Du må vurdere om klassifiseringen skal oppdateres når du endrer innholdet i et dokument.

Transkript

1 Klassifisering av dokumenter og e-poster i Office 365 I Office 365 skal du selv klassifisere alle dokumenter og e-poster med riktig klassifiseringskategori i henhold til UDIs retningslinjer for klassifisering av informasjon. Klassifiseringen følger dokumenter og e-poster som en merkelapp (metadata) uansett hvor de lagres eller sendes. IT-systemer kan benytte denne merkelappen for å sette tekniske begrensninger som kan bidra til å forhindre feil håndtering av informasjon. Samtidig blir klassifiseringen i noen tilfeller også synlig på dokumentet eller e-posten, som en hjelp til den som behandler informasjonen manuelt. Husk at du alltid selv har ansvaret for å sikre at informasjon håndteres i henhold til gjeldende lover og retningslinjer, og aldri kan forutsette at sikkerhetsmekanismer i Office 365 forhindrer all ulovlig eller uforsvarlig håndtering av informasjon. Hva gjør Office 365 automatisk med klassifiserte dokumenter og e-poster? Alle dokumenter som klassifiseres som «Sensitiv» (Rød) blir kryptert og tilgangen til dokumentet blir begrenset til bestemte mottakere. Hvis du velger «Sensitiv Internt i utlendingsforvaltningen» er tilgangen begrenset til en forhåndsdefinert liste av nære samarbeidsparter for UDI, inkludert blant annet alle departementene, Politiet, UNE og IMDI. Se komplett liste over hvilke aktører dette gjelder under. Hvis du velger «Sensitiv Eksterne utenfor utlendingsforvaltningen» er det bare de aktørene du selv har angitt som har tilgang til dokumentet. Både kryptering og tilgangsrettigheter følger dokumentet, uavhengig av hvor det lagres eller sendes. Hvis dokumentet sendes til en mottaker som ikke har tilgang til dokumentet vil mottakeren ikke kunne åpne det. Krypterte dokumenter kan ikke åpnes i nettleseren. Det er heller ikke er mulig for flere å jobbe på dokumentet samtidig. En e-post som klassifiseres som «Sensitiv» blir kryptert, og mottakeren må enten bruke et e- postprogram som kan motta kryptert e-post fra Microsoft eller lese e-posten via nettleseren i et brukergrensesnitt som Microsoft tilbyr spesielt for dette formålet. For dokumenter eller e-poster som klassifiseres som «Intern» eller «Offentlig» gir systemet foreløpig ingen spesiell beskyttelse eller restriksjoner. Det kan senere bli innført relevante tekniske begrensninger for dokumenter og e-poster klassifisert som «Intern». Hva må du selv passe på? Du skal aldri lagre dokumenter med klassifiseringen «Sensitiv» (Rød) i områder eller mapper der alle i UDI har tilgang. Du skal begrense antall mottakere av e-poster som klassifiseres som «Sensitiv» mest mulig, og være spesielt bevisst på e-post som sendes til eksterne utenfor UDI. Outlook viser en varsling når du sender e-post til en ekstern mottaker. Du bør ikke arkivere dokumenter og e-poster med klassifiseringen «Sensitiv», siden denne klassifiseringen innebærer at innholdet blir kryptert. Før arkivering må klassifiseringen heller settes til et nivå som ikke innebærer kryptering. Du må vurdere om klassifiseringen skal oppdateres når du endrer innholdet i et dokument. Bruk eventuelt «Beskytt»-funksjonen og velg «Spor og tilbakekall» for å se hvem som har åpnet eller forsøkt å åpne et dokument, og for å raskt tilbakekalle tilgangsrettigheter ved behov.

2 Hvordan klassifisere dokumenter i Word, PowerPoint og Excel? I programmene Word, PowerPoint og Excel skal du bruke funksjonen «Beskytt» for å velge riktig klassifiseringskategori. Klikk på riktig klassifiseringskategori i den tilhørende menylinjen: Du kan også peke på en klassifiseringskategori i menylinjen for å få en kort beskrivelse av hva den betyr. Hvis du ikke ser menylinjen skal du trykke på «Beskytt» og så velge «Vis linje». Hvis du ser menylinjen, men ikke klassifiseringskategoriene skal du trykke på den lille blyanten i menylinjen (markert med en rød sirkel over). Hvis du ikke velger en klassifisering vil dokumentet automatisk bli klassifisert som «Intern». Merk at funksjonalitet for å klassifisere dokumenter kun er tilgjengelig i programmene som er installert på PC-en, og ikke hvis du åpner dokumentene i nettleseren eller på mobile enheter. Det betyr at du må bruke programmene som er installert på PC-en din hvis du skal opprette dokumenter med en annen klassifisering enn «Intern». For å klassifisere et dokument som «Sensitiv» må du velge «Sensitiv Internt i utlendingsforvaltningen» hvis dokumentet skal være tilgjengelig bare internt mellom UDIs nærmeste samarbeidsparter i utlendingsforvaltningen (inkluderer blant andre departementene, UNE, Politiet, IMDi og Bufdir) eller «Sensitiv Eksterne utenfor utlendingsforvaltningen» hvis dokumentet skal være tilgjengelig for andre aktører. Hvis du velger «Sensitiv Eksterne utenfor utlendingsforvaltningen» kommer det opp følgende skjermbilde der du selv må definere hvilke aktører som skal ha tilgang til dokumentet: Under «Velg tillatelser» skal du velge hva slags tilgang du vil gi til dokumentet: Leser: De du angir kan bare lese dokumentet, og kan ikke redigere, kopiere eller skrive ut. Kontrollør: De du angir kan bare vise og redigere, men kan ikke kopiere eller skrive ut. Medforfatter: De du angir kan vise, redigere, kopiere og skrive ut. Medeier: De du angir har alle rettigheter (inkludert å endre klassifiseringen)

3 Bare for meg: Ingen andre enn du selv kan åpne dokumentet. Under «Velg brukere, grupper eller organisasjoner» skal du angi hvem som skal ha tilgang til dokumentet. Du kan angi enkeltbrukere (f.eks. eller domener (f.eks. politi.no). Hvis du angir et domene kan alle med en brukerkonto i det angitte domenet åpne dokumentet med tilgang som angitt under «Velg tillatelser». Under «La tilgangen utløpe» kan du sette en utløpsdato for tilgangen hvis du ønsker. Hvordan klassifisere e-poster i Outlook? I Outlook skal du bruke den samme funksjonen som i Word, PowerPoint og Excel for å velge riktig klassifiseringskategori for e-poster (se beskrivelse over). Du kan også bruke funksjonen «Ikke videresend» for å forhindre at informasjonen i e-posten videresendes, skrives ut eller kopieres: På samme måte som for Word, PowerPoint og Excel vil en e-post automatisk bli klassifisert som «Intern» hvis du ikke velger en annen klassifisering. Klassifisere en e-post som «Sensitiv» For å klassifisere en e-post som «Sensitiv» må du velge «Sensitiv Internt i utlendingsforvaltningen» hvis innholdet i e-posten skal være tilgjengelig bare internt mellom UDIs nærmeste samarbeidsparter i utlendingsforvaltningen (inkluderer blant andre departementene, UNE, Politiet, IMDi og Bufdir) eller «Sensitiv Eksterne utenfor utlendingsforvaltningen» hvis dokumentet skal være tilgjengelig for andre aktører. NB! Klassifiseringen «Sensitiv» gjør at funksjonen «Ikke videresend» blir skrudd på. Du kan ikke uten videre skru av denne funksjonen uten å samtidig skru av kryptering av e-posten. Sende en kryptert e-post uten å sperre for videresending og kopiering E-poster som er klassifisert som «Sensitiv» er ikke mulig å videresende, kopiere eller skrive ut. For å sende en e-post kryptert uten disse begrensningene må du bruke Outlook i nettleseren ( og trykke først på valget «Beskytt» og så på «Endre tillatelser» når du oppretter en ny e-post: I menyen som kommer opp skal du velge «Krypter»:

4 E-posten vil nå bli kryptert på vei til mottakeren, men mottakeren kan likevel kopiere, skrive ut eller videresende. Mottakeren kan imidlertid ikke fjerne krypteringen. E-posten vil altså fortsatt være kryptert hvis den videresendes. Hvordan ser en e-post som er klassifisert som «Sensitiv» ut for mottakeren? Hvis mottakeren ikke bruker et e-postprogram som kan lese kryptert e-post fra Microsoft vil e- posten bare inneholde en lenke til å lese innholdet i et nettleservindu: Mottakeren må trykke på «Les meldingen» («Read the message» på engelsk) og identifisere seg på en av to måter: 1. Ved å logge på med en godkjent brukerkonto fra Microsoft eller godkjente tredjeparter (inkludert Gmail-konto eller Yahoo-konto). 2. Ved å få en engangskode tilsendt til samme e-postadresse som e-posten opprinnelig ble sendt til. Oversikt over aktører som inngår under klassifiseringen «Sensitivt Internt i utlendingsforvaltningen» Aktør Godkjent brukerkonto / e-postadresse Tilgang Departmentene dep.no Kontrollør Asylmottakene asylmottak.no Kontrollør Bufdir bufdir.no Kontrollør Bufetat bufetat.no Kontrollør NSM NorCERT cert.no Kontrollør Dynamic Code (DNA-testing) dynamiccode.se Medforfatter Fylkesmannen fylkesmannen.no Medforfatter

5 IMDi imdi.no Kontrollør IOM iom.int Medforfatter Kripos kripos.no Kontrollør Landinfo landinfo.no Kontrollør Utenriksdepartementet mfa.no Medforfatter NOAS noas.org Medforfatter NSM nsm.stat.no Kontrollør Politiet politiet.no Kontrollør PST pst.no Kontrollør Skatteetaten skatteetaten.no Medforfatter UNE une.no Kontrollør UNHCR unhcr.org Medforfatter Verified (språkanalyse) verified.se Medforfatter