhus kompenseres med andre kompetansefunksjoner som beskrevet under delmål 3 Tjenestestruktur. Delmål 1: Lokaldemokrati, 3. avsnitt (s. 4). Kommunestyret forvalter det politiske helhetsperspektivet for den nye kommunen. For å sikre en god representasjon fra alle deler av kommunen må det nye kommunestyret være større enn det største kommunestyret i dag, men bør ikke være større enn om lag 31 representanter. Møtearena skal rulleres mellom de ulike områdene av kommunen. Antall medlemmer i det nye kommunestyret ble vedtatt den Likelydende vedtak fra alle tre kommunestyrene. Halsa i K-sak 31/17 Snillfjord i K-sak 55/17 Hemne i K-sak 59/17 Siste avsnitt under delmål 2. Myndighetsutøvelse (s. 5). Sentraladministrasjon og stab samlokaliseres, da dette er nødvendig ut fra et styringsperspektiv og for å legge grunnlag for å skape en felles organisasjonskultur. Delmål 3: Tjenester Den nye kommunen skal gi gode tjenester med utgangspunkt i innbyggernes behov. Kommunen skal ha kvalifiserte fagfolk i en veldreven organisasjon som bruker ressursene effektivt og innenfor en sunn kommuneøkonomi, samtidig som innbyggerne skal ha akseptabel reisevei til tilbud. «Den digitale kommunen» er et etablert begrep, og nye tekniske løsninger vil i økende grad komme til å prege den kommunale hverdagen og tjenestene. Alle tidligere servicekontor/-sentre skal opprettholdes. Viktige føringer: Tjenester som innbyggerne bruker ofte og som krever fysisk nærhet (basistjenester som skole, barnehage, og sentrale omsorg- og helsetilbud) skal lokaliseres nær der folk bor. Prioriterte investeringsbehov vil være svømmehall i Halsa og opprusting av Ven oppvekstsenter i Snillfjord. Arbeide for at ungdommen i alle deler av kommunen skal kunne dra nytte av det videregående skoletilbudet i området. Innhold på tjenestene skal oppleves likt uansett hvor folk bor. Det skal være god kvalitet på tjenestene. Tjenestene skal være preget av felles kultur, felles faglig ståsted, kompetanse, tverrfaglighet, kvalitet og serviceinnstilling Den nye kommunen skal bygge på sterke sider i dagens kommuner; det den enkelte kommune er god på skal videreføres i den nye kommunen Tjenestene skal være preget av utvikling og fornyelse Der det ikke er viktige hensyn som taler for å samle kompetanse, skal det legges til rette for desentrale løsninger. Der det er behov for å samle kompetansemiljø, skal det legges til rette 3

49 for at tjenester oppsøker innbyggerne ved å reise ut til lokale servicesentre. Bruk av IKT som verktøy videreutvikles for å støtte tjenestetilbudet i hele kommunen. I tillegg til basistjenestene, ivaretar kommunen en rekke andre oppgaver som innbyggerne bruker vesentlig sjeldnere enn basistjenester, f.eks. innenfor byggesak og barnevern. Slike og tilsvarende funksjoner skal i betydelig grad fordeles mellom de opprinnelige kommunene, dette for å sikre kompetansearbeidsplasser og fagmiljø som er robuste nok. Enkelte tjenester kan ha flere lokalisasjoner under felles ledelse. Fellesnemnda vil få ansvar for å utrede dette nærmere. Nærmere om basistjenestene: Kommunesammenslåingen vil i seg selv ikke føre til strukturendringer innenfor hverken barnehage, skole eller helse / pleie og omsorg. Den nye kommunen legger vekt på å sikre trygge oppvekstsvilkår i hele kommunen. Den nye kommunen skal ha full barnehagedekning og foreldrene vil stå fritt til å søke et barnehagetilbud der de måtte ønske. I den nye kommunen skal skolene være inkluderende fellesskap hvor alle elevene får brukt evnene sine. Skolene og barnehagene skal ha ressurser, kompetanse og lokaler som sikrer gode oppvekstsvilkår. Den nye kommunen skal ha helsetilbud som er plassert nær innbyggerne. Det skal legges vekt på at innbyggerne skal kunne bo hjemme lengst mulig, og det skal være klare tildelingskriterier for pleie- helse- og omsorgstjenestene Kommunene har i dag legevaktsordninger som også inkluderer andre kommuner. Fellesnemnda gis i ansvar å utrede endelig løsning. Legevakttilbudet skal ikke være dårligere enn i dag. Nærmere om spesialiserte/øvrige tjenester: Tekniske tjenester (for eksempel kommunale veier, vann og avløp), næring/landbruk: I den nye kommunen samles forvaltningsoppgaver og myndighetsutøvelse i større fagmiljø, fortrinnsvis med en lokalisasjon, mens drift og vedlikehold foregår lokalt der bygg og anlegg ligger. Kultur: Kultur og opplevelser spiller en viktig rolle for bolyst, fellesskapsfølelse og tilhørighet i lokalsamfunnet. Den nye kommunen skal ha et bredt, lokalt kulturtilbud med et levende og aktivt foreningsliv der folk bor. Fellestjenester / servicekontor: I den nye kommunen skal en vesentlig del av tjenestene gjøres tilgjengelig på nett. Innbyggerne som ikke har anledning til å bruke digitale løsninger, skal få hjelp til dette i lokale servicekontor. HIPS og Allvekst (nest siste avsnitt s. 6.) Det skal legges til rette for å skape utvikling og vekst i hele den nye kommunen. Sterke sider ved dagens kommuner skal underbygges og videreutvikles. Dette gjelder blant annet Halsa Interkommunale Psykiatriske Senter (HIPS) på Liabø og attføringsbedriften Allvekst AS på Kyrksæterøra. 4

50 3. Drøfting 3.1 Kommunesenter videre bruk av rådhus Administrativ ledelse, stab og intern service. Intensjonsavtalen er tydelig på at Kyrksæterøra blir kommunesenter i den nye kommunen og at politisk og administrativ ledelse skal lokaliseres der. Under delmål 1 «lokaldemokrati» står det videre at møtearena skal rulleres mellom de ulike områdene av kommunen. Formuleringen «ulike områder av den nye kommunen» må avklares. Inkluderer dette Vennastranda, Hellandsjøen, Vinjeøra og Liabø? Eller begrenser det seg til rådhusene på Kyrksæterøra og Liabø? En utvidet tolkning vil være utfordrende og uhensiktsmessig å forholde seg til. I dag er det ikke reist noe spørsmål om å avholde møter på Hellandsjøen og Vinjeøra. Vennastranda vil i den nye kommunen være ei grend med barnehage og skole på samme måte som Vinjeøra og Hellandsjøen. Avstanden er også omtrent den samme. I dagens 3 kommuner omfatter sammenslåingen 2 kommunesenter og 2 rådhus. En vil foreslå at innholdet i formuleringen «ulike områder av kommunen» begrenser seg til å omfatte rådhusene på Kyrksæterøra og Liabø. Det sikrer likebehandling og lik tilgang til møter fra hele den nye kommunen. Den administrative ledelsen med stab skal ha tilhold på kommunesenteret Kyrksæterøra. Sentraladministrasjonen vil bestå av rådmann / ass. rådmann, kommunalsjefer, stabsavdeling med økonomi, servicetorg med fellestjenester og politisk sekretariat, IKT etc. I de kommunene som blir sammenslått har vi i dag 2 tydelige sentra med et helhetlig omfang av tjenester til innbyggerne. Det omfatter også ledelse i form av enhetsledere og service i form av renhold, vedlikehold etc. Det vil være naturlig at den sentrale ledelsen er til stede også på Liabø, med nærhet til de tjenester og ledere som har tilhold der. Andre interne tjenester må vurderes i forhold til behov. IKT er en intern tjeneste som krever tilstedeværelse. Andre funksjoner som økonomi og personal vil det være mindre behov for tilstedeværelse i det daglige. Intensjonsavtalen er tydelig på at tidligere servicekontor skal opprettholdes. I praksis betyr dette Liabø og Kyrksæterøra. Ut i fra at det også blir aktivitet og ansatte til stede også i Halsa rådhus, er dette naturlig. Servicekontoret vil yte tjenester både internt og til innbyggerne. I den nye kommunen må toppledelse og interne tjenester som må være tilgjengelig i rådhuset på Liabø, være til stede etter behov. Den / de som betjener servicekontoret vil være en del av en fellesstab som betjener begge rådhus. 5

51 Hvordan tilstedeværelsen organiseres må vurderes opp mot behov for redusert sårbarhet, bygging av fagmiljø og felles fagkultur. Alle ansatte skal være en del av et fellesskap og dele på oppgavene innenfor sitt arbeids- og kompetansefelt. Intern service som drifts- og vedlikeholdspersonell må organiseres hensiktsmessig og ha tilstedeværelse i forhold til de bygg og anlegg som skal betjenes. Organiseringen må ta hensyn til både behov for tilstedeværelse, lokal kunnskap og redusert sårbarhet ved fravær og hendelser. De må bygges felles fagmiljø. 3.2 Tjenester rettet mot innbyggerne / basistjenester Før drøftingen tas opp, er det nødvendig å avklare noen grunnleggende forutsetninger. Formålet med kommunereformen er å redusere sårbarhet, bygge mer robuste fagmiljø sikre kompetanse gjennom å rekruttere og beholde fagfolk. Direkte innbyggerrettede tjenester omfatter for i stor grad lovpålagte tjenester. Vi kan skille mellom universelle tjenester som stort sett alle bruker i forskjellige livsfaser og tjenester som direkte er rettet mot identifiserte behov. Disse tjenestene må være kontinuerlig til stede; Skoler Barnehager Sykehjem Hjemmetjeneste Legetjeneste Kommunaltekniske tjenester (anlegg) Kommunesammenslåingen endrer ikke på behovet for tilgjengelighet / tilstedeværelse for disse tjenestene. Kontakt med overordnet ledelse og bygging av felles fagkultur må ivaretas gjennom møter mellom ledere og gjennom felles kurs og kompetansebygging. Andre basistjenester med behov for tilstedeværelse kombinert med et sterkt behov for å bygge felles fagmiljø må organiseres på en annen måte. Tilstedeværelse må organiseres slik at en også bygger felles fagmiljø og felles fagkultur som sikrer likebehandling (jfr. myndighetsutøvelse) av innbyggerne i kommunen. I disse tjenesten er det også færre ansatte slik at de blir mer sårbare ved fravær / vakanser. Barnevern Nav Helsestasjon Ppt 6

52 Vi må også ha med oss det statlige perspektivet i NAV: Det er i den senere tid kommet mange politiske føringer på hvilken retning man ønsker at NAV skal utvikle seg mot, deriblant, Meld. St. 33, NAV i en nyere tid for arbeid og aktivitet: Arbeids- og velferdsdirektoratets kanalstrategi skal bidra til bedre digitale tjenester for brukerne og frigjøre mest mulig ressurser til å drive arbeidsrettet oppfølging i NAVkontorene. Kanalstrategien skal videreføres (kanalstrategi: det legges til rette for at brukerne selv kan betjene seg gjennom nav.no). Utvikle ledelse og kompetanse i NAV-kontorene for å utnytte det handlingsrommet som skapes gjennom lokal frihet. Stimulere til større NAV-kontor både gjennom kommunesammenslåinger og interkommunalt samarbeid for å bygge bredere fagmiljøer og bedre ivareta rettsikkerhet ved NAV-kontorene. Digitale tjenester og digitale muligheter skal utnyttes. Det ligger også som en føring i intensjonsavtalen. Eksempel fra dagens NAV Hemne / Snillfjord; det ligger to kontantkort for Snillfjord i tilfeller der det kommer søknad om akutt sosialhjelp når NAV-medarbeidere ikke er til stede. Søknaden kan behandles via telefon og kontantkort oppfylles via nett og utleveres på servicekontoret i Snillfjord. Tilstedeværelse av tjenestene må organiseres slik at behovet for nærhet til innbyggerne ivaretas samtidig som det bygges felles fagmiljø og felles fagkultur. Dette innebærer rullering av fagfolk. Hvor hyppig tilstedeværelsen skal være, bør vurderes ut fra en behovsanalyse. Denne behovsanalysen er av faglig art og bør løses av de framtidige faglederne / enhetslederne i samarbeid. Flere av disse tjenestene er sentrale samarbeidspartnere / støttefunksjoner inn i andre tjenester (skoler, barnehager, saksbehandlermiljø innenfor forvaltning etc). Tjenestene må organiseres under felles ledelse på tvers av de gamle kommunene slik at en ikke går framtida i møte med to kommuneorganisasjoner og ulik praksis og sviktende rettssikkerhet. Innbyggerrettede forvaltningstjenester innenfor tekniske tjenester Jordbruk Skogbruk Næring Det etableres en base med nærmere definerte tjenester i Halsa. Denne bør hovedsakelig bestå av forvaltningstjenester innenfor tekniske tjenester, jordbruk, skogbruk, næring m.m. Tjenestene organiseres under felles ledelse som øvrige tjenester, men vil ha fastere fysisk tilstedeværelse i Halsa. Samtidig må også disse tjenestene delta i oppbygging av felles fagmiljø og felles fagkultur. Sårbarhet må reduseres ved at de som tilhører basen må bli kjent i hele kommunen. Dette innebærer noe utveksling av fagpersoner. Ellers er det nødvendig med felles møter. Leder må involvere seg i alle fagmiljø. Løsningen er forankret i intensjonsavtalen. Den bidrar ikke til at en trenger flere ansatte da en bemanningsplan må dimensjoneres etter behov for tjenester. 7

53 3.3 Andre tjenester Intensjonsavtalen legger stor vekt på kultur og at kulturelle opplevelse spiller en viktig rolle for bolyst, fellesskapsfølelser og tilhørighet i lokalsamfunnet. Det frivillige kulturlivet må understøttes som tidligere i de lokalsamfunnene de hører til. Det blir en kulturskole i den nye kommunen. Den kan om ønskelig ha to lokaliteter. Halsa har i dag felles kulturskole med Surnadal. Hemne har egen kulturskole. Kulturskolen må organiseres slik at brukerne opplever nærhet til tjenestene samtidig som de i størst mulig grad får oppfylt sine ønsker om undervisning. Undervisning kan skje både i dagens Halsa og på Kyrksæterøra. Der en mangler tilbud, kan det inngås avtaler om undervisning med andre kulturskoler. Bibliotekene opprettholdes som i dag. Frivilligsentralene opprettholdes som i dag. I Halsa er frivilligsentralen kommunal. I Hemne drives den av et eget styre utgått av frivillige lag og organisasjoner. Det legges opp til et samarbeid mellom sentralene. Barn og unges medbestemmelse og fritidstilbud opprettholdes der de er. Den nye kommunen bygger opp under fellesskapsfølelse gjennom å tilrettelegge for samarbeid og felles arenaer for medbestemmelse og fritidsaktiviteter. Legevakt representerer en basis trygghetstjeneste for innbyggerne. Halsa har i dag et samarbeid med Aure og Smøla. Legevaktbåten er bindeleddet. Hemne har legevaktsamarbeid knyttet til SiO ved Orkdal sykehus. En legevakt skal organiseres med basis i en risiko- og sårbarhetsanalyse som ligger til grunn for en vurdering av hva som er faglig forsvarlig. Befolkningen selv har ofte en annen vurdering av forsvarlighet. Det legges ikke opp til endring av legevakt på grunn av kommunesammenslåingen. Geografi og avstander vil være som i dag. Legevakten i Halsa kan utfordres av endring i rammebetingelser. I 2018 kommer det krav om bakvakt i legevakt. Det utfordrer kostnader og antall leger i vakt. Når Kristiansund sykehus legges ned og nytt sykehus bygges på Hjelset, vil det måtte tas stilling til hvordan akuttfunksjonen for den delen av befolkningen som i dag dekkes av Kristiansund sykehus skal dekkes. Den nye kommunen vil arbeide for tryggest mulig dekning av legevakt og sykehustilhørighet for befolkningen i hele kommunen. 8

54 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Prosjektkoordinator / prosjektleder Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 17/ UTFORMING AV LOKALDEMOKRATI I NY KOMMUNE, VALG AV ARBEIDSGRUPPE OG ENGASJEMENT AV KS KONSULENT. Ferdigbehandles i: Fellesnemnda Saksdokumenter: Intensjonsavtalen 16/ Tilbud fra KS Konsulent 17/ Saksopplysninger: Kommuner som slår seg sammen må organisere det politiske systemet på nytt, og i den forbindelse ta en rekke valg. Den nye kommunen har gjennom intensjonsavtalen for sammenslåing av Halsa, Snillfjord og Hemne vedtatt en intensjon om hovedmål og en rekke delmål for den nye kommunen. Hovedmål: Hovedmål er å etablere en livskraftig distriktskommune, bygge en kommuneorganisasjon med kompetanse og kapasitet til å ivareta samfunnsutvikling, tjenesteproduksjon og interessene til folk og næringsliv i den nye kommunen. Delmål 1: Lokaldemokrati utdrag: «Den nye kommunen skal etablere et lokaldemokrati som sikrer påvirkningsmulighet og deltagelse i alle deler av den nye kommunen. Den nye kommunene skal politisk organiseres etter formannskapsmodellen. Ny politisk struktur med utvalg, antall medlemmer og møtestruktur utredes av Fellesnemnda, på bakgrunn av føringene i denne intensjonsavtalen. Kommunestyret forvalter det politiske helhetsperspektivet for den nye kommunen. For å sikre en god representasjon fra alle deler av kommunen må det nye kommunestyret være større enn det største kommunestyret i dag, men bør ikke være større enn om lag 31 representanter. Møtearena skal rulleres mellom de ulike områdene av kommunen Samtidig er viktig at lokale interesser blir hørt og at innspill blir systematisert. Dette kan organiseres gjennom grendeutvalg som blir høringsinstans for saker som lokalmiljøet er opptatt av. Fellesnemdna får ansvar for å utrede bruk av eventuelle grendeutvalg, og detaljere oppgaver...»

55 Antall kommunestyrerepresentanter er i Felles kommunestyremøte, den , vedtatt å være 31 medlemmer. Vedtakene ble fattet i følgende saker: Halsa kommunestyre Sak 31/17 Snillfjord kommunestyre Sak 55/17 Hemne kommunestyre Sak 60/17 To andre forhold som det også bør arbeides med: Fra 2020 kommer ny kommunelov. Den er nå under høring. Den nye kommunen ved Fellesnemnda må ta utgangspunkt i denne når det formelle systemet skal på plass. Det blir også behov for opplæring. Det nye kommunestyret som velges høsten 2019 må også gjennom opplæring. Organisering av det politiske arbeidet må ha direkte konsekvenser for hvordan rådmannen legger opp sine systemer. Den nye kommunen må ha et helhetlig styringssystem som ivaretar politikernes behov for styring, oversikt og innsikt. Dette må komme fram som en «bestilling» fra politisk nivå etter en prosess med tung politisk involvering. Mye vil følge av lov, men det politiske system har stor valgfrihet i metodevalg. Vurdering: Fellesnemnda bør være oppmerksom på hvordan endringer i oppgaver og organisering i forbindelse med en sammenslåing kan påvirke folkevalgtrollen. De folkevalgte har en ombudsrolle, styringsrolle og lederrolle. De er representanter for innbyggerne, ansvarlige for kommunens drift, organisering og resultater, de skal representere kommunen utad, sette dagsorden og peke på ulike løsningsforslag. Det er viktig å være bevisst på at innholdet i de ulike rollene kan endres når kommuner slår seg sammen. Det blir færre folkevalgte i ny kommune enn det var til sammen i de tidligere kommunene, dermed blir kontaktflaten mellom innbyggere og folkevalgte mindre. Innbyggerne kan oppleve at politikerne blir mindre tilgjengelige, og at de i mindre grad er synlige og til stede i nærmiljøet og ved ulike anledninger og arrangementer. Alle politikerne med unntak av ordfører, er fritidspolitikere, og den tiden de har til rådighet til politisk virksomhet er knapp. Derfor er det begrenset hvor mye de kan være til stede utover sitt eget nærmiljø. Når antallet folkevalgte er redusert, kan det hende at noen av grendene/tettsted i ny kommune ikke får noen av sine "egne" inn i kommunestyret. Dermed kan den folkevalgte kapasiteten for kontakt med innbyggerne også bli skjevt fordelt geografisk. Kommunesammenslåingen kan for enkelte derfor oppleves som vanskelig, fordi de orienterer seg sterkt mot sitt eget nærmiljø og knytter deler av identiteten til sin «egen kommune». Det nye kommunestyret må bygge opp en felles identitet knyttet til ny kommune. I denne prosessen er det ekstra viktig å være synlig til stede lokalt. Hvis deler av den nye kommunen blir svakt representert, kan dette gi grobunn for negative oppfatninger om at ens eget sted blir forbigått og glemt. I slike tilfeller kan det vurderes å opprette nærdemokratiske ordninger, der formålet er å gi lokalsamfunnet mulighet til medvirkning i kommunale prosesser. En viktig del av lokalpolitikernes rolle, er å være ombud for innbyggerne. De folkevalgte skal kunne ta opp saker innbyggerne er opptatt av, og tale deres sak overfor kommuneadministrasjonen og i

56 kommunale beslutningsprosesser. Også her er det viktig at folkevalgte er synlige og tilgjengelige i hele kommunen. Når antallet folkevalgte er redusert, eller hvis deler av kommunen blir underrepresentert, kan denne rollen svekkes. Fellesnemnda bør oppnevne en politisk arbeidsgruppe til å forberede organisering av politisk struktur og arbeidsprosesser i den nye kommunen. Fellesnemnda bør involveres tungt i selve organiseringen av strukturen og arbeidsprosessene. Arbeidet er omfattende, ressurskrevende og kompetansekrevende. Fellesnemnda bør etter prosjektleder oppfatning legge opp til en prosess med ekstern aktør for å legge kunnskap og god kvalitet som fundament for de valg som tas innenfor lokaldemokratiutvikling. Prosjektleder har vært i kontakt med KS konsulent (beskrivelse av prosess og kostnadsoverslag er vedlagt). De har lang erfaring med bistand til kommuner og er inne i prosesser tilsvarende den nye kommunen vår skal gjennom. Arbeidsgruppen bør gis en «bestiller rolle» i forhold til KS og gis mandat til å utforme det endelige opplegget sammen med dem. De bør også gis mandat til å planlegge prosessen. De bør ha et visst handlingsrom (også økonomisk) for å tilpasse opplegget under vegs. Hemne kommune har i flere omganger benyttet KS Konsulent sine tjenester og undertegnede mener kommunen har fått mye igjen for det. Den politiske arbeidsgruppen bør som en del av dette arbeidet vurdere om det skal etableres utvalg og komiteer knyttet til det politiske arbeidet, og om det eventuelt skal delegeres oppgaver til organ under kommunestyret. Her må ny kommune legge inn nødvendige tidsfrister for valget i 2019 og prioritere det som haster mest. KS legger opp til en arbeidsmetodikk hvor de først foretar en kartlegging av politisk og administrativ praksis. Deretter analyseres situasjonen og en begynner å arbeide med forbedringspunkter. Det bes om at utkast til tilbud gjennomgås da det på en god måte beskriver prosessen. Estimerte kostnader er rundt ,- ex mva ( ,- inkl. mva). I tillegg kommer reise og opphold for Fellesnemnda og administrasjonen. Det kan søkes om UO- midler via KS for ,-. Hver av kommunene må søke. Prosjektleder vil ta seg av den praktiske prosessen på vegne av kommunene. Skal en vurdere kostnader opp mot nytteverdi, er ikke prosjektleder i tvil. Resultatet av skissert prosess vil utgjøre grunnmuren i den nye kommunen. I så måte har en ikke råd til å la være å kjøre en slik prosess. KS er etter prosjektleders oppfatning et klart førstevalg når det gjelder valg av konsulentfirma. De har unik kompetanse på kommuner og lokaldemokratiutvikling. Når det gjelder forholdet til Lov om offentlige anskaffelser (LOA direkteanskaffelser), er det vurdert. Over en sum på ,- (separat for hver kommune), er det protokollplikt. Det begrunnes hvorfor KS er valgt. Denne begrunnelsen går ut på at de har verktøyet «Kommunekompasset» (må ikke forveksles med Kommunal Rapports «Kommunebarometeret» som er noe helt annet). Saksbehandler har ikke sett tilsvarende verktøy som på en så god måte kan evaluere kommunal

57 virksomhet og der en har et stort antall tilsvarende undersøkelser i andre kommuner som sammenligningsgrunnlag. I og med at dette er det ønskede verktøyet, er det naturlig å bruke dem videre i prosessen da de bygger denne på resultatet fra kommunekompasset. Terskelverdien for utlysing av anbud nasjonalt for konsulentoppdrag er ,-. Anskaffelsen vil ligge under denne terskelverdien. Fellesnemnda har i tillegg til Partssammensatt utvalg, som består av politikere og tillitsvalgte, oppnevnt følgende politiske utvalg; I sak 30/17, den , vedtok Fellesnemnda følgende Arbeidsutvalg (AU); Medlem: Personlig vara: Ordfører i Hemne, Odd Jarle Svanem Ove Strømmen Ordfører i Halsa, Ola Rognskog Ellbjørg Reiten Varaordfører i Snillfjord, Bernt Olaf Aune Frida Aune Skorild Halsa Tove Karin Halse Lervik Hanne Bjerknes Kanestrøm Snillfjord Siri Johanne Selnes Steinar Berdal Hemne Marit Liabø Sandvik Ståle Vaag Dette kan være en mulig organisering av politisk arbeidsgruppe. Prosjektleders tilråding: KS konsulent tildeles oppdrag å bistå Fellesnemnda med å utforme lokaldemokratiet ny kommune i henhold til vedlagte rammeprogram. Endelig utforming av avtale og bestilling gjøres av politisk arbeidsgruppe. Tilbudets økonomiske ramme sees på som veiledende for arbeidsgruppen. Den endelige økonomiske rammen settes i avtalen som inngås. Arbeidsgruppen får myndighet til å justere denne etter som prosessen går framover. Som en del av arbeidet foreslår arbeidsgruppen ovenfor nemnda blant annet: Forslag til politisk struktur i ny kommune, inkluder mulig lokaldemokratiutvalg Godtgjøringsreglement for folkevalgte i ny kommune Politisk delegeringsreglement i ny kommune Delegeringsreglement til rådmannen i ny kommune Helhetlig styringssystem for ny kommune Prioriterte arbeidsområder for politisk og administrativt nivå i ny kommune Annet som kommer fram under vegs i prosessen. Forslagene skal bygge på informasjon / kunnskap som er drøftet i prosessen hvor Fellesnemnda har vært involvert i samlinger. Fellesnemnda utpeker følgende personer som medlemmer i den politiske arbeidsgruppen:

58 .

59

60

61

62

63

64

65

66

67

68

69 Best på kommunal sektor Hemne kommune på vegne av Hemne, Halsa og deler av Snillfjord kommuner v/ Torger Aarvaag Lillestrøm, 4. desember 2017 Utredning og analyse administrativ og politisk forvaltningspraksis og organisering i ny kommune Mål - og utviklingsl edelse V i viser til forespørsel om bistand til analyse av den administrative og politiske forvaltningspraksisen i de to kommunene Hemne og Halsa ( og deler av Snillfjord ) slik at man får et godt overblikk over sterke og svake sider ved dagens forvaltningspraksis og organisering. Dette som en forberedelse til prosessen e man skal inn i med sammenslåingen av Hemne, Halsa og deler av Snillfjord til en ny kommune. I det påfølgende har vi laget en skisse til hvordan e n slik prosess kan gjennomføres. Endelig utforming gjør es i tet t samarbeid og dialog med kommune ne. 1. Om KS - Konsulent as KS - Konsulent as er et heleid datterselskap av KS kommunesektorens arbeidsgiver - og interesseorganisasjon. Selskapet ble opprettet 1. august 2005, men f ør dette eksisterte KS - K som en egen enhet i KS i åtte år. I KS - K er det 16 ansatte som arbeider med konsulent - og rådgivningsoppdrag rettet mot kommunal sektor. Vårt fremste fortrinn er at vi er en integrert del av KS - familien. P å den måten har en betydelig kompetansebase innenfor de fleste deler av kommunal forvaltning. KS - K jobber kun mot kommunal sektor. 1

70 Best på kommunal sektor Når KS - K gjennomfører oppdrag i kommunesektoren, legger vi til grunn viktig e prinsipp for lokaldemokra tiets eksistens og berettigelse. Dette bygger på: Kommunen som en politisk - demokrat isk arena Kommunen som ansvarlig for tjenesteproduksjon overfor innbyggerne Kommunen som samfunnsaktør og utvikler av lokalsamfunnet Kommunen som myndighetsutøvende organ i henhold til lover og forskrifter KS - K vil takke for invitasjon og vil med dette gi vår presentasjon: 2. Vår forståelse av oppdraget Kommunene Hemne, Halsa og deler av Snillfjord skal være en ny kommune fra Kommunen e ønsker nå å kartlegge sterke og svake sider i dagens kommuner og på bakgrunn av dette få skissert ulike mulighete r for den politiske og administrative styringen, driften og utviklingen av den nye kommunen. Et slikt arbeid kan organiseres på mange måter, men f or enklest å sikre at man fanger opp alle perspektivene ved dagens forvaltningspraksis samt at analyseproses sen gjøres effektivt og rasjonelt, foreslår vi at det gjennomføres en Kommunekompassevaluering i dagens Hemne og Halsa kommuner. Dette for å identifisere styrker og svakheter i forvaltningspraksisen i dag. På bakgrunn av dette lages det en evalueringsrappo rt for hver av de to kommunene, og en fellesrapport som angir styrker og svakheter i hver av de to kommunens forvaltningspraksis og organisering i dag. På bakgrunn av dette gjennomføres det et løp med utvikling av de politiske arbeidsformene og rammer for nye politisk praksis og et løp for å forankre de administrative arbeidsformene og rammer for nye administrativ forvaltningspraksis. Kommunekompasset som metode For enklest å forklare hvordan Kommunekompasset virker, kan man trekke paralleller til skolen. I skoleverket finnes det en Læreplan som sier noe om hva elevene bør kunne på de ulike trinnene. Det finnes altså en idé om hva som er det optimale kunnskapsnivået. Elevene får karakterer som beskriver hvor nærme dette idealet de er. På samme måte finnes det en idé om hva som er den optimale kommune. Kommunekompasset vurderer hvor langt unna eller hvor nærme man er dette idealet. Idealkommunen som beskrives av Kommunekompasset, er en kommune som jobber systematisk og planmessig, som vektlegger result ater og effektivitet, som er åpen og 2

71 Best på kommunal sektor brukerorientert, som kontinuerlig evaluerer sine tiltak og resultater og som evner å lære av denne evalueringspraksisen. Med andre ord en effektiv, utviklingsorientert, lærende og politisk målstyrt kommuneorganisasjon. Kommunekompasset er et internasjonalt verktøy som brukes i 12 forskjellige land rundt om i verden. De norske og svenske arbeidsgiver - og interesseorganisasjonene (KS og SKL) h ar gått sammen om å utvikle en felles modell som benyttes i begge land. Omkring 65 norske og 130 svenske kommuner har gjennomført en eller flere kompassmålinger de siste 5 årene. B åde nye Moss (Moss og Rygge) og nye Lindesnes (Lindesnes, Mandal og Marnardal) har valgt å bruke denne metodikken som en del av prosessen med å identifisere forvaltningspraksisen i de respektive kommunen e før de går sammen inn i ny kommune. KS - K er også i dialog med andre sammenslutninger om å bruke denne metodikken. Evalueringen omfatter følgende perspektiver på den kommunale forvaltningen: 1. Offentlighet og demokrati Finnes det en helhetlig plan/strategi for utvikling av demokrati og informasjon? Hvordan informeres innbyggerne om aktuelle politiske spørsmål? Hvordan informeres innbyggerne om resultater? Hvordan fremmes innbyggerdialog og deltakelse? Etik k - Hvordan skapes tillit gjennom høy etisk standard? 2. Tilgjengelighet, innbygger og brukerorientering Finnes det en helhetlig strategi for brukerfokus i kommunen? Hvordan jobber kommunene med tilgjengelighet og service? Hvordan informerer kommunen om s ervice og tjenester? Hvordan jobber kommunen med brukerundersøkelser? Hvordan jobber kommunen med forventningsavklaringer på tilbudt tjenestenivå og innhold, samt håndtering av tilbakemeldinger, klager fra innbyggere/brukere? 3. Politisk styring og kont roll Gjennomsyres hele organisasjonen av et helhetlig system for styring/oppfølging? Blir kommunen styrt av tydelige politiske mål? Rapporterer administrasjonen systematisk på mål og resultater til politiske nivå og har folkevalgte mulighet til å før e tilsyn med administrasjonen? Hvordan er delegering og ansvarsfordeling mellom politisk og administrativt nivå beskrevet og fulgt opp? 3

72 Best på kommunal sektor Hvordan fremmes en gjensidig forståelse av oppgaver, roller og spilleregler mellom politikere og administrasjonen? 4. L ederskap, ansvar og delegasjon Finnes det en helhetlig strategi for lederskap, ansvar og delegasjon i kommunen? Hvilket ansvar har enhetene for budsjett, personell og organisasjon? Hvordan beskrives organiseringen av og ansvaret for samarbeid på tvers av sektorer? Hvordan tydeliggjøres ledernes personlige ansvar i organisasjonen? Hvordan utøver toppledelsen sitt ansvar overfor avdelinger/enheter i organisasjonen? Hvordan j obber kommunen med lederutvikling? 5. Resultatfokus og effektivitet Har kommunen e n strategi for resultatstyring og effektivitetsutvikling? Hvordan synliggjør kommunen sammenhengen mellom kostnader og resultat i budsjettprosessen? Hvordan jobber kommunen med utvikling, oppfølging og kontroll? Hvordan kommuniseres og føres det strateg iske diskusjoner om ressurser og resultat? Hvor aktivt benyttes sammenligninger aktivt som et ledd i utvikling av service og effektivisering? Eksternt samarbeid for å styrke servicetilbudet og øke effektiviteten? 6. Kommunen som arbeidsgiver Har kommunen en helhetlig arbeidsgiverstrategi? Hvordan jobber k ommunen for å fremstå som en som attraktiv arbeidsgiver? Vektlegges kompetanse - og medarbeiderutvikling? Hvordan skjer individuell lønnsfastsettelse og belønnes gode prestasjoner? Hvordan jobber kommu nen med arbeidsmiljø? Hvordan jobber kommunen med mangfold, (etnisitet, kulturforskjeller og likestilling)? 7. Utviklingsstrategi og lærende organisasjon Hvordan beskrives kommunens strategiske kvalitetsarbeid og utvikling av servicen? Hvordan jobber man med å analysere avvik, feilmeldinger og tilbakerapportering? Lærer man gjennom å samarbeide med andre og ved å se på andres gode praksis? Jobber man systematisk for å forbedre kvaliteten på tjenestene? Hvordan jobber kommunen kreativitet og kontinuerlig e forbedringer? 4

73 Best på kommunal sektor 8. Kommunen som samfunnsutvikler Har kommunen helhetlige planer/strategier for samfunnsutvikling? Hvordan samhandler kommunen med lokale krefter for å utvikle lokalsamfunnet? Hvordan samhandler kommunen med kulturlivet? Hvilken rolle h ar kommunen i utviklingen av næringslivet? Hvordan jobber kommunen med internasjonale kontakter? Hvordan jobber kommunen med bærekraftig utvikling? Hvordan jobber man med sosial bærekraft og utenforskap? Under hver av disse del områdene er det tilhøren de totalt 164 målepunkter/ spørsmål. På hvert av delområdene kan kommunen skåre inntil 100 poeng, til sammen 800 poeng. Hvor mange poeng man reelt oppnår avhenger av hvilke rutiner og verktøy kommunen benytter, samt hvilke aktiviteter som gjennomføres og hv ordan dette følges opp og etterleves. For den politiske forvaltningspraksisen er det særlig område 1, 3 og 8 som vil ha stor interesse, mens det for den administrative forvaltningspraksisen er det særlig områdene 2-7 som er av interesse. Evalueringen sk jer på bakgrunn av intervjuer /samtaler med representanter for alle ledelsesnivåer kommunene (rådmenn, kommunalsjefer, enhets/virksomhetsledere, fagsjefer, stabsledere), samt representanter for politisk nivå (formannskapet) og hovedtillitsvalgte. Samtalene gjennomføres som 2 - timers gruppeintervjuer, med unntak av samtalene med rådmennene som er et individuelt 3 timers intervju. I tillegg samles det inn og analyseres det i overkant av 50 sentrale styringsdokumenter fra hver av de tre kommunene. Dette overleve res prosjektledelsen (som en felles dokumentbank) sammen med sluttrapporten. Etter gjennomgangen av dokumenter og intervjuer, utarbeider KS - K en rapport for begge kommunen e. Den endelige rapporten gir en samlet oversikt over kommunen e s styrke r og svakhet e r innen for de forskjellige temaene. Se vedlagte rapport fra Mandal kommune som eksempel på hvordan ferdig rapportstruktur/disposisjon ser ut. Kommunekompasset måler ikke resultatene av den kommunale virksomhet, men gir en vurdering av hvordan de interne kommunale prosesser og organisasjonen fungerer. SKL (i samarbeid med Kvalitetsmässan, m. fl.) deler annen hvert år ut prisen «Sverige Kvalitetskommune» på bakgrunn av Kommunekompasset som metode 5

74 Best på kommunal sektor ( https: //skl.se/tjanster/press/nyheter/nyhetsarkiv/helsingborgstadsverigeskvalitetskomm un html ), og KS anbefaler sine medlemmer å benytte Kommunekompasset som utviklingsstøtteverktøy. KS - K har gode relasjoner til mange svenske kommuner. Disse skårer ofte langt høyere enn norske kommuner i Kommunekompasset og KS - K kan være behjelpelig med å tilrettelegge/fasiliteres studietur til en eller fler e av disse dersom det skulle være ønske om dett e. K ommunekompassevalueringene vil også representere en 0 - punktsmåling for dagens status. De rmed er det mulig å evaluere effekte n av etableringen den nye kommunen opp mot dette 0 - punktet på et ( eller flere ) senere tidspunkt ( er ). Et stort antall av de komm unene som bruker Kommunekompasset som metode, gjennomfører faste evalueringer hvert andre eller tredje år. Dette for både å måle og vurdere resultater, samt vurdere hvilke områder som skal være gjenstand for videre systematisk utviklingsarbeid. Når evalu eringene er gjennomført i begge kommunen e, utarbeides det én felles rapport. Rapporten vil tabellarisk ta for seg hvilke av de to kommunene som har best praksis, samt identifisere hvor stor avstand det er til beste/neste praksis (idealkommunen). Forankrin g Når fellesrapporten foreligger settes det i gang to utviklingsløp; et for den politiske forvaltningspraksisen og et for den administrative forvaltningspraksisen. Politisk forvaltningspraksis Hvordan arbeidet skal legges opp her, avhenger av hvilke beslu tninger som allerede er fattet i nye Heim kommune. Men en måte man kan gjøre det på, er at man starter opp med et felles dagsseminar for alle som skal jobbe med den politiske forvaltningspraksisen. Her ser man på resultatene fra Kommunekompassevalueringene, samt starte opp ulike arbeidsgrupper som kan jobbe videre med : Politisk styring og kontroll Delegering av myndighet fra kommunestyret Vilkår for demokratisk deltakelse, og forskjellige demokratiske deltakelsesformer Muligheter for Demokratiutvikling, herunder også nærdemokratiske ordninger, brukermedvirkning og innbygger involvering. 6

75 Best på kommunal sektor Folkevalgts arbeidsvilkår, herunder reglement for godtgjøring og det skal videre vurderes evt frikjøp av hele eller deler av enkelte politiske posisjoner. Etc Hvordan dett e arbeidet legges opp etter en slik oppstartsdag avhenger av de ønsker Heim kommune har. KS - K vil kunne bistå i alle fasene av en slik prosess, både med faglige innspill og prosessledelse. Administrativ forvaltningspraksis Hvordan denne prosessen legges o pp avhenger av hvor langt man er kommet med prosessen for å slå sammen de to ( tre ) organisasjonene. En måte å legge opp arbeidet på er å starte et felles lederutviklingsprogram der man samler alle lederne i dagens organisasjoner til en eller flere ledersam linger og starter arbeidet med å se på dagens forvaltningspraksis, samt hvilke områder man ønsker å utvikle inn mot etableringen av nye Heim kommune. Detaljene i dette vil vi komme tilbake til etter Kommunekompassevalueringene er gjennomført, men det kan/b ør handle om: Felles leder plattform og lederverdier Ny administrativ struktur og samhandling Styringssystem og organisatorisk forvaltningspraksis Arbeidsgiverpolitikk Heim kommune som lærende organisasjon Etc. 7

76 Best på kommunal sektor 3. Presentasjon av rådg iver e Håvard Moe s en iorr ådgiver Håvard Moe jobber særlig med strategi, styring, planlegging og økonomiske analyser av kommunal tjenesteproduksjon samt organisasjons - og lederutvikling. Han har i løpet av de siste 14 årene hatt oppdrag i ¾ av landets kommuner og har bred og inngående kjennskap til organisering, drift og utvikling av norske kommuner. Gjennom arbeidet med kommunekompasset har han også god kjennskap til utviklingsarbeid i Sverige. Håvard er utdannet Cand.mag fra Universitetet i Oslo og Master of Managment fra BI - Oslo med fagkretsen strategi, økonomi, ledelse og scenarier. Han har toppledererfaring fra Oslo kom mune. I tillegg har han jobbet 3 år i KS - forskning og 14 år i KS - Konsulent. Håvard Moe vil være prosjektleder og ansvarlig kontaktperson ovenfor bestil ler og gjennomføre Kommunekompassevalueringene, samt den politiske forankrings - og utviklingsprosessen. Når man kommer lederutviklingsprogrammet det være med flere rådgiver fra KS - K sitt erfaren team. Vi legger hele tiden opp til å være to rådgivere på dis se samlingene. Hvem som blir med i tillegg til Håvard Moe vil avhenge av hvilke temaer nye Heim kommune velger å jobbe med. Pris og vilkår KS - K legger følgende prisstruktur til grunn: Prosjektplan/tema Antall dager pris Kommunekompasset Intervjuer /Ko mmunekompass Utarbeidelse av to kommunekompassevalueringer Utarbeidelse av fellesrapport Verktøy utviklings lisens (éngangskostnad 2000 pr 1000 innb. ) Pol/adm l edersamlinger 2 x 2 dager x 2 rådgivere Reisekostnader SUM eks mva Vi vil gjøre oppmerksom på at det vil være mulig å søke OU - midler fra KS til den delen av dette som omhandler intervjuer/ ledersamlinger for Kommunekompassintervjuene + leder samlingen + reisekostnader, dv s kr ,-. Hver av kommunene må da i så fall søke om dette hos OU - fondet i KS. 8

77 Best på kommunal sektor Verktøylisensen er en engangssum ved hver evaluering og benyttes til utviklingssamlinger, drift og utvikling av databasen, revideringsprosesser, etc Kredittid for anvisni ng av faktura er 30 dager. KS - K driver på vanlige forretningsmessige vilkår. Hvis det i gjennomføringen av oppdraget skulle være forhold som medfører vesentlige endringer av forutsetningene eller forhold som endrer fremdrift eller oppdragets innhold, må de tte drøftes og avklares mellom oppdragsgiver og utfører. 4. Referanseliste Vi vil oppgi følgende kommuner Nye Moss kommune som referanser for lignende oppdrag for siste 3 år: o Kontaktperson: Prosjektleder/rådmann Hans Reidar Ness hans.reidar.ness@moss.kommune.no Nye Lindesnes kommune o Kontaktperson: Prosjektleder Hans Stusvik Hans.Stusvik@lindesnes.kommune.no Kristiansund kommune Skien kommune Bæru m kommune Lyngdal kommune Øvre Eiker kommune Nesodden kommune Kvinesdal kommune Longyearbyen Melhus kommune Røros kommune Herøy kommune Ulstein kommune Mfl. I øvrige kommuner lokalstyre er rådmann kontakt/referanseperson. Vi håper på positivt svar på vårt tilbud og ser fram til et eventuelt nærmere samarbeid. 9

78 Best på kommunal sektor Med vennlig hilsen Håvard Moe Seniorr ådgiver KS - Konsulent AS havard.moe@ks.no FIRMAOPPLYSNINGER Leverandør: Adresse: KS - Konsulent as Postboks 1378 Vika, 0114 OSLO Kontaktperson: Prosjektleder i KS - K for prosjektet er Håvard Moe Telefonnummer: E - postadresse: havard.moe@ks.no Foretaksnummer:

79 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Rådmann/prosjektleder Arkiv: 031 Arkivsaksnr.: 17/ MILEPÆLSPLAN / PROSJEKTPLAN - STATUS DESEMBER 2017 Ferdigbehandles i: Fellesnemnda Saksdokumenter: Skjema prosjektplan. Saksopplysninger: Oppdatert status for prosjektplan legges med dette fram for nemnda til orientering. Det er kun små tekstmessige endringer i tekstdel fra siste behandling Status: Deling Snillfjord er i gang. Det er avholdt et møte mellom fellesnemndlederne fra de tre nye kommunene (Hemne/Halsa/Snillfjord, Orkland og Hitra/Snillfjord) den Prosjektlederne deltok også. Referat fra møte er referert i dagens møte. Delprosjekt NAV: Partnerskapsmøte i henholdsvis NAV Hemne og NAV Halsa er avholdt. Det er fortsatt under avklaring hvordan fylkesleddet går videre i forhold til NAV Møre og Romsdal for å komme i gang med etablering av ny tjeneste i ny kommune. Arbeidsgruppeleder: Ola Sødahl. Deltaker fra NAV Surnadal / Halsa, Asbjørg Betten. De tillitsvalgte har oppnevnt medlem fra Fagforbundet v/ole-kristian Mellemsæther (Hemne). Mandag var det oppstartsmøte for følgende grupper: Arbeidsgruppe samfunnsutvikling med deltagerne Ragnhild Godal Tunheim (leder), Reidar Klungervik, Malin Sæther og Olav Hunnes. De tillitsvalgte har i etterkant oppnevnt HTV Delta v/gunn-hilde Opsal som medlem med HTV Fagforbundet v/inge Heimsbakk som varamedlem. Koordinerende gruppe Oppvekst med deltagerne Svein Johny Forren (leder), Marita Vågland og Anita Henden. De tillitsvalgte har i etterkant oppnevnt HTV Fagforbundet v/eli Norun Furnes Fjærli og HTV Utdanningsforbundet (Hemne) begge som medlemmer av gruppen. Koordinerende gruppe Helse- og omsorg med deltagerne Inger-Lise Waade (leder) og Gunhild Engset Megård. De tillitsvalgte har i etterkant oppnevnt HTV NSF (Halsa) v/bjørg-randi Sallaup Halse som medlem.

80 Arbeidsgruppe Personal med deltagerne Anita Ørsal Oterholm (leder), Marie Botten og Inger Sporild. De tillitsvalgte har i etterkant oppnevnt HTV Utdanningsforbundet (Halsa) v/lars Olav Tunheim Valsø, HTV Fagforbundet (Snillfjord) v/elisabeth Ramvik og HTV Fagforbundet (Hemne) v/inge Heimsbakk alle tre som medlemmer. Delprosjekt digital sammenslåing Leder: Oddvar Løfaldli: Delprosjekt digital sammenslåing hadde oppstartsmøte og har hatt Skype møter i etterkant. Vi skal være ferdig med kartleggingsfasen i løpet av året og er således etter planen. Den skal delprosjekt digital sammenslåing ha et informasjonsmøte med ledere av de øvrige arbeidsgruppene Arbeidsgruppe samfunnsutvikling (Kommuneplan, næring, kultur, folkehelse) Leder: Ragnhild Godal Tunheim: Gruppen har hatt et første, kort "bli kjent møte", og det kalles med det første inn til et neste møte som legges til januar. Da vil en legge en grovskisse for arbeidet framover, både strukturelt og innholdsmessig. Ingen beslutninger tatt, det er nå det starter - åpnefase først. Koordinerende gruppe oppvekst Koordinerende leder; Svein Johny Forren. Oppstartsmøte er planlagt til 5. januar Koordinerende gruppe helse- og omsorg

81 Koordinerende leder; Inger Lise Øyan Waade. Har avtalt første møte den i Halsa. Agenda er ikke klar. Har ikke fått beskjed om hvilken TV som skal delta i gruppen. Arbeidsgruppe personal Arbeidsgruppeleder Anita Ørsal Oterholm. Oppstartsmøte er planlagt til 10. januar Arbeidsgruppe matrikkel Arbeidsgruppeleder Magne Jøran Belsvik. Det er avholdt møter med aktuelle aktører i Halsa og Hemne. En vil også opprette kontakt med Snillfjord når det nærmer seg. En forholder seg til sjekklister fra Statens kartverk, som anbefaler å starte konkret jobbing i februar. En er godt i rute. Det vil være aktuelt å kunne leie inn ca. 20% prosjektstilling i dette delprosjektet for å lede arbeidet. Arbeidsgruppe GIS-portal. Arbeidsgruppeleder Magne Jøran Belsvik Avholdt møte med aktuelle aktører i Halsa og Hemne. En vil også opprette kontakt med Snillfjord når det nærmer seg. En vil iverksette kartlegging av GIS-systemer i de 3 kommunene, for å begynne en samling/vurdering. Viktige milepæler med tanke på dette prosjektet er endelig avklaring IKT Orkide. I samtale med prosjektleder er dette avklart, og vi fortsetter et løp der vi vil gå bort fra Orkide-løsninger og bygge våre egne. Dette anses som en god avklaring som vil gjøre at prosjektet fortsetter uten forsinkelse. Vi mener at vi er godt i rute med prosjektet. Det vil være aktuelt å leie inn ca. 20% prosjektstilling i dette delprosjektet for å lede arbeidet. Arbeidsgruppe NAV Arbeidsgruppeleder Ola Sødahl. Prosjektleder og NAV- leder Hemne / Snillfjord har hatt møte med fylkesdirektør Sør-Trøndelag. Det er opprettet kontakt med fylkesdirektør Møre og Romsdal som har bedt sentral ledelse i NAV om å delegere ansvaret for etablering (fylkeskryssende) til NAV- direktør Sør-Trøndelag. Dette er formaliteter som kommer på plass etter hvert. Prosjektleder har hatt møte med alle ansatte i NAV inkl leder Halsa og to ansatte derfra. Informasjon / orientering om prosessen. En er klar til å starte opp arbeidsgruppen så snart formalitetene er i orden. Andre forhold: Prosjektleder har hatt møte med alle berørte ansatte (de som tok imot tilbudet) i alle tre kommuner bortsett fra barnehagene i Halsa. Alle har fått samme informasjon.

82 Planlagt: Møte i styringsgruppen: o Der vil det bli diskutert nye arbeidsgrupper med mulig mandat/oppdrag; Koordinerende gruppe eller arbeidsgruppe for Teknisk (Forvaltning, drift og vedlikehold - inkludert jord/skog) Barnevern Arkiv Fellestjenester/Servicetorg Økonomi. Eiendomsskatt Prosjektleders tilråding: Status prosjektplan pr , tas til orientering.

83 2017 November Personal Digital sammenslåing Geografisk informasjonsportal Matrikkel NAV Oppvekst Helse- og omsorg Kommuneplan, næring, kultur 2017 Desember Behandle i styringsgruppe: Økonomi FDV Barnevern Arkiv Fellestjenester / servicetorg Eiendomsskatt Tidslinje - oppstart Det mest komplekse og der vi er avhengige av andre først Etter prioritet aktivitetsplan (under fortløpende revisjon) Utfordring: Tenke overordnet og langsiktig, se avhengigheter og koble om til kort sikt og konkrete handlinger Politikk Arkiv Kommunikasjonsplan Tjenestestruktur Hva betyr fylkesendring for Halsa? Kommunenavn 2018 Januar Oppstart grupper bestemt desember 2017 Prosess med fellesnemnda politisk prosess og struktur FDV Kommunevåpen Oppstart resterende arbeidsgrupper 2018 Januar Behandle i styringsgruppe: Resterende arbeidsgrupper etter prio. Koordinerende grupper organiserer arbeidet i arbeidsgrupper Administrativ organisering med bemanningsplan

84 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Prosjektleder Arkiv: 031 Arkivsaksnr.: 17/ KOMMUNIKASJONSPLAN - STATUS PER DESEMBER 2017 Ferdigbehandles i: Fellesnemnda Saksdokumenter: Kommunikasjonsplan prosjekt ny kommune Snillfjord, Halsa og Hemne - versjon 2 Saksopplysninger: Kommunikasjonsplanen inneholder en rekke forslag til tiltak som fellesnemnda og prosjektleder kan benytte seg av for å formidle informasjon og bygge fellesskap fram mot etablering av den nye kommunen 1. januar Kommunikasjonsplanen spenner fra den enkleste form for informasjon til forslag om tiltak for å bygge felles kultur. I versjon 2 er det foretatt følgende endring: Facebookgruppen for ansatte er satt fra «åpen» til «lukket». Dette oppfattes som mest riktig i forhold til at de trenger en egen arena for kommunikasjon. Folkevalgte bør debattere på åpne fora. Dette er i første omgang kommunenes egne facebookgrupper, etter hvert en egen åpen gruppe for ny kommune. Dert oppfattes som mest korrekt at folkevalgte debatterer på en åpen gruppe og at ansatte ikke debatterer med folkevalgte på «ansattegruppen». I tillegg er tiltaket «youtubekanal» tatt ut. Det vurderes som for kompetanse- og ressurskrevende, samtidig som effekten vurderes som tvilsom. Endringer i planen er med rød skrift. Bente Normann Løvik er frikjøpt fra sin stilling i Halsa med 20% fra og skal jobbe med kommunikasjonsplanen og oppgaver som følger av denne. Prosjektleders tilråding: Kommunikasjonsplan for prosjekt sammenslåing av Snillfjord, Hemne og Halsa tas til etterretning med de endringer som er foretatt. Tiltaksplanen vedtas som retningsgivende for kommunikasjonsarbeidet framover. Planen rulleres på hvert møte i nemnda. Arbeidsutvalget (AU) delegeres myndighet til å detaljplanlegge og justere planen hvis dette anses nødvendig mellom møtene i fellesnemnda. Prosjektleder gjennomfører tiltak som naturlig faller inn under administrasjonens oppgaver.

85

86 17/ Kommunikasjonsplan Ny kommune Snillfjord, Halsa og Hemne Versjon 2,

87 1. Innledning Halsa, Hemne og Snillfjord kommuner har gjennom intensjonsavtalen og kommunestyrevedtak lagt føringer for hvordan de tre kommunene skal danne en ny og større kommune på Nordmøre-/ Trøndelagskysten. En sammenslåing vil gjelde fra og vil omfatte hele Halsa og Hemne og ca. 1/3 av Snillfjord kommune. Stortinget fattet den 8. juni 2017 vedtak om at kommunene skulle slås sammen, og at den nye kommunen skulle tilhøre Trøndelag. Vedtaket var enstemmig. I versjon 2 er det foretatt følgende endring: Facebookgruppen for ansatte er satt fra «åpen» til «lukket». Dette oppfattes som mest riktig i forhold til at de trenger en egen arena for kommunikasjon. Folkevalgte bør debattere på åpne fora. Dette er i første omgang kommunenes egne facebookgrupper, etter hvert en egen åpen gruppe for ny kommune. I tillegg er tiltaket «youtubekanal» tatt ut. Det vurderes som for kompetanse- og ressurskrevende, samtidig som effekten vurderes som tvilsom. 2. Grunnlaget for en ny kommune Den nye kommunen vil bli en kystkommune med utpreget desentralisert profil, og vil kunne håndtere de fleste oppgaver uten behov for interkommunale samarbeid. Kommunen vil ha en strategisk posisjon i en viktig kystregion og skal ta en tydelig posisjon spesielt innenfor nye havnæringer, samtidig som den bygger videre på etablerte bedrifter og kompetanse. Samferdsel og avstander er en viktig utfordring, men den nye kommunen gir samtidig en mulighet til å løfte fram nødvendige samferdselssatsinger og skape grunnlag for videre vekst og utvikling. 3. Avgrensing Denne kommunikasjonsplanen er en tiltaksorientert plan for et felles, samkjørt kommunikasjonsarbeid fra og med høsten 2017 og fram til kommunesammenslåingen i Planen tar utelukkende for seg kommunikasjonsbehovet knyttet til selve prosessen. Problemstillinger og forberedelser knyttet til kommunikasjonsarbeidet i den nyetablerte kommunen er ikke tema i dette dokumentet 4. Mål for etablering av ny kommune Hovedmål: Hovedmål er å etablere en livskraftig distriktskommune, bygge en kommuneorganisasjon med kompetanse og kapasitet til å ivareta samfunnsutvikling, tjenesteproduksjon og interessene til folk og næringsliv i den nye kommunen. Delmålene er inndelt i følgende områder: 1. Lokaldemokrati 2. Myndighetsutøvelse 3. Tjenester 4. Næring og samfunn 5. Informasjon og kommunikasjonsteknologi 6. Ansatte / kommunen som arbeidsgiver 7. Økonomi

88 5. Målsettinger for kommunikasjonsarbeidet Kommunikasjonen skal sørge for at innbyggere, ansatte og folkevalgte til enhver tid holdes orientert om kommunesammenslåingens målsettinger, prosesser og resultater. Godt kommunikasjonsarbeid bidrar til å skape oppslutning og tillitt til prosessen og den nye kommunen Kommunikasjonsarbeidet skal bidra til å skape entusiasme og på sikt en felles identitet og kultur på tvers av kommunegrensene 6. Prinsipper Disse målsettingene mener vi best kan oppnås dersom all kommunikasjon er: Åpen Åpenhet og innsyn styrker innbyggernes og ansattes tillit. I følge Kommunal- og moderniseringsdepartementet er det de kommunene som har størst åpenhet og mulighet for innsyn som også har de mest tilfredse innbyggerne. Åpenhet handler både om beslutningers innhold og om begrunnelsene som ligger til grunn for at de har blitt tatt. Samkjørt Selv om kommunene er tre selvstendige enheter ut 2019, er det viktig at alt som kommuniseres om sammenslåingsprosessen sies med én stemme. Første gang et budskap som angår alle tre kommuner, formidles, skal det skje gjennom kanaler som er tilgjengelige for alle. Det betyr at vi må ha gode, felles rutiner for når og hva vi kommuniserer. Fram mot sammenslåing vil kommunenes eksisterende, egne kanaler opprettholdes. Det betyr at kommunenes nettsider, intranettsider, Facebooksider og publikasjoner fortsatt vil publisere saker om sammenslåingen, vinklet på egne innbyggere og ansatte. Informasjon som først og fremst angår ansatte skal alltid kommuniseres via interne kanaler før det går ut i media og andre eksterne kanaler. Tilgjengelig All kommunikasjon skal være tilgjengelig for alle. Det vil si at vi må benytte verktøy og kanaler som når ut bredt og umiddelbart. Ofte bør samme budskap formidles i flere kanaler. Et viktig budskap kan sjelden sies for ofte. Det betyr ikke at all informasjon skal dyttes ukritisk ut til enhver tid. Det legges større vekt på å sørge for at informasjonen enkelt kan oppsøkes og hentes enn at mye informasjon distribueres til mottagere som ikke nødvendigvis har behov eller ønske om å bli informert. I følge Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) skal mest mulig kommunikasjon mellom offentlig sektor og innbyggere skal digitalt. Fra 7. februar 2014 er digital kommunikasjon hovedregelen når forvaltningen kommuniserer med andre (Digitalt førstevalg). Samtidig er det viktig at vi fortsatt tar hensyn til mindretallet som fortsatt

89 foretrekker tradisjonelle ikke-digitale formidlingskanaler. Det innebærer bruk av både nettbaserte medier, trykksaker og ikke minst fysisk tilstedeværelse. Tilgjengelighet handler også om at informasjonen må gis i et klart og forståelig språk. Det gjelder alle målgrupper også en stadig voksende andel av innbyggere med utenlandsk opprinnelse. Fokus på samspill og dialog Kommunikasjon er utveksling av informasjon og kunnskap. Det betyr at den ikke bare går en vei, men er en dialog mellom avsender og mottaker. I denne sammenheng innebærer det at vi må sikre at alle grupper og interesser blir hørt. Målgruppene skal alltid ha mulighet til å mene, kommentere og få svar på spørsmål underveis. 7. Budskap I dagens informasjonssamfunn blir vi mennesker utsatt for flere tusen inntrykk og budskap hver dag. Skal vi nå igjennom denne støyveggen, må vi være tydelige og selektive i formidlingen av vårt viktigste budskap. I tråd med forhandlingsutvalgets målsettinger for kommunesammenslåingen bør vi fokusere på følgende budskap: Den nye kommunen skal sikre alle innbyggere gode tjenester der de bor De beste tjenestene får vi ved å hente og utnytte det beste fra hver kommune Sammen blir Snillfjord, Halsa og Hemne en ressurssterk og godt rustet distriktskommune 1. januar 2020 etableres en helt ny kommune: xxxx kommune. Samtidig er det viktig at kommunikasjonen ikke maler alt rosenrødt dersom dårlige prosesser og upopulære beslutninger dysses ned og legges fram på en måte de involverte ikke kjenner seg igjen i gjør vi ikke jobben vår og det vi oppnår er mistillit i stedet for tillitt. Dette kan være en krevende balansegang fordi kommunikasjonen både har en agenda, samtidig som den bør oppfattes som nøytral hos alle parter. 8. Utfordringer i sammenslåingsprosessen Utfordringene for de 3 kommunene er svært forskjellig: Snillfjord skal deles i 3. Mot Hemne / Halsa blir det med under 300 innbyggere og ett oppvekstsenter med en barnehage, SFO og en 1-7 skole med pt. 13 elever. Ellers er det få kommunale infrastrukturer som omfattes av sammenslåingen. Kommunens ungdomsskole ligger i den delen av kommunen som skal bli med i den nye Orkland kommune. Dagen skolekrets blir delt ved av Vuttudal blir med i Orkland, mens Skårild og Vennastrand blir med mot Hemne / Halsa. At kommunen blir delt har skapt usikkerhet blant ansatte en del vil naturlig nok oppfatte seg selv som mer sårbare og utsatte enn ansatte i de kommunene som går hele inn i sammenslåingen. Utfordringene for øvrig er av praktisk karakter og løses under vegs gjennom at det utarbeides og vedtas omforente kriterier for deling.

90 Hemne med Kyrksæterøra blir administrasjonssenteret. Det er den største kommunen med ca innbyggere. Intensjonsavtalen sier som nevnt at Kyrksæterøra blir administrasjonssenteret. Den sier også en god del om organisering av tjenester og administrative enheter. Engasjementet blant innbyggere og ansatte i kommunen har ikke vært veldig stort. Dette vises blant annet gjennom at deltakelsen i folkeavstemningen var kun 29 %. Dette kan tyde på at befolkningen antar de blir lite berørt av sammenslåingen Det lave engasjementet kan medføre en fare for at informasjonsarbeidet blir nedprioritert. Dette kan i neste omgang medføre at det kommer reaksjoner når endringer kommer. Halsa har hele vegen blitt trukket i 2 retninger; mot Møre- og Romsdal med Surnadal og Kristiansund. Kommunen har hatt 3 kommunestyrebehandlinger av sammenslåingen. Alle 3 har vedtatt sammenslåing med 1 stemmes overvekt til fordel for sammenslåing. Situasjonen i Halsa har hele vegen vært preget av at det signaliseres uenighet i politiske fora og i offentligheten. I og med at befolkningen er mer delt enn i Hemne og Snillfjord, er det også naturlig at det er en del ansatte som er uenige i sammenslåing og / eller retningsvalg. Halsa kommune skal også endre fylke fra Møre og Romsdal til Trøndelag (nytt fylke fra 1. januar 2018). Endringen med fylkestilhørighet reiser mange spørsmål rundt hvordan dette påvirker fylkeskommunale tjenester som kollektivtransport, veger, videregående skoler osv. Interkommunale samarbeid går ofte innad i fylkene. Halsa har flere interkommunale samarbeid mot Surnadal, Kristiansund og på Nordmøre generelt (Orkidè). Det vil naturlig nok reises spørsmål rundt interkommunalt samarbeid, framtidig behov og retning. Statlig virksomhet følger også i stor grad fylkesgrenser. Endringen vil også påvirke eksisterende samhandling på dette området. Kyrksæterøra blir administrasjonssenter med rådmann, sentraladministrasjon og politisk ledelse. Hvordan vil dette påvirke tjenester som innbyggerne i Halsa skal ha? Hvordan påvirker dette ansatte og arbeidsplasser i Halsa?

91 9. Målgrupper 9.1 Interne Ansatte Forventninger om, eller faktiske endringer og gjennomgripende omstillinger, kan lett skape usikkerhet og utrygghet hos ansatte Det vil derfor være et stort behov for rask, presis og spesifikk informasjon gjennom hele prosessen. Folkevalgte De folkevalgte i de tre kommunene trenger god informasjon for å gjøre kloke beslutninger i prosessen fram mot etableringen av den nye kommunen. Utsendelse av møtereferater og tilgang på den samme informasjon som ansatte og innbyggere vil sørge for dette. 9.2 Eksterne Innbyggere Som for ansatte vil endringene for innbyggere merkes i ulik grad. Behovet for informasjon er uansett stort. Det er like viktig å kommunisere at ting blir som de har vært, som å kommunisere endring. Det er også viktig å bevisstgjøre innbyggerne på at de skal bli borgere i en nyetablert kommune det er ikke to små kommuner som skal bli en del av en større. Regionale og nasjonale myndigheter, organisasjoner Fylkeskommunen og fylkesmann, andre regionale og statlige sektorer. Disse vil følge prosessen med vår sammenslåing. Da er det viktig at de har tilgang på den informasjonen de trenger. Innbyggere, ansatte og folkevalgte i andre kommuner Kommunereformen er et tema som får oppmerksomhet i hele landet og mange kommuner er i ulike faser av en sammenslåingsprosess. Da er det naturlig å gjøre informasjon tilgjengelig og dele prosessen med andre.

92 Målgrupper Interne 8.4 Målgruppenes behov Ansatte/ Tillitsvalgte Folkevalgte BEHOV - Hvilke spørsmål skal besvares? Hvilke konsekvenser har sammenslåingen for meg og min arbeidsplass? Hvordan blir min nye arbeidshverdag? Hvordan kan jeg påvirke? Hvordan blir de ansattes rettigheter sikret? Hvordan sikres de tillitsvalgte/ansatte medbestemmelse? Hvilke saker skal opp til politisk behandling og hvilke vedtak gjøres? Konsekvenser for folkevalgte organer Eksterne Innbyggere Hva blir konsekvensene for meg som innbygger? Hvordan blir tjenestene påvirket av sammenslåingen? Hvordan skal lokaldemokratiet ivaretas? Hvordan kan jeg påvirke den videre prosessen? Hvor kan jeg henvende meg for å få svar på spørsmål? Jeg vil gjerne bli bedre kjent med de to andre kommunene hva bør jeg gjøre? Regionale og nasjonale myndigheter Innbyggere, ansatte og folkevalgte i andre kommuner Oppdatert, generell informasjon om prosessen. Hvilke spørsmål har vi til konsekvensene av endring av regiontilhørighet for dagens Halsa kommune? Oppdatert, generell informasjon om prosessen 10. Virkemidler WEB-portaler/hjemmesider Begrunnelse: Ingen andre kanaler kan måle seg med nettets tilgjengelighet. Gjennom formidling på nett sørger vi for at alle som ønsker kan få tilgang på det de trenger til enhver tid, fra hvor som helst. Sosiale medier Begrunnelse: Sosiale medier har to vesentlige kvaliteter: De gir rask informasjonsspredning og de åpner for dialog med brukerne. Ulike kanaler har hver sine styrker og begrensninger. Hvilke man velger å benytte, handler om valg av målgrupper og egen kapasitet. Ser man på antall følgere og spredning, stiller Facebook i en klasse for seg. Over tre millioner nordmenn er på Facebook og 2,4 millioner av disse sjekker daglig status. To av de tre kommunene har etablert en profil på Facebook. Andre aktuelle kanaler kan være: Instagram, Youtube, Twitter og Snapchat. Utsendelser Begrunnelse: Gjennom aktivt å sende ut informasjon til spesifikke målgrupper, enten elektronisk eller fysisk, kan vi være målrettet i vår kommunikasjon. Denne formen for

93 kommunikasjon er mer pågående og kan derfor få mer oppmerksomhet. Den vil i de fleste tilfeller også være mer ressurskrevende. Betalt markedsføring Begrunnelse: Annonsering eller utplassering av annet reklamemateriell kan bidra til både å spre viktig informasjon og til generell synliggjøring av prosessen og tydeliggjøring av et bestemt budskap. Dette kan også være med på å styrke «merkevaren» «ny kommune.» Arrangementer Den mest proaktive og direkte formen for kommunikasjon vi kan bedrive er å invitere ansatte eller innbyggere til egne arrangement eller samlinger. Arrangementer i stor skala er ressurskrevende men kan ha en viktig signaleffekt om at vi vil møte folk og at vi dermed tar formidlingsansvaret og målgruppene på alvor. Andre tiltak (ikke besluttet) Er man kreativ og «tenker stort» eller alternativt, er det mye som kan gjøres for å skape oppmerksomhet rundt kommunesammenslåingen.

94 11. Tiltaksplan Kanal Aktivitet Målgrupper Formål/begrunnelse Periode Ansvarlig Beskrivelse WEBportal 1. Felles nettportal: Bør etableres når navnet på den nye kommunen er klart. Ansatte Folkevalgte Innbyggere Regionale og nasjonale myndigheter Andre kommuner For å sikre at informasjonen som deles er entydig og samkjørt, er det hensiktsmessig å etablere en felles portal. Dette vil også være ressursbesparende for de som jobber med å spre informasjon om sammenslåingen. Ved å benytte en felles portal viser vi at de tre kommunene står sammen i prosessen. Tiltaket anbefales også av Kommunal og moderniseringsdepartemen tet Kont. (etabl. Feb. 2018) KG (kommunikasjonsgruppe etableres?) Det etableres en felles portal som alle tre kommunene benytter. Dette vil være hovedkilden til all informasjon om sammenslåingen, både internt og eksternt. Siden bygges opp slik at ansatte og innbyggere enkelt kan finne den informasjonen de søker. Portalen skal være oppdatert til enhver tid. Å legge informasjon til ansatte på internett, uten pålogging, handler om optimal tilgjengelighet samtididig som vi demonstrerer full åpenhet. Portalen vil fysisk befinne seg på Hemne kommunes web-portal og vil benytte de samme malene som Hemne kommune benytter på sine eksisterende sider, men med noen viktige justeringer, som f.eks at kommunevåpenet til alle tre kommuner vises i toppen. Når portalen er oppe og går, kan felles informasjon om prosessen fases ut på de tre kommunenes egne portaler.

95 Kanal Aktivitet Målgrupper Formål/begrunnelse Periode Ansvarlig Beskrivelse 2. Kommunenes egne portaler Kommunens egne innbyggere Red. i den enkelte kommune Kont. De etablerte kommuneportalene vil bestå fram mot sammenslåingen. Det vil være begrenset informasjon om sammenslåingen på disse sidene, men de kan benyttes til å formidle informasjon som kun er av betydning for Sosiale medier 1. Lukket gruppe på Facebook: «Ansatte i ny kommune» Ansatte Det etableres en lukket gruppe for alle ansatte på Facebook. Fordelene med å ha en slik gruppe er flere: Informasjonen når ut umiddelbart til alle medlemmer i gruppen. Både fordi brukerne blir varslet og fordi Facebookbrukere flest sjekker status daglig. Den treffer med informasjonen. Dette er en gruppe som positivt sier at de ønsker informasjon Medlemmene kan legge ut egne saker, kommentere, stille spørsmål og få svar. Vi bygger lagånd. En gruppe som har samme fremtidige arbeidsgiver og som jobber mot samme, felles mål. innbyggerne i denne kommunen Kont. KG Her legges det ut saker som angår alle ansatte i de tre kommunene. Det vil si vedtak i fellesnemnda, nyhetsbrevet som PDF, nyansettelser osv. Dette er en gruppe der man må bli invitert eller selv be om å bli medlem, men det foretas ingen streng sjekk av de som vil være med. Vi henstiller til andre at de aksepterer at dette er en gruppe for ansatte i de tre kommunene. Alle medlemmer av gruppen kan legge ut kommentarer og komme med spørsmål.

96 Kanal Aktivitet Målgrupper Formål/begrunnelse Periode Ansvarlig Beskrivelse 2. Kommunenes helhetlige Facebook-sider Innbyggere Halsa og Hemne har etablert egne sider på Facebook. Hemne har per 10. okt og Halsa 882 følgere. 3. Åpen Facebookgruppe: «Bli kjent i ny kommune» Innbyggere Meldinger som legges ut på en av disse sidene blir ikke automatisk spredt til alle følgere, men potensialet ligger der både til å nå følgerne og langt flere enn disse. Man kan dessuten påvirke spredningseffekten gjennom målrettet annonsering. Enhver Facebookbruker kan dessuten når som helst gå inn på siden, som er åpen for alle, og finne informasjon. Gruppen er ikke etablert, men muligheten for å gjøre dette er til stede gjennom en enkel operasjon. Gruppen kan bidra til å spre kunnskap, skape entusiasme og bygge felles identitet og utgjør en viktig del av kommunikasjonsarbeidet. Kont. KG Hemne og Halsa har i utgangspunktet hver sine helhetlige Facebooksider. Følgerne av disse sidene er dog overlappende slik at det vil f.eks være mange fra Halsa som også følger Hemne kommunes Facebookside og vice versa. Så lenge de to kommunene har hver sine Facebookprofiler, er det viktig at saker som gjelder kommunesammenslåingen, publiseres på begge sider, og at spørsmål fra innbyggerne følges opp på alle tre sider. Aktuelle saker vil typisk være milepæler som nås og beslutninger som har betydning for innbyggerne. Innbyggerne kan også gi tilbakemelding, stille spørsmål, kommentere osv. Kont. Kulturkomite? Snillfjord skal deles i tre retninger. Det må vurderes om de oppretter egen FB- side, eller om de aktuelle innbyggerne og ansatte følger de to andre kommunenes sider. Vi inviterer innbyggerne til å legge ut bilder og beskrivelser av steder, historiske personer, informasjon om arrangementer og andre ting som innbyggerne i den nye kommunen bør kjenne til.

97 Kanal Aktivitet Målgrupper Formål/begrunnelse Periode Ansvarlig Beskrivelse 4. Instagramkonkurranser med forskj. tema Innbyggere Ca. hver andre mnd. KG Instagram er en bildedelingstjeneste med over en million brukere i Norge og stadig økende. Er særlig populært blant ungdom. Gjennom å bruke Instagram vil vi nå mange, særlig yngre innbyggere. Bidrar til å skape entusiasme og bygge felles identitet. Vi inviterer til konkurranser om å legge ut bilder fra de tre kommunene med forskjellige temaer. F.eks. «Rare trær», «mitt vakreste turområde», «her smaker kaffen best», «kjente fjes» osv.

98 Kanal Aktivitet Målgrupper Formål/begrunnelse Periode Ansvarlig Beskrivelse Utsendelser 1. Ansatte, KG Nyhetsbrev folkevalgte Det etableres et eget nyhetsbrev til ansatte for å nå ut til grupper som i liten grad er på nett i arbeidstiden, som f.eks. omsorgspersonell, vaktmester / vedlikeholdspersonell og renhold. Nyhetsbrevet gir mulighet til å fremheve saker så de blir mer synlige. Nyhetsbrevet er samtidig prosjektleders fremste direktekanal til ansatte. Ved behov, ca. 1x per mnd. Nyhetsbrevet lages både som PDF og trykksak. PDF-versjon sendes på mail til folkevalgte, legges ut på portalen og deles fysisk ut. Den trykte utgaven av nyhetsbrevet distribuert til ansattgrupper som ikke har god tilgang til PC. Lages som oftest i etterkant av møtene i fellesnemnda og PU.

99 Kanal Aktivitet Målgrupper Formål/begrunnelse Periode Ansvarlig Beskrivelse 2. Folkevalgte Prosjektleder Møtereferater og nyhetsbrev Mail 3. Pressemeldinge Innbyggere Lokalmediene som omtaler kommunesammenslåingen i vår region, er avisene Sør-Trøndelag, Søvesten og Tidens Krav. Adresseavisa er som en stor regiondekkende avis også aktuell. NRK er vanskeligere å nå, men er også en aktuell kanal. Pressemeldinger kan i større grad benyttes for å sikre at informasjon om prosessen når ut til media. Kont. KG Vi gjennomgår systematisk sakene som skal opp i fellesnemnda og sender ut pressemeldinger om de viktigste sakene i forkant av møtene. På den måten får vi bevisstgjort media på de sakene som skal opp til behandling. Dernest lager vi pressemeldinger i etterkant av møtene om viktige beslutninger som er tatt. 4. Informasjons brosjyrer Tiltak vurderes i forkant av sammenslåingen for å sikre at den viktigste informasjonen når ut til alle og for å skape en økt bevissthet og et positivt engasjement rundt sammenslåingen. Høst 2018 / 2019 KG Det lages en brosjyre som med kortfattet og lett forståelig tekst forteller innbyggerne hvordan den nye kommunen vil se ut. Har hovedvekt på hva som vil være nytt for innbyggerne.

100 Kanal Aktivitet Målgrupper Formål / begrunnelse Periode Ansvarlig Beskrivelse Betalt markedsføring Arr. / samlinger 1. Annonsering 1. Bli-kjentsamlinger enhetsvis 2. Samlinger på kommunenivå Innbyggere Innbyggere Ansatte Ansatte Ansatte Viktige opplysninger som det er avgjørende at alle innbyggere får med seg kan med fordel annonseres som en supplerende kanal til våre egne. Det vil f.eks være ved større arrangementer som folkemøter eller lignende Annonsering kan også brukes for å skape positivt oppmerksomhet rundt prosessen Rollup-bannere, plakater, give aways etc. med logo / budskap bidrar til å bevisstgjøre, synliggjøre og bygge merkevare for den nye kommunen. Gjennom disse møtene spres viktig kunnskap om parallelle virksomheter, og ansatte som snart er kolleger, blir bedre kjent Sørge for at informasjon når helt fram til alle ledd, Kont KG Det inngås et samarbeid med et byrå som bistår med utarbeidelse av en medieplan for formidling av budskap og materiell som skal bidra til økt oppmerksomhet og bevisstgjøring blant innbyggerne Kont Høst Markedsmateriell Kommunalsjefer, enhetsledere i de tre kommunene Kommunalsj efer, sentral stab i den nye kommunen. Enhetsledere der det er praktisk Det produseres rollups og plakater som plasseres strategisk i kommunens egne lokaler og i lokalsamfunnet. Enhetsledere anmodes om å dra på «studietur» til hverandre for å bli bedre kjent. Arbeidsgruppene vil bidra til å styrke dette og gi kjennskap til hverandres måter å jobbe på. Slike «bli-kjent»- runder bør datofestes og settes inn i en enkel plan. Mange beslutninger har større konsekvenser for enkelte grupper enn for andre. Det er avgjørende at disse blir fulgt opp lokalt i de virksomheter som faktisk blir berørt. Det vil derfor være behov for møter som kan være alt fra allmøter for alle i kommunen til samlinger med ansatte som jobber i en enkelt avdeling.

101 Kanal Aktivitet Målgruppe Formål / begrunnelse Periode Ansvarlig Beskrivelse 3. Blikjentsamling hele org. Ansatte I løpet av 2019 bør det legges opp en fellessamling / stormønstring for alle ansatte i de tre kommunene. Det viktigste formålet med et slikt arrangement er å bygge lagånd og fellesskap blant ansatte på tvers av Vår / sommer / høst 2019 Egen arbeidsgrupp e ledet av X Hva, når og hvor dette skal være er ikke bestemt. 4. Diverse «Bli kjent i «ny kommunearrangement» 5. Folkemøter / informasjonsmøter Innbyggere Innbyggere kommunegrensene Det bør planlegges en rekke tiltak/arrangement der hensikten er å bli bedre kjent på tvers av kommunegrensene. Disse tiltakene defineres kanskje ikke som kommunikasjonstiltak, men utgjør like fullt en viktig del av vår totalkommunikasjon ut mot innbyggerne. Hensikten er å spre kunnskap, skape entusiasme og bygge omdømme. En «gammeldags» men fortsatt populært tiltak for å formidle og ha dialog med innbyggerne. Alle tre kommuner har erfaring med folkemøter Kont AU? Frivillige lag og organisasjoner bør inviteres inn i planlegging og utfordres til å komme med idder og å bidra i arrangement i forhold til forskjellige målgrupper. Høst 2018? 2019? AU / Fellesnemnda Når ting begynner å falle på plass utpå høsten 2019 er det være på tide med en skikkelig markering for innbyggerne. Her vil de få vite «alt» om hvordan den nye kommunen vil se ut og hva de kan forvente seg av «ny kommune». Høy kulturell profil med innslag fra alle tre kommuner. Det vurderes om samlingen kjøres en gang - eller om det legges opp til flere ganger for å nå flest mulig.

102 Kanal Aktivitet Målgruppe Formål / begrunnelse Periode Ansvarlig Beskrivelse Andre 1. Innbyggere Fra AU mulige Nedtellingsur Ansatte nyttår tiltak Endringsagenter Ansatte Et synlig og symbolsk tiltak som minner alle på hvordan dagene og timene fram mot sammenslåing nærmer seg. Kjent fra store arrangementer som f.eks OL. Gjøres for å skape oppmerksomhet og minner alle om vi teller ned til noe som er stort, viktig og felles. Personlige, positive møter kan bidra til gode prosesser i en organisasjon. Prosjektleder står til disposisjon og kan reise rundt til alle virksomheter for å møte og snakke om sammenslåingen. Men dersom vi rekrutterte og lærte opp en gruppe ansatte som brenner for og kan informere om og framsnakke sammenslåingen ute i alle virksomhetene, ville vi sørget for at vi ikke bare skriver om prosessen på nett og på trykk, men at ansatte faktisk får et menneskelig og personlig møte med den. Kont Prosjektleder / rådmenn Et digitalt ur installeres i Snillfjord, Halsa og Hemne. Uret teller ned måneder, uker, dager, timer og minutter til sammenslåingen.

103

104 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: prosjektkoordinator Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 17/ FELLESNEMNDA - MØTEPLAN VÅREN 2018 Ferdigbehandles i: Fellesnemnda Saksdokumenter: Kalender Saksopplysninger: Møtekalender for fellesnemnda settes opp for våren 2018, med møtefri mai. Møtekalender for de enkelte kommunestyrer er ikke vedtatt, så det ses på høstens møter de enkelte kommunestyrer/formannskap og tar hensyn til dette så langt som mulig. Snillfjord kommune; Onsdag er møtedager. Formannskaps- og kommunestyremøter har variabel oppstartstid. De fleste møtene starter klokka Halsa kommune Torsdag har flest møtedager, variabelt når det avholdes i måneden. Kommunestyremøtene starter klokka Hemne kommune Tirsdag er fast møtedag, men unntak kan forekomme. Formannskapsmøtene starter klokka og kommunestyremøtene klokka med unntak av sommer- og julemøte i kommunestyret, som starter klokka Vurdering: Etter noe tids innkjøring på møter i Fellesnemnda og Partssammensatt utvalg på samme dager, anbefales det at møtene i Fellesnemnda ikke starter før klokka Det kan være variabelt behov for møtehyppighet, men anbefaler at det settes opp til møte en gang per måned. Det er bedre å sette opp flere møtedatoer enn det er behov for og heller avlyse. Tirsdag eller torsdag er satt opp som forslag på faste møtedager for Fellesnemnda.

105 Prosjektleders tilråding: Forslag på datoer våren 2018: Tirsdag 23. januar Torsdag 25. januar Hemne Tirsdag 20. februar Torsdag 22. februar Halsa Tirsdag 20. mars Torsdag 22. mars Snillfjord Tirsdag 17. april Torsdag 26. april Hemne Mai møtefri Mai møtefri Ingen Tirsdag 19. juni Torsdag 21. juni Halsa

106 omxio m 'n ><,! {Rabflq a; X TC K E nh M [gml T11 F12 L13 S 14 M15 T T18 F19 L M22 T T25 F26 L M29 T Januar 2018 Nyttårsdag Februar 2018 L 10 S 11 M12 T T15 F 16 L 17 S 18 M19 T T22 F23 L24 S 25 M26 T Ukenr.no T15 F 16 L 17 S 18 M19 T T22 F23 L M26 T T29 F30 L31 Mars 2018 A; US:? ml d l do Palmesøndag Skjærtorsdag Langfredag 4; a.1 "'l Zmr'n Io-I; April Første påskedag 2 Andre påskedag 10 3 lo-l;mr-'n l»ooaxio u-nawn-n T12 F13 L o qgml n l»oooxio mawn n T19 F20 L M23 \OWNO U I-h M16 T17 val 'n lo lgm T T26 F27 L M30 Hgmr'n lo l Mai 2018 Første mai 19 8 O 9 T 10 Kristi himmelfartsdag F11 L M14 20 T T 17 Grunnlovsdagen F18 L19 S 20 Første pinsedag M21 T T 24 F 25 L 26 S 27 M28 T T 31 Andre pinsedag S 10 M11 T T14 F 15 L 16 S 17 M18 T T21 F22 L23 S 24 M25 T T28 F29 L30 Juni

107 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: prosjektkoordinator Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 17/ DOKUMENTER SOM REFERES I FELLESNEMNDA FOR PERIODEN Ferdigbehandles i: Fellesnemnda Saksdokumenter: - Rapporten journalposter som refereres - Dokumentene i rapporten Saksopplysninger: Dette er dokumenter som er journalført inn/produsert i sakssystemet. Benevnes som referatsak eller journalposter som refereres. Vurdering: Dette er dokumenter som refereres og de gjennomgås kun ved spørsmål. Prosjektleders tilråding: Refererte dokumenter tas til orientering.

108 REFERERES FRA DOKUMENTJOURNAL Dato: - Utvalg: FELLES Fellesnemnd - ny kommune Halsa-Hemne-Snillfjord Saksnr Regdato Avd/Sek/Sakb Arkivkode Løpenr Navn Innhold 17/ KOM//TAA /17 Fagforbundet Hemne UNDERSKREVET PROTOKOLL LOKALE FORHANDLINGER IHT HTA KAP 4 PKT MELLOM HEMNE KOMMUNE OG FAGFORBUNDET 17/ KOM//ERO /17 REFERAT FRA MØTE I STYRINGSGRUPPE KOMMUNESAMMENSLÅING 17/ HK/RÅD/TAA /17 Enhetsleder Teknisk SØKNAD OM TILSKUDD/PROSJEKTBESKRIVELSE GEOGRAFISK INFORMASJONSPORTAL JOUNRALFØRT OG SENDT FRA SAK 17/ OG 8 16/ HK/PLEIE/HTO /17 Fylkesmannen i Sør-Trøndelag TILSKUDD KOMPETANSE SAMMENSLÅTTE KOMMUNER 16/ HK/PLEIE/EMV /17 Fylkesmannen i Sør-Trøndelag SØKNAD TILSKUDD KOMPETANSE SAMMENSLÅTTE KOMMUNER

109 17/ KOM//ERO /17 REFERAT FRA MØTE I ARBEIDSUTVALGET (AU) NYE HALSA - SNILLFJORD - HEMNE HEMNE RÅDHUS, / KOM//ERO /17 Fylkesmannen i Sør-Trøndelag NYE KOMMUNER - BREV FRA FMST TIL KMD - DOKUMENTASJON TIL ARBEID MED FORSKRIFTENE 17/ KOM//ERO 034 & /17 OPPDRAG TIL KOORDINERENDE GRUPPE FOR HELSE- OG OMSORG 17/ KOM//ERO 034 & /17 OPPDRAG TIL ARBEIDSGRUPPE PERSONAL 17/ KOM//ERO 034 & /17 OVERSENDELSE AV OPPDRAG TIL ARBEIDSGRUPPE SAMFUNNSUTVIKLING 17/ KOM//ERO 034 & /17 OPPDRAG TIL KOORDINERENDE GRUPPE FOR OPPVEKST 17/ KOM//ERO /17 AU REFERAT FRA MØTE I ARBEIDSUTVALGET (AU) NYE HALSA - SNILLFJORD - HEMNE HALSA RÅDHUS,

110 9 H6-'nm= Kommune Lokale forhandlinger iht. HTA kap. 4, pkt mellom Hemne kommune og Fagforbundet Dato: Sted: Sentraladministrasjon Tilstede: Fra Hemne kommune: Fra Fagforbundet: Torger Aarvaag Inge Heimsbakk Etter forhandlinger med hjemmel i Hovedtariffavtalens kapittel 4, pkt ble det med virkning fra oppnådd enighet om følgende: Prosjektkoordinator kommunerefonnen Eva Randi Oldervik gis et årstillegg på grunnlønn på kr ,- pr. år fram til og med f á i 7 /íèlfiíéfi For Hemne kom une: Fo Fagforbundet:

111 Møtedeltagerne Saksnr. Arkivkode Avd/Sek/Saksb Deres ref. Dato 17/ KOM//ERO REFERAT FRA MØTE I STYRINGSGRUPPE KOMMUNESAMMENSLÅING Deltagere: Snillfjord: Økonomisjef Roar Arne Reinhaug Halsa: Rådmann Anita Ørsal Oterholm Tillitsvalgte: Fagforbundet v/inge Heimsbakk Prosjektleder og rådmann Torger Aarvaag Prosjektkoordinator Eva Randi Oldervik Tid: kl Gjennomgang av skissert tidslinje Hva starter opp nå og videre årene 2018 og 2019/2020. Arbeidsgrupper: Orientering Prosjektleder henvender seg til de øvrige rådmenn i forbindelse med rekruttering av medlemmer til arbeidsgruppene. Der det er Fylkessamarbeid går bestillinger til de som må peke ut sine representanter. IKT: Gruppa ledes av Oddvar Løfaldli (IKT-leder Hemne), medlemmer Nils Halse (itkonsulent Halsa) deltar med 50% stilling og han forespørres om han kan tenke seg å bli frikjøpt inntil 100 % stilling. Rådmannen i Halsa avklarer dette med han. I tillegg deltar Arne Vaagan (it-konsulent Hemne). Morten Kvaale (it-konsulent Snillfjord) er kontaktperson fra Snillfjord. Det vil i tillegg bli behov for konsulentbistand. Geografisk informasjonsportal (Egne prosjektmidler): Snillfjord sjekker ut hvem som kan være aktuell personer, eventuell kontaktpersoner om det ikke er mulig å stille som representant. Gruppen ledes av Magne Jøran Belsvik (Enhetsleder Teknisk, Landbruk Miljø Hemne), medlemmer John Aune (oppmålingsingeniør Hemne) og Robert Sørlie (GIS ingeniør Halsa). Matrikkel: Snillfjord sjekker ut hvem som kan være aktuell personer, eventuell kontaktpersoner om det ikke er mulig å stille som representant. Gruppa ledes av Magne Jøran Belsvik (Enhetsleder Teknisk, Landbruk Miljø Hemne), medlemmer John Aune (oppmålingsingeniør Hemne) og Åse Bergset (Planlegger Halsa). NAV: Det er ønske om at det blir bedt om at Nav Trøndelag følger opp og deltar i arbeidsgruppen. Gruppen ledes av Ola Sødahl (NAV-leder Hemne/Snillfjord) og medlem Asbjørg Betten (NAV-leder Halsa/Surnadal). Samfunnsutvikling: Gruppen ledes av Ragnhild Godal Tunheim (Rådgiver kultur og næring Halsa), medlemmer Reidar Klungervik (enhetsleder Kultur Hemne), Olav Hunnes

112 (Næringskonsulent Hemne), Malin Sæther (Kommuneplanlegger Hemne) Veldig godt mottatt at arbeidsgruppen settes sammen med disse funksjonene. Koordinerende arbeidsgruppe oppvekst: Leders av Svein Johny Forren (Ass. Rådmann Hemne og oppvekstansvarlig Hemne/Halsa), medlemmer Marita Vaagland (Rektor Halsa) og Anita Henden (enhetsleder barnehage Halsa), Marit Sæther (PPT-leder Hemne) - Snillfjord sørger for å oppnevne personer til de arbeidsgruppene som opprettes innenfor Oppvekst. Koordinerende gruppe for helse- og omsorg: Ledes av Inger-Lise Waade (Kommunalsjef Hemne), Gunhild Engeset Megård (enhetsleder pleie og omsorg Halsa) og Eli Mette Vitsø (enhetsleder pleie og omsorg Hemne). Snillfjord sjekker ut hvem som kan være aktuell personer, eventuell kontaktpersoner om det ikke er mulig å stille som representant. HIPS representerer en mulighet for denne gruppen og arbeidsgruppen avgjør selv når HIPS trekkes inn som mulig samarbeidspartner. Lege egen arbeidsgruppe eller deltager i arbeidsgruppe? Avklares etter hvert. Prosjektleder tilskriver fagorganisasjonene og inviterer dem inn i koordinerende grupper og arbeidsgrupper. Der arbeidsgrupper ligger under koordinerende grupper, organiserer koordinerende gruppe deltakelse fra plasstillitsvalgte. Mandatet for koordinerende grupper er produsert som «rå-utkast», der ordlyden i mandatet er tatt fra Intensjonsavtalen. Mandatet tas opp i møte mellom styringsgruppen og de ulike koordinerende arbeidsgrupper. GDPR - Nye personvernregler fra neste år. EU- direktiv. Strenge krav til kommunene neste år (mai 2018). Dette etableres på tvers av dagens kommuner for å møte den nye kommunen. Hemne har engasjert en person til å forestå dette arbeidet. Halsa kommune deltar og ønsker at også dette utføres i lag med Halsa. Vil gå parallelt med digital sammenslåing. Ledige stillinger; Overgripende/sentral stab kontakt mellom kommunene FØR utlysinger. Hemne har ventet med en tilsetting. Stilling satt på vent i Hemne er nå klarert og det kan ny-tilsettes. Prosjektleder skal besøke enheter i Halsa det kan spørres om det meste Tillitsvalgte ønsker plass i koordinerende arbeidsgrupper. Brannsamarbeid Surnadal, Halsa, Hemne, Aure og evt. Smøla. Møte i Halsa kl Halsa blir vertskap. Kontor i Halsa er bortimot klart litt mye skrivebord, men sidebordene skal tas bort slik at det også kan settes inn møtebord. Halsa bestiller opp møtebord/stoler. Med vennlig hilsen Ny kommune Halsa, Snillfjord og Hemne Eva Randi Oldervik prosjekrkoordinator dir. innv eva.randi.oldervik@hemne.kommune.no Dette dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ingen signatur. Kopi til: Prosjektleder og rådmann Torger Aarvaag

113 Magne Jøran Belsvik Skograndveien KYRKSÆTERØRA Saksnr. Arkivkode Avd/Sek/Saksb Deres ref. Dato 17/ KOM//TAA DELPROSJEKT GEOGRAFISK INFORMASJONSPORTAL - MANDAT OG OPPNEVNING AV DELPROSJEKTGRUPPE Du oppnevnes hermed som leder for delprosjekt «Geografisk informasjonsportal» i forbindelse med sammenslåing av Snillfjord, Halsa og Hemne. Gjennomføring av oppdraget skal være i henhold til prosjektbeskrivelse (vedlegg) og innvilget tildeling fra Kommunal og Moderniseringsdepartementet av 2. august 2017 (vedlegg). Det er tildelt 4 mill.kr. til formålet. Inntekt og utgifter skal føres på ansvar 1999, prosjekt Du har fullmakt til å disponere tildelte midler innenfor rammen av tildelingsbrevet. Du har også fullmakt til å engasjere medarbeidere fra egen enhet i prosjektgruppen. Rådmannen i Halsa har oppnevnt Robert Sørlie i prosjektgruppen fra Halsa kommune. Behov for ytterligere ressurser fra Halsa tas opp med undertegnede som vil kontakte rådmannen i Halsa. Snillfjord har så langt ikke oppnevnt representant i prosjektgruppa. Ved behov for kontakt mort Snillfjord, tas dette opp med undertegnede som vil formidle videre til rådmannen i Snillfjord. Deltakelse i delprosjekt / arbeidsgrupper er omfattet av reglement for møtegodtgjørelse. Alle personalutgifter skal føres på prosjektet. Det vil bli utarbeidet egen prosedyre for møtegodtgjørelse og registrering av møter etc. Det må utarbeides egen prosjektplan for delprosjektet og det er ønskelig at det følges opp på MS Project og oppdateres på hovedprosjekt. Vi vil sørge for tilgang til prosjektmappe. Prosjektperiode: Snarest mulig oppstart og operativt fra 1. januar Delprosjektet rapporterer til undertegnede. Det vil også bli lagt opp til under-vegs rapportering til fellesnemnda.

114 Med vennlig hilsen Ny kommune Halsa, Snillfjord og Hemne Torger Aarvaag Rådmann dir. innv Dette dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ingen signatur. Vedlegg: 17/ Vedtak om tildeling av tilskudd 17/ Søknad om tildeling av tilskudd Kopi til: Halsa Kommune Snillfjord Kommune

115 MQTTATTI Fylkesmannen I Sør-Trøndelag 2 3Nov 2317 MT Postboks 4710 Torgarden, 7468 Trondheim " Sentralbord: , Telefaks FCWCSFJC-'WCSYGf =*<JH1»"-L >w'~»"wr-rg Besøksadresse: E. C. Dahls g. 10 F å i i Saksbehandler Innvalgstelefon Vår dato Vår ref. (bes oppgitt ved svar) Tormod Hofstad / Sosial- og helseavdelingen Deres dato Deres ref. Hemne kommune V/ Hanne Stavaas Tøndel Trondheimsveien Kyrksæterøra Tildeling av tilskudd til kompetanse i omsorgstjenesten i sammenslåtte kommuner - Kap Fylkesmannen viser til Hemne kommunes søknad om midler til kompetanse i omsorgstjenesten i sammenslåtte kommuner for 2017, og tildeler midler til følgende tiltak: Lederutdanning Kr Velferdsteknologi Kr Sprâkkompetanse for minoritetsspråklige Kr Kompetansekartlegging og kompetanseplanlegging Kr Fylkesmannen overfører med dette kr til Hemne kommune. Ubcnyttede midler tildelt i 2017 kan søkes overført til Rapporteringen for denne ordningen samordnes med rapporteringen for ordningen «Kommunalt kompetanse- og innovasjonstilskudd» over kap. 761 post 68. Kommunene rapporterer til fylkesmannen om måloppnåelse og regnskap. Budsjett og regnskap fra tilskuddsmottaker skal kunne sammenlignes på samme nivå. Du kan ikke klage på tildeling/avslag på tilskudd i hht. Forvaltningsloven 28. Tilskuddsmottaker må varsle Fylkesmannen dersom adresse, bankkontonummer eller organisasjonsnummer er endret. Eventuelt for mye utbetalt tilskudd skal retumeres til Fylkesmannen med referanse til kapittel post, ordning og tilskuddsår. Dersom tilskuddsmottaker ikke oppfyller kravene som stilles i regelverket eller tilskuddsbrevet bortfaller tilskuddet. Gir mottaker uriktige opplysninger eller ikke bruker tilskuddet i samsvar med fastsatte betingelser kan tilskuddet stanses og/eller kreves tilbakebetalt delvis/helt. Helsedirektoratet kan nekte tilskuddsmottakeren å motta tilskudd ett eller flere påfølgende år. l særskilte tilfeller skal politianmeldelse vurderes. Med hilsen Marianne Hyldmo (e.f.) underdirektør Tormod Hofstad rådgiver Dette dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ingen signatur. E-post: fmstgostmottak@fylkesmannen.no Internett: Organisasjonsnummer:

116 Pleie og omsorg Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Postboks 4710 Sluppen 7468 TRONDHEIM Saksnr. Arkivkode Avd/Sek/Saksb Deres ref. Dato 16/ HK/PLEIE/EMV SØKNAD TILSKUDD KOMPETANSE SAMMENSLÅTTE KOMMUNER Viser til tilsagnsbrev om ekstrabevilgning kompetansetilskudd for sammenslåtte kommuner. Søknaden fra Hemne kommune ligger vedlagt. Med vennlig hilsen Hemne kommune Eli Mette L. Vitsø Enhetsleder pleie- og omsorg dir. innv eli.mette.vitso@hemne.kommune.no Dette dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ingen signatur. Vedlegg: SØKNAD TILSKUDD KOMPETANSE SAMMENSLÅTTE KOMMUNER Kopi til: Seksjonsleder Hanne Stavaas Tøndel Seksjonsleder Ida Lernes Hansen Kommunalsjef Inger Lise Øyan Waade Seksjonsleder Kristine Vitsø Bratset Seksjonsleder Randi Myran Rådmann Torger Aarvaag Postadresse Besøksadresse Telefon Bankgiro E-post / Internett Trondheimsveien 1 Trondheimsveien Postmottak@hemne.kommune.no 7200 Kyrksæterøra 7200 Kyrksæterøra Telefax: Organisasjonsnr

117 Søknad om tilskudd på statsbudsjettets kapittel 0761 post 60 kompetanse sammenslåtte kommuner - En søknad må alltid ha én søker som har ansvaret, selv om flere samarbeider om søknaden. - Tilskudd som Fylkesmannen innvilger, utbetales alltid til den virksomheten som har ansvaret INFORMASJON OM SØKER Skjema er utfylt av: Fornavn Hanne Stavaas Etternavn Tøndel Tittel Seksjonsleder Organisasjonsnummer (Organisasjonsnummeret må være basert på en juridisk enhet.) Organisasjonsnavn (Organisasjonsnavnet må være identisk med Enhetsregisteret i Brønnøysundregistrene) Hemne kommune, pleie og omsorg Adresse Trondheimsveien 1 Postnr./-sted 7200 Kyrksæterøra Organisasjonsform Kommune E-postadresse (Postmottak/ offisiell e-postadresse til søker) Postmottak@hemne.kommune.no Webadresse Hemne.kommune.no Kommunenummer 1612 Kontonummer

118 Kontaktperson Fornavn: Hanne Stavaas Etternavn: Tøndel Telefonnummer: / E-postadresse: hanne.tondel@hemne.kommune.no 2

119 Kort beskrivelse KOMPETANSETILTAK TILSKUDDET SKAL ANVENDES TIL Pleie og omsorgssektoren har store utfordringer i årene fremover der kommunene må yte stadig mer komplekse helse- og omsorgstjenester. For å imøtekomme disse utfordringene blir kompetanse viktig, og det kreves økt kompetanse i pleie og omsorgstjenestene i kommunene (Helse og omsorgsdepartementet, 2015b). En strategisk og systematisk satsing på kompetanse er derfor nødvendig for at kommunen skal kunne gi gode helse- og omsorgstjenester til kommunens innbyggere (Meld. St. 26. ( ) (2015). Søknadsperioden vil preges av store omveltninger og endringer da man arbeider mot en kommunesammenslåing av Hemne, Halsa og deler av Snillfjord. For å styrke den helhetlige kompetansen i pleie og omsorgstjenesten i den sammenslåtte kommunen ønsker Hemne kommune å søke tilskudd på følgende kompetansetiltak: Lederutdanning: 3 seksjonsledere går helselederutdanning i regi BI med oppstart høsten Dette studiet inngår i kommunens kompetanseplan for å dekke behovet for kompetanse i årene fremover da 3 av 5 ledere i pleie og omsorgstjenesten ikke har lederutdanning. I første tildeling mottok kommunen i tilskudd i kommunalt kompetanse- og innovasjonstilskudd. Søker med dette om i ytterligere støtte for gjennomføringen av utdanningen. Velferdsteknologi: Pleie og omsorg fikk i 2017 investeringsmidler i budsjettet for velferdsteknologi. I den forbindelse har vi et ny-oppstartet prosjekt på implementering og opplæring i bruk av velferdsteknologi i tjenesten. Vi ønsker blant annet å innhente erfaringer og bistand fra andre kommuner i dette arbeidet, og da blant annet fra Halsa som Hemne skal slå seg sammen med. I forbindelse med prosjektet søker vi om kompetansemidler på inntil ,- Kompetansepluss: Pleie og omsorg har startet et samarbeid med Hemne videregående skole i forhold til å styrke minoritetsspråklige i språk og språkforståelse. Vi har ca. 10 ansatte som skal gjennomføre et opplæringsløp på rundt 150 timer norskopplæring. Dette er et viktig tiltak for å styrke minoritetsspråklige som ansatte-gruppe, da denne gruppen er viktig for å imøtekomme utfordringene i forhold til bemanning i pleie og omsorg i ny sammenslått kommune. Vi søker kompetansemidler for oppstart av dette prosjektet i Vi søker med dette om ,- for oppstart av prosjekt kompetansepluss norskopplæring. Organisasjonsutvikling: Som tidligere presisert skal Hemne slå seg sammen med Halsa og Snillfjord. Dette krever grundig kartlegging av kompetansebehov og planlegging av fremtidig kompetansebehov. Hemne kommune søker derfor kompetansemidler for oppstart av prosjekt organisasjonsutvikling i prosessen for sammenslåing av kommuner. Vi søker i første omgang om ,- til dette formålet. 3

120 4

121 Fra: Eli Mette Vitsø Til: Hemne Postmottak Hanne Stavaas Tøndel Ida Lernes Hansen Kristine Bratset Randi Myran Kopi: Sendt: :27:46 Emne: VS: Tilskudd kompetanse sammenslåtte kommuner Vedlegg: Kompetansehevingspott for sammenslåtte kommuner.pdf; FMVE- PRINT02_4etgP06_1863_001.pdf; Søknad om tilskudd til kompetanse sammenslåtte kommuner kapittel 0761 post 60.docx Med vennlig hilsen Eli Mette L. Vitsø Tlf: / Fra: Hofstad, Tormod [mailto:fmsttho@fylkesmannen.no] Sendt: 6. november :53 Til: 'Rådmann Agdenes' <john.selbekk@agdenes.kommune.no>; Rådmann Bjugn <emil.raaen@bjugn.kommune.no>; Torger Aarvaag <Torger.Aarvaag@hemne.kommune.no>; Rådmann Klæbu <kjetil.mjosund@klabu.kommune.no>; 'Rådmann Orkdal' <Ingvill.Kvernmo@orkdal.kommune.no>; Rådmann Rissa <vigdis.bolaas@rissa.kommune.no>; Rådmann Roan <roy.hemmingsen@roan.kommune.no>; 'Rådmann Snillfjord' <Arild.Risvik@snillfjord.kommune.no>; Rådmann Hitra <Laila.Eide.Hjerto@hitra.kommune.no>; Rådmann Meldal <petter.lindseth@meldal.kommune.no>; Rådmann Trondheim <radmann.postmottak@trondheim.kommune.no>; Rådmann Ørland <snorre.glorstad@orland.kommune.no>; Rådmann Åfjord <per.johansen@afjord.kommune.no> Kopi: Eli Braseth <eli.braseth@afjord.kommune.no>; Eli Mette Vitsø <Eli.Mette.Vitso@hemne.kommune.no>; Eva Tyskø Sivertsen <eva.tysko.sivertsen@orland.kommune.no>; Harald Marrtin Hatle <harald.martin.hatle@hitra.kommune.no>; Harriet Larsen <harriet.larsen@roan.kommune.no>; Hilde Anhanger Karlsen <hilde.karlsen@rissa.kommune.no>; Ragnar Øistein Nervik <ragnar-ojensen.nervik@trondheim.kommune.no>; Kristin Gjersvoll Wangen <kristin.wangen@orkdal.kommune.no>; Line Raustein <line.raustein@agdenes.kommune.no>; Mildrid Værnes Mæhle <mvm@snillfjord.kommune.no>; Rita Yri <rita.yri@klabu.kommune.no>; Unni Resell <unni.resell@meldal.kommune.no>; Torkil Østraat <torkil.ostraat@bjugn.kommune.no> Emne: Tilskudd kompetanse sammenslåtte kommuner Stortinget bevilget i revidert nasjonalbudsjett midler til et kompetansehevingstilskudd for ansatte i omsorgstjenestene i kommuner som skal slåes sammen. Tilskuddet er fastsatt med en lik sum for alle berørte kommuner, kroner ,94 per kommune, og kommer til eventuell tildeling i 2017 uavhengig av sammenslåingstidspunktet. De aktuelle kommunene må imidlertid søke om midlene for å få tilskuddet tildelt. Det er presisert at midlene kan søkes overført til neste år hvis de ikke blir anvendt i 2017.

122 Helsedirektoratet ønsker en så enkel søknad og søknadsbehandling som mulig, og åpner derfor for at tidligere søknad om kommunalt kompetanse- og innovasjonstilskudd på tiltak som ikke ble innvilget, kan gjelde som kommunens søknad hvis kommunen ønsker det. Alternativt kan ny søknad sendes inn. Deres kommune må derfor per e-post enten varsle om hvilke tiltak i tidligere innsendte søknad man ønsker skal få midlene, eller fylle ut og sende inn vedlagte søknadsskjema. E-posten med kommunens svar sendes til vår saksbehandler med adresse fmsttho@fylkesmannen.no innen 17. november Tilbakemelding om bruk av tidligere søknad eller ny søknad er også å anse som en bekreftelse på at kommunen aksepterer alle vilkår og krav som følger for tilskuddet. Dette gjelder blant annet krav om rapportering. 3 Vedlegg: 1. Regelverk for tilskuddsordningen Kompetansehevingspott for sammenslåtte kommuner. 2. Oversikt over kommunesammenslåinger. 3. Søknadsskjema Tormod Hofstad Rådgiver Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Avd. Sosial og helse Telefon: Mobil: fmsttho@fylkesmannen.no

123 Kapittel 761 post 60 Oppdragskode Godkjent av HOD Regelverk for tilskuddsordning : Kompetansehevingspott for sammenslåtte kommuner 1. Mål og må lgruppe for ordningen Målet for ordningen er kompetanseheving i omsorgstjenestene. Målgruppen er ansatte i omsorgstjenestene. Omsorgstjenestens brukere er målgruppen i siste instans. 2. Hvem kan få tilskudd Statlige mottakere ( kun nettobudsjetterte virksomheter ) Kommuner Fylkeskommuner Statlige foretak (f. eks. RHF/HF) K ommunale/ fylkeskommunale foretak Stiftelser Private bedrifter Organisasjoner Privatpersoner Overføringer til utlandet (f.eks. internasjonale organisasjoner og EU) Tillegg og presiseringer: Tilskudd gis kun til kommuner som inngår i sammenslåinger vedtatt av Stortinget i forbindelse med kommunereformen Søknaden skal inneholde Søkerens formål med tilskuddet Prosjektbeskrivelse/ beskrivelse av tiltak det søkes om tilskudd til Budsjett (skal kunne sammenliknes på samme nivå med r egnskap dersom regnskap kreves) Delfinansiering/ tilskudd fra andre instanser Egenfinansiering Søkerens organisasjonsform (for eksempel forening, stiftelse, AS eller annet). Fremstillingen må inkludere fullsten dig organisasjonsoversikt som viser moder -, søster - og datterorganisasjoner. R edegjøre lsen for de interne og eksterne kontrolltiltak som skal sikre korrekt rapportering og måloppnåelse (for eksempel interne kontrollaktiviteter, internrevisjon, autorisert revisor/ ikke autorisert revisor, andre offentlige tilsyn og Riksrevisjonen). Søknaden und ertegnes av rådmannen eller den vedkommende har delegert myndigheten til. Tillegg og presiseringer: De t legges opp til en enkel utforming av søknaden. 4. Tildelingskriterier S kjønnsmessig vurdering med utgangspunkt i forvente t måloppnåelse Kvantifiserbare tildelingskriterier Andel av regnskapsførte utgifter 1

124 Kapittel 761 post 60 Oppdragskode Godkjent av HOD Det gis tilskudd med likt beløp til alle tilskuddsmottakerne som møter kravene til utbetaling av tilskudd. 5. Rapportering skal inneholde Rapporteringen for denne ordningen samordnes med rapporteringen for ordningen «K ommunalt kompetanse - og innovasjonstilskudd» over kap. 761 post 68. Kommunene rapporterer til fylkesmannen om måloppnåelse og regnskap. Budsjett og regnskap fra tilskuddsmotta ker skal kunne sammenlignes på samme nivå. Frist for rapportering og krav for revisorkontroll og attestasjon spesifise res i tilskuddsbrevet. 6. Kriterier for måloppnåelse Fra tilskuddsmottaker: Antall ansatte som deltar i kompetansehevende tiltak under ordningen. 7. S øknadsbehandling Innstilling om avgjørelser/vedtak skal fremmes av: Fylkesmannen Innstilling skal godkjennes av: Fylkesmannen Avgjørelser/vedtak skal fattes av: Fylkesmannen Hvordan søker skal opplyses om utfallet av søknadsbehandlingen: Tilskuddsbrev Prosess for søknadsbehandling ut over dette: Det legges opp til rask og enkel utbetaling av tilskudds midlene. 8. Klage p å vedtaket Du kan ikke klage på tildeling/avslag på tilskudd i hht. Forvaltningsloven Rutiner for utbetaling: Tilskuddet utbetales først når aksept av vilkår i tilskuddsbrevet er returnert utfylt o g signert av tilskuddsmottaker. Tilskuddsmottaker må varsle Fylkesmannen dersom adresse, bankkontonummer eller organisasjonsnummer endret. Eventuelt for mye utbetalt tilskudd skal returneres til Fylkesmannen med referanse til kapittel post, ordning og tilskuddsår. 10. O ppfølging og kontroll Helsedirektoratet kan føre kontroll med: - at bevilgningen brukes etter kravene i regelverk og tilskuddsbrev - at opplysninger som legges til grunn for tildeling og som inngår i den etterfølgende rapporteringen er korrekte, jf. bevilgningsreglementet 10, annet ledd. Helsedirektoratet kan gi myndighet til en annen virksomhet for å føre denne kontrollen. Tilskuddsmottakere skal legge frem opplysninger ved forespørsel og bidra på andre måter til å muliggjøre og lette kontrollarbeidet. Helsedirektoratet kan iverksette nødvendige og hensiktsmessige kontroller. 2

125 Kapittel 761 post 60 Oppdragskode Godkjent av HOD Tillegg og presiseringer: 11. Bortfall av tilskudd og andre reaksjonsformer Dersom tilskuddsmottaker ikke oppfyl ler krav ene som stilles i regelverket eller tilskuddsbrevet bortfaller tilskuddet. Gir mottaker uriktige opplysninger eller ikke bruker tilskuddet i sa msvar med fastsatte betingelser kan tilskuddet stanses og/eller kreves tilbakebetalt delvis/helt. Helsedirektoratet kan nekte t ilskuddsmottakeren å motta tilskudd ett eller flere påfølgende år. I særskilte tilfeller skal politianmeldelse vurderes. Tille gg og presiseringer: 12. Kunngjøring De aktuelle m ottaker ne kontaktes direkte av Fylkesmannen. 3

126

127

128

129 Søknad om tilskudd på statsbudsjettets kapittel 0761 post 60 kompetanse sammenslåtte kommuner - En søknad må alltid ha én søker som har ansvaret, selv om flere samarbeider om søknaden. - Tilskudd som Fylkesmannen innvilger, utbetales alltid til den virksomheten som har ansvaret INFORMASJON OM SØKER Skjema er utfylt av: Fornavn Etternavn Tittel Organisasjonsnummer (Organisasjonsnummeret må være basert på en juridisk enhet.) Organisasjonsnavn (Organisasjonsnavnet må være identisk med Enhetsregisteret i Brønnøysundregistrene) Adresse Postnr./-sted Organisasjonsform E-postadresse (Postmottak/ offisiell e-postadresse til søker) Webadresse Kommunenummer Kontonummer Kontaktperson Fornavn Etternavn Telefonnummer E-postadresse 1

130 Kort beskrivelse KOMPETANSETILTAK TILSKUDDET SKAL ANVENDES TIL 2

131 AU Saksnr. Arkivkode Avd/Sek/Saksb Deres ref. Dato 17/ KOM//ERO REFERAT FRA MØTE I ARBEIDSUTVALGET (AU) NYE HALSA - SNILLFJORD - HEMNE HALSA RÅDHUS, Deltagere: Hemne: Ordfører Odd Jarle Svanem, Marit Liabø Sandvik Halsa: Ordfører Ola Rognskog, Tove Karin Halsa Lervik Snillfjord: Varaordfører Bernt Olaf Aune, Siri Johanne Anshus Selnes Prosjektledelsen: Prosjektleder Torger Aarvaag, prosjektkoordinator Eva Randi Oldervik Møtestart klokka møteslutt klokka Saksliste med referat: 1. Kompensasjon fra ny kommune til egne kommuner: Viser til utsendt notat fra telefonmøte mellom ordførerne i Halsa, Hemne kommuner og varaordfører i Snillfjord kommune. 2. Budsjett nye Heim: Orientering foreløpig budsjett for nye Heim. 3. Orientering fra ordførerne om budsjettprosess i Halsa, Hemne og Snillfjord: I sak til Fellesnemnda den , orienterer rådmennene om budsjettprosessene i de enkelte kommuner. Ordfører i Hemne: Omforent budsjettforslaget fra Formannskapet sendes til Kommunestyret for vedtak. Ordfører i Halsa: Rådmannen legger frem budsjettforslag til Kommunestyret for vedtak. Varaordfører i Snillfjord: Rådmannen legger frem budsjettforslag til Kommunestyret for vedtak. 4. Møteplan: Når det foreligger en køliste av saker som vil komme til politisk behandling, tas det eventuelt telefonmøte i AU og det vurderes om det er behov for AU møte før sakene settes på sakslisten til Fellesnemnda. Møteplan for Fellesnemndas møter våren 2018 vil bli fremmet i førstkommende Fellesnemndsmøte og AU bør sette opp møteplan etter denne planen. 5. Orientering av politiske arbeidsgrupper: Det vil komme en sak til Fellesnemnda på valg av politisk arbeidsgruppe for politisk struktur i nye Heim, i neste møte.

132 Bytte av fylkeskommune ønsker en politisk arbeidsgruppe som følger opp dette. Fylkesmannen har sagt at de vil koordinere dette arbeidet. 6. Oppfølging av konferansen Lokaldemokrati: Konferansen handlet om «hvordan skape politisk engasjement?» Og hvordan skal nye Heim få til dette arbeidet. Nye Heim bør komme i gang snarest med dette arbeidet. Prosjektleder har et ønske om at AU/Fellesnemnda engasjerer KS til å bistå i dette arbeidet. Bør behandles i Fellesnemnda. 7. Trøndelagsmøte: Au bør melde seg på dette. Leder i Fellesnemnda Odd Jarle Svanem har meldt seg på allerede. 8. Eventuelt: Tjenestestruktur er en sak det jobbes med og som vil komme til behandling i Fellesnemnda den Med vennlig hilsen Ny kommune Halsa, Snillfjord og Hemne Eva Randi Oldervik prosjektkoordinator dir. innv eva.randi.oldervik@hemne.kommune.no Dette dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ingen signatur. Kopi til: Prosjektleder Torger Aarvaag

133 Arbeidsutvalget for ny kommune (AU) Saksnr. Arkivkode Avd/Sek/Saksb Deres ref. Dato 17/ KOM//ERO REFERAT FRA MØTE I ARBEIDSUTVALGET (AU) NYE HALSA - SNILLFJORD - HEMNE HEMNE RÅDHUS, Deltagere: Hemne: Ordfører Odd Jarle Svanem, Marit Liabø Sandvik Halsa: Ordfører Ola Rognskog, Tove Karin Halsa Lervik Snillfjord: Varaordfører Bernt Olaf Aune, Siri Johanne Anshus Selnes Prosjektledelsen: Prosjektleder Torger Aarvaag, prosjektmedarbeider Eva Randi Oldervik Møtestart klokka møteslutt klokka Saksliste med referat: Økonomi: Saldo per i dag men det må være et mål at en kommer i gang med regnskap/budsjett/økonomiplan. De ekstra midlene som er bevilget i forbindelse med deling av Snillfjord kommune, er et resultat av godt arbeide fra Snillfjord kommune og fylkesmannen i Sør-Trøndelag. Orientering om koordinerende arbeidsgrupper for: Styringsgruppe; rådmennene og en tillitsvalgt som fleksibelt utvides med de ulike fag som til enhver tid er tema. Oppvekst; skole, barnehage, ppt, sfo Helse og omsorg; rehabilitering, rus og psykisk helse, helsestasjon Arbeidsgruppen Samfunnsutvikling; kultur, næring, folkehelse, plan er opprettet. NAV: viktig med politisk forankring. Har god erfaring med etablering av Nav i forbindelse med avvikling av Aetat, Trygd og sosiale tjenester til å bli nye NAV felles mellom Snillfjord og Hemne. Viktig at «linjer» følges, oppnevning i kommunene skjer via rådmennene, Fylkeskommunene, Navdirektørene i M&R og Sør-Trøndelag. Lederverv i arbeidsgruppene; dersom det er mulig, fordeles ledervervet mest mulig mellom kommunene og det må være leveringsevne! Planer som skal/må rulleres, bør lages sammen for ny kommune eventuell vertskommunesamarbeid for ny kommune? Det er et omfattende arbeid med å skaffe seg oversikt over de ulike planene. Planstrategi må komme tidlig. Sees også i sammenheng med opprettet arbeidsgruppe for Samfunnsutvikling.

134 IKT: Diskusjon/orientering om vedtaket fattet i Fellesnemnda, i møte som sak 34/17. I etterkant av møte, har leder i Fellesnemnda sendt e-post om saken. Dette blir referert i Fellesnemnda, den Kommunikasjonsplan: Første utkast av kommunikasjonsplan kommer til behandling i førstkommende møte i Fellesnemnda. Kulturbygging: Framsnakk hverandre, Innbyggere busstur, fjellturer. Dette vil jo også bli en del av Kommunikasjonsplanen, som jevnlig vil komme som sak til Fellesnemnda. Nytt navn på ny kommune: Arbeidsgruppe for nytt kommunenavn og kommunevåpen har levert enstemmig innstilling til nytt navn Heim kommune. Politisk struktur: Au som arbeidsgruppe? Vil komme sak om dette til Fellesnemnda. Deling av Snillfjord: Forberedelse til møte i Snillfjord, den (Prosjektleder og leder Fellesnemnda deltar på dette møte) Referat fra møte med Fylkesmannen/Fylkeskommunen veien videre: Oppfølging, Au og Fellesnemnda må bestille. Avtale mellom Fylkeskommunene når det gjelder videregående skoler på tvers av fylkesgrensene allerede fra skolestart høsten Eventuelt: Oppmøtetidspunkter for PU og Fellesnemnda Pu møter til klokka Fellesnemnda starter da klokka Bussrunde i Halsa (i forbindelse med møte i Fellesnemnda) må beregne ca. 2 timer. Ordfører i Halsa melder tilbake til prosjektledelsen om dette. Prosjektledersamling 1. og 2. november; Fornying og utvikling av lokaldemokratier i kommuner med vedtak om sammenslåing. E-post om dette er videresendt til AU. Tips til informasjonsspredning invitere journalist til møte i Fellesnemnda, etter vedtak - sende korte pressemeldinger om hva som er vedtatt. Med vennlig hilsen Ny kommune Halsa, Snillfjord og Hemne Eva Randi Oldervik prosjektkoordinator dir. innv eva.randi.oldervik@hemne.kommune.no Dette dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ingen signatur. Kopi til: Prosjektleder Torger Aarvaag

135

136

137