Desktop. Grunnleggende bruk av EndNote. Viktig startinfo 3 punkt s. 1. Skrive inn referanser manuelt s. 3

Transkript

1 Grunnleggende bruk av EndNote Desktop Viktig startinfo 3 punkt s. 1 Skrive inn referanser manuelt s. 3 Overføre referanser fra databaser/søkemotorer s. 4 Dublettkontroll s. 5 Samspill mellom EndNote og Word 2010 s. 6 Samarbeid om tekst ved bruk av Delt bibliotek s. 8 Guide til sentrale meny-knapper s. 9 Handout utarbeidet for kurs ved Bibliotek for psykolog, utdanning og helse, Universitetsbiblioteket i Bergen. Screenshots fra EndNoteX8 med Word2010. Deler av tekst/illustrasjoner er hentet fra Januar 2017

2 For informasjon om nedlasting av programmet, og mer utfyllende veiledning i EndNote-funksjonalitet, gå til Her finner du parallelle veiledninger for PC og Mac. 3 viktige tips ved bruk av programmet: 1. Hvordan du åpner programmet/ EndNote-biblioteket: Det anbefales å åpne programmet * fra programmenyen (Flaggsymbolet i Windows, Finder på Mac) eller * fra Word (Ved å åpne fanen EndNote) Du bør ikke åpne bibliotekfilen direkte ved å dobbeltklikke på bibliotek-ikonet. Bibliotekfilen vil åpnes i det du åpner programmet. 2. Et EndNote-bibliotek består av to element. Når du oppretter et EndNote-bibliotek så lages det en.enl -fil og en Data-mappe med identiske navn. 1

3 For at EN-biblioteket ditt skal fungere, så må begge elementene være lagret i samme mappe/samme sted, og de må ha identiske navn. Flytter du.enl-filen, - må du også flytte data-mappen. Endrer du navn på.enl-filen, må du gjøre identisk endring for data-mappen. Når du tar backup av biblioteket eller skal sende det som vedlegg til e-post, kan du velge å flette de to elementene sammen til én.enlx-fil. (File Compressed Library, - se bildet til venstre) Pass på å stå i gruppen All references når du gjør dette. 3. Begrens deg til så langt som mulig til ett EndNote-bibliotek! Du kan lage grupper og gruppesett i EndNote-biblioteket, dersom du ønsker orden og oversikt for referansene brukt i ulike prosjekt/oppgaver. Èn måte å plassere referanser i en gruppe er å markere referanser og bruke Drag & Drop - prinsippet. Du kan gi gruppen et navn (høyreklikk på default-navnet "New Group"). 2

4 Skrive inn referanser manuelt Det er nødvendig å kunne legge referanser inn manuelt i de tilfellene det ikke er mulig å eksportere referansen fra en database. Forståelse av hvordan man legger inn en referanse korrekt manuelt er til stor hjelp for å kunne gjøre nødvendige rettelser i de tilfellene referanse-informasjon ikke overføres feilfritt fra en database. Velg New Reference fra menyen References eller klikk knappen Velg riktig referansetype fra nedtrekks-menyen og fyll ut alle aktuelle felt. De ulike referansetypene vil inneholde ulike felt/feltnavn. Velg referansetypen Electronic Article dersom referansen skal inkludere URL i referanselisten. APA-stilen krever dette dersom en artikkel er funnet elektronisk og ikke har doi-nummer. - Riktig referansetype må velges for registreringsskjemaet. - Navn på forfattere/redaktører må settes under hverandre. - Hovedregel: et felt avsluttes med markøren inntil siste bokstav/tall. - Unntak: når organisasjonsnavn fungerer som forfatter, settes et komma etter siste bokstav. Velg Preview-fanen for å se hvordan referansen vil se ut i henhold til valgt stil. Her i APA 6th-UB : 3

5 Overføre referanser fra databaser/søkemotorer, eksempel Oria Fremgangsmåte: Søk frem aktuelle referanser i Oria (Oria finner dere ved å gå til og klikke «Avansert søk») Klikk på Send til og velg EndNote Godta forslaget om tegnsett som dukker opp. (Dette kan endres om det viser seg at spesialtegn og de "norske" bokstavene ikke blir korrekt overført.) Klikk OK (og velg deretter å åpne filen dersom nettleseren spør om hva som skal gjøres videre) Referansene overføres nå til det aktive/åpne EndNote-biblioteket Det er en god vane å kontrollere at opplysningene havner i riktig felt i EndNote Andre baser kan ha andre måter å overføre på. Du finner en oversikt på mange aktuelle baser i nettveiledningen til UB. 4

6 Dublettkontroll Før du begynner å sette inn referanser fra EndNote i et Word-dokument, bør du alltid kjøre en dublettkontroll i EndNote. Dersom EndNote-biblioteketflere inneholder flere referanser til samme artikkel, kapittel, bok etc., kan det skape problemer med referanselisten i Word. Hvordan gjøre en dublettkontroll : Når man er ferdig med dublettkontrollen, vil det være opprettet en midlertidig gruppe som inneholder de referanser man evt. hoppet over under søket og/eller de som sto igjen ved en eventuell avbrytelse av dublettkontrollen. Dersom man gikk gjennom hele listen og fjernet alle dubletter, vil denne gruppen være tom. 5

7 Samspill mellom Word 2010 og EndNote Bruk av EndNote sammen med Word kjennetegnes ved at data fra EndNote kobles sammen med tekstdokumentet, men de overføres ikke som ren kopiering. Koblingen vises som grå felt (som inneholder koder)når man markerer/klikker på en referanse som er satt inn i teksten eller klikker på referanselisten. Redigering i grå felt må gjøres via EndNote-funksjonalitet. Det vil ikke fungere å skrive inn/fjerne tekst i disse feltene slik man ellers gjør i et Word dokument. Brukergrensesnittet for koblingen mellom Word og EndNote ser litt ulik ut avhengig av versjon av EndNote og om det er snakk om PC eller Mac. PC: Word har et eget menyvalg for EndNote i øvre verktøyline både både for versjon X7 og X8. Mac: Versjon X7 finn EndNote verktøylinjen under Verktøymenyen Versjon X8 som for PC. (se bildet nedenfor) Funksjoner i Word (slik de vises med X8 og Word 2010) Når EndNote installeres på maskinen vil Word 2007/2010/2013 få menyvalget EndNote X8 til høyre på menylinjen. Funksjonene er delt i tre kategorier: Citation - brukes til å sette inn og holde orden på siteringer Bibliography - når man vil formatere ref.listen og /eller behandle formatering av dokumentet Tools - inneholder funksjoner for å hente ut referanser fra Word, oppsett av EndNote og brukerveiledning (Help) Noen av de mest brukte funksjonene er: Her går du fra Word rett inn i EndNotebiblioteket der du kan markere aktuell referanse som skal inn i teksten. Alternativt kan du her få opp et eget søkevindu der du kan skrive inn forfatternavnet og sette aktuell referanse inn i teksten. Her kan du redigere i referanser satt inn fra Endnote (grå felt i teksten), - fjerne navn på forfatter, legge til sidetall eller annen informasjon i suffix/ prefix felt. Det er også her du kan fjerne en referanse fra teksten. 6

8 Denne bruker du for å oppdatere forbindelsen mellom EndNote-biblioteket og Word-dokumentet dersom du for eksempel har gjort endringer i en referanse i biblioteket (rette skrivefeil, lagt til doi-nr eller annet). Her får du opprettet en kopi av dokumentet ditt som er uten grå felt/ EndNote-koder. Du får et "rent" Worddokument. (Opprinnelig dokument med koder beholdes dersom du ikke aktivt sletter det.) I dokumentet uten EndNote-koder står du fritt til å endre detaljer i referanseparenteser eller referanselisten (tidligere grå felt) dersom dette er nødvendig for å få helt korrekt stil (for eksempel APA 6th). Formatering av referanselisten Her kan du sjekke at korrekt stil er valgt Her får du opp vinduet som lar deg redigere referanselisten. 7 APA- stil krever dobbel linjeavstand uten ekstra avstand mellom de enkelte referansene.

9 EndNote-samarbeid ved hjelp av funksjonen Delt bibliotek* Én person i gruppen er "eiende bruker" den som deler sitt bibliotek med de andre i gruppen. Eiende bruker gjør følgende: 1. Ha oppe EndNote-biblioteket som skal deles. Gå til Edit Preferences og Sync. Klikk Enable Sync. Nå blir du bedt om enten å logge på til din EndNote Online-konto, eller opprette en konto. Logg på / opprett konto. Tilbake i EndNote-biblioteket klikker du på Sync-ikonet til høgre på verktøylinjen. 2. Velg File Share, eller klikk på Share Library-ikonet, til høgre for Sync-ikonet. Du får opp et vindu med overskriften Sharing. Skriv inn e-postadressene til personene som skal inviteres til å dele biblioteket i feltet Invite More People. Avslutt med å klikke Invite. Når en invitasjon er sendt, vil personen/personene du har invitert føres opp i øverste feltet i vinduet, og status vil være Pending (= uavklart). Når vedkommende har akseptert invitasjonen vil status endres til Member. Inviterte brukere gjør følgende: 1. Åpne eposten med tittel Invitation to share an EndNote library. Klikk på Accept. Dersom du har en EndNote Online-konto, logg på med dette brukernavnet/passordet, hvis ikke, benytt muligheten til å opprette en konto. 2. Gå til EndNote-programmet. Åpne menyen File og velg Open Shared Library. Du får presentert et lite vindu med brukernavnet/epostadresse til den som eier biblioteket. Klikk på/marker brukernavnet, og klikk deretter på "Open". Åpningen av biblioteket kan ta tid. Endringer gjort i EndNote-biblioteket må lagres ved å synkronisere. Klikk * Funksjonen Delt bibliotek i EndNote forutsetter at alle samarbeidsparter har versjon X7 eller X8 (oppdatering 7.2 eller nyere). NB: Samarbeid om et felles dokument og bruk av EndNote: Microsoft Word fungerer på tvers av PC/ Mac. Dersom alle bruker PC vil også Open Office Writer fungere, og dersom alle bruker Mac vil Pages fungere. 8

10 EndNote X8 sentrale Menyknapper Her velger du bibliografisk output stil: den referansestilen du vil ha på referansene slik de vises i Preview (Forhåndsvisning av referansen). Referansestil skal også velges i Word. Select Another Style gir flere valg. 2 Her kan du legge til nye referanser manuelt. Husk å velge referansetype før du begynner å fylle inn feltene. Valgt referansetype får konsekvenser for hvordan den registrerte informasjonen blir presentert i referansen slik den vises i referanselisten. 3. Når du har markert én (eller flere) referanse (-r) og klikker på denne, settes referansens forfatter-årstall inn i Word-dokumentet der markøren er plassert, og den fullstendige referansen legges til i referanselisten. 4 Her går du fra EndNote-biblioteket til Word-dokumentet. 5 Her kan du synkronisere innholdet i et EndNote Desktop-bibliotek til EndNote Online (krever at man har opprettet EndNote Online-konto). Lagring i /synkronisering til EndNote Online benyttes ved Delt bibliotek-funksjonen (se s. 8). 9